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INDICE 1
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
ÍNDICE
Capítulo 3.
INDICE 2
Gestión Documental
Electrónica
Se trata de un nuevo enfoque de e-administración, e-gobierno o gobierno electrónico que refleja una
concepción de administración orientada a satisfacer las necesidades de los ciudadanos con el apoyo de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), y sobre la base de la excelencia en la prestación de
los servicios públicos.
Las administraciones públicas son en todo el mundo las organizaciones que más documentos generan y
gestionan; por su naturaleza, los trámites en el Estado son básicamente expedientes y otros contenedores
de documentación que respaldan todos los actos de gobierno y guardan información.
El modelo basado en el papel —e incluso el modelo mixto de papel con digitalización— implica no solo
mayor volumen de archivos, traslados físicos y consumo de materiales, sino que solo permite procesar la
información mediante la lectura de una persona. Tecnología con varios siglos de atraso.
Una verdadera gestión documental electrónica, imprescindible para acercarse al gobierno electrónico,
implica, además de “despapelizar”, establecer sistemas de información actualizados que permitan hacer uso
de las herramientas informáticas para acelerar procesos, bajar costos, mejorar servicios, aumentar la
eficiencia y mostrar una mayor transparencia.
En ese sentido, el Ministerio de Modernización de la Nación aprobó el Plan de Modernización del Estado
mediante el Decreto 434/2016. Se aplica en: la administración central (APN); los organismos
descentralizados y las entidades autárquicas; y en las empresas y sociedades del Estado.
En el marco del Plan de Modernización del Estado y el Decreto 561/2016 y con el objetivo de desarrollar
una gestión de gobierno que brinde servicios de calidad de forma simple, eficiente y moderna se llevará a
cabo la digitalización de todos los trámites y comunicaciones de la Administración Pública Nacional (APN).
CAPÍTULO 3 4
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
CAPÍTULO 3 5
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Detrás de los países de avanzada, el modelo de gobierno electrónico marca el rumbo a las administraciones
públicas de todo el mundo, ya que se vislumbra como herramienta para la inclusión, el crecimiento
sostenible y el desarrollo económico, político y social. La creciente infraestructura, el mayor acceso a la
información y la educación, y la alfabetización digital masiva son algunos de los factores que aceleran la
transición hacia gobiernos electrónicos aún en países en desarrollo. Como planteó un informe de gobierno
electrónico en el mundo publicado por The Economist en 2008: “La tecnología por sí misma no trae la
reforma, pero hace los cambios más fáciles, más baratos y más efectivos”.
+ Interactivo
+ Ágil - Papeles
Nuevo
Enfoque
de
Gobierno
CAPÍTULO 3 6
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
1. Eliminar por completo el papel como soporte de registro, digitalizando todos los procesos de
gestión del Estado.
2. Abrir la gestión hacia los ciudadanos para que puedan realizar trámites a distancia, desde sus
hogares y oficinas.
3. La gestión documental electrónica, imprescindible para sentar las bases del gobierno electrónico,
busca además de “despapelizar”, establecer sistemas de información actualizados que permitan
hacer uso de las herramientas informáticas para acelerar procesos, bajar costos, mejorar
servicios, aumentar la eficiencia y mostrar una mayor transparencia.
CAPÍTULO 3 7
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
éxito, y a través de ella se han formalizado nuevos procesos y prácticas de trabajo, se torna difícil
retroceder, pues las organizaciones las incorporan a su comportamiento y forma de operar.
CAPÍTULO 3 8
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Se han inscripto en los cursos presenciales del INAP 52.545 agentes de la APN con el objetivo de
capacitarse en en el uso del sistema GDE (al 31/12/2016).
En 2016 se han caratulado más de 400.000 expedientes electrónicos y se han generado más de
4.600.000 documentos electrónicos.
2. Durante los próximos 3 años se espera implementar el Sistema GDE en la totalidad del Sector
Público Nacional. En este marco, se espera cumplir con los ejes de gestión fijados por el decreto
434/2016 que aprobó el Plan de Modernización del Estado. El decreto 434/2016 plantea un plan
de Modernización que : “… se sustenta en ejes de trabajo para alcanzar un Estado sólido,
moderno y eficiente, con cuerpos técnicos profesionalizados, orientados a una gestión por
resultados, en un marco de plena transparencia de sus acciones y sujetos a rendición de cuentas
de lo actuado, permitiendo así afianzar la confianza en la relación con la ciudadanía, la protección
de sus derechos, proveyendo bienes y servicios de calidad y promoviendo eficazmente la
iniciativa de las personas sin generar tramitaciones innecesarias…”
En los próximos años, se busca, para poder avanzar en esta dirección, un replanteo conceptual cada vez
más profundo de la gestión de documentos sobre la nueva lógica que aportan los sistemas informáticos,
para que no solo se pasen a formatos digitales los papeles, sino que se ponga orden a los procesos de
creación, modificación, circulación y guarda de la información, así como también para que el ciudadano
tenga una cartilla de trámites y consultas digitales en crecimiento constante.
CAPÍTULO 3 9
INTRODUCCIÓN A LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
2.4 Proyectos
Principalmente, la implementación de la gestión documental electrónica, que significó un avance
importantísimo en materia de lo que ya se mencionó en apartados anteriores, tiene como horizonte seguir
perfeccionando al Estado argentino en las siguientes cuestiones:
• Trámites más ágiles. No solo se modificó el rol de las mesas de entradas como distribuidoras de
documentos y se eliminaron los traslados físicos de los papeles, sino que el nuevo sistema
impulsó otros cambios fundamentales para la celeridad.
• Más transparencia. Todos los documentos, expedientes y registros o legajos pueden ser
conocidos, más allá de los que por razones fundadas puedan ser motivo de reserva en su
consulta.
2.5 Herramientas
1. Con la llegada de las TIC se incorporaron en las administraciones públicas las computadoras y
los sistemas para mejorar algunos de los procesos de gestión de los documentos. Sin embargo,
dados los enormes costos iniciales de equipos, los abordajes fragmentarios y la resistencia al
cambio en las mismas organizaciones, rara vez la administración pública avanzó en las TIC al
ritmo en que lo hicieron las organizaciones privadas en las últimas décadas.
2. De esta forma, para poder avanzar en la dirección del gobierno electrónico es necesario un
replanteo conceptual de la gestión de documentos, aprovechando las ventajas de la nueva
metodología que aportan los sistemas informáticos, para que no solo se pasen a formatos
digitales los papeles, sino que se ponga orden a los procesos de creación, modificación,
circulación, registro y guarda de la información.
3. Esta nueva metodología de trabajo se implementó con el criterio del creciente desarrollo de las
TIC, que se han globalizado y permeado en la sociedad rápidamente, afectando no solo la
gestión interna de las organizaciones públicas y privadas, sino también la forma de relacionarse
entre las personas, en variados contextos socioeconómicos. De acuerdo con la Unión
Internacional de Telecomunicaciones, la agencia de Naciones Unidas especializada en TIC, para
fines de 2014 el 44% de los hogares del mundo tendrá acceso a Internet; la comunidad global de
usuarios de Internet será de aproximadamente 3.000 millones, con dos tercios en países en
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desarrollo, mientras que la telefonía móvil llegará a 8.000 millones de líneas –casi una por
persona en el mundo–, de las que un tercio tendrá acceso a Internet de banda ancha. A partir del
ritmo exponencial de desarrollo, la infraestructura global proyectada, la experiencia acumulada y
la incorporación a la vida social de generaciones “nacidas digitales”, es posible vislumbrar en un
futuro no muy lejano cambios aún más revolucionarios, a medida que las tecnologías se integran
y potencian.
4. Este enfoque implica un conjunto de herramientas informáticas que se conoce como sistema de
gestión documental electrónica y es la base sobre la que deben apoyarse las iniciativas de
gobierno electrónico para alcanzar sus objetivos de transparencia, eficiencia, inclusión y
acercamiento al ciudadano.
Por lo general, los temas sobre los que opera un sistema electrónico de gestión de documentos son:
ESCRITORIO ÚNICO (EU): es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el
sistema GDE, por ello, se lo considera la cara visible del GDE. Desde EU se configura el acceso a la
plataforma de Gestión Documental Electrónica (GDE). Muestra un resumen de todas las tareas pendientes
que el agente tiene en cada módulo y las organiza según un rango de antigüedad en días. Además, a través
del EU cada superior jerárquico puede visualizar la carga de trabajo del personal que tiene a cargo en su
sector.
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REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO (RLM): es el módulo que permite cargar y actualizar los registros
administrados por los diferentes organismos de la APN que deben guardar datos y documentos
respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, con el objetivo de identificarlos y habilitarlos para
realizar ciertas actividades.
PORTA FIRMA (PF): es el módulo que permite administrar la firma de los documentos electrónicos. El
módulo PF brinda la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo y de filtrar por lotes los
documentos a firmar. Funciona como una bandeja de firmas virtual.
TRÁMITES A DISTANCIA (TAD): es la mesa de entrada electrónica que permite a los ciudadanos realizar
trámites ante la administración pública nacional durante las 24 hs. del día desde cualquier computadora y/o
Smartphone sin tener que acudir a una oficina pública.
LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO (LUE): permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos
electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Sector Público Nacional.
REGISTRO INTEGRAL DE DESTINATARIOS (RID): permite identificar una persona registrada que es o
será candidato a percibir las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra transferencia
monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones definidas en el Decreto
1063/2016 (Art.3) otorguen a personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas,
independientemente de su fuente de financiamiento.
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2. Valores
1. Responsabilidad. Propone que “la Administración y el Gobierno respondan por sus actos
realizados por medios electrónicos de la misma manera que de los realizados por medios
tradicionales”.
3. Eficiencia. La administración alcanza sus objetivos al menor costo posible, ya que se eliminan
duplicaciones, se comparten recursos y se reducen necesidades de transporte, almacenamiento y
gestión de papeles.
5. Inclusión. Las nuevas tecnologías simplifican el acceso a los servicios públicos a quienes tenían
grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, de
condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes. Se da así un paso trascendental para
facilitar, en igualdad de condiciones, la plena integración de estas personas en la vida pública,
social, laboral y cultural.
3. Inclusión
Las nuevas tecnologías simplifican el acceso a los servicios públicos a quienes tenían grandes
dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, de condiciones
físicas de movilidad u otros condicionantes. Se da así un paso trascendental para facilitar, en
igualdad de condiciones, la plena integración de estas personas en la vida pública, social, laboral y
cultural.
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4. Empoderamiento
Si bien la gestión documental electrónica está basada en un cambio en la concepción y en la forma
de trabajar del Estado, indirectamente favorece a la ciudadanía en su totalidad, siendo que los
trámites se hacen de manera más ágil, más transparente, posibilitando cada vez más oportunidades
de consulta y gestión por la vía digital.
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A lo largo de ese año se han caratulado más de 400.000 expedientes electrónicos y se han generado más
de 4.600.000 documentos electrónicos.
Al 31 de Diciembre de 2016 contamos con 52.545 usuarios capacitados en el uso del sistema GDE.
1. Despapelizar
2. Simplificación Registral
3. Reclasificación Documental
1- Despapelizar: Estas medidas se instrumentan mediante el Decreto 561/2017 que incorpora GDE en
todos los trámites del SPN. Agiliza los trámites (no hay traslados), da ubicación central, permite procesar la
información, impide cambiar fechas y “papeles” (reduce corrupción), lo transparenta todo.
2- Simplificación Registral: A través del Decreto 1273/2016 obliga a compartir información entre
Organismos a través del módulo Comunicaciones Oficiales de GDE o por servicios de sistemas, la misma
debe ser puntual y por razón fundada, sin usar al ciudadano de cadete, reduciendo corrupción.
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3- Reclasificación Documental: Implica revisar los documentos incluidos inicialmente y pasar la mayor
cantidad posible a Formularios Controlados. Los Formularios Controlados permiten la estandarización y
captura de datos a gran escala. Permite el procesamiento de esos datos y fijar flujos de información con
decisiones programadas.
5- Análisis de la información y reingeniería de los procesos. Hoy no existe una línea de base sobre los
trámites, no hay datos de cuántos son, cuánto tardan, quiénes intervienen, etc., por ende un estudio de
reingeniería es solo teórico. Recién cumplidos los puntos 1 al 4 se puede encarar una real reingeniería a
escala masiva, ese es un objetivo a futuro.
Referencias Bibliográficas
Clusellas, P., Martelli E.N., Martelo, M.J.(2014). Gestión documental electrónica. Ciudad Autónoma de
Buenos Aires : Secretaría de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, 2014.
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