URBANIZACION LA ESPERANZA I ETAPA

NIT. 820.005.601-4

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS

ACTA REUNION
30 DE ENERO DE 2018

En la ciudad de Tunja, siendo las 7:00 p.m. del día treinta (30) de enero de 2018,
se dio inicio a la reunión de Asamblea General Ordinaria de Propietarios, a fin de
llevar a cabo el siguiente orden del día:
1. Llamado a lista y verificación del Quórum.
2. Elección del Presidente y Secretaria para la asamblea.
3. Lectura del acta anterior.
4. Informe del Consejo de Administración.
5. Informe del Administrador.
6. Informe del Revisor Fiscal.
7. Discusión y aprobación de los Estados Financieros vigencia 2017 y
presupuesto de ingresos y gastos 2018.
8. Elección Revisor Fiscal.
9. Elección Administrador.
10. Elección Consejo de Administración.
11. Proposiciones y varios.

DESARROLLO

1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM

Se da inicio al orden del día efectuando el llamado a lista de los propietarios y

apoderados quienes levantan la mano para confirmar su asistencia y de acuerdo a
los registros se constatan 61 firmas de propietarios y 43 firmas de apoderados
dando un total de 104 firmas de asistencia de las 134 unidades residenciales y
comerciales del conjunto, por lo cual se constituye Quórum, por consiguiente se da
inicio a la asamblea.
2. ELECCION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO PARA LA ASAMBLEA

Siguiendo el orden planteado, los integrantes del consejo de administración

proponen a los asistentes que hagan las veces de presidente y secretario de la
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asamblea, Milena Gutiérrez propietaria del apto 313 se postula como secretaria y
como presidente el señor Federico Martínez.
3. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR

El presidente de la asamblea señor Federico Martínez, procede a dar lectura al acta

de Asamblea General Ordinaria de fecha 31 de enero de 2017, paso a seguir se
somete a discusión y aprobación, la cual se aprueba por unanimidad.
4. INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

El señor Federico Martínez, en calidad de presidente del Consejo de Administración,

da lectura al informe de actividades llevadas a cabo durante la vigencia 2017, al
igual que hace una presentación, la cual hace parte integral de la presente acta; la
asamblea lo aprueba por unanimidad.
5. INFORME DE ADMINISTRACIÓN

La señora Zulma Rodríguez, administradora del conjunto, procede a dar lectura a

su informe de administración correspondiente a la vigencia 2017, indicando
detalladamente los siguientes aspectos: recaudo de la cuota extraordinaria para
arreglo de cubiertas e informe de la ejecución del contrato, circularización de cartera
por cobros jurídicos, contratación con la empresa de seguridad Serviboy Ltda.,
compra de DVR, adquisición de seguros, el valor del fondo de imprevistos se invirtió
en un CDT, envío de notas a las personas que no cumplen con las normas de
convivencia, entre otras actividades. El informe de actividades se adjunta a la
presente acta.
La señora administradora presenta a la asamblea los abogados que representan la
firma contratada Concrédito para la realización de los cobros jurídicos por concepto
mora en las cuotas de administración, ellos presentan un breve informe y exponen
que se realizaron diferentes gestiones mediante llamadas telefónicas, medios
escritos y reuniones, pero no se logró ningún acuerdo de pago, hay 8 demandas en
curso debidamente radicadas las cuales en el momento tienen mandamiento de
pago. Preguntan a la asamblea si tienen inquietudes al respecto, ante lo cual no se
hizo ninguna pregunta o comentario.
De otro lado informa que la empresa Serviboy Ltda. fue seleccionada dentro del
proceso que se adelantó para la prestación del servicio de vigilancia, quienes

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aportaron 4 cámaras, cableado y un monitor de 32”, por su parte con recursos del
conjunto se adquirieron 4 cámaras más, para un total de 16 cámaras, esto con el fin
de mejorar la seguridad del conjunto residencial.
En este punto la señora Maritza Sierra del local 2 interviene para comentar que se
está arrojando manteca en la esquina del semáforo y que esto trae plagas. Walter
Malaver del apto 203 manifiesta que en el bloque donde reside hay presencia de
gatos y que sus desechos provocan mal olor, la administradora manifiesta que se
tuvo que llamar a la entidad protectora de animales para que se llevaran los
animales y así evitar inconvenientes.
Como conclusión del informe de administración Zulma Rodríguez sugiere realizar el
pago puntual de la cuota de administración y la cuota extraordinaria para el
mantenimiento de cubiertas fijada en el año 2016.
La señora Edilia Aponte indica que no se ha referido nada acerca de la problemática
del parqueadero # 20 a lo cual la administradora responde que en la querella se
decreta la devolución del parqueadero, además que la señora Edilia Aponte pide se
le cancelen los daños y perjuicios causados por un valor que supera los dos millones
de pesos, de acuerdo a la estimación por ella realizada, y manifiesta que no se hizo
conciliación por parte del conjunto ante la inspección.
El señor Alonso Aponte del apto 321 pregunta: Frente a la reparación de cubiertas,
se ejecutó menos presupuesto o qué pasó; qué porcentaje de deudores de la cuota
extraordinaria no han realizado los pagos, referente a las mascotas, qué se ha
hecho para evitar que dejen los desechos dentro de los corredores y finalmente,
¿Qué garantía tienen las motobombas?, responde la administradora:
- Para el arreglo de las cubiertas después de convocar y cotizar con diferentes
personas se logró conseguir la firma del contrato con el señor Luis Moreno
ya que presentó una propuesta favorable en la cual ofreció adelantar un muy
buen trabajo y a bajo costo, sin necesidad de hacer cambio de muchas tejas,
más bien reparó gran parte de ellas, ya que en caso de haberlas cambiado
por su alto costo el presupuesto no habría alcanzado. Después de este
mantenimiento se ha prohibido a los operarios de televisión por cable subir
al techo, esto para evitar que pisen las tejas y mantener el trabajo realizado.
Todos los documentos y evidencias del trabajo realizado se encuentran en el
archivo de la administración, disponible para quien quiera revisarlos.
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- El porcentaje de personas que han realizado el pago de la cuota

extraordinaria es del 72% que equivale a $ 12.000.000, quedan pendientes
por pago $4.500.000.
- Respecto a las mascotas, se instaló una cámara en el interior de los bloques
para identificar los dueños de las mascotas que no cumplen con las normas
del conjunto y se ha hecho el llamado de atención pertinente.
- En cuanto a las motobombas, se realizó el arreglo de tipo correctivo con
garantía de 6 meses, en general funciona bien, a futuro se debe cambiar ya
que su estado es obsoleto.

El informe de administración es aprobado por parte de la asamblea general.

6. INFORME REVISORIA FISCAL

Se dirige a la asamblea la señora Ludivia Vega, Revisora Fiscal, para dar lectura a
su informe en donde manifiesta que se realizó una auditoria selectiva a los estados
financieros, se realizó la compra de un software contable, World Office por un valor
de $760.000 para facilitar la gestión contable, verificación de recibos de caja en
orden; en cuanto a la empresa de vigilancia recomienda pagar la tarifa plena para
evitar posibles cobros inesperados por parte de la empresa, se plantea dejar
presupuesto para un plan de emergencias, los libros contables están actualizados
bajo normas NIF, se sugiere dejar presupuesto para un contador que haga los
procesos contables, entre otros aspectos y recomendaciones. En este punto el
señor Novoa, apartamento 317, pregunta se puede escoger que los vigilantes porten
armas o no? A lo cual se responde que por parte del conjunto se cancela tarifa
normal, no se paga el servicio con armas, el porte o no de armas se debe notificar
a la empresa Serviboy.
El informe de la Revisora Fiscal es aprobado por parte de la asamblea general.
7. DISCUSION Y APROBACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA
2017 Y PRESUPUESTO DE INGRESOS 2018.

Zulma Rodríguez en calidad de administradora pregunta si se expone el informe

financiero ya que fue entregado a los propietarios en días anteriores para que
trajeran inquietudes, los presentes solicitan hacer una breve presentación del
mismo.

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Se indica que hay un valor en cartera de $41.000.000, por incumplimiento en el pago

de las cuotas de administración, se realizó la compra del software contable y
administrativo que optimiza el trabajo en general del conjunto y se deben 3 meses
de vigilancia, existe un saldo de 4.5 millones por cobrar de cuotas extraordinarias;
en términos generales se presenta el reporte de activos, pasivos y patrimonio.
No se presentan dudas e inquietudes por lo tanto es APROBADO por la asamblea.
APROBACION PRESUPUESTO 2018
La señora administradora presenta la proyección de ingresos, manifestando que en
conjunto con el consejo de administración se realizó un incremento en las cuotas
de administración del 2% esto con el fin de que la cuota no tenga un costo tan
elevado, facilite el pago oportuno de las expensas y se haga la correspondiente
gestión en el cobro de cartera. Los demás conceptos del ingreso están
representados en el alquiler del salón social, intereses por mora de deudas, arriendo
de parqueadero, publicaciones de la cartelera. En la proyección de gastos el servicio
de vigilancia se proyectó con el incremento del IPC ya que en caso contrario tendría
que aumentarse las cuotas de administración en un 7% aproximadamente; de igual
forma los servicios personales se proyectaron el incremento que tuvo el salario
mínimo para 2018. Se presenta mediante video beam el proyecto de presupuesto
2018 mostrando el valor de las cuotas de administración por inmueble para la
urbanización y al no presentarse dudas, se da por aprobado el presupuesto.
El señor Henry Sáenz apto 413, opina que se está haciendo un presupuesto muy
ajustado y manifiesta que debería hacerse un cobro adicional de $10.000 a quien
no cancele puntual la cuota de administración, la respuesta por parte del consejo es
que no se justifica un cobro adicional, ya que si los propietarios no cancelan
oportunamente en las condiciones actuales, al aplicar el recargo se elevaría más la
cartera y lo que se requiere es buscar mecanismos para reducirla.
Ante esto la señora Luz Marina Pinilla propone hacer efectiva una rebaja de
intereses entre un 20 o 30% para incentivar el pago de quienes se encuentran en
mora, se une a esta propuesta el señor Miguel Sánchez apartamento 204 quien
manifiesta que rebajar en algún porcentaje los intereses por mora es un buen
método para recaudar cartera. Los asistentes a la asamblea no están de acuerdo
argumentando que no es justo con las personas que cancelan puntual su cuota, la
señora Zulma Rodríguez manifiesta que lo que se puede hacer es un acuerdo de

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pago con el deudor. La señora Martha Mesa, apto 504 propone rebajar un 30% y
fijar un plazo para el descuento.
La señora Yaneth Ayala, apartamento 320 pregunta: ¿Cuándo prescribe una
deuda?, responde la administradora que en 3 años si, en este caso, la
administración no realiza cobro alguno.
Como resultado de la propuesta se obtuvo un consenso entre los asistentes a la
asamblea quedando de la siguiente manera: Fijar un descuento del 30% de los
intereses por mora en un plazo de 2 meses (febrero y marzo de 2018), solo por este
año y se aplicará el descuento siempre y cuando se pague el 100% de la deuda.
Esta propuesta fue sometida a votación por parte del presidente de la Asamblea
General y se obtuvo 69 votos a favor de 104 asistentes, por lo cual fue APROBADA,
dejando en claro que este descuento en los intereses no beneficia a las personas
que se encuentran en cobro jurídico, por cuanto deben entenderse directamente
con la firma contratada para este fin.
8. ELECCION DE REVISOR FISCAL

El presidente de la Asamblea informa que se realizó convocatoria para la elección

del cargo de Revisora Fiscal, se recibieron 4 hojas de vida en sobre sellado, una
vez realizada su presentación se obtuvo la siguiente votación:
1. Marlen Castiblanco: No se encuentra presente.
2. Ligia Pire: Contadora Pública de la Universidad Antonio Nariño, obtuvo 29 votos.
3. Zulma Arias: Contadora Pública, Universidad Santo Tomas, 9 votos.
4. Ludivia Vega: Contadora Pública, UPTC, obtuvo 33 votos

Se aclara en la presente acta junto con los asistentes de la Asamblea General que
en las votaciones solo se tendrá en cuenta un voto por persona presente en el lugar
sin importar que tengan poder.
Por elección de la Asamblea General la señora Alexi Ludivia Vega Monroy, con
33 votos, queda elegida en el cargo de Revisora Fiscal de la Urbanización La
Esperanza I Etapa para la vigencia 2018.

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9. ELECCION ADMINISTRADOR

El presidente de la asamblea informa que se presentaron cuatro hojas de vida para

aspirar al cargo de administrador, después de realizar las respectivas
presentaciones se obtuvieron los siguientes resultados:
1. Liliana Ramos Pulido 2 Votos
2. Ana Fabiola Blanco Segura 52 Votos
3. Lisbeth Sierra 2 Votos
4. Zoraida Reyes No se presentó.

Con los anteriores resultados se elige a la señora Ana Fabiola Blanco Segura,
como administradora de la Urbanización La Esperanza I Etapa para la vigencia
2018.

10. ELECCION CONSEJO ADMINISTRACION

El Consejo de Administración manifiesta a la asamblea que es necesario que otros

propietarios integren el Consejo, a fin de que se presenten nuevas propuestas e
ideas para el mejoramiento y administración del conjunto. En este momento los
señores Federico Martínez, Clara Rodríguez y Ana Barón, manifiestan su deseo de
retirarse del Consejo. Después de esperar un tiempo y animar a los asistentes para
que hagan parte de este órgano, las señoras Isbelia Fonseca, Luz Hernández y
Walter Malaver deciden postularse, siendo por unanimidad elegidos.
De esta manera el Consejo de Administración para el año 2018, queda integrado de
la siguiente manera:

Isbelia Fonseca
Luz Hernández
Walter Malaver
Luz Marina Bermúdez
Luz Marina Pinilla Téllez
Albeiro Monroy

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11. PROPOSICIONES

Daniela Murcia, apartamento 423, torre 6, presenta una queja de intento de robo en
su apartamento, pregunta en este caso quien responde.
Zulma Rodríguez responde que se envió la queja a revisión por parte de la empresa
de vigilancia y ellos en respuesta aseguraron que en el acta de visitantes no hubo
registro de entrada de personal ajeno a los residentes del conjunto y las cámaras
de seguridad tampoco muestran personas ajenas en la fecha del suceso.
Por tanto la asamblea manifiesta que debe solicitarse a los vigilantes tener una
mayor precaución en cuanto al registro de los visitantes que ingresen al conjunto,
efectuar las rondas en cada torre y cumplir con los protocolos de seguridad a fin de
evitar situaciones de cualquier tipo.
Se solicita demarcar y pintar el parqueadero de la bahía de visitantes.
Aplicar el manual de convivencia para las personas que a altas horas de la noche
utilizan taladros y/o martillos o cualquier clase de ruidos que interrumpan el
descanso de los residentes.
No se presentan más proposiciones.
Siendo las 10.55 p.m. del día 30 de enero de 2018 se da por terminada la reunión y
se firma por el Presidente y Secretaria de la Asamblea General.

OSMAN FEDERICO MARTINEZ MILENA GUTIERREZ

Presidente Secretaria

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