BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa :
1. Bagaimana proses mendengarkan di tempat kerja?
2. Bagaimana pentingnya komunikasi nonverbal?
3. Bagaimana keterampilan komunikasi lisan?
4. Bagaimana bekerja di dalam tim?
5. Bagaimana rapat yang produktif itu?

1.3 Tujuan
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses mendengarkan di tempat kerja itu bisa terjadi
2. Untuk lebih mengetahui bagaimana pentingnya komunikasi nonverbal tersebut
3. Agar dapat lebih memahami keterampilan komunikasi lisan
4. Agar lebih mengetahui bagaimana bekerja dalam tim yang benar
5. Untuk lebih memahami rapat yang produktif
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PROSES MENDENGARKAN DI TEMPAT KERJA

Keterampilan mendengarkan atasan,karyawan dan pelanggan dapat menimbulkan perbedaan dan
kesuksesan dalam dunia kerja. Proses mendengarkan meliputi empat elemen, yaitu persepsi,
interpretasi, evaluasi, dan tindakan(aksi). Kendala-kendala dapat menghalangi proses
mendengarkan. Kendala-kendala ini dapat secara mental atau fisik
a. Persepsi,
Proses mendengarkan di mulai ketika anda mendengar suara dan berkonsentrasi padanya,dan anda
akan tersetem ketika anda merasa pesan tersebut penting,tertarik pada topiknya,,atau sedang dalam
suasana ingin mendengarkan. Persepsi berkurang karena pendengaran yang sempurna, lingkngan
yang bising, tidak memperhatikan, dan berpura-pura mendengarkan
(pseudolistening). Pseudolistening terjadi ketika pendengar “berpura-pura” mendengarkan.
Mereka kelihatannya mendengarkan, tetapi pikirannya mengembara kemana-kemana.
b. Interpretasi
Setelah anda memutuskan perhatian pada sebuah suara atau pesan,anda mulai meng
intrpretasi,atau menguraikannya,makna yang anda tangkap akan di saring melalui harapan dan
pengalaman hidup anda,jadi interpretasi mungkin berbeda dari apa yang di maksud oleh
pembicara.
c. Evaluasi
Anda menganalisis manfaatnya dan mengambil kesimpulan dan anda mulai memisahkan fakta
dengan opini. Pendengar yang baik bersifat objektif dan menghindari penilaian dini terhadap
pesan.
Untuk mengevaluasi pesan secara akurat dapat di lakukan:
- mempertimbangkan semua informasi
- sadar akan prasangka anda sendiri
- menghindari melompat pada kesimpulan yang tergesa-gesa

d. Tindakan
Meliputi mengingat pesan,memberi reaksi, atau menyediakan umpan balik.
 Meningkatkan ingatan
Mengingat dengan efektif meliputi tiga faktor:
- memutuskan untuk mengingat
 - menyusun informasi yang masuk untuk menyusun hubungan-hubungan
- meninjau kembali,.
Cara lain ialah dengan membuat catatan kembali.
2.2 PENTINGNYA KOMUNIKASI NONVERBAL
Komunikasi nonverbal meliputi semua pesan tidak tertulis dan tidak terucapkan, baik sengaja
maupun tidak sengaja. Karena komunikasi nonverbal dapat menjadi alat yang penting untuk anda
gunakan dan kendalikan di tempat kerja.
Fungsi komunikasi nonverbal
Ada lima fungsi komunikasi nonverbal dalam membantu menympaikan pesan:
a. Untuk melengkapi dan menggambarkan.
b. Untuk memperkuat dan menekankan.
c. Untuk mengubah dan menggantikan.
d. Untuk mengendalikan dan mengatur.
e. Untuk menyangkal.
Komunikasi nonverbal adalah proses mengirimkan dan menerima informasi secara
interpersonal,baik dengan sengaja maupun tidak disengaja,tanpa menggunakan bahasa yang
tertulis maupun lisan. Dalam komunikasi nonverbal ,sinyal nonverbal memainkan tiga peran
penting dalam komunikasi yaitu:
Pertama melengkapi bahasa verbal.Sinyal nonverbal dapat memperkuat pesan verbal(saat sinya
nonverbal itu sesuai dengan kata-kata yang digunakan),sinyal nonverbal juga dapat memperlemah
pesan verbal (saat sinyal nonverbal itu tidak sesuai dengan kata-kata yang digunakan),atau
mengubah kata-kata secara keseluruhan.
Kedua sinyal nonverbal adalah mengungkap kebenaran.Orang-orang berpendapat bahwa
berbohong dengan sinyal nonverbal akan jauh lebih susah. contoh: kalian mungkin mengatakan
kepada klien bahwa suatu proyek berjalan dengan baik,tetapi senyum kalian dipaksakan dan
terkesan gugup menyampaikan pesan tersebut maka klien dapat melihat apa yang kalian katakan
dengan bahasa tubuh kalian memberikan jawaban yang berbeda.
Ketiga sinyal nonverbal adalah menyampaikan informasi secara efisien.Maksudnya adalah sinyal
nonverbal dapat menyampaikan nuansa dan banyak sekali informasi secara instan. Sinyal
nonverbal meliputi :
1. Adalah ekspresi wajah.Wajah anda merupakan bagian dari tubuh yang paling mudah
mengekspresikan emosi kalian,wajah kalian mengungkapkan tipe dan intensitas perasaan
kalian.Mata kalian terutama sangat efektif menunjukkan perhatian dan minat,memperngaruhi
orang lain,mengatur interaksi,dan membangun sifat dominan.
2. Gerak isyarat dan sikap tubuh.Dengan menggerakan atau tidak menggerakkan badan,kalian
dapat mengekspresikkan pesan spesifik dan umum,beberapa dengan sengaja dan beberapa dengan
tidak sengaja.Misalnya:lambaian tangan-mempunyai maksud khusus dan disengaja.
3. Karakteristik vokal.Suara kalian juga membawa pesan yang disampaikan dengan sengaja atau
tidak dengan sengaja.Pertimbangkan kalimat ini"Apa yang telah anda lakukan?" Bila kalian
mengulang pertanyaan tersebut,mengubah nada suara kalian dan memberi penekanan pada
beberapa kata ,kalian secara sengaja menyampaikan pesan yang berbeda.
4. Penampilan pribadi.Orang merespon orang lain atas dasar penampilan fisik mereka,kadang-
kadang adil dan di waktu lain tidak adil.Walaupun tipe badan dan fitur wajah individu mempunyai
keterbatasan,kebanyakan orang mampu mengendalikan penampilan mereka sampai tingakt
tertentu.Kerapian rambut,berpakaian,aksesoris dan gaya-Kalian dapat mengendalikan semua ini.
5. Sentuhan.Sentuhan merupakan cara penting untuk menyatakan kehangatan,kenyamanan dan
penetraman hati.Sentuhan,sebenernya,mempunyai arti yang begitu kuat sehingga sentuhan diatur
oleh kebiasaan budaya yang menentukan siapa dapat menyentuh siapa dan dengan cara bagaimana
dalama berbagai keadaan.
6. Waktu dan ruang.Seperti sentuhan ,waktu dan ruang dapat digunakan untuk menegaskan
kekuasaan,menunjukkan keintiman,dan mengirim pesan nonverbal lainnya.
2.3 KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISAN
Keterampilan komunikasi lisan
- Komunikasi lisan (oral communication) yaitu kemampun berbicara (speaking)
sehingga mampu menjelaskan dan mempresentasikan gagasan dengan jelas kepada
bermacam-macam orang (audience)
- Kemampuan ini meliputi keahlian menyesuaiakan cara berbicara kepada komunikan
yang berbeda, menggunakan pendekatan dan gaya yang pas, dan memahami
pentingnya isyarat non-verbal dalam komunikasi lisan.
- Komunikasi lisan membutuhkan keterampilan latar belakang (background skills)
presentasi, pemahaman tentang audience, mendengarkan secara kritis, dan bahasa
tubuh ( body language)
2.4 BEKERJA DALAM TIM
2.5 RAPAT YANG PRODUKTIF
Teknik-teknik Untuk Merencanakan dan Melaksanakan Rapat Yang Berhasil.
a. Memutuskan Apakah sebuah Rapat Perlu Diadakan.
Perlu sebuah rapat diadakan apabila topiknya penting, tidak dapat ditunda, dan memerlukan ide-
ide. Jika aliran informasi hanya satu arah dan tidak ada umpan balik, maka tidak perlu
menjadwalkan sebuah rapat.
b. Memilih Peserta.
Jumlah peserta rapat ditentukan oleh tujuan rapat tersebut, jika tujuan rapat adalah motivasional
maka jumlah peserta tidak terbatas. Tetapi jika rapat untuk mengambil keputusan sebaiknya
melibatkan paling banyak lima orang.
c. Menyalurkan Informasi Terkini.
Sebelum memulai sebuah rapat, distribusikan agenda topik yang akan dibahas, dan juga sertakan
semua laporan atu materi yang harus dibaca oleh peserta sebelumnya.
d. Memulai Rapat.
Mulailah rapat tepat waktu dan bukan dengan pendahuluan singkat. Seperangkat aturan dasar,
umumnya mencakup dating tepat waktu, berkomunikasi secara terbuka, bersikap sportif,
mendengar dengan cermat, berpatipasi penuh, menghadapi komflik dengan jujur, dan mengikuti
agenda.
e. Melakasanakan Rapat.
Pemimpin rapat harus menjaga rapat tetap dijalur dengan menghindari isu-isu yang membelokkan
kelompok.
f. Mencatat Informasi.
Ketika rapat nsedang berlangsung pastikan setiap menit direkam untuk mengecek konsistensi
informasi dan untuk disalurkan kepada pihak yang berkepentingan.
g. Menangani Konflik.
Konflik adalah almiah dan bahkan diharapkan, tetapi dapat menyebabkan kekakuan dan kesulitan.
Biasanya konflik muncul ketika informasi yang disampaikan salah dipahami. Pada saat itulah
pemimpin meminta anggota yang berkonflik membeberkan kasus lengkap dihadapan kelompok.
h. Menangani Anggota Kelompok yang Disfungsional.
Untuk mengendalikan perilaku disfungsional, pemimpin tim harus menetapkan aturan dan
menempatkan persoalan anggota tim secar strategis.
Ada beberapa cara yang bisa membantu pemimpin mengendalikan anggota kelompok :
- Nyatakan aturan-aturan dalam kalimat terbuka.
 - Tempatkan anggota yang potensial untuk disfungsional ditempat yang strategis.
- Hindari kontak mata langsung.
- Berikan tugas khusus kepada anggota yang difungsional.
- Minta anggota untuk berbicara dalam urutan tertentu.
- Monopoli interupsi.
- Dorong para pendiam.
- Beri pujian dan dorongan kepada para pengganggu, penghalang, dan pendiam.
i. Mengakhiri Rapat Dengan Sebuah Rencana.
Pemimpin harus meringkas semua yang telah diputuskan, siapa yang melakukan apa, dan kapan
sebelum mengakhiri rapat.
j. Menindak Lanjuti Dengan Aktif.
Notulen harus disebarkan dalam beberapa hari setelah rapat dan menindak lanjuti dengan
mengingatkan peserta mengenai tugas mereka.
Daftar periksa untuk merencanakan dan berpartisipasi dalam rapat yang produktif.
a. Sebelum rapat
- Pertimbangan altenatif-altenatif.
- Mengundang orang-orang yang tepat.
- Distribusikan sebuah agenda.
b. Selama rapat
- Mulai tapat waktu dan kemukakan agenda rapat.
- Tunjuk seorang seketaris dan pencatat
- Dorong partisipasi yang seimbang
- Hadapi konflik dengan jujur
- Ringkas setiap diskusi
c. Mengakhiri rapat dan menindak lanjuti.
- Tinjau kembali keputusan rapat
- Distribusikan notulen rapat.
- Ingatkan pesarta tantang poin tindakan
Menggunakan groupware untuk mengelola proyek, memfasilitasi rapat dan membuat
keputusan
Groupware adalah peranti lunak yang memfalitasi kegiatan kelompok.sistem groupware generasi
pertama mencakup berbagai keistimewaan system peranti lunak pemilik seperti lotus notes.
System groupware generasi kedua menggunakan web, yang memungkinkan setiap penguna
mendapatkan akses penggunaan setiap computer asalkan computer tersebut mempunyai akses
internet.
Groupware memiliki empat fungsi penting:
a. Manajemen proyek
Membantu anggota tim, pemasok, pakner, dan pihak lain yang berjahuan untuk menjelaskan tujuan
proyek, menetapkan tenggang waktu dan mengaktisifasi kendala
b. Mengfasilitasi rapat.
Pada decade yang lalu koferensi video memungkinkan kelompok yang terpisah untuk bertemu
secara elektronik. Pada keferensi ini menggabungkan teknologi audio, video dan jaringan
komunikasi.
c. Koferensi video laptop
yang menggabungkan pc dengan teknologi audio, video dan komunikasi dari computer pribadi.
Komferensi ini menggunakan web untuk mengurangi biaya pertemuan elektronik.
d. Pendukung keputusan.
Pendukung keputusan menawarkan sejumlah keuntungan yang melebihi tatap muka, seperti
kesetaraan partisipasi, anggota kelompok tidak bias lagi memonopoli waktu yang tersedia.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Proses mendengarkan meliputi empat elemen, yaitu persepsi, interpretasi, evaluasi, dan
tindakan(aksi). Kendala-kendala dapat menghalangi proses mendengarkan. Dalam komunikasi
nonverbal proses mengirimkan dan menerima informasi secara interpersonal,baik dengan sengaja
maupun tidak disengaja,tanpa menggunakan bahasa yang tertulis maupun lisan. Sedangkan untuk
keterampilan komunikasi lisan meliputi kemampuan berbicara, cara berbicara, dan background
skills. Untuk menjalankan rapat yang produktif diperlukan beberapa tahap dimulai dari
memutuskan, memilih peserta, menyalurkan informasi, memulai rapat, melaksanakan rapat,
mencatat, menangani konflik, menangani anggota disfungsional.

3.2 Saran
Sebagai manusia biasa, kami menyadari akan kekurangan serta kesalahan dalam penulisan
makalah ini baik dari segi bahasa maupun materi yang disampaikan. Oleh karena itu kami mohon
maaf dan dengan kelapangan hati kami mohon saran dan kritik dari pembaca.