Auditoría Financiera

AUDITORIAS FINANCIERAS EN EL VI
PROGRAMA MARCO DE IDT
January 14, 2002
Auditorías financieras en el
VI programa marco de IDT
Alicia KING
Auditorías Externas
Comisión Europea
Dirección General Sociedad de la Informacíón
13 de octubre 2005 - Toledo
Alicia.king@cec.eu.int 2
PRINCIPIOS GENERALES
!Disposiciones Legales
!Requisitos a la solicitud de reembolso
" Informes técnicos

" Informes financieros
!Definiciones: interpretaciones
!Errores más frecuentes
!Documentos clave y referencias
DISPOSICIONES LEGALES
La Comisión puede en cualquier momento durante la vida del

proyecto y hasta 5 cinco años después del fin del proyecto
(artículo II.29 del anexo II FP6 del contrato de modelo)
llevar a cabo una auditoria externa de los gastos declarados
por el beneficiario
La auditoria externa puede ser realizada independientemente

de la existencia de un certificado de auditoría. El certificado
de auditoría no es una auditoría en si, sino un informe más:
“One more deliverable”
REQUISITOS CONTRACTUALES
Contractualmente el beneficiario debe de presentar una

serie de informes tal y como especifica el contrato.
Informes de tipo técnico o financiero
« Periodic Activity Report »

Informes técnicos « Periodic Management Report »
Formulario C « Form C »
Informes Financieros
Certificado de auditoria
Solicitados por los Anexos

Otros informes
Informe de la distribución de la
subvención
FORMULARIO C
« FORM C » DECLARACION FINANCIERA
Declaraciones obligatorias en €:
☺Recursos proporcionados por terceros

☺Costes elegibles
☺Intereses (solo el coordinador; pre-
financing)
☺Certificados de auditoría
CERTIFICADOS DE AUDITORIA
ANTECEDENTES
$ Los certificados de auditoría fueron introducidos por

la DG INFSO mediante una acción piloto del 5°
programa marco y continúan siendo un instrumento
necesario durante el 6° programa marco ya que son
un informe más a presentar con la declaración
financiera establecida por el Formulario C.
$ El Nuevo reglamento Financiero prevée la obligación

de presentar certificados de auditorías en
declaraciones superiores a los 750.000€
OBJETIVOS
A. Proporcionar a la Comisión una mayor garantia sobre la

conformidad de los costes declarados
B. Acelerar los pagos: permitiendo un análisis de las
declaraciones de gastos más rápido y eficaz
C. Reducir el nombre de controles ex-ante que resultan por
igual en un retraso del pago.
D. No obstante las auditorías externas se efectuarán en
aquellos contratos que ya hayan presentado certificados
de auditoría avalando su declaración de gastos. Este
ejercicio permite verificar sin reservas que la declaración
financiera y el certificado que le acompaña cumplen con el
objetivo para el cual fueron establecidos.
CERTIFICADOS DE AUDITORIA
FORMA Y CERTIFICACION
"Modelo de certificado
%Idioma
%formato
%Moneda
"Cuándo se require un certificado de
auditoría?
"Qué se debe certificar?
"Quién está habilitado para certificar?
"Qué información se debe de transmitir
al auditor o sociedad certificadora?
MODELO DE CERTIFICADO
IDIOMA:
Al ser un informe más « one more deliverable », el
certificado de auditoria debe de emitirse en el idioma
utilizado en todo otro informe (artículo 7.1 del contrato). Si
no es en inglés el auditor deberá de firmar el documento
traducido al inglés.
FORMATO DEL CERTICADO

Para evitar retrasos se recomienda la utilización del
formato del certificado tal y como se propone en el Anexo 7
del documento Guía financiera al 6° programa marco:
« FP6Guide to financial Issues »
MONEDA:
La moneda de costes presentados debe ser siempre el €. Si el
coste fue incurrido en otra moneda la conversión se hara
con el índice de la fecha en la que se incurrió el gasto o el
índice de conversión aplicable el primer dia del mes
siguiente al final del periodo en cuestión.
CUANDO SE REQUIERE UN CERTIFICADO DE
AUDITORIA
%Cuando la declaración de gastos

supere los 750,000 € (RF)
%Cuando esté previsto por el

contrato (Articles 7.2 and 9 of the
contract)
%En todo pago final de un proyecto
QUE HAY QUE CERTIFICAR
" COSTES ELEGIBLES ENTRE LOS GASTOS A

DECLARAR
" GASTOS DE UN TERCERO « THIRD PARTY »
" INTERESES (EN CASO DEL COORDINADOR)
" RECEIPTS - INGRESOS
" INDICE DE CONVERSION UTILIZADO
" EL PRECIO DEL CERTIFICADO SIN IVA (Bajo
la mención « Management of consortium
activities »
" FIRMAR EL CERTIFICADO Y SUS ANEXOS
QUIEN DEBE CERTIFICAR
Los certificados de auditoria deben de ser

certificados por:
un auditor externo independiente del

contratista, y calificado según lo definido
en la 8a directiva del Consejo (84/253/CE)
del 10 de abril 1984
Un funcionario público competente: un

interventor público (Instituciones públicas y
oficiales del gobierno). Referencia a los NCP
RELACIONES CONTRACTUALES
Contratista - Auditor Externo
" Un acuerdo firmado entre contratista y
auditor es imprescidible.
" Compromisos contractuales del auditor:

% Mantener récords del proceso de auditoria.
% Seguimiento en la medida de lo posible del modelo de

certificado proporcionado por la Comisión
% Cumplir con las obligaciones establecidas por las

normativas IAS (International Auditing Standards)
% Ser independiente del contratista – No haber

participado en la preparación del formulario C
% Proporcionar sus credenciales – PNC -Bruselas
REFERENCIAS Y BASES A TRANSMITIR AL
AUDITOR – Lista no exhaustiva
" El Contrato y todos sus anexos I, II y III(proyectos
integrados, redes de excelencia), y en especial la parte B
del anexo II –disposiciones financieras
" Guia financiera relativa a acciones indirectas del 6°
Programa Marco.
" La declaración de gastos e ingresos – Formulario C
" Copia del acuerdo establecido con terceros “third party”
" Cualquier intercambio de información que pueda afectar el
coste declarado (correspondencia entre el contratista y
otros contratistas del consorcio o entre el contratista y la
Comisión)
" Las condiciones especiales relativas a los certificados de
auditorias, especialmente las Notas orientativas publicadas
en:
http://www.cordis.lu/fp6/find-doc.htm
DEFINICIONES
!Coste Elegible
!Coste no elegible
!Tipo de financiación
!El concepto de costes subvencionable
en personal – « Why Time sheets »
!El concepto de « Receipt »
!El concepto de auditor independiente
!El concepto de « third party »
COSTES ELEGIBLES
(Artículos 19 - 21 Anexo II)
☺ Son necesarios para el proyecto y ECONOMICOS

☺ Deben de haberse generado durante el período de
duración del proyecto *
☺ Deben de haberse calculado conforme al principio
contable de los costes de adquisición y con arreglo a
las normas internas que aplique el contratista, (no
prevaleciendo a otras normas)
☺ Registradas en la contabilidad , a más tardar, en la
fecha de extinción del contrato, o en los documentos
fiscales.
☺ Excluyendo beneficio, extravagancia, y costes no
elegibles según el anexo II
COSTES NO ELEGIBLES
& Los relativos al rendimiento del capital invertido
& Las provisiones para pérdidas o posibles cargas

futuras
& Los intereses adeudados
& Las provisiones por morosidad
& Los recursos puestos a la disposición del contratista

gratuitamente
& el valor de las aportaciones en especie
& Gastos extravagantes, desproporcionados e

innecesarios
MAS COSTES NO ELEGIBLES
& Costes de comercialización, venta y distribución de

productos y servicios
& Impuestos y derechos indirectos, incluido el IVA
& Los gastos de representación, excepto los
reconocidos por la Comisión como absolutamente
necesarios para la buena ejecución del proyecto
& Cualquier coste generado o reembolsado a cargo de
otro proyecto comunitario, internacional o nacional
& Cualquier imputación del mismo coste a más de una
categoria de costes subvencionable o a más de un
proyecto
TIPO DE FINANCIACION
Es importante certificar los gastos según el modelo de

contrato firmado y su financiación. Así la contribución de la
CE varía según la formula escogida a la firma del contrato:
CT : Los contratistas imputan los costes subvencionables

directos e indirectos utilizando el modelo de costes totales.
CTF: Los costes directos subvencionables más un procentaje

fijo en concepto de costes indirectos del 20% del total de
los costes directos, menos los costes de los subcontratos
CAF: Los costes adicionales directos subvencionables mas un

porcentaje fijo para cubrir costes indirectos ( este
porcentaje es de 20% del total de los costes directos menos
los costes de los subcontratos)
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
'Time sheet
'Personal elegible
!Horas subvencionables: Tiempo
productivo
'Costes de terceros (Third party costs)

'Ingresos varios (RECEIPTS)
'Auditor independiente
'Concepto de gasto economico
Time Sheet
CONCEPTO NO OBLIGATORIO PERO DESEABLE

Aunque este principio no se vea adquirido por el
contratista de manera habitual, se recomienda
mantener un sistema apropriado de registro del
tiempo empleado por cada investigador en los
proyectos europeos y para cada proyecto. De ahí nace
el concepto de time sheet. El auditor tiene que
certificar a este efecto en el certificado de auditoria.
La falta de registro del tiempo dedicado a un proyecto

es a menudo razón para el rechazo de costes de
personal que no son con evidencia relacionados a un
proyecto especifico
PERSONAL
Horas de trabajo subvencionables

% corresponden al trabajo dedicado exclusivamente al
proyecto
% como regla general no “overtime” *
% horas declaradas no pueden sobrepasar el tiempo
definido como productivo
% tiempo dedicado a la preparación de propuestas no se
puede reclamar
% El tiempo dedicado al proyecto y cargado a este debe de
ser imputado y certificado al menos una vez al mes
* excepto si se ha tenido ya en cuenta en el cálculo de la tasa por hora de

personal..
Personal : Definición de términos
% Tiempo productivo : Es el total de las horas trabajadas

calculado excluyendo vacaciones, días feriados,
enfermedad, otro tipo de ausencias consideradas
normales en la práctica del contractante. Se estima que
un numero de 1680 horas por año es un número
razonable declarando trabajo a tiempo completo.
% remuneración: basado en la ficha de salario registrada
en la contabilidad o en lo estipulado en el contrato de
trabajo - Salario bruto calculado:
(individualmente para cada investigador o;
(como salario medio por categorias de personal *
% salario por hora = Remuneración
__________________
Tiempo productivo
* solo permitido si el método representa fielmente los costes reales del proyecto
« THIRD PARTY » COSTS
El término « third party » -, terceros, es introducido
claramente en el 6° Programa Marco.
Una casilla en el formulario C permite declarar los costes de

un tercero. Estos costes son susceptibles de requerir un
certificado de auditoría al igual que los costes incurridos
por el contratista.
Cuando el tercero contribuye sin compensación alguna

mediante ingreso a un proyecto comunitario en forma de:
Transferencia, o
Contribución en especies
Esto es considerado un ingreso al proyecto: UN « RECEIPT »
RECEIPT
« RECEIPT » es un ingreso al proyecto que puede presentarse
de varias formas:
Las contribuciones en especie

Mediante una transferencia de terceros que hayan sido
financiera de terceros aportadas exlcusivamente
para el proyecto
para cofinanciar el proyecto
para financiar un recurso utilizado por el contratista
EXCEPCION: Cuando un compromiso anterior entre el

contratista y el tercero figure en el anexo I estableciendo la
oferta de recursos a cambio de remuneracion o de su
utilización en beneficio de ambas partes.
AUDITOR INDEPENDIENTE
La definición de auditor independiente se enfoca en dos

elementos:
1-UN AUDITOR HABILITADO PARA LLEVAR A CABO EL

CONTROL LEGAL DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES
CON ARREGLO A LA 8a DIRECTIVA 84/253/CEE
2-DEMOSTRAR INDEPENDENCIA DE DOS FORMAS

( ES EXTERNO E INDEPENDIENTE DEL CONTRATISTA
( ES UN FUNCIONARIO PUBLICO COMPETENTE PARA

EXPEDIR CERTIFICADOS ESTABLECIDO EN CAPACIDAD
JURIDICA POR LAS AUTORIDADES NACIONALES
COMPETENTES (ORGANISMOS PUBLICOS)
ECONOMIC COST-
COST- ECONOMIC ENVIRONMENT
En qué medida se puede determinar que un coste es

económico y responde a los criterios de elegibilidad?
No es extravagante ni excesivo.
Extravagante: Se refiere
a que no se sale
Excesivo: Se refierea de las normas ni practicas
a que el contratista habituales del contratista
ha buscado el precio más
economico entre varias
opciones en el mercado
ATENCION
ERRORES MAS FRECUENTEMENTE ENCONTRADOS
)Declaración de
costes
presupuestados
* Inclusión del IVA
* Falta de acuerdo previo de ciertos
* NO TIME SHEETS: No gastos
hay registro de horas * Falta de justificación de costes
prestadas reivindicados
ERRORES MAS FRECUENTES
En los certificados de auditoria
(Cálculo erroneo de la amortización del

material
(Falta de autorización prealable
(Interpretación incorrecta de la opinión

a formular
(Cantidad errónea declarada como

gasto de certificación
En el marco de auditorías externas:

+Costes directos:
,Personal
-horas presupuestadas vs horas prestadas
-remuneración presupuestada vs. real
-Falta de categorias suficientes en el
cálculo de los salarios medios
+Costes indirectos:
,Cálculo de porcentajes incorrectos
-errores en los gastos directos
-errores en el calculo de gastos de personal
-gastos generales no subvencionables
En el marco de auditorías externas:

+Costes indirectos:
-Cálculo de porcentajes incorrectos
-para contratos AC total de todos los
gastos directos
-errores en el cálculo de gastos de
personal
-gastos generales no elegibles son
incluidos en en el cálculo de gastos
indirectos
REFERENCIAS
CONTRATO TIPO
http://europa.eu.int/comm/research/fp6/index_en.cfm?p=0_model
FP6 FINANCIAL GUIDELINES
http://europa.eu.int/comm/research/fp6/model-contract/pdf/fp6-
guide-financial-issues-feb05_en.pdf
AUDIT CERTIFICATE GUIDANCE NOTES (6FP); Guidance notes
for contractors and certifying entities)
http://www.cordis.lu/fp6/find-doc.htm
Special Clauses
http://europa.eu.int/comm/research/fp6/model-
contract/pdf/spcl_en.pdf
Condiciones Speciales
contract/pdf/spcl_es.pdf
CONCLUSION
Clausulas contractuales más importantes sobre la

elegibilidad de costes y certificados de auditoría
%[1] En particular los Articulos 7-9 del contrato

modelo del VI PM y los artículos II.19-II.31 del Annexo
II (General Conditions, Part B) del contrato modelo
contract/contracts_en.html
%[2] Véase en particular el punto 3.2.3.1.2. (páginas
93-99) y sección 6.7 - Annex 7: Modelo de certificado de
auditoría (páfinas 216-222) del “ FP6 Guide to Financial
Issues”
contract/pdf/fp6-guide-financial-issues-feb05_en.pdf
NUEVO REGLAMENTO FINANCIERO: Consecuencias
Suspensión y reintegro de cantidades

+En Los casos siguientes
%El trabajo acordado no ha sido ejecutado en
absoluto
%El trabajo acordado no ha sido ejecutado
convenientemente
%El trabajo acordado ha sido ejecutado
parcialmente
%El trabajo acordado no ha sido ejecutado a
tiempo
%Cuando se ha pagado más de lo gastado
%Donde una auditoria prueba la existencia de
una cantidad declarada en exceso
AUDITORIA EXTERNA ⊄
La auditoría es un medio de control ex-post
cuyo fin es comprobar y garantizar la
existencia y veracidad de gastos declarados.
Objetivos en el VI programa marco IDT:

. Comprobar que el gasto existe en la contabilidad del
contratista
. Confirmar su elegibilidad
. Establecer la relación al proyecto
. Asegurar la conformidad con las cláusulas
contractuales
☺
MUCHAS
GRACIAS POR SU
ATENCION
☺
MUCHAS
GRACIAS POR SU
ATENCION
January 14, 2002

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PROGRAMA MARCO DE IDT

January 14, 2002

!Requisitos a la solicitud de reembolso

" Informes técnicos

!Errores más frecuentes

!Documentos clave y referencias

La Comisión puede en cualquier momento durante la vida del

La auditoria externa puede ser realizada independientemente

Contractualmente el beneficiario debe de presentar una

« Periodic Activity Report »

Solicitados por los Anexos

☺Recursos proporcionados por terceros

$ Los certificados de auditoría fueron introducidos por

$ El Nuevo reglamento Financiero prevée la obligación

A. Proporcionar a la Comisión una mayor garantia sobre la

FORMATO DEL CERTICADO

%Cuando la declaración de gastos

%Cuando esté previsto por el

%En todo pago final de un proyecto

QUE HAY QUE CERTIFICAR

" COSTES ELEGIBLES ENTRE LOS GASTOS A

Los certificados de auditoria deben de ser

un auditor externo independiente del

Un funcionario público competente: un

" Compromisos contractuales del auditor:

% Seguimiento en la medida de lo posible del modelo de

% Cumplir con las obligaciones establecidas por las

% Ser independiente del contratista – No haber

% Proporcionar sus credenciales – PNC -Bruselas

☺ Son necesarios para el proyecto y ECONOMICOS

& Los relativos al rendimiento del capital invertido

& Las provisiones para pérdidas o posibles cargas

& Los intereses adeudados

& Las provisiones por morosidad

& Los recursos puestos a la disposición del contratista

& el valor de las aportaciones en especie

& Gastos extravagantes, desproporcionados e

& Costes de comercialización, venta y distribución de

Es importante certificar los gastos según el modelo de

CT : Los contratistas imputan los costes subvencionables

CTF: Los costes directos subvencionables más un procentaje

CAF: Los costes adicionales directos subvencionables mas un

'Costes de terceros (Third party costs)

CONCEPTO NO OBLIGATORIO PERO DESEABLE

La falta de registro del tiempo dedicado a un proyecto

Horas de trabajo subvencionables

* excepto si se ha tenido ya en cuenta en el cálculo de la tasa por hora de

Personal : Definición de términos

% Tiempo productivo : Es el total de las horas trabajadas

Una casilla en el formulario C permite declarar los costes de

Cuando el tercero contribuye sin compensación alguna

Las contribuciones en especie

EXCEPCION: Cuando un compromiso anterior entre el

La definición de auditor independiente se enfoca en dos

1-UN AUDITOR HABILITADO PARA LLEVAR A CABO EL

2-DEMOSTRAR INDEPENDENCIA DE DOS FORMAS

( ES UN FUNCIONARIO PUBLICO COMPETENTE PARA

En qué medida se puede determinar que un coste es

ERRORES MAS FRECUENTES

En los certificados de auditoria

(Cálculo erroneo de la amortización del

(Falta de autorización prealable