EQUIPSA

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Nombre del puesto: Recepcionista

Área: Administrativa Gerencia: Jefe inmediato: Gerencia Administrativa-Financiera
Administrativa
Ocupante del cargo: Validado por: Aprobado por:
Martha Lopez Gestión Humana Gerente País

Código: Fecha: 01 enero 2016

1. PERFIL GENERAL DEL PUESTO

1.1. Propósito general del puesto (Misión del
puesto):
 Definir brevemente cual es el propósito o la
finalidad del puesto, dentro de la empresa.
 El objetivo debe transformar las ENTRADAS
en SALIDAS
Satisfacer las necesidades de comunicación del
personal, operando una central telefónica,
atendiendo los requerimientos de información,
ejecutando y controlando la recepción y despacho de
la correspondencia, para ser apoyo a todo el equipo
gerencial.

1.2. Cualificaciones requeridas para el puesto: Experiencia mínima de 1 año en puestos similares

Dominio de office
 Enunciar el nivel mínimo de formación
académica y profesional requerida por el Cursando estudios superiores
puesto.
 Indicar los años de experiencia
 Indicar los conocimientos específicos que se
requiere del puesto.

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DESCRIPCIÓN DE PUESTO
N° de Subordinados: 0
1.3. Relaciones de autoridad.
Directos: 0
 A quiénes reporta y quiénes le reportan
directa e indirectamente. Indirectos: 0
 Linealmente se define como la dependencia
directa del puesto en cuestión, con respecto a
su jefe superior inmediato dentro del Gerente
Administrativa
organigrama.
 Funcionalmente se refiere a su dependencia a
otros puestos superiores que es necesaria
Recepcionista
para cumplir con el objetivo del puesto.

1.4. Nivel de autoridad:

 Describir el nivel de autoridad que tiene el  N/A
puesto en la organización para la aprobación
de documentos, procedimientos, gastos o
montos de inversión.
 Dimensiones económicas: En magnitudes
económicas defina los conceptos y montos
generados por el puesto.
 Acceso permitidos al sistema y roles de
seguridad asignados.

1.5. Otras responsabilidades permanentes:

 Comités o grupos de trabajo. Escribir el  Apoyo administrativo Gerente de Gestión
nombre del comité, comisión o grupo de Humana.
trabajo permanente  Apoyo administrativo Analista de mercadeo.
 Comité de eventos

2. PERFIL DE RELACIONES

2.1 Relaciones Jerárquicas

Puestos con los que el ocupante de este perfil tiene una mayor relación.
Relaciones Internas Relaciones Externas
Área/Puesto Área/Puesto

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DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Equipo Gerencial Proveedores

Analista de Mercadeo Clientes

Asesores de ventas

Coordinadora de servicios

Conserjes

Seguridad
3. RESPONSABILIDADES/ACTIVIDADES
Enunciar y describir brevemente la responsabilidad. Detallar actividades. (Enunciar las responsabilidades que
el ocupante del puesto perfilado ejecuta con sus respectivas actividades a fin de lograr los resultados
esperados del mismo, con base a los insumos recibidos de los puestos proveedores)
Describa las actividades en forma lógica del proceso.

Responsabilidad 1: Garantizar la atención de los clientes y proveedores cumpliendo con los estándares de
servicio de la compañía.
Actividades
1. Atender con amabilidad y respeto las llamadas y solicitudes de clientes y proveedores.
2. Asegurar la comunicación asertiva.
3. Recibir y llevar control de la entrega eficiente de la correspondencia.
4. Realizar llamadas telefónicas solicitadas por clientes internos.
5. Cotizar, elaborar y confirmar itinerario de viaje de colaboradores y visitantes.
6. Apoyo en gestiones de miembros de Junta Directiva.

Responsabilidad 2: Control del mantenimiento de equipos y edificio de Equipsa.

Actividades
1. Asegurar el buen funcionamiento de líneas y extensiones de planta telefónica.

2. Controlar y reportar mantenimientos de equipos tales como: aires acondicionados, fotocopiadora y planta telefónica.

3. Reportar y dar seguimiento al mantenimiento del edificio.

Responsabilidad 3: Colaboración con el área de Gestión Humana.

Actividades
1. Administrar los beneficios de colaboradores según políticas de empresa.
2. Elaborar reporte de asistencia de colaboradores y enviarlo a la Gerente de Gestión Humana
3. Apoyo en la medición de indicadores de colaboradores.
4. Apoyar al área de Gestión Humana según sus requerimientos.

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DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Responsabilidad 4: Apoyo al área administrativa – financiera
Actividades
1. Controlar, archivar y elaborar reporte de órdenes de combustible del área de ventas.
2. Asegurar la veracidad de la información en reporte de kilometraje del área de ventas.
3. Atender las solicitudes de útiles y papelería de oficina del personal de la empresa.
4. Elaborar reporte de entrega de útiles y papelería de oficina.
5. Archivar transferencias efectuadas vía fax a proveedores extranjeros.

4. METODOS DE TRABAJO
 Enunciar los métodos de trabajo aplicados en el proceso de agregar valor y su nivel de conocimiento.
Ejemplo: procesos, Procedimientos específicos, diagramas, software procedimientos para comunicarse
con el cliente, etc.

1.1 Conocimiento de requerimientos de leyes, reglamentos y normas

1. Reglamento Interno
2. Código de Conducta
3. Políticas de empresa

5. ESCALA SALARIAL y BENEFICIOS

Salario de acuerdo a escala salarial interna.

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