Management Information System  Unit 1 

Unit­1  Understanding MIS 

Structure 

1.1  Introduction to Management information systems 
1.1.1  Brief about MIS origin 
1.1.2  Impact of MIS 
1.1.3  Transformation stage 
1.2  Role and importance 
1.2.1  MIS characteristics 
1.2.2  Function of MIS 
1.2.3  Necessity of MIS 
1.2.4  Role of IS in Business 
1.3  Types of MIS 
1.3.1  Classification 
1.3.2  Relationships 
1.4  Managers view of information systems 
1.4.1  Types of IS 
1.4.2  View of structure of MIS 
1.5  Types of computers used by organization in setting up MIS 
1.5.1  Desktop personal computer 
1.5.2  Notebook computers 
1.5.3  Personal digital assistant 
1.6  Hardware support for MIS 
1.6.1  Advantages of a personal computer 
1.6.2  Classification of computers 
1.7  Summary 
TQs 
Answer to SAQs and TQs

Sikkim Manipal University 
1 
Management Information System  Unit 1 

1.1  Introduction to Management information systems 
It  is  well  known  fact  that  organizations  grow  in  level  and  also  in  their  complexity  of  functioning. 
Tremendous amount of information is generated ever year, most of it goes into the archives without 
any  reference  to  it  the  future.  Also  information  which  is  needed  by  the  organization  for  different 
applications is not possible to be made available at the right time at the right level. MIS is considered 
as  one  such  method  of  generating  information  which  is  used  by  management  of  organization  for 
decision making , control of activities, operations etc. 

Learning Objective 
After going through this unit, student will be able to understand 
i)  the basics of MIS. 
ii)  the role and significance of MIS in business, types  and its classification 
iii)  the impact of MIS on business 
iv)  the phases of development in MIS 
v)  managers view of the information system and 
vi)  the hardware support needed 

1.1.1  Brief about MIS origin 
During the period of pre­industrial revolution most of the data processing was done manually. It was 
after the industrial revolution that the computers slowly started replacing manual labour. 

The  modern  digital  computer  was  basically  designed  to  handle  scientific  calculations.  During  the 
period 1940 to 1960 computers were commercially used for census and payroll work. This involved 
large  amount  of  data  and  its  processing.  Since  then  the  commercial  application  exceeded  the 
scientific applications for which the computer were mainly intended for. 

MIS  is  an  Information  system  which  helps  in  providing  the  management  of  an  organization  with 
information which is used by management for decision making.

Sikkim Manipal University 
2 
Management Information System  Unit 1 

1.1.2  Impact of MIS 

MIS has a major impact on the functions of any organization. The organization derives benefits from 
the systems in the following form: 

a)  speedy access to information, 
b)  interpretation of data, 
c)  quick decisions, 
d)  speedy actions, 
e)  increased productivity and thereby increase in the profit 
f)  reduced transaction cost 

The usage of Electronic media for data storage and processing the data is an integral part of MIS. 
The  texts  and  images  in  electronic  forms  are  effective  in  communicating  ideas  from  source  to 
destination.  It  is  technology  driven  in  the  sense  it  revolves  around  wireless  electronic  gadgets, 
internet, money cards – credits cards , debit cards, id cards, atm cards etc. 

MIS  is  very  significant  in  modern  day  education  system  where  we  come  across  usage  of  LCDs, 
Smart boards, internet etc in class rooms. In the tourism MIS has led to radical changes in booking 
system,  tourist  information  system,  hotel  facilities,  accommodation  facilities,  transportation  modes 
available, images of the facilities that could be provided etc.

Sikkim Manipal University 
3 
Management Information System  Unit 1 

Transportation 
Teaching 
Planning 
methodology

Better 
Tourists  Office 
Information  automation 

Better 
Banking 
Increased 
systems 
Production 

Impact of MIS in different areas 
1.1.3  Transformation stage ­ manual systems to automated systems 
The manual system which was prevalent in the organizations before industrial revolution was slowly 
transformed  into  digital  form  by  means  of  computer  and  related  electronic  instruments.    A 
transformation had to necessarily go through the following stages­ 

a)  appraisal of the procedures 
b)  types of documents 
c)  storage systems 
d)  formulations and coding 
e)  verification and validation 
f)  review 
g)  documentation 

Sikkim Manipal University 
4 
Management Information System  Unit 1 

Self Assessment Questions­1  : True or False 
1.  MIS has a major impact on the functions of any organization. 
2.  The usage of Electronic media for data storage and processing the data is an peripheral  part 
of MIS. 

1.2  Role and importance 
1.2.1  MIS characteristics
· In any organization managers will have varieties of tasks to manage. MIS is mainly designed 
to take care of the needs of the managers in the organization.

· Organizations  will  have  different  departments  like  marketing,  production,  sales,  inventory, 
maintenance etc. Each of these departments function individually and also in relationship with 
other  departments.  Information  is  available  in  abundance.  MIS  aids  in  integrating  the 
information generated by various departments of the organization.

· MIS  helps  in  identifying  a  proper  mechanism  of  storage  of  data.  The  data  is  maintained  in 
such a way that the unnecessary duplication of data is avoided.

· MIS also helps in establishing mechanism to eliminate redundancies in data.

· MIS  as  a  system  can  be  broken  down  into  sub  systems.  Each  such  sub  system  may  be 
programmed. This results in easy access of data, accuracy of data and information. It helps in 
maintaining the consistency of data. 

1.2.2  Function of MIS 
The main function of MIS is to help the managers and the executives in the organization in decision­ 
making.
· Large  quantities  of  data  like  customers  information,  competitors  information,  personnel 
records,  sales  data,  accounting  data  etc  is  collected  from  internal  sources  like  the  company 
records and external sources like annual reports and publications.
· The collected data is organized in the form of a database.

Sikkim Manipal University 
5 
Management Information System  Unit 1 

· The  data  from  the  database  is  processed  and  analysed  by  using  different  tools  and 
techniques.
· The  results of  the analysis  is  properly  presented  to the  managers to help  them  in  decision­ 
making. 

DECISION MAKING PROCESS 
BY 
MANAGER

Data Analysis 

Process Data & Data Analysis 

DATA BASE 

MIS Function 

Sikkim Manipal University 
6
Management Information System  Unit 1 

1.2.3  Necessity of MIS 
Managers play a key role in any organization. They are responsible for taking decisions appropriate 
to  the  need  of  the  market.  Information  systems  has  become  the  main  tool  used  by  managers  in 
decision  making.  Managers  perceive  information  as  the  driving  force  to  achieve  success  in  any 
business. Hence there is a  need for MIS. 

1.2.4  Roles of IS in Business 
(Source  :  Management  Information  Systems  –  James  A  O’Brien  ,  George  M  Marakas­  seventh 
edition Tata McGrawHill) 
There  are  three  fundamental  reasons  for  all  business  applications  of  information  technology.  They 
are found in the three vital roles that information systems can perform for a business enterprise. 

a)  Support of its business processes and operations – As a consumer, you regularly encounter 
information systems that support the business process and most retail stores where you shop. For 
example,  most  retail  stores  now  use  computer  based  information  systems  to  help  them  record 
customer purchases, keep tracak of inventory , pay employees, buy new merchandise and evaluate 
sales trends. Store operations would grind to a halt without the support of such information systems. 

b)  Support of decision making by its employees and managers – Information systems also help 
store managers and other business professionals make better decisions. For example, decisions on 
what  lines  of  merchandise  need  to  be  added  or  discontinued,  or  on  what  kind  of  investment  they 
require, are typically made after an analysis provided by computer­based information systems. This 
not only supports the grain an advantage over other retailers in the competition for customers. 

c)  Support  of  its  strategies  for  competitive  advantage­Gaining  a  strategic  advantage  over 
competitors  requires  innovative  application  of  information  technologies.  For  example,  store 
management might make a decision to install touch­screen kiosks in all of their stores, with links to 
their e­commerce web­site for online shopping. This might attract new customers and build customer 
loyalty because of strategic information systems can help provide products and services that give a 
business a comparative advantage over its competitors.

Sikkim Manipal University 
7 
Management Information System  Unit 1 

The  major  roles  of  the  business  applications  of  a  Management  Information  System  may  be 
represented in the pyramid form as shown below. The apex of the pyramid represent the Top Level 
Management  and  the  base  of  the  pyramid  represent  the  Bottom  Level  Management.  The 
intermediate layer is the Middle Level Management. 

Support Strategies 
for Competitive 
Advantage 

Support Business 
Decision Making 

Support Business 
Processes and operations

Major Roles Of The Business Applications Of IS 

Sikkim Manipal University 
8 
Management Information System  Unit 1 

The business applications of information systems have expanded significantly over the years. 
The following figure summarizes these changes. 

Electronic Business and Commerce : 1990s­2000s 
Internet based e­business and e­commerce systems 
Web  enabled  enterprise  and  global  e­business  operations  and  electronic 
commerce on the internet, intranets, extranets, and other networks 

The expanding participation of End Users and Managers in Is 
The expanding Roles of IS in Business and Management 

Strategic and End User Support: 1980s­1990s 
End user computing systems 
Direct  computing  support  for  end  user  productivity  and  work  group 
collaboration 
Executive information systems 
Critical Information for top management 
Expert Systems 
Knowledge based expert advice for end users 
Strategic information systems 
Strategic product and services for competitive advantage 
Decision Support: 1970s­1980s 
Decision support systems 
Interactive ad hoc support of the managerial decision­making process 
Management Reporting : 1960s­1970s 
Management information systems 
Management  reports  of  pre­specified  information  to  support  decision 
making 
Data Processing: 1950s­1960s 
Electronic data processing systems 
Transaction  processing,  record  keeping  and  traditional  accounting 
applications

Sikkim Manipal University 
9 
Management Information System  Unit 1 

Self Assessment Questions – 2 : True or False 
1.  MIS is mainly designed to take care of the needs of the managers in the organization. 
2.  MIS helps in identifying a proper mechanism of storage of data. 

1.3  Types of MIS 
1.3.1  Classification: 
MIS is classified into various types. The classification depends on the following aspects – 
a)  Functionality 
b)  Utility 
c)  Area of application 
d)  Processing type 
e)  Frequency of usage 

Various  management  activities  like  the  one  which  deals  with  scheduling,  planning,  resource 
allocation, product design, processes, competitive strategy are the functional classification of MIS. 

Some  of  the  processes  like  artificial  intelligence,  generating  management  related  information, 
providing aid in decision making, necessary support systems, executive information system are the 
utility classification of MIS. 

Depending upon the area where MIS could be used MIS is classified as Banking IS, Insurance IS, 
Production IS, Data warehouse IS, Public IS etc. 

Depending upon the type of management service in processing a data to generate information, MIS 
is  classified  into  various  processing  types  like  –  Online  transactions,  Batch  processing,  distributed 
processing, multi­processing etc. 

A MIS system is a system in which there is a constant need for review of the system. A mechanism 
can be built in the system to look into its performance and the outcome of such performed tasks may

Sikkim Manipal University 
10 
Management Information System  Unit 1 

be  assessed.  This  may  be  done  periodically  at  fixed  interval  of  time.  Such  mechanisms  are 
categorized under MIS classification of frequency. 

1.3.2  Relationships 
Though  different  types  of  IS  exists  in  any  organization,  they  are  related  to  each  other  directly  or 
indirectly.  The  information  generated  in  one  department  may  be  used  by  another  department  to 
generate  further  information  to  be  used  by  other  departments  and  so  on.  Thus  there  exists  a 
relationships between various types of IS being used in any organization. 

Self Assessment Questions­3: Fill in the blanks 

1.  The  classification  of  MIS  depends  upon  the  aspects  _____    ,  _____,  area  of  application, 
processing type and frequency of usage. 
2.  A MIS system is a system in which there is a constant need for _____ of the system. 

1.4  Manager's view of information systems 

1.4.1  Types of IS 
There are six major types of information systems.
· Transaction  processing  systems  (TPS)  ­  A  transaction  processing  system  (TPS)  helps  in 
conducting the daily routine activities like sales order entry, airline reservations, payroll etc.

· Office systems – Some of the tasks involved in the administration of an office are storage of data, 
manipulation  of  data,  documentation,  communication  etc.  To  increase  the  efficiency  of  these 
activities  various  word  processors,  image  processors,  telecommunications  systems,  networks  are 
adopted. These constitutes the offices systems.

· Knowledge  Based  Systems  (KBS)  –  KBS  is  a  system  that  represents  knowledge.    Abundant 
information is available today. These information are representatives of various facts and figures. 
These  constitute  knowledge  base.  The  system  adopted  is  capable  of  quick  data  acquisition  and

Sikkim Manipal University 
11 
Management Information System  Unit 1 

interpretation of the data which is necessary in decision making. This system is used as an expert 
to  give  expert  advice  on  various  subject  matters  and  at  time  as  a  consultant.  Such  a  system  is 
known as knowledge based system.

· Decision­support  system  (DSS)  ­  Managers  are  usually  faced  with  challenges  which  are 
unstructured.  The  problems  they  face  are  normally  under  situations  involving  uncertainties  and 
risks.  Decision  making  becomes  very  difficult  under  such  situations.    A  system  which  provides 
solutions to such problems is known as decision support system (DSS).

· Management  Reporting  Systems  (MRS)  ­  Management  reporting  system  (MRS)  helps  the 
management in decision­making by providing them with reports and different statistical tools.

· Executive  support  systems­  Executive  support  systems  helps  the  senior  executives  in  the 
organization in decision making through advanced graphics and communication. 

1.4.2  View of Structure 
Different kinds of information systems serve different levels in an organization. Each level of system 
and its sub system is viewed differently depending upon the following levels of classification. 

Operational–level systems help the managers in keeping track of the daily routine activities. 
For example, recording daily sales and placing orders. 

Knowledge­level systems form the workstations and office systems in an organization which help in 
including the latest technology in the working of the organization. 
For example, preparing displays for advertisements. 

Management­level systems help in administrative activities and decision­making of the managers. 
For example, the monthly sales figures by territory. 

Strategic­level  systems  help  the  senior  executives  of  the  organization  in  addressing  issues  like 
planning and decision­making.

Sikkim Manipal University 
12 
Management Information System  Unit 1 

For example, predicting the profit trend for the next 5 years. 

Self Assessment Questions­4 : Fill in the blanks 
1.  ________ is a system that represents knowledge. 
2.  ________    helps  the  management  in  decision­making  by  providing  them  with  reports  and 
different statistical tools. 

1.5  Types of Computers used by organization in setting up MIS 
Computers  are  electronic  devices  used  for  processing  data.  It  helps  is  generating  the  desired 
information  output based  on  certain  input  data.  The  outputs  are  used for  various  decision  making. 
There  are  various  types  of  computers  that  may  be  used  by  an  organization  for  effectively 
implementing MIS. Some of the types commonly used in business are desktop computer, notebook 
computer, PDA etc. 

1.5.1  Desktop  Personal  Computer  –  These  are  systems  which  are  kept  on  top  of  desks  in 
various  offices,  residences,  class  rooms,  departmental  store,  showrooms  etc.  Destop  personal 
computer are meant to be operated by a person sitting in front of the computer. 

1.5.2  Notebook  computers  –  These  are  smaller  in  size  as  compared  to  desk  top  computers. 
The screen size is approximately  11”x8”. It is possible for a person to carry it in a bag. It is similar to 
the size of a note book, hence the name notebook computer. It is operated sometime by placing it on 
the lap of a person, hence it is also know as lap top computer. It is very convenient to use it for day to 
day applications when mobile. 

1.5.3  PDA – These are small hand held devices known as personal digital assistant. It is possible 
to  carry  a  PDA  in  pockets,  hence  is  very  convenient  to  use.  It  has  simple  applications  like  taking 
notes, phone, calendar, camera, etc. One can even have internet access on a PDA thus bringing the 
information of the entire world wide web on hand.

Sikkim Manipal University 
13 
Management Information System  Unit 1 

Self Assessment Questions­5 : True or False 
1.  PDA  are  systems  which  are  kept  on  top  of  desks  in  various  offices,  residences,  class 
rooms, departmental store, showrooms etc. 
2.  It is possible to carry a notebook computer in pockets, hence is very convenient to use. 

1.6  Hardware support for MIS 
Generally hardware in the form of personal computers and peripherals like  printers, fax machines, 
copier, scanners etc are used in organization to support various MIS activities of the organization. 

1.6.1  Advantages of a PC : Advantages a  personal computer offers are – 

a) Speed – A  PC can process data at a very high speed. It can process millions of instructions within 
fraction of seconds. 

b) Storage – A PC can store large quantity of data in a small space. It eliminates the need of storing 
the conventional office flat files and box files which requires lots of space. The storage system in a 
PC is such that the information can be transferred from place to another place in electronic form. 

c)  communication  –  A  PC  on  the  network  can  offer  great  support  as  a  communicator  in 
communicating information in the forms of text and images. Today a PC with internet is used as a 
powerful tool of  communication for  every business activity. 

d)  Accuracy  –  A  PC  is  highly  reliable  in  the  sense  that  it  could  be  used  to  perform  calculations 
continuously for hours  with a great degree of accuracy. It  is possible to obtain mathematical results 
correct up to a great degree of accuracy. 

e)  Conferencing  –  A  PC  with  internet  offers  facility  of  video  conferencing  world  wide.  Business 
people  across  the  globe  travel  a  lot  to  meet  their  business  partner,  colleagues,  customers  etc  to 
discuss about business activities. By video conferencing inconvenience of traveling can be avoided.

Sikkim Manipal University 
14 
Management Information System  Unit 1 

A block diagram of a computer may be represented as ­ 

Processor Output 
Input Unit 
Unit 

Input unit is used to give input to the processor. Examples of input unit –Keyboard, scanner, mouse, 
bar code reader etc. 

A  processor  refers  to unit  which  processes  the  input  received  the  way  it  has  been  instructed.  In  a 
computer the processor is the CPU – Central Processing Unit. It does all mathematical calculations, 
logical tasks, storing details in the memory etc. 

Output  unit  is used  to give output  s from  the  computer.  Examples  of  output  unit –  Monitor,  printer, 
speakers etc. 

1.6.2 Classification of  computers : Computers are classified as follows – 

a)  Depending upon the processor used – eg: Intel PI, PII, PIII, PIV, AMD,  Celerons etc. 

b)  Depending  upon  the  purpose  for  which  it  is  used  a  Computer  may  be  a  general  purpose 
computer or a specific purpose computer. General purpose computers  are the ones used for general 
tasks like business analysis, letter typing, generating reports for management decisions, scheduling 
activities,  preparing  balance  sheets,  invoice  etc,  Specific  purpose  computers  are  custom  build  for 
specific  tasks  like  space  research,  weather  forecasting,  satellite  sensing  etc.    Specific  purpose 

Sikkim Manipal University 
15 
Management Information System  Unit 1 

computers  are  designed  to  perform  tasks  for  which  they  are  intended  for  and  for  no  other 
applications. 

c)  Depending  upon the  size  :  A  computer  may be classified based  upon  its  size   and  voluminous 
computing  speed  as  micro  computers,  mini  computers,  main  frames  and  super  computers.  Super 
computer is the largest in size and also fastest in computing speed. 

Self Assessment Questions­6 : Fill in the blanks 
1.  A  PC can ________ data at a very high speed. 
2.  A PC with ______  offers facility of video conferencing world wide. 
3.  A processor refers to unit which processes the______ received the way it has been instructed. 

1.7  Summary 
After  going  through  this  unit  you  would  have  learnt  the  fundamentals  of  MIS.  The  role    and 
significance of MIS in business and its classification is explained. Also students would  understand 
the impact of MIS on business and the various phases of a business. It is possible to understand the 
various phases of development in MIS based on the type of system required in any organization. You 
would also learn about the various types of computers used in MIS and the different types of input 
and output devices. 

Terminal Questions 

1.  Write a  note on the origin  and impact of MIS? 

2.  Explain the transformation stages from manual systems to automated systems. 
3.  What are the characteristics of MIS? 
4.  Explain the functions of MIS. 
5.  Explain how MIS could be classified. 
6.  What are the various types of input and output devices used in MIS. 
7.  Explain the various views of MIS structure 
8.  Explain the advantages of using a computer in business.

Sikkim Manipal University 
16 
Management Information System  Unit 1 

Answer to Self Assessment Questions (SAQ) 
SAQ1 : 1­True, 2­False 
SAQ2 : 1­True, 2­True 
SAQ3 : 1­ Functionality , Utility, 2­Review 
SAQ4 : 1­ KBS, 2­MRS 
SAQ5 : 1­False, 2­False 
SAQ6 : 1­Process, 2­Internet, 3­Input 

Answer to Terminal Questions 
1.  Refer 1.1.1 and 1.1.2 
2.  Refer 1.1.3 
3.  Refer 1.2.1 
4.  Refer 1.2.2 
5.  Refer 1.3.1 
6.  Refer 1.6 
7.  Refer 1.4 
8.  Refer 1.6

Sikkim Manipal University 
17