Sesion 5 - Proceso de Facturacion y Gestion Recaudo PDF

SIIGO Dejando huella...........
SIIGO Versión 5.1
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESO DE FACTURACION Y
RECAUDO, FORMULACION DE
PRESUPUESTO
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Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN................................................................................. 3
1. PROCESO DE VENTAS..................................................................... 4
2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ...................... 5
3. CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS .......................................... 7
3.1 PRIMER CASO DE CRUCE........................................................................ 7
3.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE .................................................................... 7
3.3 TERCER CASO DE CRUCE ....................................................................... 8
3.4 CUARTO CASO DE CRUCE....................................................................... 8
3.5 QUINTO CASO DE CRUCE ....................................................................... 9
3.6 SEXTO CASO DE CRUCE ......................................................................... 9
3.7 SÉPTIMO CASO DE CRUCE.....................................................................10
3.8 ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS ........................................10
4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES ............................................... 13
4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES ......................................................21
5. ORDENES DE PEDIDO .................................................................. 26
5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS ..............................................................35
6. NOTAS REMISION........................................................................ 38
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION ...........47
7. FACTURA DE VENTA ..................................................................... 49
7.1. ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA ..............................................49
7.2. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA.......................61
8. RECIBO DE CAJA........................................................................ 63
Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el
módulo de Cuentas por Cobrar. ...................................................................65
8.1.COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA ..................68
8.2 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES .......................................................69
8.3 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA ....................................75
9. NOTAS DE DEVOLUCION ............................................................ 80
9.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION .......85
10. NOTAS CREDITO ........................................................................ 87
10.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO ................94
11. LIQUIDACION DE COMISIONES ................................................. 95
11.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO ........................................96
11.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS .....................................................99
11.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS ...................................................... 105
12. INFORMES DE VENTAS............................................................. 110
12.1 ESTADISTICAS DE VENTAS ................................................................ 110
12.2 INFORMES DE PARTICIPACION ........................................................... 111
12.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES .................................................. 113
13. PRESUPUESTO ......................................................................... 117
13.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO ....................................................... 117
13.1.1 Formulación Contable ............................................................................. 117
13.1.2 Formulación De Inventarios ..................................................................... 119
13.1.3 Formulación del Presupuesto Comercial ..................................................... 123
13.2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ................................................. 127
13.3 PRESUPUESTO POR ENCIMA/DEBAJO ...................................... 129
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INTRODUCCIÓN
1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida

de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos.
2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la

facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos.
3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.
4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de

diferentes informes que evalúan la gestión.
5. Tomar decisiones con base en los números generales.
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1. PROCESO DE VENTAS
A partir de dos procesos como son la Definición de los Documentos y la

Definición de Catálogos (creación de productos y terceros), se elaboran los
documentos relacionados al proceso de ventas (Ordenes de Pedido - Cotización –
Nota de Remisión – Factura de Venta) a partir de los cuales se pueden generar y
analizar Informes de Verificación y Gestión.
Al final de este proceso se obtendrán las herramientas necesarias para registrar toda
transacción comercial con los clientes de la empresa.
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2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO
Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma
efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
Cuentas
Contables
Definición
De
Proceso Productos
Documentos de Ventas
Proveedores Formas de Pago
Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial

es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como
Cotización, Orden de Pedido, Nota de Remisión, Factura de Venta, Nota Crédito,
Recibo de Caja; de tal manera que en un momento dado se identifique qué
documentos se utilizarán dentro de este proceso.
Se deben tener previamente creados estos tipos de documentos con las cuentas y
características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la
explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.
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Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas:
¾ Inventarios
¾ Ingresos y servicios
¾ Descuentos
¾ Descuentos comerciales en ventas
¾ Anticipo de Retención en la Fuente
¾ Cargos
¾ Fletes
¾ Seguros
¾ Anticipo de Iva
¾ Anticipo de Ica
¾ Cuentas por Cobrar
¾ Caja General - Bancos
¾ Anticipo de Clientes
Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de

los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima,
producto en proceso y producto terminado.
Clientes: En el momento de realizar cualquier registro se debe identificar al cliente,

aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente
en el catálogo de terceros.
Formas de pago: Corresponden a la contrapartida utilizada en la contabilización del

documento. Las más importantes son:
¾ Clientes nacionales
¾ Clientes del exterior
¾ Anticipo de clientes
¾ Bancos - Caja General
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3. CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS
Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y

Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la
información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha
operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición
de los mismos.
En SIIGO Estándar, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de

Ventas:
3.1 PRIMER CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los cuatro documentos que
pueden llegar a intervenir en el proceso de ventas de SIIGO Estándar. En primer
lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, es un documento
extracontable. En segundo lugar, se elabora la Orden de Pedido también es un
documento extracontable, una vez autorizada por el Cliente la adquisición de los
productos, en tercer lugar se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la
salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades
de inventario. Y por último, se elabora la Factura de Venta que afectará los
valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.
Cotización Orden de Nota de Factura

Pedido Remisión de Venta
3.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización,

Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Cotización que
se enviará al cliente, este es un documento extracontable. En segundo lugar se
procede a realizar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos
vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de inventario. Y por
último se elabora la Factura de Venta, que afectará los valores; es decir la
contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.
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3.3 TERCER CASO DE CRUCE

Nota de Factura
Cotización Remisión de Venta
En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de

pedido, Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Orden de
Pedido, este es un documento extracontable. En segundo lugar se procede a realizar
la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto,
este documento afecta las cantidades de inventario. Y por último, se elabora la
Factura de Venta que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso,
los impuestos, la forma de pago.
Orden de Nota de Factura

Pedido Remisión de Venta
3.4 CUARTO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Nota de

Remisión y Factura de Venta. En primer lugar la Nota de Remisión para dar la
respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las
cantidades de inventario. Y por último, se elabora la Factura de Venta que
afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma
de pago.
Nota de Factura 8
Rem isiónCaminando hacia el futuro...........
de Venta.www.siigo.com
3.5 QUINTO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización

y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al
cliente, este es un documento extracontable. Y por ultimo se elabora la Factura de
Venta la cual tendrá dos funciones: La primera es dar la respectiva salida a los
productos vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de
inventario y reemplaza al documento Nota de Remisión; y la segunda es afectar
los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.
Factura
Cotización
de Venta
3.6 SEXTO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de

Pedido y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Orden de Pedido, este es un
documento extracontable. Y posteriormente se elabora la Factura de Venta, la cual
tendrá dos funciones: La primera es dar la respectiva salida a los productos
vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de inventario y
reemplaza al documento Nota de Remisión; y la segunda es afectar los valores; es
decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.
Orden de Factura
Pedido de Venta
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3.7 SÉPTIMO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Factura de

Venta, no teniendo un cruce propiamente dicho. Al elaborar la Factura de Venta, se
obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva salida a los
productos vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de
inventario y reemplaza al documento Nota de Remisión; y el segundo es afectar
los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.
Factura
de Venta
3.8 ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS
Es necesario ir a la opción:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos.
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Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos –

Parámetros de Documentos.
En la definición de la Orden de Pedido, la opción Cruza con Cotización debe

marcarse en el caso de Cruzar cotización con Orden de Pedido, tal como aparece a
continuación:
En la definición de la Nota de Remisión en la opción Cruza Pedido/Cotización/No

Cruza (P/C/N), al colocar la letra P, el sistema cruza la Orden de Pedido con la
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Remisión. Al indicar C, cruza la Cotización con la Nota de Remisión. Al indicar N, no

cruza con ninguna de las anteriores (Cotización – Orden de Pedido).
Adicionalmente existe la opción Cruza con Factura/No cruza, al digitar la letra F,

se indica que cruzará con la Factura de Venta, de lo contrario, se digita N.
En la definición de la Factura de Venta, en la opción Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No

cruza, al digitar R, se indica que cruza la Nota de Remisión con la Factura de Venta.
Al digitar P, se indica que cruza la Orden de Pedido con la Factura de Venta. Cuando
se digita C, se indica que cruza la Cotización con la Factura de Venta. Y, se digita N,
cuando no se cruzará la Factura de Venta con alguno de los anteriores documentos.
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4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES
Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo
de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, más su efecto es a
nivel administrativo para controlar lo cotizado versus lo facturado a través de los
informes que genera la opción:
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Procesos – Elaboración de Cotizaciones –

Elaboración de Cotizaciones.
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Administración de Cotizaciones –

Elaboración
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RECUERDE
En esta opción se debe escoger la cotización, la cual debe

estar previamente parametrizada por:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros –
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición

de Documentos.
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Una vez elegida el comprobante sobre el cual se digitará el documento, se

deben registrar los siguientes datos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el
icono la tecla de función F2, permite consultarlos.
Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando
el Nit o identificación del tercero, y colocándole los datos principales; si se encuentra
creado se puede llamar con el ícono la tecla de función F2 (alfabéticamente)

F3 (numéricamente).
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Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al Nit antes digitado.
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono o con la tecla
de función F2, permite consultar; de igual forma el sistema trae el parametrizado en
el catalogo del tercero
Forma de pago: En un dato informativo, permite continuar sin diligenciar nada
Dirección-País-Ciudad-Teléfono: El sistema presenta automáticamente estos

datos, si se digitaron en la creación del tercero.
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con el ícono , y al activar
esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se
presenta en la siguiente tabla:
Búsqueda por descripción
Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica
Búsqueda por código de barras
Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
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Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Mostrar solo Productos Terminados
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la

búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que
no se manejen productos en la empresa.
Lista de Precios: Al indicar al tercero en su creación (Contabilidad – Administración

de Terceros – Apertura), Lista de Precios 13, el sistema presenta la lista de precios
con el fin de elegir aquella que se aplicará al cliente:
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Descripción: el sistema presenta automáticamente el nombre del producto.

Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a cotizar.
Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene
parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente.
Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del
producto.
Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en
el momento de la creación de la cotización.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en
el momento de la creación de la cotización.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación de la cotización.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación de la cotización.
Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se

haya colocado en la creación del producto.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.
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RECUERDE…
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la

cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el
icono .
El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por
producto, y en caso de no tener alguna modificación, se deben repasar con Enter.
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Para terminar, el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el número de la cotización si la numeración esta

parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
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En la impresión de la cotización el sistema pide datos como Atencion - días de

validez de la oferta, plazo de entrega, condiciones de pago, vendedor, observaciones
uno y dos ( todos estos datos son incluidos como datos de entrada, solo para la
impresión )
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión o

vista preliminar.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

comentario, para pasar con la tecla de función F1.
4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que esté grabada en el
sistema.
Ruta Menú Nuevo: Ventas –Procesos – Elaboración de Cotizaciones-

Mantenimiento de Cotizaciones.
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Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Administración de Cotizaciones -

Mantenimiento.
Se debe hacer doble clic sobre el tipo de comprobante sobre el cual se realizará el
mantenimiento:
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Se debe ingresar el número de cotización que se desea modificar y digitar Enter.
El sistema presenta automáticamente los productos que se realizaron en la

cotización, y preguntará SI DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta
desea anularlo SI sistema borra este documento.
Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes

tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.
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Las opciones de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de

entrega, las presenta sin información, en el caso en que la Cotización, no se
encuentre cruzando con otro documento ( Remisión- Factura).
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Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios

correspondientes en la cotización.
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5. ORDENES DE PEDIDO
Las órdenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran

ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su
efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de
los clientes.
Ruta Menú Nuevo: Pedidos – Procesos –Elaboración de Pedidos- Elaboración

de Pedidos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Pedidos – Elaboración de Ordenes de Pedido
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RECUERDE
En esta opción se debe escoger la Orden de Pedido, la cual

debe estar previamente parametrizada por:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros –

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición

de Documentos.
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre Cotización y Orden de Pedido, el

sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual(es)
es (son) la(s) Cotización(es) que cruzará(n) con el presente
documento:
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En este instante, el sistema permite traer un listado de las
Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono o con la

tecla de función F3.
Para seleccionar la(s) Cotización(es) a cruzar, se realiza

haciendo Control + Clic sobre la opción y se finaliza al cruce con
el botón Fin Selección.
Al ingresar a elaborar la Cotización, el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido.
ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía
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Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente
digitando el número de Nit o c.c del tercero, y colocándole los datos principales, si ya
esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2

(alfabéticamente) y/o F3 (numéricamente).
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté

amarrado al Nit antes digitado.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono o la tecla de

función F2 permite consultarlos.
Forma de pago: En un dato informativo, permite continuar sin diligenciar nada
Dirección-Pais-Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si

se digitaron en la creación del tercero.
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Búsqueda por codigo de barras
Búsqueda por marca
Mostrar solo Productos terminados

30
Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del producto.

Cantidad: Se debe colocar el número de unidades del pedido.
producto.
el momento de la creación del pedido.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en
el momento de la creación del pedido.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación del pedido.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación del pedido.
31

RECUERDE…

cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el
icono .
El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por
producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar
con Enter.
32
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta

33
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o

vista preliminar.

34
5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una Orden de pedido que este grabado
en el sistema:
Ruta Menú Nuevo: Pedidos – Elaboración de Pedidos – Mantenimiento

Pedidos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Pedidos – Mantenimiento de Ordenes de Pedido.
Se debe ingresar él número del pedido que se desea modificar y digitar Enter. El
sistema presenta en forma automática, los productos que se registraron en el
Pedido, y preguntará DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea
anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO
permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como
cantidad, valor, producto.
35
36
IMPORTANTE….
La opción de cantidad entregada, valor entregado,

documento y fecha de entrega, lo muestra sin información
en el caso de que el pedido, no este siendo cruzada con
otro documento (Remisión- Factura).
Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios

correspondientes en el pedido.
37
6. NOTAS REMISION
La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario
Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un

cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos - Notas
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Notas – Documentos Notas
38
Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S).
Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla:
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre Orden de Pedido y Nota de Remisión,

el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual
es la Orden de Pedido que se cruzará con el presente
documento:
39
Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono o

con la tecla de función F3.
40
Para seleccionar la(s) orden(es) de pedido a cruzar, se realiza

haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce
con el botón Fin Selección.
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de

Remisión.
ícono o con la tecla de función F2 permite consultarlos.
Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se le elabora la Nota de
Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de
Remisión, solamente digitando el Nit o C.C del tercero, y colocándole los datos
principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o con las teclas de
función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente).
al Nit o C.C antes digitado.
Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron

en la creación del tercero.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono o con la tecla
de función F2 permite consultarlos.
41
Producto: se debe colocar el producto que se desea remisionar, para esto el sistema
Búsqueda por marca
Mostrar Solo Productos Terminados
42

Centro de Costo: Con el ícono o con las teclas de función F2. Con Enter el
sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales.
Nit: Se puede llamar c o con las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3

(numéricamente). Con Enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos
generales.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto.
Débito/Crédito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando

mercancía del inventarios.
43
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los
productos. Con el ícono o con las teclas de función F2 permite consultarla.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se descargan de la Nota de

Remisión.
44
RECUERDE…
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de

Remisión se debe grabar con la tecla de función F1 o con el
icono .
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta

45

vista preliminar.

IMPORTANTE
La Nota de Remisión es un documento contable el cual

descarga los productos del inventario.
46
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION
Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes-

Entrada de Comprobantes.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes-

Se debe indicar el tipo del documento (S) y número con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
de Remisión.
47
48
7. FACTURA DE VENTA
La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los

movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos,
descuentos cargos y demás.
El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce

que se haya colocado en su creación:
7.1. ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA
Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de:
Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Factura de Venta.
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Factura de Venta.
49
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.
Al ingresar al documento Factura de Venta el sistema muestra la siguiente pantalla:
50
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre Nota de Remisión y Factura de Venta,

el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual
es la Nota de Remisión que se cruzará con el presente
documento:
51
Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono o

con la tecla de función F3.
52
Para seleccionar la(s) Nota(s) de Remisión a cruzar, se realiza

haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce
con el botón Fin Selección.
Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura.
Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él
numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede
llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3

(numéricamente) o con binoculares.
ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos.
al nit antes digitado.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono F2 permite

consultarlo.
Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se

digitaron en la creación del tercero.
53
Búsqueda por marca
54
Mostrar solo productos Terminados

Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con el
ícono o las teclas de función F2 es posible consultarlo.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la

cuenta contable según sea el caso.
55
Cantidad: Se debe colocar él número de unidades a facturar según la cantidad 1.
NOTA: En caso de haber habilitado el manejo de cantidad 2 y después de incluir la

cantidad 1, el sistema mostrara una nueva ventana en la que solicita la cantidad 2
Cantidad 2: Se debe colocar él número de unidades a facturar según la cantidad 2.
Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad 2, en caso de que se

haya habilitado en el registro de control el manejo de la segunda unidad.

producto.

el momento de la creación de la factura.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizó en

el momento de la creación de la factura.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizó en el

momento de la creación de la factura.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizó en el

momento de la creación de la factura.
56

NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe

grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera.
El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por
producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar
con Enter.
57
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
58
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento o de pago de

cuota.
Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o cuota.
Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

59
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

vista preliminar.

60
7.2. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos- Generación de Comprobantes –

Entrada de Comprobantes
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Generación de Comprobantes-

61
Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que generó la
factura.
62
8. RECIBO DE CAJA
El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para registrar los

diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier
transacción comercial.
Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente

por la opción:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Parámetros – Parámetros de Documentos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de Documentos.
Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción:
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Recibo de Caja.
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Recibo de Caja.
63
Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.
Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero
por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, se
puede llamar con el ícono la tecla de función F2.
64
Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C. del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente
digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado
se puede llamar con el ícono la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3

(numéricamente).
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, se puede llamar con el ícono
la tecla de función F2, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre

recaudo en el módulo de Ventas.
SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
• Contabilización Tipo A
• Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga

automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por
parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra
por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter.
IMPORTANTE
Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica

cuando se tiene el módulo de Cuentas por Cobrar.
65
Al terminar el sistema muestra el mensaje:
IMPORTANTE
Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una

factura a otra, ya que en la mayoría de ocasiones no se
cancelan todas las facturas.
NOTA:
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro

del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados,
intereses por mora, impuestos etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable
que se desea utilizar con el ícono o con las teclas de función F2

(Alfabéticamente) – F3 (numéricamente).
66
Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono .
El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración

esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
67

vista preliminar.

8.1.COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA
Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción:

68

Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
Recibo.
8.2 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES
Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los
clientes la cuenta 280505 debe estar marcada como por Cobrar.
69
Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de
clientes:
Ruta Menú Nuevo: Administracion – Procesos – Parametros Generales –
Formas de pago
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Formas de Pago.
70
En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la

siguiente contabilización.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Recibo de Caja.
71
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Recibo de Caja.
Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:
72
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.
Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero
por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o el ícono permite consultarlos.
Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C. del tercero del cual se va a recaudar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente
digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado
se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
con binoculares.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 el ícono permite

consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar
comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas.
Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 280505 (anticipo de

clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo.
73
Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono .
El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración


vista preliminar.
74

8.3 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA
Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la

factura por la opción:
Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Factura.
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Factura.
Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos

nos debemos ubicar el la opción de forma de pago:
75
76
Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar

amarrada a la cuenta 280505:
Después de elegir la forma de pago, en la opción de Tipo, haciendo click sobre icono
o con la tecla de función F9, el sistema mostrará el recibo de caja con el cual
fue contabilizado el anticipo.
Se debe escoger el anticipo correspondiente con doble clic:
77
78
Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad- Procesos -Generación de Comprobantes –

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Generación de Comprobantes –

Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
Factura de Venta.
79
9. NOTAS DE DEVOLUCION
La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los

movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera –IVA-descuentos –
cargos –fletes). Adicionalmente.
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Devolución de Factura
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Devolución de Facturas
Al ingresar a la opción el sistema solicita el tipo y número de la factura que se desea
afectar para la devolución. Con el ícono o con la tecla de función F2 es posible

realizar dicha consulta.
80
El sistema pide el número de la factura que se desea devolver.
81
El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta
devolviendo como Nit, centro de costo, nombre, vendedor, dirección, ciudad,
teléfonos, producto, centro de costos, bodega, descripcion, cantidad y valor. Se debe
indicar el producto y el número de unidades que se desean devolver.
82
RECUERDE…
Devolución se debe grabar con el ícono o con la tecla de

función F1.
Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo

en la factura de venta.
83
Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO.
El sistema traerá automáticamente el número de la nota de devolución si la

numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el
consecutivo.
84
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,

vista preliminar.

9.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION
Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la

opción:


Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en
de Devolución.
85
RECUERDE…
La Nota de Devolución es un documento contable que

permite devolver diferentes artículos, los cuales se han
registrado su salida en una factura de venta o Nota de remision,
adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA,
devoluciones en ventas, entre otros.
86
10. NOTAS CREDITO
La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar

diferentes contabilizaciones que afecten la cartera, impuestos, inventarios etc.
Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un

mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la
factura etc.
Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción:
Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Notas – Documentos Notas.
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Notas – Documentos Notas.
87
Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C).
Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla.
88
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o binoculares permite consultarlos.
Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito, solamente
digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se
puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con
binoculares.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares

permite consultar.
89
Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2
(alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite
cambiar la búsqueda por código, referencia o cuenta contable, en este caso se puede
consultar la cuenta F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente) .
Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con

enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales.
90
Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite
consulta o binoculares . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los

campos generales.
Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta

contable.
Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento.
Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta

utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar.
En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para
esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la
factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los
documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares .
91
NOTA: Los campos de producto, bodega y cantidad solamente los pide siempre y
cuando se este afectando un producto o una cuenta contable marcada como ( I )
Inventario.
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en

el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite
consulta) o binoculares .
Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito,

siempre y cuando se este utilizando un producto.
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS

CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR
CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA
Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
92
El sistema traerá automáticamente el numero de la nota crédito si la numeración

93

vista preliminar.

10.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO
Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción:


94
Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en
Crédito.
11. LIQUIDACION DE COMISIONES
En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a
los vendedores por concepto de facturación o recaudo.
SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones:
• Comisión sobre Facturación o Recaudo

• Comisión sobre rango de días
• Comisión sobre productos
Ruta Menú Nuevo: Ventas - Procesos – Liquidación de comisiones
95
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Liquidación de Comisiones
11.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Procesos – Liquidacion de Comisiones –

Comisiones
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Liquidación de Comisiones –

Comisiones
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o

recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los
vendedores.
96
Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación

o no.
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI ,

se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual
debe estar creado en el modulo de nomina.
Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos
Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en
cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la
factura de venta.
Incluido Descuentos de La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en

cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la
factura de venta.
Incluye los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta

para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en
la factura de venta.
Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos

condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la
97
liquidación de las comisiones, se le debe digitar , caso contrario con F1 o con el icono
de bandera pasa a la siguiente opción.
Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura
por factura) o resumida (valores totales).
El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.
98
11.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o

recaudo, dependiendo del numero del porcentaje que se haya colocado en la opción
de rango de días.
El sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar comisiones por
la ruta:
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Parámetros – Comisiones – Parámetros por

rango de dias
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Liquidación de Comisiones – Rango de

dias
99
El programa solicita el código del modelo a párame trizar y el nombre o descripción
El programa pregunta el rango de días de las facturas vencidas o por vencer y el

porcentaje de la comisión.
Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre –89 y 30 días se
liquidara un 3 % de comisión.
100
Después de realizar la parametrizacion del modelo para liquidar comisiones, se debe

ingresar a la opción Comisión de Rango de Días .

Parámetros por rango de dias

Comisiones por Rango de dias
101

o no.
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI ,

se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual
debe estar creado en el modulo de nomina
102
Modelo a utilizar: Se debe colocar el número del modelo sobre el cual se realizara
la comisión.
Rango de Vendedores: Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.
Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la

liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja.
Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea

liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el
recibo de caja.
103
Incluye los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la

liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en el
Recibo de Caja.
Fecha Documento – Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en

cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la
fecha de vencimiento.
Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos

condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la
liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono
de bandera pasa a la siguiente opción.
Detallada – Resumida: Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la

información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales).
Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el numero del

comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.
Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe

responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas
Crédito y las Notas de Devolución.
El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.
104
11.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir
que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar
por la opción Por Productos.
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Parametros – Comisiones – Pamametro por

producto
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Liquidación de Comisiones – Por

producto
105
Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor – Producto (con
F2 – binoculares consulta), y porcentaje de comisión.
Después de haber realizado esta la parametrización por cada uno de los productos,
se debe ingresar a la opción Comisiones por productos.

Comisiones por producto
106

Comisiones por producto

o no.
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión.
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde

que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el
cual debe estar creado en el modulo de nomina.
107
Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.
Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la

liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.
Detalla los Productos: Se debe responder SI si desea generar el informe detallado

por producto, caso contrario se debe responder NO.
Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura

por factura) o resumida (valores totales.
108
El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.
109
12. INFORMES DE VENTAS
12.1 ESTADISTICAS DE VENTAS
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Informes y Consultas – Estadística de Ventas
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Estadísticas de Ventas
110
En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar
el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la
empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro
de costo, ciudad etc.
En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos,
con cantidades y valores.
12.2 INFORMES DE PARTICIPACION
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Informes y Consultas – Análisis de Rentabilidad

y Participación
111
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Participación
En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.
112
En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los

productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto,
la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.
12.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES
Ruta Menú Nuevo: Ventas – Informes y Consultas – Administración de

Vendedores
113
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas: Administración de Vendedores
114
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la

cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.
Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra

el Nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.
Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y
vendedor, donde se muestra el Nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y
fecha de vencimiento.
Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes

donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales
pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora.
NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados

previamente por el Modulo de:
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por cobrar – Parámetros – Edades de cartera -

Actualiza a 5 y 10 columnas
Ruta Menú Tipo Explorador: Cuentas por cobrar – Edades de cartera –

Actualiza a 5 y 10 columnas
115
116
13. PRESUPUESTO
13.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO
13.1.1 Formulación Contable
Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables

del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los
Centros de Costo que maneja la compañía.
Ruta Menú Nuevo: Presupuesto – Parámetros – Formulación Contable –

Formulación Cuentas.
Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto – Formulación Contable –

Formulación Cuentas
Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se

deben diligenciar los siguientes campos:
117
¾ Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere

presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el ícono se puede
realizar la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO.
¾ CC-SCC: Este campo se habilitará si la cuenta contable que será

presupuestada si esta marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se
debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso de
utilizarse.
¾ Total Presupuesto: En este campo el programa solicita el valor total del

presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando.
¾ El presupuesto se puede hacer de dos formas:
118
Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la tecla de
función F2 o dar clic en el ícono ubicado en el campo Total Presupuesto y el

programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del
presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el
valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se
tienen presupuestados algunos meses del año.
Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total
anual del presupuesto de la cuenta, presionar “Enter” y posteriormente presionar la
tecla de función F3 o dar clic en el ícono para que el programa divida la cifra
en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.
RECUERDE
Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta
presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la
cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar
los mismos procedimientos para realizar el cambio.
13.1.2 Formulación De Inventarios
Ruta Menú Nuevo: Presupuesto – Parámetros – Formulación Inventario -

Formulación Inventario
Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto – Formulación Inventario –

Formulación Inventario
119
Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de los inventarios tanto en

cantidades como en valores de las ventas que se deseen afectar durante el periodo
contable.
Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se

deben diligenciar los siguientes campos:
120
¾ LIN – GRU – ELEMENTO: En este campo se debe digitar el código del

producto que se quiere presupuestar. Si no se conoce el código, se pueden
consultar los productos creados con el icono ó con las teclas de función
F2 o F3.
¾ Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total

de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el
producto seleccionado.
El presupuesto se puede hacer de dos formas:
Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el
icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en

el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará
luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a
presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del
presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen
presupuestados algunos meses del año.
121
Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de
Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y posteriormente
se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F3 para que
el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los
meses del año.
¾ Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total

anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto
seleccionado.
Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el
icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en

el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el
cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada
uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del
Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente se
debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que el
programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los
meses del año.
RECUERDE…
Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el

programa ubicará el cursor en el campo LIN – GRU -
ELEMENTO, para que se pueda ingresar el presupuesto
del siguiente producto. El programa guarda los
presupuestos de forma automática y no es necesario
ejecutar ninguna opción adicional.
122
Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algún producto

presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el código del producto que
se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio.
13.1.3 Formulación del Presupuesto Comercial
El presupuesto comercial permite asignar a cada uno de los vendedores de la

empresa, la cantidad y valor de las ventas que debe efectuar por cada uno de los
productos comercializados por la compañía.
Ruta Menú Nuevo: Ventas – procesos – Presupuesto Comercial –

Formulación.
Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Presupuesto Comercial – Formulación
123
Para ejecutar la formulación del presupuesto comercial se deben diligenciar los

campos que se describen a continuación:
124
¾ Vendedor: En este campo se debe digitar el código del vendedor al que se le

asignará el presupuesto de ventas. Si no se conoce el código con el icono
se puede efectuar la búsqueda de los vendedores creados.
Producto: En este campo se ingresa el código del producto que va a
presupuestar para el vendedor seleccionado. Con el icono o con las

teclas de función F2 o F3 se pueden consultar los productos existentes.
¾ Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total

de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el
producto seleccionado.
¾ Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el
icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en

el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará
luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a
125
presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del
¾ Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y posteriormente
se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F3 para que
el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los
meses del año.
¾ Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total

anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto
seleccionado.
¾ Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el
icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el

campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el cursor
en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de
los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es
diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados
algunos meses del año.
¾ Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente se
debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que el
programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los
meses del año.
126
13.2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Esta opción permite efectuar la formulación del presupuesto general de ventas tanto
en cantidades y valores de cada uno de los productos que elabora o comercializa la
empresa.
Ruta Menú Nuevo: Presupuesto – Informes y Consultas- Ejecución

Presupuestal
Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto – Ejecución Presupuestal
Al ingresar a dicha opción encontraremos los siguientes menús para verificar por
pantalla o Impreso.
127
Ruta Menú Nuevo: Presupuesto – Informes y Consultas- Ejecución

Presupuestal – Ejecución del Inventario
Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto – Ejecución Presupuestal – Ejecución del

Inventario
Posteriormente nos pregunta el rango de mes de inicio al mes de fin:
La ejecución del presupuesto del Inventario por pantalla o impreso, es la verificación

de lo presupuestado versus lo ejecutado de un producto tanto en cantidades como
en valores al final de cada mes.
Este informe muestra, lo presupuestado del producto en cantidades y valores para el

mes que se esta consultando, frente a la ejecución dada por el movimiento que han
tenido los productos, verificando la diferencia en cantidades y valores de lo
128
ejecutado Frente a lo presupuestado, su Porcentaje ejecutado y las diferencias en

valores y cantidades.
NOTA: Si sé esta trabajando en un tipo de facturación en BATCH debe tener en

cuenta que los valores ejecutados los toma después de haber ejecutado el proceso
de costeo. En LINEA y PREDETERMINADO, el sistema toma directamente el costo en
cada factura realizada.
13.3 PRESUPUESTO POR ENCIMA/DEBAJO
129
Este informe permite efectuar un análisis del presupuesto que esta por encima o por
debajo de lo ejecutado.
Ruta Menú Nuevo: Presupuesto – Informes y Consultas – Ejecución

Presupuestal – Presupuesto por encima/debajo
Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto – Ejecución Presupuestal –

Presupuesto Por Encima / Debajo
Al ingresar a dicho menú el sistema mostrara la siguiente ventana.
130
¾ Mes Inicio: Se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar el

informe.
¾ Mes Fin: Se debe digitar el mes hasta el cual se quiere obtener el informe
¾ Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta desde la cual se
quiere generar el informe. Si no se conoce la cuenta se puede efectuar la
búsqueda con el icono del visor, o presionando “Enter” el programa tomará
desde la cuenta cero (0).
¾ Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta hasta la cual se
quiere generar el informe. Si no se conoce el centro de costo se puede
efectuar la búsqueda con el icono del visor, o presionando “Enter” el
programa tomará hasta la cuenta (9999999999).
¾ Por Encima: Si desea obtener el informe de las cuentas cuyo presupuesto
esta por encima de lo ejecutado seleccione esta opción.
¾ Por Debajo: Si desea obtener el informe de las cuentas cuyo presupuesto
esta por debajo de lo ejecutado seleccione esta opción.
¾ Nivel: Seleccione el nivel al que desea generar el informe.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos.
El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono

de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación
preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.
131

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SIIGO Dejando huella...........

SIIGO Versión 5.1

1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida

2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la

3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.

4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de

5. Tomar decisiones con base en los números generales.

A partir de dos procesos como son la Definición de los Documentos y la

2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO

Proveedores Formas de Pago

Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial

Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de

Clientes: En el momento de realizar cualquier registro se debe identificar al cliente,

Formas de pago: Corresponden a la contrapartida utilizada en la contabilización del

3. CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS

Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y

En SIIGO Estándar, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de

3.1 PRIMER CASO DE CRUCE

Cotización Orden de Nota de Factura

3.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE

En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización,

3.3 TERCER CASO DE CRUCE

En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de

Orden de Nota de Factura

3.4 CUARTO CASO DE CRUCE

En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Nota de

3.5 QUINTO CASO DE CRUCE

En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización

3.6 SEXTO CASO DE CRUCE

En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de

3.7 SÉPTIMO CASO DE CRUCE

En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Factura de

3.8 ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos –

En la definición de la Orden de Pedido, la opción Cruza con Cotización debe

En la definición de la Nota de Remisión en la opción Cruza Pedido/Cotización/No

Remisión. Al indicar C, cruza la Cotización con la Nota de Remisión. Al indicar N, no

Adicionalmente existe la opción Cruza con Factura/No cruza, al digitar la letra F,

En la definición de la Factura de Venta, en la opción Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No

Ruta Menú Nuevo: Ventas – Procesos – Elaboración de Cotizaciones –

Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas – Administración de Cotizaciones –

En esta opción se debe escoger la cotización, la cual debe

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición

Una vez elegida el comprobante sobre el cual se digitará el documento, se

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización.

icono la tecla de función F2, permite consultarlos.

creado se puede llamar con el ícono la tecla de función F2 (alfabéticamente)

Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.

Forma de pago: En un dato informativo, permite continuar sin diligenciar nada

Dirección-País-Ciudad-Teléfono: El sistema presenta automáticamente estos

Búsqueda por descripción

Búsqueda por producto

Búsqueda por referencia de fabrica

Búsqueda por código de barras

Búsqueda por marca

Mostrar todos los productos activos e inactivos

Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Mostrar solo Productos Terminados

Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la

Lista de Precios: Al indicar al tercero en su creación (Contabilidad – Administración

Descripción: el sistema presenta automáticamente el nombre del producto.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se