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6 DE NOVIEMBRE
CÓDIGO: SIG-G01 VERSIÓN: 1 FECHA:
DE 2012
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE........................................................................................................................................... 3
5. DEFINICIONES................................................................................................................................... 5
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SIG-F05 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
6 DE NOVIEMBRE
CÓDIGO: SIG-G01 VERSIÓN: 1 FECHA:
DE 2012
1. PROPÓSITO
Definir criterios que orienten la elaboración y control de los documentos que forman parte del
Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI.
2. ALCANCE
Las orientaciones establecidas en esta guía aplican para todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestión Institucional en el Ministerio de Salud y Protección Social.
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Circular 06 de2005, implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las entidades del
Estado.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano.
Decreto 4107 de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio
de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección
Social.
Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional.
Ley 527 de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
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Resolución 1275 de 2012, por la cual se crean, organizan y conforman unos Grupos Internos
de Trabajo en la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio de
Salud y Protección Social.
5. DEFINICIONES
Codificación: mecanismo utilizado para identificar los documentos del Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
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Interacción: relación que existe entre dos o más procesos o procedimientos, la cual se da a
través de las entradas (proveedores) y las salidas (clientes).
Macroproceso: agrupación sistémica de los procesos que hacen parte del Ministerio de
Salud y Protección Social en sus niveles: estratégicos, misionales, apoyo, y control y
evaluación.
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Protección: son las condiciones que permiten asegurar el buen estado de los Registros, su
conservación y disponibilidad.
Punto de control: son las decisiones importantes que deben ser tomadas en un punto del
proceso o procedimiento, donde la calidad del producto o servicio puede ser afectada
adversamente, y por ende el objetivo del proceso o procedimiento.
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La estructura documental del SIGI para el Ministerio de Salud y Protección Social se puede observar
en la siguiente pirámide:
La presentación de los documentos del SIGI debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos
que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia.
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Sencillez, brevedad y permanencia: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo
únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni
enmendaduras.
Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben
utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuando
exista varias notas se enumeran consecutivamente.
De acuerdo con la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional (figura 1),
existen documentos generales (Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de
procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros), procesos, procedimientos, instructivos,
manuales, guías, formatos y mapas de riesgos.
Los niveles de autoridad para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos en el Sistema
Integrado de Gestión Institucional, se pueden consultar en el procedimiento SIG-P01 Elaboración
y control de documentos del SIGI capítulo de generalidades Tabla 1. Niveles de autoridad.
Los documentos generales del SIGI en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son
documentos abiertos, lo que quiere decir que no tienen un formato pre-establecido; sin embargo, la
estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos:
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ENCABEZADO QUE
INCLUYA TÍTULO, CÓDIGO,
VERSIÓN Y FECHA DE
APROBACIÓN
CONTENIDO DEL
DOCUMENTO
IDENTIFICACIÓN
Nota 1: esta documentación aplica para todos los documentos generales del SIGI, excepto el
Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, que aplica el numeral 7.7 en esta guía
ENCABEZADO
NOMBRE DEL DOCUMENTO: indica el nombre del documento general del SIGI que se va a
elaborar.
CÓDIGO: representación alfanumérica del documento. Ver numeral 8.1.1 en esta guía.
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FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
Para documentar los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se debe utilizar el
formato SIG-F01 Ficha de caracterización de procesos, que se compone de cuatro (4) partes:
encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
ENCABEZADO
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LÍDER: identifica al cargo o rol del servidor público que orienta la acción del talento humano
y gestiona los recursos necesarios para el logro del objetivo de proceso.
PROPÓSITO: describe el objetivo general del proceso. Este debe ser medible y coherente
con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción.
CÓDIGO: representación alfanumérica del proceso. Ver numeral 8.1.2 en esta guía.
FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
CUERPO
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ENTRADAS DEL PROCESO: son los insumos proporcionados por los proveedores, siendo
información de tipo legal, documentos y/o necesidades. Estos deben tener una relación
directa con el proveedor y en caso de presentarse varias entradas, deben escribirse
separadamente. Un mismo proveedor puede proporcionar varias entradas.
PHVA: indica la etapa a que pertenece la actividad planteada de acuerdo con el ciclo PHVA
o ciclo Deming del proceso.
P: Planear
H: Hacer
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V: Verificar
A: Actuar
SALIDAS DEL PROCESO: son los resultados o información que se genera al ejecutar una
actividad, especificando cuando sea necesario el medio por el cual se entrega. Por lo
general las salidas están asociadas a registros. Ver procedimiento GDO-P01 Control de
registros del SIGI.
Cuando el cliente es el mismo proceso que se está documentando, sólo se identifica el (los)
cargos o roles no es necesario identificar el proceso.
Una salida puede estar dirigida para varios clientes.
Cuando todos los procesos son clientes se menciona “Todos los procesos”.
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o Instructivos
o Manuales
o Guías
o Formatos
o Mapa de riesgos del proceso
o Matriz de productos y servicios del proceso
o Listado maestro de documentos del SIGI
o Normograma
o Documentos generales del SIGI
o Tablero de indicadores del SIGI
o Otros documentos
Hace referencia a la matriz que contiene los riesgos que pueden afectar el cumplimiento del
objetivo del proceso y su administración. Ver procedimiento SIG-P04 Administración de
riesgos en los procesos del SIGI.
Normograma
Hace referencia a los indicadores definidos para el proceso, acorde con lo establecido en el
procedimiento SIG-P05 Seguimiento y evaluación del SIGI.
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Para documentar los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se debe utilizar
el formato SIG-F02 Formato de procedimiento, que se compone de cuatro (4) partes: encabezado,
cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
ENCABEZADO
PROPÓSITO: describe el objetivo general del procedimiento. Este debe ser medible y
coherente con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la
acción.
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CÓDIGO: representación alfanumérica del procedimiento. Ver numeral 8.1.3 en esta guía.
FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
CUERPO
DEFINICIONES: indica las palabras o siglas con su significado, necesarias para facilitar la
comprensión del procedimiento.
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Ejemplo:
PC (Punto de Control): marcar con una “X” si la actividad es un punto de control del
procedimiento. Esta servirá para la identificación de riesgos.
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Cuando el cliente es el mismo proceso que se está documentando, sólo se identifica el (los)
cargos o roles no es necesario identificar el proceso.
Cuando todos los procesos son clientes se menciona “Todos los procesos”.
o Procesos
o Procedimientos
o Instructivos
o Manuales
o Guías
o Formatos
o Mapa de riesgos del proceso
o Matriz de productos y servicios del proceso
o Listado maestro de documentos del SIGI
o Documentos generales del SIGI
o Diagrama de flujo del procedimiento
o Normograma
o Tablero de indicadores del SIGI
Diagrama de flujo
Cuando el Líder del proceso requiera ampliar la información contenida en los procedimientos, podrá
complementar su explicación mediante diagramas de flujo, los cuales se incluirán como un anexo y
harán parte integral del documento. El tipo de diagrama empleado es de funciones cruzadas
indicando el responsable en la ejecución de las actividades.
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Para documentar los instructivos en el SIGI, se debe utilizar el formato SIG-F03 Formato de
instructivo, que tiene de cuatro partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
ENCABEZADO
PROPÓSITO: describe el objetivo general del instructivo. Su redacción debe iniciar con un
verbo en infinitivo que indique la acción.
Debe responder en términos generales a tres aspectos:
o ¿Qué hace el instructivo?
o ¿Para qué lo hace?
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o ¿Cómo lo hace?
CÓDIGO: representación alfanumérica del instructivo. Ver numeral 8.1.4 en esta guía.
FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
CUERPO
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Ejemplo:
Los manuales y guías en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos, lo
que quiere decir que no tiene un formato pre-establecido; sin embargo, la estructura del documento
debe contar mínimo con los siguientes campos:
CONTENIDO
CONTENIDO DEL
DOCUMENTO
NORMATIVA,
DOCUMENTOS
ASOCIADOS Y
DEFINICIONES SI APLICA
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CUERPO DEL
DOCUMENTO
Nota 1: esta documentación aplica para todos los manuales del Sistema Integrado de Gestión
Institucional.
ENCABEZADO
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FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
PROPÓSITO: describe el objetivo general del documento. Su redacción debe iniciar con un
verbo en infinitivo que indique la acción.
o Procesos
o Procedimientos
o Instructivos
o Manuales
o Guías
o Formatos
o Documentos generales del SIGI
o Listado maestro de documentos del SIGI
o Normograma
o Otros documentos
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Para la documentación de los mapas de riesgos asociados a los procesos del Sistema Integrado de
Gestión Institucional, se tiene en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P04.
Administración de riesgos. La codificación atiende lo establecido en el numeral 8.1.8 de la
presente guía.
Para la elaboración de los formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional,
se deben considerar los siguientes aspectos:
El formato consta de tres (3) partes: encabezado, cuerpo y pie de página, que se describen a
continuación:
ENCABEZADO: como mínimo debe contener el logo del Ministerio de Salud y Protección
Social y el nombre del formato.
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ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
El Control de los documentos del SIGI es orientado por el Grupo de Desarrollo Organizacional de la
Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Cada tipo de documento tiene una sigla que
lo caracteriza así:
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El código de los documentos generales del Sistema Integrado de Gestión Institucional está
compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen
referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra D “Documento General del
SIGI” seguida del número consecutivo de documentos generales del SIGI (Ejemplo: Manual del
Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre
otros).
S I G D 0 1
Nota 1: cada documento general del SIGI debe tener un único código que lo identifica
Nota 2: esta codificación no aplica para los manuales diferentes al Manual del Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
El código de los procesos en el SIGI está compuesto por tres (3) letras en mayúscula.
S I G CÓDIGO
SIG
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
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El código de los procedimientos en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos
(2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-
) y la letra P “Procedimiento” seguida del número consecutivo del procedimiento en este proceso.
S I G P 0 3
El código de los instructivos en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra I “Instructivo” seguida del número consecutivo del instructivo en este proceso.
S I G I 0 2
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El código de los Manuales en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra M “Manual” seguida del número consecutivo de manuales en este proceso.
S I G M 0 1
Nota 2: esta codificación aplica para todos los manuales, excepto el Manual del Sistema Integrado
de Gestión Institucional.
El código de las Guías en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra G “Guía” seguida del número consecutivo de guías en este proceso.
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S I G G 0 4
El código de los formatos está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las
tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra F
“Formato” seguida del número consecutivo de formatos en este proceso.
S I G F 0 4
Nota 1: cada formato debe estar asociado a un proceso específico, a pesar que sea utilizado en
otros procesos o procedimientos.
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El código de los Mapas de riesgos está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra R “Mapa de riesgos” seguida del número consecutivo de mapas en este proceso.
S I G R 0 1
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o Creación de documento
o Modificación de documento
o Eliminación de documento
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PROCESO ASOCIADO: indicar el nombre del proceso al cual está asociado el documento.
VERSIÓN ACTUAL: indicar la versión actual del documento que se va a modificar o eliminar
en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento se debe
indicar uno (1).
Para el reporte y análisis de la solicitud se debe tener en cuenta, entre otros aspectos:
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Cualquier tipo de modificación en un manual o Guía del Sistema Integrado de Gestión Institucional
involucrará un cambio de versión, a excepción de los documentos del SIGI asociados y las
definiciones.
Cualquier tipo de modificación en los documentos generales del SIGI (Manual del Sistema Integrado
de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros) involucrará un
cambio de versión.
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CAMPO INSTRUCCIÓN
Si es creación, relacionar el número consecutivo que identificara al documento
Número durante su existencia.
consecutivo
Nota: cada documento tiene un único número de consecutivo.
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CAMPO INSTRUCCIÓN
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
Estado actual
Al eliminar el documento:
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CAMPO INSTRUCCIÓN
de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social.
Ejemplo:
Proceso a que
pertenece el Formato Listado maestro de documentos del SIGI - Asociado al proceso de
documento Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Nota: en caso de cambio del proceso a que pertenece digitarlo en el nuevo registro. No
se debe cambiar el proceso en los anteriores registros del documento.
Digitar el código del documento, acorde a la establecido en el numeral 8.1 de la presente
guía
Código de
documento
Nota: en caso de cambio de código digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el
código en los anteriores registros del documento.
Seleccionar el tipo de documento a registrar (Proceso, procedimiento, instructivo,
manual, guía, formato, mapa de riesgos o documento general del SIGI)
Tipo de
documento
Nota: en caso de cambio del tipo de documento digitarlo en el nuevo registro. No se
debe cambiar el tipo de documento en los anteriores registros del documento.
Digitar el nombre del documento que se aprobó.
Nombre del
documento Nota: en caso de cambio de nombre digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el
nombre en los anteriores registros del documento.
Indicar la versión actual del documento.
Versión
Nota: en caso de cambio de versión digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar la
versión en los anteriores registros del documento.
Indicar la fecha de aprobación del documento.
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CAMPO INSTRUCCIÓN
Nota: la nueva fecha de publicación de un documento se digita en el nuevo registro. No
se debe cambiar la fecha de publicación en los anteriores registros del documento.
Describir los cambios que justifican la novedad en el documento. Ejemplo: Cambio de
nombre del documento “Gestión del Recurso Humano” a “Gestión del Talento Humano”,
se modificó el objetivo, alcance del proceso y la descripción de las actividades.
Descripción de la
Nota 1: en caso de actualización digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar la
novedad
descripción de la novedad en los anteriores registros del documento.
Nota 2: en caso de eliminación anexar a la justificación al registro más reciente que se
tiene del documento. No se debe cambiar la descripción de la novedad en los anteriores
registros.
Indicar el Líder del proceso a que está asociado el documento, acorde a lo establecido
en las fichas de caracterización de procesos.
Líder del
documento
Nota: en caso de cambio del Líder del documento digitarla en el nuevo registro. No se
debe cambiar el Líder del documento en los anteriores registros.
Vigencia del Una vez relacionado el número consecutivo del documento, este indicará si el registro
documento que se tiene del documento es un estado “vigente”, “obsoleto” o “eliminado”.
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional están a disposición de todos los
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, atendiendo lo establecido en el
procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI
Los documentos en medio magnético que son publicados contienen leyenda "Original - copia
controlada (si este documento es descargado o impreso es Copia No controlada)".
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En atención a lo establecido en la Ley 527 de 1999 “por la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y la Directiva Presidencial 04 de 2012
”eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública”, la
aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional es efectuada por el
Servidor Público responsable de revisar y aprobar el documento (Ver procedimiento SIG-P01
Elaboración y control de documentos del SIGI capítulo de generalidades Tabla 1. Niveles de
autoridad), a través de mensaje dirigido al correo electrónico sig@minsalud.gov.co adjuntando el
documento y acta si aplica.
9. DIAGRAMA DE FLUJO
FORMAS ASOCIACIÓN
Actividad
Decisión
Inicio o fin
Conector
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SIG-F05 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
6 DE NOVIEMBRE
CÓDIGO: SIG-G01 VERSIÓN: 1 FECHA:
DE 2012
Los diagramas de flujo en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos y
anexos a cada procedimiento, lo que quiere decir que no tiene un formato pre-establecido; sin
embargo, la estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos:
DIAGRAMA
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