Petunjuk Teknis Pengumpulan Data TB di RS

A. Data yang Dibutuhkan

Data yang dibutuhkan adalah data rekam medis individu rawat jalan dan rawat inap. Variabel
minimal yang dibutuhkan adalah:

1. No Rekam Medis
2. Nama
3. Tanggal lahir/umur
4. Alamat
5. Tanggal masuk/Tanggal Diagnosis
6. Kode ICD X
7. Asal Poli/Ruangan/Unit

Catatan:
 Sebaiknya data yang diambil adalah data dalam bentuk excel. Jika tersedia data dalam SIMRS
(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) mintalah rumah sakit agar dapat memberikan file
excel dari SIMRS tersebut dengan melakukan export data SIMRS ke dalam bentuk excel.
 Jika variabel yang didapatkan dari rekam medis lebih sedikit dari variabel yang disebutkan di
atas, silahkan tetap lanjutkan pengumpulan data.
 Jika variabel yang didapatkan lebih banyak, kemungkinan akan membantu lancarnya proses
cleaning data.
  Semakin lengkap data yang tersedia maka akan memudahkan proses cleaning dan
penginputan data.

B. Langkah-langkah Pengumpulan Data

1. Pastikan data yang ditarik dari rekam medis adalah kasus TB (baik yang terkonfirmasi secara
bakteriologis atau terdiagnosis secara klinis), bukan suspek.
Untuk memastikan data yang akan di-entry adalah benar-benar pasien TB dan dapat dilihat daftar
obat yang diberikan (dari apotik/data rekam medis) dan penunjang diagnosis (hasil lab, kultur,
rontgen, dll) bahwa pasien tersebut adalah pasien TB.

2. Gabungkan data kasus dari rekam medis yang berasal dari rawat jalan dan rawat inap dari seluruh
kode penyakit TB yang ada di ICD 10 (A15-A19) baik yang diagnosis primer, sekunder, dan atau
tersier adalah TB. Data yang digabungkan dapat berupa data dasar pasien dan atau data
pemeriksaan penunjang. Hal ini tergantung dari sistem informasi RS dan ketersediaan data yang
ada di RS. Ketika menggabungkan data perhatikan variabel yang tersedia, pstikan kedua data
sudah memiliki variabel yang sama.

3. Cleaning data jumlah kunjungan menjadi data jumlah pasien dengan menghapus duplikasi pasien
yang memiliki nomor rekam medis yang sama baik di rawat jalan, rawat inap, dan gabungan rawat
jalan dan rawat inap. Untuk memudahkan pengguna dalam melakukan cleaning data, gunakan
fungsi remove duplicate pada Ms. Excel. Caranya adalah dengan blok kolom “No Rekam Medis”
lalu pada menu atas excel pilih menu “Data” lalu klik “Remove duplicates”.

4. Setelah itu, blok kolom nama, kemudian sort berdasarkan Abjad (A-Z), dan pastikan kembali
apakah ada nama yang sama karena bisa jadi satu orang memiliki dua nomer rekam medis yang
berbeda (blok kolom “Nama”, Home – Conditional Formatting – Highlight Cells Rules – Duplicate
Values), pastikan itu merupakan orang yang berbeda dengan melihat variable lainnya seperti
tanggal lahir/umur atau alamat. Jika ternyata orang yang sama maka harus dihapus namun jika
berbeda maka tetap dimasukkan.

5. Pastikan juga data jumlah pasien tersebut adalah pasien yang ditemukan pertama kali di tahun
2017. Jika ada pasien yang mulai pengobatan sebelum tahun 2017, hapus data tersebut atau
laporkan untuk capaian penemuan kasus di tahun tersebut. Untuk memastikan apakah pasien
ditemukan TB pertama kali di tahun 2017, bisa dilihat pada rekam medis tahun 2016.

6. Cocokkan data yang ada di rekam medis yang telah di-cleaning dengan data yang ada di SITT baik
data SITT yang dilaporkan oleh fasyankes tersebut maupun fasyankes lain yang ada di kab/kota di
mana RS berada. Bahkan ada kemungkinan kasus di RS tersebut juga tercatat di fasyankes yang
ada di kab/kota lain. Untuk mengetahui kemungkinan ini, lihat alamat pasien TB yang ada di rekam
medis. Misalnya: jika pasien TB yang berobat di RS tersebut hanya berasal dari 1 kabupaten/kota
maka cocokkan data RS dengan data SITT yang ada di kab/kota di mana pasien RS berasal. Jika
 pasienTB yang berobat di RS tersebut berasal dari beberapa kabupaten/kota atau bahkan hampir
dari seluruh kabupaten/kota yang ada di suatu provinsi maka cocokkan data RS dengan data SITT
yang ada di seluruh kabuppaten/kota (data tingkat provinsi).

7. Kasus TB yang tercatat di SITT pasti ada di data rekam medis. Ketidakcocokan data antara data
rekam medis dengan data SITT kemungkinan karena perbedaan nama. Jika NIK tersedia di SITT
dan rekam medis, kedua variable ini dapat digunakan untuk proses matching, namun jika tidak
dapat memperhatikan variabel lainnya misalnya nama, umur/tanggal lahir, alamat.

8. Data yang tidak ada di SITT tetapi ada di rekam medis harus di-entry ke dalam SITT 10.04 atau
register TB.03 versi excel.

9. Lakukan follow up pasien untuk mengetahui hasil akhir pengobatan dan laporkan sesuai dengan
periode pelaporan yang diatur dalam program TB.

NB :

Untuk petunjuk teknis lebih lengkap dapat dilihat di Video Tuturoial Pengumpulan Data TB di Rumah Sakit
(akan dikirimkan pada minggu kedua Bulan Januari 2018).