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MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION GÉNÉRALE
Chapitre : 10-0
MANUEL DES PROCÉDURES
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ORGANISATION GÉNÉRALE Date de mise


SOMMAIRE à jour : 31/07/03

Chapitre 10-0 : Sommaire

Chapitre 10-1 : Organigramme Général

I- Organisation générale

II- Organisation des sous-systèmes

Chapitre 10-2 : Fiches de fonction direction commerciale

I- Directeur commercial

II- Responsable des ventes

III- Responsable suivi clients

IV- Responsable export

Chapitre 10-3 : Fiches de fonction direction administrative et financière

I- Directeur administratif et financier

II- Responsable personnel

III- Responsable formation

IV- Responsable financier

V- Caissier

VI- Responsable comptable

VII- Chargé comptabilité client


Chapitre : 10-0
MANUEL DES PROCÉDURES
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SOMMAIRE à jour : 31/07/03

Chapitre 10-4 : Fiches de fonction service audit interne et contrôle de gestion

Responsable audit interne et contrôle de gestion

Chapitre 10-5 : Fiches de fonction de la direction approvisionnement

I- Responsable achat de blé et relation Office

II- Agréeur réceptionniste

III- Responsable approvisionnement

Chapitre 10-6 : Fiches de fonction du service gestion des stocks

Responsable gestion des stocks

Chapitre 10-7 : Fiches de fonction du service transport

Responsable transport
Chapitre : 10-1
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ORGANISATION GENERALE à jour : 31/07/03

I- ORGANISATION GÉNÉRALE

La conception de la nouvelle organisation cible de la société s’articule autour des


principaux choix suivants :

 La fusion des deux fonctions de marketing et commerciale en une seule et unique


direction qui sera confiée à un seul responsable hiérarchique. Cette option a été
retenue dans un souci de réduction des postes de direction d’une part et
d’harmonisation des travaux de ces deux fonctions d’autre part ;

 La scission de la fonction qualité en deux sous-systèmes homogènes :

 Le sous-système assurance et management qualité placé en staff directement


rattaché à la direction générale ;
 Le sous système contrôle qualité qui demeure placé en line.

 L’harmonisation du découpage des fonctions administratives et financières par le


regroupement au sein d’une direction composée des trois sous-systèmes
homogènes à savoir :

 Le sous-système comptable ;
 Le sous-système financier ;

 Le regroupement des fonctions de soutien à la production au sein d’une seule


direction, à savoir la direction logistique.

II- ORGANISATION DES SOUS-SYSTEMES

L’organisation et les principales attributions des différents sous-systèmes de la


société sont présentées dans ce qui suit :
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ORGANISATION GENERALE à jour : 31/07/03

II-1 ORGANISATION DES SOUS-SYSTÈMES EN STAFF

II-1-1 Audit interne et contrôle de gestion

Cette fonction, en raison des tâches de contrôle qui lui sont assignées, doit être
obligatoirement rattachée en staff à la direction générale.

Ce positionnement s’explique par le souci d’indépendance et d’autonomie dont doit


jouir ce service afin d’exercer ses contrôles avec l’efficacité et la rigueur requises.

Ce service a pour principales missions :

 La mise en place des procédures comptables et financières assurant l’efficacité de


la fonction comptable et le contrôle de l’application de ces procédures ;
 Mettre en œuvre les travaux d’inventaire analytique et l’élaboration des tableaux
de bord et du reporting de gestion ;
 Fournir à la direction générale les indicateurs pertinents à la prise de décision
stratégique et l’évaluation des performances des différents centres de
responsabilité ;
 L’assistance et le conseil des unités opérationnelles pour l’accomplissement des
tâches comptables et financières ;
 L’exécution des missions commanditées par la direction générale.

II-1-2 Systèmes d’information

Cette unité est chargée de la conduite et de la coordination des études relatives aux
systèmes d’information de la société. Elle a de ce fait les principales attributions
suivantes :

 L’élaboration de la stratégie des systèmes d’information ;


 La mise en place des options stratégiques retenues par la direction générale ;
 La coordination et la supervision des projets de mise en place des systèmes
d’information avec les services internes et les consultants externes ;
 Le développement des applications informatiques en intra-entreprise ;
Chapitre : 10-1
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 La gestion et la maintenance du parc ainsi que des applications informatiques de


la société.

II-1-3 Assurance et management qualité

Cette unité est chargée de la conception, de la mise en place et du suivi des systèmes
qualité. Elle a dans ce sens les principales attributions suivantes :

 Le pilotage des projets de mise en place des systèmes qualité : certification ISO,
mise en place HACCP, accréditation laboratoire ;
 L’élaboration et la mise à jour des manuels et des instructions qualité ;
 La planification et la mise en œuvre des audits-qualité ;
 Le reporting à la direction générale des activités liées à la qualité.

II-1-4 Bureau d’ordre

Cette unité est chargée de l’assistance de la direction générale et la gestion du bureau


d’ordre.

II-2 ORGANISATION DES SOUS-SYSTÈMES OPERATIONNELS

Les organigrammes des différentes directions sont présentés en annexes.

II-2-1 Direction technique

L’organisation des deux directions techniques s’articule autour du découpage de


leurs activités en deux volets :

 Un premier volet axé sur la planification et le suivi de la production confiés à


l’unité ordonnancement. Cette dernière sera chargée :

 De la coordination de la planification de la production avec la direction


commerciale ;
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 De l’élaboration des programmes hebdomadaires et quotidiens de production et


de conditionnement ;
 De l’étude des plans d’aménagement et d’organisation de l’usine ;
 De la planification des rotations des équipes de production ;
 De l’établissement des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels de
production ;
 D’assurer l’interface de la direction technique avec le contrôleur de gestion pour
les besoins de l’arrêté du reporting analytique.

 Un second volet rattaché à la gestion des opérations de production proprement


dite. Ces tâches sont attribuées au service production qui aura pour mission :

 L’exécution des programmes de production et de conditionnement ;


 La supervision des travaux au sein de l’usine.

II-2-2 Direction logistique

Cette direction englobe les activités de soutien à la production et s’articule autour du


découpage suivant :

 Le service achats qui regroupe toutes les tâches liées à l’approvisionnement de la


société. Ce service est subdivisée en :

 Une unité d’achats de blé et suivi des relations office qui sera chargée de la
gestion et du suivi des achats de blé et des relations financières avec l’office des
céréales et les COCEBLES.
 Une unité chargé de la gestion et du suivi des autres achats locaux et étrangers.

 Les deux unités de gestion des stocks de matières et d’emballages et des produits
finis. Les deux magasins seront placés sous l’autorité de la direction logistique ;
 L’unité de contrôle qualité qui comprend le laboratoire et les contrôleurs qualité.
Cette unité est chargée de l’exécution des travaux d’analyse des matières et des
produits finis ;
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ORGANISATION GENERALE à jour : 31/07/03

 L’unité de transport qui aura pour mission la gestion et le suivi du parc roulant
de la société. Elle assurera à ce niveau la planification du transport avec le service
achats et avec le service commercial pour les livraisons clients.

II-2-3 Direction commerciale et marketing

La direction commerciale et marketing est scindée en deux pôles :

 Un premier pôle chargé du marketing ;


 Un second pôle chargé du volet commercial et de vente. Le découpage de ce pôle
s’articule autour de la mise en place d’un triple niveau de contrôle des activités
commerciales.

Cette subdivision se présente comme suit :

 L’unité force de vente chapeautée par un responsable et regroupant l’effectif des


représentants commerciaux.

Cette unité est chargée de la prospection du marché et du développement des


ventes.

 L’unité d’administration des ventes : Elle englobe toutes les tâches administratives
de vente en l’occurrence :
 La préparation du planning des ventes en concertation avec le service
ordonnancement de la production ;
 La centralisation des commandes clients ;
 La facturation clients ;
 La gestion des commandes à l’export.

 L’unité de recouvrement et de suivi clients : Cette unité constitue le back office de la


direction commerciale et assure les contrôles à postériori des activités des deux
autres services. Elle sera essentiellement chargée de:

 La vérification des factures clients ;


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 La fixation des quotas clients et le suivi de leur application ;


 Le suivi des dossiers clients et du recouvrement;
 Le suivi des actions contentieuses engagées à l’encontre des clients.

II-2-4 Direction administrative et financière

Cette direction est chargée de la gestion des affaires administratives et financières de


la société et est scindée en trois unités comme suit :

 Service financier

Ce service est chargé des principales missions suivantes :

 La gestion de la trésorerie prévisionnelle de la société ;


 La gestion et le suivi des dossiers de crédit sous la supervision du directeur
administratif et financier ;
 Le suivi des relations avec les institutions financières et la vérification de la bonne
application des conditions de banque ;
 Le suivi des opérations d’encaissement clients en concertation avec le service
comptabilité clients ;
 Le suivi des échéanciers de règlements fournisseurs ;
 L’établissement des états de rapprochement bancaires en collaboration avec le
service comptable
 La supervision des opérations de caisse

 Le service comptabilité

Ce service est chargé des principales missions suivantes :

 La gestion du dossier fiscal de la société ;


 La gestion des travaux comptables quotidiens ;
 L’élaboration du reporting financier mensuel

II-2-4 Direction ressources humaines


Chapitre : 10-1
MANUEL DES PROCÉDURES
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ORGANISATION GENERALE à jour : 31/07/03

Cette nouvelle direction sera chapeautée par un directeur et comportera trois sous-
systèmes homogènes :

 Un sous-sytème de suivi des présences et d’ordonnancement de la paie ;


 Un sous-système de gestion du personnel assurant le volet administratif et social
de la gestion des ressources humaines ;
 Un sous-système de gestion de la formation assurant l’élaboration et le suivi des
actions de formation du personnel.

Compte tenu de ces choix, l’organigramme général de la société est schématisé


comme suit :
Chapitre : 10-1
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ORGANISATION GENERALE à jour : 31/07/03

Direction générale

Secrétariat et bureau
Systèmes d'information
d'ordre

Contrôle de gestion et Assurance et


audit interne management qualité

Direction Direction Direction Direction


Direction Direction
technique commerciale et ressources administrative et
technique pâtes logistique
minoterie marketing humaines fiancière

Gestion de la Gestion de la Service Service Paie et


production maintenance marketing commercial pointage Service Service
Gestion de la Gestion de la financier comptable
production maintenance
Achats et
Contrôle
gestion des
qualité
stocks
Minoterie
Usine de pâtes
semoulerie
Paie et Paie et
pointage pointage

Service Services
transport généraux
Production Conditionnement Production Conditionnement
Chapitre : 10-2
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FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

I- DIRECTEUR COMMERCIAL

I- FONCTION

Directeur commercial

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le Directeur commercial est placé en line sous le contrôle du Gérant

III- MISSION :

 Assurer la veille commerciale et stratégique ;


 Fixer la politique commerciale et arrêter le budget de la direction ;
 Autoriser l’ouverture des comptes clients et la conclusion des nouveaux
contrats;
 Autoriser les blocages et déblocages des comptes clients ;
 Superviser la réalisation des prévisions du chiffres d’affaires ;
 Contrôler le rendement des représentants commerciaux et l’évolution du taux
de recouvrement des créances clients ;
 Veiller à l’application des décisions du comité de recouvrement.
 Assurer la liaison avec la Direction Générale.

IV- TACHES :

 Assurer la veille commerciale et stratégique

 Se tenir constamment informé de l’évolution des conditions de marché;


 Assurer la liaison et la coordination avec la direction marketing ;
 Se tenir informé des attentes des clients et de leur évolution ;
 Fixer les objectifs de prospection commerciale.
Chapitre : 10-2
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FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

I- DIRECTEUR COMMERCIAL

 Fixer la politique commerciale et arrêter le budget de la direction

 la définition des objectifs annuels de vente pour les représentants


commerciaux par région et par client;
 la détermination des conditions de vente: plafond du chiffre d'affaires
par client, les conditions de vente et de règlement des clients. Ces
conditions de ventes doivent être annuellement révisées et corrigées en
fonction des données historiques de chaque client ;
 la fixation de la politique de recouvrement clients ;
 la définition des conditions et délais rigoureux de transmission des
dossiers clients au service contentieux;
 la définition d'une politique claire de traitement des dossiers clients
contentieux en tenant compte de l'arbitrage avantages-coûts des actions
contentieuses;
 collecter les informations budgétaires auprès des différents services ;
 élaborer les pré-budgets ;
 discussion avec le responsable audit et contrôle de gestion pour l’arrêté
des budgets définitifs .

 Autoriser les ventes et la conclusion des nouveaux contrats

 valider les choix des appels d’offre soumis par le responsable des
ventes à son autorisation préalablement à leur transmission à la
direction générale pour approbation ;
 examiner et contrôler les contrats conclus avec les clients
préalablement à leur soumission à la direction générale pour
signature ;
 examiner le dossier client tel que présenté par le responsable suivi
client notamment les conditions de vente qui ont été accordées au
client ;
 signer la fiche signalétique du client et justifier les raisons du rejet de
l’acceptation de l’ouverture du compte en cas de refus ;
Chapitre : 10-2
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Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

I- DIRECTEUR COMMERCIAL

 Autoriser les blocages et déblocages des comptes clients

 examiner et signer les demandes de changement des conditions de


ventes des clients et vérifier que le client s’est engagé à respecter les
dites conditions en signant la demande ;
 autoriser ou refuser la demande blocage des comptes clients sur
demande émanant du responsable suivi clients ;
 examiner la demande de déblocage des comptes clients proposées par
le responsable suivi clients.

 Superviser la réalisation des prévisions du chiffres d’affaires

 examiner les statistiques des ventes par produits et par client ;


 comparer le chiffre d’affaires réalisé avec celui budgétisé.

 Contrôler le rendement des représentants commerciaux et l’évolution du taux de


recouvrement des créances clients

 examiner les statistiques des ventes par région et par représentant ;


 comparer l’évolution des chiffres d’affaires réalisés par représentant ;

 Veiller à l’application des décisions du comité de recouvrement

 analyser les décisions prises par le comité de recouvrement ;


 superviser l’application de ces décisions notamment le transfert des
dossiers des clients douteux au service contentieux ou les titres de
paiement au responsable suivi clients ;
 examiner le suivi des dossiers en cours par le comité de recouvrement
et l’application des directives de la direction générale.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
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ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

I- DIRECTEUR COMMERCIAL

 Assurer la liaison avec la Direction Générale

 exécuter toute tâche demandée par la direction générale et faisant


partie de sa mission ;
 infliger les sanctions qui s'avèrent nécessaires à ses subordonnées en
cas de fautes professionnelles et en respectant une certaine limite. Les
grandes sanctions doivent être prises en concertation avec la direction
générale.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
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ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

II- RESPONSABLE DES VENTES

I- FONCTION

Responsable des ventes

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le responsable des ventes est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


commercial.

III- MISSION :

 Collecter les informations pour le suivi du système de veille commerciale ;


 Elaborer les dossiers des appels d’offres et établir les contrats et conventions
avec les clients ;
 Suivi et contrôle des comptes clients ;
 Superviser les agents du bureau de vente et les représentants commerciaux ;

IV- TACHES :

 Collecter les informations pour la mise à jour de la veille commerciale

 assister le directeur commercial pour la collecte des informations se


rattachant à la direction commerciale ;
 mettre à jour le système de veille commerciale.

 Elaborer les dossiers des appels d’offres et établir les contrats et conventions avec les
clients

 collecter les cahiers de charges pour les appels d'offres sélectionnés par
la Direction Générale auprès des clients et organismes concernés;
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
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ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

II- RESPONSABLE DES VENTES

 présenter les cahiers de charge aux directeur techniques minoterie ou


pâtes selon le cas pour s’assurer de la faisabilité de l’offre ;
 élaborer les offres techniques et financières;
 présenter les offres au directeur commercial pour validation ;
 présenter les offres au directeur administratif et financier pour
approbation ;
 présenter les offres à la Direction Générale pour approbation et
signature;
 compléter le dossier administratif de l'offre selon les spécificités du
client;
 établir les contrats et les conventions;
 présenter les dits contrats au directeur commercial, au service
juridique et au directeur administratif et financier pour validation;
 présenter les contrats à la Direction Générale pour approbation;
 transmettre les originaux des contrats au client pour signature ;
 transmettre les contrats à la Direction Générale pour signature;
 accomplir les formalités d'enregistrement des contrats;
 distribuer les contrats dûment signés au service comptable, au
responsable suivi client et au directeur technique minoterie ou usine de
pâte.

 Suivi et contrôle des comptes clients

 consulter la situation du client dont le compte est bloqué ou l’encours


de facturation est élevé ;
 contacter le client pour négocier un arrangement et obtenir le
règlement au moins partiel de son encours ;
 analyser, à défaut de règlement immédiat et après négociation avec le
client, le cas du client en question en concertation avec le directeur
commercial et le directeur administratif et financier pour décider de
l’opportunité de déblocage du compte ou non.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

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Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

II- RESPONSABLE DES VENTES

 Superviser les agents du bureau de vente et les représentants commerciaux

 veiller à l’application des procédures par les agents de bureau de vente


et des représentants commerciaux ;
 contrôler l’exécution des directives de travail par les représentants
commerciaux ;
 évaluer l’effort de prospection commerciale effectué par les
représentants commerciaux ;
 résoudre les problèmes pouvant surgir entre la société et ses clients.

 Examiner les cas d’écart sur quantité dégagés suite au retour de produits finis ou de sacs
consignés

 évaluer l’importance des écarts dégagés entre les quantités de produits


finis ou de sacs consignés retournées par les clients et celles réellement
réceptionnées au magasin ;
 prendre les décisions nécessaires pour établir les factures d’avoir et
contacter les clients en cas de constatation d’écarts importants en
défaveur de la société.

 Examiner les dossiers des clients risqués au sein du comité de recouvrement

 préparer les dossiers des clients impayés ou présentant des risques


financiers ;
 présenter les dossiers au comité de recouvrement ;
 veiller à l’application des consignes du comité.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/6

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Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

III- RESPONSABLE SUIVI CLIENTS

I- FONCTION

Responsable suivi clients

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le responsable suivi clients est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


commercial.

III- MISSION :

 Constitution des dossiers clients ;


 Suivi des conditions de vente des clients ;
 Blocage des comptes clients ;
 Etablir les demandes de déblocage des comptes clients ;
 Contrôle des factures émises ;
 Contrôle des factures d’avoir de retours de produits finis ;
 Contrôle des factures d’avoir de retours des sacs consignés ;
 Suivi du recouvrement des créances clients ;
 Justification des comptes clients.
 Examiner les dossiers des clients risqués au sein du comité de recouvrement.

IV- TACHES :

 Constitution des dossiers clients

 s'assurer que le client ne dispose pas d'un compte déjà ouvert, au


niveau du logiciel commercial, en son nom ou au nom d'une société
dans laquelle il détient une participation et faisant l'objet d'un litige;
 collecter les documents nécessaires pour la constitution des dossiers
clients ;
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/6

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

III- RESPONSABLE SUIVI CLIENTS

 établir les fiches signalétiques des clients et transmettre les dossiers


clients au service juridique, au directeur commercial et au directeur
administratif et financier pour approbation.
 informer le client du sort de sa demande d’ouverture d’un compte
auprès de la société ;
 attribution d’un code au client ;
 classer tous les documents au niveau du dossier client.

 Suivi des conditions de ventes des clients

 examiner les demandes de changement des conditions de vente reçues


des clients ;
 justifier les comptes clients et s’assurer du respect des conditions de
vente déjà fixées et approuvées par les dits clients ;
 établir les demandes de changement des conditions de vente et les
transmettre au directeur commercial et au directeur administratif et
financier pour approbation ;
 faire signer les demandes approuvées par les clients ;
 saisir les nouvelles conditions au niveau du logiciel commercial ;
 classer les demandes au niveau des dossiers clients.

 Blocage des comptes clients

 veiller à l’application des conditions de blocage définies par la


politique commerciale ;
 établir les demandes de blocage pour les comptes clients pour lesquels
les conditions de blocage sont réunies ;
 soumettre les demandes de blocage à l’approbation du directeur
commercial et du directeur administratif et financier ;
 transmettre via intranet un état des comptes clients bloqués à la
Direction Générale, au directeur administratif et financier, au directeur
commercial et au responsable contentieux clients ;
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/6

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

III- RESPONSABLE SUIVI CLIENTS

 suivre de près l’évolution des règlements des comptes clients bloqués


et soumettre, en cas d’aggravation de la situation client ou l’absence
d’arrangement, le dossier client au comité de recouvrement pour
décision du sort à réserver aux créances en cours.

 Etablir les demandes de déblocage des comptes clients

 contacter le client et négocier un arrangement pour obtenir le


règlement au moins partiel de son encours ;
 remettre les titres de paiement reçus à la caisse recettes pour les
transmettre au financier afin de les saisir au niveau du logiciel
commercial ;
 établir une demande de déblocage du compte client suite à une
décision du directeur commercial et du directeur administratif et
financier ;
 signer la demande et la transmettre au directeur commercial et au
directeur administratif et financier pour approbation et signature ;
 transmettre la demande de déblocage au responsable audit interne et
contrôle de gestion pour effectuer le déblocage ;
 classer la copie de la demande de déblocage au niveau du dossier
client ;
 transmettre une copie à l’agent du bureau de vente pour la
confirmation de la commande du client.

 Contrôle des factures émises

 rapprocher le bon de chargement, le ticket de pesage et la facture;


 contrôler la conformité des articles facturés avec la nature du client.;
 contrôler la conformité entre le prix facturé et le mode de transport.;
 s'assurer que la signature et le cachet apposés sur la facture sont
conformes au nom du client porté sur la facture et au spécimen de la
signature apposée sur la fiche signalétique du client;
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 4/6

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

III- RESPONSABLE SUIVI CLIENTS

 dégager les cas d'erreurs et les transmettre par écrit au directeur


commercial;
 corriger les factures erronées après autorisation du directeur
commercial et les transmettre au responsable informatique pour
édition des nouvelles factures;
 transmettre les nouvelles factures éditées après modification aux
représentants commerciaux pour obtenir les décharges des clients sur
les factures;
 classer dans le dossier client le bon de livraison, le ticket de pesage et la
facture dûment acceptée par le client;
 établir un échéancier de règlement des clients en fonction des délais et
des modes de paiement tels que convenus avec chaque client;
 transmettre une copie de la facture au chargé comptabilité client.

 Contrôle des factures d’avoirs de retours de produits finis

 rapprocher le bon de réception provisoire, le bon de réception retours,


le ticket de pesage et la facture d'avoir;
 vérifier que les articles retournés ont été déjà facturés au client;
 contrôler la conformité entre le prix facturé et le mode de transport.;
 s'assurer que la signature et le cachet apposés sur la facture sont
conformes au nom du client porté sur la facture;
 dégager les cas d'erreurs et les transmettre par écrit au responsable des
ventes;
 corriger les factures erronées après autorisation du responsable des
ventes et les transmettre au responsable informatique pour édition des
nouvelles factures;
 transmettre les nouvelles factures éditées après modification aux
représentants commerciaux pour obtenir les décharges clients;
 classer dans le dossier client le bon de retour, le ticket de pesage et la
facture dûment acceptée par le client;
 transmettre une copie de la facture d’avoir au chargé comptabilité
client.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 5/6

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

III- RESPONSABLE SUIVI CLIENTS

 Contrôle des factures d’avoirs de retours de sacs consignés

 s'assurer de la conformité entre le bon de déconsignation sacherie et de


l'avoir édité;
 vérifier que les quantités de sacs retournées par le client ne dépassent
pas celles consignées par ce dernier;
 vérifier que les numéros du bon de déconsignation sacherie et de la
facture de vente au titre de la quelle se rattache la déconsignation sont
correctement mentionnés sur l'avoir;
 classer les avoirs, les bons de déconsignation sacherie et
éventuellement les bons de réception provisoires sacs dans les dossiers
clients correspondants ;
 transmettre une copie de la facture d’avoir au chargé comptabilité
client.

 Suivi du recouvrement des créances clients

 établir un planning de recouvrement hebdomadaire pour chaque


représentant commercial ;
 Relance des représentants commerciaux ;
 établir l’état de recouvrement et dégager les écarts de règlements et les
divergences constatées sur les modes et les échéances de règlements ;
 mettre à jour l’échéancier de règlement des clients ;
 classer les reçus de paiements des clients dans leurs dossiers ;
 enregistrer les opérations de règlements reçus sur l’état journalier de
règlements et le transmettre accompagné des valeurs reçus au caissier ;
 classer l’état journalier de règlement.

 Justifier les comptes clients

 effectuer la mise à jour de l’échéancier des clients et justifier les


comptes clients ;
 déterminer les écarts de règlement et les justifier.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 6/6

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

III- RESPONSABLE SUIVI CLIENTS

 Examiner les dossiers des clients risqués au sein du comité de recouvrement

 préparer les dossiers des clients impayés ou présentant des risques


financiers ;
 présenter les dossiers au comité de recouvrement ;
 veiller à l’application des consignes du comité.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
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ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

IV- RESPONSABLE EXPORT

I- FONCTION

Responsable export

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le Responsable export est placé sous le contrôle hiérarchique du responsable des


ventes.

III- MISSION :

 Etudier les offres et les commandes clients ;


 Contacter les clients pour le paiement des avances ;
 Assurer l’exécution des formalités administratives ;
 Préparer les déclarations de douane ;
 Assurer le déroulement de l’opération d’export.

IV- TACHES :

 Etudier les offres et les commandes clients

 inscrire la commande sur le fichier de suivi des commandes export ;


 transmettre la commande au directeur commercial, au gestionnaire de
production usine de pâte et au responsable achat et relation office pour
étudier l’importance de l’offre et sa faisabilité dans les délais exigés par
le client ;
 informer le client en cas de refus de sa commande et mettre à jour le
fichier de suivi des commandes export ;
 soumettre les commandes acceptées à l’approbation de la Direction
Générale ;
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

IV- RESPONSABLE EXPORT

 informer le client de l’acceptation de sa commande et collecte des


documents nécessaires pour l’ouverture d’un compte client ;
 négocier avec le client le mode de paiement et réclamer les garanties
nécessaires pour la réalisation de l’exécution des commandes
notamment en exigeant le versement d’avances ;
 transmettre les documents reçus du client au responsable suivi client
pour établir les formalités administratives d’ouverture de compte
client.

 Contacter les clients pour le paiement des avances

 consulter le programme de production des commandes export établi


par le gestionnaire de production et émettre les factures proforma pour
le besoin de transfert de devise par les clients étrangers ;
 relancer les intermédiaires locaux pour le paiement des avances ;
 mettre à jour le programme de production en indiquant l’arrivée des
transferts d’argents par les clients et accorder l’autorisation de
lancement des ordres de fabrication.

 Assurer l’exécution des formalités administratives

 informer l'office de commerce par écrit de la date d'export pour la prise


d'échantillon des produits finis à exporter afin d'obtenir le certificat
d'analyse;
 rédiger le document de contrôle qualité (formulaire Request For
Information) qui sera transmis au bureau d'inspection désigné par le
client;
 réserver les conteneurs auprès de la compagnie maritime;
 informer par écrit la société de transport de la date de chargement.
Chapitre : 10-2
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
COMMERCIALE

IV- RESPONSABLE EXPORT

 Préparer les déclarations de douane

 éditer sur la base du bon de commande du client, la facture et les fiches


de consommation de semoule et d'emballage ;
 transmettre la facture et les fiches de consommation au transitaire pour
préparer la déclaration en douane ;
 relancer le transitaire avant la date de chargement pour obtenir la
déclaration en douane visée par les services de la douane.

 Assurer le déroulement de l’opération d’export

 consulter l'état des stocks des articles à l'export et s'assurer que la


commande peut être exportée dans les délais convenus ;
 veiller à ce que le chargement se fasse en présence de l'agent de l'Office
du Commerce, l'inspecteur du bureau de contrôle désigné par le client
et l’agent de la douane ;
 rapprocher le "bon de sortie magasin produits finis pâtes" avec le bon
de pesage et la facture et établir une liste de colisage qu'il transmet au
client;
 envoyer une copie de la facture ainsi que le certificat d'origine à la
banque.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

I- DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

I- FONCTION

Directeur Administratif et Financier

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le Directeur Administratif et financier est placé en line sous le contrôle du Gérant

III- MISSION :

 Elaborer le pré-budget de la direction administrative et financière ;


 Coordonner et contrôler toutes les activités des unités sous son autorité à
savoir le service personnel, financier et comptable ;
 Elaborer la politique financière de la société;
 Assurer la liaison avec la Direction Générale;
 Arrêter et contrôler les situations comptables notamment les états financiers à
la clôture des exercices.

IV- TACHES :

 Elaboration et suivi du pré-budgets

 collecter les informations budgétaires auprès des différents services ;


 élaborer les pré-budgets ;
 discussion avec le responsable audit et contrôle de gestion pour l’arrêté
des budgets définitifs.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

I- DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

 Coordination et contrôle des activités de la direction

 coordination des travaux du service comptabilité et du service


financier et contrôle de toutes les opérations de recettes et de dépenses ;
 contrôler en permanence les ressources financières disponibles en vue
d'assurer une gestion adéquate et rigoureuse de la trésorerie ;
 contrôler et viser les rapprochements bancaires et suivre l'apurement
de tout montant en suspens ;
 contrôler et viser toutes les écritures d'opérations diverses et
d'ajustement de fin d'exercice ;
 vérifier la régularité et la validité des dépenses reportées sur les
brouillards de caisse et s'assurer que des contrôles inopinés des fonds
disponibles sont effectués périodiquement ;
 préparer, discuter et faire approuver par la direction générale toutes les
correspondances avec les banques ;
 gestion des congés de ses subordonnés de façon à ne pas compromettre
la continuité de l'activité du service ;
 contrôler la bonne application des procédures et veiller à l'amélioration
de ces derniers après consultation de la direction générale et du
conseiller externe ;
 essayer de résoudre les problèmes rencontrés par ses subordonnés
avant de faire appel à la direction générale ;
 établissement des tableaux de bord de gestion et des indicateurs clés de
performances conformément aux consignes de la direction générale ;
 contrôler le reporting mensuel et le soumettre sous sa responsabilité à
la direction Générale ;
 veiller à la régularité, la sincérité et l'authenticité de tous les documents
comptables.

 Elaborer la politique financière de la société

 étudier et proposer à la direction générale les schémas de financement


appropriés pour la réalisation des investissements prévisionnels ;
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

I- DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

 négocier avec les établissements financiers les contrats de financement ;


 établir les contrats de financement et veiller au respect de l’application
des clauses contractuelles ;
 résoudre les problèmes qui pourront surgir entre la société et les
établissements financiers.

 Assurer la liaison avec la Direction Générale

 exécuter toute tâche demandée par la direction générale et faisant


partie de sa mission ;
 infliger les sanctions qui s'avèrent nécessaires à ses subordonnées en
cas de fautes professionnelles et en respectant une certaine limite. Les
grandes sanctions doivent être prises en concertation avec la direction
générale.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

II- RESPONSABLE PERSONNEL

I- FONCTION

Responsable personnel

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le responsable personnel est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


administratif et financier.

III- MISSION :

 Gestion administrative du personnel.

IV TACHES

 Gestion administrative du personnel

 constitution et tenue à jour des dossiers du personnel : Dossier


permanent, dossier annuel et dossier disciplinaire ;
 tenue à jour du fichier du personnel : nouveaux recrutements,
avancements et promotions, licenciements, départs à la retraite…
 centralisation des feuilles de pointage du personnel du siège, des
représentants commerciaux et des chauffeurs ;
 Collecte des justifications des absences du personnel ;
 suivi et contrôle des congés ;
 planification et contrôle des planning de départs en congé;
 centralisation des fiches annuelles d’évaluation du personnel ;
 suivi et contrôle de l’exécution du plan de formation ;
 centralisation et traitement des demandes de prêt du personnel ;
 centralisation et traitement des avances au personnel ;
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

II- RESPONSABLE PERSONNEL

 traitement des feuilles de présence : saisie des éléments variables de la


paie, ventilation des heures de travail …
 ordonnancement et établissement de la paie ;
 établissement une fois par mois du bilan social de la société.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

III- RESPONSABLE FORMATION

I- FONCTION

Responsable formation

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le responsable formation est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


administratif et financier.

III- MISSION :

 Etablir les plans annuels de formation ;


 Sélectionner les organismes formateurs ;
 Gérer le déroulement des actions de formation et assurer le ;suivi des
formalités administratives ;
 Evaluer les actions de formation ;
 Contrôler les factures reçues des organismes de formation ;
 Gérer les stages de formation réalisés au sein de la société.

IV TACHES

 Etablir les plans annuels de formation ;

 déterminer les actions de formation projetées ainsi que les personnes


bénéficiaires ;
 arrêter les objectifs des actions de formation à réaliser et les délais de
réalisation de ces actions;
 déterminer les coûts de ces actions et la quote-part à supporter par la
société compte tenue des prévisions de la contribution de l’état.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

III- RESPONSABLE FORMATION

 Sélectionner les organismes formateurs ;

 établir les devis et les cahiers de charge pour les appels d’offre ;
 attribuer un numéro d’ordre à chaque offre reçue ;
 enregistrer les offres reçues sur un fichier de suivi des appels d’offre
des actions de formation ;
 écarter les offres ayant dépassé les dates limites de dépôt fixées dans
les cahiers de charge ;
 procéder à l’ouverture des plis des offres en présence d’une tierce
personne dûment désignée par la direction générale ;
 classer les offres dans un tableau comparatif ;
 sélectionner la meilleure offre en concertation avec les responsables
hiérarchiques concernés par l’action de formation ;
 soumettre l’offre sélectionnée à la direction générale pour approbation.
 notifier par écrit à l’organisme de formation retenu l’acceptation de son
offre ;
 informer les directions et les personnes concernées de la date et du
thème de l’action de formation à réaliser.

 Gérer le déroulement des actions de formation et assurer le suivi des formalités


administratives

 déterminer, en concertation avec les responsables hiérarchiques


concernés par les actions de formation, la liste des personnes
bénéficiaires de ces actions ;
 établir un dossier pour chaque action et collecte des documents
nécessaires pour la demande de remboursement de la prise en charge
de l’état aux actions de formation.

 Evaluer les actions de formation

 évaluer les formateurs ;


 évaluer les personnes bénéficiaires des actions de formation.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

III- RESPONSABLE FORMATION

 Contrôler les factures reçues des organismes de formation

 s’assurer que les factures sont conformes aux actions de formation


réalisées ;
 affecter les factures entre les différents centres de coûts pour les
besoins de la comptabilité analytique ;
 transmettre les factures au service comptable.

 Gérer les stages de formation réalisés au sein de la société.

 enregistrer les demandes reçues sur un fichier de suivi des stages de


formation ;
 établir une sélection de ces demandes de stage ;
 soumettre les demandes acceptées aux différents responsables
concernés pour approbation ;
 mettre à jour le fichier de suivi des stages après réception des réponses
des différents responsables;
 transmettre la liste définitive des demandes de stage à la direction
générale pour approbation ;
 communiquer la réponse d’acceptation ou de refus des demandes aux
différents bénéficiaires ;
 établir un dossier administratif pour chaque stagiaire ;
 contrôler la présence et l’assiduité des stagiaires ;
 délivrer l’attestation de stage après dépôt du rapport de stage
approuvé et visé par son responsable d’encadrement.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/4

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

IV- RESPONSABLE FINANCIER

I- FONCTION

Responsable financier

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le responsable financier est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


administratif et financier.

III- MISSION :

 Constitution et gestion des dossiers de financement ;


 Gestion de la trésorerie;
 Gestion et suivi des comptes et des opérations bancaires ;
 Suivi des règlements fournisseurs et des encaissements clients ;

IV- TACHES

 Constitution et Gestion des dossiers de financement

 consulter les établissements financiers et étudier leurs offres ;


 établir un tableau comparatif des offres ;
 ouvrir des dossiers de financement pour les offres acceptées par la
direction générale ;
 collecter les documents nécessaires pour la constitution des dossiers
administratifs ;
 effectuer les formalités de constitution des garanties nécessaires ;
 vérifier les contrats de crédit et les échéanciers de remboursement
remis par les établissements financiers avant de les présenter au
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/4

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

IV- RESPONSABLE FINANCIER

directeur administratif pour contrôle et la direction générale pour


approbation ;
 suivre le déblocage des crédits et contrôle de l’application des clauses
contractuelles ;
 effectuer les réclamations éventuelles en cas d’erreur.

 Gestion de la trésorerie générale de la société

 tenue et suivi des échéanciers de paiement ;


 centralisation des encaissements clients et des règlements
fournisseurs ;
 règlement des salaires et autres paiements aux salariés : prêts, avances
 établissement des états mensuels de trésorerie prévisionnelle ;
 mise à jour de l’état de trésorerie prévisionnelle mensuellement;
 soumettre l’état à la direction générale pour prise de décision quant au
placement des excédents de trésorerie ou le financement des besoins de
trésorerie ;
 établir le reporting mensuel transmis au directeur administratif et
financier pour contrôle.

 Gestion et suivi des opérations bancaires

 suivi hebdomadaire des extraits de compte bancaire ;


 rapprochement des soldes bancaires en liaison avec le responsable
comptable ;
 analyse et suivi des suspens ;
 suivi des échéanciers de crédit de la société ;
 contrôle de l’application des conditions bancaires concernant
notamment :
 Les taux ;
 Les commissions prélevées ;
 Les jours valeur par nature d’opération.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/4

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

IV- RESPONSABLE FINANCIER

 procéder aux réclamations qui s’imposent en cas d’écarts


défavorables ;
 accomplissement et suivi des formalités administratives bancaires.

 Suivi des règlements fournisseurs et des encaissements clients

 éditer périodiquement la liste des factures à payer venant à échéance;


 déclasser les factures ;
 vérifier la prise en charge de ces factures et leur calcul arithmétique ;
 calculer les retenues fiscales et établir les certificats de retenues à la
source qui s’imposent ;
 établir les titres de paiement et les faire signer par la direction
générale ;
 transmettre les factures payées avec les pièces justificatives à la
comptabilité pour comptabilisation des règlements
 traitement des titres de paiement reçus des clients et transmis par le
caissier en vérifiant la conformité des valeurs avec les états journaliers
de recettes;
 saisir au niveau du logiciel commercial des titres de paiement reçus sur
la base des états journaliers de recettes ;
 transmettre une copie de l’état journalier de recettes après saisie des
titre de paiement au chargé comptabilité client ;
 versement des espèces et chèques en banque et mise à jour de
l’échéancier client ;
 classer les traites reçues par date d’échéance et les remettre
immédiatement en coffre ;
 remise en fin de journée de la journée comptable au service
comptabilité.

 Tenue de la caisse dépenses

 centralisation et gestion des dépenses par caisse;


Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 4/4

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

IV- RESPONSABLE FINANCIER

 vérification des pièces justificatives notamment la prise en charge par


les responsables hiérarchiques concernés.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

V- CAISSIER

I- FONCTION

Caissier

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le caissier est placé sous le contrôle hiérarchique du responsable financier.

III- MISSION :

III-1 Caisse recettes

 Recouvrement des factures de vente au comptant;


 Etablir un état journalier des recettes ;
 Transmettre les titres de paiement reçus appuyés par l’état journalier des
recettes au service financier.

III-2 Caisse dépenses

 Respecter le plafond des dépenses par caisse ;


 Contrôler les dépenses et vérifier qu’elles sont autorisées ;
 Gérer la caisse selon le système de fond fixe ;
 Régulariser les prélèvements provisoires de la caisse.

IV- TACHES

IV-1 Caisse recettes

 Faire le recouvrement des factures de vente au comptant

 vérifier la conformité des espèces versées ou du titre de paiement remis


par le client avec le montant facturé;
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

V- CAISSIER

 apposer le cachet payée sur la facture;


 exiger la signature du client et l'apposition de son cachet sur les deux
copies de la facture avant de lui remettre la copie originale ;
 enregistrer l'encaissement sur l'état journalier des recettes ;

 Etablir un état journalier des recettes

 enregistrer l'encaissement reçu des clients ;


 enregistrer l’encaissement reçu du responsable suivi clients et transmis
avec l’état journalier des règlements clients.

 Transmettre les titres de paiement reçus appuyés par l’état journalier des recettes au
service financier

 rapprocher la recette physique avec celle enregistrée sur l'état


journalier des recettes ;
 transmettre les espèces, les chèques et les titres de paiements contre
décharge au responsable financier.

IV-2 Caisse dépenses

 Respecter le plafond des dépenses par caisse

 se conformer aux instructions de la direction pour les dépenses par


caisse et se limiter à celles ne dépassant pas le plafond fixé.

 Contrôler les dépenses et vérifier qu’elles sont autorisées

 Vérifier que les pièces justificatives sont dûment approuvées par les
responsables hiérarchiques concernés;
 S’assurer que remboursement se fait sur la base de factures originales ;
 les factures réglées doivent être annulées par la mention "payé par
caisse" ;
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

V- CAISSIER

 justifier les dépenses réglées par des reçus de caisse prénumérotés,


signés par le bénéficiaire, et inscrites sur l'état de suivi de la caisse.

 Gérer la caisse selon le système de fond fixe ;

 définir un niveau de fond fixe en fonction des mouvements de la


caisse ;
 présenter l’état de suivi de la caisse au responsable financier appuyé
par les pièces justificatives lorsque le montant des dépenses atteint le
fond disponible pour le renouveler.

 Régulariser les prélèvements provisoires de la caisse.

 allouer des sommes fixes pour répondre à des besoins de dépenses


urgentes dont le montant n’est pas préalablement déterminé contre
remise de bon de prélèvement provisoire dûment signé par le
bénéficiaire ;
 régulariser les prélèvements provisoires par les factures justificatives
correpondantes.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

VI- RESPONSABLE COMPTABLÉ

I- FONCTION

Responsable comptable

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le responsable comptable est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


administratif et financier.

III- MISSION :

 Saisie des opérations comptables;


 Conservation et classement des documents comptables officiels de la société
 Elaboration du reporting comptable ;
 Gestion et suivi du dossier fiscal de la société;

IV- TACHES

 Saisie des opérations comptables

 assurer un tri et un classement des documents comptables par journal ;


 contrôler et valider les écritures comptables ;
 constater les opérations diverses et les opérations d’inventaire ;
 gérer et suivre la comptabilité analytique.

 Etablissement des rapprochements bancaires

 préparer et effectuer les états de rapprochements bancaires et les


transmettre au directeur administratif et financier pour contrôle et
visa ;
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

VI- RESPONSABLE COMPTABLÉ

 effectuer un état récapitulant les montants en suspens et aviser le chef


hiérarchique de tout écart ou solde non justifié.

 Suivi des comptes

 s'assurer de la justification périodique des comptes ;


 passer les écritures d'ajustement des comptes de l'actif et de passif et
des comptes de résultat nécessaires à l'arrêté des états financiers de
clôture sur autorisation du directeur administratif et financier ;
 centraliser et élaborer le reporting comptable mensuel de la société ;
 établissement des états financiers de fin d’exercice.

 Gestion et suivi du dossier fiscal et social

 établir les déclarations fiscales obligatoires;


 suivre le dossier fiscal de la société ;
 établir les déclarations sociales.
Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

VII- CHARGÉ COMPTABILITÉ CLIENT

I- FONCTION

Chargé comptabilité client

II- POSITION DANS LA STRUCTURE :

Le Chargé comptabilité client est placé sous le contrôle hiérarchique du directeur


administratif et financier.

III- MISSION :

 Contrôler et valider les écritures de comptabilisation du chiffre d’affaires;


 Contrôler et valider les écritures d’encaissement des règlement clients ;
 Justifier les comptes clients.

IV- TACHES

 Contrôler et valider les écritures de comptabilisation du chiffre d’affaires

 rapprocher les factures émises et acceptées par les clients aux factures
comptabilisées au niveau du logiciel commercial ;
 dégager les cas d’erreur et réclamer les corrections au service
commercial ;
 valider les factures et constater l’écriture comptable de constatation du
chiffre d’affaires ;
 classer les factures par ordre chronologique de comptabilisation.

 Contrôler et valider les écritures d’encaissement des règlement clients


Chapitre : 10-3
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

VII- CHARGÉ COMPTABILITÉ CLIENT

 rapprocher l’état journalier des recettes aux règlements saisis sur le


logiciel commercial ;
 dégager les cas d’erreur et réclamer les corrections au service
financier ;
 constater l’écriture comptable de la constatation des encaissements des
règlements clients ;
 classer les états journaliers de recettes par ordre chronologique de
comptabilisation.

 Justifier les comptes clients

 Justifier les soldes des comptes clients et dégager les factures non
réglées.
 Rapprocher les soldes comptables aux soldes extra comptable arrêtés
par le responsable suivi clients ;
 Justifier les écarts dégagés.
Chapitre : 10-4
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE AUDIT ET
à jour : 31/07/03
CONTRÔLE DE GESTION

RESPONSABLE AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION

I- FONCTION

Responsable audit interne et contrôle de gestion

II- POSITION DANS LA STRUCTURE

Le responsable audit interne et contrôle de gestion est rattaché en staff à la direction


générale.

III- MISSION

III-1 Audit interne

 Etablissement et actualisation des procédures de contrôle interne ;


 Exécution du planning annuel d’audit interne ;
 Centralisation et audit du reporting comptable ;
 Assurer la liaison directe avec l’audit externe

III-2 Contrôle de gestion

 Centralisation des budgets annuels;


 Centralisation du reporting budgétaire périodique et des rapports d’activité;
 Coordination des travaux de comptabilité analytique ;
 Mise en œuvre des travaux d’inventaire analytiques ;
 Etablissement du reporting analytique et des tableaux de bord et analyse des
écarts.

IV- TACHES

IV-1 Audit interne

 Etablissement et mise à jour des procédures de travail


Chapitre : 10-4
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE AUDIT ET
à jour : 31/07/03
CONTRÔLE DE GESTION

RESPONSABLE AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION

 mise à jour des procédures de travail conformément aux instructions


de sa hiérarchie ;
 établissement des notes de services et des notes de procédures et
dispatching sur les différents services de la société ;
 contrôle de l’application des procédures ;
 rendre compte à sa hiérarchie.

 Exécution du planning annuel d’audit interne

 établissement des plannings d’audit annuels ;


 ouverture et documentation des dossiers d’audit pour les différentes
missions effectuées ;
 rédaction des rapports d’audit et des comptes rendus de missions et
proposition des recommandations qui s’avèrent nécessaires;
 présentation des rapports d’audit à la hiérarchie pour discussion et
validation ;
 assistance et supervision de la mise en œuvre des ajustements et
actions correctives décidées ;
 exécution des missions ponctuelles de contrôles financiers et
comptables commanditées par la hiérarchie au cours de l’année : audit
des caisses, inventaire physique inopinés, etc..;
 vérification de l’application des procédures d’inventaire physiques
périodiques et annuels;
 contrôle et supervision du déroulement des inventaires physiques des
stocks et immobilisations;
 audit des rapports d’inventaire et vérification de la justification des
écarts dégagés;
 mise en œuvre des actions correctives après discussion et décision de la
hiérarchie ;
 centralisation du reporting comptable ;
 vérification et audit des comptes d’exploitation mensuels et des états
financiers annuels ;
 Compte rendu à sa hiérarchie
Chapitre : 10-4
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE AUDIT ET
à jour : 31/07/03
CONTRÔLE DE GESTION

RESPONSABLE AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION

 Assurer la liaison directe avec l’audit externe

 assurer la liaison entre les équipes d’audit externe et les différents


responsables de la société;
 suivi et coordination des travaux d’audit externe ;
 centralisation et traitement des rapports d’audit externe ;
 mise en œuvre des actions correctives décidées par la hiérarchie.

IV-2 Contrôle de gestion

 Centralisation des budgets annuels

 élaboration des plans de développement stratégiques ;


 conception des liasses budgétaires;
 conception, mise en place et contrôle des procédures budgétaires
conformément aux choix et priorités définis par la direction générale ;
 validation des budgets annuels conformément aux directives de la
direction générale ;
 synthèse et élaboration du budget général de la société ;
 suivi des réalisations et analyse des écarts.

 Coordination des travaux de comptabilité analytique et reporting de gestion

 coordination et supervision des travaux de comptabilité analytique ;


 élaboration des travaux analytiques de fin d’inventaire ;
 établissement du reporting analytique et des tableaux de bord de
gestion ;
 établissement des rapports d’analyse et de gestion ;
 discussion et argumentation des résultats avec la direction générale ;
 proposition des mesures correctives et choix avec la direction
générale ;
 mise en œuvre des actions correctives décidées par la direction
générale.
Chapitre : 10-4
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE AUDIT ET
à jour : 31/07/03
CONTRÔLE DE GESTION

I- RESPONSABLE APPROVISIONNEMENTS

I- FONCTION

Responsable approvisionnement

II- POSITION DANS LA STRUCTURE

Le responsable approvisionnement est placé en line sous le contrôle du Gérant

III- MISSION

 Gérer les demandes d’approvisionnement et établir les demandes de devis


pour la sélection des fournisseurs ;
 Etablir les bons de commandes et suivi des commandes en cours ;
 Contrôler les pièces justificatives des commandes reçues.

IV- TACHES

 Gérer les demandes d’approvisionnement et établir les demandes de devis pour la sélection
des fournisseurs

 gérer les demandes d’approvisionnement reçues de la part des


différents services ;
 ouvrir un dossier achat et lui attribuer un numéro d’ordre ;
 inscrire la demande d’approvisionnement sur le fichier de suivi des
commandes;
 établir des demandes de devis pour chaque fournisseur ;
 transmettre les demandes par fax et/ou par mail aux fournisseurs
concernés ;
Chapitre : 10-4
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE AUDIT ET
à jour : 31/07/03
CONTRÔLE DE GESTION

I- RESPONSABLE APPROVISIONNEMENTS

 mettre à jour le fichier de suivi des commandes et classer


provisoirement la demande d’approvisionnement et les demandes de
devis dans le dossier achat ;
 relancer régulièrement les fournisseurs ;
 déclasser, après réception des devis des fournisseurs, le dossier achat
et établir un tableau comparatif des offres ;
 transmettre le tableau comparatif des offres à la direction générale
pour choix.

 Etablir les bons de commandes et suivi des commandes en cours ;

 établir les bons de commande ;


 transmettre les bons de commandes à la direction générale pour
approbation et signature ;
 mettre à jour le registre des fournisseurs sur la base des derniers prix et
conditions proposés ;
 mettre à jour le fichier de suivi des commandes ;
 procéder au dispatching du bon de commande ;
 classer provisoirement le dossier achat ;
 faire le suivi des commandes en cours et relancer périodiquement les
fournisseurs.

 Contrôler les pièces justificatives des commandes reçues

 déclasser le dossier approvisionnement correspondants;


 contrôler la conformité entre la commande et les livraisons (quantité,
qualité et prix) ;
 apposer un cachet "conforme" sur les bons de livraisons;
 collecter les pièces justificatives des frais accessoires notamment pour
les achats étrangers (transport, assurance et frais de transit…) ;
 établir une fiche de détermination du coût d'achat et saisir les données
relatives aux frais accessoires à partir des pièces justificatives
collectées ;
Chapitre : 10-4
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE
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FICHES DE FONCTION DU SERVICE AUDIT ET
à jour : 31/07/03
CONTRÔLE DE GESTION

I- RESPONSABLE APPROVISIONNEMENTS

 valider la fiche de détermination du coût d'achat et en éditer deux


copies ;
 faire des photocopies des documents d’entrée et du bon de livraison
fournisseur ;
 transmettre les originaux de la demande d'approvisionnement, du bon
de commande, des documents d’entrée, du bon de livraison
fournisseurs et la fiche de détermination du coût d'achat au service
comptable qui les classe provisoirement en attendant la facture ;
 classer les documents dans le dossier achats ;
 classer le dossier achat par ordre numérique.
Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/6

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Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
APPROVISIONNEMENT

II- RESPONSABLE ACHAT DE BLÉ ET RELATIONS OFFICE

I- FONCTION

Responsable achat de blé et relations Office

II- POSITION DANS LA STRUCTURE

Le responsable achat de blé et relations Office est placé sous le contrôle hiérarchique
du responsable approvisionnement.

III- MISSION

III-1 Approvisionnements locaux en blé

 Mettre en place une veille stratégique ;


 Négocier les autorisations d’achat de blé ;
 Suivi des approvisionnements ;
 Contrôler les factures d’achat de blé et mettre à jour les registres de l’Office ;
 Etablir la relation financière Office ;
 Contrôler la relation financière transmise par l’Office ;

III-2 Importation de blé en admission temporaire

 Sélectionner les fournisseurs pour l’achat du blé en admission temporaire ;


 Conclure et signer les contrats avec les fournisseurs ;
 Faire le suivi des commandes et établir les formalités administratives ;
 Préparer la réception des commandes ;
 Contrôler les commandes reçues ;
 Etablir les dossiers d’assurance.
Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/6

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FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
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APPROVISIONNEMENT

II- RESPONSABLE ACHAT DE BLÉ ET RELATIONS OFFICE

IV- TACHES

IV-1 Approvisionnements locaux en blé

 Mettre en place une veille stratégique

 se renseigner en permanence sur les quantités et surtout la qualité du


blé disponibles au niveau des différents centres de l’Office et des
Coceblés ;
 constituer et mettre à jour une base de données pertinente en ce qui
concerne la qualité du blé disponible au niveau des différents centres ;

 Négocier les autorisations d’achat de blé

 contacter l’Office et les Coceblés pour obtenir les autorisations d’achats


en fonction des besoins exprimés au niveau du planning prévisionnel
d’approvisionnement transmis par le directeur technique minoterie ;
 classer une copie de l’autorisation d’achats dans le dossier mensuel
d’approvisionnement tenu par organisme ;
 transmettre les copies originales des autorisations à l’agréeur
réceptionniste pour les délivrer au moment de l’approvisionnement
auprès des centres concernés.

 Suivi des approvisionnements

 saisir sur un fichier de suivi des approvisionnements de blé les


quantités réceptionnées figurant sur les bons de livraison et sur les
tickets de pesage de l'UNPA par centre et par nature du blé. Le total
des quantités par centre doit être rapproché au plafond de prélèvement
autorisé;
 dégager les écarts entre les quantités réellement réceptionnées et celles
livrées par le centre de l'Office et les transmettre au directeur technique
minoterie pour information;
Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/6

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APPROVISIONNEMENT

II- RESPONSABLE ACHAT DE BLÉ ET RELATIONS OFFICE

 classer provisoirement les documents dans les dossiers mensuels


d’achat de blé qui doivent être tenus par centre jusqu’à réception des
factures de l’office et des coopératives.

 Contrôler les factures d’achat de blé et mettre à jour les registres de l’Office

 rapprocher les quantités réceptionnées telles que dégagées des laisser


passer et des bons de livraison avec les quantités déclarées par les
centres de l'Office et des Coceblés;
 effectuer le contrôle de conformité entre les quantités reçues de chaque
centre et les quantités facturées;
 effectuer le contrôle de conformité entre le prix d'achat déterminé par
l’agréeur réceptionniste et le prix d'achat facturé;
 dégager les différences de barème éventuelles à réclamer pour chaque
facture d'achat de blé;
 matérialiser ses contrôles en visant les deux exemplaires de la facture
et en y apposant le cachet "Bon à payer";
 classer le deuxième exemplaire de la facture dans le dossier d'achat du
mois avec une copie des documents justificatifs;
 transmettre l'original de la facture d'achat de blé au service
comptabilité avec les documents justificatifs.
 déterminer, à partir des quantités de blé reçues de chaque centre, le
mémoire de règlement de transport. Ce mémoire doit être signé avec
apposition du cachet de l'UNPA et généré en trois exemplaires :
L’originale est transmise à l'Office, une copie au service comptable et la
troisième est classée par le responsable achats et relations Offices.
 enregistrer les mouvements d'achat de blé sur le registre tenu pour le
contrôle de l'Office .

 Préparer la relation financière Office

 récapituler les quantités de blé, de farine PS-7 et PS et des quantités de


transferts internes de semoule à partir du registre de suivi de l’office ;
Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 4/6

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APPROVISIONNEMENT

II- RESPONSABLE ACHAT DE BLÉ ET RELATIONS OFFICE

 calculer les redevances dues à l’office ;


 déterminer à partir de l’agréage mensuel les différences de barème à
réclamer ;
 déterminer, à partir de l’état mensuel de suivi des achats de blé, les
frais de transport à réclamer à l’office ;
 éditer la relation financière office en deux exemplaires ;
 transmettre la relation financière office au directeur administratif et
financier pour contrôle et visa ;
 transmettre une copie originale à l’office des céréales contre décharge
sur la deuxième copie ;
 transmettre une copie de la décharge au responsable financier ;
 classer la décharge provisoirement.

 Contrôler la relation financière transmise par l’Office

 déclasser la décharge de la relation financière;


 comparer et vérifier la conformité de la relation financière office
transmise par l’office des céréales ;
 effectuer les réclamations nécessaires en cas de discordance ;
 transmettre la relation financière au service comptable pour la
comptabilisation de la dette à payer et de la créance due à l’office.

IV-2 Importation de blé en admission temporaire

 Sélectionner les fournisseurs pour l’achat du blé en admission temporaire

 consulter les fournisseurs sur Internet et sur l'état des fournisseurs


étrangers diffusé par l'Office ;
 ouvrir un dossier achat et lui attribuer un numéro d’ordre ;
 inscrire la demande d’approvisionnement sur le fichier de suivi des
commandes ;
 établir des demandes de devis pour chaque fournisseur ;
Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
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APPROVISIONNEMENT

II- RESPONSABLE ACHAT DE BLÉ ET RELATIONS OFFICE

 transmettre les demandes par fax et/ou par mail aux fournisseurs
concernés ;
 mettre à jour le fichier de suivi des commandes et classer
provisoirement la demande d’approvisionnement et les demandes de
devis dans le dossier achat ;
 transmettre les devis au directeur technique ;
 établir un tableau comparatif des offres. Ce tableau doit mentionner, en
plus des prix offerts, la qualité du blé ainsi que les délais de livraison et
les modalités de paiement proposés par le fournisseur ;
 mettre à jour le fichier de suivi des commandes ;
 transmettre le tableau comparatif des offres et le dossier achat à la
Direction Générale pour le choix définitif.

 Conclure et signer les contrats avec les fournisseurs

 conclure et signer un contrat avec le fournisseur retenu par la Direction


Générale comportant notamment: la quantité, la qualité, le prix, la date
d'embarquement, la capacité de déchargement, l’âge du bateau,
l'assurance, les modalités de paiement et les commissions ;

 Faire le suivi des commandes et établir les formalités administratives

 s’informer sur les dates d’embarquement et de débarquement


 établir les titres d’importation ;
 préparer les titres de paiement ;
 établir l’assurance transport ;
 établir la demande d'admission temporaire;
 organiser le déplacement d’une personne compétente de la société
pour assister à la prise d’échantillon ;
 classer les documents relatifs à toutes ces formalités dans le dossier
achat.

 Préparer la réception des commandes


Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
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APPROVISIONNEMENT

II- RESPONSABLE ACHAT DE BLÉ ET RELATIONS OFFICE

 informer l’agréeur réceptionniste des dates de livraison prévisionnelles


afin de s’organiser pour la réception notamment par la mise en place
d'un planning des véhicules de transport et la préparation des silos de
stockage ;
 transmettre à l’agréeur réceptionniste une copie du bon de commande
et du contrat fournisseur ;
 passer commande auprès de la société de manutention pour les
travaux de déchargement du bateau;
 informer l'expert en affaires maritimes de la date d'arrivée du bateau.

 Contrôler les commandes reçues

 déclasser le dossier approvisionnement ;


 contrôler la conformité entre la commande et les livraisons (quantité,
qualité) ;
 collecter les pièces justificatives des frais accessoires (transport,
assurance et frais de transit…) ;
 saisir les données relatives aux frais accessoires à partir des pièces
justificatives collectées ;
 générer une fiche de détermination du coût d'achat ;
 transmettre le contrat signé avec le fournisseur, la déclaration de
douane, la liste du colisage, les pièces justificatives des frais accessoires
et la fiche de détermination du coût d'achat au service comptable qui
les classe provisoirement en attendant la facture ;
 classer les copies des documents dans le dossier achats ;
 classer le dossier achat par ordre numérique.

 Etablir les dossiers d’assurance

 établir un dossier d'assurance en cas de différence de quantité


supérieure au pourcentage de freinte de route (0,5%) ;
 transmettre le dossier au service juridique.
Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
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à jour : 31/07/03
APPROVISIONNEMENT

III- AGREEUR RECEPTIONNISTE

I- FONCTION

Agréeur réceptionniste

II- POSITION DANS LA STRUCTURE

L’Agréeur réceptionniste est placé sous le contrôle hiérarchique du responsable achat


de blé et relation Office.

III- MISSION

 Mettre à jour le planning prévisionnel d’approvisionnement en blé et établir le


planning hebdomadaire de prélèvement de blé ;
 Organiser le prélèvement du blé auprès des centres ;
 Contrôler la réception des livraisons de blé ;
 Assister à l’opération d’agréage et déterminer le prix d’achat du blé.

IV- TACHES

 Mettre à jour le planning prévisionnel d’approvisionnement en blé et établir le planning


hebdomadaire de prélèvement de blé

 mettre à jour le planning prévisionnel d’approvisionnement en blé en


fonction des autorisations d’achats de blé reçues ;
 établir un planning hebdomadaire de prélèvement de blé en
concertation avec le responsable transport ;
 transmettre une copie du planning hebdomadaire de prélèvement de
blé au directeur technique de la minoterie.

 Organiser le prélèvement du blé auprès des centres


Chapitre : 10-5
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DE LA DIRECTION
à jour : 31/07/03
APPROVISIONNEMENT

III- AGREEUR RECEPTIONNISTE

 remettre les carnets de laisser passer au chauffeur livreur qui le


remettra à son tour au gérant du centre;
 établir un bon d’enlèvement sur ordre de la minoterie et pour son
compte ;
 signer le bon d’enlèvement avec apposition du cachet de l’UNPA ou le
cas échéant faire signer le bon d’enlèvement par le directeur technique
minoterie au cas où l’achat n’est pas prévu dans le planning
hebdomadaire.;
 remettre l’original au chauffeur livreur ;
 classer une copie du bon d’enlèvement en souche.

 Contrôler la réception des livraisons de blé

 effectuer un contrôle visuel du blé pour déceler une éventuelle


anomalie flagrante ;
 émettre et signer une demande d’analyse ;
 informer le responsable achats de blé et relations office pour contacter
l’office ou les coceblés afin de négocier un changement de centre si la
qualité du blé reçue n’est pas acceptée ;
 effectuer le contrôle de conformité entre les différents documents
reçus : bon d’enlèvement en souche, bon de livraison du centre et
laisser passer; ticket de pesage du centre, ticket de pesage de l’UNPA ;
 enregistrer l’entrée en stocks de blé;
 ranger les sacs d’échantillons plombés pour les opérations d’agréage ;
 transmettre la liasse de documents au responsable achat de blé et
relations Office.

 Assister à l’opération d’agréage et déterminer le prix d’achat du blé

 établir un état de suivi de l'opération d'agréage du blé mensuel ;


 déterminer le prix d’achat de blé ;
 transmettre l’état au responsable achat de blé et relation Office.
Chapitre : 10-6
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE GESTION DES
à jour : 31/07/03
STOCKS

I- RESPONSABLE GESTION DES STOCKS

I- FONCTION

Responsable gestion des stocks

II- POSITION DANS LA STRUCTURE

Le responsable gestion des stocks est placé sous le contrôle hiérarchique de la


direction logistique

III- MISSION

 Veiller au respect des procédures de codification et de conservation des


stocks ;
 Assurer le bon déroulement des inventaires physiques ;
 Contrôler les mouvements des stocks ;
 Procéder à la justification des écarts sur quantités de stocks dégagés et
proposer les corrections nécessaires ;
 Assurer la liaison avec la Direction Générale.

IV- TACHES

 Veiller au respect des procédures de codification et de conservation des stocks

 contrôler la codification des articles et s’assurer que les codes attribués


aux nouveaux articles correspondent à la politique de codification
retenue ;
 s’assurer que les conditions de conservation des stocks sont respectées.

 Assurer le bon déroulement des inventaires physiques


Chapitre : 10-6
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/2

ORGANISATION GÉNÉRALE
Date de mise
FICHES DE FONCTION DU SERVICE GESTION DES
à jour : 31/07/03
STOCKS

I- RESPONSABLE GESTION DES STOCKS

 effectuer le rangement des articles au niveau des magasins ;


 procéder à l’étiquetage des articles ;
 identifier et séparer les articles obsolètes.

 Contrôler les mouvements des stocks

 collecter les documents des mouvements des stocks ;


 s’assurer que les documents sont dûment établis et signés par les
personnes concernées ;
 s’assurer que la séquence numérique des différents documents est
respectée ;
 contrôler la saisie des mouvements des stocks sur le logiciel de gestion
des stocks.

 Procéder à la justification des écarts sur quantité de stocks dégagés et proposer les
corrections nécessaires

 rapprocher les stocks théoriques aux résultats des inventaires


physiques ;
 dégager les écarts sur quantités et expliquer les écarts ;
 procéder à la régularisation des quantités en stocks.

 Assurer la liaison avec la Direction Générale

 exécuter toute tâche demandée par la direction générale et faisant


partie de sa mission ;
 infliger les sanctions qui s'avèrent nécessaires à ses subordonnées en
cas de fautes professionnelles et en respectant une certaine limite. Les
grandes sanctions doivent être prises en concertation avec la direction
générale.
Chapitre : 10-7
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 1/3

ORGANISATION GÉNÉRALE Date de mise


FICHES DE FONCTION DU SERVICE TRANSPORT à jour : 31/07/03

RESPONSABLE TRANSPORT

I- FONCTION

Responsable transport

II- POSITION DANS LA STRUCTURE

Le responsable transport est placé sous le contrôle de la direction logistique.

III- MISSION

 Etablir le planning hebdomadaire de prélèvement de blé et de livraison des


produits finis ;
 Gérer les demandes de service ;
 Etablir les ordres de service ;
 Affecter les chauffeurs et assurer le suivi de leur présence ;
 Gérer et contrôler la consommation du carburant ;
 Assurer le suivi de l’entretien du parc matériel de transport.

IV- TACHES

 Etablir le planning hebdomadaire de prélèvement de blé et de livraison des produits finis

 établir en concertation avec le réceptionniste agréeur le planning


hebdomadaire de prélèvement de blé ;
 établir le planning d’affectation du matériel de transport pour les
produits finis ;
 transmettre le planning d’affectation du matériel de transport au
service commercial ;
 mettre à jour les planning d’affectation en fonction des événements
imprévus.

 Gérer les demandes de service


Chapitre : 10-7
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 2/3

ORGANISATION GÉNÉRALE Date de mise


FICHES DE FONCTION DU SERVICE TRANSPORT à jour : 31/07/03

RESPONSABLE TRANSPORT

 contrôler les demandes de service reçues des différents services ;


 planifier l’affectation du matériel de transport en fonction des
demandes de service reçues.

 Etablir les ordres de service

 établir l’ordre de service pour chaque déplacement ;


 faire signer l’ordre de service par les chauffeurs ;
 remettre deux copies au chauffeurs ;
 classer une copie de l’ordre de service ;
 contacter les chauffeurs et donner de nouvelles instructions en cas de
changement des itinéraires sur demande du service commercial.

 Affecter les chauffeurs et assurer le suivi de leur présence

 affecter les chauffeurs ;


 mettre à jour le planning hebdomadaire des chauffeurs ;
 gérer les missions non planifiées ;
 assurer le suivi de présence des chauffeurs ;
 effectuer le recoupement entre l’état de présence des chauffeurs et les
états journaliers des mouvements d’entrée et de sortie.

 Gérer et contrôler les consommations de carburant

 calculer la consommation théorique des camions en fonction des


itinéraires planifiés et attribuer aux chauffeurs des bons de carburant
nécessaires pour accomplir leur mission ;
 contrôler les états journaliers de livraison de carburant et effectuer le
rapprochement avec les planning d’affectation et les carnets de bord ;
 établir un état mensuel des consommations de carburant.

 Assurer le suivi de l’entretien du parc matériel de transport


Chapitre : 10-7
MANUEL DES PROCÉDURES
Page : 3/3

ORGANISATION GÉNÉRALE Date de mise


FICHES DE FONCTION DU SERVICE TRANSPORT à jour : 31/07/03

RESPONSABLE TRANSPORT

 déterminer le kilométrage parcouru pour chaque camion et contrôler la


réalisation de leur entretien périodique ;
 faire le rapprochement entre les réparations et les entretiens inscrits sur
les carnet de bord et ceux réellement effectués.