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AUDITORIA DE VENTAS
1. Teoría del área a auditar
Las ventas por producto también pueden mostrarse comparativamente con las
ventas de igual periodo del año anterior. Se puede agrupar diferentes productos en
categorías, según conveniencia. De un análisis de esta naturaleza puede
apreciarse la importancia relativa de los clientes y se puede tomar decisiones
importantes de mercadeo y ventas, frecuencia de visitas de los vendedores
promoción de ventas, dedicación de mayores esfuerzos.
(www.aptiva.es, 2015)
Facturas y vendedores
Resumen de facturas
Productos devueltos
Pendientes por producto
Detallado de facturas.
(Noraida, 2015) http://bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P676.pdf)
1. Auto auditoria
2. Auditoria transversal
3. Auditoria vertical
4. Mediante una oficina
5. Mediante un equipo de auditoria que forma parte de la compañía
6. Mediante un auditor externo
Las Auto auditorías, donde los gerentes utilizan una lista de verificación para
calificar sus propias operaciones, pueden ser útiles, pero la mayoría de los expertos
concuerdan que las auto auditorias carecen de objetividad y de independencia.
Ejemplo: de esto es la compañía 3M. Hizo buen uso de una oficina corporativa
de auditoria, que proporciona servicio de auditorías de ventas a solicitud de las
divisiones. Sin embargo, en general, las mejores auditorias provienen de
consultores externos que tienen la objetividad necesaria, amplia experiencia en
varias industrias, están familiarizados con una industria en particular y disponen del
tiempo y la atención que requieren realizar la auditoria.
Las pequeñas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan un trabajo más
eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas para medir la eficiencia de
ventas.
Menos de la mitad de las compañías conocen las utilidades de sus productos individuales.
Una tercera parte de las compañías no tiene procedimientos regulares de revisión para
localizar y eliminar productos débiles.
Casi la mitad de las compañías no consigue comparar sus precios con los de la competencia,
analizar sus costos de bodega y de distribución, analizar las causas de la mercancía devuelta,
realizar evaluaciones formales de efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza
de ventas.
SUPERVISOR: CPC Carlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
ORGANIGRAMA
GERENTE
DAIANNA REYES
SUPERVISOR: CPCCarlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
FUNCIONES
GERENTE GENERAL
Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las
actividades de la Entidad en cumplimiento de todo.
Nombrar, dar posesión y remover a los empleados de la Empresa.
Representante Legal
Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.
Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realización de sus
funciones.
Ofrecer incentivos para el buen desempeño de las labores de cada uno de los
empleados.
Entablar excelentes relaciones con los proveedores.
Nivel Educativo: Estudiante Administración de empresas.
ANALISTA DE SISTEMAS
Atención de reportes así como diagnostico
Reparación de equipo de cómputo, scanner, impresoras
Actualización de programas.
Instalación de antivirus, formateada de equipos
Instalación de nuevos software.
SECRETARIA VENDEDORA
Atención al público
Encargada de ventas.
Mantener contacto con los clientes
Ver cuáles son las necesidades de los mismos
Mantener informado a los clientes de nuevos productos
Acompañar y estimular a los vendedores
Internet
Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas (Tarjetas y Virtuales)
Reparación y mantenimiento de computadores.
Papelería
Snack y bebidas.
PLAN DE TRABAJO
La empresa comercial “GLOB@L NET”, desea hacer una auditoria administrativa al área de
ventas para lo cual nos ha convocado. En consiguiente le presentamos en qué consistirá
nuestro plan de trabajo:
PLAN DE TRABAJO
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1. OBJETIVOS
a) OBJETIVO GENERAL
b) OBJETIVO ESPECIFICO
2. AREA A EXAMINAR
3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
4. RECURSOS A UTILIZAR
a) RECURSOS HUMANOS
b) RECURSOS MATERIALES
5. TECNICAS DE TRABAJO
6. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO
a) APLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
b) PLASMAR LOS PAPELES DE TRABAJO
INFORME
1. CONCLUSIONES
2. RECOMENDACIONES
RECURSOS A UTILIZAR
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIALES
MATERIALES CANTIDAD PRECIO UNITARIO MONTO TOTAL
Ambiente laboral 1 - -
Laptops 2 - -
Escritorio 4 - -
Sillas 4 - -
Hojas Bond 2 Millares S/. 12.00 S/.24.00
Lapiceros 1 Docena S/. 0.50 S/. 6.00
Lápiz 1 Docena S/. 0.50 S/. 6.00
Folder 25 Unidades S/. 0.50 S/. 12.50
Corrector 4 Unidades S/. 2.00 S/. 8.00
Resaltador 4 Unidades S/. 2.50 S/. 10.00
Borrador 4 Unidades S/. 0.50 S/. 2.00
Regla 4 Unidades S/. 1.00 S/. 4.00
Archivadores 4 Unidades S/. 4.00 S/. 12.00
Tonner 1 Pomo S/. 30.00 S/. 30.00
TOTAL S/. 114.50
SUPERVISOR: CPCCarlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
TECNICAS DE TRABAJO
En el presente trabajo de auditoria venimos aplicando técnicas, las cuales nos permiten
desarrollar el trabajo de la mejor manera, tanto satisfactoria para nosotros como entidad
auditoria y para la empresa auditada, dentro de las técnicas aplicadas tenemos:
ANALISIS Y REVISION:
Esta técnica la hemos venido aplicando , en varias actividades, una de ellas en la visita al área
de ventas , analizando con que productos cuentan para su comercialización, como se
encontraban ( ya sea en un buen o mal estado), revisando cada detalle, el cual nos permita
conocer la situación en que se halla el área de ventas.
OBSERVACION:
En la aplicación de esta técnica hemos percibido la manera de cómo se encuentran realizando
sus actividades los empleados, en especial la función que cumple el encargado del área de
ventas, pudiendo percibir si el empleado cuenta con el conocimiento, las habilidades y su
desarrollo en el área.
CONFIRMACION:
En esta técnica, hemos podido confirmar que la información que nos ha brindado el encargo
de del área de ventas no es tan veraz.
INSPECCION:
Esta técnica ha sido aplicada al momento de revisar todos los productos que ofrece la
empresa, hasta el último detalle, a la vez comparando con la información brindada.
INDAGACION:
Técnica aplicada al momento de realizar el cuestionario de control interno, el cual permite
ponerme en conocimiento de lo que realmente está sucediendo.
SUPERVISOR: CPCCarlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
PROGRAMA DE AUDITORIA
TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE VENTAS
La auditoría se practicará a todas las ventas realizadas por Kallpa E.I.R.L. por el periodo bajo
revisión donde para determinar la muestra se seguirá el siguiente procedimiento.
a. Se determinará el número de ventas realizadas bajo el periodo en revisión.
b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.
c. Determinado el número de ventas y el monto de las ventas.
SUPERVISOR: CPCCarlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:
1.1. Evalúe que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturación.
DIAGNOSTICO
El diagnostico se fundamenta en la percepción que nosotros como auditores tenemos en este
momento de la organización como producto de nuestra experiencia y visión.
Si bien aún no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la
realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede
advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y
desempeño en el trabajo.
Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia que se fundamenta
a razón por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, hemos considerado los siguientes
elementos:
A. GÉNESIS DE LA ORGANIZACIÓN
CREACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
La empresa está registrada en la cámara de comercio bajo la estructura de una persona
natural como régimen simplificado, tiene dos sedes en la provincia de Cañete.
CAMBIOS EN SU FORMA JURÍDICA.
Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAC
CONVERSIÓN DEL OBJETO EN ESTRATEGIAS
Falta de definición, de objetivos para la operación o de ventas y carencia de políticas; falta de
vigilancia.
B. INFRAESTRUCTURA
ESQUEMA DE OPERACIÓN.
Fallas en la estructura orgánica del departamento de ventas.
La organización cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequeña empresa.
MODIFICACIONES A LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
Cuenta con un organigrama establecido pero no tiene unas tareas definidas para el
cumplimiento del logro y objetivos.
NIVEL DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
La empresa ha evolucionado pero aún no cuenta con la licencia para todos los softwares.
C. FORMA DE OPERACIÓN
Desempeño registrado.
Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos productos.
Pérdida de penetración en el mercado.
No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos, no
lleva control adecuado al manejo de inventarios. Ya que en la venta de los servicios
minutos e internet quedan registrados en el PC.
No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.
No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de los
objetivos.
Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicación de las desviaciones.
Incentivos inadecuados en función al volumen de compras de los clientes y falta de
información sobre los costos relativos.
Sistema de distribución inadecuado.
Productos y/o líneas con márgenes de utilidad poco satisfactorios.
D. POSICIÓN COMPETITIVA
Poco conocimiento de la competencia.
Tiene buena posición competitiva frente a su competencia en el sector de las
telecomunicaciones.
Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organización
incentivando al cumplimiento de la visión y misión donde se genere compromiso de
los empleados.
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor Riesgos Recomendaciones
La inexistencia de un análisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
Los planes no documentados son
fácilmente descuidados, conllevando a la
pérdida de oportunidades. Elaborar un plan
Los planes no documentados conllevan a estratégico detallado que
una mayor susceptibilidad a ser mal indique: Plan de acción
Inexistencia de un
interpretados u olvidados por parte del secuencial que defina
Plan Estratégico
personal. objetivos, etapas, tiempos,
Se reduce la posibilidad de evaluar responsables y un
resultados al no contar con una presupuesto determinado.
especificación de responsabilidades
documentadas.
Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan
indica la seriedad de la empresa por
cumplir sus objetivos.
Establecer una
estrategia/visión de
mercadeo más agresivo
Puede percibirse como una resistencia en
tomando en cuenta:
acatar las preferencias de los clientes-
Preferencias de clientes
Estudio eficiente y conllevando a la pérdida de clientes.
actuales y clientes
formal del mercado Perdida de la ventaja competitiva sobre el
potenciales, aumentar
mercado conllevando a la pérdida de
publicidad paralelamente
clientes potenciales.
para expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
Documentación formal y
Inexistencia de la
detallada de la asignación
documentación de Ineficiencia productiva por parte de los
de responsabilidades y la
Asignación de empleados.
autorización por parte del
Responsabilidades
gerente.
SUPERVISOR: CPCCarlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
1. GERENCIA
RECOMENDACIÓN:
2. GERENCIA – VENTAS
RECOMENDACIÓN:
La compañía debe proceder a la elaboración de un plan de ventas que permita apoyo
a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Producción
al proveerlos con información congruente y exacta, la cual se calcula utilizando
modelos matemáticos de pronóstico, datos históricos del comportamiento de las
ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado
de la empresa.
Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de la
empresa.
Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y comparación
de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna,
al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro
del Plan Maestro de Producción.
C. PROMOCIÓN Y VENTAS
Durante el proceso de auditoría encontramos que la compañía cuenta con promoción y
ventas.
La empresa tiene diseñado un plan promociones dentro de las cuales se encuentra, los
volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para los clientes fijando un monto
en el consumo, también hace campaña de promoción para el lanzamiento de un nuevo
servicio o producto, En nuestra auditoria observamos que la empresa programa las
promociones de acuerdo al comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear
flujo de ingresos o recuperar la clientela.
RECOMENDACIÓN:
La empresa Kallpa E.I.R.L. debe implementar promoción y ventas utilizando las siguientes
características.
Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.
Publicidad: Cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal de
ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.
Promoción de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de
un producto o servicio.
Relaciones públicas: La creación de buenas relaciones con los diversos públicos de una
compañía, la creación de una buena "imagen de corporación", y el manejo o
desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.
Ventas personales: Presentación oral en una conversación con uno o más
compradores posibles con la finalidad de realizar una venta
Los objetivos de la promoción de ventas varían según la audiencia meta hacia la cual van
dirigidas, por ejemplo:
1) Objetivos de promoción de ventas para consumidores
Estimular las ventas de productos establecidos.
Atraer nuevos mercados.
Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
Aumentar las ventas en las épocas críticas.
Atacar a la competencia.
Aumentar ventas más rápidas de productos en etapa de declinación y de los que se
tiene todavía mucha existencia.
2) Objetivos de promoción de ventas para comerciantes y distribuidores
Obtener la distribución inicial.
Incrementar el número y tamaño de los pedidos.
Fomentar la participación del canal en las promociones al consumidor.
Incrementar el tráfico en el establecimiento.
RECOMENDACIÓN:
La empresa puede emplear convenios con entidades como el Sena, Cajas de compensación
familiar y enviarlos a una capacitación, donde el énfasis sea en el servicio al cliente, esto
ayuda a la empresa a tener un personal dispuesto y que se puede desempeñar de una manera
óptima.
SUPERVISOR: CPCCarlos Curasi JEFE DE EQUIPO: CPC. Guian Dante Aguilar
AUDITOR: CPC. Sonia Maribel Mamani Zela. ASISTENTE AUDITORIA: Margot Garcia
Quispe
CONCLUSIÓN
La auditoría realizada en las instalaciones KALLPA E.I.R.L., determinó que la empresa cuenta
con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, en las fases del proceso
administrativo ya que se tiene éste definido en orden y por escrito, aunque no todo, así como
cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misión, visión, reglas,
procedimientos, principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos
requieren de revisión y actualización para que contribuyan a la calidad de la empresa.
El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas
del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la
empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la
obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para fomentar el
diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el equipo investigador. Por medio de la
comunicación con ellos, se verificó la información proporcionada en los cuestionarios, y por
lo tanto tener más elementos de comparación entre uno y otro empleado y así presentar
datos lo más acercados a la realidad posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas
de solución, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la empresa.
CASO KALLPA E.I.R.L.
EVALUACION DE CONTROL INTERNO
EVALUACION
EVENTOS TOTAL
AREA BUENO REGULAR MALO
Existe un diseño de pronóstico de ventas 1
TOTAL 6 1 8 15
SI ( X ) NO ( ) N/A ( )
SI ( X ) NO ( ) N/A ( )