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2èè mè partiè : Organisation du travail dans l’èntrèprisè Profèssèur LAGDIM SOUSSI Lalla Hind

Chapitrè 4 : Gèstion du tèmps 2015/2016

Chapitre 4: Gestion du temps


La gestion du facteur temps est un élément déterminant dans le succès de l’entreprise au même
titre que la maîtrise de la qualité et des prix.
La question qui se pose est : comment gérer le temps pour une meilleure efficacité ?
La gestion du temps exige la mise en place d’un certain nombre de méthodes et l’utilisation d’outils
appropriés permettant une utilisation efficace du temps et une réduction des coûts de la main d’œuvre.

1-Prévision du temps

Pour prévoir la durée de ses activités, on tient compte des moyens qui seront mis à notre disposition pour
les réaliser :
 Financiers : ressources financières à la disposition de l’entreprise. Exemple : avoir en caisse, fonds
en banque…
 Humains : ensemble des personnes internes ou externes intervenant dans l’exécution des activités.
 Matériels : outils, locaux, postes de travail dont dispose l’entreprise.

2-Contraintes :

Pour prévoir la durée de ses activités, diverses contraintes sont à prendre en considération.

Nature des Explication Exemples


contraintes
Organisationnelles Concernent aussi bien Horaires d’ouverture, aménagement des
l’entreprise que ses partenaires horaires des salariés, formes pratiquées de
travail
Juridiques Imposées par le droit de travail, Durée légale du temps de travail, contingent
convention et autres accords d’heures supplémentaires…
Financières Imposées par le budget de Coûts des heures supplémentaires, coût des
l’entreprise contrats d’intérim

3-Notion de planification

Planifier consiste à découper le temps selon les tâches à réaliser. Pour ce faire, on peut utiliser la méthode
NERAC. Cette méthode présente les étapes qui devraient aider l’entreprise à gérer son temps.

La méthode NERAC
 Cinq étapes
1- Noter les activités, les tâches à accomplir
2- Evaluer la durée des activités
3- Réserver du temps pour les imprévus
4- Arbitrer en décidant du degré d’importance des tâches, en fonction de leurs conséquences et ainsi
déterminer l’ordre d’exécution
5- Contrôler la réalisation des tâches (rectifier, reporter les tâches inachevées)

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4-Outils d’ordonnancement :

Les outils de gestion du temps sont utilisés aussi bien dans la vie privée que dans la vie professionnelle.

4.1-Les agendas

Les agendas permettent de noter et de planifier diverses informations à plus ou moins longue
échéance. On distingue l’agenda-papier et l’agenda électronique. L’agenda papier est l’outil de
planification le plus utilisé.

Exemples d’agendas : (voir manuel page 78)

TYPES CARACTERISTIQUES AVANTAGES INCONVENIENTS


Agenda papier
- Ephéméride - Une page par jour, on Un simple crayon pour Différentes sections
note ce que l’on doit faire se servir de l’agenda. indépendantes
dans la journée. Aisément transportable. (agenda, planning,
Peu de connaissance carnet d’adresses).
préalable. Il faut veiller à leur
- Semainier - Une semaine sur une ou cohérence.
deux pages. Tout changement
entraîne une rature.
- Agenda professionnel - Une vision immédiate et Sa perte peut être
intégrale des activités lourde de
professionnelles et conséquences.
personnelles.

- Comporte plusieurs
Agenda électronique sections (agenda, - Bénéficie de l’outil Saisie et
- Organiseur de poche répertoire..). informatique sous une visualisation parfois
forme réduite. difficile.
. - Echange de données Mémoire limitée.
avec un PC.
- Programmation
d’alarme pour les
rendez-vous.
- Comporte plusieurs - Fonctions Annexes.
sections (agenda,
- Logiciel pour PC répertoire, planning, - Avantages liés à - Renoncement à
messagerie..). l’informatique. l’agenda papier.
- Automation des - Nécessité d’une
inscriptions répétitives formation.
- Recherches des
données facilitées.
- Présentation du
planning.
Gestion Administrative -BTS Assistant de Gestion PME-PMI - Hachette
technique

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4.2- Echéanciers :
Ils peuvent utilisés pour le classement de documents (ex : traites classées par dates d’échéance) ou pour
classer divers documents nécessaires pour un poste de travail à une date donnée (ex notes, lettres..).

4.3-Le planning
Un planning est un outil permettant de :
 Visualiser les prévisions concernant l’exécution d’un travail, le déroulement d’une activité ;
 suivre l’exécution des différentes phases ;
 Réaliser des contrôles sur l’avancement des travaux.
On distingue plusieurs types de planning : (voir le manuel, page 81)
 Planning à fiches en « T » ou fiches épaules
 Planning à gouttières ou à bandelettes
 Planning à rubans ou à fils
 Planning magnétique

4.4- La Liste de contrôle (Check-list)


C’est un document récapitulatif des tâches à effectuer selon l’ordre d’exécution dans la réalisation du
processus.
Le contrôle d’exécution et le respect des délais sont vérifiés à travers le pointage des différentes tâches.
La forme et la taille de la liste de contrôle varient en fonction des situations.
Il existe plusieurs présentations des listes de contrôle : (voir manuel page 82)
- Liste simple comprenant uniquement les tâches à exécuter
- Liste des tâches avec date d’exécution
- Liste des tâches à réaliser dans le cadre d’un projet

4.5- La méthode PERT

La réalisation d'un projet nécessite souvent une succession de tâches auxquelles s'attachent certaines
contraintes:
 De temps = délais à respecter pour l'exécution des tâches ;
 D'antériorité = certaines tâches doivent être exécutées avant d'autres ;
 De simultanéité = certaines tâches peuvent être réalisées en même temps ;
 De production = temps d'occupation du matériel ou des hommes qui l'utilisent.

Pour présenter ces problèmes d'ordonnancement, on peut utiliser la méthode PERT (Program Evaluation
Research Task) qui consiste à mettre en ordre sous la forme d'un graphe, plusieurs tâches qui grâce à leur
dépendance et à leur chronologie concourent toutes à la réalisation d'un projet.

Le PERT permet donc de visualiser à travers un schéma les différentes tâches à réaliser dans le cadre
d’un projet, en tenant compte des liens d’antériorité qui existent entre ces tâches. il est élaboré dans le but
de réduire les délais d’exécution.
Cet outil a été créé en 1957 pour l'US Navy (ou United States Navy -La marine des États-Unis- ,
développement du programme des fusées) et permet de calculer le meilleur temps de réalisation d'un
projet et d'établir le planning correspondant.

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Pour élaborer et exploiter un réseau PERT, il faut suivre plusieurs étapes :

a- Etablir la liste des tâches


Cette étape consiste à :
 Donner la liste exhaustive des tâches à exécuter.
 Evaluer la durée des tâches et déterminer les ressources nécessaires pour les accomplir.
 Codifier les tâches pour faciliter la construction du réseau (A, B, C, D,…)

Exemple simple : pour préparer une soupe de légumes, il faut :


 Acheter les légumes (tâche A, durée : 30 minutes)
 Laver et éplucher les légumes (tâche B, durée : 5 minutes)
 Les émincer (tâche C, durée : 5 minutes)
 Faire bouillir de l'eau salée (tâche D, durée : 5 minutes)
 Faire cuire les légumes (tâche E, durée : 1 heure soit 60 minutes)
 Mixer les légumes (tâche F, durée : 5 minutes)

Tâches Description de la tâche Durée en


minutes
A Acheter les légumes 30
B Laver et éplucher les légumes 5
C Les émincer 5
D Faire bouillir de l'eau salée 5
E Faire cuire les légumes 60
F Mixer les légumes 5

b- Déterminer les conditions d'antériorité


En répondant aux questions suivantes :
 Quelle(s) tâche(s) doit être terminée immédiatement avant qu'une autre ne commence ?
 Quelle tâche doit suivre une tâche déterminée?

Suite exemple :

Tâche(s)
Pour réaliser cette Tâche(s) immédiatement
immédiatement
tâche… postérieure(s)
antérieure(s)
- A B
A B C
B C E
A D E
C, D E F
E F -

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On peut aussi établir dans un second tableau les rangs d’exécution des tâches :
 Au premier rang, indiquer les tâches qui n’ont pas de tâches antérieures ;
 Au second rang, indiquer les tâches qui avaient pour tâches antérieures les tâches du 1er rang, et
ainsi de suite.
Rang d’exécution des tâches (suite exemple)
1 2 3 4 5
A B C E F
D

c- Tracer le réseau PERT

 Vocabulaire

Vocabulaire Explication Symbole


Etape Commencement ou fin d’une opération Cercle portant un numéro
Date au plus tôt
N° étape
7
5 Date au plus tard
8

Tâche Opération à effectuer ; la tâche est définie par rapport à deux A1


étapes. Elle est représentée par une flèche symbolisée par
une lettre suivie d’un chiffre qui exprime la durée. A : Tâche
1 : Durée de la tâche
Tâche fictive Lorsqu’une tâche ne peut être exécutée que si une autre est
terminée. Sa durée est nulle. Elle représentée par une ligne
en pointillée.
Tâches Qui se suivent A B
0 1
successives
C
Tâches C et D convergent vers la même étape(5) : gain de temps 3 E
convergentes
5 6
4 D

Tâche en Les tâches B et C sont simultanées : gain de temps B 2


A
parallèle
0 1
C
3

La date au plus Est la date la plus rapprochée à laquelle la tâche suivante Calcul :
tôt peut être commencée Date au plus tôt de l’étape
précédente+ durée de la tâche
La date au plus Est la date la plus éloignée à laquelle la tâche suivante peut Calcul :
tard être commencée Date au plus tard de l’étape
suivante – durée de la tâche
(on part de la dernière étape et on
retire chaque fois la durée de la
tâche)
La marge libre Correspond au laps de temps qui peut absorber un retard Calcul :
dans le processus, sans entraîner de retard pour les tâches Date au plus tôt de l’étape de fin –
suivantes. (date au plus tôt de l’étape de
début + durée de l’étape)
Chemin Chemin correspondant au temps le plus long. Tout retard Représenté par un trait de couleur
critique dans l’exécution située sur ce chemin retarde l’ensemble du différente
projet ; tout gain permet de réduire le temps total.

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Les tâches situées sur ce chemin nécessitent un suivi précis

2- Présentation du réseau PERT


Suite exemple :

A30 B5
0 1 C5 E60 F5
2 3 4 5
D5

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