Programa de Gestion Documental

PROGRAMA DE GESTIÓN CÓDIGO: U325D-PG004
DOCUMENTAL FECHA: 16/09/2014

VERSIÓN: DOS
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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
HOSPITAL DE USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

AREA SUBGERENCIA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
2014
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DOCUMENTO
CONTROLADO
Grupo de Trabajo Jhorsiany Andrea Ospina Muñoz
Proceso GESTION DOCUMENTAL
Derechos reservados a favor de

HOSPITAL DE USAQUEN I NIVEL E.S.E.
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Código: U300-PG004
Fecha: 20/05/2013
PROGRAMA DE GESTIÓN Versión: uno (1)
DOCUMENTAL Página:
ACTUALIZACIÓN.
NOMBRE DEL DOCUMENTO: VERSIÓN: FECHA DE EMISIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 01 20 05 2013
2013-2016
HISTORIA DE ACTUALIZACIONES.
HOJAS A
VERSIÓN ELABORADO REVISADO MOTIVO DE LA REEMPLAZAR FECHA FUNCIONARIO
ANTERIOR POR: POR: ACTUALIZACIÓN. ACTUALIZACIÓN QUE
ACTUALIZÓ
UNO REFERENTE COMITÉ DE AJUSTAR LAS PÁGINA 27 16/09/2014 TGO.
DEL PROCESO GESTIÓN METAS JHORSIANY
DE GESTIÓN DOCUMENTAL ESTABLECIDAS A ANDREA
DOCUEMNTAL/ CORTO, MEDIANO OSPINA
TGO. Y LARGO PLAZO MUÑOZ.
JHORSIANY
ANDREA
OSPINA
MUÑOZ
APROBADO POR REVISADO POR ELABORADO POR

GERENTE GRUPO CALIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 6
2. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................ 7
3. OBJETIVOS.................................................................................................................... 7
3.1. GENERAL.............................................................................................................................. 7
3.2. ESPECÍFICOS ............................................................................................................................ 7
4. RESEÑA HISTORICA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL DE
USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ................................................. 8
5. PLATAFORMA ESTRATÉGICA ................................................................................. 9
6. NORMATIVIDAD RELACIONADA ......................................................................... 10
7. ALCANCE .................................................................................................................... 11
8. ASPECTOS GENERALES .......................................................................................... 11
8.1. Administrativos ................................................................................................................. 11
8.2. Recursos necesarios para el desarrollo del PGD .............................................................. 12
8.3. Desarrollo Tecnológico ...................................................................................................... 12
9. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .... 15
9.1. Planeación ......................................................................................................................... 16
9.2. Producción......................................................................................................................... 17
9.3. Gestión y trámite............................................................................................................... 18
9.4. Organización...................................................................................................................... 20
9.5. Transferencia..................................................................................................................... 21
9.6. Disposición de los documentos ......................................................................................... 23
9.7. Preservación a largo plazo ................................................................................................ 24
9.8. Valoración ......................................................................................................................... 25
10. FASES DE IMPLEMETACIÓN DEL PGD ............................................................. 26
10.1. Debe estar alienado con los objetivos estratégicos ...................................................... 26
10.2. Establecer las metas a corto, mediano y largo plazo .................................................... 27
10.3. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos
28
10.4. Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la
normatividad del sector de la salud .............................................................................................. 28
11. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ................................................................................. 29
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11.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos .............................. 29

11.2. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo
de la entidad en caso de emergencia) .......................................................................................... 32
11.3. Programa de gestión de documentos electrónicos ...................................................... 33
11.4. Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la
administración) ............................................................................................................................. 34
11.5. Programa de reprografía (incluye sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y
microfilmación) ............................................................................................................................. 34
11.6. Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales. Etc.) . 34
11.7. Plan institucional de capacitación ................................................................................. 34
11.8. Programa de auditoría y control ................................................................................... 35
12. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
MECI 36
13. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NTCGP1000 ......................................................................................................................... 38
14. ANEXOS ................................................................................................................... 39
14.1. Diagnóstico de la Gestión Documental (8 folios) ......................................................... 39
14.2. Cronograma de implementación del PGD (1 folio) ...................................................... 39
14.3. Mapa de procesos de la entidad (1 folio) ...................................................................... 39
14.4. Presupuesto anual para la implementación del PGD (2 folios) ..................................... 39
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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento es un instrumento de esencial importancia para las actividades
archivísticas implementadas en el Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado,
su finalidad es garantizar el cumplimiento con la normatividad archivística distrital y
nacional, con metas a corto, mediano y largo plazo definidas para generar el cumplimiento
de los objetivos y la identificación del mismo en la entidad; abarcando las consideraciones
del Decreto 2609 de 2012 como las ultimas actualizaciones en lo relacionado al Programa
de Gestión Documental.
Definimos la gestión documental como el conjunto de técnicas para administrar los

documentos en la organización, que nos pueda permitir la recuperación de la información,
determinar su tiempo de retención, aplicar la eliminación y asegurar su respectiva
conservación, esta actividad es muy antigua y es el resultado de la necesidad de
“documentar” y dar fe de los hechos administrativos, legales, contables y comerciales.
En la actualidad existen diversos sistemas de gestión documental, desde el más simple

registro de correspondencia, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan
no sólo la documentación administrativa, sino que además controlan los flujos de trabajo
del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos
de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar.
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2. JUSTIFICACIÓN
Para conceptualizar un poco el proceso de gestión documental no solo a nivel distrital, si no

a nivel nacional, existen múltiples similitudes que giran en torno al significado que se le ha
dado con el pasar del tiempo, a pesar de la importancia de este tema, de la normatividad
vigente, las necesidades evidenciadas en cada institución, siguen presentándose
inconvenientes en torno a su aplicabilidad y es nuestro deber resaltar la importancia de la
gestión documental institucional para la correcta toma de decisiones apoyados en la
información de administraciones pasadas, basados en hechos que son la evidencia de
nuestras acciones y que se encuentran registrados en documentos de archivo sin importar su
soporte.
Para resaltar esta importancia es necesario evaluar exhaustivamente las condiciones en las
que habitualmente se encuentran los archivos de las instituciones, y compararlo con lo que
realmente necesitamos y requerimos para un correcto funcionamiento; hay que cambiar la
idea de que los archivos son el lugar apartado, los espacios que le sobran a la institución,
que no necesitan personal ni presupuesto, que no son necesarias las reestructuraciones, que
las actividades realizadas no requieren tiempo ni esfuerzo, por esta razón, llego la hora de
darle la importancia necesaria y está en nuestras manos crear la conciencia archivística en
cada uno de los funcionarios de la institución.
3. OBJETIVOS
3.1. GENERAL
 El hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, dispondrá de la

documentación organizada en las etapas del ciclo vital del documento de tal forma
que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración, el
servicio al ciudadano y fuente de historia.
3.2. ESPECÍFICOS
 Organizar los documentos físicos y electrónicos.
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 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los

documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en la TRD y TVD.
 Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a lo largo
del ciclo de vida del documento.
 Mantener la integralidad de los documentos, mediante agrupaciones documentales,
en series y subseries.
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad, en cuando sean requeridos.
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a

largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su
creación.
4. RESEÑA HISTORICA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN

EL HOSPITAL DE USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL
DEL ESTADO
El Hospital de Usaquén mediante un diagnostico y plan de trabajo coordinado tiene los
siguientes avances en materia de Gestión Documental:
2004: Se realizó el diagnostico e Intervención de 398 mts lineales de archivo de
todas las sedes asistencial y administrativa. Los avances presentados fueron de 126 mts
lineales de archivo organizados.
2005: Organización de 131 mts lineales de archivos de las sedes. La organización
efectuada corresponde a facturación e historias clínicas.
2006: Adecuación de infraestructura de archivos rodantes, contratación de
vigilancia las 24 horas, elementos de seguridad como extintores y botiquín, fumigación en
Archivo central. De este modo se empezó a ubicar las cajas debidamente organizadas e
identificadas por áreas en los archivos rodantes de los años 1997 a 2007.
2007: Organización de 266 mts lineales de archivo en las sedes asistenciales:
documentos administrativos e historias clínicas. En este año aumento 124 en mts lineales
por falta de aplicación de las Tablas de retención Documental.
2008: En este año no hubo suficiente personal para adelantar la intervención de los
fondos documentales. Por lo tanto se realizó inventario documental del Archivo Central.
Los inventarios se conservan en Excel lo cual permite acceder a las consultas de manera
oportuna.
2009: Se realizó nuevamente un diagnostico a la fecha de lo que queda pendiente
por organizar lo cual equivale a 218 mts lineales.
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2010: Se organizaron 114 mts lineales en todas las sedes asistenciales con la ayuda
del personal de archivo apoyándose mediante las directrices del archivo distrital.
2011: Corresponde a FDA de diciembre de 2010 a mayo de 2011. De 202 mts que
era la meta a septiembre de 2011 se organizaron 192 mts. Quedan 10 mts por
organizar.151mts fueron inventariados en Excel.
2012: A la fecha se sigue con la elaboración de inventarios de los fondos
documentales organizados y se realiza nuevamente un diagnostico.
5. PLATAFORMA ESTRATÉGICA
La Gestión Documental hace parte de la plataforma estratégica de la institución al ser
considerado un proceso de apoyo al desarrollo de la misión institucional relacionándose con
los objetivos estratégicos y dando cumplimiento a:
Ser resolutivos al dar respuestas que garanticen la integridad, accesibilidad, continuidad,

oportunidad, coordinación y calidad en torno a la información dando solución a las
necesidades de la población; desarrollar el talento humano.
Desplegando estrategias como la de trabajo con los hospitales de la red norte, para
optimizar el aprovechamiento de los recursos; fortaleciendo los procesos de mejora
continua en los sistemas integrados de gestión; por último el hospital de Usaquén I Nivel
ESE busca crear, adquirir, retener, mantener, utilizar y optimizar el conocimiento antiguo y
nuevo, ante la complejidad de los cambios del entorno, para facilitar la información que sea
requerida en momento preciso para que las actividades sean efectivas. De la misma forma,
busca optimizar el conocimiento con un enfoque de respuestas en salud basada en la
evidencia.
Al mismo tiempo se estableció un plan de trabajo archivístico institucional por medio de

acta de reunión de comité de gestión documental del cuatro de febrero de 2013 a seis meses
que contempla cuatro actividades principales para el funcionamiento archivístico
institucional; tales como realizar y mantener actualizadas las TRD, brindar capacitación al
personal del hospital de Usaquén I Nivel ESE en los temas relacionados con gestión
documental y archivo, brindar acompañamiento permanente a las diferentes dependencias
para la depuración y organización de los archivos de gestión y el control y seguimiento a la
gestión documental.
Este documento se encuentra en la página Web del Hospital en el siguiente link

www.hospitalusaquen.gov.co
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6. NORMATIVIDAD RELACIONADA
Articulo 2°, literal d) de la ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional
de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales,
culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional
de Archivos.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de
comercio electrónico y de las firmas digitales y en virtud del principio de equivalencia
funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje
de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.
Ley 1341 de 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la
información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones
TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.
Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública

elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Capítulo IV de la ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el

proceso administrativo en particular en lo referente al documentos público en medios
electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción
de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de la recepción y envío
de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 y 9, los cuales se
enmarca dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado.
Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública,
establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en
la optimación de los trámites ante la Administración Pública.
Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del proceso y se
dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de
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las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos

judiciales, así como en la formación y archivo de expedientes.
Decreto 2482 del 03 de diciembre de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos para
la integración de la planeación y la gestión” tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado
de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, se
busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de
participación y su interlocución con la sociedad en procura de la prestación de mejores y
más efectivos servicios.
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 “Por el cual se reglamenta el titulo V de la Ley 594
de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011, y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado” en su
capítulo II sobre el Programa de Gestión Documental que habla de la obligatoriedad del
mismo, la aprobación del PGD por parte del comité de Gestión Documental, su
publicación, los elementos del Programa de Gestión Documental, el plan de capacitación, la
armonía con otros sistemas administrativos y de gestión; obedeciendo la estructura
presentada en el Anexo del presente Decreto.
7. ALCANCE
Este programa está dirigido a todos los procesos y funcionarios del Hospital de Usaquén
ESE I Nivel; para que en conjunto y por medio de la orientación y capacitación del mismo,
generen una cultura organizacional que nos arroje resultados encaminados a la
implementación de una Gestión Documental Integral. Aplicable a todos los procesos
implementados en las sedes, UPAS y UBAS.
8. ASPECTOS GENERALES
8.1. Administrativos
Las funciones administrativas consisten en desarrollar políticas de gestión documental para

aplicar a nivel general en el Hospital de Usaquén ESE I Nivel generando todas las ventajas
obtenidas mediante la implementación de un Programa de Gestión Documental viable para
la consecución de la cultura documental en cada área, dependencia o sede de la entidad;
contando con personal idóneo, capacitado para liderar y vigilar el cumplimiento de las
actividades archivísticas.
Basados en el acuerdo 038 de 2002, la responsabilidad como funcionarios frente a los

documentos y archivos por su adecuada conservación, organización, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del ejercicio de nuestras funciones administrativas.
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De igual forma, todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su

cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente
inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Dentro de la organización administrativa de la gestión documental podemos evidenciar el

ciclo PHVA
8.2. Recursos necesarios para el desarrollo del PGD
 Recursos físicos: Carpetas, cajas, ganchos plásticos, cartulinas blancas, batas,

guantes, tapabocas, jabón y toallas desechables
 Recursos humanos: Profesional en sistemas de información, tecnólogo en

administración documental, técnico en archivo, auxiliares de archivo
 Recursos tecnológicos: Computadores, Software, Microfilmadora.
 Infraestructura: Espacios para archivo de historia clínica, archivo de gestión y

archivo central.
 Económicos: Anualmente se gestionarán los recursos necesarios para el desarrollo

del programa de gestión documental y se incluirán en el presupuesto anual de la
institución, de acuerdo a los consumos históricos y la proyección estimada.
8.3. Desarrollo Tecnológico
Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las
áreas y entidades, y se constituyen en elementos probatorios en aquellos casos donde se
presentan eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la
organización. Además, el alto volumen de información que caracteriza el mundo actual,
hace necesario la implantación de soluciones que estén a tono con el desarrollo tecnológico.
Por lo anterior, es necesario desarrollar aplicaciones que permitan optimizar los procesos
documentales para asegurar la conservación, idoneidad, auditoria y facilidad de consulta de
la información, mediante la automatización de la gestión de documentos.
Hoy día los progresos de las nuevas tecnologías llamadas Tecnologías de la Información,
que abarcan equipos, aplicaciones informáticas, satélites y las telecomunicaciones están
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teniendo un gran efecto a nivel de diferentes sectores productivos y de la sociedad dentro

de un país.
Con objetivos como:
 Integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del

archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de
forma continua y se garantice la seguridad de los documentos.
 Llevar a cabo la auditoria de los documentos
 Estandarizar los procesos de administración documental.
 Agilizar el flujo de información a través de las áreas de la organización.
 Agilizar los trámites de los procesos documentales.
 Permitir la trazabilidad de los documentos.
 Minimizar los riesgos de pérdida de documentos.
 Mejorar la conservación e integridad de los documentos evitando su
manipulación.
 Permitir la consulta en línea de la información de los documentos y sus
imágenes digitalizadas.
 Suministrar la información y asegurar las consultas de los diferentes usuarios.
 Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localización y suministro de
información.
 La información veraz y oportuna es la herramienta más importante para el
desarrollo de estudios, formulación de planes y políticas y en la toma de
decisiones.
 Al prestar un mejor servicio en el uso de la información y controlar los términos
de vencimiento de algunos documentos, los costos en los cuales incurre la
organización disminuyen.
 Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las
innovaciones del momento, tomando ventaja competitiva de los beneficios que
éstas ofrecen.
 Organización en la conservación documental por cada una de las etapas del ciclo
de vida de acuerdo con las tablas de retención.
 Permite la economía del papel con el manejo de imágenes digitalizadas de los
documentos, evitando así, las fotocopias de los documentos.
Para mejorar la gestión de documentos a nivel institucional se propone la implementación

de un software, que cumpla con los requisitos del Archivo de Bogotá:
Un Sistema de Gestión Documental que emplee las normas técnicas y prácticas para la
administración de los flujos documéntales y archivísticos con el fin de garantizar la calidad
de los procesos documentales y que le permita acceder fácilmente mediante cualquier
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navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos,

evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.
VENTAJAS
 Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos.
 Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración
de los flujos documéntales y archivísticos.
 Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la
generación de los expedientes virtuales.
 Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
 Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
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9. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL
A continuación se explican cada uno de los pasos anteriores:
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9.1. Planeación
La planeación es el pilar de todo objetivo a desarrollar, si no cuenta con una planeación

antes de toda actividad se tiende a caer en errores, por ello es necesario que semestralmente
sea generado un plan de acción archivístico con las actividades documentales que sean
generadas en el transcurso de la administración, el cual debe ser aprobado por el comité de
archivo institucional y debe asignar actividades a desarrollar por los funcionarios de
Archivo y Correspondencia del Hospital de Usaquén ESE I Nivel que contemple el
cumplimiento de las responsabilidades de cada funcionario y la articulación con los
objetivos generales en la Entidad.
Este plan semestral de archivo deberá ser presentado al comité de Gestión Documental en
las dos primeras semanas del inicio de semestre, generando su aprobación y posterior
aplicación siguiendo el formato normalizado y como plena responsabilidad del coordinador
de archivo y correspondencia quien deberá convocar y presentar informe de ejecución al
comité de manera trimestral o cuando sea requerido.
Dentro de la Planeación de la gestión documental se deben contemplar actividades como:
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9.2. Producción
La generación de documentos del Hospital de Usaquén ESE I Nivel, en cumplimiento de

sus funciones será administrada por todos los funcionarios en general, aun así, deberán
adoptar todas las medidas para lograr una homogenización de estilos los cuales son
relacionados en la guía de producción documental del Hospital de Usaquén ESE I Nivel. La
aplicación de la misma tendrá puntos de evaluación de cumplimiento y adherencia para la
circulación y aprobación de los documentos.
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias del Hospital de
Usaquén ESE I Nivel; en la Guía de Producción Documental se presentan los formatos que
son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados por todos los procesos en
desarrollo de sus funciones contemplando:
 Creación y diseño de los documentos.

 Medios y técnicas de reproducción y de impresión.
 Determinación y selección de soportes documentales.
 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
 Adecuado uso de reprografía.
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Dentro de la producción documental se realizaran actividades de normalización

documental, tales como la identificación de las dependencias productoras, la definición de
tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de
procesos y procedimientos; las directrices relacionadas con el número de copias, el control
de la producción de nuevos documentos y la determinación de la periodicidad en la
producción. Ver guía de producción documental
9.3. Gestión y trámite
Agrupa inicialmente todas las actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario, se relaciona con el flujo de documentos al interior y al exterior del
Hospital de Usaquén ESE I Nivel, contando con mecanismos de control tales como la
verificación de recepción de los documentos y envío de los mismos en este proceso se
distinguen actividades como: la distribución de documentos externos e internos y los
documentos enviados por otros medios. Ver guía de correspondencia
De igual manera, el trámite de documentos hace referencia al curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa; en desarrollo
de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, de acuerdo con la normatividad existente en el país especialmente la, se
deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones; en donde son señaladas las actividades de recepción de solicitud o trámite
y de respuesta. Ver guía de recepción y tramite de documentos.
Es de suma importancia que según lo estipulado en el acuerdo 038 de 2002 del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado en el artículo 35. Prohibiciones. A todo
servidor público le está prohibido:
 Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la

prestación del servicio al que está obligado.
 Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su
conocimiento.
 Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
 Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no
autorizadas.
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9.4. Organización
A partir de lo establecido en la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación

especialmente en la Ley 594 de 2000 y acuerdos reglamentarios. Serán estipuladas el
conjunto de actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos del Hospital de Usaquén ESE I nivel, comprendiendo actividades de
clasificación documental, ordenación documental y descripción documental; con temas de
identificación en todas las dependencias y sedes las respectivas series, subseries, el
principio de procedencia, la organización cronológica, la adecuada perforación, la foliación
de los expedientes, la utilización adecuada de las carpetas y cajas de archivo, las
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prohibiciones, y el diligenciamiento del inventario documental; en todos los tipos de

archivo identificados en la Entidad. Ver guía de organización documental.
9.5. Transferencia
El Hospital de Usaquén ESE de I Nivel realizará la remisión de los documentos del archivo
de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las TRD aprobadas,
como entidad pública debemos dar cumplimiento a los programas de transferencias
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documentales al archivo de Bogotá de los documentos con valores para la investigación,

garantizando las políticas de recuperación custodia, conservación y difusión del patrimonio
documental.
Las transferencias documentales permiten el acceso a los documentos, evitan la producción

y acumulación irracional los mismos en las dependencias o sedes, aseguran y facilitan el
control efectivo y ordenado de la documentación, solucionan a nivel físico y funcional el
problema de la acumulación de los documentos en las áreas, concentrar la información útil
para la toma de decisiones administrativas o para el desarrollo histórico institucional, o
guardar definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
Este proceso se realizara teniendo en cuenta el ciclo de los documentos, con la periodicidad
que sean establecidas en los tiempos de retención de las Tablas de Retención Documental
aprobadas. Ver guía de transferencias primarias y secundarias.
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9.6. Disposición de los documentos
El área de Gestión Documental garantizara la disposición y el acceso a los documentos con

el fin de que se pueda conocer la información que contienen; la consulta garantizará el
derecho que tienen los usuarios tanto internos como externos de acceder a la información
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
El área de Gestión Documental atenderá los requerimientos y solicitudes de manera
personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario o funcionario competente.
La consulta en los Archivos de Gestión, Central o Casa Archivo deberá ser regida por los
controles correspondientes. Ver guía de consulta de los documentos
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9.7. Preservación a largo plazo
El Hospital de Usaquén ESE I Nivel adoptara un conjunto de medidas preventivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido, considerando las condiciones mínimas encaminadas a la protección de
los documentos, el establecimiento de equipos adecuados para archivo, sistema de
almacenamiento de información en sus distintos soportes.
Es responsabilidad del funcionario asignado en cada tipo de archivo liderado por la

coordinación de archivo o líder de la gestión documental institucional y por dirección de la
Subgerencia Administrativa y Financiera garantizar el adecuado almacenamiento de los
documentos, lo cual consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios y unidades de conservación apropiadas
De igual manera según la Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario
Único artículo 34 Deberes: son deberes de todo servidor público custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo
su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebida. Ver guía de conservación de documentos.
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9.8. Valoración
El Hospital de Usaquén ESE I Nivel

realizará la selección de los documentos en
cualquier etapa de su ciclo vital, con miras a
su conservación temporal, permanente, o su
eliminación conforme a lo estipulado en las
Tablas de Retención Documental y la
valoración primaria y secundaria de cada
serie documental consignada en la misma.
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Esto implica una serie de actividades tales como una vez identificados los documentos que
se van a conservar y definir la serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica
de reprografía, cuyo objeto sea facilitar el acceso a la información, remplazando la
manipulación de los originales evitando su deterioro.
La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, solo será válida en casos
tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las áreas
donde se elaboró pero el original es finalmente conservado por planeación y esta a su vez lo
transfiere al archivo de gestión.
El microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos

originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida
y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los
soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción
aplicables en cada caso. Pero aun cuando se aplique técnicas de reprografía validas sería
conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros
investigadores puedan garantizar caracteres diplomáticos; la aprobación de toda
eliminación deberá ser expedida por medio de acta de reunión del comité de Gestión
Documental. Ver guía de Disposición Final de los documentos.
10. FASES DE IMPLEMETACIÓN DEL PGD
10.1. Debe estar alienado con los objetivos estratégicos
La Gestión Documental del Hospital de Usaquén debe estar orientada a lograr los
siguientes objetivos:
 Dar respuestas que garanticen integralidad, accesibilidad a la información,

continuidad a los procesos y procedimientos; siendo un proceso de calidad.
 Responder a las necesidades del cliente interno y externo.
 El equipo de gestión documental debe ser competente y brinde las soluciones que
contribuyan a satisfacer las necesidades.
 La gestión documental debe contar con los recursos necesarios para su correcta
ejecución.
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10.2. Establecer las metas a corto, mediano y largo plazo
 Las actividades identificadas a corto plazo parten de la socialización y capacitación

del presente Programa de Gestión Documental, el Proceso de Apoyo de Gestión
Documental y los procedimientos de Planeación, Producción, Gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición final, preservación a largo plazo y
valoración documental; de igual manera con la Política, el Manual y guías de
Gestión Documental; esta actividad debe estar culminada al terminar el año 2013.
 La organización física en cuanto a la adquisición de la mobiliaria suficiente para la

adecuada conservación de los documentos de archivo, los equipos que se requieran
para la ejecución de las actividades diarias de gestión documental, la adecuación de
los espacios que sean necesarios, deben ser planteados y presentados a la Gerencia
para su aprobación y ejecución, el tiempo para la realización de esta actividad
culminara al finalizar el año 2014.
 Como actividades de mediano plazo se plantea la elaboración de las Tablas de

Retención Documental y TVD- Tablas de valoración documental su presentación al
Consejo Distrital de Archivos para su respectiva aprobación y posterior entrega y
socialización en todas las áreas del hospital, realizando la capacitación en el manejo
y aplicación de la misma; esta actividad debe estar culminada al terminar el año
2014.
 la verificación y control de la adecuada adherencia a las nuevas TRD en un 100% de

las áreas del Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado. La
elaboración de las Tablas de Valoración Documental y presentación al Consejo
Distrital de Archivos, la realización de estudios previos a la implementación de los
diferentes programas establecidos en el presente documento; el tiempo de
cumplimiento de estas actividades será al finalizar el año 2014.
 El último año de gestión del Programa de Gestión Documental y previo a los

estudios realizados para la implementación de los programas reglamentados y del
sistema de gestión electrónica de documentos se dará ejecución a la implementación
del sistema electrónico junto a todos los procesos de reprografía, custodia,
tercerización, manejo de documentos especiales, conformación del archivo histórico
institucional.
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10.3. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y

lograr los objetivos definidos
La asignación de los recursos será decisión de los directivos que aprueben los programas
elaborados para mejorar la calidad del proceso de Gestión Documental, este tema es vital
para la ejecución de las actividades y la consecución de los objetivos planteados en cada
programa, la ejecución de las actividades y el logro de las metas arrojara resultados de un
proceso hecho con calidad.
10.4. Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de

acuerdo, con la normatividad del sector de la salud
Según lo estipulado en la ley 594 de 2000 ley General de Archivo; se articula con la
adopción de políticas y reglas según el artículo 3; en el artículo 4: con la conformación del
subsistema; en el artículo 18 con la disponibilidad de los recursos. Artículo 5: coordinación,
control y seguimiento para la administración del SIGA, capítulo III de la normalización,
producción y administración documental. Artículo 17: recursos informáticos párrafo
segundo, cualquier software utilizado para la gestión documental debe contar con el visto
bueno del Archivo de Bogotá.
SIGA – Subsistema de Gestión Documental y Archivo

SGC- Subsistema de Gestión de Calidad
SCI – Subsistema de Control Interno
S&SO – Subsistema de Salud Ocupacional
SGA – Subsistema de Gestión Ambiental
SGSI – Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información
Responsabilidad Social
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11. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
11.1. Programa de normalización de formas y formularios

electrónicos
El sistema de gestión documental institucional debe considerar la integración de los

archivos físicos, los documentos electrónicos y las bases de datos. Los documentos físicos
son considerados una problemática general, ya que ocupan un espacio considerable y por lo
general no se cuenta con el espacio suficiente para los mismos, de un documento se pueden
generar varias copias sin control alguno, actualmente en el Hospital de Usaquén se
evidencia una convivencia entre ambos soportes ya sea físico o electrónico sin demeritar la
importancia del documento físico; los soportes electrónicos han tomado gran importancia.
Como necesidad de controlar internamente la producción y el almacenamiento de los

documentos electrónicos en las áreas del hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del
Estado, en este caso el espacio no es lo preocupante, como lo es realmente la accesibilidad
a la información, el control en su retención y eliminación; la gestión de documentos
electrónicos requiere sistemas de Archivo que cumplan con las siguientes funciones
individuales, que comprenden controlar la reproducción indiscriminada eliminando copias
y versiones de un mismo documento, salvaguardar la integridad de los documentos y
recuperar la información eficazmente. El correo electrónico institucional debido a las
ventajas que nos ofrece este sistema de comunicación se ha convertido en el vehículo de
comunicación por excelencia para la toma y difusión de decisiones internas y
administrativas.
La organización de los archivos electrónicos debe entenderse como un proceso formal,

regido por principios, normas y procedimientos enmarcados dentro de la archivística. Este
documento es el registro de una actividad, al cual le debemos aplicar su ciclo vital y debe
ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos esto consiste en agruparlos de
acuerdo a las series y subseries del proceso al que pertenecen, definidas en las Tablas de
Retención Documental del Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado.
El primer pasó en identificar los archivos electrónicos desordenados:
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En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos de
cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información contenida en
ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar algún documento
que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio
inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos nunca aparecen los
documentos.
El segundo paso consiste en la clasificación de los documentos electrónicos, teniendo en

cuenta que los sistemas informáticos nos permiten manejar carpetas para guardar
documentos en el computador, estas herramientas se asimilan a las manejadas en físico, de
igual manera le podemos asignar las series y subseries documentales; por ejemplo:
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Dentro de cada una de las series si aplica se deben manejar las subseries documentales
especificadas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, por ejemplo:
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11.2. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al

plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia)
El Hospital de Usaquén ESE I Nivel aplicará un conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido las cuales serán:
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11.3. Programa de gestión de documentos electrónicos
El Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, implementara un programa que
le permita manejar de manera adecuada los documentos electronicos, aplicando la retencion
documental, accediendo a la información de manera eficiente, teniendo el control de la
informacion electronica, contemplando el uso de las nuevas tecnologias para el ejercicio de
las funciones administrativas, iniciando con la implementación de un programa que facilite
el manejo de las comunicaciones y la trasabilidad de las mismas. La gestion de los
documentos electrónicos debe enfocar la iniciativa del cero papel en la institución.
33
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11.4. Programa de archivos descentralizados (incluye

tercerización de la custodia o la administración)
Los documentos de archivo en el Hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado
debido a su distribución en la localidad y al número de sedes, maneja una división física de
archivos, ya que cada sede cuenta con su archivo de gestión, esta documentación luego de
cumplir su tiempo de retención es trasladada al Archivo Central donde es unificada.
Las ventajas de los archivos descentralizados parten desde la mejor accesibilidad y

cercanidad de la información; de igual manera se deben identificar los problemas que se
pueden presentar, como la duplicidad de la información en las sedes o la repetición de
actividades en torno a la organización.
11.5. Programa de reprografía (incluye sistemas de fotocopiado,

impresión digitalización y microfilmación)
El Hospital mantiene en su actualidad contratos relacionados con los sistemas de

fotocopiado, impresión y proyección de documentos de archivo, se debe identificar según la
normatividad vigente las condiciones para llevar a cabo esta actividad; además de esto el
hospital debe implementar procesos de digitalización y microfilmación de los documentos
cuyos valores lo ameriten.
11.6. Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros,

audiovisuales, orales. Etc.)
En la actualidad el hospital no cuenta con numerosas diferencias en cuanto al soporte de la

información prevalece el soporte papel, aun así, se identifica información contenida en
documentos que deben ser almacenados especialmente, hay que proporcionar el adecuado
lugar para la disposición de los mismos.
11.7. Plan institucional de capacitación
El programa de Gestión Documental debe estar articulado con las capacitaciones

institucionales lideradas por el área del desarrollo del talento humano, en la inducción y
reinducción, de igual manera al momento de actualizar algún instrumento el área de gestión
documental debe capacitar a todo el personal frente a las actualizaciones y realizar
seguimiento y control de su aplicación.
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11.8. Programa de auditoría y control
Dentro de la implementación del Programa de Gestión Documental el área de Gestión

Documental deberá elaborar actividades de autocontrol (es el control intrínseco de las
actividades realizadas por cada servidor público); Autorregulación (es la capacidad de
formular, promulgar, ejecutar y verificar el cumplimiento de las normas internas
relacionadas con el control interno del Hospital); Autogestión (es el control intrínseco de
las actividades asociadas con los cargos y sus relaciones en los procesos) frente a:
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12. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE

CONTROL INTERNO MECI
Se busca implementar procesos efectivos de identificación y procesamiento de fuentes de
información para la toma de decisiones y rendición de cuentas a la ciudadanía y partes
interesadas en general.
SUBSISTEMAS
CONTROL Nº CONTROL DE Nº CONTROL DE Nº
ESTRATÉGICO GESTIÒN EVALUACIÓN
Acuerdos, 1 Políticas de 12 Autoevaluación del 23
compromisos o operación control
Actividades de control
Ambiente de
protocolos éticos
control
Autoevaluación
Desarrollo del 2 Procedimientos 13
talento humano
Estilo de dirección 3 Controles 14 Autoevaluación de 24
la gestión
Planes y programas 4 Indicadores 15
Direccionamiento
Modelo de 5 Manual de 16
estratégico
operación por procedimientos

procesos
COMPONENTES
Estructura 6 Información 17 Evaluación 25

organizacional primaria independiente al
Información
independiente
Evaluación sistema de control
interno
Contexto 7 Información 18 Auditoría interna 26
estratégico secundaria
Administración de riesgos
Identificación de 8 Sistemas de 19
riesgos información
Análisis de riesgos 9 Comunicación 20 Plan de 27
Comunicación pública
organizacional mejoramiento
mejoramiento
institucional
Planes de
Valoración de 10 Comunicación 21 Plan de 28

riesgos informativa mejoramiento por
procesos
Políticas de 11 Medios de 22 Plan de 29
administración de comunicación mejoramiento
riesgos individual
ELEMENTOS
El Hospital de Usaquén ESE I Nivel entenderá la comunicación no como un proceso de

transmisión de información sino como un proceso de coordinación de acciones, lo que
implica un constante circuito de realimentación entre el emisor y el receptor hasta alcanzar
la coordinación de sus acciones; evitando que la comunicación fracase.
La comunicación es un componente esencial del MECI.
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La información primaria es aquella que se basa en el conjunto de datos de fuentes externas

que intervienen directa o indirectamente en la gestión Hospital de Usaquén I Nivel Empresa
Social del Estado y afectan su desempeño algunas de ellas son la ciudadanía, los
proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros
organismos; así como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables
económicas, el avance tecnológico, entre otros.
La información Secundaria está basada en la Información Primaria y aquella relacionada

con los aspectos financieros, económicos y sociales que se generan a partir de la gestión
institucional, que contribuyen a verificar y determinar el grado de cumplimiento de los
compromisos adquiridos por la entidad. Con este elemento se busca que el registro y la
divulgación de la información sean oportunos, exactos y confiables para que facilite la toma
de decisiones.
La información secundaria, puede ser clasificada en información formal e informal, la

información formal se obtiene a partir de la operación de la entidad. se materializa en
reportes, informes y demás formas de registro físico. Para obtener esta información se
requiere:
• Manual de Operación,
• Resultados de información que generan los diferentes procesos,
• Los informes elaborados,
• Las actas de reuniones,
Para el manejo de la información secundaria la entidad debe contar con un proceso de

manejo de información, el cual ha sido determinado por el sistema de gestión de la calidad
como el “proceso de gestión documental”.
Con las tablas de retención documental (TRD), se logra dar un manejo óptimo de los
documentos que reposan en las entidades. Es así como a través de ellas se puede clasificar,
conservar y racionalizar la producción de documentos en las entidades, con lo cual se
obtiene mayor agilidad al momento de consultarlos.
En conclusión el Modelo Estándar de Control Interno ejerce el control sobre toda la

operación de la entidad, con el fin de alcanzar los resultados, metas y objetivos en todos los
niveles de la entidad. En este marco, la documentación, es entendida como una medida de
control que apoya el cumplimiento de las actividades que permiten alcanzar los resultados
previstos.
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13. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD NTCGP1000
La armonización con el sistema de gestión de la calidad parte desde la declaración de la

politica, los objetivos, el manual de calidad; los procedimientos documentados, los
registros requeridos y los documentos que permitan la eficaz operación de los procesos. En
el hospital los documentos requeridos por el sistema de gestion de la calidad deben
controlarse, se debe establecer el procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para aprobar los documetos por primera vez, revisar y actualezar los documentos
nuevamente, asegurar que se identifique la actualización en la versión, asegurar el uso de
versiones vigentes en los puntos de uso previniendo el uso de documentos obsoletos.
En el control de los registros los cuales son un tipo especial de documento el hospital debe
contar con un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la
identificacion de los mismos ya que deben permanecer legibles, fácilmente identificables y
recuperables
La intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública es la de

desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del
Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las necesidades específicas de la
organización.
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14. ANEXOS
14.1. Diagnóstico de la Gestión Documental (8 folios)
14.2. Cronograma de implementación del PGD (1 folio)
14.3. Mapa de procesos de la entidad (1 folio)
14.4. Presupuesto anual para la implementación del PGD (2 folios)
39

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PROGRAMA DE GESTIÓN CÓDIGO: U325D-PG004

DOCUMENTAL FECHA: 16/09/2014

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

HOSPITAL DE USAQUÉN I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

Grupo de Trabajo Jhorsiany Andrea Ospina Muñoz

Proceso GESTION DOCUMENTAL

Derechos reservados a favor de

NOMBRE DEL DOCUMENTO: VERSIÓN: FECHA DE EMISIÓN

APROBADO POR REVISADO POR ELABORADO POR

11.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos .............................. 29

Definimos la gestión documental como el conjunto de técnicas para administrar los

En la actualidad existen diversos sistemas de gestión documental, desde el más simple

Para conceptualizar un poco el proceso de gestión documental no solo a nivel distrital, si no

 El hospital de Usaquén I Nivel Empresa Social del Estado, dispondrá de la

 Organizar los documentos físicos y electrónicos.

 Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los

 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a

4. RESEÑA HISTORICA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN

Ser resolutivos al dar respuestas que garanticen la integridad, accesibilidad, continuidad,

Al mismo tiempo se estableció un plan de trabajo archivístico institucional por medio de

Este documento se encuentra en la página Web del Hospital en el siguiente link

Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública

Capítulo IV de la ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el

las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos

Las funciones administrativas consisten en desarrollar políticas de gestión documental para

Basados en el acuerdo 038 de 2002, la responsabilidad como funcionarios frente a los

De igual forma, todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su

Dentro de la organización administrativa de la gestión documental podemos evidenciar el

8.2. Recursos necesarios para el desarrollo del PGD

 Recursos físicos: Carpetas, cajas, ganchos plásticos, cartulinas blancas, batas,

 Recursos humanos: Profesional en sistemas de información, tecnólogo en

 Recursos tecnológicos: Computadores, Software, Microfilmadora.

 Infraestructura: Espacios para archivo de historia clínica, archivo de gestión y

 Económicos: Anualmente se gestionarán los recursos necesarios para el desarrollo

8.3. Desarrollo Tecnológico

teniendo un gran efecto a nivel de diferentes sectores productivos y de la sociedad dentro

Con objetivos como:

 Integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del

Para mejorar la gestión de documentos a nivel institucional se propone la implementación

navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos,

9. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

A continuación se explican cada uno de los pasos anteriores:

La planeación es el pilar de todo objetivo a desarrollar, si no cuenta con una planeación

Dentro de la Planeación de la gestión documental se deben contemplar actividades como:

La generación de documentos del Hospital de Usaquén ESE I Nivel, en cumplimiento de

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

 Creación y diseño de los documentos.

Dentro de la producción documental se realizaran actividades de normalización

9.3. Gestión y trámite

 Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la

A partir de lo establecido en la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación

prohibiciones, y el diligenciamiento del inventario documental; en todos los tipos de

documentales al archivo de Bogotá de los documentos con valores para la investigación,

Las transferencias documentales permiten el acceso a los documentos, evitan la producción

9.6. Disposición de los documentos

El área de Gestión Documental garantizara la disposición y el acceso a los documentos con

9.7. Preservación a largo plazo

El Hospital de Usaquén ESE I Nivel adoptara un conjunto de medidas preventivas,

Es responsabilidad del funcionario asignado en cada tipo de archivo liderado por la

El Hospital de Usaquén ESE I Nivel

El microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos

10. FASES DE IMPLEMETACIÓN DEL PGD

10.1. Debe estar alienado con los objetivos estratégicos

 Dar respuestas que garanticen integralidad, accesibilidad a la información,