2/24/2018 2.

5 Supervision Policy and Procedure

We use cookies to track usage and preferences. View our cookie policy. Close this message

2.5 Supervision Policy and Procedure

SCOPE OF THIS CHAPTER
contents
A comprehensive supervision policy, procedure and practice guidance to assist with the
keywords & contacts supervision of all Social Care staff working in the Children and Young Person’s Services. This
document enables the Department to meet recommendations arising from the Laming Report
quick guide
and the requirements set out in the Health and Care Professions Council Standards of
Proficiency for Social Workers in England and the National Care Standards.
Nottingham City SCB
website While the Children’s Workforce Development Council (CWDC) ceased to function in 2012 the
materials produced by the CWDC remain relevant to the supervisory function.
Nottingham City
Children's Homes AMENDMENT

register for updates In May 2017, Appendix 4: Case Discussion was revised to reflect the change from Carefirst to
Liquid Logic.
minimum standards

search

Contents
    1. Policy

  1.1 Introduction
Size:       
  1.2 What is Supervision?

  1.3 What is its Purpose?

  1.4 How often should Supervision take Place?

  1.5 What should Supervision Cover?

  1.6 Workload Management

  1.7 Training and Professional Development

  1.8 Welfare/Support Issues

  1.9 Confidentiality

  1.10 Recording Supervision

2. Procedure

3. Supervision File Retention

  Appendix 1: Saving into the Electronic Supervision Folder

  Appendix 2a: Supervision Contract

  Appendix 2b: Management Supervision Contract

  Appendix 3a: Supervision Record

  Appendix 3b: Supervision Record ­ Manager

  Appendix 4: Case Discussion

  Appendix 5: Training Record

  Appendix 6: Supervision File Audit Check List

  Appendix 7: Signs of Safety Assessment and Planning Form ­ Case Discussion

1. Policy

  Policy Practice

1.1 Introduction
The Victoria Climbié Inquiry
recommends that councils ensure

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 1/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
Children’s Social Care operates a
comprehensive supervision policy for all staff.
This enables the Safeguarding Directorate to
meet recommendations arising from the Victoria
Climbié Inquiry and requirements set out in the
Health and Care Professions Council (HCPC)
Standards of Conduct Performance and Ethics
contents and the Code of Practice for Social Care
Workers. It also enables the Directorate to meet
keywords & contacts the Investors in People Standard.
Supervision is an ongoing process in which
quick guide
Children’s Social Care staff receive guidance,
support and challenge in a formal setting. It
Nottingham City SCB
provides the opportunity for workers to think,
website
explore and confront issues that are pertinent to
Nottingham City their ability to perform their role to the expected
Children's Homes standard. It is also a mutually beneficial
exchange and allows all parties to explore what,
register for updates why and how work is undertaken and managed
within the overarching framework of Council
minimum standards priorities and also s.1 Children Act 1989 where
we must all work in the best interests of the child.
search
The purpose of supervision is to ensure our
service meets its statutory requirements focusing
on developing and motivating staff for the benefit
    of the individual, the organisation as a whole
and the families we work with. Moreover it
balances staff care with how the Directorate
Size:       
performs to its local and national performance
indicators.
In addition to this policy, workers and managers
must read the Quality Assurance Strategy. This
Strategy is integral to supporting the effective
management of colleagues working to a high
standard within children’s social care.
the work of staff working directly
with children is regularly
supervised. This must include
reading, reviewing and signing the
case file at regular intervals. (rec
45).
The Investors in People Standard
provides a framework for improving
organisational performance and
effectiveness, through a planned
approach to setting and
communicating organisational
objectives and developing people
to meet these objectives.
The National Care Standards
provide baseline minimum
standards covering the frequency
of supervision for specific groups of
staff working closely with
vulnerable service users, in
addition to guidance on the broad
areas to be covered by managers
during supervision meetings.
The Health and Care Profession’s
Code of Conduct requires
employers of social care workers to
effectively manage and supervise
staff to support effective practice
and good conduct and support staff
to address any issues in their
performance.
Good supervision should result in
well­trained and motivated staff
who are clear about their role
within the organisation and the
tasks they need to achieve.

1.2 What is Supervision?

Formal supervision is a mandatory
process. It is a meeting between line
managers and employees on a regular
process that is planned and recorded.
Supervision is essential to ensure that
the quality of work undertaken is of a high
standard, which meets the needs of the
children, young people and their families;

Live observations and Team meetings Team Meetings can be used to
can also be used in addition to complement 1:1 supervision but
supervision to enable collective work must not be considered sufficient in
planning and problem solving; their own right.
All managers should formally supervise
all colleagues for whom they are
responsible. This includes any
temporary, casual or agency staff;
P/SUP/1 ­ This should be reviewed
There is an expectation that in addition to as required and at least annually
formal supervision, the line managers will
provide day to day support and
supervision and any key decision arising
from this process should be recorded;

A supervision contract should be drawn
up jointly at the beginning of every new
supervisory relationship. This should be
reviewed as required and at least
annually.

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 2/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
1.3 What is its Purpose?

The purpose of supervision is to ensure Performance Development
each member of staff understands their Reviews are completed annually
role and responsibilities and how their and reviewed six months after the
role fits with other team members, the review is completed in order to
Children and Young People’s Directorate assess progress. Collectively
aims, Children and Young People’s Plan Performance Development
contents and Council’s overall strategic aims and Reviews inform the training
objectives; strategy which must underpin the
keywords & contacts aims and objectives of the
It is a means of ensuring practice and
Department.
quick guide standards are consistent and that
workers are supported in achieving and
For field workers in children’s
Nottingham City SCB maintaining these goals;
services this aspect of supervision
website
Supervision is an important way of must include reading, reviewing,
developing the skills and experience of auditing and signing the case file
Nottingham City
members of staff, linking in with the at regular intervals.
Children's Homes
Corporate Learning and Development
Process through the completion of a
register for updates
Performance Development Appraisals
and Reviews annually;
minimum standards
Supervision is an effective mechanism for
search early identification of any problems in
delivering services and their successful
resolution. It can also assist in improving
outcomes for service users and carers by
   
ensuring that staff adhere to professional
codes of conduct and local policies and
Size:        procedures;

Supervision provides the supervisor with
the opportunity to formally oversee,
manage and plan direction for the
practice of the staff they supervise to
provided good quality services to
children and families;

Supervision supports critical reflective
practice. Nottingham City's supervision
training is based on the model of
reflective supervision developed by Tony
Morrison, and the case discussion
template follows the Signs of Safety
Framework. Both the model and
framework supports the supervisor to
map out the case with the practitioner
and provides the opportunity for rigorous
exploration and critical reflection
exploring alternative ideas and solutions
whilst keeping the child at the heart of the
discussions.

1.4 How often should Supervision take
Place?

The frequency and duration of
supervision should be specified in the
supervision contract;

For all staff, the minimum standards will
be as follows: monthly supervision and of
a minimum duration of 90 minutes;
Beyond these minimum standards the
frequency and duration will vary
according to the type of job
performed. Some staff work closely with
their supervisors and receive ongoing
supervision and support. Others work in
relative isolation and/or are dealing with
http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html
New staff should receive
supervision at least fortnightly
during the first 6 months of their
employment.
Pilot of CWDC programme for
newly qualified workers stipulates
a higher level of supervision
undertaken by area line manager
and mentor. Supervision of newly
3/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
issues requiring more frequent qualified staff will need to be in line
supervision; with the CWDC guidance
September 2008 p.10 which is,
New staff will require more frequent
fortnightly for 3 months, 90 minutes
supervision for at least the first six months ­ then monthly.
of their employment;
It is essential all workers are aware
Supervision can be more frequent if
who their supervisor is and who to
either supervisor or supervisee feels this
contents report to should any difficulties
is necessary to achieve performance
arise. The supervisor should also
objectives or targets;
keywords & contacts be able to discuss and understand
Newly qualified staff will require more supervisee workload.
quick guide frequent supervision in line with the
CWDC guidance;
Nottingham City SCB
website Both supervisor and supervisee should
plan supervision and treat it as a priority.
Nottingham City Supervisors are responsible for
Children's Homes rescheduling any cancelled sessions at
the earliest opportunity.
register for updates

minimum standards 1.5 What should Supervision Cover?

In addition to these considerations
search Supervision should cover the following areas: Team Managers (RCM) of the
Children’s Homes have a duty to
ensure the requirements of the
For worker supervision:
    Care Standards Act 2000 are met
during supervision. These are:
1. Workload Management and file audit (if
Size:        applicable) to include:
Responses to and methods
of working with children;
a. Activities undertaken;
Work with any child for
b. Case Consultation and discussion
whom the staff member is
(where applicable);
key worker;
c. Case file audit discussion (where
Staff members role
applicable);
including their
d. Caseload management ­ Arranging accountability in fulfilling
supportive measures if required such as the home’s Statement of
arranging a co­worker, attending Purpose;
interviews, meetings, conferences, court
Staff members work in
with social worker, debriefing, arranging
fulfilling the placement
further training and mentoring as
plan;
required.
Degree of personal
involvement, feelings,
2. Professional Development to include:
concerns and stress;

a. Training requirements (and formal Staff training and
completion of Personal Performance Development;
Plans);
Feedback on performance;
b. Induction requirements (as appropriate);
Guidance on current and
c. Longer term development plans; new tasks including
maintaining standards;
d. Review of training progress against any
post­registration requirements; Personal issues which may
impinge on the member of
e. To update and review HCPC and staffs ability to carry out
Disclosure and Barring Service (DBS) their duties effectively.
registrations and any regulations
required around driving licences and
insurance.

3. Welfare/Support Issues

a. Consideration of practice issues arising
from management of their team or area;

b. Consideration of personnel issues
arising from management of their team or
area;
http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 4/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
c. Stress­related issues and supportive
measures should be discussed, such as,
arranging a co­worker, attending
interviews, meetings, conferences, court
with the social worker, debriefing
sessions, arranging further training and
mentoring as required;

contents d. Absence(s) from work;

e. Health and Safety;
keywords & contacts
f. Any issues relating to the supervisory
quick guide relationship requiring discussion;

Nottingham City SCB g. Equal Opportunities ­ to discuss any
website issues of oppression that the supervisee
wishes to raise: from personal
Nottingham City experience to institutional and structural
Children's Homes matters.

register for updates For management supervision:

minimum standards 1. Management Issues to include:

search a. Consideration of practice issues arising
from management of their team or area;

b. Consideration of personnel issues
    arising from management of their team or
area;
Size:       
c. Consideration of strategic issues arising
from management of their team or area;

d. Consideration of budget issues arising
from management of their team or area;

e. Consideration of
complaints/compliments;

f. Consideration of factors relating to
Performance Management.

2. Workload Management discussion to
include:

a. Review of Team Plans;

b. Review of relevant Action Plans;

c. Project work undertaken;

d. Additional activities undertaken.

3. Professional Development Discussion to
include:

a. Induction requirements (as appropriate);

b. Training requirements and formal
completion of Performance Development
Reviews;

c. Career development;

d. To update and review HCPC and
Disclosure and Barring Service (DBS)
registrations and any regulations
required around driving licences and
insurance.

4. Welfare/Support Issues to include:

a. Factors affecting performance;

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 5/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
b. Health & Safety;

c. Stress­related issues;

d. Absence from work;

e. Personal Issues (as appropriate);

f. Equal Opportunities. 
contents
5. Other Issues to include:
keywords & contacts

a. Leave arrangements, any specific
quick guide
support measures required.
Nottingham City SCB Different weightings will be given to different
website parts of this agenda dependent on the
supervisee and circumstances applying at the
Nottingham City time. 
Children's Homes

register for updates 1. Case File audit requirements (if applicable):

minimum standards In line with Quality Assurance Strategy, a
minimum of two case files will be audited per
search month/per team. These will be audited on a rota
basis to ensure case files are audited from each
worker in the team on a rolling basis. Within the
supervision process, the outcome of the audits
    will be discussed in general, in order to look at
lessons learned and facilitate learning. If they
Size:        are the supervisee’s files, the outcome of the
audit will be more specific and more
comprehensive.

 
1.6 Workload Management

An examination of the key tasks being carried
out by the member of staff. It is expected that all
Child Protection cases, CIC & CIN cases where
there are safeguarding concerns, cases where
plans need to be driven and complex care
proceedings should be discussed at a minimum
of once per month, the last visit should be
recorded along with the action agreed.

All other open cases should be discussed bi­
monthly, as a minimum and would include CIC
cases where the child is settled in placement
and CIN cases where the plan is to step down
the case. The last visit and action agreed should
be recorded. NB This is a guide, practitioners
and managers need to use their own discretion
when determining the frequency at which a case
should be discussed.

Please note, This policy will be reviewed in mid
2012. The review will take into consideration
the capacity levels of the teams in order to
make further decisions regarding increasing
the frequency of case discussions of CIN
cases.

Supervision should ensure that Departmental
policies and procedures are being followed and
standards being met, including wider
legislation. Workload management will involve:

Reviewing work undertaken (including
case discussions) with a focus on
outcomes;

Agreeing tasks, priorities and timescales
for future work;

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 6/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
Problem solving, analysis of risk and
identifying safety factors and strengths;
Scaling the child’s level of safety;

Communication of policies and
procedures to ensure that key research
and findings from inspections, national
and local reviews are implemented on a
contents local level in order to improve service
delivery;
keywords & contacts
Communication of
Team/Directorate/Council objectives;
quick guide
File Audits (in line with the Quality
Nottingham City SCB Assurance Strategy);
website
Enabling employees to highlight or bring
Nottingham City to attention any inadequate resources or
Children's Homes operational difficulties which may impede
the delivery of services; and
register for updates
Support Social Care Workers to meet the
requirements of the Skills for Care Code
minimum standards
of Practice originally published by the
search GSCC).

 
1.7 Training and Professional Development
   
Professional development is central to
Size:        supervision. Areas for professional development
are identified annually through the Performance
Development Review process. Supervision
should support this process through:

Identifying contributions/achievements;

Identifying strengths and areas for further
development;

Identifying training and development
needs and opportunities;

Identifying other issues and problems
and to assist supervisees in finding
strategies to ensure they remain effective
in their jobs;

(For registered Social Workers)
Reviewing training progress any post­
registration requirements

 
1.8 Welfare/Support Issues

Employees will be given support via the
supervision process, which provides an
opportunity to find out how a member of staff is
experiencing their work, their role within a team
and their performance. It is an opportunity to
value people, to provide them with constructive
feedback on their performance and
acknowledge good practice.

Support will involve:

Constructive feedback on performance;

Discussion of personal issues in so far as
they have an impact on the supervisee’s
work performance. If the supervisee’s
performance at work is affected by
personal issues or vice versa, the
supervisee should be offered the

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 7/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
services of Human Resources Team
and/or referral to Occupational Health;

Discussion on any stress­related issues;

Completion of Health and Safety
checklists, e.g. for maternity, lone working
and work station risk assessments;

contents The sharing of concerns and identifying
back­up and support in difficult situations;
keywords & contacts
Guidance on the use of appropriate staff
quick guide care processes and mechanisms.
Although the Supervisor may advise
Nottingham City SCB employees, the supervisor should not
website engage in personal counselling of
employees, but refer them to appropriate
Nottingham City services, e.g. BUPA Employee
Children's Homes Assistance programme on 0800 269 616
(This service replaces the Counsel Line
register for updates provision);

Supporting, maintaining and valuing
minimum standards
competent performance and confirming
search when standards have been met;

To enable supervisees to seek
assistance if they do not feel able or do
not feel adequately prepared to carry out
   
any aspect of their work or if they are
unsure of how to proceed in any work
Size:        matter;

Equal Opportunities ­ discussion about
any issues of oppression that the
supervisee wishes to raise, from personal
experience to institutional and structural
matters.

1.9 Confidentiality
Caldicott Principles refer to good
Although private, supervision is a management practice guidelines issued as a
process. Issues raised within supervision may result of the Data Protection Act
need to be shared with other managers and staff 1998
when they concern issues of policy
development, poor performance, discipline, adult
or child protection and risk management. Other
issues may be shared with the agreement of
both the supervisor and supervisee. Supervisor
and supervisee should be aware of their
responsibilities in relation to the protection and
use of client information as recommended in the
Caldicott principles. If there is any uncertainty
about what should/should not be shared the
supervisor’s line manager should be consulted
for advice.

There will be a shared folder for Team Managers
in which to share supervision records. Senior
Practitioner’s will also have a shared folder for
Family Support Workers and other staffing
supervision records which managers will be able
to access.

There has to be a legitimate need to look at
information stored in the electronic supervision
files.

Where more sensitive issues are recorded they
should be password protected by relevant
managers, but even these matters may need to
be shared in certain circumstances. Supervisees
should make their supervisor aware of any
matter they feel is more sensitive.

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 8/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
Senior Managers also require to have access to
electronic supervision files in order to carry out
file audits.

1.10 Recording Supervision
The supervisor should make a supervision
contents record (P/SUP/3a), with a copy provided to the
supervisee on the standard forms provided in
keywords & contacts Appendix 3a: Supervision Record and
Appendix 3b: Supervision Record ­
quick guide Manager. Copies should be signed by both
supervisor and supervisee to demonstrate
Nottingham City SCB
agreement that notes are correct.
website
Both the supervisor and supervisee should store
Nottingham City records securely.
Children's Homes
Any decisions made about individual service
register for updates users and carers during supervision and/or any
advice given should also be recorded in the
minimum standards service user’s or carer’s case file and signed
and dated by the manager on the Case
Consultation Record. (See Appendix 4: Case
search
Discussion).
From 9th January 2012, all supervision
    recording related to the Policy has been stored
electronically in a dedicated and restricted
supervision folder.
Size:       
The format of the folder will replicate the current
paper files and include:
In Children’s Services case
discussions/consultations taking
place either within or outside
supervision meetings should be
recorded separately on the Case
Consultation Record (Appendix 4:
Case Discussion). If the
discussion /consultation takes
place within supervision a copy of
the case consultation record
should placed with the supervision
record as well as with the case file.
This provides a record on the file of
management oversight,
supervision and decision­making.
Appendix 1: Saving into the
Electronic Supervision Folder
shows the process of saving into
the electronic supervision folder
and the sections.

Absence Monitoring;

Annual Leave;

Front Sheet;

Management Information;

Personal Information;

Supervision Notes;

Third Party Information, Service Users &
Other Employees;

Training, Development and PDR.

All the relevant documents should be scanned
and saved to the appropriate section of the
electronic file.

The supervision form (P/SUP/3a) should be
handwritten and signed by both the Supervisor
and the Supervisee and then scanned and
saved in the appropriate section.

For supervision records that are typed; at the
subsequent supervision both the Supervisor and
Supervisee should sign and the document
should then be scanned and saved into the
appropriate section.

Additional standards for Managers
supervising Social Workers/Family Support
Workers

The manager will read, review and
authorise as appropriate, Social
Worker's/Family Support Worker's case
recordings/assessments;

The manager will record any advice,
consultations they give or decisions they

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 9/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
make on the case file on the electronic
system;

If a complaint is received from another
agency about the Social Worker/Family
Support Worker’s management of a case,
their Line Manager will read and review
the case file and will respond in
contents accordance with the Departments
complaints procedures.
keywords & contacts
Additional standards for Social
Workers/Family Support Workers:
quick guide

Nottingham City SCB The social worker/Family Support worker
website will inform the manager of ongoing case
issues and seek guidance when
Nottingham City necessary.
Children's Homes
Any other issues:

register for updates This should include issues such as third party
discussions, joint supervisions with Family
minimum standards Support Worker or students and or special
requirements and or adjustments for supervisee.
search

   
2. Procedure

  Policy
Size:       
2.1 For Children’s Social Care staff a
supervision contract (see Appendix 2a:
Supervision Contract and Appendix 2b:
Management Supervision Contract) will
be drawn up for all workers by their
supervisor at the start of any new
supervisory relationship.
Practice
The purpose of the Supervision Contract is
to provide a framework for supervision to
help ensure it happens in practice. The
supervision contract should embrace the
whole supervisory relationship as well as
agreeing the practical arrangements for
holding regular supervision meetings.

The supervision contract must cover:

Format of supervision;

Frequency of supervision and
dates of future supervision
sessions;

Agreed key tasks of the supervisee
that will provide the focus for
supervision;

Date for review of supervision
contract. This will normally be after
12 months unless either the
supervisor or the supervisee feels
an earlier review is needed;

Supervision standards including
roles and responsibilities of both
supervisee and supervisor;

The process for dealing with any
disagreements or if the supervisee
does not feel that their supervision
is meeting the policy requirements.

If issues arise that cannot be resolved
between the parties, in the first instance,
both parties should submit a written
statement detailing the issues to the
supervisor’s Line Manager. If there is no
resolution, the Department’s Disciplinary
or Grievance Procedure could be invoked.

The contract should be signed and dated
by both parties.

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 10/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure

Examples of supervision contracts for staff
and managers are provided in Appendix
2a: Supervision Contract and Appendix
2b: Management Supervision Contract.

2.2 All workers will have an individual A well­planned induction programme that

electronic supervision file. This will is appropriate to the needs and experience
contents contain: of the individual member of staff will also
provide a useful introduction to the
keywords & contacts The current job description and supervision process. Staff should be
person specification; provided with a copy of the supervision
quick guide policy, procedures and practice as part of
Supervision Contract (see their induction.
Nottingham City SCB Appendix 2a: Supervision
website Contract and Appendix 2b:
Management Supervision
Nottingham City Contract);
Children's Homes
Supervision Records (see
Appendix 3a: Supervision Record
register for updates
and Appendix 3b: Supervision
minimum standards Record ­ Manager);

Performance Development Review
search documentation;

Training Record (see Appendix 5);

    Sickness record;

Case discussion documents, if
Size:        applicable (see Appendix 4: Case
Discussion);

File Audit documents;

Supervision Audit Checklist.

Copy of this checklist to be added to the
supervision file by the Supervisor’s line
manager following the auditing of
supervision records.

2.3 The supervisor will provide the supervisee  
with a copy of the Supervision Policy,
Procedures and Practice documentation
as part of their induction.

2.4 The supervisor will provide the supervisee  
with a schedule of supervision sessions
covering the 12­month period. These
should be specified in the supervision
contract. The supervisor is responsible for
rescheduling these sessions if they are
cancelled for any reason.

2.5 For Children’s Social Care staff, all  
supervision sessions must be recorded in
writing on the standard forms.

2.6 Supervisees must be provided with a copy  
of the supervision record. Both supervisor
and supervisee must sign the Supervision
Record to confirm it is an accurate
reflection of what has been discussed and
agreed. Supervision records must be kept
in the dedicated and restricted electronic
files.

3. Supervision File Retention

  Policy Practice

3.1 The supervision process comprises of two  
strands. Case Consultation and the general

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 11/12
2/24/2018 2.5 Supervision Policy and Procedure
overview of employee performance and
professional development and any other areas,
which impact on the employee’s ability to
complete tasks.

 
3.2 Case Consultation Documents

The case consultation discussion document
contents
should be separated from the main supervision
document and placed on the relevant child’s
keywords & contacts
case file. Any child specific information should
not be stored on the personal section in the
quick guide
supervision file but stored in the section ‘3rd
Nottingham City SCB Party information referring to the Service User
website and other employees’.

3.3 These documents will then be subject to the  
Nottingham City
retention guidance relating to child protection,
Children's Homes
child in need and looked after children.
register for updates  
3.4 General Supervision Documentation
minimum standards
Supervision records have traditionally been
search kept in green paper files, but from 02.07.12 they
will be stored in a uniform electronic format. The
new electronic framework is outline at Appendix
1: Saving into the Electronic Supervision
    Folder and should be followed from 02.07.12 in
all cases.
Size:       
Previous green supervision files will be retained
or if stored off site, at: Box It. It is the current
manager’s responsibility to record the box
reference and number of files in each new
electronic file.

Future supervision audits will recall previous
files as well as consider the current electronic
file.

The Supervision record will be stored for the
duration of the employees’ period of
employment and will be accessible to both the
supervisor and supervisee as a reference tool.

3.5 Upon the employee leaving Nottingham City  
Council their supervision records will be
retained electronically for a period of five years,
following which, they will be removed and
deleted from all systems.

Appendices
Appendix 1: Saving into the Electronic Supervision Folder

Appendix 2a: Supervision Contract

Appendix 2b: Management Supervision Contract

Appendix 3a: Supervision Record

Appendix 3b: Supervision Record ­ Manager

Appendix 4: Case Discussion

Appendix 5: Training Record

Appendix 6: Supervision File Audit Check List

Appendix 7: Signs of Safety Assessment and Planning Form ­ Case Discussion

End

http://nottinghamcitychildcare.proceduresonline.com/chapters/p_supervision.html 12/12