PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

VISUAL BASIC BÁSICO 201416A_363

ACTIVIDAD

PASO 4 . TUTORIAL Manejo de base datos desde Access con visual

PRESENTADO POR:

JAIME ALEXIS BETANCURT LONDOÑO – COD. 10188438

PRESENTADO A:

JAIME RUBIANO LLORENTE – TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

NOVIEMBRE DE 2017
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de

datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.

(https://plataformasistemas.wordpress.com, 2013).

¿Qué es un DBMS?

(https://plataformasistemas.wordpress.com, 2013). Del Inglés Database Management System

(Sistema Administrador de Bases de Datos), es un conjunto de programas que se encargan de

manejar la creación y todos los accesos a las bases de datos, está compuesto por:

DDL: Lenguaje de Definición de Datos

DML:Lenguaje de Manipulación de Datos

SQL: Lenguaje de Consulta.

¿Qué es Acces?

Acces es un Administrador de Bases de Datos (DBMS) proporcionado con el paquete ofimático

de Microsoft Office, que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Es decir,

Access es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos

Access. A través de este DBM se pueden crear bases de datos complejas y mediante el uso de

formularios y reportes administrar de manera eficiente la base de datos que se desee.

Conceptos Básicos de Bases de Datos:

Tabla: Es un conjunto de datos que se organiza de manera similar a una hoja de cálculo y que

contiene los datos recogidos por algún programa que permite gestionar esta información. Cada

tabla debe tener un nombre único en la Base de datos y generalmente representa los datos de un

elemento en particular (objeto, persona).

 Las tablas se componen de Registros y Campos. Los Registros son cada una de las filas que

estructuran la tabla mientras que los Campos indican cada una de las columnas que la componen

Relación: Se refiere a la información en común que pueden tener dos o más tablas de la misma

base de datos. Por ejemplo, en una base de datos de un almacén, las tablas producto, venta e

inventario, tiene en común el código del producto.

Llaves o Claves (primarias y foráneas): La clave primaria de una tabla es el conjunto de

campos que identifica de manera única a cada fila, es decir, no puede haber dos filas con el

mismo valor en los campos de la clave primaria. – Una clave ajena es un conjunto de campos de

una tabla cuyos valores deben coincidir con los de la clave primaria de otra tabla, es decir es una

tabla puedo incluir la llave primaria de otra, para hacer la relación (Escuela Técnica Superior de

de Ingeniería Informática, 2004).

Tipos de Datos Access

Tipo de Dato Descripción Tamaño

Texto corto Datos alfanuméricos Hasta 255 caracteres.

(anteriormente (nombres, títulos, etc.)

conocido como

"Texto")

Texto largo Grandes cantidades de datos Hasta 1 gigabyte (GB)

(anteriormente alfanuméricos: oraciones y aproximadamente, pero los

conocido como párrafos. Vea El tipo de datos controles para mostrar un texto

"Memo") Memo ahora se llama "Texto largo se limitan a los primeros

largo" para obtener más 64 000 caracteres.

 información sobre los detalles

de los textos largos.

Número Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.

Número grande Datos numéricos. 8 bytes.

Para obtener más

información, vea Usando el tipo

de datos de número grande.

Fecha y hora Fechas y horas. 8 bytes.

Moneda Datos monetarios, 8 bytes.

almacenados con 4 posiciones

decimales de precisión.

Autonumeración Valor único generado por 4 bytes (16 bytes para el Id.

Access para cada registro de replicación).

nuevo.

Sí/no Datos booleanos 1 byte.

(verdadero/falso); Access

almacena el valor numérico

cero (0) para Falso y -1 para

Verdadero.
Objeto OLE Imágenes, gráficos u otros Hasta unos 2 GB.

objetos de ActiveX desde otra

aplicación basada en Windows.

Hipervínculo Una dirección de vínculo a Hasta 8192 (cada parte de un

un documento o archivo en tipo de datos Hipervínculo

Internet, en una intranet, en una puede contener un máximo de

red de área local (LAN) o en el 2048 caracteres).

equipo local

Datos adjuntos Puede adjuntar archivos Hasta unos 2 GB.

como imágenes, documentos,

hojas de cálculo o gráficos;

cada campo Datos adjuntos

puede contener una cantidad

ilimitada de datos adjuntos por

registro, hasta el límite de

almacenamiento del tamaño de

un archivo de base de datos.

Tenga en cuenta que el tipo de

datos Datos adjuntos no está

disponible en los formatos de

archivo MDB.
 Calculado Puede crear una expresión Depende del tipo de datos de

que use datos de uno o varios la propiedad Tipo de resultado.

campos. Puede designar tipos El resultado de tipo de datos de

de datos de resultados texto corto puede tener hasta

diferentes de la expresión. 243 caracteres. Texto largo,

Tenga en cuenta que el tipo de número, Sí/No y la fecha y hora

datos Calculado no está debe coincidir con sus

disponible en los formatos de respectivos tipos de datos.

archivo MDB.

Formularios: permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos.

Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas

tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las

hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar

formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas (Microsoft, 2016).

Informes: se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. A cada informe se

le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible (Microsoft,

2016).

Consultas: Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función

más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente

están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos.

Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le

permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.
 Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas

subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta

actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de

datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una

consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede

ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien,

puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las

consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes,

o actualizar o eliminar datos.

Módulos: como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de

datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones

de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones

(VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se

almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo

estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen

procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los

módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto

(Microsoft, 2016).
 1. Tutorial Manejo de base datos desde Access con visual.

En este tutorial de manera básica se indicarán algunos pasos para que, luego de tener una base de

datos estructurada, podamos administrarla de manera eficiente, evitando que el usuario realice

manipulación directa de los datos sobre las tablas, y además validando la información el este

agrega a la Base de Datos.

Se utilizará un modelo relaciona de base de datos de una librería en la cual se prestan libros a los

lectores. Dicho modelo está basado en modelos relacionales gratuitos tomados desde

http://www.databaseanswers.org/data_models/ y específicamente el modelo indicado desde

http://www.databaseanswers.org/data_models/library/index.htm.

Paso 1. Crear la BD: Atendiendo el modelo entidad relación indicado, se procede a crear en

Access una Base de datos nueva a la cual llamaremos Librería, y posterior a ello continuaremos

con la creación de las tablas, como se ve a continuación, agregando para cada tabla los campos

ilustrados.
 Crearé la tabla Lectores, que sirva de ejemplo para crear las demás.

Abrimos MS Access, en la pestaña Crear, seleccionamos Diseño de Tabla, que nos mostrara el

siguiente panel:

Donde dice nombre del campo agregamos los nombres para cada uno y en la columna tipo de

datos, el que corresponde según la información a almacenar:

Al seleccionar cada campo, en la parte inferior donde dice Propiedades del campo, podemos

indicar algunas propiedades, como el tamaño del mismo

 Paso 2. Creación de los formularios: La forma más fácil para crear un formulario es

utilizando la herramienta Asistente para diseño de formularios que se encuentra en la pestaña crear.

Este asistente nos permitirá a través de una serie de ventanas ir creando paso a paso el formulario

que nos permita alimentar cada una de las tablas que hemos creado. Para este caso vamos a crear

el formulario de la tabla Lectores con lo cual quedará ilustrado los pasos a seguir con los demás

formularios.

Ventana 1. Campos a incluir en el formulario.

Seleccionamos los campos que deseamos que el

usuario vea en el formulario de edición. Esto

agregará al formulario las etiquetas y campos de

textos requeridos para agregar o modificar registros.

Ventana 2. Distribución del formulario.

Seleccionamos la forma en la que queremos ve los

campos en el formulario.Es esta ventana se nos da

una serie de opciones que nos permitirá disponer los

campos de texto y etiquetas de la manera

seleccionada.
 Ventana 3. Nombre del

formulario. Además de esta función, nos permite seleccionar si deseamos ver el resultado del

formulario diseñado o si por el contrario deseamos hacerle alguna modificación de diseño.

La segunda manera para el diseño de formularios es hacerlo desde un formulario en blanco, para

lo cual, accedemos desde la pestaña crear y hacemos clic en formulario en blanco. Posterior a ello

a esta plantilla en blanco podemos ir agregando los campos del formulario, además agregando las

vinculaciones con los campos de la tabla sobre la cual trabajaremos.

 Ventana 3. Nombre del formulario. Es esta

ventana se nos da la opción de darle nombre al

formulario creado, además de permitirnos visualizar

el resultado final o abrirlo en modo de edición para

modificarlo.

Resultado del formulario creado por el asistente.

Con este sencillo paso hemos creado un formulario que nos permite ingresar datos a la tabla

lectores. Pero vamos ahora mediante botones de comando, a modificar el diseño y generar eventos

que permitan no sólo agregar registros, sino además editarlos y eliminarlos.

 Para ello con el formulario creado,

vamos a dar clic derecho en la pestaña

donde aparece el nombre del formulario

y seleccionamos la vista diseño, lo que

nos permitirá, agregar elementos al

formulario

Para el siguiente paso, en la pestaña Diseño, seleccionamos el ícono que nos permite

agregar un botón de comando, pasamos al formulario y el ícono del mouse se tornará con un

recuadro y un más, hacemos clic y soltamos, lo que nos agregará al formulario un botón.

Inmediatamente se abrirá una ventana que nos permitirá mediante un asistente agregar eventos

predeterminados. Pero para nuestro caso, daremos en cancelar. Damos clic derecho sobre el botón

agregado y a continuación seleccionaremos el menú propiedades, que nos desplegará un panel al

lado derecho, que permitirá realizar una serie de modificaciones al botón, tales como color, texto,

tamaño, nombre, eventos.

En este paso vanos a agregar los botones Nuevo, Guardar, Buscar (que me permitir editar el

registro). A cada botón podemos dentro de las propiedades agregarle un ícono, desde la pestaña

Formato, accediendo a la opción imagen, que desplegara una ventara con muchos íconos para

escoger.
 Para el botón Nuevo, lo seleccionamos y en el panel de propiedades (a mano derecha), en la

pestaña eventos, escogemos la opción al hacer clic y allí mismo seleccionamos la opción

[Procedimiento de evento], luego hacemos clic en los tres puntos al lado de este texto, que nos

abrirá Visual Basic Acces.

Dentro del procedimiento del botón nuevo, escribiremos

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec, que nos preparará la base de datos para agregar un nuevo

registro

Private Sub cmdNuevo_Click()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

End Sub

Siguiendo los mismos pasos del botón Nuevo, para los demás botones haremos lo mismo

y dentro del código quedará así::

Botón guardar

Private Sub cmdGuardar_Click()

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

End Sub
Botón Buscar

Private Sub cmdBuscar_Click()

codigo = InputBox("Digite el código a buscar", "Código del lector")

Dim MiSQL As String

If codigo <> "" Then

MiSQL = "SELECT * FROM Lectores WHERE Id_lector =" & codigo

Me.RecordSource = MiSQL

If Me.Recordset.EOF Then

MsgBox "El registro no se encontró"

Exit Sub

End If

End If

End Sub

Botón Eliminar

Private Sub cmdEliminar_Click()

Me.Recordset.Delete

End Sub

De esta manera tendremos un formulario y de manera sencilla podremos manipular su

información.
 BIBLIOGRAFÍA

Delgadillo, V. (s.f.). Como ejecutar una consulta (query) SQL en Visual Basic para Access.

Obtenido de http://microsoft.public.es.access.narkive.com/q0auhBCR/como-ejecutar-

una-consulta-query-sql-en-visual-basic-para-access.

Escuela Técnica Superior de de Ingeniería Informática. (Septiembre de 2004). Repaso de

Conceptos Básicos de Bases de Datos. (D. d. Informáticos, Editor, & G. d. Software,

Productor) Obtenido de http://www.lsi.us.es/docencia/get.php?id=351.

https://plataformasistemas.wordpress.com. (2013). Ques es un DBMS. Obtenido de

https://plataformasistemas.wordpress.com/bases-de-datos/ques-es-un-dbms/.

Microsoft. (2016). Conceptos básicos sobre bases de datos. (Microsoft, Productor) Obtenido de

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microsoft.com. (2012). Recordset Object (DAO). Obtenido de https://msdn.microsoft.com/en-

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