SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL

CARTAGENA DE INDIAS
GEDAS02. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CONTROL DE REGISTROS
Código: GEDAS02-P003 Versión: 5 Vigencia: 31/08/2015

Revisado por: Aprobado por:

Margarita Rosa Vega Cogollo Marlene Sierra de la Cruz

Profesional Universitario SGC Profesional Universitario Gestion
Secretaria de Educación Distrital Organizacional
Representante de la Dirección
Secretaría de Educación Distrital
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CONTROL DE REGISTROS
Código: GEDAS02-P003 Versión: 5 Vigencia: 31/08/2015

1. OBJETIVO
Asegurar que los registros que constituyen una evidencia de la conformidad del
Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaria de Educación Distrital, se controlan
de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los registros que hacen parte del Sistema de
Gestión de Calidad de la Secretaria de Educación Distrital.

3. CONTENIDO

1. Establecer los registros necesarios del SGC: Los responsables de cada

proceso deben establecer los registros necesarios para la realización de las
actividades y proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos. Las
actividades donde se originan estos registros se encuentran descritas en las
caracterizaciones establecidas por la entidad. Así mismo se describen en los
procedimientos los responsables de su diligenciamiento, quienes a su vez son
los encargados de su custodia, almacenamiento y protección hasta que
permanezcan en el archivo de gestión.

2. Crear, modificar o eliminar formatos: Cuando se desee crear o modificar

un formato se debe seguir el procedimiento GEDAS02-P001 Control de
documentos. En esta actividad el responsable del proceso debe determinar en
el GEDAS02-F001 Solicitud de Creación, Modificación y Eliminación de
documentos, si el registro es físico o electrónico, su almacenamiento, las
medidas de protección, los tiempos de retención y la disposición final.

3. Identificar los registros: Se realiza por medio del código del formato según lo
establecido en el Procedimiento GEDAS02-P001 Control de Documentos.
Para los registros en aplicaciones de Software y para aquellos que no poseen
codigos pero que sirven como evidencia de actividades documentos
(Informes, plegables, estudios, SAC, SICE, SIMAT, Humano Web, PREDIS,
etc.) realizadas; son validos los nombres que estos arrojan para su
identificación.
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4. Garantizar legibilidad de los registros: Los formatos se deben imprimir

sobre papel y con tinta indeleble (con el fin de garantizar su legibilidad y
claridad) que estén completos y entendibles para la lectura o se generan en
medios electrónicos. Los formatos deben disponer de suficiente espacio y
claridad para que los registros sean legibles.

Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se establecen las

siguientes especificaciones:
Diligenciar toda la información requerida en el formato.
Durante el diligenciamiento de los formatos de calidad, se deben evitar
enmendaduras que pongan en duda la información registrada.
En caso de necesitar corregir algún dato al momento de su registro, se
deberá trazar una línea sobre la información que desea corregir,
garantizando que quede legible, consignando la nueva información al
lado y firmar a un lado por el responsable del registro.
Sobre los espacios que queden en blanco en los registros, deberán
trazarse una línea.
No utilizar micropunta o esferos de tinta húmeda (tinta roller ball o
pluma fuente entre otros) para la producción documental.
No se debe utilizar lápiz.
No debe borrarse bajo ninguna circunstancia la información original
registrada.

5. Almacenar registros: Está asociado a la naturaleza del registro; la cual

puede ser electrónica o física. En el caso de los registros físicos el funcionario
responsable debe agrupar en una misma unidad (AZ, Carpeta, Gaveta, etc.)
aquellos que tengan el mismo contenido, sean producidos por una misma
fuente y posean la misma función; en el caso de los registros electrónicos, el
funcionario responsable debe agrupar en una misma carpeta electrónica los
archivos, estos podrán ser organizados de manera consecutiva, cronológica o
alfabéticamente de acuerdo al registro y su fácil recuperación.

6. Recuperar registros: los registros almacenados del SGC son archivados en

el lugar descrito en el campo “ubicación” del GEDAS02-F009 Listado Maestro
de Registros. Este lugar constituye el archivo de gestión. Si se trata de
registros electrónicos que se encuentren en el archivo de gestión, el
responsable de su custodia entrega una copia. Si ya se ha generado la copia
de seguridad del registro solicitado, se debe ingresar Sistema de Atención de
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Requerimientos -SAR- en la dirección: http://192.168.6.13/requerimientos,

para el trámite correspondiente por el funcionario encargado de administrar
las copias de seguridad.

7. Proteger los registros: Los funcionarios responsables de los registros del

SGC, deben proteger la información de los registros físicos evitando que
entren en contacto directo con sustancias que puedan afectar su legibilidad,
como líquidos o agentes químicos, o que personal no autorizado tenga acceso
a ellos. Además, supervisar que el lugar de almacenamiento no esté húmedo,
y se mantenga libre de ácaros o polvo. En el caso de los registros
electrónicos se debe impedir la pérdida o modificación de los datos originales
a través de claves o contraseñas de acceso a computadores y documentos,
protección de archivos contra escritura o impresiones pdf. Las copias de
seguridad de la información (back up) son realizadas de acuerdo al
Procedimiento GEDGT02- P001 Administración de copias de seguridad.

8. Verificar tiempos de retención y disposición final: Cada funcionario debe

verificar el tiempo de retención de los registros tanto físicos como electrónicos
del Sistema de Gestión de Calidad en su archivo de gestión a través del
registro GEDAS02-F004. Tablas de retención documental y ejecuta la
actividad aplicable si se encuentra vencido
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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de Realizado por

Numeral Descripción Versión
actualización
Se incluye tabla de
control de cambios tal
John Jairo Padilla
19/04/2013 como lo establece 4 Viloria
GEDAS02-I001.
Estructura Documental
El formato físico se
eliminó y pasó a ser
6
registrado
electrónicamente Marlene Sierra
31/08/2015 (SAR) 5
Se elimina la mención Margarita Vega
del procedimiento
GEDAS02-P002
8 Transferencia
documental y
disposición final que no
está en uso.