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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SENA

Servicio Nacional de Aprendizaje

Línea de Producción Girardot

2015

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Contenidos

Introducción ..................................................................................................................... 4

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ...................................................................... 5


1.1 Caracterización .......................................................................................................... 5
1.2 Componentes ............................................................................................................. 6
1.3 Ejes de articulación .................................................................................................... 9

2. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ................................................ 11

3. RED DE PROCESOS .............................................................................................. 13


3.1 Procesos estratégicos ............................................................................................. 15
3.2 Procesos misionales ................................................................................................ 16
3.3 Procesos de soporte ................................................................................................ 16

Referencias ................................................................................................................... 17

Créditos ......................................................................................................................... 19

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Introducción

Para optimizar el desempeño de una empresa es importante que esta implemente un


Sistema Integrado de Gestión, el cual es una pieza importante basada en herramientas
de control y evaluación capaces de ordenar, sistematizar y mejorar los resultados de los
procesos productivos de las instituciones con el fin de ofrecer un servicio eficiente,
efectivo y transparente.

Este material de estudio le es de utilidad a los funcionarios del SENA, para comprender
que el Sistema Integrado de Gestión está orientado para beneficio de la gente que
interactúa desde diferentes grupos de interés, como son aprendices, trabajadores,
empresarios, sector productivo, gobierno, comunidad internacional y ciudadanos en
general; respondiendo a las normas vigentes, las cuales todo funcionario debe cumplir
para seguir siendo una institución con altos estándares de calidad.

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1. Sistema Integrado de Gestión SENA

1.1 Caracterización

Tal como lo define la Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la


Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el DAFP y la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., el Sistema Integrado de Gestión es “un conjunto de
actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la
gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas
que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión
Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros)” (2008, p. 17).

El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA integra de manera armónica y


complementaria el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, la Norma
Técnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Plan de Desarrollo Administrativo - PDA,
conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y
su Decreto Reglamentario 1599 del 20 de Mayo de 2005; en la Ley 872 del 30 de
Diciembre de 2003 y su Decreto Reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009; y,
en la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 y su Decreto Reglamentario 3622 del 10 de
Octubre de 2005, respectivamente.

Básicamente un Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA) tiene que ver con
todos los aspectos de la organización, desde el Aseguramiento de la Calidad del producto
e incremento de la satisfacción del cliente, pasando por el mantenimiento de las
operaciones dentro de una tema de prevención de la contaminación y el control de los
riesgos de salud y seguridad ocupacional, logrando con ello la meta de ser socialmente
responsable.

El SENA, viene implementando un Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, bajo las


normas internacionales: ISO 9001:2008 para Gestión de Calidad, ISO 14001:2004 para
Gestión Ambiental, OHSAS 18001:2007 para Seguridad y Salud Ocupacional, ISO
27001:2005 para Seguridad de la Información, y la Norma Técnica de Calidad para la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adicionalmente, avanzamos en la implementación
de modelos de excelencia internacionales reconocidos, y en herramientas asociadas
como los programas de Medición de Huella de Carbono, Great Place to Work, y Empresa
Libre de Alcohol y Drogas, ELAD, para mejorar sus desempeño y seguir siendo la Entidad
más Querida por los colombianos.

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El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA, tendrá las siguientes
características:

 Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo
tanto atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los
sistemas antes citados.

 Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema


de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de otro sistema
de gestión o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada.

 Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de


mejoramiento institucional.

 Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se puede desarrollar


transversalmente en dos o más elementos de los sistemas que integran el SIGA.

 Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada una de las
acciones de desarrollo del SIGA, representan el desarrollo de los sistemas que lo
conforman, bajo los principios de la eficiencia y la economía.

1.2 Componentes

El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol está compuesto por tres (3) elementos
estructurales que son:

Promesa de Valor del SIGA

El SENA se compromete con sus clientes y grupos de interés a generar una cultura de
Calidad con Calidez, mediante un Sistema Integrado de Gestión, a través del
mejoramiento continuo de los servicios de formación profesional integral, de generación
de ingresos y empleabilidad para la incorporación y el desarrollo de las personas en
actividades productivas con las siguiente promesa de valor (Ver Gráfico 1):

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Gráfico 1. Promesa de Valor SENA

Fuente: SENA

Objetivos del SIGA

Este reto asumido por el SENA tiene el compromiso de la Dirección y del equipo humano
de colaboradores de la Entidad, además de los líderes de Procesos, de Regionales y
Centros de Formación, que conforman la Legión de Calidad con Calidez. El factor clave
de éxito del Sistema Integrado de Gestión, es que está centrado en la personas, esto
significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia gerencial, están
orientadas para beneficio de la gente que interactúa desde diferentes grupos de interés,
como son aprendices, trabajadores, empresarios, sector productivo, gobierno,
comunidad internacional y ciudadanos en general, hacia quienes se dirigen los servicios
del SENA.

Para ello se ha planteado los siguientes objetivos, los cuales se encuentran desglosados
según el subsistema de Gestión al que van enfocados según se observa en la Tabla 1.

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Tabla 1. Objetivos del SIGA

Fuente. SENA

El tercer componente es la Red de Procesos, el cual se desglosará en el tema 3 del


presente material de estudio. Estos procesos se desarrollan bajo los siguientes ejes
temáticos (Ver Gráfico 2):

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Gráfico 2. Ejes temáticos del SIGA SENA

Fuente: SENA

1.3 Ejes de Articulación

El factor clave de éxito del Sistema Integrado de Gestión, es que está centrado en las
personas, esto significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia
gerencial, están orientadas para beneficio de la gente.

Actualmente se considera que una organización se gestiona con Sistemas Integrados


cuando cumple los requisitos de las Normas: ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO
14001:2004 y tiene implementados estos sistemas, lo cual aumenta significativamente la
productividad de estas empresas mejorando su imagen a nivel internacional y
aumentando el número de clientes satisfechos.

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Subsistemas que conforman el SIGA

El Sistema Integrado de Gestión del SENA, articula y armoniza, cuatro subsistemas de


gestión reconocidos internacionalmente, a saber: Gestión de la Calidad, Gestión
Ambiental, Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, y Gestión de Seguridad de la
Información, aplicando sistémicamente, sin duplicidades y con carácter pertinente, sus
correspondientes estándares en la versión vigente. Por tratarse de un Sistema Integrado
de Gestión y Articulación, los requisitos que son comunes a los subsistemas se presentan
desde los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

En la Gestión de Calidad, se busca mejorar la gestión por procesos con un enfoque a


resultados, que permita incrementar la conformidad en la prestación de los servicios, para
lograr una mayor satisfacción de nuestros Clientes - Usuarios externos con base en la
norma ISO 9001 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000.

En la Gestión Ambiental, se busca un mayor compromiso con la protección del Medio


Ambiente, y la disminución de impactos que puedan generar contaminación ambiental.
La norma ISO 14001, es la base para la implementación de este Subsistema.

En la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, se busca un mayor compromiso con el


tratamiento de peligros y riesgos que pueden afectar a los colaboradores que desarrollan,
sus actividades en la Entidad, asimismo, a los Clientes – Usuarios y demás partes
interesadas que puedan estar expuestas a peligros asociados. El estándar internacional
que complementa la legislación nacional en materia laboral, es OHSAS: 18001.

En la Gestión de Seguridad de la Información, se busca incrementar los mecanismos y


controles para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad, de la información
institucional. Este subsistema se implementa con la aplicación de la norma ISO 27001.

El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca
unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una
estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. El MECI se guía por
tres principios básicos que son: Autogestión, Autocontrol y Autoevaluación. Se compone
de 3 Subsistemas: Control Estratégico, Control de Evaluación y Control de Gestión, que
para el caso del SENA se han implementado de manera articulada con el Sistema de
Gestión de la Calidad.

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2. Manual del Sistema de Gestión Integral

El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA sirve para lograr la satisfacción de


las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios,
comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las tres (3) normas que
lo integran (MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA 2005) tienen elementos
comunes (compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con
procesos de mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos específicos
de cada Sistema, sino a cumplir la obligación legal de su implementación.

El Manual del Sistema de Gestión del SENA incluye los elementos estructurales y todos
los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA del
SENA, para los cuatro subsistemas que lo conforman y para el Modelo Estándar de
Control Interno (MECI). Los documentos formalizados en el SIGA se encuentran
publicados, controlados y a disposición de todos los Clientes-Usuarios y partes
interesadas en la herramienta dispuesta por la Entidad para tal fin.

Los documentos del SIGA definen los lineamientos, directrices e instrucciones y facilitan
los formatos que cada proceso requiere para dar cumplimiento a la misión, visión, política
y objetivos de la Entidad, así como a los objetivos de cada proceso, con eficiencia,
eficacia y efectividad, para la satisfacción sus nuestros Clientes-Usuarios y partes
interesadas.

Como es la guía para la gestión de la Entidad, su consulta y aplicación es obligatoria por


parte de todos sus colaboradores. Este manual se revisará y ajustará cada vez que el
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo lo determine.

Objetivos del Manual

• Describir el Sistema Integrado de Gestión del SENA.


• Promover el cumplimiento de la Promesa de Valor y los objetivos del SIGA.
• Constituirse en medio de consulta para el cumplimiento de las responsabilidades
asociadas a los procesos.
• Promover la cultura de la mejora continua para la satisfacción de los Clientes-Usuarios
y partes interesadas, y el cumplimiento de los requisitos legales, de las normas
técnicas y los requisitos definidos por la Entidad.

Control y divulgación del Manual

El Manual del SIGA como parte fundamental de la estructura documental del Sistema
Integrado de Gestión, describe de forma general cómo el SENA da cumplimiento a los
requisitos de las Normas Técnicas implementadas.

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Hace parte de la inducción del personal que ingresa al SENA y aplica a todos los
funcionarios y/o particulares que ejerzan funciones públicas en la Entidad, sin excepción
alguna.

Toda copia que sea impresa por los colaboradores se considera como un documento no
controlado, esto quiere decir que la persona que lo imprime es responsable del mismo.

Matriz de riesgos operativo por regionales

Una matriz de riesgo constituye una herramienta de control y de gestión normalmente


utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una
empresa, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores exógenos
y endógenos relacionados con estos riesgos (factores de riesgo). Igualmente, una matriz
de riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los
riesgos financieros que pudieran impactar los resultados y por ende al logro de los
objetivos de una organización.

La matriz debe ser una herramienta flexible que documente los procesos y evalúe de
manera integral el riesgo de una institución, a partir de los cuales se realiza un diagnóstico
objetivo de la situación global de riesgo de una entidad. Exige la participación activa de
las unidades de negocios, operativas y funcionales en la definición de la estrategia
institucional de riesgo de la empresa. Una efectiva matriz de riesgo permite hacer
comparaciones objetivas entre proyectos, áreas, productos, procesos o actividades. Todo
ello constituye un soporte conceptual y funcional de un efectivo Sistema Integral de
Gestión de Riesgo.

El SENA cuenta con su propia matriz, que debe desarrollarse por regional y por el
correspondiente centro de formación, que permiten analizar los posibles riesgos y los
planes de acciones a ejecutar de acuerdo a las necesidades de sus procesos.

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3. Red de Procesos

El Sistema Integrado de Gestión de la Entidad basa su gestión en la interacción entre


procesos, que igualmente armonizan con la estructura orgánica de la Entidad.

El SIGA establece como elementos de entrada en las características de sus procesos,


los requerimientos de las partes interesadas y describe las actividades requeridas para
el cumplimiento del objetivo del proceso bajo la metodología “Planificar-Hacer-Verificar-
Actuar” (PHVA):

Planificar: establecer los objetivos y actividades necesarias para conseguir resultados,


de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables, lo de las normas técnicas
y los de la Entidad.

Hacer: definir e implementar las actividades requeridas para cumplir el objetivo del
proceso.

Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los resultados, evaluar el cumplimiento


de los requisitos que le aplican.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso.

Así mismo describe los resultados de las actividades ejecutadas con las cuales se
cumplen los requisitos de sus clientes-usuarios y partes interesadas (Ver Gráfico 3).

De esta manera el SENA creó una red de procesos que integran todas las áreas de
trabajo a través de tres tipos de procesos (Ver Gráfico 3):

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Gráfico 3. Red de Procesos

Fuente: SENA

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3.1 Procesos Estratégicos

Son aquellos que presentan las directrices y orientan el cumplimiento de las estrategias
y las políticas de la Entidad.

Gestión del Talento Humano

Para el SENA la Gestión del Talento Humano es de categoría estratégica, pues entiende
que es en las personas, en los colaboradores de la Entidad en donde radica la prestación
de servicios de excelencia con estándares de calidad de clase mundial que contribuyan
a la productividad y desarrollo del País. El SENA, a través del Grupo de Relaciones
Laborales selecciona, vincula y evalúa el recurso humano en función de los requisitos de
educación, experiencia, formación y habilidades que se encuentran determinadas en el
Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales”, el cual se
ajusta a la estructura determinada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública -DAFP, a la Planta de Personal, a la nomenclatura de los cargos y a las funciones
generales para los diferentes empleos públicos de las Entidades del Orden Nacional.
Gestión de Tecnologías de Información

Este proceso cuenta con procedimientos que garantizan que los programas informáticos
utilizados para la gestión de la Entidad y para las actividades de seguimiento y medición
sean certificados por los proveedores de los mismos antes de su entrega al usuario líder.
Así se asegura el cumplimiento de los estándares esperados por la Entidad y que se
hagan seguimientos periódicos para confirmar su disponibilidad. Antes de iniciar su
utilización se cuenta con pruebas de certificación entregadas por los usuarios y se cuenta
con los servicios de soporte que cada aplicación requiera.

Direccionamiento Estratégico

Este proceso se encuentra direccionado bajo el desarrollo del Plan Estratégico


Institucional, el cual direcciona las acciones de mejora y la implementación de nuevos
procesos para el desarrollo y evaluación de las funciones.

Para conocer el Plan Estratégico de 2011 a 2014, debe consultar el documento que se
encuentra en los materiales de apoyo para esta Actividad de Aprendizaje en el apartado
de documentos de apoyo.

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3.2 Procesos misionales

Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el


cumplimiento de su objeto social o razón de ser del SENA. Los procesos misionales que
lidera esta institución son:

• Gestión de Formación Profesional Integral.


• Gestión de Certificación de Competencias Laborales.
• Gestión de la Innovación y la Competitividad.
• Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad.
• Gestión de Emprendimiento y Empresarismo.
• Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales.

3.3 Procesos de soporte

Son aquellos encargados de dar apoyo a los procesos estratégicos y misionales del
SENA, para que éstos puedan realizar sus actividades. Los procesos de soporte que dan
coyuntura a otras acciones en la institución son:

1. Gestión de Infraestructura y Logística.


2. Gestión de Contractual.
3. Gestión de Comunicaciones.
4. Gestión Documental.
5. Gestión para la Evaluación y Control.
6. Gestión Jurídica.
7. Gestión de Recursos Financieros.

Dentro de estos procesos se definió el proceso Gestión para la Evaluación y el Control,


encargado de medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y
la mejora de la eficacia y la eficiencia del SIGA.

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Referencias

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Mejoramiento y la Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites.
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la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras
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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=11232

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Colombiana en la Gestión Pública. Consultado el 09 de mayo de 2015, en
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• Servicio Nacional de Aprendizaje (2014). Manual del Sistema Integrado de Gestión –


Versión 3.0. Consultado el 09 de mayo de 2015, en:
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=647

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Créditos

Líder de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Hortúa

Líder de Línea
Juan Pablo Vale Echeverry

Experto Temático
Sandro Alberto Osorio Nemocón

Asesora Pedagógica
Diana Rocío Possos Beltrán

Editoras
Yiced Pulido Cabezas
Sandra Milena Rodríguez Alvarez

Equipo de Diseño
Nazly María Victoria Díaz Vera
Liam Pamela Hermida García

Equipo de Programación
Edilson Laverde Molina
Carlos Andrés Orjuela Lasso
Jonathan Vargas Baracaldo

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