ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE

PARA LA EMPRESA XXX UBICADA EN XXXX.
(Tenga en cuenta que el proyecto debe contener la aplicación de las normas de
presentación de trabajos escritos es decir 1486,4490 y 5613. recuerde que la
enumeración comienza a partir de la hoja no. 3)

NOMBRE Y APELLIDO DE LOS APRENDICES (En orden alfabético según

apellido)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA ________________ RUTA No. _____
BOGOTÁ
2017
 ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE
PARA LA EMPRESA XXX UBICADA EN XXXX.

NOMBRE Y APELLIDO DE LOS APRENDICES

Proyecto formativo

Nidia Julieth Cortés Arévalo (cambiar por el nombre de su instructor)

Administrador de Empresas Esp. _________________ (cambiar por la
profesión de su instructor)
Instructor(a) para el proyecto formativo fase __________

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA ________________ RUTA No. _____
BOGOTÁ
2017
 Nota de aceptación

____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________

___________________________
Firma del presidente del jurado

___________________________
Firma del jurado

___________________________
Firma del jurado

Bogotá, xx de xxxxxx de 2017

3
 Dedicatoria
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxx

(Tengan en cuenta que no se escribe ningún título solo va el texto y por lo

menos son dos párrafos cada uno de 6 líneas.)

4
 Agradecimiento

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

(Tengan en cuenta que no se escribe ningún título solo va el texto y por lo

menos son dos párrafos cada uno de 6 líneas.)

5
 CONTENIDO

Pág.

RESUMEN 13

INTRODUCCIÓN 14

1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA 15

2 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR 16

3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 17

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 17

4 OBJETIVOS 18

4.1 OBJETIVO GENERAL 18

4.1.1 Objetivos Específicos 18

5 JUSTIFICACIÓN 19

6 MARCO REFERENCIAL 20

6.1 MARCO TEÓRICO 20

6.2 MARCO CONCEPTUAL 21

6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO 21

6.4 MARCO TEMPORAL 22

6.5 MARCO LEGAL 22

6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN 24

6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN 26

7 DISEÑO METODOLÓGICO 27

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 27

7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 27

6
7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN 27
7.3.1 Fuentes primarias 27
7.3.2 Fuentes secundarias 27

7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO 28

7.5 VARIABLES 28

7.6 DISEÑO MUESTRAL 28

7.6.1 Población interna del estudio 28

8 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS 29

8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN 29

8.1.1 Enfoque clásico de la administración 29
8.1.2 Enfoque humanista de la administración 29
8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización 30
8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración 30
8.1.5 Tendencias organizacionales 30
8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad 31

9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 32

9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO 32

9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 32

9.3 MANUAL DE FUNCIONES 32

9.3.1 Objetivo del manual 32
9.3.2 Alcance 32
9.3.3 Plataforma estratégica 32
9.3.4 Contenido del manual 32

10 ANÁLISIS EXTERNO 33

10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA EMPRESA. 33

10.2 ANALISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO 33

10.3 MACROENTORNO 33
10.3.1 Entidades reguladoras 33
10.3.2 Variable Economía 33
10.3.3 Variable Política 34
10.3.4 Variable Social 34
10.3.5 Variable Tecnológica 34
10.3.6 Variable Ambiental 34

10.4 MICROENTORNO 34
10.4.1 Proveedores 34
10.4.2 Clientes 35
10.4.3 Competidores 35

7
11 HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS 36

11.1 MATRIZ EFE 36

11.2 MATRIZ EFI 36

11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES 36

12 GESTIÓN DOCUMENTAL 37

12.1 BASE DE DATOS DE CLIENTES 37

12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 37

12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS 37

12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES 37

12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 37

12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 37

12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 38

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL 38

13 GESTIÓN CONTABLE 39

13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE 39

13.2 CUADRO DE ELEMENTOS 39

13.3 IMPUESTOS 40

13.4 ESTADOS FINANCIEROS 40

13.5 CONTRATACIÓN 41

13.6 NÓMINA 41

14 GESTIÓN DEL SERVICIO 42

14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO 42

14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE 42

15 EVENTO CORPORATIVO 43

20. CONCLUSIONES 44

RECOMENDACIONES 45

8
BIBLIOGRAFÍA 46

WEBGRAFÍA 47

ANEXOS 48

9
 LISTA DE TABLAS

Pág.

No olviden que para agilizar los procesos deben previamente cuando diseñe
tablas, figuras o anexos usar el menú referencia para colocar títulos de
tablas, figuras, anexos mediante el submenú insertar título, eso le permitirá
hacer rápidamente la presente tabla.

Las tablas se actualizan también posicionándose en la tabla y con click derecho

y buscar actualizar campos.

10
 LISTA DE FIGURAS

Pág.

Guiarse por el siguiente formato.

11
LISTA DE ANEXOS

Pág.

12
RESUMEN

13
 INTRODUCCIÓN

En ella se indica que contiene el proyecto en general el qué, el dónde, el cómo,

el para qué.

14
 1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Se debe identificar la unidad productiva que aplique para la ejecución del

proyecto formativo de acuerdo a ley 905 e 2004 y 509 de 2000, código del
comercio (Mipymes).
Debe indicar todos los datos de la empresa iniciando con el nombre de la
empresa, nombre del propietario (os), número del Nit, dirección donde funciona
la empresa, Sector al que pertenece, actividad de la empresa, número de
empleados, historia y todos aquellos que se consideren relevantes.
Debe presentar el Escáner de certificados de: cámara de comercio de la unidad
productiva, R.U.T

15
 2 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

En este lugar debe describir de manera técnica porque se seleccionó la

empresa y cómo se realizó el diagnóstico preliminar a la misma, indicando tipo
de metodología, las técnicas y los instrumentos. Los instrumentos deben
anexarse al final. Los instrumentos deben realizarse con la ayuda y deben
contar con el aval del instructor antes de aplicarlos a la empresa.
Los instrumentos deben diagnosticar las áreas de apoyo administrativo,
documental, archivo y de servicio al cliente principalmente.

16
 3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Basado en el diagnóstico preliminar, en este lugar deben indicar las falencias

detectadas en la unidad objeto de estudio en la gestión de apoyo
administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente.
Aplicar el árbol de problemas para identificar las verdaderas causas, el
problema y las consecuencias.

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo contribuir a mejorar la gestión de apoyo administrativo, documental,

archivo y de servicio al cliente para la empresa xxx ubicada en xxxx?

17
 4 OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental,

archivo y de servicio al cliente para que la empresa xxx ubicada en xxxx mejore
de su desempeño.

4.1.1 Objetivos Específicos

Identificar las necesidades de información en los procesos de gestión

administrativa, documental, archivo y servicio al cliente en la empresa xxxxxxx,
teniendo en cuenta su actividad económica y sector económico al que
pertenece.
Plantear el problema central a investigar en los procesos de gestión
administrativa, documental, archivo y servicio al cliente de la empresa objeto de
estudio.
Proponer planes de acción operativos de apoyo tendientes a mejorar los
procesos de gestión administrativa, documental, archivo y de servicio al cliente,
que contribuyan al desarrollo eficiente en la gestión de la organización
xxxxxxxxx
Evaluar los planes de acción operativos de apoyo administrativo, de gestión
documental, archivo y satisfacción del cliente de acuerdo a las necesidades,
deseos y expectativas de los mismos.

18
 5 JUSTIFICACIÓN

En este espacio se indica porque es importante el presente proyecto para el

empresario, los empleados, los clientes y la sociedad y economía en general,
de igual forma indicando la importancia académica de este proyecto para el
equipo investigador.

19
 6 MARCO REFERENCIAL

6.1 MARCO TEÓRICO

Debe ser composición textual que inicie con la problemática del sector al que
pertenece la empresa, que tenga coherencia y adecuada concatenación
referente las teorías aplicadas a la gestión administrativa, documental, de
archivos y de servicio al cliente.

Tomado de metodología del Autor Cesar Bernal. Pero tener en cuenta

que se cita con normas APA. P. 128 y siguientes

20
6.2 MARCO CONCEPTUAL

Debe ser composición textual que tenga coherencia y adecuada concatenación

con términos claves para la comprensión de lo administrativo, documental,
archivístico y de servicio al cliente

6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO

Debe indicarse la cuidad, localidad, upz y barrio donde está ubicada la

empresa.
También debe ir el plano de la zona donde está la empresa (google maps)

EJ.
Figura 1 Mapa de la localidad de Fontibón

Fuente.

Para presentar bien las figuras tenga en cuenta:

21
6.4 MARCO TEMPORAL

Indica la duración de la investigación y las fases del proyecto.

6.5 MARCO LEGAL

Toda la normatividad relacionada con el desarrollo del proyecto y la actividad a

la que se dedica la empresa y relacionado con la gestión administrativa,
documental, de archivos y de servicio al cliente.

22
Tabla 1 Marco Legal

NORMA APLICACIÓN
Constitución política de Colombia xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

ENTIDADES RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

Cámara de Comercio de Bogotá
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Para presentar adecuadamente una tabla tenga en cuenta

23
6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

Deben diseñarlo para los meses de investigación y las actividades principales

de las cuatro fases del proyecto

24
Ejm.
Tabla 2 Cronograma del proyecto

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS

ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS
ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS

ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

25
Explicar
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx

6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN

EJM.
PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN
DURACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 6 Meses
RECURSO UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR MES VALOR 6 MESES
DE
MEDIDA
HUMANO
Investigador UN 4 100000 400000 2400000
0
0
MATERIAL 0
0
0
0
TECNOLÓGICO 0
0
0
0
0
VALOR TOTAL 2400000

Deben diseñarlo para los 6 meses de investigación.

Explicar
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

26
 7 DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Generalmente es la descriptiva definida y explicada por que aplica para la

investigación.

7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Usualmente se utiliza el método cuantitativo y cualitativo ver material de apoyo.

Definidos y explicados por que aplica para la investigación.

7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN

7.3.1 Fuentes primarias

Generalmente son el Empresario, empleados y clientes.

7.3.2 Fuentes secundarias

Generalmente son páginas web indicando de que entidades, libros, tesis etc.

27
7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

7.5 VARIABLES

Identificar la población de estudio y las variables a tener en cuenta en la

investigación, para Diseñar los instrumentos de recolección de información.

Explicar cómo se aplicó la OBSERVACIÓN, LA ENCUESTA Y LA ENTREVISTA

en la investigación indicando que instrumentos se utilizaron ejemplo: Lista de
chequeo, Cuestionarios, Fotos etc.

7.6 DISEÑO MUESTRAL

7.6.1 Población interna del estudio

28
 8 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Informe que contenga a través de una matriz, el análisis y la aplicabilidad de las

diferentes teorías administrativas.

8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN

8.1.1 Enfoque clásico de la administración

8.1.1.1 Científica

Teoría postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
(Breve biografía) unidad productiva

8.1.1.2 Clásica

Teoría postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
(Breve biografía) unidad productiva

8.1.2 Enfoque humanista de la administración

8.1.2.1 Relaciones Humanas

Teoría postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
(Breve biografía) unidad productiva

29
8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización
8.1.3.1 Modelo burocrático

Teoría postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
(Breve biografía) unidad productiva

8.1.3.2 Teoría estructuralista

Teoría postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
(Breve biografía) unidad productiva

8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración

8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos

Teoría postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
(Breve biografía) unidad productiva

8.1.5 Tendencias organizacionales

Teoría o Tendencia y postulados o Análisis de la

principios aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la
Breve biografía unidad productiva

30
Outsourcing.

Benchmarking.

Calidad Total

Justo a tiempo.

Gestión de proyectos.

Empowerment

8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad

Indicando las razones técnicas que motivan la elección de la misma.

31
 9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO SITUACIÓN ACTUAL LISTA DE ACCIONES

ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR CADA
FASE DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Dirección
Control

9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(Organigrama), considerando las áreas misionales y de apoyo.

9.3 MANUAL DE FUNCIONES

9.3.1 Objetivo del manual

9.3.2 Alcance

9.3.3 Plataforma estratégica

9.3.4 Contenido del manual

32
 10 ANÁLISIS EXTERNO

Debe contener:
ANÁLISIS DE LA CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO-
ECONOMICO (aquí investigan todo lo concerniente con el sector productivo en
el que se encuentra la unidad productiva, citando las fuentes secundarias de
donde toman la investigación). Identificación del sector, subsector, objeto social
de la unidad productiva.

Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entornos) incluidas las

variables externas: Económico, político legal, socio cultural, demografía,
tecnológica, ambiental- ecológica e internas: Entidades reguladoras,
proveedores, clientes, competencias; describiendo los sucesos externos e
internos que tienen injerencia positiva y negativa en la empresa objeto.
Que evidencien el diagnóstico de las fuerzas inductoras y opresoras de la
unidad productiva

10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA

EMPRESA.

Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son

cosas como el crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto,
empleos que genera etc… todo debe tener citas de pie de página.

10.2 ANALISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO

10.3 MACROENTORNO

10.3.1 Entidades reguladoras

10.3.2 Variable Economía

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y

debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa.

33
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.3 Variable Política

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y

debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.4 Variable Social

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y

debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.5 Variable Tecnológica

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y

debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.6 Variable Ambiental

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y

debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.

10.4 MICROENTORNO

10.4.1 Proveedores

34
Indicar cuáles proveedores maneja la empresa.
Variable/proveedor PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C PROVEEDOR D

Nombre
ubicación
Tiempo que lleva
con la empresa
Productos que le
vende
Formas de pago
manejadas
etc..

Analizar el cuadro. xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

10.4.2 Clientes
Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa.
10.4.3 Competidores

10.4.3.1 Competidores directos

Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa.

Variable/proveedor COMPETIDOR COMPETIDOR COMPETIDOR COMPETIDOR
A B C D
Nombre
Ubicación
Tiempo que lleva
en el mercado
Productos que
vende
Formas de pago
manejadas
Ventajas
competitivas.
Tipo de clientes
que atiende
etc.

Analizar el cuadro. xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

35
10.4.3.2 Competidores Indirectos
También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos.

11 HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS

11.1 MATRIZ EFE

Elabórela y explique el resultado

11.2 MATRIZ EFI

Elabórela y explique el resultado

Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y
debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de
servicio al cliente

11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES

Elabórela y explique el resultado

Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y
debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de
servicio al cliente y las oportunidades y amenazas detectadas en el
macroentorno. Ejemplo:

36
 12 GESTIÓN DOCUMENTAL

12.1 BASE DE DATOS DE CLIENTES

Realizarla en Excel y pasarla al presente proyecto con pegado especial/meta

archivo mejorado.

12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Presenta una plantilla de Word para elaboración de cartas, memorandos,

circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes
electrónicos y tarjetas protocolarias, según la norma GTC 185.

12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS

Elaborar en Publisher una propuesta de tarjetas de presentación y portafolio

de productos y/o servicios para empresa objeto de estudio.

12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

En Power Point diseñe una plantilla de presentación para informes resaltando

los elementos distintivos de la imagen corporativa

12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Presente una propuesta de documentos administrativos (cartas,

memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales,
mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias), según la norma GTC - 185

12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

37
Propongan una Tabla de Retención Documental conforme a los
requerimientos básicos de la unidad productiva, previamente identificados en el
análisis del instrumento de recolección de información y relacionado con los
documentos administrativos elaborados en la Semana 1

12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Identifique el sistema de gestión de archivos aplicable a la unidad productiva

y proponga las políticas e importancia del archivo de gestión, central e histórico

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Crear un Manual de procedimientos de gestión documental, aplicándolo a

la unidad productiva, resaltando: Organización (clasificación), ordenación
documental (foliación).

38
 13 GESTIÓN CONTABLE

13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE

 A través de un documento, desarrolle las siguientes actividades.

 Realice una tabla donde identifique para la unidad productiva objeto de
estudio, las siguientes características:( Tipo de empresa, Sector
Económico, Actividad económica. Código CIIU, Tamaño, Tipo de
sociedad. NIT. Grupo de aplicación de aplicación de nuevos estándares
contables (NIIF, NIIF PARA PYMESO NIF).
 Mencione y describa los libros de contabilidad que se llevan en la unidad
productiva.
 Indique los documentos y soportes de contabilidad que se utilizan en las
operaciones comerciales de la empresa. Describa brevemente en que
caso se utiliza cada documento. En caso de que la unidad productiva no
esté utilizando documentos y soportes, realice una propuesta de
aplicación.
 Describa de qué forma se aplican en la unidad productiva los siguientes
conceptos:
 Causación o devengo.
 Políticas contables.
 Partida doble y ecuación patrimonial.
 Ciclo contable.
 Consulte si en el proceso de contabilización se aplican matemáticas
financieras y de qué forma.

13.2 CUADRO DE ELEMENTOS

Relacione los activos, pasivos, componentes patrimoniales, ingresos y gastos

de la unidad productiva mediante una tabla que contenga las siguientes
columnas:
Detalle. En esta columna mencione el tipo de activo o pasivo que posee la
empresa (Vehículos, edificios, deudas con bancos etc.)

39
Elemento: Mencione a que elemento de los estados financieros de acuerdo a
las NIIF pertenece la partida mencionada.
Cumple o no la definición de la IASB: En esta columna especifique si los
activos o pasivos relacionados, cumplen o no la definición del marco
conceptual de la IASB de acuerdo al trabajo desarrollado en formación
Criterios de reconocimiento: Mencione los criterios que tienen en cuenta en
la unidad productiva para reconocer activos o pasivos.
Recomendación: Si no se cumple la definición o los criterios de
reconocimiento de activos y/o pasivos de acuerdo a las NIIF, realice las
recomendaciones pertinentes.

13.3 IMPUESTOS

Elabore una tabla que contengas las siguientes especificaciones en materia de

impuestos y retenciones:
Tipo de impuesto o retención,
Clasificación por territorialidad,
Clasificación directo o indirecto,
Obligación de la unidad productiva frente al impuesto o retención,
Cumple o no la obligación
Recomendación.

13.4 ESTADOS FINANCIEROS

Solicite en la unidad productiva los siguientes informes de final del periodo.

(Todos deben tener la misma fecha de corte)

Estado de la situación financiera o Balance General

Estado de Resultados Integral o Estado de Pérdidas y Ganancias.

Analice la estructura y contenido de cada informe, teniendo en cuenta las

especificaciones de la NIC 1, y los conceptos aprendidos en formación.
Si la unidad productiva no cuenta con los informes solicitados, deberá
construirlos a partir de la información recolectada dentro del proceso de
elaboración del proyecto.

40
13.5 CONTRATACIÓN

Diseñe y aplique un instrumento de recolección de información donde pueda

evidenciar si la unidad productiva ¿tiene personal contratado por prestación de
servicios? ¿Cuántos contratistas tiene?, ¿Exige la empresa el pago de
seguridad social a sus contratistas?, ¿La empresa tiene personal contratado
por contrato laboral? ¿Cuántos empleados tiene?, ¿La empresa cumple con las
obligaciones de ley derivadas de los contratos laborales? Mencione cuales.

13.6 NÓMINA

Realice una propuesta de liquidación de la nómina de la unidad productiva en

Excel, incluyendo novedades, devengados, deducciones y apropiaciones. (La
liquidación en Excel, debe estar formulada.)

41
 14 GESTIÓN DEL SERVICIO

14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO

Diseña un instrumento de evaluación de la satisfacción del cliente interno y

externo y lo aplica respectivamente, presentando los resultados obtenidos
mediante gráficas, interpretación y análisis de las mismas.

14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE

Elaborar una propuesta o programa de servicio al cliente que dé respuesta a

los hallazgos del análisis de la aplicación del instrumento de evaluación del
servicio al cliente interno y externo.

42
 15 EVENTO CORPORATIVO

Donde se evidencie la aplicación del proceso administrativo y propone tres

modelos de tarjetas de una invitación formal, diseñadas en la aplicación de
publisher, para la realización del evento.

43
 20. CONCLUSIONES

Tenga presente que las conclusiones deben realizarse para cada una de las
fases del proyecto y deben dar respuesta a cada uno de los objetivos
específicos planteados. Debe utilizar viñetas para separar las conclusiones

44
RECOMENDACIONES

45
BIBLIOGRAFÍA

46
WEBGRAFÍA

47
ANEXOS

48