Manual Vocalix

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Apresentação

O Vocalix é a solução de PABX IP que possibilita a substituição do seu

PABX analógico ou a integração com PABX digital.

Trata-se do mais moderno serviço de telefonia, que permite

interligação de filiais, utilização de várias operadoras de telefonia e
criação de ferramentas de controle de custos. Gravação de ligações,
gerenciamento de ramais, serviço de voicemail, recados de voz
enviados diretamente para seu e-mail e personalização de saudação
fax recebidos por e-mail são alguns dos recursos disponíveis.

E isso tudo gerenciado pelo cliente de maneira muito simples e fácil,

através do VOCALIX, interface web desenvolvida pela SecrelNet.

Este manual fornece informações sobre o funcionamento e

configurações do sistema Vocalix.

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Sumário
1. Fazendo Login 04
2. Conhecendo a tela Inicial
04
3. Ramais
3.1 Listando Ramais 05
3.1.1 Operações: Criando um ramal 05
3.1.2 Operações: Editando e excluindo um ramal 05
3.2 Voicemail 07
3.2.1 Criando uma Conta de Voicemail 07
3.2.2 Operações: Editando e excluindo uma conta 07
no Voicemail e ouvindo recados
3.3 Gravações 08
3.3.1 Listando gravações 09
3.3.2 Definir gravação de ramal 09
3.4 Fax 09
10
4. Gerenciamento
4.1 Painel de Ramais 12
4.2 Configurar Painel 12
4.3 Controle de Usuário 14
4.3.1 Adicionando usuário ao sistema Vocalix 15
4.3.2 Operações: excluindo e editando conta 15
4.4 Operações avançadas 15
4.4.1 Configuração de cadastro 16
4.4.1.1 Configuração de cadastro SIP 16
4.4.1.2 Planos de Minutos 16
4.4.2 Configurações do Servidor 17
4.4.2.1 Variáveis Globais 18
4.4.2.2 Chefe-secretária 18
4.4.2.3 Gravações 21
4.5 Informações do sistema 22
5. Relatórios 23
5.1 Relatório por critério 24
5.2 Resumos 24
5.3 Auditoria 25
5.4 Call Center 26
5.4.1 Ligações Entrantes 27
5.4.2 Ligações Saintes 27
5.4.3 Login/Logout 30
6. Extras 32
6.1 Download de Bina Vocalix 32

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1. Fazendo Login

Insira seu login e senha e clique em ENTRAR.

Se digitar seu login ou senha errados, você
receberá a seguinte mensagem em tela “Erro!
Verifique seu nome de usuário e senha”.

2. Conhecendo a Tela inicial

Depois de entrar com seu

login e senha, você será
direcionado a uma tela inicial.
Nela, poderá navegar por
todas as funcionalidades do
Vocalix.

Na parte central da tela,

você visualiza os ícones
distribuídos por categoria. Do
lado esquerdo da tela, você
tem acesso aos SEUS DADOS
e ESTATÍSTICAS.

Em SEUS DADOS, você

visualiza seu login, e-mail e
IP do computador de onde
fez login pela última vez. Em ESTATÍSTICAS você tem acesso a dados
como tempo de atividade do Vocalix, o status da memória utilizada
e livre, e as interfaces de rede, que informam os seus canais
disponíveis. Além dessas informações, você encontra um balanço
mais detalhado do seu sistema Vocalix em GERENCIAMENTO, em
INFORMAÇÕES DO SISTEMA.

Na parte superior direita da tela você tem acesso a dois botões,

são eles INÍCIO E LOGOUT. Clicando em INÍCIO, você voltará à tela

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inicial. Clicando em LOGOUT, você sai do seu usuário e faz logout de

sua identidade. Neste caso, quando acessar novamente o Vocalix,
terá que entrar mais uma vez com seu login e senha.

Veja a seguir a descrição e funcionamento de todas essas

funcionalidades e suas configurações.

3. RAMAIS

3.1 Listando ramais

Na tela inicial, quando clicar em RAMAIS, você será direcionado para

uma outra tela onde poderá visualizar todos os ramais cadastrados
no seu sistema Vocalix. Eles estarão dispostos em uma lista por
ordem numérica. Você verá detalhes dos ramais como número do
ramal, nome, contexto e grupo a que pertence.

O contexto informa a você que tipos de ligações aquele ramal poderá

realizar, por exemplo tipo local, DDD, celular e/ou DDI. O grupo que o
ramal está informa a que grupo ele estará diretamente relacionado,
por exemplo a um setor ou sala. Essas opções são configuradas em
dois momentos: no cadastro de um ramal e na edição do mesmo.
Saiba como escolher ou editar essas informações nos tópicos
seguintes.

Você também poderá editar ou excluir qualquer ramal clicando nos

botões agrupados em OPERAÇÕES. Como na imagem ao lado.

3.1.1 Operações: Criando um ramal

Para criar um ramal, clique no link Criar Ramal, acima da listagem

de ramais. Na nova tela, informe o NÚMERO DO RAMAL, CENTRO

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DE CUSTO ou GRUPO, PLANO DE MINUTOS, NOME DO USUÁRIO DO

RAMAL, SENHA DO RAMAL, CONTEXTO DO RAMAL, SENHA PARA
CONTEXTO, CÓDIGO DO GRUPO, GRUPO PARA CAPTAR LIGAÇÃO.
Saiba como criar CENTRO DE CUSTO, na página 14 (item 4.4.1.1)

Informe a senha do ramal. Definindo uma senha, o mesmo

também poderá ser acessado também diretamente do
computador via software específico, não necessitando da
presença física do aparelho de telefone.

Informe também o tipo de contexto do ramal. Por exemplo

somente para ligações internas, selecione INTERNO. De
outra forma, para ligações em contexto especial, selecione
a opção CONTEXTO ESPECIAL. Um contexto especial define
um tipo de ligações específicas. O contexto especial deve
ser definido junto ao fornecedor do Vocalix.

Você ainda pode marcar a opção PERSONALIZADO, onde pode definir

diretamente os tipos de ligações que podem ser realizadas deste ramal.
Dentro de PERSONALIZADO, você pode selecionar o tipo de ligação
que o ramal realizará, como por exemplo local,
celular com senha, DDD ou DDI com senha e
etc.

Por exemplo, caso não deseje que ligações

para celuares sejam feitas do ramal que
está criando, selecione a opção NENHUM
em CELULAR. De outra maneira, se desejar
que ligações DDD sejam feitas deste ramal,
selecione DDD ou DDD COM SENHA.

Defina uma senha para contextos. Com a

senha de contexto, você delimita as ações do usuário do ramal. Para
realizar qualquer ligação direto do ramal que exija senha, o Vocalix
somente completará a ligação se for digitada esta senha. Por exemplo,
se marcar a opção personalizada “celular com senha”, o usuário do
ramal só poderá completar ligações para celular mediante a senha de
contextos definida.
Informe o CÓDIGO DO GRUPO em numerais. Por exemplo, se agrupar
ramais em um desses grupos ele estará interligado aos outros ramais
que fazem parte do seu grupo.

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Assim, ele poderá puxar ligações de todos os ramais que pertencem

aos seu grupo. Caso não queira que o ramal que está criando participe
de nenhum grupo, deixe o espaço em branco.

Informe também de que grupo este ramal poderá capturar uma

ligação. Insira o código do grupo. Isso fará com que o ramal que
você está criando consiga capturar ligações de outros grupos sem,
necessariamente, fazer parte deles.
Depois clique em ATUALIZAR.

3.1.2 Operações: Editando e excluindo um ramal

Na lista de ramais, abaixo de OPÇÕES, você terá dois botões: EDITAR

RAMAL e EXCLUIR RAMAL.

Para editar um ramal, clique no ícone

Você verá uma tela semelhante a de criação de ramal. Você poderá

editar todas as opções inclusive o nome do ramal, o contexto e a
senha de contextos. A única opção que você não poderá editar é o
número do ramal. Para editar a senha de contextos, você deve marcar
a caixa ALTERAR SENHA DE CONTEXTO. Depois, clique em ATUALIZAR.

Antes de excluir um ramal, clique em EXCLUIR RAMAL.

Para excluir, aparecerá uma confirmação. Clique em OK ou em
CANCELAR.

3.2 Voicemail

O Voicemail é um serviço que redireciona seus recados para uma

conta de e-mail previamente cadastrada. Por exemplo, se receber
uma ligação e esta não for atendida por seu ramal, quem ligou poderá
gravar seu recado como em uma secretária eletrônica. A mensagem
será enviada para o e-mail cadastrado de seu ramal.
Ao clicar em Voicemail, você será direcionado a uma tela onde verá
todos os ramais cadastrados. Você visualiza o número do ramal, o
nome do ramal e as operações que pode realizar.

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3.2.1 Criando uma conta de Voicemail

Clique no link ADICIONAR CONTA VOICEMAIL, acima da

lista de ramais. Você será redirecionado para uma tela
onde informará o número do ramal, o nome do usuário do ramal, o
e-mail deste usuário e uma senha para o serviço de Voicemail.
No final da página, clique em CRIAR.

3.2.2 OPERAÇÕES: Editando e excluindo uma conta do

voicemail e ouvindo os recados.

Para editar uma conta cadastrada, clique no botão EDITAR CONTA, no

ícone
Você poderá editar as informações de nome do usuário de ramal,
e-mail e senha para o Voicemail. Para alterar a senha, marque a caixa
de seleção ALTERAR SENHA. Digite a nova senha. Feitas as alterações,
clique em APLICAR.

Para excluir uma

conta de Voicemail,
clique no botão
EXCLUIR CONTA
Você verá uma tela
de confirmação,
como a da imagem
ao lado. Clique em
OK para excluir a
conta ou em CANCEL
para abortar a
operação.

Para ouvir recados gravados no Voicemail de determinado ramal,

clique no botão OUVIR RECADOS. Você verá uma lista com todas as
mensagens deixadas em seu Voicemail. Para ter acesso às
mensagens, clique no ícone

Você verá uma lista com todas as mensagens recebidas

pelo seu Voicemail. Para ouvir um recado específico, clique
em OUVIR. Se desejar guardar o arquivo em seu computador, clique
em DOWNLOAD. Você também poderá excluir do sistema Vocalix a
mensagem que desejar. Para isso, clique em EXCLUIR MENSAGEM.

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3.3 Gravações

Clicando nesta opção, você terá acesso a uma página na qual poderá
listar as gravações de ligações existentes e definir configurações
dessas gravações

3.3.1 Listando gravações

Ao clicar em Gravações, você será direcionado a uma tela na qual

poderá listar todas as gravações de ramais. No campo Dados de
Ramais, você define o filtro da listagem.

Por exemplo, para listar as gravações de um ramal, em um intervalo

de tempo e data definidos, digite o número do ramal, a data inicial
ou final e a hora inicial ou final. Você também poderá filtrar ainda
mais as gravações marcando as caixas de seleção ENTRANTE, SAINTE,
INTERNO. Marcando ENTRANTE, você só listará as gravações de
ligações recebidas. Marcando SAINTE, somente as feitas diretamente
do ramal. E ainda, marcando INTERNO, você terá acesso às gravações
de ligações internas.
Preenchendo ao menos um dos campos, você já poderá gerar uma
listagem. Depois de preencher, clique em GERAR LISTAGEM.

3.3.2 Definir gravação de ramal

Na parte superior da tela, clicando em DEFINIR GRAVAÇÃO DE

RAMAL, você verá a listagem de ramais e informações de gravação.
Na listagem, ao lado do número de cada ramal
aparecerá os campos “Interna”, “Entrante” e
“Sainte”.
O ícone significa que nenhuma das ligações
do campo estão sendo gravadas. Já o ícone
indica que as gravações daquele campo estão sendo gravadas.

Para editar as gravações dos ramais cadastrados, selecione o ramal

acima da listagem dos ramais e clique em EDITAR GRAVAÇÃO PARA
RAMAL. Depois marque os campos dos tipos de ligações que deseja
que sejam gravadas. Depois, clique em GRAVAR ALTERAÇÕES PARA
RAMAIS. Para cancelar edição clique em CANCELAR.

Por exemplo, para editar as gravações do ramal 2054 selecione-o,

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como na figura e clique em

EDITAR GRAVAÇÃO PARA
RAMAL. Aparecerá as caixas de
seleção ENTRANTE, SAINTE e
INTERNO, como na imagem ao
lado. Para gravar as ligações externas
que chegam a este ramal, selecione
opção ENTRANTE. Para gravar as
ligações externas feitas por esse ramal,
selecione SAINTE. E ainda, para gravar
as ligações internas, feitas e recebidas
por este ramal, selecione INTERNO.
Uma opção não exclui a outra. Ou seja, você poderá marcar todas,
somente algumas ou nenhuma.

3.4 FAX

Em FAX, você pode acessar a listagem dos fax recebidos e enviados.

Quando você clica em FAX, você será direcionado para uma tela
onde poderá listar todos os filtros necessários para uma pesquisa.
Por exemplo, para listar todos os fax recebidos pelo ramal 4552, no
período de 1º de abril a 30 de abril, digite no campo NÚMERO DE
DESTINO o número 4552. Depois, em DATA INICIAL, digite 01/04/2010,
e em DATA FINAL 30/04/2010. Você também pode selecionar a data,
clicando no ícone

Veja o exemplo na imagem abaixo.

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Você também pode selecionar o horário de recebimento ou envio de

fax. Para isso, preencha os campos HORA INICIAL e/ou HORA FINAL.
E ainda, para gerar qualquer listagem, preencha ao menos um dos
campos do filtro e clique em GERAR LISTAGEM.

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4. GERENCIAMENTO

4.1 Painel de Ramais

Em Painel de Ramais você terá acesso ao acompanhamento em tempo

real de todos os ramais válidos cadastrados. Você verá todos os ramais
dispostos em quadros que mostram informações como o número do
ramal e tempo de ligação. Veja a imagem abaixo.

No campo de texto, você pode encontrar ramais por nome ou número.

Para filtrar, digite o nome ou o número do ramal.

Neste painel, você poderá realizar operações de ligação e verificar o

status da ramal.
Por exemplo, veja a figura da próxima página. Se o quadro está cinza
e com a seta indicativa para baixo, este ramal está registrado e pronto
para receber ligações.

Caso esteja verde significa que está em ligação interna. A seta para
a esquerda indica que o ramal indicado ligou. A seta para a direita
significa que o ramal recebeu a ligação. Por exemplo, neste exemplo,
o ramal 5002 está em ligação para o ramal 5003. Note que, abaixo

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do número do ramal 5002

aparece o número para o qual
está ligando, no caso o ramal
5003.

Quando o quadro do ramal

está vermelho e piscando,
significa que este ramal
está recebendo uma ligação
externa, porém o operador
ainda não atendeu. Já
quando se torna vermelho
fixo, significa que a ligação
externa já está estabelecida.
Na imagem de exemplo, o
ramal 5050 está em vermelho
fixo e com a seta indicativa
para a direita. Isso significa
que esse ramal já recebeu
uma ligação externa e esta
está estabelecida, ou seja,
o atendente do ramal 5050
está em ligação com o número externo (85) 3285-6958. Note que
o número do telefone que chamou aparece abaixo do número do
ramal. Também pode-se observar a quanto tempo a ligação está
estabelecida. Neste caso, há 50 segundos.

Quando o quadro está amarelo, significa que o ramal está registrado

em uma fila de atendimento. Para se registrar em uma fila de
atendimento, o usuário do ramal deve digitar um código no próprio
aparelho de telefone. Esse código é pré-estabelecido entre o
fornecedor do Vocalix e o usuário administrador.

Para mais informações sobre o ramal, você pode clicar acima da

seta com a tecla Ctrl pressionada. Aparecerá uma caixa contendo
informações de chamada daquele ramal. Você também poderá
visualizar informações de fila de atendimento se este ramal estiver
cadastrado em alguma fila.

Os usuários “atendente” e “admin” podem realizar operações no

Painel de Ramais. Para encerrar uma ligação, por exemplo, basta
clicar duas vezes no ramal em que se deseja encerrar uma ligação,

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seja ela interna ou externa.

Para transferir, basta arrastar o ícone de telefone para um dos ramais

que se deseja direcionar uma ligação. Por exemplo, na figura, se o
ramal 5050 desejar transferir sua ligação externa para o 5001, basta
arrastar o ícone que está no quadro do seu ramal para o quadro do
5001. O ícone no 5001 começará a vibrar e o quadro ficará piscando
em vermelho.

Para fazer qualquer operação, será exigida uma senha pré estabelecida
junto ao fornecedor do Vocalix. Essa senha será digitada uma única vez
por login.
Aparecerá uma caixa como na figura ao lado. Digite
a senha e clique em ENVIAR.
Caso digite a senha incorreta, deverá informar
novamente.

4.2 Configurar Painel

Clicando em CONFIGURAR PAINEL, você terá acesso a uma página na

qual poderá configurar as opções do painel de ramais. Você precisará
acessar a configuração de painel quando inserir novos ramais ou
realizar qualquer modificação em ramais já cadastrados.

Antes de fazer qualquer modificação, atualize seu painel

clicando em ATUALIZAR. Depois de clicar, aparecerá uma
mensagem no topo da página em um quadro azul “Painel
de Terminais atualizado com sucesso”. Para acompanhar as
ligações pelo painel de ramais, habilite o serviço clicando
nos botões INICIAR SERVIÇO, REINICIAR SERVIÇO ou PARAR
SERVIÇO.
Iniciando o serviço você habilita a visualização dos ramais em
tempo real pelo painel. Reiniciando, você habilita novamente
essa visualização caso tenha cadastrado novos ramais.
Clicando em PARAR SERVIÇO, você não terá mais acesso ao
status dos ramais no painel.

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4.3 Controle de usuário

Configure o acesso ao Vocalix de seus usuários. Esses usuários terão

acesso ao sistema mediante digitação de um login e senha. Por
exemplo, nem todos os ramais necessitam de acesso ao Vocalix,
porém todos os usuários necessitam estar ligados a um ramal.

Clicando em CONTROLE DE USUÁRIO, você terá acesso a uma página

com a listagem de todos os usuários cadastrados no sistema Vocalix.
A listagem oferece informações como “número do ramal”, “terminal”,
“nome do usuário” e “status”.
O “número do ramal” informa a que aparelho o usuário tem acesso.
O “nome” informa a denominação do usuário. O “status” informa
que nível de configuração do sistema o usuário tem acesso, se admin,
atendente, fax ou user.

4.3.1 Adicionando usuário ao sistema Vocalix

Para adicionar um usuário, clique em ADICIONAR USUÁRIO,

na parte superior da tela. Para adicionar um usuário, informe
terminal do usuário, o e-mail, o status e a senha.

O status indica que tipo de acesso ele terá ao Vocalix. Escolha entre os
status “admin”, “user”, “fax” ou “atendente”.
Criar um usuário tipo “admin” significa que ele terá os mesmos
acessos que você. Poderá realizar as mesmas operações.
O usuário user poderá acessar o sistema de forma reduzida. Ele
poderá, por exemplo, alterar sua senha de ramal, de usuário e de
contexto, poderá acessar seu Voicemail, listar fax, alterar seu e-mail,
gerar relatórios e fazer download do software Bina Vocalix.

O usuário “atendente” e “fax” são específicos para esses serviços.

Depois de criar o usuário, clique em APLICAR.

4.3.2 Operações: Excluindo e editando conta

Do lado direito da tela você terá acesso às operações relacionadas

aos usuários cadastrados. Para excluir um usuário, clique em EXCLUIR
CONTA no ícone .

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 Manual Vocalix

Aparecerá uma tela de confirmação, clique em OK para excluir a conta

ou CANCEL para abortar a ação.

Para editar uma conta, clique em EDITAR

CONTA no ícone Selecionando esta
opção, você pode editar o e-mail do
usuário, o status e a senha do usuário.
Para modificar a senha, selecione a caixa
ALTERAR SENHA.

Feitas as modificações, clique em APLICAR.

4.4 Opções Avançadas

4.4.1 Configuração de Cadastro

4.4.1.1 Configuração de cadastro SIP

Configurando cadastro SIP, você poderá configurar seus grupos de

custo. Ou seja, vai poder criar grupos ao qual seus ramais devem estar
ligados. Por exemplo, agregar ramais a salas ou setores com tipos de
ligações específicas.

Você pode editar como nomeará seu custo. Para isso, clique
em EDITAR LABEL DE EXIBIÇÃO DA IDENTIFICAÇÃO DO CUSTO.
Escolha entre as opções “Grupo de Custo” ou “Centro de Custo”.
Depois de escolher, clique em APLICAR. Para adicionar um novo Grupo
de Custo, clique em ADICIONAR NOVO GRUPO. Digite
o nome que deseja atribuir a este grupo de custo e
clique em aplicar.
Ao criar um novo grupo, ele aparecerá listado como
na imagem ao lado. Para realizar operações como
editar ou excluir um grupo de custo, clique nos botões
EDITAR ou EXCLUIR.

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 Manual Vocalix

4.4.1.2 Planos de Minutos

Os planos de minutos informam quais planos você tem disponíveis

para ligações dos ramais cadastrados.

Nesta opção, você tem acesso a uma tela onde todos os planos
são listados. As informações de quantidade de minutos de ligações
também são dispostas nesta tela. Para editar um plano, clique em
EDITAR PLANO na coluna Ações.

Informe a nova quantidade de minutos para ligações locais, celular,

DDD e DDI. Depois, clique em APLICAR. Para abortar edição, clique
em CANCELAR.

Para excluir um plano de minutos, clique em EXCLUIR.

Aparecerá uma tela de confirmação. Clique em OK ou em CANCELAR.

Para adicionar um novo plano de minutos, clique

em ADICIONAR NOVO PLANO DE MINUTOS.
Nesta opção, você informará o nome do plano e a
quantidade de minutos locais, celular, DDD e DDI.
Depois clique em APLICAR. Se não desejar criar um novo plano de
minutos, clique em CANCELAR.

Para editar o controle de minutos para determinados ramais, clique

em CONTROLE DE MINUTOS PARA RAMAIS. Nesta opção, você
edita plano de minutos para ramais que devem ser configurados
individualmente, que não se encaixam em nenhum plano de minutos
já criado por você. Por exemplo, um ramal com especificidades
próprias. Nesta página, você verá a listagem dos ramais com plano
de minutos próprios. Você tem acesso a informações como o número
do ramal e a quantidade de minutos para ligações locais, celular, DDD
e DDI.
Para editar essas definições, clique em EDITANDO RAMAL,
na coluna Ações. Você será direcionado a uma tela na qual poderá
editar todas as configurações de ligações do ramal. Depois de feitas
as alterações, clique em APLICAR.

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4.4.2 Configurações de Servidor

4.4.2.1 Variáveis Globais

Em VARIÁVEIS GLOBAIS, você tem acesso a todas as configurações

do sistema. Essas variáveis devem ser configuradas de acordo com o
perfil do cliente do sistema Vocalix. Para a primeira configuração, o
cliente deve entrar em contato com o fornecedor do sistema Vocalix
para que as preferências sejam configuradas corretamente.

Você será redirecionado a uma tela onde várias opções de configurações

estarão listadas.
O primeiro e segundo Links E1 são portas de telefonia digital. Para
configurar o Grupo de saída do
Primeiro Link E1, clique em
Digite o nome da porta e clique em
APLICAR. A mesma operação vale
para o Segundo Grupo de Saída E1.
Para configurar a faixa numérica
dos ramais do Primeiro Link
E1, clique no ícone e digite os
números. Por exemplo, para agrupar ramais do 2200 ao 2299, digite
22XX e clique em ATUALIZAR. A memas configuração também vale
para a faixa numérica do Segundo Link E1.

Você também poderá editar a faixa numérica do primeiro e

segundo Link E1. Para isso, clique no ícone para fazer as configurações
necessárias. Digite o número dos ramais, por exemplo 55XX e clique
em APLICAR.

Se desejar um prefixo a ser discado em todas as ligações externas,

configure-o e clique em APLICAR.

Você também poderá configurar o tempo limite para o destino atender

uma ligação sainte. Abaixo, você pode cofigurar o tempo destino para
atender também uma ligação sainte. Digite o número em segundos e
clique em APLICAR.

Para continuar gravando ligações, mesmo que estas sejam transferidas

para outros ramais, configure a “Herança de gravação”. Para isso,
clique no ícone , digite “yes” se desejar que todas as ligações sejam

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gravadas e, caso contrário, digite “no”. Clique em ATUALIZAR.

Você também poderá editar as preferências de mensagem inicial

da caixa postal. Por exemplo, “s” não toca nada (somente o bipe
para deixar mensagem), “vazio” vocalizar instruções (quem liga
ouve a instrução de deixar recado após o bipe), “u” mensagem
de indisponível e instruções (quem liga ouve a mensagem de que
o atendente está indisponível no momento e pede para que deixe
recado após o sinal de bipe), “b” mensagem de ocupado e instruções
(quem liga ouve a mensagem de que o atendente está ocupado
no momento e pede para que deixe recado após o sinal de bipe),
”su” mensagem de indisponível (quem liga ouve a mensagem de
que o atendente está indisponível no momento) e “sb” mensagem
de ocupado (quem liga ouve a mensagem de que o atendente está
ocupado no momento).

Configure o número de operadora de DDD e DDI. Configure também

a saída para números do mesmo DDD. Para editar configurações de
saída de ligações para telefones celulares, digite o nome e clique em
APLICAR.

Para também editar configurações saintes para outros celulares de

mesmo DDD, de acordo com o prefixo dos mesmos, edite a porta
pela qual a ligação será executada. Clique em EDITAR, no ícone
da configuração que deseja alterar e clique em APLICAR.

Existem também configurações de saída para ligações DDD. Todos

os estados Brasileiros estão listados. Para configurar essas ligações,
clique em EDITAR e depois em APLICAR.
Configure também a saída para ligações DDD para números locais,
todos os destinos e a saída para ligações DDD para números moveis,
todos os destinos. Se houver uma operadora VoIP, configure também
o serviço. Você também pode configurar a saída para ligações DDI
(Internacional).

Há três opções de configuração para executar quando a operadora

retornar: “Linha de assinante com número mudado”, “Linha de
assinante livre sem tarifação” e “Nível ou número vago”. Você
pode configurar as chamadas com as opções “busy”, “congestion”
e “hangup”. Escolhenco Busy, significa que a linha está ocupada,
ou seja, o sina sonoro ouvido do outro lado da linha será o sinal de
ocupado. Congestion siginifica que todas as linhas disponíveis para

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ligação estão congestionadas, o sinal sonoro ouvido do outro lado da

linha será o sinal de ocupado também. Hangup também oferece sinal
sonoro ocupado porém significa que a ligação será derrubada, ou seja,
não receberá ligações.

Você também poderá bloquear ligações a cobrar para o primeiro e

seundo Link E1. Para isso, na opção “Bloquear ligações a cobrar
entrantes”, clique em EDITAR e escreva “yes” ou “no” e clique em
APLICAR. Como a figura abaixo.

Abaixo dessas opções, você poderá editar também as configurações

das filas 01, 02, 03, 04 e 05. Você pode ativar, por exemplo, o serviço
de filas para acesso interno. Ou seja, você pode ou não permitir que
uma determinada fila de atendimento recea ligações internas. Para
isso, escreva “yes” ou “no”. Edite também o nome e o número de sua
fila de atendimento. Para editar o áudio de abertura da fila 01. Clique
no ícone , selecione o arquivo de áudio e clique em APLICAR.

Você pode configurar o tempo máximo na fila de espera. Clique em

EDITAR e digite o número em segundos e clique em APLICAR. Edite
também o número máximo de ligações na fila em espera.

Edite as opções da fila de espera. Por exemplo, escolhendo “T”, quem

fez a ligação poderá transferir para outro ramal; escolhendo “t” quem
recebeu a ligação terá permissão para transferí-la; escolhendo “r”
o sinal retornado será tipo ring, caso não coloque essa opção quem
liga escutará uma música de espera; escolhendo “h” quem recebeu a
ligação pode desligá-la pressionando *; e ainda escolhendo “H” quem
ligou tem a opção de desligar a ligação pressionado *.
Digite essas letras entre vírgulas e sem espaço, por exemplo T,r,H.
Depois clique em APLICAR.

Também nas configurações das filas de espera você poderá configurar

o maxcall e o timeout de cada uma delas. Por exemplo, timeout é
quando o tempo de espera de uma ligação expirou. Neste momento,

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 Manual Vocalix

essa ligação será direcionada a outra fila de atendimento. Maxcall

é quando uma fila de atendimento já atingiu o número máximo de
ligações em espera. Da mesma maneira, a ligação excedente será
encaminhada a outra fila de atendimento. Para informar ao sistema
para qual fila de atendimento a ligação será redirecionada em caso
de timeout ou maxcall, clique no ícone e digite o nome da fila de
atendimento para redirecionamento.
Clique em APLICAR.

Da mesma maneira, você terá as mesmas configurações para as

demais filas de atendimento. Essas configurações estarão listadas
logo após as da primeira fila.

4.4.2.2 Chefe-secretária

A funcionalidade Chefe-secretária serve para direcionar ligações de

um determinado ramal para sua atendente, no
caso a secretária.

Para adicionar
serviço a ramal,
clique em
ADICIONAR
NOVO CHEFE-
S E C R E TÁ R I A .
Você informará o
número do ramal
que atenderá as ligações (secretária) de outro ramal (chefe). Clique
em ADICIONAR.
Agora, as ligações que forem feitas para o ramal “chefe” serão
encaminhadas primeiramente para o ramal “secretária”.

Para editar o serviço, clique uma vez sobre

o número do ramal “secretária”. Agora, na
caixa CHEFE, aparecerá o número do ramal
“chefe”. Para editar o “chefe” clique sobre o
número do ramal. Para remover secretária
para chefe selecionado , clique em REMOVER.

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 Manual Vocalix

Para adicionar um número permitido realizar

ligações diretamente para o ramal “chefe”,
sem passar pela secretária, digite o número
no campo ADICIONAR NÚMERO e clique em
ADICIONAR. Para remover número, selecione-o
e clique em REMOVER.

Tanto em “secretária” quanto em “chefe”,

pode-se terminar serviço clicando em LIMPAR
SELEÇÃO.

4.4.2.3 Gravações

Esta opção permite selecionar os tipos de ligações que serão gravadas

de ramais escolhidos tipo “chefe-secretária”.

Por exemplo, clicando sobre o ramal escolhido, abrirá um pequeno

menu mostrando as opções de gravação: horário e tipo de gravação,
como na figura ao lado. Para adicionar um
horário, digite o horário e clique em ADICIONAR.
Para remover horário, selecione o horário a ser
removido e clique em REMOVER.

Atenção: O horário deve estar no formato

00:00:00

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 Manual Vocalix

4.5 Informações do Sistema

Nesta opção você terá acesso a informações do sistema. São

informações mais completas do seu sistema como número de ramais,
usuários registrados, tempo de atividade do sistema, memória
disponível, unidades de disco e placas de rede.

Por exemplo, na caixa ESTATÍSTICAS DO VOCALIX, você tem acesso

a informações como total de ramais cadastrados, registrados e não
registrados.

Em CONTADOR DO TEMPO DO SISTEMA, você verá o tempo de

atividade do sistema, o tempo de atividade do Vocalix e o último
reload.

Em ESTATÍSTICAS DO
SISTEMA, você consulta
o status da memória,
as placas de rede
de entrada e saída e
também o status das
unidades de disco.

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5. RELATÓRIOS

5.1 Relatório por Critério

Aqui, você terá acesso aos relatórios do Vocalix. Selecionando opções

como intervalo, origem, destino, centro de custo, duração e etc.
Selecionados os critérios, clique em GERAR RELATÓRIO.

Para gerar um relatório, preencha os campos e selecione os critérios.

A data sempre estará selecionada na data atual, desta maneira, para
gerar relatórios de datas anteriores, modifique o critério clicando no
ícone.
Por exemplo, para gerar um relatório baseado na data de hoje, não
modifique os campos de data.

Para estabelecer critérios, você poderá selecionar o número de

origem e destino. Para gerar relatório baseado em números externos,
marque a caixa de seleção como na figura ao lado. Digite
o número de origem e/ou destino e selecione o o tipo de
critério, se EXATO, COMEÇA COM, CONTÉM ou TERMINA
COM, como na imagem ao lado.

Você também poderá selecionar o ID chamador. Para isso,

digite o número na caixa de texto. Selecione também o
Grupo de Custo que deseja gerar relatório.

Além desses filtros, você poderá gerar relatório também

baseado na duração das chamadas. Digite o tempo mínimo e o
máximo nos campos INICIAL E FINAL, respecivamente. Por exemplo,
para gerar relatório que liste somente ligações de um determinado
ramal de duração mínima de 2 minutos e máxima de 10 minutos,
digite 2 minutos no campo INICIAL e 10 minutos no campo FINAL. Veja
a imagem ao lado.

Caso queira ver seu relatório também em forma de gráfico, selecione

a caixa de seleção EXIBIR GRÁFICO. Selecionados os critérios que
deseja, clique em GERAR RELATÓRIO.

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 Manual Vocalix

5.2 Resumos

Diferentemente do que acontece em RELATÓRIO POR CRITÉRIOS, em

RESUMOS, você obterá dados mais gerais.
Por exemplo, você gera resumos baseado em critérios como “ramais
que mais ligaram para números externos”, “ramais que ligaram por
mais tempo para números externos” e “números externos que mais
ligaram”.

O intervalo do resumo que irá gerar já virá com a data atual. Para
mudar a data, digite-a no campo INTERVALO.

Por exemplo, para gerar resumo baseado nos ramais que mais
ligam para número externos, selecione a caixa de seleção RAMAIS
QUE LIGARAM POR MAIS TEMPO PARA NÚMEROS EXTERNOS. Se,
além disso, desejar ver os dados gerados ajustados em um gráfico,
selecione EXIBIR GRÁFICO, como na imagem ao
lado.

Você também poderá gerar resumo

selecionando os filtros NENHUM, POR RAMAL
ou/e POR GRUPO. Veja a imagem ao lado.

Aparecerá em sua tela uma listagem com os

dados que foram solicitados, e também o gráfico, como na imagem
abaixo.

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 Manual Vocalix

Para imprimir o resumo criado, clique em IMPRIMIR RELATÓRIO.

Abrirá uma nova janela e você já poderá enviar para impressão.

5.3 Auditoria

Em auditoria você tem acesso a todas as ações, de todos os usuários,

desde a instalação do Vocalix. Você verá a listagem de todas essas
ações classificadas por data e hora. Essas ações estarão discriminadas
por usuário, descrição e IP.

Para filtrar essas ações, clique em

FILTRO DE BUSCA PARA RELATÓRIO
DE AUDITORIA. Selecione o usuário
e o intervalo de data. Para ignorar
intervalo, deixe em branco os campos de data. Clique no ícone
para selecionar data com a ajuda de um calendário. Veja o
exemplo na imagem abaixo.

Depois de selecionado o filtro, você verá listadas todas as ações do

usuário selecionado.

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5.4 Call Center

Em Call Center, você tem acesso a dados específicos relacionados ao

call center.

5.4.1 Ligações Entrantes

Em LIGAÇÕES ENTRANTES, selecione a fila de atendimento da

qual deseja obter dados. Clique no nome dessa fila, no campo
DISPONÍVEIS, e depois no ícone
A fila que você selecionou passará para o campo SELECIONADAS. Se
errou e desejar retirar a fila de atendimento que acabou de inserir no
campo SELECIONADAS, clique no nome dela e depois no ícone
Do mesmo modo, para transferir todas as filas de atendimento do
campo DISPONÍVEIS para SELECIONADAS, clique no ícone
Para desfazer a seleção, clique no ícone

Você também poderá selecionar o período que deseja obter dados.

Selecione a data inicial e a data final. Para ajudar, clique no ícone

Depois clique em EXIBIR RELATÓRIO.

Um relatório será gerado com todos os dados referentes aos filtros

que você selecionou. Esse relatório está divido em três partes:
LIGAÇÕES ATENDIDAS, LIGAÇÕES NÃO ATENDIDAS e DISTRIBUIÇÃO.

Na aba, LIGAÇÕES ATENDIDAS, na parte superior do relatório você

tem acesso a informações referentes aos filtros do relatório que
acabou de gerar. Informações como o nome da fila de atendimento
selecionada, a data inicial e a data final, e o número de dias que
esse período representa. Ao lado dessas informações você também
visualiza um resumo com dados quantitativos sobre as ligações
respondidas, transferidas, duração média, tempo total de ligações
entrantes em minutos e o tempo de espera médio.

Abaixo, você pode visualizar todas as chamadas atendidas por

agentes de sua lista. Você vêrá os dados discriminados em número
de chamadas, quanto em porcnetagem isso representa do total de
chamadas, o tempo total de chamadas atendidas por cada atendente,

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 Manual Vocalix

o tempo médio de chamada por agente, o tempo máximo de espera

por cada agente e o tempo médio de espera.

Você também visualiza dados de informação do serviço. Por exemplo,

a quantidade de ligações recebidas discriminadas por tempo de
resposta. Além disso, você também tem esses dados relacionados em
porcentagem e na forma de gráfico. Veja a imagem abaixo.

Ainda no relatório gerado, você também poderá consultar dados

relacionados ao número de ligações atendidas por fila. Você também
visualiza um gráfico para esta informação. Importante: caso selecione
apenas uma fila de atendimento, esta representará 100% do número
de ligações entrantes. Clicando em MUDAR GRÁFICO você retira o
gráfico do seu relatório.

Dados sobre finalização de ligações dizem respeito às causas do

desligamento. São elas “usuário desligou” ou “agente desligou”.
Também visualiza esses dados em porcentagem.

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 Manual Vocalix

Você pode acessar todos esses dados diretamente na página clicando

nos links acima do relatório. Veja a imagem abaixo.

Na aba LIGAÇÕES NÃO ATENDIDAS, na parte superior do relatório,

você tem novamente acesso a informações sobre os filtros
selecionados. E também um resumo que informa o número de
chamadas não respondidas, a média de tempo antes da desconexão
e a média de posições finais e iniciais dentro da fila de atendimento
selecionada.

Veja também dados sobre a causa da desconexão de ligação. Por

exemplo, veja em quantas chamadas o usuário abandonou a ligação
e em quantas ocorreu timeout, ou seja, o sistema provocou esse
desligamento. Veja o gráfico relacionado a esses dados.

Também veja dados relacionados às chamadas não atendidas por fila

de atendimento. Você tem acesso ao número total de chamadas e um
gráfico. Importante: se selecionar apenas uma fila de atendimento
esta representará 100% de seus dados.

Veja inclusive a quantidade de chamadas não atendidas discriminadas

por agente da fila de atendimento. Essa quantidade de chamadas
também estará em porcentagem.

Na aba DISTRIBUIÇÃO, você saberá dados gerais de distribuição de

chamadas atendidas e não atendidas pela fila de atendiemento que
selecionou. Saiba a distribuição de chamadas por dia, a duração
média e o tempo de
espera.

Saiba também a
distribuição de
chamadas por hora
do dia.Esses dados
também poderão ser
visualizados por meio
de um gráfico como o
da imagem ao lado.

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 Manual Vocalix

Veja também a distribuição de chamadas por dia da semana. Da

mesma forma, você pode visualizar um gráfico com essa informação.
Veja também a distribuição das chamadas por mês.

5.4.2 Ligações Saintes

Da mesma forma que para ligações entrantes, você poderá gerar

relatórios de ligações saintes. Para isso, selecione ao menos uma fila
de atendimento e um período. Depois clique em GERAR RELATÓRIO.

Neste relatório você terá apenas uma aba, ou uma divisão, será
denominada de CHAMADAS DISCADAS.
Na parte superior ao relatório, você tem acesso à informação dos
dados gerados como nome da fila de atendimento analisada, data
inicial e final e ainda período em dias. Em Resumo, você tem dados
como número total de ligações discadas, de ligações transferidas, da
duração média dessas chamadas, do tempo total dessas chamadas e
do tempo de espera médio para atendimento.

Em “Chamadas Discadas por Agente”, veja o número de chamadas

discadas por agente, o tempo total de chamadas, o tempo médio de
espera e todos esses dados em porcentagem.

Em “Duração após atendimento” você poderá consultar dados sobre

a quantidade em segundos de duração dessas chamadas e o que
representa isso em porcentagem. Veja gráfico referente a esse dado.

Nesse relatório você também obtém dados de “Tempo de espera até

atendimento” e “Chamadas Discadas pela Fila”.

5.4.3 Login/Logout

Você poderá consultar dados relacionados à conexão ou desconexão

de agentes de suas filas de atendimento.
Para gerar relatório, você selecionará primeiro que tipo de filtro,
se por AGENTE ou por FILA DE ATENDIMENTO. Como na imagem
ao lado.

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 Manual Vocalix

Selecionando o filtro AGENTE, você poderá selecionar o agente do

qual deseja obter dados no menu suspenso que aparecerá abaixo do
filtro. Depois de selecionar o agente, informe a data inicial e a data
final. Clique no ícone para ajudar na pesquisa.

Você gerará um relatório com dados de “Ações do agente” e os

“Dados diários do agente”.
Em “Ações do agente”, visualize a data, o horário de entrada e saída
na fila de atendimento, o nome da fila de atendimento e o tempo
decorrido na fila.

Em “Dados diários do agente” você sabe, por dia, o tempo que um

determinado agente passou na fila de atendimento (tempo logado) e
o tempo que estava fora da fila (tempo em pausa).

De outra maneira, se selecionar o filtro FILA, você deverá informar as

filas que deseja obter dados utilizando os ícones
Selecione o mês e o ano que deseja obter os dados e clique em EXIBIR
RELATÓRIO.

Em “Ações dos agentes na fila” você verá, discriminado por dia e hora,
a entrada e saída dos agentes da fila de atendimento. Em “Dados
diários dos agentes na fila”, veja o tempo logado e o tempo em pausa
de cada agente discriminado por data. Você também tem acesso
a um gráfico com essa informação. Note que a variável de tempo
sempre virá em segundos no eixo vertical. Veja o exemplo abaixo.

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Da mesma maneira, você também obtém um gráfico com dados do

tempo em pausa.

6. EXTRAS

6.1 Download de Bina Vocalix

Com este software, o usuário tem acesso ao serviço de identificação

de chamadas. Direto do seu computador, o usuário poderá verificar o
número da ligação que está recebendo assim como outros recursos
como recusar e atender chamada. Além disso, poderá acompanhar as
ligações recebidas ou enviadas do seu ramal VoIP.

Para instalar no computador o Vocalix Bina, clique em INSTALAR.

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