Vous êtes sur la page 1sur 27

IMP.

014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

CURSO
CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO COMERCIAL

DISCIPLINA
ORGANIZAR E GERIR A EMPRESA

| 1 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

ÍNDICE

................................................................................................................................................... Página

1. Aprovisionamento ........................................................................................................................ 3
1.1. Conceito de aprovisionamento.............................................................................................. 3
1.2. As compras ........................................................................................................................... 3
1.3. As fases das compras ............................................................................................................ 4
1.4. A gestão de fornecedores ...................................................................................................... 8

2. Gestão de stocks ......................................................................................................................... 13

3. Custos associados aos stocks ..................................................................................................... 15


3.1. Custos operacionais ............................................................................................................ 15
3.2. Custos de oportunidade face a outras opções ..................................................................... 17
3.3. Descontos ............................................................................................................................ 17
3.4. Sobrestockagem .................................................................................................................. 18

4. Princípios de gestão de stocks ................................................................................................... 19


4.1. A gestão de inventário/física............................................................................................... 19
4.2. Determinantes do nível ótimo de stock............................................................................... 20
4.3. Logística.............................................................................................................................. 22
4.4. Condições de entrega .......................................................................................................... 22

5. Benefícios esperados com a gestão de stocks ............................................................................ 23


5.1. Controlo de existências/inventariação ................................................................................ 23
5.2. Normas gerais de inventariação .......................................................................................... 24
5.3. Documentação utilizada nos inventários ............................................................................ 25
5.4. Determinação de consumos ................................................................................................ 25
5.5. Controlo de qualidade nos aprovisionamentos ................................................................... 26

| 2 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

1. Aprovisionamento

1.1. Conceito de aprovisionamento

1.2. As compras

O serviço de compras engloba todas as tarefas relacionadas com a aquisição dos bens ou serviços
que asseguram a atividade contínua da empresa.

| 3 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

2. Gestão de stocks

1.3.As fases das compras

Todo o processo de compra implica os seguintes passos:

| 4 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

1.° - Constatação da necessidade de compra

O serviço de compras não deve efetuar qualquer compra, sem que, para tal, seja solicitado e
autorizado. Tal não significa, no entanto, que o serviço de compras não deva informar os vários
departamentos, quando as condições de venda de determinado artigo se estão a alterar.

O trabalho de compra começa com a solicitação ao serviço de compras de um determinado bem.


Esta solicitação é formalizada num documento, a nota de requisição, emanada do serviço que
necessita do bem e donde constam, fundamentalmente, a quantidade e qualidade do bem a adquirir,
devendo vir assinada, quer pelo chefe do serviço, quer pela pessoa que o pediu.

Exemplo de nota de requisição:

2.° - Pesquisa do fornecedor

| 5 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

Na posse da requisição, o serviço de compras pode saber de imediato onde adquirir os bens ou, pelo
menos, onde procurá-los. Para tal deve possuir um ficheiro de fornecedores, com a indicação da
morada, número de telefone e e-mail, nome das pessoas a contactar, lista de artigos que fornece,
prazos de entrega, condições de venda, qualidade dos seus produtos ou serviços

Exemplo de ficha de fornecedor:

3.° - Negociação e realização da compra

Uma vez escolhido o fornecedor, a empresa compradora deverá formalizar, por escrito, a
encomenda num documento, a nota de encomenda, mesmo que tenha contactado verbalmente com
o fornecedor.

Exemplo de nota de encomenda:

| 6 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

4.° - Receção e controlo das entregas

A mercadoria chega à empresa acompanhada por um documento emitido pelo vendedor – a guia de
remessa/guia de transporte.

Nesta fase é importante:

1- Verificar o estado da mercadoria (se não estiver em boas condições, devolve-se)


2- Verificar se a guia de remessa coincide com a nota de encomenda (verificar se as quantidades e
qualidades são as mencionadas na guia de remessa)
3- Armazenar a mercadoria

Exemplo de guia de remessa:

| 7 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

1.4. A gestão de fornecedores

Fornecedor é aquele que fornece matérias-primas, mercadorias ou serviços às empresas ou


consumidores.

As relações que as empresas têm com os fornecedores permitem às empresas obter vantagens
competitivas sobre os seus concorrentes, oferecendo mais valor para os seus clientes.
Deste modo, os fornecedores são o grupo de interesses que lhes disponibilizam os inputs necessários
para as empresas realizarem as suas atividades. “São os agentes económicos que fornecem a todas as
empresas matérias-primas, as mercadorias, os serviços necessários ao seu funcionamento”.

Tipos de fornecedores:

 Fornecedores de serviços;
 Fornecedores de bens/mercadorias;
 Fornecedores de matérias-primas;

| 8 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

 Produtores/grossistas/retalhistas.

O processo de subcontratação/compras engloba a identificação de potenciais fornecedores, a


avaliação do seu produto ou serviço segundo as necessidades da empresa e a possibilidade de se
estabelecer uma parceria entre as partes.

Qualquer organização tem necessariamente que desenvolver e implementar estratégias de compras


para os bens e/ou serviços que necessitam. Estas estratégias determinam o modo de desenvolver e
gerir as relações com os fornecedores.

Ou seja, a gestão de fornecedores consiste em gerir e organizar todos os processos que envolvam
os fornecedores de uma empresa.

A gestão de fornecedores tem as seguintes atividades:

 Selecionar
 Qualificar
 Avaliar

Seleção de fornecedores

O objetivo da função compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade, prazo de
entrega e preço. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante
refere-se ao fornecedor certo.
Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem
a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência
suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.

O processo de seleção de fornecedor não é simples. A complexidade aumenta em função das


características do item ou serviço a ser comprado, pois as exigências podem ser maiores ou menores.
O ato de comprar deixou de ser simplesmente o de efetuar uma cotação de preços.

| 9 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

Há três características básicas que devem ser consideradas em um processo de decisão para se
selecionar um fornecedor: preço, qualidade e serviço.

Para a seleção de fornecedores existem critérios que têm deixado de ser somente aqueles básicos, ou
seja, o preço ao qual o fornecedor oferecia o produto, a qualidade do produto, que deveria atender à
especificação mínima requerida pela empresa, e a velocidade de entrega do produto pelo fornecedor.

O custo total de aquisição, que considera todos os custos associados à aquisição do produto; a
qualidade total oferecida pelo fornecedor (não somente a qualidade mínima necessária); o serviço
prestado pelo fornecedor, que além da velocidade de entrega passou a considerar a confiabilidade, o
custo de transporte, a consistência e frequência de entregas e a flexibilidade do fornecedor; a
capacidade tecnológica e de processo do fornecedor; sua saúde financeira; e a estrutura e estratégia
organizacional do fornecedor, estão entre os novos critérios que passaram a ser adotados.

Há vários fatores que influenciam na seleção de um fornecedor, tais como:


 Habilidade técnica: O fornecedor possui habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto
desejado?
 Capacidade produtiva: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de
forma consciente, ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos.
 Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha um fornecedor confiável,
reputado e financeiramente sólido.
 Pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição
ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós-venda.
 Localização do fornecedor: Algumas vezes é necessário/recomendável que o fornecedor esteja
próximo do comprador, ou pelo menos mantenha um estoque local.
 Preço: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos, não significando
necessariamente o menor preço.

Qualificação dos fornecedores

| 10 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

A fase da qualificação, baseia-se sobretudo na certificação dos fornecedores, como forma de garantir
a qualidade dos produtos e/ou serviços fornecidos.
Qualificar o fornecedor é o meio pelo qual a empresa analisa, através dos critérios de seleção, se o
fornecedor está apto a lhe oferecer produtos e/ou serviços correspondentes às suas necessidades e
expectativas.

Avaliação de fornecedores

Após ter feito a escolha dos fornecedores, é necessário fazer avaliações periódicas para saber se a
empresa está a cumprir com o prometido, se está de facto, a atender às necessidades, etc.

A avaliação é a medida das performances efetivas do fornecedor, realizada após a consolidação de


um pedido. É a verificação real da prestação efetuada pelo fornecedor.
Avaliam-se os fornecedores quanto ao nível da qualidade, entregas e quantidade, produto a produto,
procurando envolver todos os colaboradores.

O objetivo da avaliação de fornecedores é melhorar o seu desempenho de forma contínua. As


empresas juntamente com os seus fornecedores devem identificar oportunidades de melhoria com
impacto nos custos, qualidade e comprometimento.

Os sistemas de avaliação de fornecedores devem utilizar indicadores quantitativos (sendo os mais


tradicionais: qualidade, tempo de entrega e custos) e indicadores qualitativos mais focalizados para
as causas dos problemas, ou seja, para as práticas utilizadas, fatores culturais e aspetos de liderança.

Outras atividades desencadeadas no âmbito da qualificação de fornecedores, tais como a formação e


as ações corretivas constituem boas práticas que contribuem para a melhoria dos resultados.

Não existem duas metodologias de avaliação de fornecedores iguais. A tendência é cada empresa
escolher os critérios, e respetivos indicadores, que melhor se enquadram nas suas políticas de gestão.
A escolha destes critérios é importante porque serão utilizados para comparar os fornecedores

| 11 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

candidatos ou para cotar o desempenho de fornecedores já existentes.

Como parâmetros de avaliação dos fornecedores podem considerar-se os seguintes:


• Certificação (do fornecedor e do produto fornecido - bens tangíveis e serviços);
• Competência técnica;
• Criatividade e soluções inovadoras;
• Divulgação de informação técnica;
• Flexibilidade à mudança de especificações;
• Aceitação de quantidades variáveis de encomenda;
• Disponibilidade para a participação em projetos de desenvolvimento;
• Competência técnico-comercial dos vendedores;
• Disponibilidade dos vendedores;
• Assistência pré-venda e pós-venda;
• Percentagem de rejeições em materiais não certificados;
• Percentagem de atrasos nas entregas;
• Evolução dos preços relativamente à média do mercado;
• Condições de pagamento;
• Evolução dos prazos relativamente à média do mercado;
• Rácios de situação económico-financeira;
• Proximidade geográfica.
2. Gestão de stocks

A Gestão de Stocks assume nas empresas modernas um papel fundamental, sendo uma das
ferramentas mais importantes ao dispor da gestão para maximizar os seus resultados líquidos.

A manutenção de um nível adequado de stockagem e um desafio que e colocado aos gestores, já que
e necessário minimizar os custos de stockagem, não pondo em risco a operacionalidade de toda a
logística das empresas.

A gestão de stocks e, dito de forma simplificada, o conjunto de ações que visa manter o stock ao mais
baixo nível em termos quantitativos e de custo, garantindo simultaneamente o fornecimento regular

| 12 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

da empresa e a melhor execução das tarefas de aprovisionamento e armazenagem.

Assim, a gestão de stocks tem como objetivo definir quais os produtos a encomendar, qual a altura
em que devem ser encomendados e em que quantidade.

A complexidade desta missão e proporcional ao número de produtos comercializados pela empresa e


ao volume de vendas de cada um deles.

A Gestão de stocks está dividida em três áreas

 Gestão material de stocks (física): preocupa-se com a arrumação dos bens no armazém.
 Gestão administrativa de stocks: trata de saber onde estão os bens e em que quantidade.
 Gestão económica de stocks: analisa a evolução dos stocks e determina quando e quanto
encomendar os bens.

Noção e tipos de stocks

Stocks são todos os artigos que se encontram em armazém para serem utilizados numa fase posterior.
Para se poder abastecer a empresa de tudo o que precisa para a sua atividade é necessária a
constituição de stocks.
As quantidades em stock devem ser adequadas às necessidades e à medida que se vai gastando deve
repor-se. O seu escoamento tem que ser compensado por aprovisionamentos que vão repor os stocks
nos níveis desejados.

Tipos de stocks

É habitual classificar os stocks segundo o lugar que ocupam ao longo do processo de produção.

Assim, teremos, quanto ao tipo:

| 13 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

Analisemos agora uma classificação de stocks de acordo com a sua utilização ou função. Neste
contexto, teremos:

 Stock normal - é constituído pelos artigos que têm um consumo regular.


 Stock em trânsito: são artigos armazenados com vista a entrarem no processo produtivo.

| 14 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

 Stock de segurança: é constituído pelos artigos que farão face a imprevistos de consumo e/ou
de entrega.
 Stock sazonal: trata-se do stock constituído para afrontar picos de procura sazonais.

3. Custos associados aos stocks

3.1.Custos operacionais

Os custos de operacionais incluem todos os encargos que a empresa deve suportar para assegurar o
exercício da sua atividade.

A gestão de stocks trabalha com diversos custos, sendo um dos seus objetivos a minimização dos
custos associados ao stock das empresas. Os custos podem ser:
 Custos de efetivação da encomenda;
 Custos de aquisição;
 Custos de posse.
Custos de aquisição
É a componente que deve ser paga ao fornecedor do material. Esta quantia representa simplesmente
o custo das unidades compradas.
Exemplos: preços do material, transportes, seguros, etc…

Custos de efetivação da encomenda


São todos os custos relacionados com o lançamento e controlo das encomendas a
fornecedores.
Exemplos: despesas administrativas, deslocação e estadia, receção (ensaios, análises), prospeções
de mercado fornecedor, etc.

Custos de posse
Correspondem aos custos de manter em stock uma unidade de um determinado produto durante um
determinado período de tempo.

| 15 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

Exemplos: despesas com o armazém (iluminação, renda, seguros, limpeza…), custos de


conservação, juros do capital imobilizado, perdas, desfalques, obsolescência, encargos com pessoal
do armazém.

Custos de rutura
Este tipo de custos ocorre quando há uma procura de produtos e os stocks são insuficientes.

De modo a satisfazer essa procura, é feita uma encomenda especial e neste caso, o custo adicional
da encomenda especial é o custo de rutura.

Custo total de um bem à saída do armazém

CUSTO DE AQUISIÇÃO + CUSTO DE ENCOMENDA + CUSTO DE POSSE

| 16 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

3.2.Custos de oportunidade face a outras opções

Ao comprar artigos ou produtos em quantidade superior àquela que se vai consumir imediatamente,
estamos a imobilizar capital. Este valor que fica imobilizado diminui as possibilidades de outros
investimentos.

3.3.Descontos

Existem diversos tipos de descontos:

 Desconto comercial:
Um desconto comercial é um desconto aplicado de forma individual a cada artigo ou serviço faturado
num documento. Este incide diretamente no preço de cada artigo num documento, e é calculado a
partir de um valor percentual inserido.
A este tipo de desconto, ainda pode sobrepor-se um outro que dá pelo nome de desconto financeiro,
e que tem um papel cumulativo em relação ao comercial.

 Desconto financeiro:

| 17 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

É um valor em termos percentuais, que se aplica a todo o documento e que acumula com o desconto
comercial que cada artigo possa ter aplicado.
Este tipo de desconto está, normalmente, associado a condições de pagamento ou de rappel por
quantidades, e que permite ao comprador obter mais um desconto conforme os patamares atingidos
ou o prazo de pagamento escolhido.

 Desconto de revenda:
Concedido pelo produtor ao grossista ou retalhista com a intenção de este obter mais lucros na
revenda da mercadoria.

 Desconto de quantidade:
É uma redução no preço dado a uma entidade que compra uma grande quantidade de
bens/mercadorias.  Incentivar os compradores a encomendar em grandes quantidades.

3.4.Sobrestockagem

4. Princípios da gestão de stocks

| 18 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

4.1. A gestão de inventário/física

| 19 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

4.2. Determinantes do nível ótimo de stock

Tendo em conta que o objetivo é a minimização de custos, então a resposta à questão “Quanto
encomendar?” deverá ser a quantidade que minimiza os custos.

Tal como já referido, o custo de encomenda é aquele associado à aquisição dos bens e que tem grande
influência nas quantidades ótimas a encomendar.
As ruturas de stock são situações em que os pedidos dos clientes não são satisfeitos pois não existe
quantidade suficiente do produto para satisfazer o pedido. Por isso pretende-se evitar essas situações
já que elas levam à perda de vendas, ou seja, perda de lucro.

| 20 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

O custo de manutenção de stock é igualmente importante pois os produtos têm que estar armazenados
em locais e condições específicas estando deste modo dependentes da dimensão média de stock,
influenciando a quantidade ótima a encomendar.

A quantidade a encomendar que minimiza o custo total é designada por lote económico ou
quantidade económica de encomenda.

Cálculo do lote económico:

E = Custo de realização de uma encomenda


N = Consumo anual do produto
c = Custo de posse unitário

Ponto de encomenda (Pe)

Ponto de encomenda é o momento em que se deve proceder a uma nova encomenda.

Pe = N x Pa Pa= prazo de aprovisionamento – é o tempo entre a efetivação


360 da encomenda e a receção das mercadorias.

4.3. Logística

| 21 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

4.4. Condições de entrega

| 22 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

5. Benefícios esperados com a gestão de stocks

5.1. Controlo de existências/inventariação

A qualquer momento, o responsável do armazém deve ser capaz de fornecer uma posição atualizada
dos stocks para cada referência, em quantidade e por local. Para verificar a qualidade do estado dos
stocks (diferença entre stock real e registo informático do stock), é necessário efetuar inventários e,
eventualmente, atualizar o registo informático.

Um inventário consiste numa operação de contagem dos artigos nas prateleiras do armazém.

Existem basicamente três tipos de inventário:

Inventário permanente – consiste em manter permanentemente atualizadas as quantidades de cada


artigo em stock através das transações;

Inventário intermitente – é geralmente efetuado uma vez por ano, no final do exercício contabilístico.
Engloba todos os artigos da empresa, gerando uma elevada carga de trabalho que pode perturbar a
sua atividade;

Inventário rotativo – consiste em examinar o stock por grupo de artigos e em verificar a sua exatidão,
em termos de quantidade e localização dos artigos. Definem-se, geralmente, frequências diferentes
de realização do inventário de acordo com a importância do artigo.

Objetivos do inventário:

- comparar o stock real com o registo informático do stock;


- obter o valor real do stock;
- reduzir os custos e evitar desperdícios;
- melhorar o atendimento ao cliente.

| 23 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

5.2. Normas gerais de inventariação

O objetivo do inventário é o de identificar situações de erros físicos decorrentes da atividade


operacional e criar metodologias para eliminar ou prevenir esses erros.

Considera-se que existe um erro numa localização sempre que nela não estiver o produto correto na
quantidade e qualidade corretas.

As origens mais frequentes para erros são: quebras de artigos, roubos, engano na conferência
aquando da receção, aprovisionamento das posições de preparação — retorno da palete, ou de parte
dela, ao local de reserva, sem indicação informática do facto, erros de arrumação — colocação de
paletes na posição de preparação ou de reserva errada — e enganos em transferências ou acertos
manuais no sistema e que não refletem o que se passou na prática – paletes que foram colocadas no
local errados ou enganos de contagem.

Os passos a seguir são:

 Organizar e limpar o armazém antes de iniciar a contagem;


 Fazer a identificação dos vários locais do armazém;
 Listar todos os tipos de mercadorias/bens existentes no armazém;
 Fazer a contagem de cada um dos itens existentes no armazém;
 Após a contagem, comparar os stocks reais com os registos informáticos, e efetuar as
atualizações necessárias.

5.3. Documentação utilizada nos inventários

 Listagem onde consta o código e a designação de todos os artigos em stock;


 Listagem com a contagem física de cada artigo;
 Documentos de acerto de stocks;
 Relatório do inventário.

| 24 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

5.4.Determinação de consumos

5.5.Controlo de qualidade nos aprovisionamentos

| 25 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

| 26 / 27
IMP.014_A/ 1

MANUAL DIDÁTICO
12/04/2016

BIBLIOGRAFIA

 CAMPOS, A. Paula; CARDEIRO, Filomena; ESTEVES, M. João, Técnicas de Organização


Empresarial. Lisboa: Plátano Editora, 2003

 LOUSÃ, Aires; PEREIRA, Paula Aires; LAMBERT, Raul; LOUSÃ, Mário dias, Organização
e Gestão Empresarial-10º. Porto: Porto Editora, 2004

 BRAGA Miguel, Gestão do aprovisionamento, gestão de compras, stocks e armazéns –


Editorial Presença

| 27 / 27