ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE #26

TRABAJO ASOCIADO AL PROYECTO

HERSON ZAMBRANO CRUZ

PROF. GERMAN CASTRO

TEGNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

SENA

NEIVA-HUILA

2016
 INTRODUCCION

Los objetivos de la evaluación de gestión de una empresa como seguridad privada vip.
Asociada a mi proyecto formativo, es cuantificar los hechos y decisiones, por el
responsable directo de tomar todas las decisiones en la empresa, la eficiencia y eficacia del
empresario.

Para que el sistema de evaluación de gestión empresarial funcione de manera adecuada, y

todo el andamiaje logístico de la empresa, donde se han definido los objetivos en niveles
de prioridad a corto o largo plazo en función de la empresa y su entorno, donde se haya
establecido na estructura sólida, con una clara definición de las funciones y
responsabilidades. Donde exista un sistema de medición, registro y control de todos los
resultantes obtenidos q permitan calcular las operaciones y que sean coherentes para la
interpretación de los resultados.
El método seleccionado para la evaluación será, el sistema de evaluación de 360 grados,
permite al personal ser evaluado por todo su entorno laboral, ya que recopila información
percibida de sus jefes, subalternos, pares y del propio evaluado y en general de cualquier
persona con el que se tenga contacto laboral. La evaluación de 360 grados, también
conocida como evaluación integral, pretende dar a los empleados una perspectiva de su
desempeño lo más adecuada posible para así poder tabular los resultados, al obtener
aportes desde todos los ángulos: supervisores, compañeros, subordinados, usuarios,
clientes internos, etc. Actualmente está utilizándose para medir el desempeño, para medir
competencias, y otras aplicaciones administrativas (forma parte de la compensación
dinámica).

JERARQUÍA DE PERSONAL

PRESIDENTE
GERENTE GENERAL

JEFE NACIONAL
DE OPERACIONES
JEFE DE OPERACIONES

SUPERVISOR
JEFE DE ESCOLTAS JEFE DE GUARDAS
GENERAL
ESCOLTAS SUPERVISORES GUARDAS

PERSONAL ADMINISTRATIVO
 GERENTE
COMERCIAL
SUBGERENTE
ADMINISTRATIVO

COORDINADOR
FINACIERO
ASESORES DE FINANZAS

COORDINADOR COORDINADOR
DE ALMACEN DE SOPORTE NOMINA
GENERAL SISTEMATICO
COMPRAS E INVENTARIO OPERADORES DE CCTV FACTURADORES

JEFE DE
JEFE DE
SEGURIDAD JEFE DE VENTAS
MARKETING
REGIONAL ESPECIALISTAS EN
CUADRO DE TURNOS MERCADEO VENDEDORES

PERFIL REQUERIDO PARA EL CARGO

JEFE DE OPERACIONES

La jefe de Operaciones es un área de primer nivel directivo, reporta directamente a la

Gerencia General, y dadas las características de sus funciones y áreas bajo su órbita
coordina todas las actividades relacionadas con los procesos misionales y de operación de
la Empresa, así como todo lo relacionado con el mantenimiento de la infraestructura
operacional de la empresa de seguridad.

Algunas de las funciones básicas: Planear, supervisar y controlar permanentemente la

implementación de políticas trazadas que garanticen el adecuado funcionamiento de la
Zona Operativa de la empresa y todos sus trabajadores.

El personal del puesto reporta directamente a la Gerencia General. Sus funciones

generales y estratégicas son las siguientes:
Reportar mensualmente el avance de las políticas y actividades implementadas por la
Empresa.

Coordinar y supervisar, en procura de una excelente operación y servicio, las actividades y

proyectos adelantados por los jefes de los departamentos bajo su mando.

Revisar y aprobar, con su visto bueno, antes de remitirse a Gerencia General, toda la
documentación que emita el Departamento de Seguridad, Departamento de Servicio al
Transportador, el Departamento de Servicio al Ciudadano y el Departamento Técnico.

Diseñar e implementar políticas y estrategias encaminadas a mejorar la seguridad y los

aspectos técnicos.

Diseñar y proponer estrategias conducentes a la permanente actualización y

modernización de la empresa y los recursos tecnológicos del personal.

Disponibilidad de horario: 8 horas al día, dependiendo la necesidad de jornada y 24

horas al día vía telefónica, en caso de emergencias.

Formación académica:

Poseer título en Ingeniería en ciencias militares, especialista en logística, Administración.

Conocimientos y estudios relacionados con la operación de seguridad y operación de
logística.

La Gerencia de Operaciones responde por la efectiva y eficiente prestación de los servicios

y operación de la Terminal de Transporte, así como por el mantenimiento de la
infraestructura operacional de la Empresa.

Habilidades de liderazgo, de control y manejo de personal, planeación, relaciones

interpersonales y comunicación. Buena capacidad de organización, control de actividades y
solución de problemas.

En lo posible experiencia en alguna entidad como la policía o ejército.

Altos niveles de iniciativa y autonomía. Debe diseñar planes y programas orientados a la

eficiencia y experiencia de 5 años en el cargo.

COMPETENCIAS IDONEAS PARA EL CARGO:

Las siguientes competencias son las principales para un jefe de operaciones:

Liderazgo

Trabajo en equipo

Resolución de problemas y habilidades analíticas

Iniciativa

Adaptación a los cambios

Habilidades interpersonales, de comunicación y servicio al cliente

Pensamiento estratégico y habilidad de planificación

Orientación global

Capacidad para aprovechar la tecnología

Gestión del tiempo y administración de proyectos

INDICADORES DE GESTION

 Comunicar la estrategia.

 Comunicar las metas.

  Identificar problemas y oportunidades.

 Diagnosticar problemas.

 Entender procesos.

 Definir responsabilidades.

 Mejorar el control de la empresa.

 Identificar iniciativas y acciones necesarias.

 Medir comportamientos.

 Facilitar la delegación en las personas.

 Integrar la compensación con la actuación.

Nombre del evaluado Puesto del evaluado

CARLOS RAMIREZ JEFE DE OPERACIONES

Nombre de quien evalua Puesto de quien evalua

JORGE SEPULVEDA GERENTE GENERAL

Fecha Sup. X Igual

07/11/2016 Indicar con una "X" el nivel organizacion

* De acuerdo la escala de calificación, por favor asigne en el cuadro a la derecha de c

la calificación que considere más adecuada..

Firma del Evaluador: Jorge Sepúlveda

 RESUMEN DE RESULTADOS DE LA EVALUACION DE GESTION

Resultados hipotéticos de la empresa seguridad vip, donde se evalúa al señor Carlos

Ramírez.

CARLOS
Nombre Cargo JEFE DE OPERACIONE
RAMIREZ
GERENCIA
Oficina /Gerencia Ubic. Física NEIVA-HUILA
GENERAL

INDICADORES DE GESTION PUNTAJE

PROMEDIO

CALIDAD SISTEMATICA O PROGRAMATICA 5.0

TABAJO GRUPAL 5.0
ECONOMIA SOLIDARIA 4.5
CONTROL INTERNO 4.5

Los resultados de la evaluación al señor Carlos Ramírez, son muy exitosos, a media que
cumple a cabalidad con todas las funciones del cargo y su perfil es intachable.

Las mejoras que debe aplicar el personaje evaluado son en beneficio de la empresa y a
futuro tal como, Los jefe de operaciones deben mejorar los costes, pero además aportar
mayor valor a la propuesta de negocio de la empresa, a través del servicio, la flexibilidad
o la innovación, que son las tres herramientas esenciales para ello. Una visión más global
y una mente más abierta para entender a los clientes y servirlos mejor. Hoy en día los
clientes ya no están al lado de casa, están por todo el mundo. Ya no piden siempre lo
mismo, sino que son más exigentes y van variando sus gustos y preferencias. Son clientes
globales, multiculturales.
 CONCLUSIONES

En la evaluación del desempeño de una organización intervienen numerosos criterios que

de no ser tenidos en cuenta, conducen a conclusiones parcializadas que limitan la iniciativa
y las acciones encaminadas al desarrollo integral de la empresa y la colocan en una
posición desventajosa ante un entorno que evoluciona más rápido que ella.

Se considera que la evaluación del desempeño de la organización debe hacerse con un

enfoque multidimensional y medirse a través de los criterios siguientes: Estabilidad,
Eficiencia, Eficacia y Mejora del valor , para los cuales si se toma como referencia a
estándares normados o planificados, expresarán el nivel de Efectividad de la organización;
y si se toma como punto de referencia a la competencia, entonces expresarán el nivel de
Competitividad de la organización.

No basta con determinar los criterios, para hacer una correcta evaluación del desempeño
de una empresa, se requiere también de una interacción armónica con otros elementos
entre los cuales se encuentran:

Las estrategias, los objetivos de la organización y sus elementos críticos o

restricciones

Los indicadores que forman parte del Sistema Informativo del Sistema de Control de
Gestión

Los patrones que se toman como referencia

La aplicación de los criterios de evaluación del desempeño tanto a nivel global como en los
procesos locales para hacer posible el análisis de las causas raíces del nivel de
desempeño alcanzado por la organización en general.
PLAN DE MEJORAMIENTO Y REENTRENAMIENTO

OBJETIVO GENERAL

Efectuar el diagnóstico y diseño de soluciones de control y mejora de la cadena de

suministro de la Compañía SEGURIDAD PRIVADA VIP.

- Definir herramientas de información que faciliten el monitoreo y control de las

operaciones del área, a través de indicadores de gestión y definición de
procedimientos.

- Efectuar el análisis de la situación actual del área (costos, manejo de producto,

almacenamiento, despachos) que permita establecer si se mantiene la operación
o si se opta por asumir el control directo de la misma.

- Diseñar el Lay- out de la Bodega óptimo para la operación.

- Proponer alternativas y recomendaciones para el mejoramiento de la operación.

- Concientizar a las directivas de la compañía acerca de la importancia de la

logística como un pilar estratégico para el cumplimiento de los objetivos.

Con esta investigación se pretende diseñar un plan de mejoramiento en el Área

Logística que agregue valor, aumente la eficiencia y mejore los procesos de
almacenamiento y distribución, gestión de inventarios y control de los productos,
realizó una revisión amplia de la situación y las dificultades que tiene actualmente
la empresa. Todo esto con el fin de presentar una alternativa y opción de
optimización del proceso local en la cadena de suministro que sea un recurso en
función de disminuir costos y ofrecer al Área comercial las garantías de contar con
el producto disponible.

Se formulan algunas recomendaciones que permitirán minimizar los

inconvenientes, mejorando los procesos en las Áreas de almacenamiento,
inventarios y seguridad industrial. Las visitas a las áreas físicas de las bodegas,
facilitaron reconocer las falencias de manera directa y allí se determina la
viabilidad de las recomendaciones analizando espacios, tiempos y costos.
Finalmente, se diseña la mejor opción la cual, se ajusta a los requerimientos de la
Compañía mejorando la cadena de suministro considerando oportunamente las
nuevas directrices de la Organización enfocadas en la ampliación de la cobertura
de comercialización DE LOS SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA, a nivel local
y regional mediante el manejo de las operaciones de manera directa y propia.

PROBLEMA

Teniendo en cuenta que VIP, es una compañía netamente comercial enfocada en

el sector de la seguridad privada, cuyo capital de trabajo está representado en sus
clientes, se hace indispensable tener un control riguroso del mismo, garantizando
así la optimización de sus procesos a lo largo de la cadena de distribución.

FACTORES CRITICOS:

- Deficiencias en la Información

- Manipulación inadecuada de Producto

- Altos costos de transporte

- Insatisfacción del cliente interno y externo

- Ausencia de Control, indicadores de Gestión Y Procedimiento.

Utilizaremos dos cuestionarios como base para la identificación del estado actual
del área, nos concentraremos en INVENTARIOS – ESTRUCTURA Y CADENA
LOGISTICA:

Consultaría Cuestionario en Inventarios

El propósito del presente cuestionario, no es más que el de ampliar la percepción
sobre el reto de evaluar la gestión de inventarios, es importante resaltar que es
totalmente confidencial, la información que Ustedes suministren.

A. Marque con una X ó coloque el dato especificado en la sección de línea

correspondiente a la respuesta.

1. ¿Cuál es la frecuencia más común con la que su empresa realiza el conteo

cíclico del inventario físico?

- Trimestralmente y anualmente.

2. ¿Maneja su empresa un sistema de priorización del inventario (ABC)?

Si No X

Cuál
3. ¿Indique la cantidad del inventario de producto terminado como un porcentaje
de las ventas brutas?

47,5%

4. ¿Cuántos años ha estado la Empresa involucrada activamente en un programa

de Inventario Justo a Tiempo como parte de una estrategia de reposición de
entrada de Stock?

Menos de 1 Año: ____

1-3 Años:

Más de 3 Años: ____

No se aplica JIT: _X___

5. ¿Cuántos años ha estado activamente utilizando la Empresa un programa de

inventario manejado por el proveedor como estrategia de reposición de inventario?

Menos de 1 Año: ____

1-3 Años:

Más de 3 Años: ____

No se aplica: X____

6. Indique el porcentaje de órdenes completadas, a tiempo y sin daños

85%

7. ¿Cuántas referencias se manejan actualmente en los servicios de seguridad?

6 Referencias

8. ¿Cuántas referencias se manejan actualmente en la bodega de materia prima?

8 referencias

9. ¿Cuál es el valor promedio mensual de los inventarios de servicios prestados?

$1.800 Millones de Pesos

10. ¿Posee la Empresa un sistema avanzado de planificación y programación?

Si: No: _ X _
Si es afirmativa por favor indique cuál:

11.¿Cuáles reglas se siguen para la planificación de reposición de inventario?

- El forecast

-El acumulado de venta

-Los negocios de oportunidad (licitaciones)

-los días de rotación en el inventario

12.¿Qué método se está utilizando actualmente para el cálculo estadístico de

pronósticos?

Es manejado directamente por el la gerencia, el Área comercial mercadeo y casa

matriz.

13.¿Se han observado mejoras en la rotación de inventarios de su Empresa

comparado a 18 meses atrás?

Si: X No: ___

Si es Negativa, por favor indique los Factores:

14. ¿Cuál es la rotación y duración (días) en promedio de cada referencia de

servicio terminado?

Promedio 90 días

15. ¿Cuál es la rotación y duración (días) en promedio de cada referencia de

materia prima?

Promedio 130 días

16. ¿Cuál es el nivel de confiabilidad de la bodega de producto terminado y

materias primas en términos de unidades, costos y referencias?

Tienen un alto nivel de confiabilidad

17. ¿Cuál es el costo mensual de mantenimiento de los inventarios de producto

terminado y materias primas?

2,8%

18. ¿Existen picos, temporadas especiales (cuáles) y otras actividades que

incrementan el nivel de los despachos en la bodega?
Los picos son los cierres de mes, de año, las temporadas de aplicación dos veces
durante el año en

Mayo-Junio y Septiembre –Octubre; estacionalidad y cambios de clima

CUESTIONARIO LOGISTICO

ESTRUCTURA Y CADENA LOGISTICA

El propósito del presente cuestionario, es ampliar la percepción sobre el reto de

evaluar la cadena de abastecimientos de sus productos. Dentro de nuestras
políticas y valores corporativos, es importante resaltar que es totalmente
confidencial, la información que Ustedes suministren.

A. Marque con una X se según sea afirmativa o negativa la respuesta.

1. Contempla la Gerencia el

“outsourcing” de las actividades de

Logística a corto, mediano y/o largo plazo

Si: X No:

Durante el tiempo de comercialización de producto el proceso logístico de

distribución es manejado en outsourcing.

2. Existe planeación estratégica en la parte logística de su empresa

Si: ___ No: __X__

La logística no es vista como un área de alto impacto, está muy relacionado es

con el área comercial.

3. ¿Su Empresa opera sus propias instalaciones de una manera distribuida o

centralizada en su red logística?

Si: ___ No: X

La compañía no cuenta con instalaciones propias; la centralización de redes se

ajusta es a los requerimientos del área comercial.

4. ¿Monitorea el costo de colocación del producto a través de la Cadena de

Suministros?

Si: X No: ___

Realiza breves monitoreos del costo, en virtud de la revisión financiera y de los
impactos de algunos montos en periodos determinados.

5. ¿Posee su Empresa la voluntad de invertir en infraestructura instalaciones/

activos) para la logística?

Si: ___ No: X

La tendencia es que para Casa matriz la prioridad estáorientada hacia otro nivel
de inversión. En Colombia la operación se maneja de manera tercer izada, con
inventarios en consignación, largos plazos, ventas minoristas.

6. ¿Actualmente, los terceros de Logística trabajan proactivamente con UD. en

conseguir vías para mejorar su desempeño (costos, servicio)?.

ThirdParty en logística se refiere al que presta el servicio de outsourcing

Si: No: _X__

Este desempeño se ve muy limitado ya que el manejo del tipo de producto implica
un mayor seguimiento, mayor control y es muy costoso implementar nuevos
recursos

7. ¿Actualmente, los pro-veedores de Logística lo han proactivamente incluido al

uso de nuevas tecnologías para soportar la cadena logística?

Si: ___ No: X

8. ¿Usted requiere que los proveedores de Logística desempeñen servicios de

valor agregado (ensamblado, empaque, almacenamiento, distribución)?

Si: X No: ___

Totalmente, el manejo de este tipo de temas siempre debe ser acorde a los
requerimientos y si son necesarios.

9. ¿Usted requiere que los proveedores de Logística utilicen el sistema logístico de

su Empresa o que ellos utilicen los suyos?

Si: ___ No: X

10. ¿Existe una dirección logística u operativa que integre todas las áreas de la
empresa?

Si: ___ No: X

11. ¿Considera la empresa la logística como área estratégica clave de éxito?

Si: ___ No: _X__

12. ¿Existen planes de internacionalización de la empresa y expansión en

programas de exportación?

Si: X No: ___

13. ¿Está conformada la empresa organizada por departamentos funcionales?

Si: X No: _

IDENTIFICACION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Y PROPUESTAS

Una vez identificadas las oportunidades de mejoramiento, analizados los costos

en los cuales está incurriendo la compañía, las deficiencias del proceso,
consideramos que es pertinente ajustar la operación tanto a nivel de políticas y
procedimientos como a nivel de infraestructura. Por lo anterior a continuación
detallamos los ajustes en cada caso, los cuales estarán orientados a efectuar las
operaciones a lo largo de la cadena de suministro.

PROCEDIMIENTOS

AREA STATUS

PROCEDIMIENTO

Recursos humanos En construcción

Compras Inexistentes

Finanzas Existen

Técnica Existen

Ventas Existen

Almacenamiento Inexistente

Inventarios Inexistentes

Propuesta:

Es evidente que la compañía debe estandarizar los procesos, especialmente en el

área donde se administra y custodia el capital de la compañía, sugerimos que se
realice cuanto antes el levantamiento, elaboración e implementación de los
procedimientos del área para de esta forma tener un mejor control de la misma.
OTRAS SUGERENCIAS:

Una vez se logre la reubicación de la operación del área de logística es

necesario incrementar los controles en cuanto a la rotación de los productos, por
ejemplo, implementando un sistema de evaluación de inventarios PEPS (primeros
en entrar primeros en salir), el cual facilita que los productos próximos a vencer
tengan una rotación permanente, reduciendo así el impacto por concepto de
pérdidas en inventarios obsoletos, adicionalmente la implementación de
procedimientos que permitan hacer un seguimiento permanente sobre las
existencias y el promedio de los consumos de los clientes, así se logrará reducir el
volumen de agotados mejorando la calidad de servicio.

Fortalecer el sistema de información en línea y en tiempo real que permita

consultar a los vendedores información de los productos tal como existencias,
precios, ubicación, fechas de vencimiento, generación de pedidos; optimizando los
procesos internos de la compañía y minimizando sus costos.

Los pronósticos se deben optimizar con base a los históricos de ventas por
zonas, sin dejar de lado la tendencia de crecimiento de las mismas, así como la
tendencia del mercado en esta industria, de esta forma se tendrá más exactitud en
el momento de realizar las compras, mejorando la salud del inventario.

Se deben utilizar herramientas para proyectar las ventas futuras, tales como
suavización exponencial y regresión lineal, con base a los históricos mencionados
anteriormente, así se logrará mejorar y acelerar los procesos de pronósticos de la
compañía, permitiendo una mayor exactitud.

Aprovechar el módulo de Inventarios, facturación y contabilidad, del aplicativo

utilizado actualmente (SAPIENS) para apoyar la definición de los indicadores de
gestión.

Implementar Informes a través del sistema que permitan controlar la operación a

lo largo de la cadena de suministro por parte de los responsables del área (Ej.
Controles de fecha de vencimiento de productos diarios – semanales y mensuales
por parte del responsable del inventario. Dichos Informes serán generados
directamente del sistema, y serán monitoreados por el Supervisor o Jefe del área.

Se sugiere además implementar un informe que registre el seguimiento de los

pedidos desde la toma por del vendedor hasta la entrega del producto a
satisfacción al cliente. De esta manera se lograría determinar posibles cuellos de
botella y demoras que afecten la calidad del servicio y así una vez detectados
efectuar los ajustes necesarios dentro del proceso.
BIBLIOGRAFÍA

www.mincomercio.gov.co

http://retos-operaciones-logistica.eae.es/

www.acsendo.com/Evaluación-360-Grados

http://www.rae.es/

http://revistadelogistica.com/