UNIVERSIDAD NACIONAL

FEDERICO VILLARREAL

Eventos T&T Togas y Toldos EIRL – RUC Nº 20503722942

Lima, Octubre 2017

100 a más Integrantes

Srs de la comisión
Presente.-
De nuestra consideración:

La empresa EVENTOS TOGAS Y TOLDOS E.I.R.L. con RUC

20503722942, con 25 años en el mercado de la organización de eventos
protocolares, saluda cordialmente a la promoción y les presenta sus
servicios para la realización de la CEREMONIA DE GRADUACION.
Cada uno de los servicios presenta posibilidades para que el cliente al
elegir tenga un recuerdo inolvidable de esta fecha tan especial.
Creatividad y asesoramiento en eventos, Corporativos y productos
de calidad, para ceremonias de graduación y lanzamientos de
productos.

Raúl Morales Bustamante

GERENTE GENERAL

Teléfono personal: 99420-6574

 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PRIMERO: * Toma de medidas para las togas de graduación

 Solicitud de datos para el anuario de cada integrante
 Recopilación de fotografías personales para la proyección
 Información para la elaboración de tarjetas de invitación

SEGUNDO * Reunión informativa sobre la realización de la ceremonia

 Entrega de tarjetas de invitación y diplomas
 Coordinación y planeamiento de los detalles para la ceremonia
 Toma de fotografías personales para el anuario

TERCERO * Filmación de la clase del recuerdo

 Ensayo de la ceremonia
 Recopilación de las dedicatorias de los alumnos para la ceremonia

CUARTO * Entrega de vestimentas de graduación a los integrantes

 Ensayo de la ceremonia de graduación

PLAN PARA SU CEREMONIA DE GRADUACION

TOGAS DE GRADUACION: PERSONALIZADO

Togas negras especiales para Universidades trabajadas en piel de ángel o seda pesada.

Cada juego incluye:

Túnica, Birrete con su respectiva borla y beca (en color de acuerdo a la Universidad o
Facultad) la cual será confeccionada de acuerdo al modelo de elección y entregada en
cortesía para cada alumno. BECA CON MONBRE DE CADA ALUMNO Y LOGO
Las togas son ajustadas a la medida de cada integrante de la Promoción y entregadas

Una Semana antes de la fecha de la Ceremonia, previa toma de medidas.

MEDALLAS:

Cada integrante recibirá una Medalla, el día de la Ceremonia de Graduación, la cual es

elaborada en: BRONCE ENCHAPADO EN ORO

Modelos a su disposición. Ver muestras.

Las medallas serán entregadas con su respectiva cinta (satinada o en pana) en color a
elección; las mismas irán grabadas con el nombre de cada graduando y la fecha de la
Ceremonia.

PIN - SOLAPERO:

Elaborados con el logotipo de la Universidad, modelo plano, bañadas en oro.

PERSONAL PROTOCOLAR:

Un Coordinador General
Quien cuidará cada detalle paso a paso durante la ejecución del evento siempre
intercomunicados vía radio con el personal responsable de cada área.
Un asesor Protocolar
Especializado en protocolo de eventos académicos
Asesora a la Promoción en forma integral cuidando los detalles del Programa.
Con años de experiencia A SU SERVICIO.
Un Maestro de Ceremonias:
Dr. Guillermo Toledo
Relator del congreso
Dr. Eduardo Mejía
Relator del congreso
Lic. Alberto Cuya Rivera
Relator noticias de RPP
Sra. Judith Zapata Martínez
Maestro de ceremonias
02 Personas de Seguridad
Para un buen control de ingreso y salida de los invitados
Personal entrenado y calificado en cuanto a eventos se refiere.
04 Anfitrionas y 02 Anfitriones
Personal masculino y femenino al servicio de vuestros invitados
Trato amable.
A disposición de los graduados en el momento de la ceremonia.
01 señoras encargadas de vestuario (modista)
02 fotógrafos profesionales
02 camarógrafos-filmadores
02 auxiliares de cámara
10 mozos
Mozos impecablemente uniformados para la atención de sus invitados en el brindis de
honor.
Personal debidamente preparado en la atención de eventos, intercomunicado (con radios
Motorola) e identificado.

ASESORIA:
Consideramos dos ensayos prácticos con el Asesor Protocolar:
Coordinación y Preparación de los graduandos de cada detalle del antes, durante y
después de la ceremonia, teniendo en cuenta cuales son las dificultades y beneficios a
reconocer para una buena realización del evento.
Asesoramiento para los Discursos desde la Palabra de Bienvenida, Semblanza de la
Promoción, Cambio de Borla y Palabras de Agradecimiento, así como la parte más
importante que es la dedicatoria personal de cada uno de los graduandos. Facilitamos
ejemplos.

FOTOGRAFIAS:
El día de la Ceremonia se habilitará un estudio fotográfico para garantizar la calidad de
las imágenes, en donde se contará con la instalación de:
 Fondo de estudio artístico
 02 paraguas
 02 trípodes
 02 flash 2000 electrónicos
 02 lentes sensores de luz
 02 cámaras Canon
Las tomas serán:
Las dos primeras serán ampliadas 25 X 30 cm:
 Artística (Personal)
 Grupal

Las 03 fotografías ampliadas:

 Entrega de diplomas,
 Imposición de medallas,
 Cambio de Borla y/o presentación.

VIDEO EN VIVO – YUTUBE

Captura y registro de imágenes a cargo de 03 camarógrafos profesionales, quienes
cuentan con cámaras digitales y quienes están encargados de realizar las mejores tomas
del evento.

Instalación de 02 pantallas gigantes (4 x 3 mts. c/u) en donde se proyectará la semblanza

grupal de la promoción al inicio del evento (llegada y espera de los invitados),
semblanza personal en el momento de la entrega de medallas y diplomas (de cada
alumno) apoyada en 03 fotografías que entregará cada integrante 03 semanas antes del
evento y la transmisión en vivo de la ceremonia de graduación.

Detalle técnico para circuito cerrado:

 Switcher de audio y video con 4 salidas
 02 proyectores
 01 escalador de señal
 01 televisor
 01 portátil
 01 bluerray
 03 cámaras full HD Sony
 03 trípodes
 01 grúa o pluma
 01 cañón seguidor de luces
 01 Drone de 04 hélices que se utilizará al momento de la fotografía grupal.
Ubicación de las cámaras:
 Cámara 01: en mesa de honor y pódium para el discurso de graduados y
autoridades, así como la entrega de medallas y diplomas
 Cámara 02: zona central del segundo nivel para el saludo y tomas de grupo
 Cámara 03: cámara móvil (grúa o pluma) en la zona de invitados y tomas
generales del evento.

Edición digital del video de recuerdo:

Se hará entrega, a cada alumno, de un estuche conteniendo dos discos editados en
sistema DVD o BLUERRAY, los que tendrán un menú interactivo y estarán
debidamente titulados y musicalizados.

Secuencia fílmica:
 Grabación de una Clase del Recuerdo o Magistral (15 días antes)
 Edición de un VIDEO CLIP de la promoción (entrevistas a los alumnos)
 Ambientes de la Facultad
 Previos de la Ceremonia
 Despliegue de la promoción (ingreso a la ceremonia)
 Ceremonia de graduación
 Recepción y brindis de honor
 Collage de la Ceremonia de Graduación
 Adicionalmente, la promoción podrá elegir una actividad, la que será incluida en
el video de recuerdo.

AMBIENTACION DEL ESCENARIO:

 Sillas para los graduandos con funda crema y lazo o sillas doradas o plateadas
 Agua de mesa para las autoridades
 Mesa de honor vestida para las autoridades
 En el borde del escenario 15 mts. de guirnalda en flores naturales
 En la entrada principal al auditorio de colocará 02 pedestales con arreglos
florales naturales de 1mt. de altura.
 En la mesa de honor 02 arreglos florales chicos en flores naturales.
 Estrado en niveles para los graduandos, tapizado.
 En el escenario, una alfombra tipo pasarela de 10mts. de largo.
 06 torres de 50 X 50 a 3 mts. de alto, iluminadas con luces LED
  15 reflectores LED, modelo tacho, en color a elegir.
 07 cabezas móviles para efecto de luces
 01 cabeza móvil para proyectar el logo de la Universidad y nombre de la
promoción
 02 máquinas de punto láser de colores
 02 máquinas de humo
 02 kabuqui (lanza papeles de colores)
 01cañón seguidor de luces de 2000 watts.

AUDIO Y EFECTOS DE SONIDO

Equipo de sonido profesional.
Armonización con música editada para Ceremonias de Graduación.
Música seleccionada para cada momento de la Ceremonia:
 Acompañamiento musical para recepción de los invitados
 Música para el desfile y/o presentación de los alumnos de la promoción
 Acompañamiento musical para entonación del Himno Nacional
 Fondo musical para la entrega de diplomas e imposición de medallas
 Acompañamiento musical para el cruce y lanzamiento de birretes
Instalación de un equipo de sonido para amenizar la recepción.

RECUERDOS:
 Para los Padrinos: 02 Monolitos de mármol con aplicación de plaquita de
bronce dorada o niquelada. O también estos recuerdos pueden ser trabajados en
vidrio con letras arenadas (Ver modelos) Presentados con su respectivo estuche.

BRINDIS DE HONOR:
Preparado para los graduandos más los invitados de Honor y todos los invitados el cual
consiste en:
Bebidas
 01 ruedas de Champagne TABERNERO O QUEIROLO
 01 rueda de vino TABERNERO O QUEIROLO
 01 rueda de gaseosa surtida (Coca Cola, Inca Cola, Agua Mineral)

Menaje completo: copas, vasos y jarras de vidrio, fuentes, azafates y servilleteros de

acero, servilletas para coctel.
 Bocaditos calientes, salados y dulces
 Sándwich de huevo con tocino Alitas buchete
 Sándwich de pollo
 Sándwich de capresse en pan blanco
 Sándwich de mixto de jamón
 Sándwich de queso con crema de aceituna
 Enrollado de aceitunas verdes
 Enrollado de pasas con pecanas
 Enrollado pollo con pimiento
 Triple de jamón y crema de choclo.
 Triple de pollo con queso y crema de aceituna
 Triple palta y huevo
 Triple de pollo con durazno
 Petit pan de pollo
 Butifarra en pan francesito

20 Mozos profesionales correctamente uniformados

Cortesía en los camerinos:

Una rueda de coctel
Una rueda de bocaditos

ANUARIO FOTOBOOK PERSONALIZADO:

Cada integrante recibirá un Anuario.
En modelos: BITAPA (dos tapas) tamaño carta o A4
Trabajados en FINA CUERINA brillante, semi mate o mate (colores a elección)
Grabación en Pan de Oro, Pan de Plata o repujado. Finos acabado en costura y trabajado
a mano.
Cuadernillo trabajado en papelería fina, líneas internacionales en donde describimos
nombre, dirección, teléfono, fecha de cumpleaños, correo electrónico más la
FOTOGRAFÍA PASAPORTE IMPRESA TIPO REVISTA de cada integrante de la
Promoción, además de colocar en éste las fotografías en tamaño jumbo y las
ampliaciones, propuestas en la presente proforma.
DIPLOMA
Cada integrante recibirá un diploma en material a escoger con escudo de la Universidad
en Pan de Oro o Pan de plata y fondo de seguridad en ALTO RELIEVE, si se requiere
además del correspondiente caligrafiado de los nombres de cada alumno,
La producción de los diplomas se realizara de acuerdo al material que la promoción
elija.

TARJETAS
Elaborada en papelería fina, contiene la invitación de honor, el programa a llevarse a
cabo el día de la ceremonia, la relación de integrantes participantes en el evento, los
acabados son en coordinación con los organizadores así como el modelo que escoja la
promoción.
Se entregará un total de 10 tarjetas por cada integrante de la promoción y 20 tarjetas
destinadas a las autoridades y padrinos de la misma, siendo la entrega en tres colores
distintos: * Un primer color destinado a la identificación de los padres de familia
* Un segundo color identificará a las autoridades de la institución
* Un tercer color estará destinado a los demás invitados

PORTADIPLOMA O BACHILLER:
Trabajados en FINA CUERINA brillante, o mate. Colores a elección.
Grabación en Pan de Oro, Pan de Plata o repujado.
Finos acabado en costura y trabajado a mano.

INFRAESTRUCTURA DE TOLDOS ARQUITECTÓNICOS PARA EL

BRINDIS:

 Se instalarán 04 cuerpos de toldos a 5mts. de altura, con vigas estructurales de

15 mts. de largo, en tela piel de ángel y organza (transparente), torres de 50 X
50mts. iluminadas con luces LED y luces halogenuros de 1000 watts.
 Instalación de tachos LED para piso (de colores)
 Instalación de una araña de perlas de vidrio iluminada al centro del toldo.
 Colocación de una pantalla ekran de 3 mts. de altura para proyección de
fotografías de la promoción
 Instalación de cañones de luces de colores
 Instalación de 01equipo de sonido con micrófono.
Incluye:

 01 marco para fotos para redes sociales

 01 baking con el logo de la Universidad
 01 refrigerio para los alumnos (80 triples de jamón, pollo y palta, 40 jugos de
naranja y 40 jugos de durazno)

STAFF EVENTOS IDENTIFICADOS CON LOS CLIENTES UDS.

. Coordinador del evento.
. Maestro de ceremonias.
. Personal técnico.
. Personal para atención de los invitados.
. Personal de estructuras y armado escenario.
. Personal de vestuario.
. Personal anfitrionas y anfitriones.
. Personal de Iluminación y efectos

SERVICIO DE GRADUACION SIN AUDITORIO s/ 700.00 SOLES

INCLUIDO AUDITORIO SAN AGUSTIN

FORMA DE PAGO
30% Firma del contrato (Notarial)
40% Entrega de tarjetas (01 mes antes del evento)
25% Entrega de Togas (01 semana antes del evento)
5% Entrega de anuarios y Videos (01 mes después del evento)
 AUDITORIOS

1.- COLEGIO SAN AGUSTIN, SITUADO EN SAN ISIDRO

CAPACIDAD 1070 BUTACAS

ESCENARIO GRANDE PARA CONCIERTO Y EVENTOS

CAMERINOS ( 2 ) HOMBRES Y MUJERES

LUCES Y SONIDO DE ESCENARIO

COCHERA PARA 200 AUTOS