Vous êtes sur la page 1sur 8

MINISTÈRE DE LA DÉFENSE

Villacoublay, le 24/05/2017
N° 819/DEF/EMA/CSOA/EP/BM

CENTRE DU SOUTIEN
DES OPÉRATIONS ET
DES ACHEMINEMENTS
Division études performance
COMPTE RENDU
Bureau Marchés

OBJET : réunion de suivi du marché d’affrètement d’avion-cargo.

RÉFÉRENCE : marché d’affrètement d’avion-cargo n°2014.012.2015.148


notifié le 06 janvier 2015 à la société International Chartering Systems.

P. JOINTES : trois annexes.

Le 11 mai 2017 s’est tenue au centre du soutien des opérations et des acheminements (CSOA) la
réunion annuelle de suivi du marché de référence en présence du service spécialisé de la logistique et
du transport (SSLT) et des responsables de la société International Chartering Systems (ICS) qui
assurent la mise en œuvre de ce marché.
Après le tour de table des participants, le sous-chef Etudes-Performance/Environnement a rappelé
l’utilité des réunions de suivi de marché qui permettent d’améliorer la communication avec le
prestataire. La situation du marché est globalement satisfaisante cependant l’arrivée de l’A400M,
réduit l’activité d’affrètement. Par ailleurs, une plus grande réactivité de la part du prestataire est
recherchée. Elle impose d’améliorer le dialogue entre les cellules opérationnelles par des échanges
plus réguliers afin de mener à bien des missions parfois complexes.

Les annexes ci-après détaillent la nature des échanges réalisés lors de cette réunion.

Le capitaine de vaisseau Philippe Berenguer


chef d’état-major du centre du soutien
des opérations et des acheminements

ORIGINAL SIGNÉ

BA 107 – CSOA – 78140 Vélizy Villacoublay – PNIA : 811.107.30 82 – TEL : 01.45.07.30 82


patrice.pavie@intradef.gouv.fr
DESTINATAIRES :
- CSOA/CEM ;
- CSOA/S-C EPE ;
- CSOA/S-C OPS ;
- CSOA/S-C EPE/DIV-EP ;
- CSOA/S-C OPS/DIV-ACH ;
- SSLT/RPA ;
- SSLT/SE.

COPIE :
- A/C.

2/8
ANNEXE I au compte rendu n° 819 /DEF/EMA/CSOA/EP/BM du 24/05/2017

LISTE DES PARTICIPANTS

CSOA :
COL L’Hostis, Sous-chef Etudes-Performance/Environnement,
LCL Simon, chef de la division études-performance,
LCL Lautredou, division études-performance, chef du bureau voie aérienne,
LCL Danguin, division acheminements, chef du bureau voie aérienne,
CDT Roy, division acheminements, chef de la section affrétés-alliés,
CDT Rubio-Marote, division études-performance, bureau voie aérienne,
CRP Rasani, division études-performance, chef du bureau budget-finances,
CNE Pavie, division études-performance, chef du bureau marchés,

SSLT :
CRP (TA) Guirard de Camproger, chef de la division achats,
AAE Corvo, adjoint bureau du contrôle et de la légalité.

SSLT/SE/division finances :
APAE Viallon, chef de la division finances,
SACE Pellion, chef du bureau transport et logistiques
SACN Lecerf, bureau transport et logistiques, section opex,
AAP1 Lamouret, bureau transport et logistiques, section opex,
AAP2 Roussel, bureau transport et logistiques, section opex.

INTERNATIONAL CHARTERING SYSTEMS :


Mme Karine de Jonquières, responsable administrative et finances,
M. Aleksander Moussette, responsable des opérations,
M. Gauthier Faivre, service administratif et financier,
Maître Carole Lawson, cabinet LBEW.

3/8
ANNEXE II au compte rendu n° 819/DEF/EMA/CSOA/EP/BM du 24/05/2017

La réunion de suivi s’est déroulée en trois parties :

1. ASPECTS OPÉRATIONNELS

En préambule, le Lcl Danguin souligne que la conduite des opérations s’est améliorée depuis le mois
de juin 2016. En effet, le changement d’une partie des personnels de la voie aérienne à l’été 2016 et la
réorganisation du fonctionnement du bureau ont modifié les modes de fonctionnement en place
précédemment.

Principaux points d’amélioration évoqués par le CSOA :

1.1. Prise en compte des demandes de transport :


- Respect des dates.

Le CSOA défini les dates d’exécution des missions. Si ICS est amené à proposer un décalage de dates
il doit en informer le CSOA au plus tôt de manière claire. L’envoi d’un document hors délai ne permet
pas de s’organiser. Un meilleur dialogue doit s’instaurer sur les missions complexes.
- Rapidité de la réponse à la DT.
Le délai entre la DT et le vol est calibré. Plus la réponse à la DT est tardive, plus le délai pour les
demandes de survol s’amenuise. En fonction des missions, il faut gérer intelligemment ce temps.

1.2. Optimisation des trajets et prise en compte des demandes de survol :


ICS propose des schedules étudiés. Dans certains cas des détours s’imposent (ex : survol Grèce interdit
pour fret interdit avion). De plus, pour certains pays, les demandes de survol sont longues à obtenir
voire impossibles. Ne pas hésiter à solliciter le CSOA conformément à l’article article 4.5.1 du CCP
pour obtenir certains survols.

1.3. Corrélation et fiabilité entre la programmation horaire faite à la demande et la


facturation finale ;
Les schedules prévisionnels fournis par ICS sont élaborés à partir du temps de vol depuis le décollage
jusqu’à l’atterrissage pour la route initialement envisagée. Les flight time reports des missions
réalisées montrent des variations parfois significatives (changement de route, temps d’attente au
sol,…) et la facture qui en découle est supérieure au montant engagée dans la demande d’achat. Pour
respecter les contraintes d’exécution financière, le CSOA demande à ICS d’estimer plus finement les
temps de vol prévisionnels en y incluant les temps additionnels estimés (roulage, attente,…). Cela
réduira les écarts entre l’engagement initial lors du bon de commande, permettra une vérification plus
aisée des FTR et de la facturation et minimisera les modifications d’engagement. Le CSOA ne fera
plus figurer les temps de vol estimés dans la DT initiale transmise à ICS.
ICS demande au CSOA d’être plus explicite et plus clair dans le message de validation de la réponse à
la demande de transport proposée pour chaque mission.

1.4. Sérénité dans la communication :

- Contact de domaine à domaine (Ops à Ops, Fin à Fin, Direction à RPA) ;


Les deux parties en conviennent pour une meilleure efficacité, il convient de respecter le bon niveau
d’interlocuteur pour ne pas créer de difficultés supplémentaires dans l’exécution des missions.
- Optimisation des échanges ;
Les opérationnels du CSOA et d’ICS conviennent d’une part qu’il faut créer un meilleur dialogue et
d’autre part qu’il est important de se rencontrer de manière plus régulière, notamment pour planifier
et pour débriefer les missions complexes. Une périodicité bimestrielle ou trimestrielle pourrait

4/8
convenir. Le CSOA rappelle qu’il lui est difficile de communiquer très longtemps à l’avance sur les
vols prévisibles.

1.5. Interrogations :

- Garantie d’accès à la compagnie Flight Unit 224 ?


Le CSOA souhaiterait pouvoir effectuer un vol avec un appareil de la FU 224.
Mme de Jonquières rappelle qu’ICS, en tant que commissionnaire, a le choix du prestataire et qu’à ce
titre, il assure la coordination entre ses différents sous-traitants. Elle précise que la FU 224 est toujours
un partenaire d’ICS. Cette unité projette de remettre en ligne un appareil (AN124) pour les activités
commerciales. Toutefois, les engagements opérationnels russes actuels font qu’aucun appareil de la
FU 224 n’est utilisable à ce jour pour les transports au profit du ministère de la défense (Mindef)
français.
- Garantie d’accès à la flotte d’AN 124 (toujours l’UR82007) ?
Le CSOA constate qu’il s’agit toujours du même appareil pour ses missions. Pour ICS, cela est lié au
fait qu’ADB lui met à disposition plus particulièrement cet appareil (même équipage).
De plus, ICS doit ménager la susceptibilité de l’ensemble de ses sous-traitants (ADB, FU224,…).

- Qui assure les demandes de survol ?


Les demandes de survol sont faites par ICS au travers de ses contacts locaux ou des compagnies
qu’elle utilise (cas d’ADB), dès lors que le fret est neutre. Pour du fret classé dangereux, la plupart des
pays imposent que la demande de survol soit faite par l’expéditeur (Mindef). C’est dans ce cas, qu’ICS
fait appel au CSOA (Cf article 4.5.1 du CCP).
A l’avenir, selon les pays survolés, un dialogue amont entre le CSOA et ICS permettrait de définir qui
d’ICS ou du CSOA est le plus à même d’obtenir rapidement les autorisations de survol. Il a été rappelé
l’importance de fournir une programmation correcte du vol au CSOA pour initier les demandes.
Remarque de Mme de Jonquières : Le Mindef est-il conscient du manque de confidentialité lorsqu’ICS
est chargé de faire une demande de survol pour du fret dangereux ?
Le Lcl Danguin estime que oui. ICS se doit de ne pas communiquer au-delà de ce qui est nécessaire.
Les informations divulguées restent assez générales et connues des Etats. Par ailleurs, les transports de
fret particulièrement sensibles sont réalisés par des moyens patrimoniaux.
ICS souhaite connaître la position du CSOA sur le niveau de recomplètement en carburant des
appareils via le SEA : Avitaillement maximal au départ de la mission ou ravitaillement point à point ?
Le CSOA laisse le choix à ICS de l’option pour une meilleure efficience.

2. ASPECTS CONTRACTUELS

Le CRP Guirard de Camproger est rassuré par les propos de Mme de Jonquières quant au rôle de
commissionnaire de transport d’ICS. Néanmoins, à ce jour, ICS n’a toujours pas fourni certains
documents demandés au titre de la reconduction pour 2017. Si la liste des cotraitants identifiés au
marché ne pose pas de problème, la liste des sous-traitants ou fournisseurs additionnels semble évoluer
constamment. Le SSLT demande que cette liste soit finalisée et transmise pour être intégrée au marché
par le biais d’un avenant. Par la suite, si ICS présente de nouveaux fournisseurs, ils seront intégrés au
marché par le biais d’ordres de service (OS), après présentation du certificat d’assurance et du
certificat de navigabilité (solution contractuelle la plus simple). Le SSLT/BCL transmettra dans les
plus brefs délais au service administratif d’ICS la liste des documents à fournir, certificats de
navigabilité et attestations d’assurance, notamment et attend le retour de ces documents au plus vite.
Le commissaire rappelle qu’une situation administrative et juridique claire et saine est un gage de
sérieux et de professionnalisme qui permet de parer aux attaques extérieures.
M. Faivre fait remarquer que certaines compagnies, qui ne travaillent qu’occasionnellement pour ICS,
rechignent à fournir les attestations d’assurances et les certificats de navigabilité de tous leurs

5/8
appareils. Le SSLT n’a besoin que des documents relatifs aux appareils mis en œuvre par ICS au profit
du Mindef. La documentation relative à l’exploitation de nouveaux appareils pourra être fournie au fil
de l’eau dès lors que c’est en amont de la mission au profit du Mindef.
ICS confirme la couverture d’assurance « mondiale » tel que précisé au mémorandum transmis. A
noter que ce document devra être renvoyé au SSLT signé.
Mme de Jonquières revient sur l’étude d’intégration de l’Antonov 70 au marché et la possibilité
actuelle d’accéder à l’Antonov 22 compte tenu d’un créneau favorable.
Compte tenu de la montée en puissance de l’A400M, le recours à l’AN70 n’est plus d’actualité, le
CSOA décide de ne pas donner suite. Concernant l’AN22, cet appareil est capacitairement très proche
de l’A400M si ce n’est qu’il dispose d’un palan autonome. Toutefois, le CSOA accepte qu’ICS
soumette une étude tarifaire pour l’intégration possible de ce vecteur au marché. Sans présumer des
suites données, il est à noter que cet appareil ne pourra pas être proposé et utilisé pour des vols au
profit du Mindef avant la rédaction d’un avenant au marché.
A noter, que les compagnies qui ne disposent pas d’AOC ne peuvent pas être employées pour le
compte du Mindef.

3. ASPECTS FINANCIERS

M. Viallon indique que la facturation ne rencontre plus de difficulté depuis la mise en place de la
forfaitisation. Le système fonctionne bien, il existe une très bonne communication entre les équipes,
les délais de paiement sont corrects permettant de limiter le montant des intérêts moratoires (22K€ sur
47,5 M€ réglés depuis 2015).
Petits points d’attention à porter sur la cohérence des flight time report (FTR) et sur les factures
complémentaires. Pour celles-ci, bien stipuler le numéro de la facture initiale et non le numéro de
mission pour permettre un rapprochement plus facile.
Mme de Jonquières souligne la réelle plus-value apportée par M. Magnier (CSOA/BBF) qui assure la
vérification pointue de toutes les factures transmises par ICS avant leur envoi au SSLT de Denain.
Compte tenu de son statut de PME, ICS dispose d’un délai jusqu’en 2019 pour adopter la
dématérialisation des factures (Chorus Pro). M. Viallon incite Mme de Jonquières à prendre contact
avec Mlle Fontaine (SSLT/Denain) pour se faire accompagner dans cette démarche qu’il convient
d’initier au plus tôt et l’invite à venir à Denain. La vérification des factures ne pourra alors plus être
assurée par le CSOA dans les mêmes conditions qu’aujourd’hui, une nouvelle procédure sera à
définir.
La forfaitisation de certaines prestation étant difficilement réalisables, le CSOA préconise de ne pas
changer les dispositions du marché et rester sur le remboursement au justificatif pour les frais
variables autres que ceux déjà forfaitisés. ICS fait part de frais qu’il supporte, taxes aéronautiques de
survol notamment, qu’il est incapable de refacturer et pour lesquels il ne sait pas produire de
justificatifs (informations non transmises par les cies). Faute de factures justifiant la dépense, le
Mindef est incapable de rétribuer ICS pour ces postes.

Tour de table en fin de séance :


Mme Lawson, va apporter son aide à ICS pour fournir les documents souhaités par le SSLT afin de
mise en conformité.
M. Moussette, confirme une communication et un dialogue renforcé entre son équipe et le
CSOA/OPS/BVAA pour mener au mieux les prochaines missions.
Mme de Jonquières souligne la réelle plus-value de cette réunion. Elle rappelle l’historique des
récentes attaques dont ICS et le Mindef ont fait l’objet, elle attire l’attention des participants sur la
fragilité et la pérennité de la structure ICS au regard du peu de missions demandées par le Mindef (une
par mois confirmée par Lcl Danguin). Il est difficile de maintenir les équipes et leur motivation sans
un volume minimum d’activité et une meilleure visibilité sur l’avenir. Toutefois, ICS saura s’adapter

6/8
si le Mindef estime que ce contrat reste pertinent mais il faut mener un travail de fond pour garantir
que les avions décollent en temps et heure et s’efforcer de donner la meilleure anticipation possible à
ICS sur la programmation des missions à moyen /long terme.
Le SC-EPE rappelle la forte implication des personnels (CSOA et ICS) dans la résolution de la crise
médiatique. Il confirme que ce marché donne satisfaction. Cependant, il attire l’attention sur la
nécessité d’être irréprochable sur le plan administratif et juridique pour ne pas prêter le flan à la
critique. Il concède que la montée en puissance de l’A400M change la dimension économique du
marché ICS. Pour le Mindef, la logique d’efficience économique prévaut. Le CSOA qui a besoin de
réactivité recherche l’équilibre pour préserver ses marchés malgré le manque de visibilité sur l’avenir.
« La performance est dans l’équilibre ». La bonne communication entre les opérationnels est un gage
de performance.
CRP Guirard de Camproger : le SSLT et le CSOA tiennent le même langage, il faut disposer d’un
outil juridiquement irréprochable, le SSLT attend dans les meilleurs délais les documents demandés
précédemment.
SSLT/Denain : pas de commentaires particuliers.

Le CSOA et ICS conviennent de programmer la prochaine réunion de suivi du marché à la rentrée des
congés et au plus tard début octobre 2017.

7/8
ANNEXE III au compte rendu n° 819 /DEF/EMA/CSOA/EP/BM du 24/05/2017

Récapitulatif des actions attendues

QUOI QUI ECHEANCE

Meilleure communication entre cellules Ops du CSOA et CSOA/OPS/BVAA


Dès à présent
d’ICS ICS/OPS

Pour les demandes de survol compliqué ou comportant du


ICS/OPS Au besoin
TMD (IATA), solliciter le CSOA (cf art 4.5.1 du CCP)

Affiner les estimations horaires des schedules et/ou les


actualiser pour permettre au CSOA de faire une demande ICS/OPS
Dès à présent
d’achat ou une modification dans Chorus au plus juste de la CSOA/OPS/BVAA
dépense

Ne pas faire figurer de temps de vol même estimatif aux DT


CSOA/OPS/BVAA Dès à présent
transmises à ICS

Validation plus précise de la solution proposée par ICS en


CSOA/OPS/BVAA Dès à présent
réponse à la DT

ICS
Respect des niveaux de communication domaine à domaine CSOA Dès à présent
SSLT

Instaurer des réunions « OPS » périodiques au moins à ICS/OPS


Dès à présent
chaque mission complexe (prévision ou débriefing) CSOA/OPS/BVAA

Liste des documents à fournir au titre de la reconduction SSLT/BCL Dès à présent

Envoyer les documents demandés au SSLT/BCL ICS Au plus tôt

Renvoyer le mémorandum des assurances signé ICS Au plus tôt

Proposer au CSOA/SSLT un tarif pour l’intégration


ICS Dès que possible
envisageable de l’AN22

Dématérialisation des factures (chorus pro), prendre contact Au plus tard en


ICS
avec le SSLT/SE 2018

8/8