Disciplina: Gestão de Pessoas I

Professora: Gecelene Cíntia Lopes

# Processo Monitorar #

BANCO DE DADOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

DE RECURSOS HUMANOS

MONITORAR significa seguir, acompanhar, orientar e manter o comportamento

das pessoas dentro de determinados limites de variação.
As Organizações não operam na base da simples improvisação nem funcionam
ao acaso, mas de acordo com determinados planos no sentido de alcançar objetivos,
cumprir sua missão e atingir sua visão através de estratégias bem definidas.
O Comportamento Organizacional não pode ser casual, mas deliberado e
racional. Por isso, as Organizações requerem de considerável esforço de MONITORAÇÃO
em suas várias operações e atividades. MONITORAR significa acompanhar essas
operações e atividades para garantir que o planejamento seja bem executado e que
os objetivos sejam alcançados adequadamente.
Os Processos de Monitoração estão relacionados com a maneira pelas quais os
objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a
Organização. Neste aspecto, a função de staff do RH e a responsabilidade Gerencial
de Linha adquirem contornos mais precisos. A função de staff consiste em desenhar
Sistemas de Coleta e Obtenção de Dados para abastecer o Sistema de Informações
Gerenciais que serve de suporte para as Decisões Gerenciais da Linha.

COMUNICAÇÕES INTERNAS

Uma das mais importantes estratégias para a Gestão reside na intensa

comunicação e retroação com os funcionários.
Os avanços tecnológicos permitem que os sistemas de informação de RH sejam
sofisticados e abertos para todos os clientes internos.
Como regra geral, os gerentes de linha devem enfatizar a comunicação com os
demais membros da organização, não somente porque a comunicação é o meio
primário de conduzir as atividades da organização, mas também porque ela é a
ferramenta básica para satisfazer as necessidades humanas dos funcionários.

Inicialmente, os Sistemas de Informação sobre as pessoas eram privativos da

Área de RH, quando ela monopolizava todas as decisões com relação aos funcionários.
Depois, os Sistemas de Informação de RH foram descentralizados e passaram a
incluir os Gerentes de Linha, para que estes pudessem tomar suas decisões a respeito
dos subordinados.
Mais recentemente, os Sistemas de Informação estão se abrindo também para
os funcionários, a fim de que eles recebam informação e retroação sobre seu próprio
desempenho e situação na Organização.

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# Processo Monitorar #

BANCO DE DADOS DE RH

O Banco de Dados é um Sistema de armazenagem e acumulação de dados

devidamente codificados e disponíveis para o processamento e obtenção de
informações. Na realidade, o Banco de Dados é um conjunto integrado de arquivos,
relacionados logicamente, organizados de forma a melhorar e facilitar o acesso aos
dados, não somente pela redução da “memória” para arquivos, mas também porque
os dados logicamente interligados permitem uma atualização de processamento
integrados e simultâneos. Isto reduz erros ocorridos em razão de arquivos duplicados.

É muito comum existirem vários Bancos de Dados relacionados logicamente entre

si por meio de um software (programa) que executa funções de criar e atualizar
arquivos, recuperar dados e gerar relatórios.

A Gestão de Pessoas requer a utilização de vários Bancos de Dados interligados que

permitam obter e armazenar dados a respeito de diferentes estratos ou níveis de
complexidade, a saber:

1- Cadastro de pessoal – dados pessoais sobre cada funcionário.

2- Cadastro de cargos – dados sobre os ocupantes de cada cargo.
3- Cadastro de seções – dados sobre os funcionários de cada seção, departamento ou divisão.
4- Cadastro de remuneração – dados sobre os salários e incentivos salariais.
5- Cadastro de benefícios – dados sobre os benefícios e serviços sociais.
6- Cadastro de treinamento – dados sobre programas de treinamento.
7- Cadastros de candidatos – dados sobre candidatos a emprego.
8- Cadastro médico – dados sobre consultas e exames médicos de admissão, exame periódico etc.
9- Outros cadastros dependendo das necessidades da organização, da ARH, dos gerentes de linha e
dos funcionários.

Para serem transformados em informação, os dados precisam ser processados. O

Processamento de Dados é a atividade que consiste em acumular, agrupar e cruzar
dados para obter outros dados ou transformá-los em informações.

A manutenção e atualização do Banco de Dados é de responsabilidade dos seus

usuários, isto é, dos especialistas de RH, dos Gerentes de Linha e dos próprios
Funcionários. Todos estão envolvidos na tarefa de manter os Bancos de Dados
devidamente atualizados.

Quando centralizam a administração dos Bancos de Dados na Área de RH, muitas

Organizações precisam fazer periodicamente recadastramento para atualização dos
Dados Pessoais de seus Funcionários, principalmente em relação a cursos externos,
estado civil, mudança de endereço etc.

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Insumos básicos para o banco de dados

Identificação Pessoal: Dados de Admissão: Dados Pessoais: Dados de Progresso:

Nome Data de admissão Empresas onde trabalhou Cargos ocupados

Endereço Cargo Inicial Datas Admissão/demissão Progresso na Carreira
Data/local de nascimento Salário Inicial Endereços Avaliação do Desempenho
Nacionalidade Nº. de dependentes Cargos Ocupados Cursos internos efetuados
Filiação Empresas onde trabalhou Salários Percebidos Cursos externos efetuados
Estado Civil Nº. registro Escolas onde estudou Resultados nos Testes de
Nome/Data de Nascimento Nº. de conta bancária Cursos feitos/concluídos Seleção
da Esposa (o) e filhos. Equipe de Trabalho Datas de início/conclusão Conhecimentos
Habilidades e capacidades

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE RH

Dentro de cada Organização existem vários Sistemas e Informações. O Banco de

Dados constituem o suporte básico dos Sistemas de Informação.

Modernamente, o conceito de Sistema de Informações está intimamente

relacionado com a tecnologia da informação e envolve necessariamente a presença do
computador, ou rede de microcomputadores, além de programas específicos para
processar dados e informações.

Sistemas de Informação de RH (SIRH) é um procedimento sistemático para

coletar, armazenar, manter, recuperar e validar dados necessários a uma Organização
sobre seus Recursos Humanos, atividades de Pessoal e características da Unidade da
Organização.

Existem dois objetivos básicos para o Sistema de Informação

sobre os Funcionários:

1) Administrativo – reduzir os custos e tempo de processamento da informação;

2) Suporte para decisão – ajudar os Gerentes de Linha e Funcionários a tomar

melhores decisões.

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Estruturação do SIRH:

Ainda não apareceu a fórmula para se estruturar e implementar um Sistema de

Informações de RH. Existe uma ampla concordância de que o primeiro e mais
importante passo é especificar as características do Sistema, especialmente os
usuários-alvo e as decisões as quais ele deverá dar apoio. Essas especificações
incluem decisões sobre o tipo de dados a serem coletados, a quantidade a ser
coletada, como e quando fazer esta coleta.
O próximo passo é a negociação da estruturação do Sistema. Isto envolve
questões como quem vai usar o Sistema, como ele será acessado e atualizado, e
assim por diante. O projeto técnico diz respeito à programação e desenvolvimento dos
softwares adequados. Depois disso o Sistema é testado em uma amostragem-piloto
e avaliado. Uma vez em operação, ele será avaliado, melhorias serão planejadas e o
processo se reinicia.

A Internet e a Função de RH:

Para os Profissionais de RH, a Internet oferece possibilidades extraordinárias e a

promessa de modificar fundamentalmente muitas de suas atividades. Muitas
Empresas já possuem seus sites na rede, por meio dos quais os Clientes e
Empregados recebem informações sobre seus produtos, abertura de vagas de

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emprego/inscrições eletrônicas. Bem como, sites comerciais que
oferecem serviços on-line de Recrutamento, Treinamento e Consultoria especializada.

Sistema de Informação Gerencial de RH

O Sistema de Informação Gerencial (SIG) é um sistema planejado para colher,

processar, armazenar e disseminar informação, de modo a permitir a tomada de
decisões eficazes pelos gerentes de linha envolvidos. As necessidades de informação
gerencial em uma organização são amplas e variadas e exigem a participação de
especialistas de RH, dos próprios gerentes de linha e dos funcionários.
O Sistema de Informação Gerencial ocupa um papel importante no desempenho
dos gerentes na condução de seus subordinados.

Para a montagem do SIG:

1- A primeira providência é saber exatamente quais as informações que os gerentes de linha precisam
para assumir a responsabilidade de linha de cuidar de seus subordinados.
2- A segunda providência é adaptar o sistema às necessidades dos gerentes de linha.
3- A terceira é verificar quais as informações que devem ser prestadas através de relatórios escritos e
quais as que devem ser acessadas nos terminais de computadores.

Sistema de Informação Gerencial

* Quanto ganha o funcionário?
* Quando foi admitido na empresa?
* Quando deverá entrar em férias?

* Qual é o cargo do funcionário?

* Qual é sua experiência profissional?
* Quais são suas habilidades e conhecimentos?

Acesso
* Quais os programas de treinamento feitos? Saída
* Quais suas avaliações de desempenho?
* Quais os cargos já ocupados na empresa?
do de
* Quais as metas e objetivos a alcançar?
Gerente * Quais os progressos já feitos? Informações
* Quanto falta para completar as metas?

* Quais as características pessoais?

* Pode receber novas responsabilidades?
* Deve receber supervisão mais estreita?

* Quais tarefas já executadas pelo funcionário?

* Quais tarefas poderia receber no futuro?
* Qual o potencial de desenvolvimento?

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Sistema de Informação aos Funcionários

* Qual o meu salário mensal?
* Quanto deverei ganhar este mês?
* Quantas horas de trabalho já fiz?

* Qual é o meu cargo?

* Qual é a minha faixa salarial?
* Quais são minhas possibilidades de carreira?

Acesso
* Quais os programas de treinamento a fazer? Saída
* Quais minhas avaliações de desempenho?
* Quais os cargos que já ocupei na empresa?
do de
* Quais as minhas metas e objetivos a alcançar?
Funcionário * Quais os progressos que já fiz? Informações
* Quanto falta para completar as metas?

* Quanto tenho de depósitos no FGTS?

* Como está minha situação previdenciária?
* Quanto tenho de depósitos no PIS?

* Quanto tenho na minha conta corrente bancária?

* Qual a minha situação na empresa?
* Qual o o meu potencial de desenvolvimento?

Privacidade e Segurança:

Uma vez que os Profissionais de R.H. tem comandado cada vez mais a
estruturação do SIRH, é deles a responsabilidade de manter os objetivos justos
assegurando a privacidade dos dados pessoais, garantindo que o acesso às
informações só será autorizado para aqueles que tenham necessidade legítima.

Avaliação dos Sistemas de Informação de R.H.

Existem duas medidas para avaliar o sistema de informação de R.H. A primeira

relaciona-se com as economias de custo decorrentes da redução das atividades
administrativas, como redução de níveis de staff, custos de malotes, tempo de espera
dos Gerentes para obter informação. A segunda envolve o acompanhamento dos
efeitos das informações do sistema para os tomadores de decisão. Embora mais difícil
de implantar, esta medida mostra os reais benefícios do sistema.

Na verdade, quanto aos seus investimentos em tecnologia, as Organizações

podem ser divididas em duas classes: aquelas que criam ativos de conhecimento
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(como sistemas ágeis que incorporam técnicas de solução de
problemas) e aquelas que simplesmente automatizam funções de suporte, como a
folha de pagamento. Os retornos das primeiras representam três vezes os retornos
das segundas.

Antigamente, a Área de ARH controlava rigidamente o comportamento dos

Funcionários. O sistema era dominante do tipo autoritário – coercitivo, estritamente fechado
e impositivo. Atualmente, as Organizações estão partindo para o empoderamento
(empowerment) das pessoas e colocadas em suas mãos e cabeças a responsabilidade pelas
decisões sobre seu trabalho. E a ARH não ficou de fora.

FUTURO - ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

A avaliação da função de RH deve considerar os seguintes aspectos:

1. Quais são as funções de RH?

O primeiro passo é obter opiniões dos gerentes de linha a respeito daquilo que a ARH
deve fazer na organização, como benefícios sociais, relações com empregados,
recrutamento e seleção, treinamento e relações com a comunidade, etc. O mais
importante é conhecer o que ela faz e quais são os clientes que utilizam suas funções.

2. Qual a importância dessas funções?

Os participantes devem avaliar cada uma das funções de RH em uma escala de
importância de 10 pontos para fornecer uma estimativa da importância relativa das
funções de RH segundo sua visão e dos demais clientes.

3. Como essas funções são desempenhadas?

Os participantes devem avaliar como essas funções são atualmente desempenhadas.
Utilizar a mesma escala de pontos para avaliação.

4. Quais as necessidades de melhorias?

Determinar quais são as funções avaliadas como mais importantes e que não são bem
desempenhadas para identificar melhorias e corrigir as falhas.

5. A função de RH utiliza eficazmente seus recursos?

Verificações para determinar como o orçamento de RH está sendo alocado e gasto no
sentido de torná-lo consistente com as funções mais importantes. Trata-se de verificar
onde o dinheiro está sendo aplicado para comparar os custos e benefícios decorrentes.
Quanto gasta e qual a sua contribuição?

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6. A função de RH pode ser mais eficaz?
A etapa final deve proporcionar uma visão mais ampla das áreas que necessitam
melhorias e como elas podem ser melhoradas ou incrementadas.

Segundo uma pesquisa apresentada no livro de Chiavenato, mostra que

as atividades mais importante de RH são:

1. Proporcionar assessoria e aconselhamento à administração.

2. Comunicar à administração a filosofia e estratégias
3. Assegurar tratamento consistente e equitativo às pessoas.
4. Administrar situações de greve ou queixas.
5. Proporcionar assessoria e aconselhamento sobre políticas de RH.
6. Coordenar os procedimentos de admissão.
7. Comunicar os programas de remuneração e benefícios.
8. Processar queixas a respeito de benefícios.
9. Assessorar a empresa na solução de problemas salariais.
10. Assegurar o cumprimento da legislação trabalhista.
11. Comunicar filosofias, objetivos e políticas de RH.
12. Desenvolver programas de RH com os órgãos da organização.

A cada ano, a revista americana Fortune seleciona as empresas mais admiradas

do mundo através de uma pesquisa do Hay Group, que avalia cerca de 21 áreas de
atividade e utiliza os onze critérios (atributos) abaixo:

1. Qualidade da administração geral;

2. Qualidade dos produtos e serviços;
3. Inovação;
4. Valor como investimento de longo prazo;
5. Situação financeira;
6. Responsabilidade social e ambiental;
7. Uso adequado dos ativos corporativos;
8. Eficácia nos negócios globais;
9. Reputação de classe mundial e visão global;
10. Aproveitamento de oportunidades no caos e planos de longo prazo;
11. Capacidade de atrair, motivar e reter pessoas talentosas.

BIBLIOGRAFIA:

* CARVALHO, Antonio Vieira de. Administração de Recursos Humanos, v.1 – 1ª. Edição. São Paulo: Pioneira,
2000 (658.3124/C331a)
* CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. (E o novo papel dos recursos humanos nas organizações). Rio de
Janeiro: Elsevier, 2004 – 2ª. Reimpressão (658.3/C532g)

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* CHIAVENATO, Idalberto. Como Transformar R.H. (De um centro de despesa em um centro
de lucro). São Paulo. Makron Books, 2000 (658.3124/C532t)
* Manual de Gestão de Pessoas e Equipes: estratégias e tendências, volume 1. Vários Autores. São Paulo:
Editora Gente, 2002. (658.3/M294m)
* MILKOVICH, George T. Administração de Recursos Humanos. São Paulo: Atlas, 2000 (658.3/M644a)
* ROBINS, Steffen P. Comportamento Organizacional. São Paulo: Trentice Hall, 2002. (658.406/R632c)

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