CURSO de MATERIALES - Modulo I Cuaderno Lectura Participante

MÓDULO I
MCuaderno
Ó D U L O de
I lectura de participantes
Cuaderno de lectura de participantes
Dirección de Fortalecimiento de Capacidades
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SESIÓN I
ETAPAS DE LA DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES
EDUCATIVOS
1. IMPORTANCIA DE LA DOTACIÓN DE MATERIALES

EDUCATIVOS
Los materiales y recursos educativos son medios que contribuyen a la mejora de los
logros de aprendizajes de los estudiantes, completando la acción pedagógica del
docente.
La dotación de materiales y recursos educativos tiene como propósito mejorar los

niveles de aprendizaje de los estudiantes en las principales áreas curriculares:
Comunicación Integral, Lógico Matemática, Personal Social y Ciencia y Ambiente. Se
sustenta en evidencia internacional que el uso de materiales pertinentes al contexto,
contribuye a mejorar la calidad de la educación (estudios de Heyneman, 1978 y Davis
1962; Heyneman, 1990; Verspoor, 1990; Crossley y Murby, 1994; Verspoor y Bing Wu,
1990).
La dotación de materiales y recursos educativos se inicia cuando el Ministerio de

Educación define los materiales educativos para cada año escolar y concluye con el uso
de los materiales y recursos educativos en las instituciones y programas educativos.
Debido a ello, se establece la dotación gratuita a todas las instituciones y programas
educativos públicos del país, esta obligación se señala en la Ley General de Educación
(Artículo 4°, 13° y 18°) y el Proyecto Educativo Nacional - PEN vigentes.
Un adecuado y oportuno proceso de distribución de materiales y recursos educativos

permitirá a los estudiantes y docentes utilizarlos desde el inicio del año escolar.
Actualmente se tiene avances significativos en la entrega oportuna de materiales
educativos a las instituciones y programas educativos públicos, los mismos que deben
ser fortalecidos y sostenidos.
2. ETAPAS DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES

EDUCATIVOS
Podemos agrupar las etapas del proceso en:
a. Planificación y financiamiento de la distribución de materiales
2 | Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas

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> > > > Módulo I: Cuaderno de lectura de participantes
b. Implementación de la distribución de materiales

c. Monitoreo a la distribución de materiales
El cumplimiento de las etapas con sus respectivas actividades supone tener una
conciencia sistémica de todo el proceso1 en el cual se utilizan insumos y se generan
productos. Es importante reconocer que la demora en alguna actividad o tarea retrasa
el cumplimiento de las etapas posteriores. Por ello, los equipos técnicos institucionales
deben ser conocedores de sus procedimientos establecidos en la normatividad.
De acuerdo a la Norma Técnica para la gestión del proceso de distribución de materiales

y educativos para las instituciones y programas educativos públicos y centros de
educativos (RM 543-2013-ED) y su modificatoria (RM 645-2016-MINEDU), se detallan
las etapas2:
1. ETAPA: Planificar el proceso de distribución de materiales
1.1 Definir los materiales y criterios para organizar la distribución:
 Las áreas usuarias del MINEDU, Vice Ministerio de Gestión Pedagógica –

VMGP, define el listado de materiales y educativos a distribuir.
 Las áreas usuarias del MINEDU, Vice Ministerio de Gestión Pedagógica –
VMGP, establece criterios para organizar la distribución de cada tipo de
material.
1.2 Reportar y actualizar las estadísticas para la distribución:
 Directores de instituciones educativas reportan la información estadística

correspondiente al Censo Escolar durante los meses de abril y mayo, para
su actualización en el Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la
Institución Educativa - SIAGIE.
 GRE/DRE y UGEL remiten a la Unidad de Estadística del MINEDU copia de
los actos resolutivos de creación, fusión o cierre de instituciones
educativas para actualizar Padrón de Instituciones Educativas y
Programas.
 La Unidad de Estadística Educativa del MINEDU informa a GRE/DRE y UGEL
sobre los avances del reporte del Censo Escolar.
 La Dirección General de Gestión Descentralizada del MINEDU promueve la
adopción de medidas para el reporte oportuno de información estadística.
1 Proceso es el conjunto de actividades relacionadas entre sí, que agregan valor a cada etapa, transformando elementos de entrada en
elementos de salida (es decir insumos en bienes o servicios) a un destinatario (usuario interno o externo).
2
La descripción de las etapas y sus actividades correspondientes se basan en las normativas RM Nº 543-2013-ED y la modificatoria RM
Nº 645-2016-MINEDU, las cuales han sido adecuadas en el presente cuaderno del participante.
Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas | 3

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 La Dirección General de Educación Intercultural, Bilingüe y Rural publica el

Registro Nacional de Instituciones Educativas de Educación Intercultural
Bilingüe del Perú en portal electrónico del MIINEDU.
1.3 Programar el presupuesto para la distribución:
 Las áreas usuarias del MINEDU, Unidad de Planificación y Presupuesto –

UPP, en coordinación con la Dirección de Gestión de Recursos Educativos
- DIGERE estiman los costos de los servicios para la distribución de
materiales educativos (modulado, transporte, almacén y otros) tomando
en consideración la información estadística brindada por la Unidad de
Estadística del MINEDU.
 Las áreas usuarias del MINEDU solicitan el reporte con estadísticas más
actualizadas incluyendo proyecciones estimadas para el año en el que se
distribuirá cada material; con lo cual se estima la cantidad de materiales
educativos a distribuir y el porcentaje adicional de incremento de
cobertura para asegurar la dotación.
 GRE/DRE y UGEL planifican y programan presupuesto necesario para la
distribución mediante el Plan Operativo Anual, Cuadro de Necesidades y
Plan Anual de contrataciones; asimismo en la programación presupuestal
a nivel de PPR según corresponda.
1.4 Elaborar los cuadros de distribución:
 Las áreas usuarias del MINEDU, Direcciones Pedagógicas, formulan los

Cuadros de Distribución Nacional de materiales destinados a las UGEL.
 GRE/DRE y UGEL elaboran Cuadro de Distribución Local de materiales
tomando en consideración Cuadros de Distribución Nacional, las fuentes
estadísticas y los formatos publicados por MINEDU.
 GRE/DRE y UGEL ingresan el contenido del Cuadro de Distribución Local al
Sistema de Información para la Distribución de Materiales y recursos
Educativos (actualmente en el Modulo Complementario de la herramienta
del SIGA).
1.5 El plan o ruta de trabajo para la distribución a nivel local:
 GRE/DRE y UGEL elaboran un plan o ruta de trabajo con la secuencia de

acciones a desarrollar, los responsables y el cronograma de ejecución para
asegurar la distribución oportuna de materiales educativos

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2. ETAPA: Implementar el proceso de distribución de materiales
2.1 Designar a los responsables para recibir, registrar y distribuir los materiales
educativos.
 GRE/DRE y UGEL designa formalmente al especialista de abastecimiento o

al responsable de almacén como encargado de recibir y asegurar la
distribución de materiales.
 GRE/DRE y UGEL designa al especialista de abastecimiento o al
responsable de almacén como encargado de registrar información sobre
la distribución en el sistema de información para el registro del proceso de
la distribución de materiales educativos (actualmente se usa el Sistema
Integrado de Gestión Administrativa – SIGA).
 El director de la institución educativa es el responsable de la conformidad
de la recepción de los materiales educativos y de la organización de la
distribución interna. De no ser el director de la IIEE se debe designar a
alguien y notificar oficialmente a la UGEL/DRE/GRE correspondiente para
su registro.
 El promotor educativo comunitario de los programas no escolarizados del
nivel inicial es responsable de recibir los materiales educativos y organizar
la distribución interna.
2.2 Localizar, habilitar y publicar información sobre almacenes en UGEL o centros

de recepción autorizados.
 Las GRE/DRE y UGEL determinan, autorizan y habilitan el uso de almacenes

o centros de recepción autorizados para recibir y resguardar los materiales
educativos.
 La UGEL elabora el directorio de almacenes o centros autorizados en su
jurisdicción para la recepción de materiales educativos.
 La UGEL remite a la DRE el directorio de almacenes o centros autorizados
de su jurisdicción para la recepción de materiales educativos, y lo publican
en su respectivo portal web.
 DRE consolida los directorios de almacenes o centros autorizados de sus
UGEL.
 La Dirección de Gestión de Recursos Educativos - DIGERE del MINEDU
consolida y publica los directorios de almacenes o centros autorizados de
las UGEL.
2.3 Publicar información sobre la distribución y su presupuesto:

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 La Unidad de Almacenamiento y Distribución de la Dirección de Gestión de

Recursos Educativos - DIGERE en coordinación con las áreas usuarias del
MINEDU remiten a la Oficina General de Comunicaciones para su
publicación en el portal web oficial, la siguiente información:
i) Lista de materiales educativos
ii) Criterios de distribución
iii) Cuadros de distribución nacionales
 UGEL publica el Cuadro de distribución local en su respectivo portal
electrónico.
 GRE/DRE y UGEL publica los recursos financieros asignados a la Unidad
Ejecutora responsable para la distribución de materiales, concordante con
la información registrada en el Sistema Integrado de Administración
Financiera – SIAF MEF, con plazo máximo hasta el 31 de enero del año
siguiente.
2.4 Brindar capacitación y asistencia técnica para la distribución:
 MINEDU brinda capacitación a las GRE/DRE y UGEL con relación a la

planificación, la programación y la gestión de procesos de contratación de
servicios requeridos para la distribución de materiales, en el último
trimestre de cada año.
 MINEDU brinda asistencia técnica a las GRE/DRE y UGEL en el proceso de
gestión de la distribución de materiales durante el desarrollo del año
escolar.
2.5 Informar a las familias y comunidad sobre materiales educativos:
 MINEDU diseña e implementa campaña de comunicación social para

informar a los padres de familia sobre los materiales educativos
distribuidos gratuitamente.
 GRE/DRE y UGEL impulsan la implementación de la campaña de
comunicación social para informar a los padres de familia sobre los
materiales educativos convocando participación de diferentes
instituciones y organizaciones aliadas.
2.6 Gestionar la contratación de servicios para la distribución:
 La DIGERE del MINEDU gestiona la contratación de los servicios requeridos

por las áreas usuarias del MINEDU para distribuir los materiales y
educativos hasta las UGEL (transporte, modulado, almacén, otros)
 El Área de Gestión Pedagógica de la GRE/DRE y UGEL con categoría de
ejecutora efectúa el requerimiento de la contratación de los servicios para
la distribución al Área de Administración de la UGEL.

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 La oficina de abastecimiento de la GRE/DRE y UGEL gestiona la

contratación de servicios de transporte para distribuir los materiales
educativos.
2.7 Distribuir los materiales educativos:
2.7.1 Distribuir materiales del MINEDU a las UGEL
 La Unidad de almacenamiento y distribución de la DIGERE entrega a los

transportistas los Pedidos de Comprobante de Salida (PECOSA),
cuadros de distribución y el directorio de almacenes y centros de
recepción autorizados de UGEL en paquete cerrado y conforme a la
información proporcionada por el área usuaria; así también la Guía de
Remisión.
 La Unidad de almacenamiento y distribución de la DIGERE informa las
GRE/DRE y UGEL sobre inicio de cada proceso de distribución de
materiales educativos mediante un oficio u otro medio de
comunicación.
 GRE/DRE y UGEL reciben los materiales educativos en sus almacenes o
centros de recepción autorizados de lunes a vienes y en horarios de
atención al público de la entidad.
 GRE/DRE y UGEL actualiza la fecha de llegada de los materiales y
educativos a las instituciones educativas que figura en el Cuadro de
Distribución Local cuando recibe información de la fecha exacta de su
llegada tomando como referencia los plazos planificados.
 GRE/DRE y UGEL actualiza el cuadro de distribución local publicado en
su portal electrónico y comunica a la DRE/ GRE para su actualización
correspondiente.
2.7.2 Recepción y distribución de materiales y educativos de las UGEL a las

instituciones educativas:
 GRE/DRE y UGEL desarrolla la distribución progresiva correspondiente

al año escolar, de acuerdo a las fechas de los cuadros de distribución
nacional y local.
 GRE/DRE y UGEL comunica a los directores sobre las fechas de llegada
de los materiales educativos a sus instituciones educativas solicitando
su presencia para recepcionarlos en el día establecido.
 GRE/DRE y UGEL con la participación de los Consejos de Participación
Regional (COPALE) y el Consejo de Participación (COPALE) abre canales
de participación y vigilancia social en el proceso de distribución, y el
acto de recepción.

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 GRE/DRE y UGEL verifica las cantidades y las condiciones de llegada de

los materiales educativos en sus almacenes, por muestreo y de
acuerdo al PECOSA remitida. De ser conforme, el especialista de
abastecimiento o responsable de almacén debe firmar y sellar los
PECOSA, guía de remisión indicando la fecha de llegada del material. Si
se identifica irregularidad, no se firma PECOSA y se levanta Acta.
 GRE/DRE y UGEL solicita levantamiento de observaciones por el
servicio al transportista de acuerdo a los plazos y procedimientos
establecidos contractualmente ante las irregularidades registradas.
 GRE/DRE y UGEL elabora el PECOSA que se entregara a los
transportistas para cada institución educativa tomando en cuenta las
cantidades registradas en el cuadro de distribución local; con lo cual
procede a la ejecución de los servicios de transporte para la
distribución según cronogramas establecidos.
2.7.3 Recibir los materiales educativos en las instituciones educativas y

ponerlos a disposición de los estudiantes:
 El director o personal designado por este mediante oficio a la GRE/DRE

y UGEL verifica las cantidades y condiciones de la totalidad de los
materiales educativos a su llegada a las instituciones educativa. Si todo
es conforme, firma y sella el PECOSA indicando fecha de llegada de
material para conformidad. En caso de irregularidad, no se firma el
PECOSA.
 Para las Instituciones Educativas con directores encargados, remitirán
un oficio a las UGEL hasta el 15 de diciembre, con los datos de la
persona designada de la comunidad para la recepción de materiales
educativos.
 La recepción de los materiales educativos podrá contar con la
participación de los padres de familia de las instituciones educativas, a
través de los Consejos Educativos Institucionales (CONEI).
2.7.4 Redistribuir los materiales educativos a nivel regional y local:
 UGEL realizan acciones orientadas a ubicar material excedente en

instituciones educativas de su jurisdicción, en caso de identificar
material faltante.
 UGEL comunica la identificación de instituciones educativas con
insuficiente cantidad de materiales educativas, a pesar de la
redistribución local de materiales, a la GRE/DRE para solicitar la
realización de la redistribución a nivel regional.
 GRE/DRE inicia acciones orientadas a identificar la existencia de
material excedente en los almacenes o centros de recepción de la UGEL

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de la región, a fin de cubrir las cantidades faltantes de la UGEL que hizo

requerimiento; seguidamente informa sobre lo actuado al MINEDU.
2.7.5 Elaborar y remitir el informe de distribución:
 UGEL remite a la GRE/DRE y a la DIGERE del MINEDU un informe de

distribución elaborado por especialista de abastecimiento y suscrito
por el Director de UGEL, hasta los 60 días calendario a partir del inicio
de la distribución de la UGEL por cada lote de materiales. Este informe
reporta:
i) Las acciones desarrolladas por UGEL
ii) La cantidad de materiales educativos distribuidos, excedentes o
faltantes (Cuadro de Distribución Ejecutado).
iii) Las irregularidades identificadas y las acciones realizadas para la
redistribución.
 UGEL resguarda los PECOSAS en la Oficina de Administración de la
UGEL debidamente firmados y sellados por el director de la institución
educativa, el especialista de abastecimiento, el responsable de
almacén.
2.8 Realizar inventario y guardar el material durante el periodo vacacional:
 Los directores de las instituciones educativas realizan inventario de bienes

y aseguran la conservación de los materiales guardándolos en espacios
seguros y adecuados.
 GRE/DRE y UGEL reciben los inventarios de los materiales y acta de
compromiso de custodia mediante oficio debidamente firmado por
director y los representantes de los aliados
3. ETAPA: Monitoreo al proceso de la distribución de materiales
3.1 Monitorear la distribución de materiales educativos:
 MINEDU, a través de la Dirección de Gestión de Recursos Educativos -

DIGERE, realiza monitoreo de la distribución de materiales educativos a
nivel nacional, para ello, consolida información sobre estados de
distribución de las UGEL en base a los reportes del Sistema de Información
para la Distribución de Materiales.
 MINEDU, a través de la Dirección de Gestión de Recursos Educativos -
DIGERE, elabora reportes periódicos da nivel nacional y los difunde al
interior de la Entidad y los Gobiernos Regionales.

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 GRE/DRE y UGEL realizan monitoreo a la distribución en su jurisdicción y

elaboran reportes periódicos a ser difundidos a nivel regional y local.
Para finalizar con este tema, les presentamos un cuadro detallado de las Etapas,
sistemas, insumos y productos de la distribución de materiales educativos durante el
año escolar.
CUADRO 1:
Etapas y actividades claves del proceso de distribución de materiales educativo
Fuente: Elaboración propia
10 | Ge s t i ó n l o c a l p a r a l a p r o v i s i ó n o p o r t u n a d e m a t e r i a l e s e d u c a t i v o s e n i n s t i t u c i o n e s e d u c a t i v a s
D IF O C A
3. INSTANCIAS Y ÁREAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE

DISTRIBUCIÓN
En el proceso de distribución de materiales, intervienen todas las instancias del sector:
 El Ministerio de Educación realiza la distribución de materiales educativos a

todas las Unidades de Gestión Educativa Local (UGEL) del país y a las
Direcciones/Gerencias Regionales de Educación (DRE/GRE) que administren
directamente instituciones educativas.
 La Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL) y las Direcciones/Gerencias
Regionales de Educación (DRE/GRE) que administren directamente instituciones
educativas, realizan la distribución de los materiales a todas las Instituciones
Educativas que se encuentran en su jurisdicción.
 La institución educativa o programa educativo realiza la entrega del material al
destinatario matriculado o que labora en su institución.
A nivel de las UGEL, la realización de las actividades de cada etapa del proceso de
distribución es realizada por las áreas de esta instancia:
 Área de Gestión Pedagógica

 Área de Gestión Institucional
 Área de Gestión Administrativa
4. MARCO LEGAL DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
El respaldo normativo está en la Resolución Ministerial Nº 543– 2013-ED, su

modificatoria la Resolución Ministerial Nº 645 – 2016-MINEDU, Resolución Ministerial
Nº 321-2017-MINEDU y el Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del
estado.
 La RM N° 543-2013-ED establece los procedimientos para la gestión del proceso

de distribución de los materiales y recursos educativos, a fin de que se realice de
manera adecuada y oportuna.
 La RM N° 645 – 2016-MINEDU modifica, incorpora y deja sin efecto algunos
numerales de la RM N° 543-2013-ED.
 La RM N° 321-2017-MINEDU excluye a los directores de las instituciones
educativas de verificar las cantidades y condiciones de los materiales que llegan
a su institución, así como de la responsabilidad del inventario de los materiales
y recursos educativos disponibles en la institución y ponerlos a buen resguardo.
 Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del estado, establece los
criterios y procedimientos para la contratación de bienes y servicios con el
Estado.

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SESIÓN II
RESPONSABILIDADES Y ARTICULACIÓN DE LAS
ÁREAS DE LAS DIRECCIONES O GERENCIAS
REGIONALES DE EDUCACIÓN Y UNIDADES DE
GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL EN EL PROCESO DE
DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS
1. ACTORES Y RESPONSABILIDADES EN LA DISTRIBUCIÓN

LOCAL DE MATERIALES EDUCATIVOS
A continuación veamos las principales responsabilidades del Ministerio de Educación y

el Gobierno Regional a través de las GRE/DRE y UGEL según las normas técnicas (RMN°
543-2013-ED y su modificatoria RMN° 645-2016-MINEDU).
Ministerio de Educación Gobierno Regional
- Conducir y normar el proceso de - Aportar a la política nacional y las normas de gestión

distribución y monitoreo de los de materiales y recursos educativos con criterios que
materiales a nivel nacional. respondan a sus características territoriales.
- Prever la asignación y uso adecuado - Asignar el presupuesto necesario para que las
de recursos para distribuir los GRE/DRE y UGEL realicen la distribución de
materiales educativos desde el materiales educativos hacia las instituciones
MINEDU hasta las UGEL. educativas.
- Brindar asistencia técnica y - Garantizar la distribución oportuna y en buenas
capacitación a las DRE, GRE y UGEL condiciones de los materiales educativos
para planificar y gestionar la - Coordinar con MINEDU las medidas necesarias para
distribución de materiales educativos asegurar una adecua y oportuna distribución de
asegurando su llegada oportuna. materiales educativos.
- Promover la accesibilidad y uso - Adoptar medidas en coordinación con GRE/DRE y
pedagógico de los materiales UGEL para garantizar que todas las instituciones
educativos. educativos cuenten con materiales con énfasis en
- Monitorear la distribución de ámbitos rurales
materiales educativos a nivel - Establecer alianzas con instituciones públicas,
nacional. privadas y la sociedad civil para asegurar la llegada
de los materiales educativos a los puntos de destino
más distante
- Realizar el seguimiento al proceso de distribución de
materiales educativos para asegurar que sea en
cantidad suficiente, adecuada y oportuna.
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A continuación se mencionan las oficinas y/o áreas responsables de las actividades por
instancia:
1. A nivel de MINEDU
1.1 ÁREAS USUARIAS DEL MINEDU (DIRECCIONES PEDAGÓGICAS)
- Definir en cantidad y volumen los materiales a distribuir, así como las

instituciones, programas y centros de recursos.
- Estimar el presupuesto correspondiente y requerir oportunamente a la
DIGERE la contratación de los servicios necesarios para distribuir los
materiales educativos hasta las UGEL.
- Contribuir a la preparación de condiciones para gestionar la distribución de
los materiales publicando información sobre la distribución y su
presupuesto; así también brindando asistencia técnica a las GRE/DRE y UGEL
para planificar y gestionar este proceso
- Monitorear el proceso de distribución de materiales educativos a nivel
nacional, en coordinación con los Gobiernos Regionales a través de sus
GRE/DRE y UGEL
1.2 SECRETARIA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
- Mantener actualizada la base de datos con la estadística disponible de los

servicios educativos, estudiantes, docentes, directivos, administrativos u
otros, a través de la Unidad de Estadística Educativa, para la planificación y
distribución de materiales educativos, con base a la información brindada
por las instituciones educativas y las UGEL. Así las áreas usuarias del MINEDU
elaboran los cuadros de distribución
- Participar de la asistencia técnica a los Gobiernos Regionales y sus GRE/DRE
y UGEL para gestionar el proceso de distribución en aspectos presupuestales
o de programación financiera a través de la Unidad de Presupuesto.
1.3 DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS EDUCATIVOS
- Planificar y gestionar la contratación de los servicios necesarios para

distribuir los materiales educativos hasta las UGEL estableciendo criterios
que permitan la llegada oportuna hacia los destinatarios.
- Entregar a los transportistas los PECOSA elaborados según los cuadros de
distribución nacionales remitidos por las áreas usuarias, para el despacho
desde el almacén del MINEDU hacia los almacenes de las UGEL.

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- Recabar de los transportistas los PECOSA y guías de remisión con fecha de

recepción, firma, sello, post firma de la autoridad respectiva de las GRE/DRE
y UGEL.
1.4 DIRECCIÓN DE GESTIÓN EDUCATIVA DESCENTRALIZADA
- Establecer canales de comunicación y espacios de articulación

intergubernamental entre las áreas usuarias del MINEDU y los gobiernos
regionales para que a través de las GRE/DRE y UGEL realicen seguimiento al
proceso de distribución de materiales y adopten medidas para la adecuada
y oportuna llegada de materiales educativos.
1.5 OFICINA GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
- Publicar en el portal electrónico del MINEDU y redes sociales información

para dar a conocer la distribución de materiales educativos; así mismo
gestiona la comunicación sobre el proceso de distribución oportuna de
materiales educativos a nivel nacional: cuadros de distribución, directorio de
almacenes, ente otros.
- Brindar información a los padres de familia y comunidad sobre la distribución
gratuita de materiales educativos a las instituciones educativas de gestión
pública y la necesidad de la vigilancia social para su distribución y uso
pedagógico.
- Concientizar a los padres de familia sobe el valor de los materiales educativos
distribuiros y la necesidad de exigir su uso pedagógico en las aulas para
impulsar avances en el logro de aprendizajes.
- Acompañar y orientar a los COPARE en su labor de vigilancia social a la
distribución de materiales educativos.
2. A nivel de GRE/DRE
2.1 DIRECTOR DE GRE/DRE
- Garantizar la distribución oportuna de materiales educativos desde las UGEL

hacia las instituciones educativas haciendo uso de los recursos disponible y
de acuerdo a los procedimientos y plazos educativos.
2.2 DIRECTOR DEL ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
- Asegurar el presupuesto para la distribución, hacer el seguimiento a la

ejecución presupuestal y adoptar las acciones necesarias para el uso
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adecuado y oportuno de estos recursos. Función que se realiza en

coordinación con el financista o responsable de presupuesto y con los
Directores de UGEL.
- Monitorear el proceso de distribución de materiales haciendo uso de las
herramientas de los sistemas de información.
2.3 DIRECTOR DEL ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
- Promover acciones de capacitación a docentes en el uso pedagógico y

acciones de comunicación para impulsar campaña regional para promover
la vigilancia social de la distribución oportuna y uso pedagógico de los
materiales educativos.
2.4 ESPECIALISTA EN ESTADÍSTICA
- Asegurar el reporte y actualización de la información estadística de las

instituciones educativas para planificar la distribución de materiales, de
acuerdo a los procedimientos y plazos establecidos por la Unidad de
Estadística Educativa del MINEDU.
2.5 JEFE DE ABASTECIMIENTO
- Planificar y hacer seguimiento técnico a los procesos de contratación de

servicios para la distribución de materiales educativos a nivel regional.
Asimismo, brinda asistencia técnica a los responsables de las UGEL con
categoría de Unidades Ejecutoras para la contratación de estos servicios.
3. A nivel de UGEL
3.1 DIRECTOR DE UGEL
- Asegurar la distribución adecuada y oportuna de materiales educativos

desde las UGEL hacia las instituciones educativas haciendo uso de los
recursos disponibles y de acuerdo a los procedimientos y plazos educativos.
- Garantizar la ejecución adecuada de recursos para la distribución de
materiales educativos, en aquellas UGEL con categoría de Unidad Ejecutora.
Función que realiza en coordinación con el Director del Área de Gestión
Institucional, Especialista en presupuesto y Especialista en abastecimiento.
- Establecer alianzas con Gobiernos Regionales u otras instituciones del sector
público o privado de la sociedad civil para ejecutar acciones para asegurar la
distribución de materiales educativos hasta las instituciones educativas, en

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caso de no contar con recursos no disponibles en el marco de los PPR.

Función que se realiza en coordinación con el Director de Gestión
Institucional.
3.2 DIRECTOR DE ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
- Elaborar el plan o ruta de trabajo y hacer seguimiento al proceso de la

distribución de materiales a las instituciones educativas.
- Designar a los responsables de su recepción, registro y distribución de
materiales a las instituciones educativas.
- Asegurar la publicación del presupuesto disponible y hacer seguimiento a su
adecuada ejecución durante el año. Función que se realiza en coordinación
con el Jefe de Administración y Especialista en abastecimiento.
- Promover y realizar el seguimiento al registro de información de la llegada
de los materiales a las instituciones educativas en el sistema de información.
3.3 DIRECTOR DEL ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
- Promover acciones de capacitación a docentes en el uso pedagógico y

acciones de comunicación para impulsar campaña regional para promover la
vigilancia social de la distribución oportuna y uso pedagógico de los
materiales educativos. Función que se realiza en coordinación con los
especialistas de su área y el responsable de imagen institucional.
3.4 ESPECIALISTA EN ESTADÍSTICA
- Reportar y actualizar la información estadística de las instituciones

educativas para planificar la distribución de materiales, de acuerdo a los
procedimientos y plazos establecidos por la Unidad de Estadística Educativa
del MINEDU.
3.5 ESPECIALISTA EN ABASTECIMIENTO
- Elaborar y publicar los cuadros de distribución local y el directorio de

almacenes. Función que realiza en coordinación con el Responsable de
Almacén y el Especialista en estadística.
- Gestionar las contrataciones y los servicios requeridos para la distribución de
los materiales educativos a todas las instituciones educativas.
- Registrar información sobre la distribución de materiales educativos y
elaborar reportes periódicos. Esta función también puede ser asumida por el
Responsable de Almacén.
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- Elaborar un informe de distribución de cada lote de materiales educativos

que llega a la UGEL, que suscribe el Director de UGEL, quien asume la
responsabilidad. Este informe se remite a las GRE/DRE y las áreas usuarias
del MINEDU.
4. A nivel de Instituciones o Programas o Centros de Recursos Educativos
- Asegurar que los materiales educativos sean recibidos y distribuidos al

interior de las instituciones educativas.
- Reportar la información estadística del Censo Escolar durante los mes de
abril-mayo de acuerdo a las normas para el desarrollo del año escolar y los
procedimientos d la Unidad de Estadística Educativa del MINEDU.
- Recibir los materiales educativos verificando sus cantidades y condiciones de
llegas para firmar y sellar los PECOSAS en señal de conformidad o señalar las
observaciones respectivas en un Acta.
- Registra información sobre llegada de los materiales en el sistema de
información.
- Distribuir los materiales educativos a las aulas, biblioteca, laboratorio u otro
espacio educativo pertinente para ser puestos a disposiciones y usados
pedagógicamente por estudiantes y docentes.
- Promover en los estudiantes actitudes y prácticas favorables al uso
pedagógico de los materiales educativos en las aulas e instituciones
educativas; así como su adecuada gestión, cuidado y conservación durante
el año escolar orientar y promover acciones de capacitación de docentes
para uso pedagógico de materiales educativos.
- Informar a las familias y comunidad sobre los materiales educativos
distribuidos gratuitamente por MINEDU.
- Realizar inventario de materiales educativos disponibles en la instituciones
educativas al finalizar el año escolar y asegurar su conservación adecuada y
segura durante el periodo vacacional.
5. ARTICULACIÓN DE LAS ÁREAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN

EDUCATIVA LOCAL
La articulación de las áreas de la Unidad de Gestión Educativa Local es la forma en la

que se relacionan entre sí, estableciendo procedimientos de colaboración y
coordinación para el cumplimiento de los objetivos institucionales y de la mejora del
servicio educativo.

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Por ello, las funciones que cumplen las áreas de gestión pedagógica, de gestión
institucional y de gestión administrativa se complementan mutuamente y se relacionan
en las diversas actividades a cargo, es decir son interdependientes para cumplir con el
objetivo institucional referido a la distribución de materiales educativos.
6. SISTEMAS QUE SOPORTAN EN EL PROCESO DE

DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES
En el proceso de distribución se cuenta con sistemas de información estadística y

sistemas administrativos.
1. Sistemas de información estadística

Brindan las estadísticas del número de estudiantes, aulas e instituciones educativas,
así como diversos indicadores educativos.
Los principales sistemas de información involucrados en la distribución de

materiales son:
 SIAGIE: Aplicativo informático a disposición de los instituciones educativas
públicas y privadas a nivel nacional, cuya finalidad es que administren la
información de los procesos de matrícula, asistencia y evaluación de los
estudiantes de inicial, primaria y secundaria.
 ESCALE: Sistema de estadística de la calidad educativa que cuenta con
resultados de encuestas y censos, cifras de matrículas, indicadores, mapas y
toda la información estadística de las escuelas a nivel nacional. Estas
estadísticas se actualizan con la información provista por el Censo Escolar y
el Padrón de Instituciones Educativas y Programas.
 NEXUS sirve para procesos de racionalización de plazas docentes. En tal
sentido permite a las GRE/DRE y UGEL determinar el tipo de IIEE.
2. Sistemas administrativos
Brindan soporte para la gestión presupuestal y administrativa en la adquisición de
un bien o contratación de un servicio.
 SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera de ejecución de
ingresos y gastos, organizado en dos partes:
a) Registro Administrativo (fases de compromiso, devengado y girado)
b) Registro contable, contabilización de las fases y el registro contable.
 SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa: Para el sector educación,

el SIGA dispone de un módulo complementario que permite la
sistematización del proceso de distribución, incluye la verificación de la
distribución y acceso para la supervisión de todo el proceso. Este módulo
facilita el seguimiento y monitoreo de la distribución de materiales.
D IF O C A
SESIÓN III
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN LOCAL DE
MATERIALES EDUCATIVOS
1. EL CUADRO DE DISTRIBUCIÓN LOCAL
El cuadro de distribución local es una herramienta conformada por datos establecidos

por el Ministerio de Educación, cuyo registro de los mismos es responsabilidad de la
UGEL. Un cuadro de distribución bien elaborado permitirá a la UGEL planificar el
proceso de distribución de materiales educativos.
Los cuadros de distribución local son elaborados con la siguiente información:

a. Los Cuadros de Distribución Nacionales correspondiente a los diferentes niveles,
modalidades y formas de atención del sistema educativo.
b. Los Criterios de Distribución de los Materiales correspondiente al año escolar.
c. Estadísticas por institución o programa educativo con el número de estudiantes,
docentes y aulas por grado o edad correspondiente a los diferentes niveles,
modalidades y formas de atención del sistema educativo.
La elaboración del cuadro de distribución local está a cargo del especialista o

responsable de abastecimiento o quien haga sus veces, o el encargado de Almacén de
las UGEL, en coordinación con el especialista de estadística de la UGEL y/o el
responsable de la calidad de la información de la UGEL, según establece el numeral
6.1.4.2 de la RM 543-2013-ED.
2. INFORMACIÓN UTILIZADA EN LOS CUADROS DE

DISTRIBUCIÓN
1. Listado de los materiales educativos

Es la denominación de cada uno de los materiales y recursos educativos que se
distribuirán en cada año escolar.
Las áreas usuarias del Ministerio de Educación definen el listado de materiales y
recursos educativos que serán distribuidos a nivel nacional a las instituciones,
programas y centros de recursos educativos, especificando los períodos de dotación
de cada tipo de material educativo, los cuales responden a criterios pedagógicos,
según se establece en el numeral 6.1.1 de la RMN° 543-2013-ED.

D IF O C A
2. Destinatarios de los materiales

Son aquellos actores educativos a los que se han destinado materiales educativos.
Los materiales y recursos educativos están destinados a estudiantes, docentes o
promotores, directores o docentes coordinadoras de las instituciones, programas y
centros de recursos educativos públicos de los diferentes niveles, modalidades y
formas de atención del sistema educativo, así como a otros destinatarios
determinados por las áreas usuarias tales como padres de familia, especialistas de
UGEL/DRE, acompañantes, entre otros, según se establece en los numerales 5.2 y
5.3 de la RMN° 543-2013-ED.
CUADRO Nº 2 Destinatarios del Material Educativo
DESTINATARIOS
Estudiantes Docentes o Directores o Aulas II.EE./ Otros:
promotores profesoras Programas Padres de
educativos coordinadoras no familia /
escolarizados Especialistas
/ Centros de UGEL y DRE /
Recursos Acompañantes
Educativos
3. Modalidades, niveles y formas de atención del sistema educativo
Los destinatarios pueden estar matriculados o laborando en una institución o

programa educativo público de las diferentes modalidades y formas de atención del
sistema educativo. Esta información es publicada en ESCALE por la Unidad de
Estadística Educativa del MINEDU.
D IF O C A
CUADRO Nº 3
Modalidades, Niveles y Formas de Atención del Sistema Educativo
MODALIDAD NIVEL EDUCATIVO FORMA

Escolarizada
Inicial
No Escolarizada
Básica Regular
Primaria Escolarizada
Secundaria Escolarizada
Inicial
Básica Alternativa Intermedio No aplica
Avanzado
Escolarizada
Inicial
Básica Especial No Escolarizada
Primaria Escolarizada
En ESCALE, un campo frecuentemente utilizado es el “área: urbano/rural” que

establece la ubicación geográfica de las instituciones o programas educativos.
Clasificaciones en Instituciones Educativas de Educación Básica Regular
i) Las instituciones o programas educativos que según la “lengua que hablan los
estudiantes” se clasifican en bilingües/monolingües identificando la primera
lengua (L1) y la segunda lengua (L2) que aprendió el estudiante.
 Instituciones Bilingües EIB cuyos estudiantes aprendieron primero una
lengua originaria (L1) y luego aprendieron el castellano (L2).
 Instituciones Bilingües EIRL (revitalización lingüística) cuyos estudiantes
aprendieron primero el castellano (L1) y luego aprendieron una lengua
originaria (L2).
 Instituciones Monolingües cuyos estudiantes sólo hablan castellano.
La publicación del Registro de Instituciones Educativas Bilingües está a cargo de
la Dirección General de Educación Intercultural Bilingüe Rural y Alternativa.

D IF O C A
CUADRO Nº 4
Instituciones Educativas Bilingües por nivel educativo, característica y área
Nivel Rural Urbano

Forma Características
Educativo Lengua que habla el estudiante (Originaria o Castellano)
Programa no Bilingüe Bilingüe Bilingüe Bilingüe
---
Inicial escolarizado EIB EIRL EIB EIRL
Escolarizado ---
L1 = L1= L1 = L1=
Monolingüe Monolingüe
Unidocente
originaria castellano castellano originaria castellano castellano
Primaria Escolarizado Multigrado
Polidocente L2 = L2= L2 = L2=
Secundaria Escolarizado --- castellano originaria castellano originaria
ii) Las Escuelas Inclusivas son instituciones de Educación Básica Regular que tiene
matriculados estudiantes con capacidades educativas especiales moderadas.
La identificación y actualización del listado de estas instituciones está a cargo de
la Dirección General de Educación Básica Especial.
iii) Las instituciones o programas educativos atendidas con una intervención

pedagógica o un programa del sector, las cuales han sido focalizadas de acuerdo
a criterios establecidos por la Dirección responsable de la intervención, se
menciona algunas:
 Soporte Pedagógico
 Jornada Escolar Completa,
 Acompañamiento Pedagógico Bilingüe
 Acompañamiento Pedagógico de Secundaria Rural
 Orquestando
 Entre otros.
4. Gestión y dependencia de las instituciones educativas

Las instituciones y programas educativos son públicos porque es un servicio
brindado y financiado por el Estado, cuya administración es de gestión directa o
gestión privada.
 Gestión Directa son instituciones o programas educativos públicos

administrados por el Estado a través del sector educación con UGEL o
GRE/DRE, otro sector público (fuerzas armadas o policiales) u otras entidades
públicas.
D IF O C A
 Gestión Privada son instituciones o programas educativos públicos

administrados por otras entidades como religiosas, agencias cooperantes,
etc. que tienen establecido un convenio vigente con el sector Educación y
prestan servicios educativos gratuitos.
CUADRO Nº 5 Instituciones Educativas Públicas según Gestión y Dependencia
Sector Educación
IIEE administradas por UGEL
Otros sector público

Gestión Directa
Fuerzas policiales o armadas
IIEE Otras entidades

Públicas Municipalidades, INABIF
Convenio vigente y gratuidad en

Gestión Privada el servicio educativo
p.e. Fe y alegría
Una excepción a la atención de Instituciones Educativas Públicas son los CEGECOM

que se categorizan como Instituciones Educativas Privadas con Gestión Comunal,
puesto que en su administración también participa la UGEL. A nivel nacional existen
62 CEGECOM.
5. Estadísticas de destinatarios
Es el número de estudiantes, docentes y aulas por grado o edad de cada institución
o programa educativo correspondiente a la jurisdicción de una UGEL.
Los datos de las instituciones o programas educativos tales como código modular,
código local, nombre, nivel, modalidad, forma de atención y gestión se obtendrán
de ESCALE. Mientras que la matrícula de estudiantes se obtienen de SIAGIE.

D IF O C A
3. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES
Son las reglas que establecen el destinatario de cada material y la cantidad de unidades
a asignarle, las cuales sirven para organizar la distribución de materiales.
El Numeral 6.1.1 de la RMN° 543-2013-ED, señala que el Ministerio de

Educación a través de las áreas usuarias establecen la cantidad de
unidades de cada tipo de material o recurso educativo a entregar a la
institución o programa educativo, aula, docente, estudiante u otro
destinatario.
Los criterios se establecen tomando en cuenta las características pedagógicas del

material para determinar el destinatario y si el uso del mismo es individual o grupal.
CUADRO Nº 6 Destinatarios de los Materiales educativos

Uso Estudiantes Docentes Aulas / IIEE Otros
Individual  Cuadernos de trabajo  Guías  Guías
 Textos escolares  Rutas de aprendizaje  Cartillas
 Fichas de trabajo  Sesiones de aprendizaje
 Cartillas
Grupal  Módulo de:
- Comunicación
- Psicomotricidad
- Ciencia y ambiente
- Educación Física
 Biblioteca
4. FUENTES DE INFORMACIÓN
La información utilizada para elaborar los cuadros de distribución local se obtienen de

las siguientes fuentes de información:
1. Cuadros de distribución nacional de materiales

Los Cuadros de Distribución Nacional son herramientas que contienen datos de
los materiales educativos, tales como: nombre, destinatarios, peso y volumen
unitario y total, cantidad programada por UGEL y fecha aproximada de llegada
D IF O C A
a la UGEL correspondiente a los diferentes niveles, modalidades y formas de

atención del sistema educativo.
Los criterios de distribución son archivos adjuntos a los Cuadros de Distribución

Nacional.
Estas fuentes de información son elaboradas por las áreas usuarias del MINEDU.
2. Sistemas de información estadística

Las estadísticas por destinatarios se obtienen de los sistemas de información:
 ESCALE provee datos de las instituciones educativas que se consolida de:
 El Censo Escolar reporta anualmente información registrada por los
Directores o docentes coordinadores de instituciones o programas
educativos.
 El Padrón de Instituciones Educativas y Programas se actualiza
permanentemente con resoluciones emitidas por las UGEL y
GRE/DRE.
 SIAGIE provee datos de la matrícula de estudiantes registrada por los
Directores o docentes coordinadores de instituciones o programas
educativos.
La información de estos sistemas es utilizada para:

 En el MINEDU, para calcular la proyección de matrícula de estudiantes y
establecer la meta de destinatarios a nivel nacional con un excedente
para contingencias.
 En la GRE/DRE y UGEL, para elaborar el cuadro de distribución local
donde se determina la cantidad de materiales asignadas a cada
institución educativa.
3. Actualización de los sistemas de información estadística

La actualización de los sistemas de información, según se señala en el numeral
6.1.2 de la RMN° 543-2013-ED, es responsabilidad de los siguientes actores o
instancias:
 Los directores o docentes coordinadores de instituciones o programas de

cada nivel, forma o modalidad del sistema educativo, deben reportar la
información estadística correspondiente a las herramientas del Censo

D IF O C A
Escolar, así como actualizar el Sistema de Información de Apoyo a la Gestión

de la Institución Educativa – SIAGIE.
 Las DRE/GRE y UGEL a través del encargado de la función de estadística, son

responsables de hacer seguimiento a las instituciones y programas
educativos para que reporten en el Censo Escolar y SIAGIE en los plazos
establecidos.
 Las DRE/GRE y UGEL remiten oportunamente a la Unidad de Estadística

Educativa del MINEDU la copia de los actos resolutivos de creación, fusión o
cierre de las instituciones y programas para actualizar el Padrón de
Instituciones Educativas y Programas.
4. Registro Nacional de Instituciones Educativas Bilingües

El Registro Nacional de Instituciones Educativas Bilingües se autorizó su creación
con la Resolución Ministerial Nº 008-2012-ED, a cargo de la Dirección General
Intercultural Bilingüe Rural y Alternativa - DIGEIBIRA. Este registro se elaboró el
2014 con las resoluciones de reconocimiento de las Instituciones Bilingües
remitidas por las UGEL a nivel nacional.
El Registro se ha actualizado con las resoluciones de modificación de

instituciones educativas bilingües emitidas por las UGEL en los años 2015, 2016
y hasta inicios del 2017.
5. Otras fuentes de información
 La lista de instituciones educativas inclusivas está identificada por la

Dirección General de Educación Especial, por tanto esta Dirección es
responsable de actualizarla.
 La lista de instituciones educativas con intervenciones pedagógicas o dentro

de un programa han sido focalizadas por cada Dirección responsable de la
implementación de la intervención o programa. En caso se les asigne
material educativo, es la Dirección la responsable de actualizarla.
D IF O C A
5. ELABORACIÓN DE LOS CUADROS DE DISTRIBUCIÓN LOCAL
Los cuadros de distribución locales son elaborados consignando los siguientes datos,
según se señala en el Numeral 6.1.4.2 de la RMN° 543-2013-ED:
 Título del cuadro
 Código y Nombre de la Unidad Ejecutora
 Nombre de la UGEL
 Nombre del material o recurso educativo
 Código modular de las IE y programas o centros de recursos educativos
 Nombres de las IE y programas o centros de recursos educativos
 Nivel / Modalidad
 Área (urbano / rural)
 Turno
 Cantidad de material distribuido según edad o grado al que va dirigido
(detallado)
 Zona de distribución local (si corresponde = Rutas de transporte)
 Tiempo en horas de la UGEL a la IE (dato declarado por directores de IE en Censo
Escolar)
 Tipo de transporte: marcar la opción o combinación, según corresponda:
terrestre, fluvial, aéreo.
 Peso del material (kg): peso unitario y peso total por IE o programa
 Volumen del material (m3): volumen unitario y total por IE o programa (solo si
el volumen aparece en el cuadro de Distribución Nacional)
 Fecha de llegada a UGEL
 Fecha aproximada de llegada a las IE
 Estadísticas por instituciones educativas o programas: número de estudiantes,
docentes, aulas, u otros destinatarios de los materiales de acuerdo al Censo
Escolar, SIAGIE o al Registro Nacional de Instituciones Educativas de Educación
Intercultural Bilingüe del Perú.
1. Procedimiento para la elaboración del cuadro de distribución
1.1 Aplicación de los criterios de distribución

Se aplicará los criterios de distribución para asignar la cantidad a entregar por
tipo de destinatario a cada institución o programa educativo segú el nivel,
modalidad y forma de atención del sistema educativo.

D IF O C A
1.2 Determinación de los pesos y volumen total

Se calculará el peso y volumen total a entregar a cada institución educativa para
ello se multiplicará el número de destinatarios de cada material por el peso
unitario de cada material, posteriormente se procederá a sumar los pesos totales
de todos los materiales que se entregarán en la institución educativa. De igual
manera se procederá a calcular el volumen unitario.
2 Asignación de rutas
Las rutas de acceso a las instituciones y programas educativos de la jurisdicción
de una UGEL son provistas por personal en la UGEL, éstas incluyen la
identificación de la vía utilizada para el transporte (terrestre, fluvial, aéreo o una
combinación de ellos).
El registro de las rutas en el cuadro de distribución local permitirá agrupar a las

instituciones educativas con una misma ruta de acceso, de esta manera se
obtendrá el peso y volumen total a trasladar por cada ruta. Este es un insumo
importante para el estudio de mercado del servicio de transporte.
2.1 Herramienta para elaborar el cuadro de distribución local
Es relevante resaltar que la distribución de materiales educativos 2018 cuenta

con un módulo complementario en el Sistema Integrado de Información
Administrativa – SIGA que permite elaborar los dos primeros pasos del cuadro
de distribución local:
 Asignar la cantidad de material a cada institución educativa, obteniendo

los cuadros de distribución por nivel educativo correspondiente a una
Dirección Pedagógica. Corresponde al paso de la aplicación de los
criterios de distribución. Culminado el registro permite la exportación a
archivos en Excel.
 Obtener el peso unitario de cada material educativo. Corresponde al

paso del cálculo del peso unitario y total. En este caso el módulo permite
la exportación de los pesos unitarios por material a un archivo en Excel,
a partir del cual se realizará el cálculo del peso total por institución
educativa.
La asignación de rutas se realiza en un archivo en Excel, puesto que este paso

aún no se registra en el módulo complementario del SIGA.
D IF O C A
Finalmente, una vez culminado de elaborar los cuadros de distribución locales

que son responsabilidad de cada UGEL, éstos deben ser remitidos a la Unidad
Ejecutora correspondiente (en caso que así sea), para que se inicie la gestión de
la contratación del servicio de transporte, tal como se señala en la RMN° 543-
2013-ED.

D IF O C A
SESIÓN IV
ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA
PARA TRANSPORTE LOCAL DE MATERIAL
EDUCATIVO
1. MARCO CONCEPTUAL
La finalidad de la contratación pública es contribuir a una mejor calidad de vida de los

ciudadanos. Para ello, se debe trabajar de manera conjunta con todos los actores de la
entidad.3
En ese sentido, la gestión de la contratación debe centrarse en el logro de resultados,

entendida ésta como la creación de valor público, es decir, cambios sociales-
observables y medibles- que se producen por la acción del estado como respuesta a las
necesidades o demandas sociales y que generan modificaciones importantes en las
personas.
CUADRO Nº 7 Valor Público de la contratación de un servicio
En ese, sentido, incorporar la gestión orientada a la obtención de resultados en la

educación, significa poner en primer plano del sistema educativo a la institución
educativa, responsable de la formación y, desde esta opción establecer los procesos,
insumos, actividades y productos necesarios para alcanzar los aprendizajes.4
Uno de esos productos para alcanzar resultados (los aprendizajes) es la entrega de los
materiales y recursos educativos asegurando con ello el buen inicio y desarrollo del año
escolar. Este debe realizarse de manera adecuada, oportuna y suficiente.
3 La gestión por resultados en la gestión pública (página 3 de

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/Capacidades/Materiales/Gest_por_resul1.pdf)
4 La gestión descentralizada de la educación. Serie cuadernos de trabajo. Minedu 2014 (página 9).
D IF O C A
Aquí un aspecto importante es la contratación del servicio de transporte local para

la distribución en sus respectivas jurisdicciones. Este servicio debe ser realizado en
el menor tiempo posible y al menor costo para la comunidad educativa.
El sistema de contrataciones exige5:
- Procedimientos y documentos estandarizados.

- Sólida planificación en función de la entrega oportuna de resultados.
- Estrechos vínculos con la gestión presupuestal.
- Estímulos sólidos a la competencia.
- Mecanismos modernos de operación.
- Personal conocedor de las características y tendencias del mercado.
- Estrategias para utilizar la capacidad de negociación del Estado.
Para la realización de la contratación de todo servicio público en el estado, se

requiere la elaboración del requerimiento y preparación del expediente de
contratación.
Según las ley de contrataciones6, las especificaciones técnicas, los términos de

referencia o el expediente técnico, según corresponda, que integran el
requerimiento, contienen la descripción objetiva y precisa de las características y/o
requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la
contratación, y las condiciones en la que debe ejecutarse la contratación.
El Requerimiento podemos resumirlo de la siguiente manera:
CUADRO Nº 8 Requerimiento de Bienes, Servicios y Obras
Requerimiento de Especificaciones
Bienes Técnicas
Especificaciones
Requerimiento de Términos de
Servicios Referencia
Requerimiento de Expediente Técnico

Obras
5 Plan estratégico de contrataciones públicas del estado peruano. OSCE, 2009. Página2
(http://www.osce.gob.pe/consucode/userfiles/image/Plan_Estrategico_delas%20contrataciones%20publicas.pdf)
6 Artículo 8 del Reglamento de Ley N° 300225, Ley de Contrataciones del Estado

D IF O C A
Por tanto, en el caso del proceso de distribución de materiales, corresponde para la

contratación del transporte local, el requerimiento de servicios y se tiene que
elaborar los términos de referencia.
2. LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA - TDR
Los TDR vienen a ser la descripción de las características técnicas y las condiciones en
que se ejecutará la prestación de los servicios.
La elaboración de los Términos de Referencia es un hito fundamental del proceso de

distribución de materiales, ya que se da inicio al proceso de contratación del servicio y
determina el éxito del mismo.
Es decir, con ello aseguramos que el servicio de contratación de transporte local se

garantice la distribución de los materiales en sus respectivas jurisdicciones.
Por ello los Términos de Referencia deben describir algunos aspectos centrales, tal
como lo señala el Órgano Supervisor de las Contrataciones del Estado- OSCE7
CUADRO Nº 9 Características Técnico Normativas del TDR
CARACTERÍSTICAS Dimensiones, material,

DEL SERVICIO composición, entre otras.
REQUISITOS Resistencia de materiales,

FUNCIONALES potencia, temperatura, entre
otras.
CONDICIONES Lugar, plazo, penalidades, formas

de pago, obligaciones, entre otras.
También debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos, normas
metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto de la
contratación con carácter obligatorio.
Además se puede incluir disposiciones previstas en normas técnicas de carácter

voluntario siempre que:
7
ídem
D IF O C A
- Sirvan para asegurar el cumplimiento de los requisitos funcionales o técnicos

(especificaciones que son propias del área especializada)
- Se verifique que existen en el mercado algún organismo que pueda acreditar el
cumplimiento de dicha norma técnica.
- No contravenga las normas de carácter obligatorio.
Considerar en la elaboración de los Términos de Referencia se tengan en cuenta

criterios generales que deben guiar su elaboración:
- Finalidad pública: satisfacer el interés público.

- Objetividad: Objetiva y precisa para acceso en condiciones de igualdad.
- Razonabilidad: criterios razonables y congruentes.
- Oportunidad: oportuna para la necesidad de entidad, según los plazos
respectivos.
Cabe señalar, que el requerimiento puede ser modificado con el estudio de mercado
durante los actos preparatorios con aprobación del área usuaria.
También se puede modificar durante el procedimiento de selección, con ocasión de
consultas y observaciones, siempre que el área usuaria haya autorizado su modificación,
y cuente con la aprobación de la dependencia que aprobó el expediente de
contratación.8
3. EL ENFOQUE TERRITORIAL
El enfoque territorial9 representa un esfuerzo por incorporar en la planificación y

gestión pública la complejidad de los elementos presentes en el territorio.
Implica incorporar las dimensiones ambiental, económica, política, institucional, social

y cultural, como la amplia gama de actores con características, intereses, racionalidades
e identidades culturales diversas.
Es decir, la adopción del enfoque territorial permite:
a) Mayor capacidad de responder a las realidades territoriales.

b) Mayor flexibilidad para gestionar y organizar el servicio teniendo en cuenta las
particularidades territoriales.
c) Mejores condiciones para integrar las intervenciones en el territorio.
8
Ídem.
9
Tomado del Cuaderno de trabajo para la gestión descentralizada de la educación. Minedu, 2014 (páginas
del 11 al 13).

D IF O C A
d) Mejores condiciones para coordinar apoyos con los gobiernos locales y la población.
Por ello, es importante que las particularidades de cada contexto territorial puedan ser
incorporadas en la elaboración de los Términos de Referencia para que la gestión de la
contratación cumpla con los resultados esperados.
4. MARCO NORMATIVO
Tener en consideración los siguientes marcos técnicos- normativos, ya que regulan los
procedimientos a realizar respecto a la elaboración del requerimiento del transporte
local de la distribución de materiales educativos en sus respectivas jurisdicciones:
- Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del estado.

- Resolución Ministerial N° 0543-2013- ED. Normas y procedimientos para la gestión
del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las
instituciones y programas educativos públicos y centros de recursos educativos”.
5. ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA

TRANSPORTE LOCAL DE MATERIALES EDUCATIVO
Tanto las DRE/GRE o UGEL con categoría de unidades ejecutoras, son los responsables
de proceso de contrataciones del servicio de materiales educativos.
Así lo señala la RM N° 0543-2013-ED10:
El numeral 6.3.2 señala:

“El área de gestión pedagógica de cada DRE/GRE o UGEL con categoría de unidad
ejecutora, debe efectuar el requerimiento de la contratación de los servicios para la
distribución al área de administración de la UGEL. En el caso de las UGEL no ejecutoras,
el requerimiento debe ser realizado a la unidad ejecutora respectiva”.
El numeral 6.3.3 señala:

“La oficina de abastecimiento o la que haga sus veces en la DRE/GRE o UGEL con
categoría de unidad ejecutora, gestiona la contratación de servicios de transporte11 para
distribuir los materiales y recursos educativos a todas las instituciones y programas
educativos de su jurisdicción y de las UGEL a cargo.”
Y el numeral 6.3.4 señala:

“Si el estudio de mercado realizado por las DRE/GRE o UGEL con categoría de unidad
ejecutora se determina que no existe oferta de servicios para el transporte de los
materiales educativos a algunas instituciones o programas educativos de su jurisdicción,
10
Normas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos
para las instituciones y programas educativos públicos y centros de recursos educativos.
11
El subrayado es propio.
D IF O C A
podrán tomar medidas de gestión administrativas pertinentes, en el marco de la

normatividad de Contrataciones del Estado, para que a través de otras estrategias se
asegure la distribución de los materiales educativos a sus destinatarios”.
Y las DRE/GRE o UGEL tienen sus responsabilidades definidas:
a) El titular de la entidad: (Director DRE/GRE o UGEL)
- Es quien supervisa el proceso

- Aprueba expediente
- Designa comité especial y
- Firma el contrato.
b) Área usuaria: (áreas pedagógica o las que hagan sus veces).
- Son las dependencias cuyas necesidades pretenden ser atendidas

con determinada contratación o que dan su especialidad y funciones.
- Canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.
- Colabora y participa en la planificación de las contrataciones.
- Realiza la supervisión y verificación técnica de las contrataciones
efectuadas a su requerimiento, previas a su conformidad.
c) Órgano en cargado de las contrataciones: (área de abastecimiento):
- Encargado de realizar las actividades relativas a la gestión del

abastecimiento al interior de la entidad (incluido la gestión
administrativa de los contratos).
- La gestión administrativa de los contratos (trámite de
perfeccionamiento, aplicación de penalidades, procedimiento de
pago en lo que corresponda).
- Otras actividades de índole administrativa.
d) Comité especial: (conformado por el área usuario, el logístico y un

miembro que tenga conocimiento técnico objeto en la contratación)
- A cargo de dirigir el procedimiento de selección del proveedor.
6. INSUMOS NECESARIOS PARA ELABORACIÓN DE TDR
Uno de los insumos claves para la elaboración de los Términos de Referencia son los
cuadros de distribución local, puesto que brindan información sobre la cantidad de

D IF O C A
instituciones educativas, el total de peso y volumen, así como las rutas de traslado para
distribuir los materiales y recursos educativos en la jurisdicción de la UGEL.
CUADRO Nº 10 Información utilizada del Cuadro de Distribución Local
CUADRO Teniendo en cuenta:

DE Peso, volumen y rutas
DISTRIBUCIÓN de traslado
La descripción del requerimiento del servicio a contratar y de la cobertura, se basa en

la información registrada en los cuadros de distribución local. Éstos orientan y garantiza
una adecuada elaboración de los Términos de Referencia.
También es necesario el manejo de información sobre:
- Persona responsable de recepción del material

- Los proveedores que se cuentan en la jurisdicción
- Fecha de llegada de los materiales a la UGEL
- Entre otras.
Es necesario señalar, que para los insumos se obtienen a través de varias fuentes:
- Los sistemas de información estadística

- Los sistemas administrativos de gestión
- Informes de gestión sobre la contratación del transporte
- Históricos de TDR sobre contratación.
La apuesta es que estos insumos y la información pueda ser institucional y no sólo

recaiga en las personas o responsable, de tal forma que se fortalezca la
institucionalidad.
De otro lado es importante incorporar aspectos del enfoque territorial tales como:
- Clima
- Distancias
- Medios de transporte (terrestre, fluvial, aéreo)
- Acceso a los lugares (carreteras, trochas, etc.)
- Idiosincrasia (hábitos, cultura, organización, etc.)
Tomar en cuenta estos aspectos cuando se realiza la descripción de las características

del servicio, los requisitos funcionales y las condiciones necesarias para asegurar una
contratación del transporte local acorde a cada contexto territorial.
D IF O C A
Incorporar además estos aspectos teniendo en cuenta el marco técnico- normativo

respecto al requerimiento correspondiente.
Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
 La DRE/GRE o UGEL podrá modificar el lugar de origen siempre que se encuentre

dentro de la misma ubicación geográfica.
 La DRE/GRE o UGEL podrá disminuir o incrementar o modificar los lugares de destino
siempre que se encuentre dentro del radio urbano de las ciudades o provincias
mencionadas.
 El servicio de traslado de destino de algunas instituciones educativas podrán ser
trasladadas vía fluvial, una combinación de vías (terrestre-fluvial, aéreo-terrestre, etc.),
incluir el traslado por trocha con acémilas u otros, incluir el costo del servicio de
estibadores, lo cual deberá ser evaluado e informado por el contratista.
 Los destinos en zonas lluviosas, serán envueltos con plástico laminado por parte de
la empresa de transporte de carga contratada, de ser necesario.
 Establecer el plazo por cada zona de distribución.
Es fundamental que la información que se maneja en la instancia de gestión educativa,

puedan ser administrada de manera institucional y estas particularidades se incorporen
en los documentos de gestión y en los Términos de Referencia en particular.

D IF O C A
7. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LOS TDR
ESPECIFICACIONES A PRECISAR EN LOS TDR.

Se consideran como mínimo lo siguiente:
1. Denominación
2. Finalidad Pública
3. Objeto del servicios
4. Requerimiento del servicio a contratar
4.1 Actividades
4.2 Bienes a trasladar
4.3 Detalles del servicio
5. Cobertura del servicio
5.1 Lugares de origen
5.2 Lugares de destino
5.3 Precisiones a considerar en los envíos
5.4 Plazos y horarios
6. Estimación del consumo
7. Obligaciones del contratista
8. Responsabilidades del contratista
9. Procedimiento de control
10. Penalidades
11. Conformidad del servicio
12. Formas de pago
13. Plazo de ejecución del contrato
14. Sistema de contratación
15. Plazo máximo de responsabilidad del contratista
16. Detalles de envío (adjuntar anexos)
Todos los aspectos son necesarios y fundamentales. Sin embargo se resalta la

importancia del requerimiento puesto que la descripción del servicio debe ser
objetivo y preciso permitiendo adecuarlo a cada contexto territorial, por ello se
debe poner atención en:
D IF O C A
CUADRO Nº 11 Elementos claves en el requerimiento del servicio
Donde se consigne:
REQUERIMIENTO i) Las actividades a realizarse respecto a la
DEL SERVICIO carga y recojo de los materiales.
ii) Los bienes a trasladar y entregar, así como
sus características.
iii) Descripción del detalle del servicio.
Donde se describe:
i) Los lugares de origen
COBERTURA DEL ii) Los lugares de destino
SERVICIO iii) Las precisiones que se tienen que
considerar en los envíos y
iv) Los plazos y horarios.

D IF O C A

CURSO de MATERIALES - Modulo I Cuaderno Lectura Participante

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CURSO de MATERIALES - Modulo I Cuaderno Lectura Participante

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MÓDULO I

1. IMPORTANCIA DE LA DOTACIÓN DE MATERIALES

La dotación de materiales y recursos educativos tiene como propósito mejorar los

La dotación de materiales y recursos educativos se inicia cuando el Ministerio de

Un adecuado y oportuno proceso de distribución de materiales y recursos educativos

2. ETAPAS DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES

Podemos agrupar las etapas del proceso en:

a. Planificación y financiamiento de la distribución de materiales

2 | Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas

b. Implementación de la distribución de materiales

De acuerdo a la Norma Técnica para la gestión del proceso de distribución de materiales

1. ETAPA: Planificar el proceso de distribución de materiales

1.1 Definir los materiales y criterios para organizar la distribución:

 Las áreas usuarias del MINEDU, Vice Ministerio de Gestión Pedagógica –

1.2 Reportar y actualizar las estadísticas para la distribución:

 Directores de instituciones educativas reportan la información estadística

Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas | 3

 La Dirección General de Educación Intercultural, Bilingüe y Rural publica el

1.3 Programar el presupuesto para la distribución:

 Las áreas usuarias del MINEDU, Unidad de Planificación y Presupuesto –

1.4 Elaborar los cuadros de distribución:

 Las áreas usuarias del MINEDU, Direcciones Pedagógicas, formulan los

1.5 El plan o ruta de trabajo para la distribución a nivel local:

 GRE/DRE y UGEL elaboran un plan o ruta de trabajo con la secuencia de

4 | Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas

2. ETAPA: Implementar el proceso de distribución de materiales

 GRE/DRE y UGEL designa formalmente al especialista de abastecimiento o

2.2 Localizar, habilitar y publicar información sobre almacenes en UGEL o centros

 Las GRE/DRE y UGEL determinan, autorizan y habilitan el uso de almacenes

2.3 Publicar información sobre la distribución y su presupuesto:

Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas | 5

 La Unidad de Almacenamiento y Distribución de la Dirección de Gestión de

2.4 Brindar capacitación y asistencia técnica para la distribución:

 MINEDU brinda capacitación a las GRE/DRE y UGEL con relación a la

2.5 Informar a las familias y comunidad sobre materiales educativos:

 MINEDU diseña e implementa campaña de comunicación social para

2.6 Gestionar la contratación de servicios para la distribución:

 La DIGERE del MINEDU gestiona la contratación de los servicios requeridos

6 | Gestión local para la provisión oportuna de materiales educativos en instituciones educativas

 La oficina de abastecimiento de la GRE/DRE y UGEL gestiona la

2.7 Distribuir los materiales educativos:

2.7.1 Distribuir materiales del MINEDU a las UGEL

 La Unidad de almacenamiento y distribución de la DIGERE entrega a los

2.7.2 Recepción y distribución de materiales y educativos de las UGEL a las

 GRE/DRE y UGEL desarrolla la distribución progresiva correspondiente

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 GRE/DRE y UGEL verifica las cantidades y las condiciones de llegada de

2.7.3 Recibir los materiales educativos en las instituciones educativas y

 El director o personal designado por este mediante oficio a la GRE/DRE

2.7.4 Redistribuir los materiales educativos a nivel regional y local:

 UGEL realizan acciones orientadas a ubicar material excedente en

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de la región, a fin de cubrir las cantidades faltantes de la UGEL que hizo

2.7.5 Elaborar y remitir el informe de distribución:

 UGEL remite a la GRE/DRE y a la DIGERE del MINEDU un informe de

2.8 Realizar inventario y guardar el material durante el periodo vacacional:

 Los directores de las instituciones educativas realizan inventario de bienes

3. ETAPA: Monitoreo al proceso de la distribución de materiales

3.1 Monitorear la distribución de materiales educativos:

 MINEDU, a través de la Dirección de Gestión de Recursos Educativos -

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 GRE/DRE y UGEL realizan monitoreo a la distribución en su jurisdicción y

Fuente: Elaboración propia