AA3 TIPOS DE DOCUMENTOS

SEGÚN GTC 185

GTC presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados
en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa tiene en
cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de
cada tipo de documento con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos y
organizaciones que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización para
la producción de documentos

MEMORANDOS

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, internacionales, y las líneas de coordinación
jerárquica dentro de la organización, en conclusión El memorando es un escrito breve por el
que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para
comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc.

- Se utiliza para informar de forma breve

- Expresar necesidades
- Hacer requerimientos
- Tramitar desarrollar o agilizar un asunto
- Dar respuesta a una comunicación recibida
- felicitar convocar a reuniones no protocolarias
- hacer llamados de atención entre otros.

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto dirigido a un grupo
específico de personas tanto interno como externamente. Uno de sus objetivos es dar
información de carácter general la circular de carácter interno se utiliza para informar
disposiciones, normas y lineamientos, y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas
de negocios nuevos productos y servicios entre otros.

- Tratar un solo tema

- Iniciar y finalizar el texto con frases de cortesía
- Redactar de forma clara precisa, concreta, y concisa
- Usar un tratamiento respetoso y cortes
- Emplear un estilo gramatical natural sencillo y continuo

CONSTANCIAS

Las constancias es un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad, puede

ser personal o mejor dicho constancia y certificación tiene como objetivo fundamental dar
información de carácter personal según el hecho o acto se clasifican en constancias para;
tiempos de servicio, experiencia, salario u honorarios, clase de trabajo, jornada laboral,
cumplimiento de comisiones, comportamiento del trabajador entre otros.

- Redactar de forma clara, precisa, concreta, y concisa

- Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar formatos establecidos en cada organización
- Suministrar información de forma personalizada
- Expedir siempre el original

NOTA

Algo de suma importancia que observe en la GTC. Es que la guía está sujeta a hacer actualizada
permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y
exigencias actuales por tal motivo para los archivistas es algo de interés constante el estar
siempre informado de los posibles cambios que pueda tener.