CENTRO INTERESCOLAR ESTADUAL MIÉCIMO DA SILVA

APOSTILA DE INFORMÁTICA

MICROSOFT ACCESS 2007

Professora Cláudia

Ano 2012
 ACCESS 2007
O que é um Banco de Dados?
Um banco de dados é um conjunto de informações relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como
controle dos pedidos dos clientes ou manutenção de uma coleção musical. Se o seu banco de dados não está
armazenado em um computador, ou se somente partes dele está, você pode estar controlando informações de
uma variedade de fontes, tendo que coordená-las e organizá-las você mesmo. Um conjunto de nomes ou um
conjunto de números são exemplos de bancos de dados.

O que é um Banco de Dados Relacional?

Banco de dados relacional é aquele que permite fazer relações entre os seus dados.
Assim, uma agenda telefônica é um banco de dados relacional, pois permite relacionar a cada nome um telefone e
um endereço.
É importante notar que, sendo um banco de dados um conjunto de dados, ele é algo abstrato. O Access é apenas
um software que permite a implementação e o gerenciamento de um banco de dados com o uso do computador.

Campo e Registro
No exemplo da agenda telefônica diz-se que cada nome, telefone ou endereço é um campo, ao passo que cada
conjunto de nome, seu respectivo telefone e endereço formam um registro.

Esquematicamente temos:

PLANEJAMENTO DE UM BANCO DE DADOS

Como foi dito antes, um banco de dados é um conjunto de informações relacionadas a um determinado assunto
ou finalidade e o Access é apenas a ferramenta para implementar e gerenciar o banco de dados via computador.
Logo, muito mais importante do que dominar os recursos oferecidos pelo software é entender como os dados se
relacionam e o que é esperado do sistema.
Por isso, antes de sentar-se na frente do micro e começar a digitar, gaste um pouco de tempo planejando o que
será feito.

Aqui vão algumas dicas de planejamento:

Determine as suas necessidades: um banco de dados é estruturado para responder à algumas perguntas
e geralmente só poderá responder a elas. Se futuramente for necessário adaptar o banco de dados, o trabalho
será grande. Por isso, tente prever tudo que é desejado do sistema.
Conheça bem o banco de dados a ser estruturado: o Access apenas nos fornece um meio de implementar
no computador banco de dados já existente. Por isso, é importante compreender a natureza dos dados e seus
relacionamentos para automatizar corretamente o sistema.

Evite desperdícios de poder de processamento: conforme será visto, um banco de dados pode chegar
facilmente a vários Megabytes. Por isso, é importante estar atento ao que é feito; relacionamentos
desnecessários, dados duplicados e propriedades inadequadas aumentam muito o tamanho de um banco de
dados.

O que é um Objeto?

Um objeto é uma unidade que pode ser selecionada e manipulada. No Access existem alguns objetos que podem
ser criados e utilizados, tais como: tabelas, formulários, relatórios, macros e módulos. Outros recursos que
também são considerados objetos são: figuras, gráficos, caixas de diálogos,etc.
Abaixo estão os principais objetos manipulados pelo Access. Estes objetos são criados a partir da Guia Criar
do software Microsoft Access 2007.

Tabela: é o principal objeto do Access. É uma coleção de dados sobre um tópico específico, como produtos ou
fornecedores, por exemplo. Usar uma tabela separada para cada tópico significa que você armazena aquele dado
apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficiente e reduz erros de entrada de dados. Tabelas
organizam os dados em colunas (campos) e linhas (registros). De todos os objetos, este é o único obrigatório.
Portanto uma tabela é um objeto do Access que armazena dados em linhas (registros) e colunas (campos). Os
dados normalmente descrevem um assunto como, por exemplo, empregados ou vendas.

Consulta: é o objeto que responde às perguntas propostas, com base em dados já presentes. Você utiliza
consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Você também pode utilizá-las como
origem de registros para formulários e relatórios.

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 ACCESS 2007
Formulário: você pode utilizar formulários para uma variedade de propósitos. É o objeto de comunicação entre o
banco de dados e o usuário, além de permitir a entrada de dados e a visualização de informações de uma maneira
muito mais elegante e controlada.

Relatório: é uma maneira eficaz de apresentar seus dados em um formato impresso. Como você tem controle
sobre o tamanho e a aparência de todos os elementos de um relatório, é possível exibir as informações da
maneira como deseja vê-las. Se o formulário é a melhor maneira de entrar com dados, o relatório é a melhor
maneira de imprimir informações. Os relatórios do Access possuem muitos recursos tais como preenchimento de
etiquetas, envelopes e interação com o Word em uma mala direta.

Macros: é um conjunto de uma ou mais ações onde cada uma efetua uma determinada operação, como abrir um
formulário ou imprimir um relatório. As macros podem ajudá-lo a automatizar tarefas comuns. Por exemplo, você
pode executar uma macro que imprima um relatório quando um usuário clicar em um botão de comando.

Módulo: é o objeto de controle mais sofisticado do Access. A sua implementação se dá em linguagem de

programação Visual Basic for Aplication, inserida no pacote Office da Microsoft.

INICIANDO O MICROSOFT ACCESS 2007

Podemos optar por um Banco de Dados em Branco ou abrir um banco de dados já existentes listados a
direita da janela ou modelos on-line disponíveis para download no lado esquerdo os modelos estão
listados por categoria e você ainda conta com acesso facilitado (abaixo da janela) a treinamentos,
modelos e downloads de conteúdo on-line da Microsoft para o programa.

Escolha o banco de dados em branco, deve-se informar o nome do banco de dados e o local de
gravação do banco de dados. Diferente dos outros softwares, o Access exige que se grave logo no
início do projeto.

Você ainda pode criar um novo banco de dados através do botão Office.

Podemos reconhecer que determinado arquivo pertence ao Microsoft Access pela sua extensão que é
.accdb.

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 Barra de ferramenta ACCESSNome
2007dado ao
Botão do
de acesso rápido Campo ou arquivo do access
office coluna

Faixa de
opções

Linha ou
registro

As abas ou as guias do software surgem para que o usuário possa navegar entre as faixas de opções e
substitui antigos menus de opções em cascatas com mais facilidade, o que faz com que tenha maior
produtividade, pois não é necessário abrir menus e janelas através de opções, já que as principais
estão facilmente distribuídas.
As principais guias são INÍCIO, CRIAR, DADOS EXTERNOS e FERRAMENTAS DE BANCO DE
DADOS.
Existem guias ocultas que se tornam disponíveis quando objetos ou elementos que necessitam de seus
recursos estiverem selecionados. Estas guias em especial, recebem coloração diferenciada.
Ao selecionar as faixas de opções pelas guias ou abas , notamos que cada uma delas é formada por
grupos de botões de comandos, organizados de forma lógica e sensata, para que fique fácil e rápido o
acesso aos principais recursos do softwares.
Os grupos foram dispostos para evitar que o usuário transite entre as guias para encontrar o que
precisa, pois os recursos trabalham juntos e estão próximos uns dos outros.
Localizada acima da faixa de opções, a BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO é uma
barra de botões totalmente personalizada pelo usuário, escolhendo os comandos que utiliza com mais
freqüência.
No BOTÃO OFFICE estão os principais comandos do software, como salvar, abrir, imprimir além do
OPÇÕES DO ACCESS, opção com a qual você poderá modificar e personalizar o software. E também
uma lista dos últimos arquivos abertos.

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 ACCESS 2007
Personalizar
Ocultar / mostrar
Painel de
Painel de navegação
navegação

Painel de
navegação

O painel de navegação é onde você pode ver com o que esta trabalhando no banco de dados seja tabelas,
formulários ou relatórios. Você pode ocultar o painel de navegação conforme sua necessidade. Além de poder
personalizar o painel de navegação organizando e ordenando os objetos por categoria, data ou tipo.

CRIANDO TABELAS
Para criar tabelas basta acessar a guia CRIAR. Você pode utilizar modelos prontos de tabela ou criar uma nova
tabela de acordo com suas necessidades.

Criar nova
tabela ou
utilizar
modelos
prontos

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 ACCESS 2007

Criar
campos

Tabelas
criadas

TELA PARA CRIAR UMA TABELA MODO FOLHA DE DADOS

Clique na guia Criar, grupo tabelas, comando/botão TABELA.

O modo que nos é apresentado, assim que clicamos no botão TABELA é o modelo DESIGN. Ela é identificada na
guia FOLHA DADOS no grupo MODOS DE EXIBIÇÃO.

Note que para receber dados, o software prepara um campo. Clique duas vezes para adicionar um campo.

A TELA ACIMA MOSTRA A CRIAÇÃO DE CAMPO NA TABELA NO MODO DESIGN

O Access apresenta esta janela para você definir a estrutura (design) da tabela que será criada.

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 ACCESS 2007

A Janela de Estrutura (design) da Tabela é constituída por 4 (quatro) etapas:

- Nome do Campo: nesta coluna você deve definir os campos para a tabela (os nomes podem ter até 64
caracteres, espaços, undescore, acento).
- Tipo de Dados: onde você define o tipo dos campos (nesta coluna, clique em cima da seta para baixo para
visualizar a lista dos tipos de campos disponíveis).
- Descrição: Digite uma descrição que informe sobre o conteúdo do campo (não é obrigatório).
- Propriedades do campo: aqui você deve definir as propriedades (características) dos campos e da tabela.

Todos os objetos do Microsoft Access possuem propriedades, que são definidas para determinar a sua aparência
e o seu funcionamento.

Uma análise Rápida do Modo Design

NOME DO CAMPO
Na primeira coluna há o título Nome do Campo, que nada mais é do que o nome escolhido para cada um dos
campos da tabela.
Na segunda coluna há o Tipo de Dados. O padrão para estes campos é Texto. Existem outras opções; basta clicar
na célula correspondente ao tipo de dado de um determinado campo e, em seguida, clicar na seta para baixo.

TIPOS DE DADOS
A seleção do tipo de dado se dá em função da natureza do dado. A seguir há uma breve explicação sobre os
mais importantes:

 Texto: seqüência de até 255 caracteres, incluindo espaços em branco.

 Memorando: um texto de até 64000 caracteres e que não pode ser indexado.
 Número: qualquer tipo numérico. Um campo tipo número pode ter vários tipos de número, tais como inteiro e
inteiro longo.
 Data/Hora: qualquer data e hora entre os anos 100 e 9999.
 Unidade monetária: adequado para o tratamento de cifras. Sua precisão é de 15 dígitos à esquerda da
vírgula e 4 dígitos à direita.
 Numeração automática: é um tipo de dado geralmente usado como chave primária, que é sempre
incrementado em uma unidade a cada novo registro. Um campo contador não pode ser editado.
 Sim/Não: para dados que só podem assumir dois valores. Também não podem ser indexados.
 Objeto OLE: um objeto qualquer, como uma figura do Paintbrush ou um gráfico do Excel. O tamanho máximo
é de 1 GB. Este campo não pode ser indexado.

DESCRIÇÃO DO CAMPO
A coluna Descrição que permite incluir um pequeno resumo sobre a função do campo. Embora não seja
necessária no exemplo desta apostila, é útil em bancos de dados maiores.

PROPRIEDADES DO CAMPO
Na parte inferior da tela pode-se ver uma lista de propriedades referentes aos campos. Abaixo lista de todas as
propriedades:
 Tamanho – especifica a quantidade de caracteres que pode ser inserido no campo (tipo texto, número
e numeraçãoautomática).
 Casa Decimal - Define o número de casas decimais dos campos numéricos (tipo número e moeda).
 Formato – permite ao usuário personalizar a disposição de textos, números, horas e datas para
exibição e impressão (todos os tipos, exceto o objeto OLE). É possível usar um formato pré-definido
ou criar um formato a partir de símbolos de formatação.
Símbolos de formatação para Número e unidade monetária.
(espaço) Exibe espaços como caracteres literais
“ABC” Exibe como caracteres literais, o que estiver entre aspas
! Força alinhamento à esquerda
* Preenche o espaço disponível com o próximo caracter
\ Exibe o próximo caracter
[cor] Exibe os dados formatados na cor especificada entre os
colchetes. Cores disponíveis: preto, azul, verde, ciano,
vermelho,magenta, amarelo e branco
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 ACCESS 2007

 Máscara de Entrada – é um padrão para entrada de dados num campo (tipo texto, número, data/hora
e moeda) definindo formas visuais de entrada de informações e facilitando o preenchimento do campo.

Para definir uma máscara de entrada,podemos utilizar caracteres especiais que limitam e determinam o
tipo de informação que será inserida no campo:

Caractere Uso
0 Digito. Insira apenas um dígito nesta posição
9 Digito. Um dígito nessa posição é opcional
# Insira um digito,um espaço ou um sinal de adição ou de subtração nesta posição. Ao
ignorar esta posição,o Access inserirá um espaço em branco.
L Letra. Obrigatório inserir uma única letra nesta posição.
? Letra. Uma letra nessa posição é opcional.
A Letra ou dígito. Obrigatório inserir letra ou dígito nesta posição
a Letra ou dígito.Uma letra ou dígito nesta posição é opcional.
& Qualquer caractere ou espaço. Obrigatório inserir um único caractere ou um espaço
nesta posição.
C Letra ou dígito. Uma letra ou um dígito nesta posição é opcional.
.,:;-/ Espaços reservados de decimais e milhares, separadores de data e hora.
> Letras maiúsculas
< Letras minúsculas
! Faz com que a máscara seja preenchida da esquerda para a direita.
\ Força o Access a exibir o caractere seguinte. Isso é o mesmo que envolver o caractere
em aspas duplas.
“texto literal” Envolve aspas duplas qualquer texto que os usuários devem visualizar.
senha No modo design para tabelas e formulários, definir a propriedade Máscara de entrada
como senha cria uma caixa de entrada para senha. Quando os usuários digitarem as
senhas na caixa,o Access armazenará os caracteres, mas exibirá asterisco *

Máscara de entrada Exemplo de valores

(00) 0000-0000 (25) 5555-6666
(00) 0000-0000 (25) 7777-8888
(00) AAAA-AAAA (26) 9999-NETE
#999 -20
>L???L?000L0 GREENGR339M3
>L0L0 0L0 T2F 8M4
00000-9999 98225-3007
>L<??????????????? MARIA
ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISB 1- 55615-507-7
>LL00000-0000 >L0L0 0L0BD51392-0493

 Legenda - É um título para o campo (todos os tipos).

 Valor Padrão - Define o valor que deve ser inserido automaticamente em um campo, quando um novo
registro for digitado (todos os tipos exceto numeraçãoautomática e objeto OLE).
 Regra de Validação - É uma condição de validade para a informação ser aceita (todos os tipos, exceto
numeraçãoautomática e objeto OLE),ou seja, limita ou controla o que os usuários podem inserir em
um campo de tabela ou em um controle de formulário.

Regra de validação Texto de validação

<>0 Insira um valor diferente de zero (0)
>=0 O valor deve ser zero ou maior
0 ou >100 O valor deve ser zero ou maior que 100
Entre 0 e 1 Insira um valor com sinal de porcentagem (para uso com
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 ACCESS 2007
um campo que armazena valores numéricos como
porcentagem)
<#01/01/1997# Insira uma data anterior a 1997
>=#01/01/2007#E <#01/01/2008# A data deve estar em 2007
<Date() A data de nascimento não pode estar no futuro
M Ou F Insira M para masculino e F para feminino
>=Int(Now()) Insira a data de hoje
COMO “[a-Z]”@[A-Z].com” OU “[A-Z]”@[A-Z].net Insira um endereço de email válido .com .net
[dataObrigatoria]<={Datadopedido]+30 Insira a data obrigatória que não deve exceder 30 dias
após a data do pedido
[datadetermino]>={datadeinicio] Insira uma data de término igual ou posterior à data de
ínicio.

 Texto de Validação - A mensagem que o usuário recebe quando afeta a regra de validação (todos os
tipos, exceto numeraçãoautomática e objeto OLE).
 Requerido - Define se um campo deve ou não ser preenchido (todos os tipos, exceto
numeraçãoautomática).
 Permitir Comprimento Zero - Indica se uma seqüência vazia é válida como informação para um campo
(tipo texto,memorando e hyperlink).
 Indexado - Ajuda na pesquisa e classificação dos campos de maneira rápida e eficiente (todos os
tipos, exceto memorando, objeto OLE e hyperlink).
 Novos Valores - Como novos valores devem ser gerados (tipo autonumeração): incremento ou
aleatório.

Definindo uma Chave Primária

A Chave Primária permite a identificação única de cada registro de uma tabela. Considerada como índice principal
para a tabela, ela é utilizada para associar dados entre as tabelas.
Você pode selecionar mais de um campo (até dez campos) para Chave Primária, ou seja, a concatenação dos
campos passa a ser uma Chave Primária. Os campos do tipo memorando, objeto OLE e hyperlink não poderão
compor sua chave primária.

Ao trabalharmos com tabelas, nós iremos querer garantia de cada registro seja diferente de algum modo. Para
isso, defina um campo como chave primária, isso será fundamental para nossos relacionamentos, no qual
falaremos em breve.

Um exemplo do mundo real poderia ser usar um número do CPF no campo chave primária. Mesmo se você tiver
100 "João da Silva" em sua tabela, cada um terá um número de CPF.
A primeira vista, você pode querer colocar o Nome do Vendedor como chave primária. Não seria uma boa
escolha, por que podemos ter dois vendedores com o mesmo nome, e não seria permitido uma duplicação, e
nesse caso a duplicação se faz necessária. Portanto definiremos como chave primária o campo Número.
Acrescente na tabela vendedor o campo: Numero como numeração automática.

Como definir uma Chave Primária?

Selecione a linha do campo Número, clique na guia design comando chave primária. Salve a com nome de
Vendedor e Feche.

Criando o restante das Tabelas

Crie as outras tabelas, com base nos dados a seguir:
Nota: Os campos em negrito são as chaves primárias de nossas tabelas.

Algumas Observações Importantes sobre Tabelas

Evite inserir espaços em branco no nome dos campos. O Access consegue entender estes espaços em
branco mas outros softwares não. Evitando o uso de espaços em branco, você aumenta a portabilidade
do seu banco de dados.

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 ACCESS 2007
RELACIONAMENTO
Relacionamentos são as associações estabelecidas entre os campos comuns (colunas) entre duas
tabelas.
Um relacionamento pode ser um-para-um, um-para-muitos ou muitos-para-muitos.
Os relacionamentos são fundamentais dentro de um Banco de Dados uma vez que eles indicam que
campo se relaciona com que campo e em que tabelas. Eles aceleram e facilitam a realização de
pesquisas e consultas que incluem mais de uma tabela. Para criar os relacionamentos associamos os
campos de chave primária de uma tabela com seus correspondentes em outra tabela.
É necessário que o tipo e tamanho dos campos sejam os mesmos, exceto para campos do tipo
AutoNumeração que podem ser relacionados com campos do tipo Número Inteiro Longo, caso haja
necessidade. Para iniciar estes procedimentos, estando com a janela do Banco de Dados na tela,
clique guia FERRAMENTAS DE BANCO DE DADOS / grupo MOSTRAR/OCULTAR / botão
RELAÇÕES.

Análise de Relacionamento
(Agenda Telefônica)
Analisando veremos que cada contato da agenda poderá possuir um ou mais compromissos.
Para isso deveríamos cadastrar na tabela de COMPROMISSOS cada compromisso de cada contato;
até aí tudo bem, mas se quiséssemos saber detalhes sobre o contato ligado ao compromisso, nós
teríamos que repetir os dados do contato na tabela de COMPROMISSOS. Dá para perceber que iria ser
muito repetitivo, porém o pior está pra vir. Imagine se para um determinado contato eu tivesse vários
compromissos; teria que repetir os dados desse contato em todos os seus compromissos, pois eu
poderia precisar dessas informações futuramente. Ufa! Só em pensar dá o maior desânimo.
O Relacionamento servirá para facilitar essas operações. Para relacionarmos os campos de duas
tabelas, eles devem ter o mesmo tipo de dados e obviamente armazenar informações do mesmo
assunto e, para que haja uma integridade entre os registros, um desses campos relacionados deve ser
uma CHAVE PRIMÁRIA.

Criação do relacionamento
A opção do Access que cria os Relacionamentos entre as tabelas é:
guia FERRAMENTAS DE BANCO DE DADOS. Após a escolha dessa opção veremos uma janela. Esta
janela solicita que sejam selecionadas as tabelas envolvidas nos relacionamentos. É aconselhável
selecionarmos todas as tabelas, pois poderemos utilizar a janela dos Relacionamentos para
acompanharmos o fluxo dos dados.

Criando o Relacionamento da Agenda Telefônica

Para criar um relacionamento proceda da seguinte forma:

 Feche todas as tabelas abertas;

 Clique sobre o ícone Relacionamentos
 Na janela Mostrar Tabela, selecione todas as tabelas e clique sobre o botão [Adicionar]:
 As tabelas escolhidas irão aparecer atrás desta janela:
 Clique no botão [Fechar] para encerrar a escolha das tabelas;

OBS: Caso seja necessário reabrir a janela de Mostrar Tabelas você pode fazê-lo escolhendo o ícone
na barra de ferramentasdo Access ou Guia Relações / botão Mostrar tabelas

 A janela de Relacionamentos irá aparecer:

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 ACCESS 2007

OBS: A arrumação das tabelas, bem como as dimenssões das mesma poderão ser alteradas
conforme necessidade ou preferência do operador.

 Para criarmos o relacionamento entre as tabelas CONTATOS e COMPROMISSOS devemos

selecionar o campo chave de uma das tabelas e arrastá0lo para o campo correspondente da
outra tabela. Por exemplo: campo CÓDIGO da tabela de CONTATOS para o campo CONTATO
da tabela de COMPROMISSOS, veja a seguir:
 Será mostrada então a janela de Editar Relacionamento, conforme a seguir:

 Nessa janela iremos estabelecer a Integridade entre as tabelas: Atualizações e Exclusões em

cadeia:

 Impor Integridade Referencial (esta opção habilita as demais);

 Propagar atualizações dos campos relacionados (isso significa que se alterarmos na tabela
CONTATOS o código de um dos contatos cadastrados, automaticamente na tabela de
COMPROMISSOS o campo CONTATO terá seu valor atualizado);
 Propagar exclusão dos registros relacionados (isso significa que quando excluirmos um registro da
tabela de CONTATOS todos os registros da tabela de COMPROMISSOS serão excluídos também. A
propagação da exclusão em alguns casos não é recomendável, pois pode apagar o histórico do banco
de dados).
Ainda nessa janela podemos alterar o Tipo de Associação (relacionamento) através do botão :
Nº 1- 1 para 1;
Nº 2- muitos contatos para um único compromisso;
Nº 3- muitos compromissos para um contato;
Botão [OK] confirma o tipo escolhido;
Botão [Cancelar] cancela a operação.

OBS:No nosso exemplo devemos escolher o nº. 3, pois na realidade existirão muitos
compromissos para o mesmo contato.

 Para finalizar devemos a criação do relacionamento devemos escolher o botão na janela Editar
relacionamentos;
 A confirmação da criação será feita graficamente:
 Observe que entre as tabelas CONTATOS e COMPROMISSOS apareceu uma linha de ligação que
representa muitos para um:

Muitos compromissos para um único contato.

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 ACCESS 2007

INTEGRIDADE REFERENCIAL (banco de dados bebidas)

A integridade referencial é um sistema de regras que o Microsoft Access utiliza para garantir que os
relacionamentos entre registros de tabelas relacionadas sejam válidos e que você não exclua ou altere,
acidentalmente, dados relacionados. Você pode definir integridade referencial quando todas as
condições a seguir forem satisfeitas:
 O campo coincidente da tabela primária é uma chaveprimária ou possui um índice exclusivo.
 Os campos relacionados têm o mesmo tipo de dados. Existem duas exceções. Um campo
Numeração automática pode ser relacionado a um campo Número com uma definição da propriedade
TamanhoDoCampo de Inteiro Longo e um campo Numeração automática com uma definição da
propriedade TamanhoDoCampo de Código de Replicação pode ser relacionado com um campo Número
com uma definição da propriedade TamanhoDoCampo de Código de Replicação.
 Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados do Microsoft Access. Se as tabelas
forem tabelas vinculadas, elas precisarão ser tabelas no formato do Microsoft Access, e você terá que
abrir o banco de dados no qual elas estão armazenadas para definir a integridade referencial.
Aintegridade referencial não pode ser imposta para tabelas vinculadas de bancos de dados de outros
formatos.

 Quando a integridade referencial é imposta, você precisa observar as regras a seguir:

Você não pode inserir um valor no campo da chave estrangeira da tabela relacionada que não exista na
chave primária da tabela primária. Entretanto, você pode inserir um valor Nulo na chave estrangeira,
especificando que os registros não estão relacionados. Por exemplo, você não pode ter um pedido que
esteja atribuído a um cliente que não existe, mas você pode ter um pedido atribuído a ninguém
inserindo um valor Nulo no campo CódigoDoCliente.

 Você não pode excluir um registro de uma tabela primária se existirem registros coincidentes em
uma tabela relacionada. Por exemplo, você não pode excluir o registro de um funcionário da tabela
Funcionários se houver pedidos atribuídos ao funcionário na tabela Pedidos.

 Você não pode alterar o valor de uma chave primária na tabela primária se esse registro tiver
registros relacionados. Por exemplo, você não pode alterar o código de um funcionário na tabela
Funcionários se houver pedidos atribuídos a esse funcionário na tabela Pedidos.

Se você desejar que o Microsoft Access imponha essas regras para um relacionamento, selecione a
caixa de seleção Impor Integridade Referencial quando você criar o relacionamento. Se a integridade
referencial estiver imposta e você quebrar uma das regras com tabelas relacionadas, o Microsoft
Access exibirá uma mensagem e não permitirá a alteração.

Você pode ignorar as restrições contra exclusão ou alteração de registros relacionados e ainda
preservar a integridade referencial definindo as caixas de seleção Propagar Atualização dos Campos
Relacionados e Propagar Exclusão dos Registros Relacionados. Quando a caixa de seleção Propagar
Atualização dos Campos Relacionados está definida, a alteração de um valor de chave primária na
tabela primária atualiza automaticamente o valor coincidente em todos os registros relacionados.
Quando a caixa de seleção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados estiver definida, a exclusão
de um registro na tabela primária excluirá qualquer registro relacionado na tabela relacionada.
A Integridade Referencial garante que o Access execute apenas operações de dados razoáveis e legais
nas tabelas relacionadas. Por exemplo, com a Integridade Referencial, você pode adicionar apenas
registros de vendas de uma bebida existente na tabela Bebidas.

Faça o restante dos relacionamentos. Sua tela deve ficar parecida com a figura a seguir.

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ACCESS 2007

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 ACCESS 2007
FORMULÁRIOS

Como foi dito anteriormente, os formulários são os objetos ideais de comunicação entre o banco de
dados e o usuário.
Nesta apostila será criado um formulário para facilitar a digitação de dados na tabela Vendedor.
Há três formas de alterar um formulário: MODO FORMULÁRIO, MODO DE EXIBIÇÃO DE LAYOUT E
MODO DESIGN. Basta clicar no botão modo de exibição da subguia formatar da guia Ferramentas de
layout de formulário.

Criando um Formulário
Para criar um formulário novo, selecione a Guia Criar/botão formulário na tela correspondente.
Uma nova Guia surge: Ferramentas de layout de formulário.

Deve-se agora escolher uma tabela ou consulta sobre a qual será criado o formulário. Selecione a
tabela Vendedor.

OBS: Utilize a Guia Ferramentas de layout de formulário (Formatar / Organizar) para dar uma
formatação de Layout adequada para um formulário.

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 ACCESS 2007

MODO DE EXIBIÇÃO:

O formulário muda de aparência e surge uma série de ícones (ferramentas) diferentes. Estes ícones
permitem a alteração das propriedades do formulário, tais como sua cor, tipo de fonte utilizada, formatos
e tamanhos dos campos e etiquetas, além de sua disposição na tela.
Para uma breve introdução nos recursos do formato estrutura, serão realizadas algumas modificações
no layout do formulário tais como:

- alterar as dimensões do formulário.

- movimentar e dimensionar os campos.
- alterar o título do formulário e
- modificar cores e fontes utilizadas.

Exercícios
1. Faça um formulário para cada Tabela de seu banco de dados.
2. Ao seu gosto, mude o Layout de todos os formulários.
Entre com pelo menos 15 registros para cada tabela (Utilize datas atuais, por exemplo: de uma semana
atrás até a data de realização deste exercício).

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 ACCESS 2007
CONSULTAS

Agora que as tabelas estão criadas e os dados inseridos, é possível começar a fazer as perguntas ao
Access:

- na data xx/xx/xx, quais foram os produtos mais vendidos, e quais os seus fornecedores?
- quais os produtos vendidos pelo vendedor xxxx?

O recurso que permite resolver estes problemas são as consultas.

Existem vários tipos de consultas, cada uma adequada a um tipo de problema. Nesta apostila serão
abordadas duas delas: as consultas seleção e as consultas parâmetro.

Como criar uma consulta?

Guia Criar/ grupo outro/ Assistente de consulta.
O Access permite que você crie vários tipos de consulta, como mostra a figura a seguir:

OBS: É importante que se faça os relacionamentos antes de criar as consultas.

Você deve escolher o tipo de consulta,

a tabela e os campos desejados.
AVANÇAR. Dê um nome para a sua
consulta e CONCLUIR.

- Consulta seleção- São as mais

usadas. Você pode selecionar os
dados de uma ou mais
tabela(s)/consulta(s)
para visualização.

Note que tem que haver o relacionamento entre as tabelas Bebidas e Vendas para que apareçam os
campos para criar a consulta.

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 ACCESS 2007
Você deve utilizar critérios e classificação para permitir uma consulta mais restrita e ordenada aos
dados que você deseja buscar.

Consulta utilizando Critérios:

Critério é a condição utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da
consulta. Como o exemplo acima, onde você consulta apenas o nome do vendedor “João”. Para isso,
com o modo DESIGN da Consulta ativo:
- Na linha Critério, do campo "nome do vendedor" digite “João* (o asterisco *, é quando não sei o nome
completo) e execute a consulta.

Você pode especificar os critérios de vários outros modos, por exemplo:

Na linha Critério, do campo "numero da venda", digite:

- Entre 2 e 3 e execute, depois digite: > 1 e < 4 e execute.

Na linha Critério, do campo "nome do vendedor", digite:

- c* (o resultado desta consulta será os registros com os nomes dos vendedores que começam com
“c”).

Criação de uma Consulta Parâmetro

Imagine agora que fosse necessária a modificação do
critério da consulta todas as vezes em que ela fosse
executada. Em uma consulta por Vendedor, por exemplo,
o critério mudaria constantemente pois em um momento
seria desejável saber o que cada Vendedor vendeu.
Para evitar a necessidade de alteração constante da
estrutura da consulta, o Access fornece o recurso da
consulta parâmetro, que antes de ser executada pergunta
ao usuário o parâmetro de filtragem dos dados Será criada
agora uma consulta parâmetro para que o resultado da consulta seja específico para cada Vendedor.
Siga o procedimento para se criar uma nova consulta, visto anteriormente. Nesta consulta queremos
saber:

Quais os produtos vendidos pelo Vendedor XXXX e em que data ocorreu a venda.
Monte a estrutura da consulta, de acordo com as exigências feitas.
Na linha do critério do campo Vendedor, digite: [Escolha Vendedor a ser pesquisado].

Clique novamente no botão executar e observe o resultado:

O Access exibe uma caixa de diálogo onde nos pede o parâmetro da consulta. Neste caso, em função
do nome escolhido o Access fará a pesquisa e mostrará todos os livros que estão com a pessoa
escolhida.
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 ACCESS 2007
Digite algum nome e clique no botão executar.
É possível criar consultas com vários parâmetros, ou seja, fazer com que o Access pergunte mais de
um dado para realizar a consulta. O procedimento é o mesmo; basta criar os critérios necessários.
Feche esta consulta e escolha como nome Parâmetro por nome.

Algumas Observações Importantes sobre Consultas

As consultas são objetos dinâmicos, ou seja, refletem a posição do banco de dados no momento de sua
execução. No exemplo desta apostila, se houver alguma modificação nas tabelas utilizadas nas
consultas, estas automaticamente se modificarão.
Caso seja necessário manter os dados atuais, é necessário transformar os dados em uma tabela.
Quando você for criar uma consulta parâmetro, não escolha como mensagem a ser apresentada para o
usuário o nome do campo a que se refere o critério. Não costuma dar certo.

RELATÓRIOS
Um relatório é geralmente utilizado para fazer a impressão de informações. Com ele, você pode fazer a
opção de imprimir em etiquetas de endereçamento, ou simplesmente visualizar os dados em papel
comum, ou seja, o relatório é um objeto do banco de dados com a finalidade de imprimir registros em
um Layout personalizado.
A sua criação é muito parecida com a dos formulários: basta selecionar a tabela ou consulta que dará
origem ao relatório, escolher e os estilos e pronto.

Como criar um relatório?

Guia Criar / grupo relatórios / botão relatório

Você também pode criar um relatório a partir do ‘Assistente de relatório’. Basta escolher a tabela
desejado, os campos que irão compor o relatório e avançar conforme for desejado o modelo do
relatório.

Exemplo:
Acesse o assistente de relatório na guia criar, surgirá a tela abaixo.

Você deve escolher os campos que farão parte do

relatório, para isso utilize a flechas (> move
campo a campo e >> move todos os campos).
AVANÇAR.

Na próxima tela você definirá os níveis de

agrupamento que

Nesta tela você definirá os níveis de grupo que

deseja, basta selecionar o campo que será
agrupado e clicar no ícone “>”. Se desejar mais
de um agrupamento, você poderá definir a
prioridade, o relatório exibirá os dados
classificados por grupos. Por exemplo, este relatório estará
agrupado por cidade. Dentro de opções de agrupamento, você poderá definir o intervalo de
agrupamento do campo. Siga no assistente clicando no botão “Avançar”.

Na próxima etapa especifique a ordem de

classificação para seus campos.

Na primeira tela você deverá escolher:

 layout – forma mais agradável de
apresentação de seus dados, dependerá do tipo de
relatório que você escolher se agrupado ou não.

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 ACCESS 2007
 orientação – forma de apresentação
horizontal definir como paisagem ou forma vertical
definir como retrato.“Avançar” .

Clique em avançar e escolha um estilo para o

relatório e clicar em “Avançar”.

Na próxima tela digite um título para o seu Relatório e

clicar no botão “Concluir”.
Dê um nome ou título para o relatório e clique em concluir.

OBS: Você pode visualizar o DESIGN / ESTRUTURA do relatório, fazer algumas edições como colocar
um cabeçalho ou rodapé no relatório

Após modificar o relatório e adaptá-lo ao seu gosto, feche-o. O fechamento também é igual ao de um
formulário ou consulta, bastando informar o nome escolhido para o relatório.

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 ACCESS 2007

BANCO DE DADOS AGENDA TELEFÔNICA

Criando as Tabelas da Agenda Telefônica

Para criarmos as nossas tabelas de CONTATOS, COMPROMISSOS, BAIRROS, MESES e CIDADES E ESTADOS no nosso
banco de dados AGENDA, iremos utilizar o MODO DESIGN, conforme a seguir:

Tabela CONTATOS
Campo CÓDIGO do contato:
O campo será automaticamente preenchido, pois o tipo escolhido foi Numeração Automática. Os detalhes gerais referentes
ao campo CÓDIGO devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ Inteiro longo;
 Novos valores _ Incremento;
 Indexado _ Sim (Duplicação não autorizada).

Campo NOME do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico. Os detalhes gerais referentes ao campo NOME devem ser
alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 50 caracteres;
 Formato _ > (todas as letras maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo DDD do telefone e celular do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico (números e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo
DDD devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 04 caracteres;
 Máscara de entrada _ “(“##”)”;0;_ que significa que o DDD terá automaticamente os parênteses (“(“) e guardará estes
parênteses no próprio campo (;0;) e mais o usuário verá o sinal de “under line” quando for digitar os números dos
DDDs (;_);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campos TELEFONE e CELULAR do contato:

Os campos serão do tipo Texto, pois receberão valores alfanuméricos (números e sinais). Os detalhes gerais referentes aos
campos TELEFONE e CELULAR devem ser alterados na guia Geral, conforme as figuras anteriores, seguindo esse modelo a
seguir:
 Tamanho do campo _ 09 caracteres;
 Máscara de entrada _ ####”-”####;0;_ que significa que os os números de telefones e os celulares terão
automaticamente o hífen (“-“) e guardarão este sinal de hífen nos próprios
 campos (;0;) e mais o usuário verá o sinal de “under line” quando for digitar os números dos telefones e celulares (;_);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo ENDEREÇO do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico (números e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo
ENDEREÇO devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 100 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo BAIRRO referente ao endereço do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico (números e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo
BAIRRO devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 50 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo CEP referente ao endereço do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico (números e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo
CEP devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura anterior, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 11 caracteres;

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 ACCESS 2007
 Máscara de entrada _ ##”.”###”-“###;0;_ isso significa que os sinais “.” e “-“ serão colocados automaticamente e
serão armazenados no própri campo (;0;), bem como o aparecimento do “under line” no ato da digitação do CEP pelo
usuário;
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo CIDADE referente ao endereço do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfabético. Os detalhes gerais referentes ao campo CIDADE devem ser
alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 50 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo ESTADO relativo à cidade:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfabético. Os detalhes gerais referentes ao campo ESTADO devem ser
alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 02 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo ANIVERSÁRIO do contato:

O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico (números e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo
ANIVERSÁRIO devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura anterior, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 05 caracteres;
 Máscara de entrada _ 00”/”00;0;_ isso significa que o sinal de barra (“/”) aprecerá no campo e será armazenado no
próprio campo (;0;) e os valores digitados referentes aos dias ou aos meses de aniversário do contato receberão um
zero a esquerda
 caso seje necessário (00);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Gravando a Tabela de CONTATOS

Ao terminarmos de criar a estrutura da tabela de CONTATOS nós devemos salvá-la. Para isso basta fechar a tabela e dar um
nome a ela, neste caso CONTATOS.

Porém antes de fazermos à gravação devemos determinar o campo chave, pois se não fizermos manualmente, o próprio
Access solicitará:

Campo Chave ou Chave Primária

Este campo chave servirá para não permitir as duplicações dos registros dos contatos; cada um dos contatos terá o seu código
ou sua “chave de identificação”. Essa chave é chamada de Chave Primária (campo que permite a classificação única de cada
registro
de uma tabela, como por exemplo, o nº. do CPF ou da Matrícula).

Tabela COMPROMISSOS
 CÓDIGO do compromisso;
 CONTATO do compromisso _ este campo deverá ser numérico para combinar com o campo CÓDIGO do contato;
 DATA_INÍCIO do compromisso;
 DATA_FINAL do compromisso;
 HORÁRIO_INÍCIO do compromisso;
 HORÁRIO_FINAL do compromisso;
 DESCRIÇÃO do compromisso;
 LOCAL do compromisso;
 SITUAÇÃO do compromisso.

Gravando a Tabela de COMPROMISSOS

Do mesmo modo que a tabela de CONTATOS, nós devemos salvar a tabela de COMPROMISSOS. Porém antes de fazermos
à gravação devemos determinar o campo chave (CÓDIGO).

Tabela BAIRROS
Campo BAIRRO:
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 ACCESS 2007
O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfanumérico (números e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo
BAIRRO devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 50 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Gravando a Tabela de BAIRROS

Do mesmo modo que a tabela de CONTATOS e COMPROMISSOS nós devemos salvar a tabela de BAIRROS. Não criaremos
CHAVE PRIMÁRIA, pois esta tabela servirá apenas como apoio nas pesquisas dos bairros para serem cadastrados no campo
BAIRRO da tabela CONTATOS. Para isso devemos responder às perguntas referentes à gravação da seguinte forma:

Nome da tabela BAIRROS

Responder [Não] para a criação da chave primária.
Tabela CIDADES E ESTADOS
Para a tabela de CIDADES E ESTADOS iremos seguir o seguinte exemplo:

Campo CIDADE:
O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfabético. Os detalhes gerais referentes ao campo CIDADE devem ser
alterados na guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a seguir:
 Tamanho do campo _ 50 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Campo ESTADO:
O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfabético. Os
detalhes gerais referentes ao campo ESTADO devem ser alterados na
guia Geral, conforme a figura anterior, seguindo esse modelo a
seguir:
 Tamanho do campo _ 02 caracteres;
 Formato _ > (todos os caracteres em maiúsculas);
 Permitir comprimento zero _ Sim;
 Indexado _ Não.

Gravando a Tabela de CIDADES E ESTADOS

Do mesmo modo que a tabela de CONTATOS, COMPROMISSOS e BAIRROS, nós devemos salvar a tabela de CIDADES E
ESTADOS.
Não criaremos CHAVE PRIMÁRIA, pois esta tabela servirá apenas como apoio nas pesquisas das cidades e estados para
serem cadastrados nos campos CIDADE e ESTADO da tabela CONTATOS. Para isso devemos responder às perguntas
referentes à gravação da seguinte forma:

Nome da tabela CIDADES E ESTADOS Responder [Não] para a criação da chave primária.

Tabela MESES
Campo CÓDIGO_mes:
O campo será automaticamente preenchido, pois o tipo escolhido foi Numeração Automática;

Campo MÊS:
O campo será do tipo Texto, pois receberá valor alfabético.

Gravando a Tabela de MESES

Do mesmo modo que a tabela de CONTATOS, COMPROMISSOS, BAIRROS e
CIDADES E ESTADOS, nós devemos salvar a tabela de MESES.

Não criaremos CHAVE PRIMÁRIA, pois esta tabela servirá apenas como apoio nas consultas e relatórios referentes às datas
dos compromissos ou dos aniversários. Para isso devemos responder às perguntas referentes à gravação da seguinte forma:
Após a criação de todas as tabelas, a janela de Banco de dados do Access irá mostrar todas as tabelas criadas, conforme a
figura abaixo:

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 ACCESS 2007

BANCO DE DADOS BEBIDAS

Criando a Tabela Vendedor

Na primeira célula da coluna Nome do Campo, digite "Numero". No Tipo de Dados, escolha Numeração
automática, na Descrição, digite Número do Vendedor. Sua tela estará igual a apresentada abaixo.

Você já esta familiarizado com o modo design, então crie os seguintes campos:

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