Enseignantes: H.

M Ines Tp6 Matière : Informatique

Les formulaires Niveau : 3ème année

Les Formulaires
On désire faciliter à l’utilisateur l’ajout et la manipulation des données de la table Employés,
pour cela on a recours à l’utilisation des formulaires qui servent à mieux présenter les
informations qui se trouvent dans les différentes tables. Dans les Tps précédents vous avez
ajoutez ou supprimez des données directement sur la table en Mode Feuille de données, cette fois
vous allez créez un formulaire qui vous aident à le faire.

1- Il y’a beaucoup de méthodes pour pouvoir créez un formulaire. Ces méthodes sont
expliquées dans l’annexe. Dans votre cas vous allez vous servir de l’Assistant

Formulaire qui va vous guider pour choisir les champs que

vous voulez ajouter.
Le premier formulaire nous permettra de manipuler la table Employées.
Comme la figure suivante l’indique, l’assistant vous permet de choisir la table ainsi que
les champs que dont vous avez besoin dans le formulaire. Dans votre cas vous devez les
sélectionnez tous (pour pouvoir faire des enregistrements), puis cliquez sur Suivant.

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 Le prochain écran demande quelle est la manière avec laquelle les champs seront affichés
à l'écran. Access vous donne même un aperçu de votre choix à la gauche de la fenêtre
avant de choisir définitivement. L'option Colonne simple va afficher les champs un en
dessous de l'autre. L'option Tabulaire va afficher les champs un à côté de l'autre. Access
va réduire la taille des champs pour s'assurer que les champs apparaissent l'un à coté de
l'autre. L'option Feuille de données va afficher les champs de la même manière que lors
de l'entrée des données dans une table. Ceci n'est pas pratique si l'utilisateur ne connaît
pas tous les champs. Le mode Justifié va afficher les champs l'un à coté de l'autre sauf
qu'il ne réduira pas la taille des champs. Il va afficher les autres champs en dessous. La
partie gauche de la fenêtre vous donne une image du type de présentation.

Dans votre cas, choisissez le mode Colonne simple, et cliquez sur Suivant

L’étape suivante vous permet de choisir le fond de votre formulaire. Vers la fin nommez votre
formulaire Employés et ouvrez-le pour afficher ou modifier des données.

Vous pouvez vous déplacer dans les enregistrements avec la touche de tabulation ou par les
flèches (haut, bas) ou aussi utiliser la barre de navigation au coin gauche de votre fenêtre
. Vous pouvez aussi ajouter, modifier ou enregistrer des
enregistrements.

2- Passez maintenant en mode création pour pouvoir modifier votre formulaire. Vous pouvez
changer, ajouter et supprimer des objets à votre formulaire. Access appelle chaque objet
de votre formulaire un "contrôle"; que ce soit du texte, un champ ou tout autre objet sur le
formulaire.
Supprimez alors le champ identifiant employé du formulaire.

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3- Pour pouvoir réaffichez ce champ dans votre formulaire, cliquez sur le bouton

, sélectionnez à partir de la liste qui apparaît à droite le champ voulu, dans

notre cas l’identifiant employé et glissez le à l’endroit voulu.
4- Déplacez le champ Commission au dessous du champ Salaire.
5- Modifier la police de vos champs : Times New Roman ; Taille : 12 ; Couleur : rouge.
6- On veut maintenant ajouter un champ dans le formulaire qui calcule le revenu de chaque

employé. Vous ajoutez donc une zone de texte après le champ Commission. Vous
devez par la suite définir les propriétés de ce champ à l’aide de la feuille de propriété
apparu à droite.

Appliquer à ce champ la même mise en forme que les autres.

Passez en mode Formulaire, et visualisez le résultat.

7- Dans cet exercice on désire créer un groupe d’options qui sert à déterminer le statut
social de l'employé. La valeur qui sera choisie sera conservée dans le champ Statut de la
table Employés.
Un groupe d'options vous permet, comme pour la zone de liste modifiable et la zone de
liste, de choisir parmi une liste prédéterminée. L'une des différences entre un groupe
d'options et les deux autres est que toutes les options apparaissent à l'écran. Pour les deux
autres, il faut appuyer sur un bouton à la droite de la case pour voir les autres possibilités.

- Commencez par appuyer sur le bouton (que vous trouvez avec les boutons de
contrôles lorsque vous affichez votre formulaire en Mode Création). Cliquez dans
l’endroit où vous voulez l’ajouter dans votre formulaire, dans votre cas après le champ
Permanence.

- À la première fenêtre (montrés dans la figure ci dessus), l'assistant de groupe d'options

va vous demander la liste des étiquettes, ou descriptions, pour les choix que vous voulez
offrir à l'utilisateur du formulaire. Écrivez ensuite la liste des possibilités qui sont dans

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votre cas : Célibataire, Marié(e), Divorcé(e), Veuf(ve). Appuyez ensuite sur le bouton
Suivant.

- L'assistant pour le groupe d'options vous demande ensuite si l'une des valeurs devrait
être la valeur par défaut. Ce qui veut dire qu'il y aurait une valeur prédéterminée. Si
aucune autre valeur n'est choisie, c'est celle-ci qui sera la valeur du champ.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option: "Non, je ne veux pas définir de valeur
par défaut."

- Après avoir entré les étiquettes, il faut donner une valeur à chacune de celles-ci (qui sera
stockée dans le champ statut social. Par défaut, Access affiche un chiffre à côté de
chacune de ces étiquettes. Il vous est aussi possible de mettre du texte au lieu des chiffres.
Cette fenêtre vous permet de modifier ces valeurs à ceux de votre choix.

Dans votre cas, laissez les valeurs à ceux affichés initialement à la fenêtre.

- L'assistant vous demande ensuite que faire avec la valeur sélectionnée. Il vous offre de la
conserver dans un champ indépendant (conserver la valeur pour un usager ultérieur) ou de
placer cette valeur dans un champ d'une table.

Dans votre cas, sélectionnez l'option "Stocker la valeur dans ce champ:" et sélectionnez
le champ Statut. Appuyez sur le bouton Suivant.

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- L'assistant vous demande ensuite de l'information sur le style de présentation du groupe
d'options que vous préférez. Il vous offre le choix pour la présentation des intitulés
(descriptions) et de la bordure qui entoure le groupe. La partie gauche de la fenêtre vous
offre un aperçu du groupe d'options avec vos choix d'options.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option "Case d'option" pour la présentation
des étiquettes. Sélectionnez l'option "Échelonné" pour le choix de la bordure. Appuyez
sur le bouton Suivant. La figure suivante le montre.

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 Le dernier élément dont l'assistant a besoin pour terminer la création du groupe est le titre
pour le groupe d'options. Ce titre va apparaître au haut du groupe d'options. Écrivez donc
le texte suivant dans la case : Statut social et appuyez sur le bouton Terminer.

Effacez donc le champ Statut social qui s’est crée par défaut dès le début du formulaire.

Passez en Mode Formulaire et modifiez les statuts sociaux de quelques employés.

Vérifiez le résultat au niveau de la table Employés.

8- L'exercice consiste à créer une zone de liste modifiable pour le champ Bureau qui
représente le lieu de travail des employés. La source de la liste modifiable sera la table
Bureau qui contient le nom des villes ainsi que les adresses et les numéros des téléphones
de chacun des bureaux de la compagnie.

- Passez en Mode création, sélectionnez le champ Bureau et effacez-le. De la barre

d'outils, appuyez sur le bouton . Placez la zone de liste modifiable dans la zone du
formulaire que vous voulez.

- L'assistant vous offre trois manières de déterminer la source pour la liste modifiable.
Parmi les choix pour déterminer la source, vous pouvez choisir le contenu d'une table ou
d'une requête. Vous pouvez aussi écrire les valeurs de votre choix. Celles-ci seront ensuite
conservées dans une nouvelle table. La dernière possibilité vous permet de vous rendre à
un enregistrement selon le choix de cette liste modifiable.

Dans votre cas sélectionnez la première option: Je veux que la liste modifiable
recherche ...

- L'assistant va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui sera utilisée
pour la source de la zone modifiable. Il vous affiche même la liste de ceux-ci.
Sélectionnez la table Bureau.

- La fenêtre suivante vous demande de choisir parmi la liste des champs de la requête
ceux que vous voulez afficher à l'écran. Ceux-ci vous donnent une référence
supplémentaire lors de la sélection de la valeur de la liste modifiable. Les champs seront
affichés selon l'ordre qu'ils se retrouvent dans la case "Champs sélectionnés".

Sélectionnez dans l'ordre les champs suivants: Bureaux, Adresse, Téléphone.

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- L'assistant vous demande ensuite l'endroit où vous voulez conserver la donnée. Vous
pouvez la conserver dans un champ indépendant (Mémoriser la valeur pour usage
ultérieur) ou la mettre dans l'un des champs de la table.

Pour les besoins de l'exercice, stocker la donnée dans le champ Bureau.

Passez en Mode Formulaire et modifiez les bureaux de tous les employés selon votre
choix.

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9- Ajouter une zone de liste Qui permet de choisir le post de chaque employé.
Commencez par supprimer le champ Poste du formulaire.

Dans cette base de données, il y a la table Poste qui contient la liste des postes de
l'entreprise.

- Passez en mode Formulaire et modifiez les Postes de chaque employés en choisissant un

seul gérant pour l’entreprise, les autres employés sont tous des vendeurs. La figure
suivante montre un imprimé écran du Formulaire.

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10- On veut maintenant créer des boutons pour votre formulaire. Commencez par créer deux
boutons qui vous permettent de vous déplacez entre les enregistrements.

Appuyez sur le bouton . L’assistant vous permet de choisir la catégorie et l’action

de votre bouton. Sélectionnez Enregistrement suivant

De même créer un bouton pour passer à l’enregistrement précédent. Un bouton pour

sauvegarder un enregistrement et un autre pour supprimer un enregistrement.

Passez en mode Formulaire et essayez ces boutons.

La figure suivante montre un deuxième imprimé écran de votre Formulaire

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Les Formulaires graphiques
Cet exercice va montrer la répartition de la somme des Salaires de l'entreprise par lieu de travail.

11- Cliquez sur le bouton de création de formulaire . Un Formulaire vide apparaît.

Appuyer sur le bouton pour pouvoir ajouter un titre à votre formulaire. Nommez-le
Formulaire graphique. Passer au menu Réorganiser, et choisissez la mise en forme que

vous voulez .

- Retournez au menu Création et cliquez sur le bouton Cliquez dans l’endroit ou

vous voulez insérer votre formulaire graphique. Choisissez à partir de l’assistant
graphique qui apparaît la table Employés.

- Ajoutez les champs Bureau et Salaire.

- Access vous offre une liste de types de graphique pour représenter vos données. Sélectionnez le
type de graphique Secteur.

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- Double click sur le bouton SommeDeSalaire.

Le formulaire graphique vous permet de générer une synthèse sur plusieurs éléments des
données. Voici une courte description de chacune des options possibles.

Aucun Affiche les valeurs du champ sélectionné.

Somme Affiche la somme d'un champ sélectionné.
Moyenne Affiche la moyenne d'un champ sélectionné.
Min Affiche la plus petite valeur d'un champ sélectionné.
Max Affiche la plus grande valeur d'un champ sélectionné.
Compte Affiche le nombre d'enregistrements d'un champ sélectionné.

Dans votre cas choisissez Somme. Nommez vers la fin votre graphique : Formulaire
Graphique. La figure suivante montre le résultat :

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Les Sous Formulaires
On désire réaliser un formulaire pour la facturation de l’entreprise, qui affiche certaines données
qui concerne les clients, les vendeurs, les produits vendus, total en EURO...

12- Créez une requête qui affiche tout les champs de la table Facture dans le même ordre et
les champs Nom, Adresse, Ville et Code postal de la table Clients. Nommez la
Facture_données.
13- Par la suite, créez une requête qui calcule le total de chaque produit vendu par facture.
Pour cela ajoutez tous les champs de la table Transition_Fact_Prod. Ainsi que le champ
Description de la table Produit. Créez un dernier champ qui calcule le total de chaque
produit vendus. Total :[Quantité]*[prix unitaire]. Nommez cette requête
Total_Facture.
14- Avant de pouvoir ajouter un sous-formulaire, il faut créer le formulaire principal. Celui-ci
affichera les informations générales de la facture. Les informations sur les détails de la
facture seront dans le sous-formulaire.

Cliquez sur l’Assistant Formulaire et choisissez la requête Facture données. Ajoutez tout
les champs.

L'assistant constate qu'il peut trier les enregistrements selon la clé primaire Numéro
client ou par la clé primaire No Facture. Il vous demande par quel champ il doit trier les
enregistrements. Pour cet exemple, on veut afficher les informations par facture et non par
client.

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Par la suite choisissez une disposition par colonne simple de votre formulaire. Choisissez
aussi le style de votre Formulaire.

- En mode Création cliquez au niveau de la bordure du formulaire pour pouvoir l’élargir.

Sélectionnez tout les champs et cliquez sur le bouton dans le menu

Réorganiser pour pouvoir supprimer les mises en pages appliquées aux champs et pour
pouvoir déplacer les champs tel qu’il est montré dans la figure suivante.

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15- A ce niveau vous pouvez ajouter votre sous-formulaire. En mode Création, cliquez sur le
bouton et choisissez l’endroit où vous allez placer votre sous-formulaire.

L’assistant sous-formulaire vous permet de choisir les données que vous allez utiliser
pour votre sous-formulaire. Dans votre cas l’option Utiliser les tables et les requêtes
existantes.

Sélectionnez par la suite la requête Total_Facture et insérez tout ses champs.

Par la suite vous devez précisez les champs en commun entre le formulaire et le sous-
formulaire. Dans ce cas laissez Access le faire pour vous et sélectionnez l’option à partir
d’une liste.

La figure ci-dessus montre le résultat du formulaire.

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16- Le formulaire montre maintenant les informations du formulaire ainsi que les items
facturés. Mais il ne montre pas le total de la facture. Il faut ajouter un champ calculé pour
le voir. La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé pour voir le total.

Passez en mode Création. Au niveau du sous-formulaire, on désire agrandir le pied du

formulaire.

Placez le pointeur au bas de la barre Pied de formulaire. Le pointeur devrait changer de

forme. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur vers le
bas. La zone du pied de formulaire va s'agrandir. Il faut qu'il soit assez grand pour ajouter
un champ calculé.

Dans la barre d’outils appuyez sur le bouton et créer une zone dans le pied du
formulaire. Nommez cette zone de Texte Total Facture et définissez la comme étant
égales à la somme du champ Total du sous formulaire (=Somme([Total]))

Affichez la feuille de propriété de ce champ et

modifiez son format à Monétaire.

17- Dans l'exercice précédent, nous avons ajouté un champ appelé Total Facture qui fait le
total de tous les enregistrements. Il suffit maintenant de l'ajouter au formulaire Facture
pour voir le total.

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Nous sommes maintenant de retour au formulaire Facture. Il faut ajouter une référence au
champ Total facture dans ce formulaire pour voir le total des items de cette facture.

Ajoutez une zone de texte tout en bas dans le formulaire. Dans la feuille des propriétés
cliquez sur le bouton du champ source contrôle. Le générateur d’expression s’affiche.

Il faut spécifier à Access l'endroit où se trouve le champ Total Facture. Ce champ se

retrouve dans le sous-formulaire.

Modifiez le format de ce champ en Monétaire.

Passez en mode formulaire pour visualisez le résultat.

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Bon Travail

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 Annexe
Méthodes de création d’un formulaire :

Mode création : Permet de construire un formulaire à partir de zéro.

Avantage : Bien pour de petits formulaires ou des formulaires ayant beaucoup de champs
indépendants.
Inconvénient : Les assistants sont mieux placés pour créer des formulaires pour afficher les
données de tables ou de requêtes.

Asssitant formulaire : Il vous pose quelques questions pour déterminer les champs dont vous
aurez besoin ainsi que du genre de présentation que vous voulez afficher.

Avantage : Il vous offre plus d'options que les autres assistants.

FormulaireInstantané: Colonnes. Il génère automatiquement un formulaire qui affiche chacun

des champs l'un en dessous de l'autre.

Avantage : Rapide à créer. Peut toujours changer la présentation par après.

FormulaireInstantané: Tableau. Il affiche chacun des champs d'un enregistrement l'un a coté
de l'autre.

Inconvénient : Ceci n'est pas toujours pratique lorsque vous avez plusieurs champs dans une table
ou une requête.

FormulaireInstantané: Feuille de données. Il affiche tous les enregistrements en mode feuille

de données comme à l'entrée des données à partir d'une table.

Inconvénient : Ceci n'est pas vraiment pratique pour l'utilisateur à moins qu'il connaisse
parfaitement le contenu des champs.

Assistant graphique : Il permet d'afficher les champs de type numérique ou de type monétaire
dans un graphique. Il suffit d'indiquer à l'assistant les champs que vous avez besoins et du genre
d'opération (somme, moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir.

Inconvénient : Difficile à manipuler la première fois. Besoin de pratique.

Assistant Tableau croisé dynamique : Il vous permet de regrouper plusieurs champs dans un
tableau croisé. Il a aussi l'avantage de vous afficher des opérations. Vous pouvez restructurer la
présentation des données à votre choix. Access utilise le module de tableau croisé dynamique
d'Excel pour afficher le contenu.

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