DEPARTAM ENTO DE ARCHI VO

GENERAL Plan General 2010 - 2013

M I SI
ÓN

El Archivo General tiene la misión de administrar, preservar automatizar, digi talizar y brindar servicios
archivísticos claros y expeditos de los expedi entes del trabajador universitario, del egresado títul ado, además,
de cada una de las unidades organizacionales que integran la institución. Asì como, rescatar la historia
documental universitaria, proporcionando servicios eficientes y eficaces a la comuni dad universitaria y a l os
organismos públi cos a que la ley nos obli ga.

GRUPO DE I M PLI
CADOS

I M PLI CADOS I NTERESADOS

  Trabajadores universi tari os
Rectoría
 Secretaría General  Egresados títulados de l a UAS
 Direcci ón General de Recursos  SEP
Humanos  Audi toría Superior de l a Federación
 Direcci ón de Servicios Escolares  Organismos Federales Implicados
 Académico Legal

 Direcci ón de Asuntos Jurídicos

 Departametno de Titulación

 Direcci ón de Personal

 Todas las Unidades Organi

zacionales

FACTORES CLAVE

EXTERNOS I NTERNOS
 Ley Federal de Acceso a la Información  Disposición de los titulares e integrantes de las
Pública Uni dades Organizacionales
 Ley Estatal de Acceso a la Información Públ  Adecuaciones a las nuevas tecnologías
ica  Formación de un Sistema Integral de Archivos
 Requerimientos de información de la  Estructura organizacional en base a la
ciudadanía normatividad que acote a los archivos
 Leyes internacionales en materia archivística  Falta de un presupuesto razonable a las
y de necesidades
Acceso a la información  Infraestructura adecuada de acuerdo a LFTAIPG
 Normatividad intena congruente con las leyes
nacionales e intenacionales en materia
archivística

M ATRI Z DAFO Oportunidades Amenazas

Participación
activa en la A
sociación Civi l
RENAIES
Que la UAS no
(Red Nacional
logre el La f al ta de
Existencia de de Que no
Vinculación y financiamiento compromiso 4
una L Archivos de existe una Total
convenio con para la y visión
FTYAIPG y de Instituciones de ley de
el Archivo construcción de insti tucional,
una Ley Educación archivos
General de la un edificio con la los usos y
Estatal en el Superior) y en l a Federal y
Nación normatividad costumbres
mismo tenor RIDAES (Red Estatal
archivística
Iberoamericana
de Archivos de
Educación
Superior)
Certificación de Servicios
de
Archivo General
3

Digitalizaci ón de
Fortaleza expediente del trabajador 600& id=15... 24/03/2010
universitario
s
Elaboración y puesta en
práctica de un si stema para 3
localización física y préstamo
 de expediente del trabajador
y del egresado universitario
No poseer la estructura
organizacional de acuerdo a
la
LFTAIPG y a los 2
lineamientos generales del
AGN

Debilidade No poseer un edificio propi

o con la i nfraestructura 2
adecuada a los lineami
entos normativos en
archivística
No tener los recursos
humanos suficientes en 2
cantidad y calidad

Total 3 2 3 3 3 2

ESCENARI O

Ante el contexto de l as leyes a nivel nacional, internacional y estatal en materia de archivos y acceso a la
información, así como, a la certifi cación de l os servicios de la Dirección de Archivo General, la institución
requiere dar mayor relevancia y reconoci miento a la actividad archivística, dado el mayor cúmul o de exigencias
en materia de la estructura e infraestructura organizacional de archivos y la necesidad de la clasificación de la
información; en relación a sí es privada o confi denci al, ó bien, sí es de acceso públ ico. Es i mperativo que la
UAS dé seguimiento a los lineamientos nacional es en materia archivísta, congruente con los requerimientos antes
expuestos, dado que no se posee un sistema integral de archivos que permita un conocimiento gl obal de l os
problemas y acontecimientos presentes y pasados de l a insti tución, para satisfacer las necesidades de
información de acuerdo al desarrollo de l as nuevas tecnologías, l o cual, implica la necesidad de trabajar la
organización de los archivos en forma sistémica, ante ello se requiere de un software integral, de uso obligatorio
en todad las unidades organizacionales, así como también, proporcionar una respuesta global en materia de
archivos contemplando la creación de el Cuadro General de Clasificaci ón, así como, el Catálogo de Disposición
Documental propi os de la institución.

3. Posicionamiento Internacional de la UAS

Direcciones Objetivos Estrategias Metas

Estrategicas

3.1.Fortalecimiento de redes
internacionales de CA
Lograr la participación internacional en
redes archivísticas
Hacer el pago de la membresia en la ICA
(Consejo Internacional de Archivos) y
participar con ponencia en la reunion
Promover la participación en la Red
Iberoamericana de Archivos de Educación
Superior (RIAES)
Obtener nuestro registro de miembro en el
2010
Participar en la próxima reunión
internacional en Agosto de 2012
Asistencia con ponencia a una reunión
cada dos anos refrendando nuestra
participación

5. Mej ora Continua de la Gest ión Institucional

Direcciones Objetivos Estrategias Metas

Estrategicas

5.1.Mejoramiento de los procesos
administrativos
Agilizar la localización y préstamo del
expediente a nuestros usuarios internos y
externos
Regularizar y digitalizar el expediente de los Establecer acuerdos con Secretaría
trabajadores universitarios faltantes
Lograr la recertificación de los servicios de
la Dirección de Archivo General
Disenar un software integral que via web
permita la solicitud de préstamo de
expedientes
General, las Vicerectorías y todas las UO
para que coadyuven el cumplimiento de la
actividad
Programación vísitas a cada una de las
zonas
Incrementar el grado de satisfacción de
los usuarios
Verificar la funcionalidad óptima del
software en 2011
Reuniones para calendarizar cada ano
lograr el 95 % de trabajadores con el
expediente regularizado y digitalizado
Disminuir la localización de expedientes
solicitados de dos horas a media hora (de
120 a 30 min) en el 2013
Incrementar el número de servicios
atendidos del del 90% al 99% al 2013
Entrega o notificación de mensajería
urgente el mismo día 2010
Entrega o notificación de mensajería de la
zona centro en máximo 3 días

600& id=15... 24/03/2010

 Direcciones Objetivos Estrategias Metas
Estrategicas

5.2.Reestructuración académico-
administrativa
Actualizar la estructura del organigrama de
acuerdo a la LFTAIPG y a los Lineamientos
Generales del AGN
Que el Consejo Universitario retome y
apruebe dicha estructura archivística
Que se dé estructura formal a una
Dirección General de Archivos y 3
jefaturas, una de Archivo de Trámite, otra
de Archivo de Concentración y otra de
Histórico 2011

Direcciones Objetivos Estrategias Metas

Estrategicas

5.3.Consolidación del SIIA
Adoptar el software del Siistema de
Administración de Archivos del AGN a la
Institución
Capacitación en el software de los lideres Lograr la capacitación y comprensión
del proyecto (Informático y directivos) básica del funcionamiento y la lógica de la
programación del software 2011
Crear el cuadro general de clasificación y Poseer y utilizar el Cuadro de Clasificación
el catálogo de disposición documental Archivístico (CCA) el Catálogo de
propio de nuestra institución Disposición Documental (CADIDO)
Iniciar a probar el software a nivel de Lograr el manejo básico en la utilización
pilotaje en archivo general y dos del software en estas dependencias 2010
dependencias más
Capacitación en el software e inicio de Lograr el manejo básico en la utilización
operación en toda las zonas y en cada UO del software en estas dependencias 2013

Direcciones Objetivos Estrategias Metas

Estrategicas

5.4.Mejoramiento del ambiente laboral Lograr mejores relaciones laborales Capacitar al personal para el trabajo en Capacitar a 12 trabajadores en un curso
equipo por ano

Direcciones Objetivos Estrategias Metas

Estrategicas

5.5.Gestión eficiente de infraestructura y
equipamiento
Contar con la infraestructura archivística de Planteamiento de la necesidad integral de Contar con el edificio y equipamiento de
acuerdo a la LFTYAIPG y a los infraestructura física para albergar los nuestro Sistema Integral de Archivos para
lineamientos de la ICA (Consejo archivos de acuerdo a los lineamientos de el 2012 (Archivo de Trámite , Archivo de
Internacional de Archivos) para ICA Concentración y Archivo Histórico)
construcción de Archivos que permita la
conservación, reguardo y consulta del
patrimonio documental

Direcciones Objetivos Estrategias Metas

Estrategicas

5.6.Gestión para la vinculación
Fortalecer la vinculación con los archivos de Organizar eventos que permitan la
la entidad confluencia de archivos del estado, de los Realizar un evento por año
municipios y de nuestra Universidad
Fortalecer la vinculación con los archivos Buscar nuestro liderazgo a nivel nacional
universitarios del país en la RENAIES (Red Nacional de Archivos Asistir a una reunión anual con ponencia
e Instituciones de Educación Superior)
Fortalecer la vinculación con los archivos Asistir a una reunión anual Asistir a la reunión nacional
históricos del país y con el Archivo General
de la Nación (AGN)

VI SI
ÓN

En el 2013 El Si stema Integral de Archivos de l a UAS es una organi zaci ón consolidada, reconocida y certifi
cada por la calidad de sus procesos archivísticos de acuerdo a la normatividad nacional e internacional.

M ET AS

3. Posicionamiento I nternacional de la
UAS
GRADOS Y TI EM POS DE CONSECUCI ÓN
VALOR
DI RECCI ONES I NI CI
2010 2011 2012 2013
ESTRATÉGI CAS / M AL
ETAS DE LA 1 1 1 1
M ETA
3.1 Fortalecimiento de redes Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No. %
internacionales de CA
3.1.1.1.1 Participar en la
próxima reunión 0 1 Infinity 1 0 1 0 1 1 100 1 0
internacional en Agosto de
2012
3.1.1.1.2 Obtener nuestro 0 01 Infinity 1 0 1 01 100 1 0 1 0
registro de miembro en el 2010

3.1.1.2.1 Asistencia con

600& id=15... 24/03/2010
 ponencia a una reunión 0 02 Infinity 2 1 50 2 0 2 2 100 2 0
cada dos anos
refrendando nuestra
participación
5. M ejora Continua de la Gestión I
nstitucional
GRADOS Y TI EM POS DE CONSECUCI ÓN
VALOR
DI RECCI ONES I NI CI
2010 2011 2012 2013
ESTRATÉGI CAS / M AL
ETAS DE LA 1 1 1 1
M ETA
5.1 M ejoramiento de los
procesos Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No.
administrativos
%

5.1.1.1.1 Verificar la
funcionalidad óptima 0 02 Infinity 2 01 50 2 02 100 2 0 2 0
del software en 2011
5.1.2.1.1 Reuniones
para 0 1 Infinity 1 1 100 1 1 100 1 1 100 1 1 100
calendarizar cada ano
5.1.2.2.1 lograr el 95 % de
tr abajador es con el 5517 6817 65.02 8017 76.47 95.55 100
expediente regularizado y
digitalizado
5.1.3.1.1 Disminuir la
localización de
expedientes
solicitados de dos horas a media 120 30 25 30 60 200 30 60 200 30 30 100 30 30
100
hora (de 120 a 30 min) en el
2013
5.1.3.1.2 Entrega o notificación
de mensajería urgente el mismo 2 1 50 1 1 100 1 1 100 1 1 100 1 1
100
día 2010
5.1.3.1.3 Entrega o notificación
de mensajería de la zona 5 3 60 3 5 3 3 100 3 3 100 3 3 100
centro en máximo 3 días
5.1.3.1.4 I ncrementar el
número de servicios 104 97.12 98.08 99.04 100
atendidos del del
90% al 99% al 2013
5.2 Reestructuración académico- Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No.
administrativa
%
5.2.1.1.1 Que se dé
estructura for mal a una
Dirección General de
Archivos y 3 jefaturas, una
0 01 Infinity 1 0 1 1 100 1 0 1 0
de Archivo de Trámite, otra
de
Archivo de
Concentración y otr a de
Histórico 2011
5.3 Consolidación del SI I A Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No.
%
5.3.1.1.1 Lograr la
capacitación y comprensión
básica del
funcionamiento y la lógica de Archivístico (CCA) el Catálogo de Disposición Documental (CADI
la programación del software DO)
2011 5.3.1.3.1 Lograr el manejo básico en la utilización del software en
5.3.1.2.1 Poseer y utilizar el estas dependencias
Cuadro de Clasificación 2010
0 01 Infinity 1 01 100 1 0 04 Infinity 4 01 25 4 02 50 4 03 75 4 04 100
0 1 0 1 0

0 03 Infinity 3 3 100 3 0 3 0 3 0

5.3.1.4.1 Lograr el 0 200 Infinity 200 50 25 200 100 50 200 150 75 200 200 100
manejo básico en la
utilización del

600& id=15... 24/03/2010

 software en estas dependencias
2013
5.4 M ejoramiento del ambiente Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No.
laboral
%
5.4.1.1.1 Capacitar a 12
tr abajador es en un curso 12 12 100 12 12 100 12 12 100 12 12 100 12 12 100
por ano
5.5 Gestión eficiente de Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No.
infraestructura y equipamiento
%
5.5.1.1.1 Contar con el
edificio y equipamiento de
nuestro Sistema I ntegr al de
Archivos
para el 2012 (Archivo 0 3 Infinity 3 1 33.33 3 2 66.67 3 3 100 3 0
de
Trámite , Archivo de
Concentración y
Archivo Histórico)
5.6 Gestión para la vinculación Total No. % Total No. % Total No. % Total No. % Total No.
%
5.6.1.1.1 Realizar un evento por0 04 Infinity 4 1 25 4 2 50 4 3 75 4 4 100
año
5.6.2.1.1 Asistir a una reunión 1 04 400 4 1 25 4 2 50 4 3 75 4 4 100
anual con ponencia
5.6.3.1.1 Asistir a la reunión 0 04 Infinity 4 1 25 4 2 50 4 3 75 4 4 100
nacional

600& id=15... 24/03/2010