UNIDAD DIDÁCTICA: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

El alcance de esta Unidad didáctica es:

• ¿Qué son los Recursos?
• Tipos de Recursos
• Ingreso de los Recursos con sus características
• Asignación de Recursos
• Calendarios asignados a los Recursos y a las Tareas.
• Trabajo realizado por los Recursos

Gestión y Programación de Recursos

Los Recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Si no asigna recursos a
las tareas, será más difícil controlar la terminación de las mismas y habrá menos flexibilidad en la planificación.
Los Recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto.
Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos:
• Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la
cantidad de trabajo que puede hacer.
• Costos: Hacen referencia al importe que será necesario para pagar a esos recursos.

Tipos de Recursos:
Project trabaja con dos tipos de recursos:
• Recursos de Trabajo
• Recursos Materiales
El Recurso de Trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. Ejemplos
Recurso de Trabajo Ejemplo
Persona individual identificada por nombre Daniel Ruiz Soto
Persona individual identificada por función o título de trabajo Líder de proyecto
Grupos de personas con un objetivo en común Ilustradores
Equipamiento Computadoras e impresoras

El Recurso Material consiste en los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas
de un proyecto.
Los Recursos Materiales son los artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. En
un proyecto de construcción por ejemplo, se consideran como recursos materiales los clavos, las tablas, el
cemento, etc. Aunque Project no es un sistema completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo
de los recursos materiales.
Recurso Material
Cemento
Papel
Arena
Hierro

Ingreso de los Recursos en Microsoft Project:

Para ingresar los recursos necesarios para un proyecto en Microsoft Project, podemos hacerlo ingresando por la
Hoja de Recursos. En el Menú ver, aparece una opción Hoja de Recursos, desde aquí podemos ingresar, y
aparece la siguiente ventana:

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Campos más importantes de la Hoja de Recursos:
• Nombre de los Recursos: En este campo colocamos el nombre del recurso, puede ser el nombre de una
persona, el cargo de una persona, una máquina, una herramienta, papel, etc.
• Tipo: En este campo hay dos opciones, Trabajo o Material. Normalmente seleccionamos Trabajo cuando son
recursos como personas o Equipamiento; y Material cuando son elementos de consumo que durante el proyecto
se acaban.
• Capacidad Máxima: Porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en
cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso.
El valor predeterminado es 100 por ciento.(Se habilita solo para recursos de tipo Trabajo).
• Tasa Estándar: Tasa base que se asigna a los recursos [como personas, equipamiento o material] y que
Project utiliza para calcular los costos totales de los recursos.
• Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable.
Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos
materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.
• Acumular: Este campo le permite seleccionar entre tres opciones: Al comienzo, Al final, Prorrateo. Tiene que
ver como el va acumulando los costos del recurso dentro del proyecto.
• Calendario Base: Aquí permite seleccionar un calendario para el recurso. Lo que indica que dentro de un
proyecto podemos tener varios calendarios.

Asignación de Recursos:
Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realización de las mismas. La asignación de
recursos también ayuda a determinar cuánto tardará en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de
los costos, cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una única persona, como el recurso Luís Ramírez, o
puede ser un grupo, por ejemplo, Albañiles. Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o un PC. O
puede ser el material consumido durante la realización de la tarea.

Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un
proyecto. Se conoce como Asignación al recurso específico asignado a una tarea concreta.

Se conoce como Sobreasignación al resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el
horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina los recursos que están sobreasignados tomando como
base los valores de trabajo y duración de las tareas asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el
recurso y el calendario utilizado por el recurso.

La Disponibilidad es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo
asignado. La disponibilidad del recurso viene determinada por:
• Los calendarios del proyecto y de recursos.
• Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.

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• El nivel al que el recurso está disponible para trabajar (medido en unidades, y grabado en la columna Unidades
en Disponibilidad de recursos en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso), por ejemplo,
al 50%, 100% o 300%, o a tiempo completo.

También se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentes valores de Unidades e
intervalos de fecha en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso.

A su vez las Unidades son el número de unidades o cantidad de un recurso asignado a una tarea. Por ejemplo, en
una tarea de albañilería, se podrían asignar dos unidades, es decir, dos albañiles. Si sólo dispone de un albañil,
podría asignar el 50% de unidades (la mitad del tiempo de un fontanero) a la tarea. La capacidad máxima es el
número máximo de unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres albañiles trabajando en un
proyecto, la capacidad máxima es 300%, es decir, tres albañiles trabajando a tiempo completo.

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la
asignación como tiempo completo o esfuerzo 100% en la tarea. Éste es el valor predeterminado para todas las
asignaciones de recursos.

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación
como tiempo parcial en esta tarea. Aunque el recurso sea de tiempo completo, puede haber tareas que sólo
requieran un esfuerzo a tiempo parcial. Si el recurso es un recurso a tiempo parcial, puede indicar este hecho en el
calendario o en la disponibilidad de unidades de este recurso.

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación para el
grupo de recursos. Si prefiere realizar un seguimiento de las unidades por grupos de recursos, asigne unidades
superiores al 100%.

Asignar la tasa de consumo para un recurso material si está asignando un recurso material. Utilice el campo
Unidades para indicar la cantidad de material que se va a utilizar para esta asignación; por ejemplo, 40 toneladas.
Para ver unos ejemplos de asignación lo invito a leer el Manual de Microsoft Project 2000, en las páginas 85,86 y
87. El Manual se encuentra en el enlace Documentos del Curso.

Asignación de Recursos a las tareas:

En la ventana de la lista de tareas vamos a ubicarnos en la tarea que deseamos asignarle recursos, en la columna
Nombre de los Recursos, después damos clic en el botón Asignar Recursos como lo muestra la imagen:

Después de dar clic en dicho botón debe aparecer la siguiente ventana para asignar los recursos.

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Ventana de asignación de Recursos:
En la ventana hay un ejemplo de asignación de un recurso
material con 1,5 unidades, Un recurso de trabajo con 100%
de unidades y otro recurso de trabajo con 50% de unidades.

Programación de Recursos
A medida que avanza la planificación de una programación
de un proyecto, se realizan ajustes para reflejar el alcance
del proyecto, las asignaciones, etc. Se podrán realizar:
 Cambiar la configuración del tipo de tarea para controlar
como afectan los recursos a las asignaciones de tareas.
 Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar
la distribución de los valores del trabajo.
 Personalizar el perfil de trabajo de una asignación de
recursos.

Uso de la programación condicionada por el esfuerzo:

El trabajo total de una tarea está
determinado por la duración esperada de
una tarea y por la asignación inicial de los
recursos. Por ejemplo: La tarea Z tiene
una duración esperada de un día (8
horas); si la asignación inicial de los
recursos es de 2 unidades del recurso A,
el trabajo total de la tarea será de 16
horas.
A medida que se añaden ó suprimen
recursos tras la asignación inicial, el
trabajo total es redistribuido entre los
diferentes recursos.
Microsoft Project por defecto, todas las
tareas están condicionadas por el
esfuerzo.

La configuración del tipo de tarea también influye en cómo se programan las tareas; se pueden definir 3 tipos de
tareas: Unidades Fijas, Duración Fija y Trabajo Fijo; usando uno de estos tres tipos de tareas, se puede
controlar cualquier variable de la ecuación estándar.

Trabajo = Duración X Unidades

Les recomiendo ampliar un poco más el conocimiento sobre las Tareas condicionadas por el Esfuerzo, y los Tipos
de Tarea: de Duración Fija, de Unidades Fijas y de Trabajo fijo. Esta parte la pueden configurar por la opción de
información de la Tarea.

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Calendarios para los Recursos:
En un proyecto podemos tener varios
calendarios, un calendario general para
el proyecto, un calendario para una
tarea o un calendario para los recursos.
Vamos a mirar cómo crear un nuevo
calendario que sirva para un recurso de
trabajo en especial. Supongamos que
en un proyecto hay un calendario base
de trabajo de 8 horas diarias, y
queremos hacer dos calendarios un
calendario para trabajar de 8 a 12 y otro
calendario para trabajar de las 14 a 18.
Primero deben ingresar al Menú
Herramientas y seleccionar la opción
cambiar calendario laboral. Aparece
la siguiente ventana:

Ya en esta ventana damos clic en el botón

nuevo de la parte inferior de la ventana.
Cuando damos clic aparece la siguiente
ventana:
En esta ventana, en la parte de Nombre
podemos colocar un nombre para el nuevo
calendario como ejemplo colocamos Mañana.
En la parte inferior aparece seleccionado Hacer
una copia del calendario Estándar.
Después dar clic en Aceptar automáticamente regresa a la ventana de calendario pero ya en la parte superior dice
Mañana.

Cambio de Calendario de los Recursos:

Para realizar el cambio de calendario lo podemos hacer ingresando a la vista Hoja de Recursos. Seleccione el
recurso al cual desea cambiarle el calendario, después ubíquese en la columna Calendario base y seleccione el
calendario; ya debe de aparecer en la lista el calendario que se llama Mañana y tarde si los han creado. (Ver
imagen)

De la misma forma podemos asignar un calendario a una tarea. Vamos a ver como se hace.

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 Cambio de Calendario en las Tareas:
También Microsoft Project permite que a las
tareas podamos asignarles calendarios
diferentes. Por ejemplo si se desea que cierta
tarea solamente se pueda ejecutar en el
horario de 8-12. Para cambiar el calendario
ingresamos a la Información de la tarea, y en
la pestaña General en calendario
seleccionamos el calendario creado Mañana,
deben de haberlo creado o sino no aparece.
(Ver imagen).

Trabajo de los Recursos: Si queremos ver el

trabajo realizado de los recursos en cada una
de las tareas podemos
ingresar a la vista Uso de
Recursos, para llegar a ella,
podemos ingresar por el menú
Ver y seleccionamos la opción
Uso de Recursos. Como
ejemplo aparece algo así:

En la parte izquierda muestra

los recursos y en que tareas
aporta trabajo.
En la parte derecha aparece el
calendario día a día y qué
cantidad de trabajo aporta ese
día a una tarea específica.

También podemos ver el trabajo realizado de cada recurso por la Vista Uso de Tareas.
Vista Uso de Tareas: En esta vista también podemos ver el trabajo realizado por los recursos en cada una de las
tareas:

También pueden ver el trabajo, ubicándose en la vista Hoja de recursos, después en el Menú ver, en la opción
Tabla: seleccionar Uso.