GESTION DE ALMACENES

Un almacén es un espacio o área destinado a guardar momentáneamente y de manera ordenada bajo

criterios de rentabilidad, stock de mercancías cuyo destino es la venta o la incorporación al proceso
productivo.

Funciona como un regulador realizando operaciones necesarias a objeto de suministrar los bienes en el
momento justo que son requerido, debiendo tener el control

Capacidad de almacenamiento
Puede ser estática o dinámica.

La capacidad estática.- es el volumen promedio máximo de productos. Que pueden ser guardados en su
almacén de acuerdo a los parámetros de control y supervisión debidamente señalados.

Este tipo de capacidad permite estimar los posibles déficits de almacenamiento como resultado de la
programación de un futuro ingreso de productos

La capacidad dinámica.- es el volumen total de productos que ingresa a un almacén en un periodo

determinado de acuerdo al movimiento de entrada y salida. La capacidad dinámica puede ser mayor o igual
a la estática, nunca menor.

En ambos casos el control, estricto es básico para manejar el abastecimiento de nuestro almacén.

Formas de ordenar nuestra mercadería

1. Cama
Es una agrupación ordenada de unidades de almacenamiento homogéneos que se constituyen en la base
primaria de abastecimiento

2. Pila
Es la agrupación ordenada de camas que constituyen un cuerpo determinado de productos

3. Ruma
Es la agrupación de una unidad indeterminada de pilas la cual deberá efectuarse de acuerdo a las
características del envase de los productos y las condiciones de espacio disponibles en el almacén.

4. Lote
Pudiendo ser por proveedor, procedencia, fecha de producción, vencimiento, etc. Es la cantidad total de un
producto específico comprendido en un solo envió.

Clasificación de los almacenes

Los almacenes se clasifican de la siguiente manera

1. Según el flujo de producción

Los almacenes pueden ser:

 Materias primas
 Productos intermedios
 Productos terminados
 Materia auxiliar
 Preparación de pedidos
 Distribución
Cada uno de estos almacenes internos e indistintos tiene una relación constante y ligada entre sí.

2. Según su ubicación
Los almacenes pueden ser:

 Internos: se ubican dentro del mismo lugar de producción o venta

 Externos: se ubican fuera de nuestro local de producción

3. Según el material a almacenar

Los almacenes pueden ser:

 Almacenes de bultos: el objetivo de este tipo de almacén es juntar el material en unidades de

transporte y de almacén cada vez mayores, de modo que aprovechando la capacidad plena de carga,
poder economizar el costo de trasporte dependiendo del tipo de producto a trasladar.
 almacén de gráneles: se busca que en los posible el almacén este lo más próximo al lugar de consumo o
utilización, debido a que su transporte y movilización es demasiado costoso y ocasiona por lo general
pérdidas de tiempo en su traslado. Su contenido debe poderse medir automáticamente y su extracción
regulable, con conexión a un medio de transporte.
 almacén de líquidos: es un material que habitualmente puede ser de granel pero puede ser
transportado por cañerías.
 Almacén de gases: requiere usar medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta
presión su peligro de inflamabilidad.

4. Según su función logística

Los almacenes pueden ser:
 Centro de consolidación: donde se reciben productos de múltiples proveedores y los agrupan para
servirlos al mismo cliente.
 Centro de distribución: tiene la función inversa a los centros de consolidación, ya que reciben la carga de
un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes con necesidades distintas.
 Centro de transito: conocidos por el inglés Cross dock. Son almacenes que no almacenan, solo se
utilizan para mover productos, un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente, estos centros
son muy complicados de gestionar, permiten aumentar la eficiencia del trasporte entre nodos y
mantener altos servicios al cliente.
 almacén de custodia a largo plazo: es el único tipo de almacén cuyo principal objetivo es estar lleno.
Ejemplo: los bancos cuando hacen custodias a largo plazo en cajas fuertes que sirven de almacén.

Implantación de un almacén
Hablamos no solo de planear desde el principio un local de almacenamiento. También hablamos de convertir
un almacén ya existente adaptándolo a las nuevas exigencias logísticas.

La implantación también puede considerar:

 Procesos inadecuados y gestión de la información en el área logística

 Problemas en la gestión de aprovisionamiento
 Disposición física del almacén

Antes de determinar las características del almacén debemos considerar las características de los inventarios

 volumen peso, forma: regular o irregular

 Cantidad de unidades de consumo
 Fragilidad: robusto, frágil
 Necesidades de almacenamiento: Refrigerado, congelado, inflamable o normal
  Frecuencia de manejo: Baja rotación, alta rotación
 Capacidad de apilado: con/sin capacidad de apilado

Otras características a tener en cuenta:

 peligrosidad
 fragilidad
 bienes perecederos
 productos de elevado valor

Localización
Variables para la determinación de la localización:

 régimen de propiedad
 distancia entre el almacén y los puntos de origen (proveedores) y de destino (clientes)
 accesibilidad y servicios

Zonificación
Dentro de un almacén debe haber:

 zona de recepción y control

 zona de almacenaje
 zona de expedición
 zonas de servicios
 zonas de envases vacíos, devoluciones y mantenimiento

Organización
El almacén debe tener correctamente establecidos la distribución de espacio entre estanterías y pasillos para
que el movimiento interno de mercaderías se haga de la manera más adecuada.

Personal
Recursos humanos necesarios para el desarrollo de las funciones y tareas del almacén son:

 Recepción
 Movimientos internos de mercadería
 Expedición
 Coordinación de tareas y dirección
 Administración
 Servicios generales o especiales

Administración de almacenes
Operaciones del almacén
1. Entrada de bienes
Recepción de las mercaderías a través de zonas de carga, darles conformidad mediante los controles de
calidad, especificaciones de orden de pedido.

2. Agrupación y ordenación
Dependiendo del procedimiento de generación de pedidos y de la configuración del sistema de distribución
será necesario establecer un sistema para agrupar los pedidos según las rutas de distribución.
3. Almacenamiento
Disposición de las cargas en su ubicación con el objeto de retenerlas hasta su puesta a distribución.

4. Preparación de pedidos (PICKING)

Es la operación por la cual se convierten las unidades de carga o compra en unidades de venta o salida.

5. Salida de bienes
El control de salidas requiere un recuento numérico o control de calidad y el embarque en el medio de
transporte correspondiente. Son las funciones con las que finaliza el proceso.

6. El mantenimiento
El cuidado para evitar su deterioro es también parte del almacenamiento o custodia de productos, pero a
veces es conveniente que exista quien tenga la responsabilidad de este cuidado, en vista que se demanda
mucho tiempo y es una labor delicada.

Se tiene que invertir o establecer mecanismos idóneos para esta labor lo que permita evitar la gestión de
stock de devoluciones como un proceso más. No sin ello de vital importancia.

Sistema de abastecimiento
Es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos
técnicos orientados a la gestión eficiente de almacenes y el proceso oportuno de abastecimientos que
requieran las empresas o entidades del estado orientados al racional flujo de distribución o suministro,
empleo y consideración de los recursos materiales, así como acciones especializadas para atender las
necesidades y todo tipo de requerimientos

Principales procesos técnicos para el abastecimiento

1. Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:

 Determinación de necesidades (¿Qué es lo que se requiere según las prioridades?)

 Consolidación de necesidades
 formulación del plan anual de contrataciones (con proveedores)
 Ejecución de la programación
 Evaluación de la programación

2. Catalogación de bienes
Consiste en identificar aquellos bienes que no están codificados para brindarle el código de ingreso
necesario y pueda ser ingresado de manera correcta a nuestro almacén.

3. Registro y control
Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento elaborando un sistema de registro que nos dé la
posibilidad de mantener controles posteriores de cada uno de los productos ingresados.

4. Contrataciones del estado

Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

5. Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo, evitar la paralización de los servicios que presta la empresa, de modo que
podamos realizar acciones para conservar en optimo estado nuestros bienes materiales e instalaciones.
Esto también facilita que tengamos absoluto control sobre las entradas y salidas, y revisión exacta de
nuestros stocks.

6. Seguridad
Es tan importante como el mantenimiento dado que todos los productos que están en almacén bajo nuestra
custodia tienen un valor determinado por ende cualquier pérdida o deterioro será nuestra responsabilidad,
salvo el proceso natural de depreciación de los productos.

Políticas para el sistema de abastecimiento

Corresponde establecer un sistema de abastecimiento para asegurar la unidad, eficiencia y eficacia de los
procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales a través de los procesos técnicos de
catalogación, registro de proveedores, programación de adquisiciones, almacenamiento, seguridad,
distribución, registro y control.

 El almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la
custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción o cualquier destino de
nuestros productos almacenados y el proceso técnico que se realiza a nivel de abastecimiento,
almacenamiento y distribución.

 En cada empresa o entidad a nivel central, descentralizado o desconcentrado; el organismo de

abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o más almacenes para la
custodia temporal de los bienes que adquiere o suministra.

Diseño del almacén

A efectos de planear el croquis o distribución de los espacios de un almacén, dependiendo de la posibilidad
de cada almacén y de acuerdo a sus características técnicas y magnitud de sus compras se debe de
considerar:

 Oficinas (donde se registren los pedidos)

 Recepción y despacho
 Corredores y pasadizos
 Zona de almacenaje (góndolas y repisas)
 Vestuario del personal
 Servicios higiénicos
 Zonas para ampliaciones
 Áreas de estacionamiento exterior

Responsabilidad del jefe de almacén

 Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad
 Proteger y custodiar las existencias en custodia
 Velar por la seguridad y mantenimiento del local
 Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido
 Coordinar de manera oportuna la reposición de bienes en stock
 Emitir los reportes de movimiento de bienes en el almacén

En determinados tipos de insumos se requiere de capacidades especiales, así como una autorización para el
almacenamiento.
Características de materiales
Según la naturaleza de los bienes se debe tener en consideración el peligro que pueda o no ocasionar al
personal que labora en el almacén, así como a la comunidad. Ejemplo: explosivos, productos químicos,
tóxicos y radiactivos.

Se debe facilitar diversos mecanismos para que los usuarios puedan considerar cercanía y fluidez de tránsito
para que el abastecimiento de las unidades sea de forma rápida, económica y segura.

Tiempo de suministro
Considerar la distancia en que se encuentran las unidades usuarias y sus necesidades de reposición, ejemplo,
cuando la atención de pedidos se tuviera que efectuar el mismo día, el almacén estaría ubicado en la misma
localidad; si éstos tuvieran que atenderse al día siguiente o al tercer día, la localización puede hacerse fuera
del perímetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias.

Clasificación y Codificación de los Materiales

Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización
etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que
facilite su identificación y localización de la bodega

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica
determinadas características y especificación.

AB --- 286

El sistema alfanumérico de codificación de materiales es hasta algunos casos uno de los más utilizados por
muchas empresas ya que facilita la ubicación, control y supervisión de los diversos productos de tal manera
que el usuario tenga la ubicación exacta del producto. Asimismo otra alternativa es ubicar las iniciales y las
diversas características del almacén.

Existen sistemas integrados que nos van a permitir controlar por medios informativos los diferentes
mecanismos de control de modo que la codificación se haga de manera más sencilla. Asimismo se tienen
impresoras para códigos de barras y lectoras que de manera automática ejecutan el control de ingresos y
salidas.

Sin duda la tecnología de la información ha introducido enormes cambios en la administración de una

organización o en sus relaciones internas, en la producción, transporte y comercialización y de hecho
continúa cambiado conforme crecen los negocios.

Estos medios permiten además un dinamismo antes desconocido en los negocios, pudiendo conectar
proveedores, clientes y consumidores.

Esta comunicación en tiempo real le da mayor fluidez y seguridad a la información de estos el generador de
códigos de barras es el más conocido y uno de los más aplicados por diversas empresas a nivel internacional

ELECTRONIC INTERCHANGE DATA (EID)

Es un sistema de intercambio de datos muy simple que permite realizar simultáneamente transacciones
comerciales entre empresas con lo que respecta a pedidos, estados de inventarios, programación de
pedidos, especificaciones del producto, especificaciones de diseño, requerimientos de calidad, precios,
catálogos, ofertas y promociones.

Las compañías incorporan automáticamente la información generando un mayor dinamismo y exactitud en

la programación de las compras de los bienes a fabricar y de los recursos a emplear.
Tablero de comando para la gestión logística
La información es indispensable para la toma de decisiones, en este sentido todos los datos no son
relevantes y adecuados para medir la performance del trabajo o función realizada en una organización por
ello es conveniente considerar lo siguiente:

 Indicadores financieros
 Indicadores de mercado
 Indicadores de productividad y eficiencia
 Indicadores de crecimiento

La gestión logística como se tiene en cuenta juega un papel preponderante en los resultados de la
organización ya que tiene importantes implicancias en el desempeño general de la empresa.