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Autoridades
Cuerpo de Asesores
Colaboración
INTRODUCCIÓN 5
ALCANCE 7
DISPOSICIONES LEGALES 8
RESPONSABILIDADES 9
PROCEDIMIENTO 11
FLUJOGRAMA 17
FORMULARIOS 26
5
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica
que garantice el desarrollo de las actividades en la contratación de servicios técnicos y profesionales
con cargo en el renglón 029, del Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la
República de Guatemala; así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora
Institucional.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada, los procedimientos a seguir para cada
unidad, promoviendo mayor eficiencia, optimización de los recursos, coordinación de acciones y
esfuerzos para el logro de los objetivos.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se
presenten modificaciones a las leyes vigentes, o bien en algún otro aspecto que influya en la
operatividad del mismo.
6
OBJETIVOS
GENERAL
Contar con una guía que permita orientar sobre los procedimientos generales y específicos que se
utilizan en la contratación de personal por servicios técnicos y profesionales.
ESPECÍFICOS
2. Estandarizar los pasos, actividades y responsabilidades de las personas que ocupan los
puestos involucrados en el proceso.
ALCANCE
El presente manual de procedimientos está diseñado para ser aplicado por la Dirección General,
Dirección Ejecutiva, Sud-dirección de Recursos Humanos, Sub-dirección Financiera, Auditoría
Interna y Asesor Jurídico del Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la
República, el cual incluye procedimientos relativos a la elaboración, ejecución y liquidación de
contratos por servicios técnicos o profesionales, con cargo presupuestal al renglón 029; así como
establecer las políticas y lineamientos para el desarrollo correcto y oportuno de las labores
encomendadas al personal y esta manera permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de
los trabajos, evitando la repetición de instrucciones.
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DISPOCISONES LEGALES
RESPONSABILIDADES
DIRECCIÓN GENERAL
Previo a iniciar la prestación de los servicios técnicos o profesionales, la contratación debe ser
aprobada por la Directora General.1
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Es el encargado de realizar las entrevistas al personal; el cual tiene como propósito medir y
evaluar la capacidad del entrevistado para un puesto determinado. Así mismo, es el responsable
de firmar de visto bueno los informes de actividades, verificando que los mismos hayan cumplido
con los resultados esperados.
ASESOR JURÍDICO
Es la unidad de apoyo, para revisar que los contratos por servicios técnicos y profesionales,
cumplan con las disposiciones legales establecidas.
AUDITOR INTERNO
Es responsable de revisar todos los expedientes de la contratación de servicios técnicos y
profesionales de Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE-, Presidencia de la República,
con cargo al Renglón Presupuestario 029, así como brindar asesoría y acompañamiento en todo
el proceso de contratación, pago y liquidación, proponiendo las recomendaciones que considere
pertinentes en forma oportuna.
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
Es el departamento encargado de revisar si los datos consignados en la nómina generada en
GUATENOMINAS son correctos; así como resolver conjuntamente con el encargado de nómina,
cualquier situación que se presente durante el proceso respectivo.
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LOS CONTRATOS DEBERÁN FRACCIONARSE EN PAPEL MEMBRETADO DE LA DEPENDENCIA O EN PAPEL SIMPLE CON
SELLO DE LA MISMA. IBID. ART. 49. PAG. 27.
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PROCEDIMIENTO
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CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 72-2011, LEY DE COLEGIACIÓN PROFESIONAL OBLIGATORIA.
ART. 1. P. 2
7
CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 57-92, LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU
REGLAMENTO. ART. 73. P. 36.
12
8
IBID. ART. 65. P. 34.
14
9
IBID. ART. 75. P. 36.
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FLUJOGRAMA
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Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón 029.
Subdirección de Recursos
Asesor Jurídico Auditoría Interna Dirección General
Humanos
A B
Elabora un reporte
Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-
electrónico de contratos
aprobados por la
Secretaria General de la
Presidencia de
Guatemala, para llevar un
control interno de las
contrataciones realizadas.
(Trimestralmente genera
un reporte de personal y
traslada a la Dirección
General).
Recibe expedientes de
Auditoría Interna y notifica al
personal para la firma del
contrato; asimismo solicita
fianza de cumplimiento previo
a la firma del mismo.
Autoriza, firma y sella el
contrato. (Devuelve a la
Subdirección de recursos
Humanos para que continúe
con el trámite)
Recibe los contratos
autorizados y, mediante oficio
aprobado por la Dirección
General, traslada los
siguientes documentos: (a la
Secretaría General de la
Presidencia de la República
de Guatemala, para solicitar
Acuerdo de aprobación de los
mismos)
Contrato.
Fianza original de
cumplimiento.
Copia simple de DPI.
Copia simple de NIT ó RTU y
Título Universitario (si es D
Profesional, sino Título de
Diversificado) o inferior. (El
Profesional Universitario debe
incluir constancia de
colegiado activo).
Recibe copia de
(Form.AC.029.001) y
archiva
C
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Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón 029.
No D
Desición
Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-
Si
E
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Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón 029.
Subdirección de Recursos
Dirección Ejecutiva Auditoría Interna Subdirección Financiera
Humanos
Recibe expedientes y
archiva.
Entrega constancias de
IVA y retención de ISR (si
Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVE-
hubiera)
Fin
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MINUTA DE CONTRATO
Congreso de la República y expediente administrativo que sirvió de base para la elaboración del
presente contrato.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO: “EL
TÉCNICO”________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
TERCERA: VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: “EL ESTADO” conviene pagar “AL
TÉCNICO” por los servicios que presta la cantidad
de______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________________; los cuales corresponden a Honorarios más el 12% de IVA. En todo caso el
monto total de este contrato no excederá
de______________________________________________________________________________
________________________________________________________________ incluyendo el (IVA),
los pagos se harán “AL TÉCNICO” contra facturas legales que presente acompañados de los
informes mensuales que demuestren el avance de las actividades que realice a satisfacción “DEL
ESTADO”, informes en que conste el cumplimiento de las tareas que se le asignen imputándose los
pagos a la partida número dos mil trece guión cero dieciséis mil doscientos veintiuno guión treinta y
cinco guión cero cero guión cero cerocero guión cero uno guión cero veintinueve guión once mil
(______-016221-35-00-000-01-029-11000), del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado vigente.------------------------------------------------------------------------------------------------------
CUARTA: PLAZO DEL CONTRATO: El plazo del presente contrato se
computa_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
QUINTA: FIANZA DE CUMPLIMIENTO: “EL TÉCNICO” se obliga a presentar a favor del Consejo
Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, previo a la aprobación del presente
contrato, una fianza de cumplimiento equivalente al diez por ciento (10%) de su valor que garantiza
el fiel cumplimiento de todas y cada una de sus obligaciones contractuales, calculándose la parte
incumplida, en caso así fuera, en aprobación al monto total, lo que podrá ser establecido por el
agente fiscalizador que se designe especialmente. Esta fianza deberá ser extendida por una
empresa legalmente establecida para operar en el país, y se hará efectiva por medio del Consejo
Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República, cuando ocurra el incumplimiento; para el
efecto, el Consejo Nacional de la Juventud dará audiencia por dos (2) días a la institución
afianzadora para que exprese lo que considere pertinente, efectuando lo cual o vencida la audiencia
sin que se presente ninguna exposición, “EL ESTADO” sin más trámite, ordenará el requerimiento
respectivo y la institución afianzadora hará el pago dentro del término de diez (10) días contados a
partir del requerimiento, circunstancia que se hará constar en la póliza. La fianza deberá mantenerse
en vigor hasta que “EL ESTADO” extienda finiquito a favor de “EL TÉCNICO”. Asimismo, la fianza de
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cumplimiento deberá contener expresamente sin ninguna condición que la modifique, el compromiso
de pago que asume la institución afianzadora y la vigencia de dicha póliza por el plazo de este
contrato.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SEXTA: PROHIBICIONES: “ EL TÉCNICO” tiene prohibido ceder los derechos provenientes del
presente contrato así como proporcionar información a terceros sobre los asuntos que son de su
conocimiento como resultado de los servicios que preste, bajo prevención de nulidad del contrato.
Así mismo, tiene prohibido adquirir compromisos a nombre “DEL ESTADO”, así como utilizar el
nombre “DEL ESTADO” para fines personales o que no sean parte de sus atribuciones.------
SÉPTIMA: DECLARACIÓN JURADA: “EL TÉCNICO” declara bajo juramento que no se encuentra
comprendido en las limitaciones contenidas en el artículo ochenta (80) de la Ley de Contrataciones
del Estado, Decreto número cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92) del Congreso de la
República, y sus Reformas, lo cual hizo constar mediante Acta Notarial que consta en los archivos
de esta dependencia.---------------------------------------------------------------------------------------------
OCTAVA: INFORMES: “EL TÉCNICO” queda obligado a presentar informes mensuales, al finalizar
la vigencia del Contrato y los que solicite “EL ESTADO” cuando éste lo considere necesario dentro
del plazo de este contrato.---------------------------------------------------------------------------------------
NOVENA: TERMINACIÓN DEL CONTRATO: “EL TÉCNICO” faculta expresamente a “ EL
ESTADO”, sin responsabilidad de su parte, para rescindir el presente contrato por cualquier motivo
especialmente por las siguientes causas: a) En caso de evidente negligencia de “EL TÉCNICO” en la
prestación de los servicios contratados o negativa infundada de cumplir con sus obligaciones
contractuales; b) Si se le embargan sumas que debieran pagársele por los servicios prestados,
siempre que esto le impida cumplir con sus obligaciones; c) Por vencimiento del plazo; d) Por
rescisión acordada mutuamente entre los otorgantes”; e) Por incurrir en caso fortuito o de fuerza
mayor debidamente comprobados por “EL TÉCNICO” y aceptados por “EL ESTADO”; f) Por incurrir
“EL TÉCNICO” en alguna de las prohibiciones de la cláusula sexta del presente contrato. Si “EL
TÉCNICO” incurriere en cualquiera de las faltas previstas en los incisos a), b), d) y f), “EL
ESTADO” dictará Audiencia señalando término de dos (2) días para que “EL TÉCNICO”,
acompañando las pruebas y documentos necesarios, exprese lo que estime legal y pertinente en
defensa de sus intereses. Vencido el término antes indicado, “EL ESTADO” resolverá con las
pruebas presentadas, dar por terminado el contrato; o en caso así proceda, dando por desvanecido
el cargo formulado. Si “EL ESTADO” injustificadamente retrasa los pagos a que se refiere la
cláusula tercera de este contrato, transcurridos treinta (30) días después de haber concluido los
trámites de autorización del pago de sus servicios, “EL TÉCNICO” podrá dar por terminado el
contrato sin responsabilidad de su parte; g) por insuficiencia presupuestaria y financiera y h) si así
conviniere a los intereses del “EL ESTADO”. i) En caso fortuito o de fuerza mayor que impida a
cualquiera de las partes, cumplir con sus obligaciones, se convendrá en dar aviso por escrito de tal
imposibilidad tan pronto se tengan noticias o causas; en tal caso ninguna de las partes incurrirá en
responsabilidad por incumplimiento.--------------------------------------------------------------------------DÉCIMA:
CONTROVERSIA: Los otorgantes convenimos expresamente en que cualquier diferencia o reclamo
que surja entre ambos, derivado de la interpretación del presente contrato, será resuelto
directamente con carácter conciliatorio, pero si no fuera posible llegar a un acuerdo, la cuestión o
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FORMULARIOS