ENTREVISTA PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES

Adaptado por Juliana Uribe (2013)

NOTA IMPORTANTE: A continuación se le plantean una serie de preguntas para cada elemento de
un cargo, note que en la segunda columna las preguntas están diseñadas para realizárselas al jefe
inmediato del ocupante del cargo, en la tercer columna de izquierda a derecha las preguntas
están diseñadas para realizárselas al ocupante del cargo, habrán preguntas que aplican para
ambos casos (jefe inmediato y ocupante del cargo). Al finalizar esta tabla encontrará una lista de
chequeo para identificar el perfil motivacional del cargo.

Entrevistado: Jefe inmediato y ocupante del cargo

ELEMENTO DEL CARGO JEFE INMEDIATO OCUPANTE DEL CARGO

Nombre del cargo ¿Cómo se llama el cargo?
Dependencia o área ¿A qué área pertenece el cargo?
¿El cargo es de nivel directivo,
Nivel del cargo
administrativo u operativo?
Tipo de contrato ¿Qué contrato tiene el cargo?
Salario asignado ¿En qué rango salarial esta el cargo?
¿Cuántas personas ocupan ese
Número de plazas
cargo?
Jefe inmediato ¿Qué cargo tiene el jefe inmediato?
¿El cargo requiere tiempo completo
Disponibilidad requerida
o parcial?
¿Las funciones del cargo se ¿Las funciones del cargo se
Lugar donde desempeña desempeñan en la oficina o fuera de desempeñan en la oficina o fuera de
las labores ella? De ser por fuera ¿en dónde ella? De ser por fuera ¿en dónde
específicamente? específicamente?
Para cumplir con los objetivos del Para cumplir con los objetivos del
Coordinación con otras
cargo, éste debe coordinar cargo, éste debe coordinar
áreas
actividades con otras áreas? Cuáles? actividades con otras áreas? Cuáles?
El cargo pertenece a que proceso
Tipo de proceso
¿estratégico, misional o de apoyo?
¿El ocupante del cargo supervisa a
Labor de supervisión
otros cargos? ¿a cuales?
¿El cargo tiene personas a cargo?
Personas a cargo
¿cuántas?
Organigrama
¿Para qué existe este cargo en la
Objetivo del cargo empresa? (indagar sobre condición y
resultado)
¿Quien ocupe el cargo debe tener ¿Quien ocupe el cargo debe tener
título de bachiller, técnico, tecnólogo título de bachiller, técnico, tecnólogo
Título académico o universitario)? o universitario)?
relacionado ¿Debe tener algún tipo de posgrado? ¿Debe tener algún tipo de posgrado?
(especialización, maestría, doctorado (especialización, maestría, doctorado
o posdoctorado) o posdoctorado)
¿Quien ocupe el cargo debe tener ¿Quien ocupe el cargo debe tener
Conocimientos
alguna formación complementaria? alguna formación complementaria?
complementarios
¿cuál?. ¿cuál?.
 ¿El cargo requiere un tiempo
Experiencia laboral determinado de experiencia laboral?
¿en qué específicamente?
¿Cuáles son los resultados que debe
Funciones lograr el ocupante del cargo? ¿de
acuerdo con que? (cada uno)
Actividades
Recursos
Frecuencia
¿Cuánto debe tardar en cumplir el
Duración
resultado?
Autoridad
¿Qué cosas si deja de hacer el
Responsabilidades
ocupante del cargo, genera un
generales
problema en la empresa?
¿El ocupante del cargo responde por
el desempeño de otros?
¿El ocupante del cargo delega
actividades en otros?
¿El ocupante del cargo responde por
el manejo de documentos soporte
de las actividades del área?
¿El ocupante del cargo responde por
decisiones que impactan el negocio?
¿Cuál es el tipo de decisiones y
alcance de estas?
¿El ocupante del cargo debe
Responsabilidades
garantizar que el servicio que se
específicas
presta cumpla con los requisitos
del cliente?
¿El ocupante del cargo debe
garantizar la satisfacción del
cliente?
¿El ocupante del cargo debe
responder por el manejo de dinero?
¿El ocupante del cargo debe manejar
información confidencial de la
empresa?
¿El ocupante del cargo responde por
alguna maquinaria, insumos o
¿El cargo requiere un tiempo
determinado de experiencia laboral?
¿en qué específicamente?
¿Cuáles son los resultados que debe
lograr el ocupante del cargo? ¿de
acuerdo con que cada uno
¿Qué tiene que hacer para
alcanzarlos? (cada resultado)
¿Qué necesita para alcanzar ese
resultado? (personas, dinero, equipos,
insumos)
¿Cada cuánto debe realizar las
actividades para alcanzar el
resultado?
¿Cuánto debe tardar en cumplir el
resultado?
¿La orden de realizar esas actividades
de qué cargo viene? ¿delega parte o
totalidad de esas actividades a otro
cargo? ¿cuál?
¿Qué cosas si deja de hacer el
ocupante del cargo, genera un
problema en la empresa?
¿El ocupante del cargo responde por
el desempeño de otros?
¿El ocupante del cargo responde por
el manejo de documentos soporte
de las actividades del área?
¿El ocupante del cargo debe
garantizar la satisfacción del
cliente?
¿El ocupante del cargo debe
responder por el manejo de dinero?
¿El ocupante del cargo debe manejar
información confidencial de la
empresa?
¿El ocupante del cargo responde por
alguna maquinaria, insumos o
equipamiento? ¿cuál?
 equipamiento? ¿cuál?
¿El ocupante del cargo con que otros
Relaciones internas y cargos debe interactuar para cumplir
externas con los propósitos? ¿cada cuánto y
cuál es la finalidad de la interacción?
¿Qué capacidades deben tener todos
Competencias
los trabajadores de la empresa para
organizacionales
poder alcanzar las metas de ella?
¿Qué capacidades debe tener quien
ocupe el cargo?
Competencias específicas
¿Qué conocimientos, habilidades y
(funcionales)
actitudes debe poseer para cumplir
con los resultados esperados?
Condiciones psicofísicas
Condiciones ambientales
Condiciones
ocupacionales
¿El ocupante del cargo con que otros
cargos debe interactuar para cumplir
con los propósitos? ¿cada cuánto y
cuál es la finalidad de la interacción?
¿Qué capacidades debe tener quien
ocupe el cargo?
¿Qué conocimientos, habilidades y
actitudes debe poseer para cumplir
con los resultados esperados?
¿La ejecución de las funciones del
cargo requiere un nivel alto, medio o
bajo de esfuerzo físico?
¿La ejecución de las funciones del
cargo requiere un nivel alto, medio o
bajo de esfuerzo visual?
¿La ejecución de las funciones del
cargo requiere un nivel alto, medio o
bajo de esfuerzo mental?
¿Las condiciones en las que el
ocupante del cargo realiza sus
funciones pertenecen a un espacio
acierto, cerrado o semicerrado?
¿Cómo describiría las condiciones de
seguridad industrial de las
instalaciones, el orden y limpieza del
lugar de trabajo del cargo, las
condiciones de temperatura,
iluminación y ruido?
¿El ocupante del cargo debe estar
expuesto a algún tipo de riesgo, bien
sea físico (mecánico y no mecánico),
ergonómico, químico, biológico,
ambientales y/o psicosocial?
Lista de chequeo para identificar el perfil motivacional del cargo:

NIVELREQUERIDO
FACTORES DEL PERFILDE MOTIVACIONAL:
preguntas críticas Alta Media Baja

ORIENTACIÓN AL LOGRO
¿En la ejecución del cargo se requiere aceptar retos y desafíos, para
cumplir con los objetivos del puesto?
¿El cargo exige un ocupante de con capacidad propia de planificación
de las actividades?
¿El cargo exige una alta presión en los resultados a corto plazo?

¿Hay que asumir riesgos en el desempeño del puesto?

¿Es un puesto con autonomía en la toma de decisiones?

ORIENTACIÓN A LA AFILIACIÓN
¿El cargo requiere una alta capacidad de contacto interpersonal?

¿En el cargo las relaciones positivas y de largo plazo son un aspecto

importante?
¿Es preciso una persona que sea abierto y empático para el correcto
desempeño del puesto?
¿En la ejecución de las funciones del cargo, pueden surgir fricciones
interpersonales que sea preciso eliminar o resolver de manera
inmediata?
¿Hay una gran cantidad de tareas relacionadas con resolver conflictos
y con buscar el acuerdo entre intereses que se contraponen?
ORIENTACIÓN AL PODER

¿Resulta muy importante el mando en este puesto de trabajo?

¿Se necesita una persona de gran prestigio personal que se

“imponga” a lo demás por su propia capacidad?
¿Es importante la imagen proyectada al exterior con respecto al
ocupante del puesto? ¿Debe saber “vender” su posición?
¿Es importante para el puesto tener ideas propias y convicción sobre
su validez?
¿Deberá de manera frecuente ejercer la dirección?

 Cuadro tomado con base en Ansorena Cao (1996) y adaptado por Juliana Uribe Velásquez