Como automatizar

processos gerenciais
 Sumário

- Introdução
1. O primeiro passo: mapeamento de processos
2. Cronograma de implantação
3. O foco é sempre o cliente
4. A importância dos treinamentos
5. Monitoramento contínuo
6. Como um software de gestão pode ajudá-lo
- Conclusão
- Sobre nós

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 Introdução
Para crescer e atingir a prosperidade financeira e
mercadológica, toda empresa precisa ter seus processos
muito bem definidos. E isso não depende do seu porte: até a
menor empresa do mundo tem processos. Não importa se ela
produz um único produto ou oferece apenas um serviço, ela
tem, necessariamente, pelo menos um processo.

Automação de processos é uma técnica de BPM (Business

Process Management) ou Gestão de Processos Empresariais,
que consiste em usar a tecnologia e a integração de sistemas
e dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de
trabalho, por meio do monitoramento em tempo real e da
substituição de atividades manuais por automatizadas.

Seu objetivo é o desenvolvimento e a implementação de

melhorias, visando ganhar agilidade, produtividade e reduzir
os custos operacionais. A automação de processos gerenciais
permite identificar os gargalos nos fluxos de trabalho, além de
gerar alertas em tempo real caso algum processo fique
parado por mais tempo que o estabelecido como ideal.

3
 Introdução
Fazer a gestão dos processos permite que a empresa seja
capaz de entender a relação entre seus objetivos, seus
recursos e sua capacidade produtiva.

Por isso, investir na automação de processos gerenciais é

fundamental para a otimização do trabalho: assim, é possível
garantir mais eficiência, minimizar os riscos, aumentar a
produtividade dos seus colaboradores e potencializar seus
lucros.

O principal objetivo deste e-book é ajudá-lo a dar os primeiros

passos na automação dos processos gerenciais da sua
empresa. Você poderá consultá-lo sempre que precisar saber
mais sobre um conceito, prática, ou ainda, sempre quiser se
atualizar sobre este tema.

Não vamos nos aprofundar muito em cada item, mas sim

oferecer uma visão geral daquele determinado tópico com
links para outros artigos e materiais, para que você possa ter
maior conhecimento sobre o tema que está buscando com
mais ênfase.

4
1.
O primeiro passo:
mapeamento de processos
Para ter uma visão sistêmica de toda a operação da sua
empresa, o primeiro passo é fazer o mapeamento de todos os
processos internos. O objetivo é ajudar a melhorar os
processos existentes ou implantar uma nova estrutura de
processos. Nesta etapa, é muito comum que os gestores
tenham uma tendência a mapear processos da forma que
gostariam que eles fossem, ao invés de mostrar como eles
realmente são. Evite esse erro. O processo existente é o que
precisa ser mapeado e monitorado para que possa melhorar.
Através do mapeamento, é possível enxergar claramente os
pontos fortes e fracos da empresa, e a partir disso, saber o
que pode ser melhorado: a complexidade na operação, a
redução de custos, gargalos, falhas de integração, atividades
redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos,
excesso de documentação etc.
O objetivo do mapeamento é buscar um melhor entendimento
dos processos de negócios existentes e futuros, para melhorar
o nível de satisfação dos clientes e aumentar o desempenho
do negócio.
6
Para fazer o mapeamento de processos, é necessário seguir as
etapas:
➔ Identificar quais são os objetivos da empresa;
➔ Quais são as saídas do processo;
➔ Quais são os clientes do processo;
➔ Quais as entradas do processo;
➔ Quais os componentes do processo;
➔ Quais são os fornecedores do processo;
➔ Quais os limites do processo;
➔ Documentar o processo atual;
➔ Identificar quais as melhorias necessárias;
➔ Escolher as melhorias a serem aplicadas ao processo;
➔ Documentar o processo melhorado.
Para saber mais sobre o assunto, leia nosso artigo "Mapeamento
de processos, como fazer da maneira correta?".
2.
Cronograma de implantação
Cronograma de Implantação
Depois de fazer a análise do mapeamento de processos, crie
um cronograma de implantação, dividido em etapas. Defina
um método para garantir que mudanças, adaptações e
atualizações possam ser executadas sem grandes impactos
no dia a dia da empresa.

Cada etapa precisa ser previamente pensada, com o

estabelecimento de prazos e das partes a serem entregues
dentro deles. Também é importante dizer que o cronograma
serve muito à gestão de pessoas.

Quando os profissionais envolvidos com o projeto sabem

exatamente o que precisam entregar dentro de prazos bem
definidos, eles se sentem mais motivados e propensos a
cumprir metas e otimizar os recursos disponíveis.

A partir do início da automação dos processos gerenciais, o

gestor de implantação faz o acompanhamento para que tudo
o que foi planejado não fuja à normalidade.

8
Cronograma de Implantação
Trata-se dos esforços para evitar atrasos, falhas, desperdícios
(de tempo e de dinheiro), bem como o cumprimento dos
objetivos esperados. Isso requer, logicamente, habilidades de
comunicação com a equipe, de diálogo e feedback
constante; delegação de tarefas e total vigilância para que as
mudanças geradas não se tornem empecilhos para sua
realização.

Por fim, faça testes para localizar e corrigir desvios.

9
3.
O foco é sempre o cliente
 O foco é sempre o cliente
“
É comum que, ao automatizar processos, as empresas mantenham o foco nas melhorias internas. Porém, a atenção deve estar
voltada às demandas e necessidades dos clientes, ou seja, o retorno deste investimento depende de mudanças sensíveis na
qualidade do atendimento, na velocidade da entrega, na inovação dos produtos e serviços, nas condições de pagamento e nos
preços oferecidos.

O principal objetivo da automação dos processos gerenciais é a melhoria e transformação contínua para se atingir os resultados
esperados, ou seja, a satisfação dos seus clientes.

Maximizar os resultados e o desempenho desses processos permite à empresa melhor rentabilidade, vantagem competitiva,
redução de custos, otimização de recursos, e principalmente, aumento da satisfação dos clientes por meio de produtos e serviços
em nível superior de qualidade.

11
4.
A importância dos treinamentos
 A importância dos treinamentos
A maior vantagem da automação de
processos é poder realocar esforços e
pessoas de sua empresa para tarefas
essenciais e reduzir os custos com
processos que podem ser cobertos
pela otimização e automação.
Para isso, é preciso treinar seus
colaboradores com o objetivo de
garantir a utilização correta de todas as
funcionalidades dos sistemas. Com a
eliminação de uma série de tarefas que
não são relevantes, a empresa pode
explorar todo o potencial intelectual e
criativo de seus profissionais, o que
reforça a motivação e o engajamento.
Funcionários bem treinados conhecem Automatizar processos gerenciais não
suas responsabilidades e executam significa cortar colaboradores, mas sim
suas atividades com qualidade e estabelecer uma valorização das
rapidez, pois conhecem o negócio da capacidades individuais, já que os
empresa, têm um olhar mais detalhista funcionários poderão focar suas
sobre suas próprias atividades e podem energias e esforços em funções
sugerir melhorias nos processos estratégicas para a empresa.
internos, tornando a empresa mais
eficiente e eficaz.
É importante lembrar que, ao invés de
substituir os recursos humanos, a
automação de processos serve para
potencializar e aumentar o
desempenho individual e coletivo das
pessoas.
13
5.
Monitoramento contínuo
 Monitoramento contínuo
Para alavancar a produtividade, não basta automatizar
processos. É necessário avaliar quais os resultados e os
impactos gerados, e portanto, estabelecer um monitoramento
constante, por meio de indicadores de desempenho e
checklists específicos. Através do monitoramento, é possível
confirmar os avanços e localizar os pontos que deverão ser
aperfeiçoados.

Lembre-se: toda vez que você decidir implementar um novo

processo ou fazer mudanças em um processo existente,
estará tirando as pessoas de suas zonas de conforto. Por isso,
é importante que investigue o histórico de erros e analise
como cada passo impacta o resultado.

Caso tenha problemas recorrentes com a execução de um

certo passo do seu processo, talvez seja um sinal de que
precisa detalhar melhor sua execução. Descubra quais
variáveis podem afetar a qualidade do resultado do seu
processo. Se uma variável causa um grande impacto, talvez
seja válido incluir instruções específicas sobre sua execução.

15
 Monitoramento contínuo
Apenas após o processo estar bem estabelecido e todos os
membros da equipe estarem executando sem resistência é
que você deve propor melhorias.

Assim, você poderá contar com dados reais para comparar o

antes e depois.

16
6.
Como um software de gestão
pode auxiliar
 Como um software de gestão pode auxiliar

Hoje em dia, é praticamente inviável administrar um negócio
sem a utilização de softwares de gestão e sistemas
integrados. Para manter um controle permanente e em tempo
real sobre estoques, volume de vendas, indicadores
financeiros, entre inúmeras funções essenciais para a gestão
de uma empresa, o ERP (Enterprise Resource Planning)
tornou-se indispensável às organizações de todos os portes.
Ao utilizar um sistema de gestão para otimizar a empresa, é
possível fazer com que todas as informações estejam
integradas. Isso facilita a criação de relatórios, auxilia na
detecção de gargalos nos processos e permite que os
empresários e donos do negócio tenham sempre acesso a
todos os detalhes da empresa.

Como a automação de processos reduz as perdas e otimiza a

O ERP auxilia na padronização de rotinas de trabalho e elimina
produção, o resultado não poderia ser outro a não ser a
a necessidade de controles através de planilhas,
diminuição dos custos operacionais. Com isso, os
proporcionando mais agilidade e segurança para o dia a dia de
empreendedores chegam à principal meta de todo negócio: o
empresários e gestores.
aumento dos lucros!

Um dos resultados mais rápidos de se alcançar com a

automação de processos é a redução do tempo para o
desempenho das atividades, afinal, quanto menos manuais
forem os processos, maior é a velocidade para a sua
conclusão.

18
 Conclusão
“
Em um mercado globalizado, o uso da tecnologia nos processos gerenciais de uma empresa tornou-se de suma importância para
a sua sustentação no mercado. Com uma padronização e agilidade nos processos promovidos pelas novas tecnologias, há
redução de custo, eliminação dos erros e dos problemas nas atividades empresariais. Como consequência, há um aumento da
lucratividade devido ao fato de os recursos organizacionais serem melhor utilizados, e abre-se espaço para investir e crescer.

Além disso, as diversas ferramentas tecnológicas podem auxiliar no monitoramento dos colaboradores e de seu desempenho na
elaboração das funções na organização e no mapeamento das atividades da empresa para a tomada de decisões que garantam o
sucesso do seu negócio.

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Obrigado!
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