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MANUAL DE RECURSOS HUMANOS

CÓDIGO: S-M-02

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD


CÓDIGO: S-M-02
MANUAL
FECHA: 26/08/2015
VERSIÓN: 11
RECURSOS HUMANOS
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Tabla de contenido

Objetivo 3

Alcance 3

Definiciones 3

Reclutamiento, Selección Y Contratación De Personal 4

Inducción, Entrenamiento, Evaluación Y Formación 5

Rotación Y Retiro Del Personal 8

Control De Cambios 11
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1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos a seguir en la empresa para la selección,
contratación, inducción, formación, evaluación de competencia y desempeño,
rotación y desvinculación del personal de SERVICER S.A.S.

2. ALCANCE
Este manual aplica al proceso de Gestión del Talento Humano y Bienestar.
3. DEFINICIONES
 INDUCCIÓN PREVIA: Es un proceso mediante el cual se da a conocer a la
persona que ingresa a la empresa, aspectos generales sobre la misma y
algunas herramientas necesarias para su desempeño dentro de la empresa.

 INDUCCIÓN AL CARGO: Es un proceso mediante el cual se da a conocer


a la persona que va ocupar un cargo, todos los aspectos relacionados con
este, como son funciones, responsabilidades y todo aquello que le permita
desarrollar las actividades rutinarias del cargo a desempeñar.

 FORMACIÓN: Educación impartida al empleado para contribuir a su


desarrollo en el puesto de trabajo. Su eficacia se mide a largo plazo.

 ENTRENAMIENTO: Preparación y adiestramiento impartido al empleado


para ponerlo en práctica en sus actividades. Su eficacia se puede medir con
la reproducción inmediata del conocimiento adquirido.

 HABILIDADES: Características propias del ser humano, en cuanto a


aptitud, actitud y personalidad, las cuales hacen parte del desempeño
exitoso en su puesto de trabajo y en la organización.

 INCAPACIDADES: Período en el que se impide a una persona la


realización de las actividades rutinarias de trabajo, y que se basa en un
diagnóstico médico que indica el descanso o reposo que necesita a fin de
recuperarse de lo que le impide el normal desarrollo de sus labores.
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4. RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

Inicio
“Contratación”

Solicitud de necesidad de personal por parte de


S-F-20 Solicitud de Personal
Coordinadores, Jefes inmediatos, Líderes.
Lideres

Recepción de la hoja de vida y verificación del perfil


(Salud ocupacional y Jefe de Área y/o RH.) Día
1

Verificación Perfil con hoja de vida (soportes incluyendo vacunas


de fiebre amarilla y tétano). (RRHH) Día
1

Visto bueno RRHH Día


1

SI NO
Apto Fin

Confirmación a Recursos humano para


contratación. (Jefe de Área)

Orden para la Realización de los exámenes


médicos según el cargo. (RRHH) Día
2

Al recibir los resultados de aptitud médica estos deben


ser enviados o consultados con Salud Ocupacional. Día
3

SI NO
Apto Fin

Realizar pruebas psicotécnicas

Realizar afiliación a seguridad social, ARL, caja de


compensación, pensiones y cesantías, Firma de Día
contrato, entrega de herramientas y dotación. 3

Inducción general y/o entrenamiento

Inicio de actividades

Fin
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5. INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO, EVALUACIÓN Y FORMACIÓN

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En esta inducción el Jefe
Administrativo y de Recursos o
a quien delegue da a conocer
al personal nuevo, desde su
primer día de ingreso a la
Empresa la siguiente
información:

 Historia de la empresa.
 Plataforma estratégica de la
empresa (Misión, Visión,
Política Integral y Objetivos).
 Breve descripción de los
derechos y deberes de los
trabajadores. Jefe Administrativo (documento
1. Inducción Previa.
 Se socializa el Reglamento y de Recursos de carácter
Interno de Trabajo, libre)
Seguridad Industrial.
 Se entrega Manual de
Responsabilidad Perfiles y
Cargos correspondiente.

El Jefe Administrativo y de
Recursos o a quien este
delegue le enseña al personal
nuevo las instalaciones de la
Empresa donde desempeñará
sus funciones y los
compañeros de trabajo con los
cuales interactuará.
Se le da a conocer al nuevo
empleado: Jefe del área o Inducción y
2. Entrenamiento. Empleado a ser Entrenamien
 Los procedimientos e to
instructivos del área, reemplazado
haciendo inducción del
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BLOG y énfasis en los
procedimientos que abarca el
cargo.
 Planeación y organización de
horarios de trabajo.
 Manejo de registros.
Si la persona que abandona
el puesto de trabajo es el
Jefe o Coordinador de área,
este debe entregar al nuevo
empleado:
 Documentación del proceso
al que pertenece.
 Proyectos de mejora que se
encuentren en ejecución.
 Compromisos pendientes.
 Seguimiento a indicadores
de gestión.
 Inducción sobre el manejo de
formatos, acciones
correctivas y preventivas
levantadas al proceso.
Los tiempos de entrenamiento
los establecen los Jefes de
Área de acuerdo a la
complejidad de los cargos.

NOTA: El tiempo de
entrenamiento se establece de
acuerdo al cargo:

 Operativo: Ocho (8) días entre


entrenamiento y
acompañamiento.
 Administrativo: Quince (15)
días en manejo de
procedimientos y entrenamiento
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Al finalizar la inducción se
3. Evaluación y
registro de aplica un Examen al nuevo Examen de
Inducción y re empleado, la cual se Administración Inducción
inducción. evidencia en el formato S-F-85
de EXAMEN DE INDUCCION.
Se le aplica una Evaluación de
Desempeño, donde se evalúan
el mejoramiento de las
competencias, los objetivos
correspondientes, funciones y
responsabilidades para el
Sistema de Gestión Integral.
Los resultados de la
evaluación son registrados en
el formato “Evaluación del
Jefe Administrativo Evaluación
4. Evaluación de Desempeño Laboral”. Esta
y de Recursos de
desempeño. evaluación es coordinada y
Desempeño
ejecutada por el Jefe Jefes de Área
Administrativo y de Recursos,
además de los jefes
inmediatos a los empleados a
su cargo, anualmente.

La calificación de aprobación
mínima será de 3.0, la cual
estará sujeta a cada una del
ítem que para este caso se
incluyen en la evaluación.
El programa de formación en Control de
SERVICER S.A.S. se elabora capacitación
5. Identificación De y actualiza de acuerdo a los Jefe Administrativo
Necesidades De siguientes criterios: y de Recursos
Formación. /Líderes de
 Como consecuencia de los Procesos
resultados de la evaluación Matriz de
descrita en el numeral Formación
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anterior.
 Actualizaciones en materia
de legislación.
 Resultados arrojados por las
inspecciones realizadas en
campo.
 Por proveedores de bienes
y/o servicios.
 Por invitación de entes
externos a la Empresa.
 Por los riesgos existentes en
los puestos de trabajo.
 Como consecuencia de
accidentes e incidentes
presentados.
 Por los resultados de las
Auditorías internas y
externas.
 En las Evaluaciones del
cliente y encuestas al
usuario.
 Resultados arrojados en las
evaluaciones de los
proveedores.
 Por documentación,
implementación y mejora del
Sistema de Gestión Integral.
Semestralmente se establece
el Plan de Formación del
personal y se le hace
seguimiento, sin embargo, se
le pueden realizar
modificaciones al mismo,
teniendo en cuenta las
necesidades que se pueden
presentar.
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La metodología de evaluación
de las capacitaciones se
definirán de acuerdo a la
temática de la formación
impartida por el facilitador y en
el tiempo que el defina, está
quedara establecida en el S-F-
31 Matriz de Formación y
quedara también evidenciado
en el formato S-F-30 Control
Capacitación en el campo de
Observación.

6. ROTACIÓN Y RETIRO DEL PERSONAL

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTROS


Una vez el empleado cumple
con el periodo para solicitar
sus vacaciones o licencia, el
empleado solicita sus
vacaciones a través de
Solicitud de
formato S-F-13 Solicitud de Cualquier vacaciones o
Vacaciones, el Jefe integrante de la descanso
Administrativo y de Recursos organización remunerado
1. Rotación por le informa para que diligencie
vacaciones o Jefe Administrativo
el formato de “Solicitud de
licencias. y de Recursos
vacaciones o descanso Inducción y
remunerado”, previa Entrenamient
autorización del jefe inmediato, Jefe del área o
se debe ubicar el reemplazo si
el cargo amerita reemplazo en
común acuerdo con el Líder si
del proceso afectado, donde
este realizará un empalme y
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entrega del puesto como se
describe en la actividad 2; en
todo caso el tiempo que se
debe invertir en esta actividad
es definido por el jefe
Administrativo y de Recursos,
o Jefe de Área.

Luego de que la persona sea


asignada al nuevo cargo, la
Administración entrega una
copia controlada del Manual
de Responsabilidad Perfiles y
Cargos correspondiente al
cargo a ocupar.

Finalmente el jefe inmediato


realiza una inducción previa a
la persona, dejando evidencia
en el formato “S-F-51 Control
de Rotación de Personal
Interno”. El registro
correspondiente a la inducción
debe ser entregado la
Administración para su
correspondiente archivo.
En caso de incapacidades o
imprevistos el jefe inmediato
informará al Jefe
Administrativo y de Recursos Inducción y
2. Rotación por acerca del personal interno o
Jefe Administrativo Entrenamient
incapacidades o
externo a contactar que y de Recursos o
imprevistos.
cumpla con el perfil del cargo
para la realización del
respectivo reemplazo de
manera inmediata.
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Para este reemplazo se deben
cumplir con la entrega de:
 Manual de Responsabilidad
Perfiles y Cargos
 Elementos de protección
personal EPP.
 Inducción previa con sus
respectivos registros.
NOTA: Se recomienda que el
personal de cada proceso
reciba inducción de las
diferentes actividades de los
cargos dentro de su proceso a
fin de contar con ellos para
este tipo de reemplazos. Esta
actividad debe ser ejecutada
por los jefes y Líderes de cada
Proceso.
Para todo empleado que por
cualquier motivo, se
desvincule de SERVICER
S.A.S., el jefe inmediato debe
informar a la oficina de
Administración para que se
cumpla el procedimiento de
3. Desvinculación o retiro consistente en:
retiro del Jefe Administrativo
personal.  Pasar comunicación de y de Recursos
desvinculación del empleado
o recibir carta de renuncia
del empleado.
 Cumplir con los requisitos
legales de terminación
unilateral de contrato.
 Pagar oportunamente las
prestaciones sociales.
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 Pagar indemnizaciones
cuando aplique.
 Practicar el respectivo
examen médico de egreso.
 Devolver el carné y dotación
de uniformes a la oficina de
Administración.
 Informar a Sistemas la
Eliminación de Usuario
(cuando aplique).

7. FORMATOS RELACIONADOS
Solicitud de Vacaciones S-F-13
Solicitud de Certificados S-F-18
Solicitud de Personal S-F-20
Control Capacitación S-F-30
Matriz de Formación S-F-31
Evaluación de Desempeño por Competencias S-F-32
Autorización de Realización de EMO S-F-37
Inducción, Reinduccion y Entrenamiento S-F-46
Solicitud de Permiso S-F-50
Control de Rotación del Personal S-F-51
Solicitud de Afiliación e Ingreso en Nomina S-F-53
Entrevista de Ingreso S-F-60
Control de Ausentismo S-F-62
Examen de Inducción S-F-85
Quejas por Acoso Laboral S-F-108
8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN CAMBIO REALIZADO
ACTUALIZACIÓN
En el Punto 4. RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL se elimina cuadro
00 03/04/2012 descriptivo y se cambia por flujograma que detalla dicha
actividad.
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En el punto 5. INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO,


EVALUACIÓN Y FORMACIÓN, la actividad 1 se cambia
donde dice se entrega el Reglamento Interno de Trabajo,
Seguridad Industrial y se determina quedar: SE SOCIALIZA
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, SEGURIDAD
INDUSTRIAL.

Se elimina del punto 5. En la actividad 4 EVALUACIÓN DE


DESEMPEÑO. En su descripción el siguiente párrafo: Antes
de finalizar el contrato, cuando el Jefe Administrativo y de
Recursos lo autorice, al personal de SERVICER LTDA.
Se realizan las siguientes modificaciones en el punto 5
INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO, EVALUACIÓN Y
FORMACIÓN:

En la actividad 2, ENTRENAMIENTO se elimina:

1. El tiempo establecido para realizar la inducción y/o


entrenamiento.
2. Reemplazo por primera vez en un cargo: entrenamiento
de 8 días.
3. Reemplazo de un cargo desempeñado anteriormente:
entrenamiento 2 días.
4. En caso de requerirse más días para el entrenamiento, la
aprobación la puede hacer el Jefe de Área
correspondiente e informar a la Administración.

Y se agregó en esta misma actividad un párrafo que nos


01 11/09/2012 explicó la inducción del BLOG y énfasis en los
procedimientos que abarca el cargo.

En la actividad 3 Evaluación y registro de Inducción y re


inducción. Eliminamos la palara entrenamiento y hacemos
claridad en el EXAMEN DE INDUCCIÓN que se realiza.

En la actividad 5. Identificación De Necesidades De


Formación, se anexan los siguientes criterios de
identificación para el programa de formación como lo son:

 Por los resultados de las Auditorías internas y externas.


 En las Evaluaciones del cliente y encuestas al usuario.
 Resultados arrojados en las evaluaciones de los
proveedores.

Se realizan las siguientes modificaciones en el punto 6


ROTACIÓN Y RETIRO DEL PERSONAL EN LA
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ACTIVIDAD 1 Rotación por vacaciones o licencias. Se anexa


que el Jefe Administrativo y de Recursos le informa al
empleado para que diligencie el formato de “Solicitud de
vacaciones o descanso remunerado”; también se aclara que
el tiempo definido para el empalme de una actividad es
definido por el jefe Administrativo y de Recursos, o Jefe de
Área.

Y se Elimina la respectiva evaluación de las habilidades


requeridas por el cargo.

Como también se elimina que El personal que haya


regresado de licencias prolongadas (maternidad, vacaciones,
licencias no remuneradas) debe recibir esta inducción al
cargo, ya sea por parte del jefe inmediato o a quien este
delegue.
02 26/12/2012 Se cambió imagen corporativa.
Se relaciona en el flujograma de Reclutamiento, Selección Y
Contratación Del Personal, el proceso de solicitud de
03 06/05/2014 personal, relacionando el formato S-F-20. Y se esclarece que
la afiliación a todo lo referente con prestaciones sociales se
realizan antes de firmar el contrato.
Se anexo en el flujograma de reclutamiento, selección y
04 12/06/2013 contratación del personal, la realización de las pruebas
psicotécnicas realizadas dentro de la organización.
Se modifica en la actividad 5. Identificación De Necesidades
De Formación la frecuencia con que se definirá el Plan de
Formación.

Así mismo se anexa la metodología de la evaluación de los


05 10/08/2013
capacitaciones y la frecuencia de la evaluación de estas
mismas; también se anexan los formatos a diligenciar y
donde quedan soportados la metodología de evaluación que
se utilizara.
Se elimina del ítem Formatos Relacionados el documento S-
F-56 Lista de Chequeo de Hojas de Vida, ya que no se
06 19/05/2014 estaba implementando en el proceso como registro que
demuestre evidencia si no como una guía para identificar el
faltante.
Se incluyó en ítem 4. Reclutamiento, Selección y
contratación del personal (Flujograma) como requisito
de que antes de vincular a un trabajador a la empresa
07 28/10/2014
para ejercer en cargos operativos se debe solicitar el
respectivo certificado de vacunación contra la fiebre
amarilla y tétano.
Se modifica la información de un formato en el ítem 7
08 09/01/2015
Formatos Relacionados, anteriormente identificado con
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el código S-F-46 y con el nombre de Inducción y


Entrenamiento, este es modificado debido a la
necesidad de identificar la actividad a realizar sea de
Inducción, Reinduccion y Entrenamiento, siendo así
como se identifica actualmente el formato, como
también describir el tipo de documento que se
entrega en el momento de realizar cualquiera de
las 3 actividades.
Se incluyó en la actividad N° 4 Evaluación de
desempeño la calificación mínima a ser ganada la
09 30/03/2015 evaluación de desempeño de acuerdo a la
percepción de cada jefe inmediato según el
cumplimiento de cada uno de los colaboradores.
Se modifica el procedimiento debido a que la
organización cambia de Razón Social dejando de
10 26/08/2015 ser LTDA para ser S.A.S. Así mismo se cambian
todos los documentos relacionados en este
procedimiento.

REVISÓ: APROBÓ:

Aledys Anaya Padilla Soffi Santis Martínez


Jefe Administrativo y de Recursos Gerente Administrativo y Comercial