Código: FGD.

03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA DE ACTUALIZACIÓN August 19 de 2015

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DISPOSICIÓ

CODIGO ALMACENAMIENT RETENCION DE
RESPONSABLE LUGAR DE N FINAL
NOMBRE DEL O NIVEL DE EN RETENCIO
DEL MANEJO ALMACENAMIENT
REGISTRO (si ACCESO ARCHIVO N EN EL
DEL ARCHIVO O
aplica) Impreso Digital DE ARCHIVO E CT M SE
GESTIÓN CENTRAL
Unidad Académico Unidad Académico
y/o Administativa y/o Administriva /
Actas de Eliminación N.A X General 5 años 0 años X
productora de la Auxiliar de Calidad
documentación Gestión Documental
Computador del
Auxiliar de
Control de entrega de
Auxiliar de Secretaría General
copias a entidades FGD.31 X Restringido Permanente 0 años X
Secretaría General (C:Mis
externas
Documentos\Kalidad
\Formatos)
Computador de
Técnico de Archivo y
Gestión Documental
Técnico de Archivo
Control de Calidad de los (D: Disco
FGD.18 y Gestión X General 2 años 0 años X
Rollos Procesados Local\Documentos
Documental
UIS\Formatos para
el proceso año
2015)
Computador de
Técnico de Archivo y
Gestión Documental
Técnico de Archivo
Control de Rollos a Procesar (D: Disco
FGD.17 y Gestión X General 2 años 0 años X
en el Laboratorio Local\Documentos
Documental
UIS\Formatos para
el proceso año
2015)
 Código: FGD.03
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Versión: 02

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MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DISPOSICIÓ

CODIGO ALMACENAMIENT RETENCION DE
RESPONSABLE LUGAR DE N FINAL
NOMBRE DEL O NIVEL DE EN RETENCIO
DEL MANEJO ALMACENAMIENT
REGISTRO (si ACCESO ARCHIVO N EN EL
DEL ARCHIVO O
aplica) Impreso Digital DE ARCHIVO E CT M SE
GESTIÓN CENTRAL
Técnico de Archivo
Escritorio de Técnico
y Gestión
de Archivo y Gestión
Documental,
Documental,
Control de temperatura y Operador de
Operador de
humedad relativa en los FGD.33 Conservación de X General 1 año 0 años X
Conservación de
depósitos de archivo. Documentos y
Documentos y
Auxiliar de Archivo
Auxiliar de Archivo y
y Gestión
Gestión Documental
Documental
Mensajeros,
Auxiliares de
Escritorio del
Archivo y Gestión
Control empresas de Auxiliar de Archivo y
FGD.29 Documental X General 2 años 0 años X
mensajería externa Gestión Documental
(Correspondencia
(Clasificador)
Recibida y
Clasificador)
Computador
Control revisión de Profesional de Sistema de Gestión
FGD.09 X General Permanente 0 años X
documentos Calidad de Calidad
Computador de los
(Escritorio)
Auxiliares de
Archivo y Gestión
Documental
(Computador
Auxiliar de
Consulta de Auxiliares de
Correspondencia
Correspondencia Despacha FGD.24 Archivo y Gestión X General 2 años 0 años X
Recibida, escritorio,
y Recibida Documental
carpeta:DCGD UIS,
formatos.
Computador Auxiliar
de Archivo,
escritorio carpeta:
DCGD, formatos)
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MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DISPOSICIÓ

CODIGO ALMACENAMIENT RETENCION DE
RESPONSABLE LUGAR DE N FINAL
NOMBRE DEL O NIVEL DE EN RETENCIO
DEL MANEJO ALMACENAMIENT
REGISTRO (si ACCESO ARCHIVO N EN EL
DEL ARCHIVO O
aplica) Impreso Digital DE ARCHIVO E CT M SE
GESTIÓN CENTRAL
Correspondencia Envío UAA que solicita el UAA que utiliza el
FGD.37 X General 1 año 0 años X
Especial servicio servicio
Computador de los
Correspondencia Externa
mensajeros
devuelta por empresas de FGD.25 Mensajeros X General 2 años 0 años X
(Escritorio, Carpeta:
Mensajería
mensajeros)
Escritorio del
Auxiliar de Archivo Auxiliar de Archivo y
Devolución de
FGD.10 y Gestión Gestión Documental X General 2 años 0 años X
Corrrespondencia Interna
Documental (Correspondencia
Despachada)

Mensajeros (en
trámite) y
Archivador de
Envío de Correspondencia FGD.08 Secretaria DCGD X General 2 años 0 años X
Secretaría DGCD
( para cobro a
UAA)
Informe mensual de Archivador de
FGD.26 Secretaria DCGD X General 2 años 0 años X
actividades de archivo Secretaría DGCD
Informe mensual de
Archivador de
actividades de FGD.19 Secretaria DCGD X General 2 años 0 años X
Secretaría DGCD
microfilmación
Informe Mensual de
Archivador de
Correspondencia FGD.21 Secretaria DCGD X General 2 años 0 años X
Secretaría DGCD
Despachada Externa

Informe Mensual de
Archivador de
Correspondencia FGD.12 Secretaría DCGD X General 2 años 0 años X
Secretaría DGCD
Despachada Interna

Informe Mensual de Archivador de

FGD.07 Secretaria DCGD X General 2 años 0 años X
Correspondencia Recibida Secretaría DGCD
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RESPONSABLE LUGAR DE N FINAL
NOMBRE DEL O NIVEL DE EN RETENCIO
DEL MANEJO ALMACENAMIENT
REGISTRO (si ACCESO ARCHIVO N EN EL
DEL ARCHIVO O
aplica) Impreso Digital DE ARCHIVO E CT M SE
GESTIÓN CENTRAL
Informe mensual de rollos Archivador de
FGD.20 Secretaria DCGD X General 2 años 0 años X
originales y duplicados Secretaría DGCD
Auxiliar de Archivo Archivador del
Informe de Visita/Asesoria
FGD.14 y Gestión Auxiliar de archivo y X General 2 años 0 años X
de archivo
Documental Gestión Documental
Computador del
Auxiliar de Archivo y
Mensajeros , Gestión Documental
Auxiliar de Archivo "Clasificador"
Lista de Recorridos N.A y Gestión (Escritorio/Carpeta: X General 2 años 0 años X
documental Documentos
(Clasificador) Clasificador/ Informe
Recorrido
Mensajero)
Listado Maestro de
FGD.02 Líder del Proceso Intranet X General Permanente 0 años X
Documentos Externos
Listado Maestro de
FGD.01 Líder del Proceso Intranet X General Permanente 0 años X
Documentos Internos
Listado Maestro de
FGD.03 Líder del Proceso Intranet X General Permanente 0 años X
Registros
Planilla de Control de Escritorio de
FGD.05 Mensajeros X General 2 años 0 años X
Correos Recibidos mensajeros
Computador del
Registro de Auxiliar de Archivo y
Auxiliar de Archivo
Correspondencia no Gestión Documental
y Gestión
Entregada- Destinatario sin N.A (Clasificador) X General 1año 0 años X
Documental
vinculación actual con la (Escritorio/Carpeta:
(Clasificador)
UIS Documentosdeclasi
ficador)
Planilla de Entrega de Escritorio de
FGD.06 Mensajeros X General 2 años 0 años X
Recomendados mensajeros
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REGISTRO (si ACCESO ARCHIVO N EN EL
DEL ARCHIVO O
aplica) Impreso Digital DE ARCHIVO E CT M SE
GESTIÓN CENTRAL
Mensajeros ,
Planilla de envío de
Auxiliar de Archivo Escritorio del
correspondencia División
FGD.11 y Gestión Auxiliar de Archivo y X General 2 años 0 años X
Financiera-Seccion
documental Gestión Documental
Presupuesto
(Clasificador)
Planillas en Excel para el
Computador de los
Registro de la
mensajeros
correspondencia N.A Mensajeros X General 2 años 0 años X
(Escritorio/ Carpeta:
despachada para cada una
mensajeros)
de las empresas de correo
Auxiliar de Archivo Escritorio del
Prueba de entrega de y Gestión Auxiliar de Archivo y
FGD.27 X General 2 años 0 años X
correspondencia Documental Gestión Documental
(Clasificador) (Clasificador)
Auxiliar de Archivo Archivador del
Relación de prestamo de
FGD.13 y Gestión Auxiliar de archivo y X General 2 años 0 años X
documentos
Documental Gestión Documental
Archivador del
Solicitud de Actualización Auxiliar de
FGD.22 Auxiliar de X General 2 años 0 años X
de Documentos Secretaría General
Secretaría General
Computador de
Técnico de Archivo y
Gestión Documental
Técnico de Archivo
Verificación del equipo (D: Disco
FGD.16 y Gestión X General 2 años 0 años X
procesador Local\Documentos
Documental
UIS\Formatos para
el proceso año
2015)
Control de Envío de
Escritorio del
Correspondencia Sede UIS- Auxiliar de Archivo
Auxiliar de Archivo y
Guatiguará "Administración FGD.36 y Gestión X General 2 años 0 años X
Gestión Documental
Guatiguará, CINBIN y Documental
(Clasificador)
CINTROP"
CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Inclusión de fecha de actualización y del tiempo
2 Marzo 31 de 2009
de retención en el archivo central.