Unidad 2.

Introducción a la automatización de Proyectos utilizando la herramienta Microsoft Project

INTRODUCCIÓN A LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE TAREAS
Microsoft Project: Es un programa o software para la Gestión de Proyectos. Es una
herramienta de Administración de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para
controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de
todas las actividades para supervisar su progreso.

Triángulo del Proyecto: En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto
son:
• Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del
mismo.
• Dinero: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas,
equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
• Ámbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.
Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.
La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de
problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará
delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

Iniciando Microsoft Project: Vamos a ingresar dando clic en el menú inicio, seleccionar
programas, después seleccionar Microsoft Office y después seleccionar Microsoft Project.
(Puede ser que en todos los equipos no funcione estos pasos, pero lo importante es que lo
busque por programas).

Al iniciar Microsoft Project aparece

la siguiente ventana:

Se ha dividido la ventana en 4
zonas:
1. Barras de Herramientas y menús.
2. Ingreso de tareas.
3. Diagrama de Gantt
4. Vistas

Área Roja:
1. Barra de Titulo
2. Barra de Menús
3. Barra Estándar
4. Barra de Formato
5. Barra de edición o Texto.

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Área Negra: (esta sección también la pueden ver en el menú Ver)
1. Calendario: permitirá ver las fechas de programación de una tarea determinada.
2. Diagrama de gantt: Mejor conocido como HOJA DE TAREAS. Es en esta
ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran
en el proyecto.
3. Diagrama de Red: a medida que se introducen las actividades se irá generando
el diagrama de red, el que representará la ruta critica, te acuerdas del diagrama de
red que tu realizaste? Pues bien la aplicación también lo genera, el hecho de que tú
lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas.
4. Gantt de Seguimiento: Permite ver que porcentaje de una tarea se ha
ejecutado o desarrollado.
5. Uso de Tareas: Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecución o
realización de una tarea.
6. Grafico de Recursos: Permite ver gráficamente la asignación o sobre asignación
de los recursos, además de las fechas de programación y el porcentaje asignado de
cada recurso en la realización de una tarea.
Hay más vistas es importante revisar que hace cada una de ellas.

Área Verde: En esta zona se declaran

todas y cada una de las tareas a
realizar en el proyecto:
Esta ventana también tiene otra
ventana al lado derecho que es donde
automáticamente el programa va realizando el
diagrama de Gantt.
En la siguiente pantalla trataremos de describir
cada uno de los elementos del área verde.

Indicadores: Columna que contiene todos los

posibles indicadores utilizados en cada una de las
tareas, indicadores tales como calendario
asignado, tareas que se repiten, comentario para
las tareas, indicadores de alerta para indicar que una tarea puede tener sobre asignaciones y
algunos otros, de los que hablaremos en el caso en que se presenten.
Nombre de Tarea: en estas casilla se digitan las actividades o tareas que componen el
proyecto.
Duración: En este espacio se debe colocar la duración de la tarea, en tiempo, en (horas h,
minutos min, Días d, Semanas sem, Meses me)
Comienzo: Este campo al igual que el siguiente se llenan automáticamente, ha medida que se
ingresan las duraciones de las tareas, de acuerdo al calendario fijado, las tareas se van
programando automáticamente.
Final: como el campo anterior también se llena automáticamente de acuerdo a la duración de
la tarea, al calendario y la programación que se haga de dicha tarea.
Predecesoras: las predecesoras son las tareas que se realizan o se ejecutan antes de, es
decir, en esta columna se colocará el número correspondiente a cada tarea y el orden en que
se va a ejecutar dicha tarea.
Nombre de los Recursos: En esta columna van aparecer los recursos asignados a la
realización de una tarea determinada, los mismos que serán visibles en el diagrama de gantt al
final de una tarea determinada.

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Área Azul:
En esta zona se ve el diagrama de Gantt, este se
va construyendo a medida que se van declarando
las tareas y sus respectivas duraciones,
lógicamente las barras más grande denotan una
mayor cantidad de tiempo.

Mí Primer Proyecto
Pasos a seguir para hacer mi primer proyecto
en Microsoft Project
1. Vamos a ir al Menú de Herramientas y
seleccionamos opciones, aparece la siguiente
ventana:

En esta ventana seleccionamos la opción

calendario.
En esta parte en Hora predeterminada de
Entrada coloquemos: 08:00 y en Hora
predeterminada de salida: 18:00.
Aquí también aparece la jornada laboral,
semana laboral y días por mes. Por el
momento estos datos no necesitamos
cambiarlos.
Pueden revisar las demás opciones para
familiarizarse, después dar clic en aceptar.

2. Cuando inicie primero configure la fecha

de comienzo del proyecto. Esto lo puede
realizar por el Menú proyecto, y selecciona
Información del proyecto. Debe aparecer la
siguiente Ventana:
En la siguiente ventana podemos
configurar la fecha de comienzo del
proyecto, que calendario vamos a
utilizar, y desde que fecha
queremos que empiece la
programación.
En el campo Fecha de Hoy el
sistema coloca automáticamente la
fecha que tenga el computador y en
el campo fecha de fin el la coloca a
medida que se vaya programando la
va ajustando.

3. Configurar el Calendario
Laboral: para configurar el
calendario laboral, vamos al Menú
herramientas y seleccionamos la opción calendario laboral.
Aparece la siguiente ventana:

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Lo primero que debemos de
hacer es verificar que los días
sábados y domingos están
configurados como no
laborables.
Después seleccionamos los días
desde el lunes identificada con la
letra L, hasta el viernes. Para
seleccionar se debe dar clic en la
letra L, y con el Mouse sostenido
arrastran hasta la letra V, que
indica el día viernes.
Después la selección queda
sombreada de negro, al lado
derecho damos clic en la tercera
opción que indica Periodo
laborable no predeterminado.
En la parte derecha en Desde: 08:00 y Hasta: 12:00 y en la segunda fila Desde: 14:00 y
hasta: 18:00.
Para colocar un día como festivo se selecciona con clic y al lado derecho se selecciona
Periodo no laborable.
4. Ingresar las actividades en la pantalla que aparece cuando seleccionamos el Menú Ver y
Diagramas de Gantt. Hacer este ejercicio de prueba:
Como hacerlo: Primero nos ubicamos en la fila 1. En
la columna de Nombre de Tarea escribimos A, y en la
columna duración escribimos 2d.
Al hacer el ejercicio el calcula automáticamente las
fecha comienzo y fin. Para la primera actividad debe
seleccionar la misma de fecha de comienzo del
proyecto.
Vamos a ingresar en la segunda fila la Actividad B y en
duración ingresamos 1d. Esta actividad de acuerdo a la tabla propuesta tiene una actividad
predecesora que es la A, por lo tanto en la columna predecesora colocamos es el número de la
fila donde se encuentra la actividad A que es 1.
Después de ingresar esta actividad podemos ver al lado derecho el diagrama de Gantt que él
hace automáticamente.
Realicen el ejercicio completo a ver como les va. En la página siguiente vemos como queda.....
5. De acuerdo al ingreso de las
actividades el ejercicio debe
quedar así:
SOLUCIÓN AL EJERCICIO
En la imagen de la parte
izquierda aparece como debe
quedar el ingreso de actividades
con la duración y las
predecesoras.
NOTA: En este momento es
importante que amplíe el
conocimiento acerca de los tipos
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de actividades predecesoras. Para ello utilice los enlaces externos, los manuales, etc.
Tareas y Subtareas:
 Una Subtarea en Microsoft Project es una tarea que tiene una tarea principal, la cual
ayuda a cumplir el objetivo de la tarea principal.
 Si una tarea principal tiene varias subtareas el conjunto de las subtareas deben ayudar a
cumplir con el objetivo de la subtarea.
 Normalmente en Project los tiempos se asignan a las Tareas, en este caso donde hay
subtareas, se les debe asignar es a las subtareas, el sistema automáticamente le agrega los
tiempos a la Tarea principal.
Por ejemplo si yo tengo una Actividad como pintar una pared yo podría subdividirla en las
siguientes:
Pintar una Pared (Tarea Principal)
• Seleccionar color y pintura (Subtarea)
• Comprar Pintura y brochas (Subtarea)
• Lijar la Pared (Subtarea)
• Pintar (Subtarea)
Proceso para ingresar tareas con subtareas en Project:
1. Ingresar la tarea principal y las subtareas, en ese orden, lo que quiere decir que la tarea
principal debe estar en la parte superior de sus subtareas.
2. Seleccionar las tareas que van a depender de la tarea principal, la forma de seleccionarlas
es dando un clic sobre el numero de la fila que indica la primera subtarea y arrastrando
suavemente hasta la última subtarea, después puede dar clic con el botón auxiliar del Mouse y
después seleccionar Aplicar Sangría. Automáticamente el coloca la Primera Actividad como la
principal y las otras como subtareas. En la actividad principal coloca lago así:
3. Colocar los tiempos de las subtareas, que el automáticamente coloca el tiempo de la tarea
principal.
4. Si va a colocar predecesoras puede hacerlo con las subtareas o con la tarea principal,
dependiendo el ejercicio.

Tareas Repetitivas: Una tarea repetitiva es una tarea que en el tiempo de una manera
periódica se vuelve a realizar por n veces. Por ejemplo una reunión de una empresa que se
hace el último viernes de cada mes. Nosotros podemos en Project insertar tareas repetitivas.
Procedimiento:
1. Ubicarnos por donde ingresamos las
actividades o tareas.
2. En el menú insertar hay una opción que
dice tarea repetitiva y después aparece la
siguiente ventana:

Hagan el siguiente ejercicio de prueba:

Nombre de la tarea: Reunión de
accionistas. Duración: 1 Día.
Patrón de repetición: Semanalmente, y al
lado derecho seleccionar:

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Todas las Semanas el viernes.
Comienzo: Seleccione el 1 de enero del año vigente
Terminar: 30 de junio del año vigente
Calendario: Standard
Revisar después de configurado el diagrama de Gantt.

Tareas Repetitivas: Ejemplo Diagrama resultante de una tarea repetitiva.

Generación de vistas: Microsoft

Project, permite mostrar diferentes
estados de las tareas y del diagrama
de Gantt, utilizando las vistas que el
tiene provistas para ello.
Para mirar algunas vistas, los invito
ingresar a Documentos de la
Semana 2 y descargar los proyectos
de ejemplo.
Primero nos ubicamos en la pantalla
donde ingresamos las actividades y
tareas, y por donde se muestra el
Diagrama de Gantt.
Después en el menú Ver
seleccionamos la opción Más Vistas,
como lo muestra la siguiente imagen:

También podemos hacer otras vistas utilizando los filtros que tiene la herramienta. Para
acceder a ellos nos ubicamos por el menú Proyecto y seleccionamos la Opción filtro para:
como lo muestra la siguiente imagen:

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Por este mismo menú y opción podemos utilizar la opción Autofiltro donde los encabezados
de los campos aparecen con el botón para el Autofiltro:

Por último los invito a revisar todas las vistas y filtros para familiarizarse con la aplicación.
Propiedades de las Tareas:
Podemos ver las propiedades o la
información de cada tarea, dando
botón Auxiliar del Mouse sobre cada
una de ellas, o doble clic sobre la
tarea. Después aparece la siguiente
ventana:
Esta ventana tiene en la parte superior
5 pestañas donde se da información
de cómo está configurada la tarea o
actividad.
Por ejemplo: usted puede colocar
una nota para la tarea, dando clic en la
pestaña nota y colocando el texto
deseado.

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Para ampliar más ustedes deben descargar los manuales que se encuentran en la parte de
documentos.

Cómo programa Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una
tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las
delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más
importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la siguiente fórmula:
Duración = trabajo / esfuerzo de recurso
Donde:
• Duración: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.
• Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.
• Esfuerzo: de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su
asignación.

Por ejemplo:
• Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo
de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).
• El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).
• El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).
• La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).
La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que
realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.

Seguimiento y Cierre: Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de

programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo completo del proyecto, con su fecha
de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:
 Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino crítico es una serie
de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha
programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crítico, puede retrasarse la fecha
de finalización del proyecto.
 Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su
ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el ámbito, los
recursos y la programación.
 Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas.
 A cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan
personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o mediante correo
electrónico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de
los cambios. ¿Está el proyecto por encima del presupuesto?
 ¿Está programado que algún miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde
el proyecto?
 Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prácticas.