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PROPUESTA TÉCNICA

Av. Bush #1173, Edif. Colibri 1402 E-mail: info@siesis.com


Telf. Fax. (591-2) 2242959 La Paz - Bolivia URL: www.siesis.com
I. Funcionalidades del Sistema
a. Funcionalidades más importantes del sistema “CORMAN”:

 Registro de entradas y salidas de correspondencia de carácter interno y externo.

 Asignación de la correspondencia con las instrucciones para su tramitación a un responsable


o varios responsables.

 Definición de plazos para el cumplimiento de la instrucción dada, remisión de copias a otros


funcionarios y registro de fecha y hora de derivación.

 Emisión de alertas instantáneas (tipo MSN Messenger) para la persona a la que fue derivada
la correspondencia.

 Visualización en bandejas independientes de: correspondencia recibida originales,


correspondencia recibida alertas, copias y comentarios asignados pendientes, borradores,
correspondencia saliente y Archivo General (documentación histórica)

 Archivo de la documentación vinculada, mediante la digitalización de todos los documentos


externos al momento de ser registrados, de la documentación generada en la organización.

 Niveles de seguridad discriminados por perfiles de usuario.

 Alto nivel de seguridad, mediante el uso de contraseñas únicas e individuales, procesos de


verificación de la consistencia de la información y administración centralizada.

 Sistema multiusuario pudiendo tener una acceso al mismo vía Internet.

 Generación automática de documentos (informes, notas, memos, etc.) en un programa


procesador de texto (MS-Word), siguiendo formatos estándares almacenados en plantillas
con cite correlativo único por dirección, unidad o jefatura, personalizables y definidos por el
cliente.

 Capacidad de adjuntar cualquier tipo de archivo electrónico a la correspondencia como


pueden ser archivos gráficos, mapas, fotos, videos hojas electrónicas, archivos de sonido,
etc.

 Generación de Reportes de control y monitoreo: Pendientes por cada departamento, usuario,


etc. Los mismos pueden ser visualizados en pantalla o impresos en forma detallada o
resumida.

 Hojas de Ruta que contienen los datos descriptivos de la documentación como son: fecha
del documento, número de trámite, tipo de documento, referencia a otro documento, CITE,
tipo de referencia, anexos, asunto del documento, y empresa, persona, sección y cargo tanto
del remitente como del remitido.

Por otra parte, la Hoja de Ruta, almacena en cada una de las derivaciones entre
responsables la siguiente información: Destinatario, Fecha Envío, Fecha Recepción, si es
Original o Copia, Acción, Proveído y Estado.

Cada Hoja de Ruta puede ser visualizada en pantalla o impresa.

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 Herramientas de Búsqueda de la documentación, que permite como criterios de búsqueda,
cada uno de los campos de la Hoja de Ruta tanto individualmente o combinarlos para
realizar una búsqueda general o una búsqueda exquisita según los parámetros escogidos en
la herramienta.

 Registro del usuario y fecha de creación y modificación de los datos de una HR, documento,
etc. en tablas críticas dentro sistema, con el fin de dejar pistas de auditoria para una
posterior verificación de los accesos y acciones que haya realizado un determinado usuario
en el sistema.

 Adecuación del Sistema CORMAN a la estructura organizacional del Cliente, pudiendo


gestionarse las altas bajas modificaciones de funcionarios, departamentos, jefes y
secretarias por departamento.

 Interfaz WEB sencilla, intuitiva y amigable, ideal para subir la productividad de los usuarios y
disminuir el tiempo y costo de capacitación.

 Capacidad para predefinir y reutilizar hojas de ruta de uso común (flujos o plantillas),
incluyendo en ellas el flujo documental y de tareas completo, sin bien este flujo no es fijo y
puede contener cambios en la ruta, estos cambios no son automáticos basándose en
parámetros predefinidos como ocurre en el caso de un workflow.

b. Ventajas de la VERSION 2 del sistema “CORMAN”:

 Posibilidad de poder generar varios documentos de salida o entrada asociadas a una sola
Hoja de Ruta, lo que permite mayor versatilidad en el uso del sistema para por ejemplo
asociar directamente sobre un documento de entrada una documento de salida en
respuesta.

 Nueva posibilidad de ajuntar enlaces a servidores de documentos centralizados distribuidos


en diferentes ubicaciones, lo que facilita el compartir archivos de uso común por áreas o
departamentos y usarlos como recursos para la conclusión de las diferentes Hojas de Ruta.

 Posibilidad de enviar mensajes de comunicación que no tengan documentos asociados


necesariamente, lo que facilita la comunicación para cualquier tipo de tema a tratar dentro la
institución con todas las herramientas de seguimiento, búsqueda y otros que incorpora el
sistema.

 Estructura mejorada en Base de Datos y Aplicación para un mejor rendimiento con alto
número de usuarios concurrentes e importantes volúmenes de información. (Prueba de
rendimiento óptimo con carga de de 1000 usuarios concurrentes y 750,000 Hojas de ruta)

 Diseño de base de datos adecuado para poder ser distribuido y funcionar en diferentes
ubicaciones geográficas. (Posibilidad de tener varios servidores distribuidos que
intercambian información teniendo en línea toda la correspondencia registrada en todos los
puntos Ej: La Paz, Santa Cruz, Cochabamba, Tarija)

 Catalogación de la correspondencia en 3 niveles (Departamento, Tema y Subtema). Esta


catalogación es muy importante para poder realizar un seguimiento mucho mas eficiente de
todos los temas que se tienen en proceso dentro del institución. Ej. En el Area: Gerencia
Regional, Tema: Administrativo, Subtema: Contratos; se podrá hacer el seguimiento de todo

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lo pendiente y en un rango de fechas, asignado a una persona determinada o cualquier otro
criterio combinado de búsqueda.

 Herramientas que facilitan la rotación de personal pudiendo asignar con niveles de seguridad
adecuados el acceso fácil a correspondencia de una persona a otra. (Ej. Se puede asignar
una bandeja adicional a una nueva persona por la cual vea la correspondencia de otra
discriminada por Area, Tema y Subtema, lo que facilita la restricción a solo correspondencia
que la nueva persona necesite ver.)

 Adecuación de las tareas para poder realizar un seguimiento mucho más eficiente,
disminuyendo la cantidad de tareas específicas diferentes para la atención de un solo tema
(Hoja de Ruta).

 Archivos generales orientados a tener usuarios especializados en realizar seguimiento de


todos los asuntos en trámite o ya concluidos con perfiles de seguridad para el acceso
discriminado por Temas, con herramientas que alertan sobre el avance de Hojas de Ruta
antes o posterior a su revisión, posibilidad de enviar comentarios para facilitar la conclusión
de la Hoja de Ruta, etc.

 Simplificación de interfaces de usuario, haciéndolas mucho más intuitivas y similares a las de


un cliente de correo electrónico, lo que minimiza el proceso de implementación del sistema al
tener menor resistencia al cambio por parte de los usuarios.

 Sistema mas seguro, ya que tiene la posibilidad de integrar su sistema de seguridad al


sistema de seguridad de Windows, permitiendo la asignación de usuarios directamente del
Active Directory al personal de la institución de forma centralizada reduciendo la necesidad
de crear mas de un usuario y contraseña para uno y otro sistema.

 Generación de códigos de barra para Documentos de Entrada y Salida, lo que permite el uso
de lectores de códigos de barra para buscar documentos en el sistema y poder acceder de
forma inmediata a todo el historial del documento dentro de la Hoja de Ruta al que fue
asociado.

 Elaboración de reportes a medida que no impliquen la modificación de la estructura de datos.


Estos reportes deben ser requeridos durante los primeros tres meses a partir de la puesta en
producción de sistema o en la etapa previa.

 Cliente para dispositivos móviles Android, que muestra notificaciones en línea cuando se
recibe nueva correspondencia, muestra la bandeja de entrada, y sincroniza el calendario de
Android con las fechas de vencimiento de las tareas asignadas.

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II. Plataforma y Esquema Distribuido
Requerimientos técnicos del equipo cliente: Para navegar y consultar, cualquier equipo con
navegador de Internet, para generar documentos: equipo con Sistema Operativo Windows 98 o
superior con Internet Explorer y Word para generar documentos, para el registro de
documentación entrante equipo con navegador de Internet conectado a un scanner o con acceso
a una carpeta de documentos digitalizados.

Requerimientos técnicos del sistema servidor: servidor Windows 2000 Server o Superior con IIS
y Microsoft SQL Server 2000 o superior, MSDE o SQL Express 2005 (en el esquema distribuido
el último solo como cliente de replica). En base a la infraestructura y arquitectura de su red, son
posibles los siguientes esquemas de implementación:

a) Solución Distribuida. Instalación de Servicios, Base de Datos y Aplicación Web


CORMAN en múltiples servidores a nivel nacional. Permitiría la distribución de carga de
trabajo en los distintos servidores, además de la natural disminución en el tráfico de red
WAN. Este modelo cuenta además con replica de base de datos, para mantener
sincronizada la información a nivel nacional además de permitir el intercambio
electrónico de correspondencia entre regionales. Se cuenta también con un componente
capaz de mantener sincronizadas las carpetas de documentos generados, adjuntos y
digitalizados, este servicio puede ser programado para ejecutarse en periodos regulares
de tiempo o para ejecutarse solo cuando se requiere (ON DEMAND), de esta manera un
archivo digital que no se encuentra en el sistema local se puede copiar desde otro
servidor solo cuando se lo va a revisar, minimizando la carga de red. Todas las
transferencias de archivos se pueden realizan bajo protocolo FTP y/o sobre una VPN.
Esta solución requiere el licenciamiento corporativo para múltiples servidores de la
solución CORMAN. En cuanto a las licencias por servidor de base de datos requeridas
para este esquema, se propone el uso de MSDE (Microsoft Data Engine) para las
regionales que no cuenten con un gran número de usuarios concurrentes.

b) Solución Centralizada. En este esquema se cuenta con un solo servidor en el cual se


instalan los servicios, Base de Datos y Aplicación Web de CORMAN, y solo requiere
licencia corporativa para un servidor CORMAN. Naturalmente no cuenta con las ventajas
mencionadas en el anterior esquema.

c) Solución Mixta. Permitiría una combinación de las anteriores soluciones, instalando


servidores CORMAN solo en aquellas regionales que cuentan con un gran
número de usuarios y conectando a las demás regionales a alguno de estos
servidores. En este caso se debe contar con licencia corporativa de CORMAN
para un servidor, más licencias adicionales para cada servidor en el que se vaya
a instalar. Esta solución no se recomienda para más de tres servidores pues el
costo superaría a la solución propuesta en el inciso a.

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III. Capacitación

Se ofrece para cualquiera de los esquemas de licenciamiento propuestos, la capacitación


gratuita de los usuarios y administradores del sistema, bajo los siguientes términos:

La cantidad máxima de personas a ser capacitadas y horas de capacitación se definen según la


correspondiente propuesta económica.

El proceso de capacitación estará dirigido a dos grupos de usuarios:

 Capacitación al personal de encargado de la operación del sistema y quienes replicarán la


capacitación a otros usuarios del sistema. Se capacitará en este grupo a personal de
sistemas, secretarias y recepcionistas en un número entre 15 a 20.

 Por otra parte se capacitará de forma específica y pormenorizada al personal encargado de


la administración del sistema, en todos los aspectos relacionados a la instalación,
administración de usuarios, administración del sistema, configuración, reinstalación,
recuperación de información, etc., de manera de dotarles de todas las habilidades
necesarias para la administración del sistema. Se capacitará de 5 a 7 administradores del
sistema.

Para la capacitación a personal de técnico de sistemas contamos con los ambientes adecuados
en la ciudad de La Paz, sin embargo en el caso de requerir capacitación en oficinas del cliente u
otro lugar, dispondremos del personal necesario para guiar y apoyar en las sesiones de
capacitación sin embargo SIESIS no correrá con gastos relacionados como transporte a otras
ciudades, alojamiento, viáticos, ambientes y equipos, los cuales deberán ser provistos y quedan
bajo responsabilidad del cliente.

IV. Garantía y Soporte Técnico

Nuestra empresa está comprometida con la calidad en la prestación de sus servicios, por tanto para
garantizar su plena satisfacción con nuestro producto, en cualquiera de los esquemas de
licenciamiento corporativo, ofrecemos:

 Garantía de solución de cualquier BUG detectado, este servicio será ofrecido por
SIESIS durante un año.

 Actualización gratuita a nuevas versiones de nuestro producto durante un año.

 Soporte técnico telefónico, por correo electrónico o mediante nuestro sistema de tickets
en línea.

 Traslado de personal técnico. En caso de que el cliente requiera los servicios de


instalación, soporte o capacitación por parte de nuestro personal en oficinas ubicadas

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fuera de la ciudad de La Paz-Bolivia, el cliente correrá con los gastos de transporte,
alojamiento, alimentación y cualquier otro inherente al traslado de dicho personal.

V. Plazo de Entrega y Requerimientos Para Puesta en Marcha


SIESIS entregará el sistema en pleno funcionamiento a nivel nacional en un plazo 8 a 10 días hábiles
a partir de la firma de contrato siempre y cuando el cliente brinde de manera oportuna todos los
equipos, información y recursos necesarios para este fin. La información requerida incluye:
Regionales, Lista de Secciones de la institución y su interdependencia, Jefes y Secretarias de cada
sección, lista de todo el personal de cada sección y sus cargos, lista de los documentos generados
por cada sección y plantillas o muestras de esos documentos, y de manera opcional lista de
empresas de contacto y su personal (incluyendo cargos, teléfonos y la mayor cantidad de información
disponible).

VI. INFORMACION DE CONTACTO

NOVAK ZABALLA VILELA


Director de Desarrollo del Negocio
email: novak.zaballa@siesis.com
cel: 591-73022306

Soluciones Integrales en Sistemas e Internet (SIESIS)


Telf. Piloto: 591-2-2242959
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La Paz - Bolivia

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