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TEMA 1

FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA INTERNA

1. INTRODUCCIÓN

La auditoría interna es una función de alta y gran jerarquía, que requiere


profesionales especializados, inteligentes, capaces e íntegros.

Quienes se dediquen a este trabajo, deben conocer claramente cuál es su


misión y sus responsabilidades, para rendir mejores servicios y brindar
buenos resultados a la organización, mediante su experiencia y
colaboración en la búsqueda de sus fines.

El producto final de la auditoría interna es un servicio al resto de la


organización. Por lo tanto, esta ayuda debe ser atractiva, deseable,
oportuna y, preferiblemente, eficaz para que sus recomendaciones
permitan alcanzar los objetivos de la organización.

2. RESEÑA HISTÓRICA

El vocablo "Auditoria" fue asimilado al idioma castellano luego cíe su


amplia y profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del
latín del vocablo Audire oír y es considerado como un vocablo de segunda
formación que contiene sin perpetuación el AU latino, a diferencia de
oidor de "oidorie", que serían los de primera formación.

La función de auditor, es muy antigua en la historia de la humanidad.

El primer origen de esta profesión está en la civilización Sumeria, pueblo


antiquísimo de Babilonia, que vivió 2.600 años antes de Cristo. Los escribas
preparaban listas sintéticas de las transacciones. Estas, eran posteriormente
confrontadas contra las listas originales preparadas por otros individuos. Las
evidencias de tales controles fueron descubiertas por los arqueólogos y
mostraban pequeños puntos, tildes y círculos al lado de los números. Por lo
expuesto, se deduce que éste fue el comienzo del control, ya que hay
"separación de funciones o tareas" y confrontaciones sistemáticas.

Se pudo comprobar que prácticas similares surgen de los registros de los


egipcios, persas y hebreos.

Los primeros, requerían que los registros oficiales fueran auditados por una
tercera persona y que la cantidad correcta de granos que entraba en los
depósitos fuera avalada mediante la certificación de un recibo.

A los griegos y romanos les preocupaba la auditoría de las finanzas


públicas o de los fondos del erario. Los griegos, preferían que los auditores
fueran personas esclavas, ya que las conclusiones de éstos bajo la pena
de tortura eran más correctas o fidedignas que las que expresaban los
hombres libres bajo juramento.

A comienzos del siglo trece en la ciudad de Pisa (Italia) se contaba con un


revisor oficial. En ese entonces, el control se realizaba mediante el registro
de los mismos datos y conceptos por dos o más personas en sendos libros
que, posteriormente, eran comparados, estudiándose las diferencias.

En Gran Bretaña, el tesorero (que llevaba su propio libro), era controlado


por intermedio del Secretario de la Cancillería y un representante del Rey,
quienes poseían sus propios libros, los cuales albergaban registros
coincidentes.

Existe una referencia concreta sobre el vocablo "auditor" que se remonta al


año 1285, cuando en Inglaterra el Rey Eduardo I ordenó que todos los
magistrados chambelanes servidores y recaudadores de fondos debían
llevar cuentas perfectamente ordenadas de sus tareas o gestión. Los
auditores debían acusar a los defraudadores, conduciéndolos luego a la
prisión más próxima.

En el año 1310 se creó el Consejo Londinense, que era una asociación


profesional que realizaba auditorias.

En Escocia, la corona designaba "Lores Auditores" con el objeto de realizar


o efectuar la censura de los libros del Tesoro y los del Chambelán.

Cristóbal Colón en 1492 fue acompañado en su viaje hacia el nuevo


mundo, por un auditor enviado por la reina Isabel como representante de
ella.

Con la invención del sistema de la Partida Doble, en el año 1494, por Fray
LúcaPacioli, se dieron nuevas orientaciones al tema.

En Italia, en la ciudad de Venecia, se creó en 1591 el


"Collegiode¡Raxonati", institución de revisores oficiales, considerada como la
primera asociación de auditores. Posteriormente, en 1658 se crean entes
similares en las ciudades de Milán y Bolonia con el nombre de "Academia
deiRagionieri".

Mi entras tanto, en Francia, existía en el año 1640 el "Tribunal de Cuentas de


París", durante el gobierno del ministro Colbert, para el examen de las
cuentas oficiales, donde actuó durante aproximadamente 20 años el
célebre matemático Bertrand Francois Bareme, autor del libro
"Contabilidad por Partida Doble".

En la segunda mitad del siglo XVIII se produce la Revolución Industrial y se


genera un proceso de cambio en:

1. El funcionamiento interno de las empresas.


2. La organización del ente.

3. La información contable.
4. El control de gestión.

2.1 El origen de la auditoría interna

El proceso de la auditoría se realizaba cuando los contadores revisores, una


vez cerrados los libros, cumplían con sus cometidos. El trabajo del auditor
cada vez resultaba más extenso debido al crecimiento de las empresas,
complejidad de la producción y formas de comercialización; por lo tanto, se
debió recurrir a la realización de auditorías intermedias.

Esto se vio facilitado por dos causas: el perfeccionamiento de los registros y la


estabilidad en sus cuerpos de los auditores externos.

La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control


interno que inspirara confianza a los auditores para que éstos pudieran
apoyarse en él, limitando su análisis al estudio selectivo de las partidas.
Desde entonces los objetivos de la función son dos: la auditoría del
balance para obtener un resultado más seguro y una auditoría
permanente sobre la gestión de la empresa. Se crean entonces en el seno de
la empresa verificadores internos con el fin de detectar errores contables
y localizar, mediante el análisis de los libros, registros y planillas, eventuales
fraudes y pérdidas del patrimonio. Posteriormente, a estas personas se
las denominó auditores internos. En un principio el objetivo de la labor era la
contabilidad ya que ésta al ser manual producía una gran cantidad de
errores, pero cuando aparecieron los medios mecánicos de registración, el
auditor interno comenzó a trabajar en otro tipo de comprobaciones,
especialmente en controles de caja, haberes y existencias.

En el año 1933, en ¡os Estados Unidos, la auditoría interna da un paso


importante. En ese momento regía la ley de Segundad y un año después la ley
de Seguridad Cambiaría, que establecía que las gerencias eran
responsables de la exactitud de los estados contables. Por lo tanto, las
empresas contrataron auditores externos para realizar verificaciones más
detalladas de la contabilidad. Estos auditores externos controlaban a los
internos carentes entonces del prestigio de los primeros.

Pero la auditoría interna, como profesión específica, definida e


independiente no emergió hasta el año 1941 cuando se crea THE INSTITUTE OF
INTERNAL AUDITORS. Posteriormente, el auditor salió de los registros contables
y entró en la faz actual, asumiendo nuevas e Importantes posturas. El
Instituto se ha pronunciado sobre aspectos de la profesión entre los que
podemos citar:

1. El objetivo del Instituto es promover y mejorar el status de la auditoría


interna y realzar su prestigio.
2. El objetivo general de la auditoría interna es asistir a la empresa en el
logro de la administración más eficiente en las operaciones de la
organización.
3. El auditor interno, actúa como un revisor y analista crítico para
beneficio de la gerencia de la empresa.
3. DEFINICIÓN DE AUDITORIA INTERNA

Existen sobre el tema diversas definiciones que, en el transcurso del tiempo,


marcan estados del pensamiento que se tenían sobre esta profesión.

Webster define a la auditoría interna como:

1. "Una verificación regular y continuada de los libros de contabilidad


llevados por los empleados de un negocio, contrastando con la auditoría
independiente.
2. Una revisión del sistema de control interno de un negocio",
La Enciclopedia Británica dice: "los auditores internos tratan de determinar si
los requerimientos de un sistema contable son cubiertos eficientemente y
además si el sistema en sí se adecúa a las necesidades gerenciales".

La original "Declaración de Responsabilidades del Auditor Interno" del año


1947 del THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS decía: La auditoría interna
interviene en principio en asuntos contables, pero puede también
intervenir adecuadamente en materias de naturaleza operativa.

La revisión de la "declaración de responsabilidades" fue realizada en varias


oportunidades: en 1957, 1971, 1976 Y en 1990. En esta oportunidad queda
definida de la siguiente manera: "La Auditoría Interna es una función
independiente establecida dentro de una organización para examinar y
evaluar sus actividades como un servicio a la organización.

Por su parte, A. H. Kellt la define de la siguiente forma: "la auditoría interna es


un examen analítico de las diversas actividades de la empresa, que en
general, emplea como base o punto de partida los diversos registros
originales o resumidos de la empresa".

Otras definiciones, que tuvieron gran divulgación fueron las siguientes:

a) La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente


dentro de una organización, para la revisión de operaciones de
contabilidad, financieras y otras, como base de servicios a lu
Dirección. Es un control general que funciona mediante la medición
y evaluación de la efectividad de otros controles.

b) La definición de L. B. Sawyer. "auditoría interna es la evaluación


independiente de las diversas operaciones y sistemas de control
dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y
procedimientos establecidos son aplicados, los estándares fijados
son alcanzados, los recursos son utilizados eficiente y
económicamente, los planes trazados son realizados de manera
eficiente y si los objetivos' de la organización se están realizando".

c) Finalmente la definición del III.A. Professional Practicas Framework es:


"La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar
las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a
cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario
para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección".

4.- OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

4.1. Objetivos

Para ser breves y concretos, detallaremos los objetivos que persigue la


auditoría interna:

1. Dedicarse a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo.

2. Dedicarse a las debilidades detectadas y no concentrarse en las áreas


fuertes.

3. Reducir los problemas de las auditorías anuales preparando un plan o


programa con los auditores externos.

4. Realizar trabajos de auditoría en el nivel de dirección que asegurará una


medida efectiva de corrección.

5. Informar a la Dirección Superior sobre el estado, actuación y conclusión


de la auditoría realizada.

6. Asegurarse que existe una proporción razonable de costo-beneficio


sobre el tiempo invertido en un trabajo de auditoría.

7. Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y


perfectamente expuestas.

8. Determinar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o


estudios, que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de
una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y
administración.
•,

9. Asegurar que se cumple con las políticas, los manuales, instrucciones,


normas, etc. que fueron aprobadas por la Dirección Superior.
4.2 Requisitos

Los requisitos que deben cumplirse para poder tener una auditoría interna
efectiva son:

1. Una distribución correcta o adecuada de autoridad, emanada de la


Dirección Superior.

2. Apoyo efectivo y constante, es decir, que la auditoría esté


perfectamente respaldada por la Dirección Superior.

3. Un plantel adecuado de personas capaces, que piensen en términos o


en forma gerencial y que puedan perfectamente interrelacionarse con
todo el personal de la empresa.

4.3. Responsabilidad Funcional


En el trabajo del auditor, está involucrada la responsabilidad funcional que
éste tiene:

1. Examinar o estudiar los controles internos, sobre las transacciones


monetarias, cuentas a cobrar y pagar, títulos y valores, e ingresos y egresos
varios.

2. Supervisar y evaluar los controles internos para determinar y corregir las


excepciones desconocidas,
3. Evaluar las medidas de segundad en toda la organización.

4. Realizar inventarios o recuentos físicos y efectuar los controles necesarios


que aseguren un adecuado resguardo de los bienes físicos.

5. Controlar los bienes físicos y todo el equipo para asegurar que su uso es
adecuado, que se le realiza el debido mantenimiento y que se obtiene el
mejor beneficio de la inversión de capital realizada.

6. Realizar una revisión de contratos, convenios o acuerdos, celebrados por


la organización, para verificar que los mismos no perjudican a la empresa.

7. Supervisar los procesos y procedimientos de la empresa para determinar


si los resultados que producen son los adecuados.

8. Como consecuencia del trabajo, se debe emitir un informe que sea


objetivo, conciso y oportuno, que suministre a la Dirección Superior, una
información rápida y segura.

9. Proveer una fluida, constante y rápida recomendación que permita


hacer mejoras en la situación actual de los métodos y procedimientos que
se aplican en la empresa.

10. Actuar como asesor de la empresa en los temas que tenga


conocimiento el auditor.
5. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA INTERNA

Debemos tener en claro que la auditoría Interna no debe ser confundida con
algunas funciones de línea como, por ejemplo, el control previo o
aprobación de operaciones, ni con la auditoría externa enfocada hacia la
certificación de los estados contables.

Los miembros del departamento de auditoría interna son empleados de la


empresa, independientes de cualquier otra función, actividad, tarea
operación, con la autoridad y responsabilidad de efectuar las tareas de
auditoría interna de cualquier sector o función de la organización.

La auditoría, se realiza a posterior/ de la ejecución de las operaciones,


transacciones o actividades controladas.

Pero es conveniente, que para ser efectiva la auditoría, sea realizada


dentro de un período prefijado de tiempo posterior a la ejecución de las
tareas.

El fin que persigue la auditoría interna es ayudar a todos los componentes de


la Dirección Superior a descargar efectivamente sus responsabilidades
operativas y a lograr sus metas proporcionándoles información, análisis,
evaluación, coméntanos, sugerencias y recomendaciones pertenecientes a
las transacciones verificadas.

El trabajo del departamento de auditoría interna está enfocado hacia:

1. Determinar la adhesión o cumplimiento de las políticas, metas y


objetivos.

2. Determinar la confiabilidad o seguridad de la información, que es fuente


para la toma de decisiones.
3. Asesorar a la Dirección Superior.

4. Salvaguardar el patrimonio de la empresa: ya fueren tanto los bienes


materiales, como el medio humano que actúa en la misma.

5. Estudiar las posibilidades de fraude, corrupción o robo, del patrimonio de


la empresa y establecer las medidas que minimicen el riesgo.

6. Tratar de descubrir e informar de inmediato cuando detecte


irregularidades, desviaciones o maniobras ¡lícitas.

7. Examinar, evaluar e informar sobre el sistema de control interno, el


rendimiento de la organización y el estado en que ésta trata de lograr
eficiencia y efectividad.

8. Sugerir y recomendar mejoras en cuanto al sistema de control interno, los


sistemas administrativos, informativos y contables y todos los
procedimientos en general.
9. Colaborar con la auditoría externa realizando tareas en coordinación
con la misma para asegurar un adecuado control y revisión de la empresa.

En base a lo expuesto precedentemente pasamos a detallar lo que NO


DEBE HACER el auditor:

1. Efectuar operaciones de línea.


2. Llevar libros o registros.

3. Custodiar bienes.

4. Ser parte de un proceso.

5. Revisar previamente una operación antes que ésta esté


finalizada, para
garantizarla como correcta.

6. Aprobar o autorizar transacciones o comprobantes.

El auditor interno debe ser amistoso y con un gran sentido de


cooperación, por lo tanto, debe escuchar atentamente y ser
comprensivo.

Un auditor eficaz es aquel que posee una mentalidad inquieta y


estudiosa, por lo tanto, se requiere que esté perfectamente actualizado
y, por último, que diferencie claramente los temas importantes de
aquellos otros de menor relevancia.

El éxito de una auditoría está dado por:

1. Competencia técnica.
2. Comunicación fluida y oportuna
3. Relaciones Humanas
6. CONCLUSIONES

Los Auditores internos ejercen un papel importante en las organizaciones,


"comunican" a los administradores el desarrollo de las actividades
ejecutadas en la organización.

Este papel importante está condicionado con la calidad de las evidencias


que se hallan durante sus trabajos. Por lo tanto las evidencias obtenidas
consignadas en los informes como justificación del soporte del trabajo
efectuado.

El perfecto entendimiento por parte de los auditores internos de


conceptos, de evidencia adoptados en la auditoría externa, es útil como
forma de mejora de su trabajo en la organización en que actúa.

El auditor interno que sabe evaluar, que considere la importancia relativa y


riesgo probable de error minimizará el riesgo de auditoría de su trabajo. El
riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor concluya y opine que los
estados financieros tomados en conjunto están presentados
razonablemente cuando en realidad no lo están. Un trabajo es reconocido
cuando es un trabajo de calidad, para que la auditoría interna sea considerada
por el administrador como actividad indispensable es necesario que los informes
de los auditores sean útiles, relevantes y confiables. Concluimos que los
conceptos adoptados de la auditoría externa de evidencia pueden ser adoptados
por los auditores internos en la práctica de su trabajo.
TEMA 2

FUNDAMENTOS DE AUDITORÍA OFERATIVA


Durante Ios últimos años se han utilizado diversas nominaciones para
identificar el alcance y caracteristicas de este tipo de auditoría, en efecto
términos como "Auditoría lntegral" para dar una idea de la naturaleza y
cobertura amplias de la auditoría, "Auditoría Operacional", "Auditoría
Gerencial", "Auditoría Administrativa", son expresiones bien conocidas por los
auditores, por lo que son utilizados y se utilizan como sinónimos.

De Ias varias expresiones formuladas la mas adecuada es la de Auditoría


Operacional, por cuanto significa Ia evaluación de las operaciones integrales
que realiza una entidad, para este fin es conveniente definir su alcance,
contenido y propósito, que podrían expresarse de la siguiente manera:

"La auditoría operacional es un examen objetivo de la gestión

Operativa de una entidad, su entorno y los sistemas operativos

Internos, y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o

Cambios, analizar y evaluar las debilidades, amenazas y

Oportunidades, con el propósito de lograr que las actividades

Empresariales se ejecuten con eficiencia, efectividad y

Economía".

Un análisis del entorno y los sistemas operativos internos, mencionados en la


definición anterior, nos revela la naturaleza de estos factores:

Entorno Empresarial

En su sentido más amplio significa el contexto económico, político, social,


tecnológico, legal, cultural y demográfico, en el que la empresa opera.

Organización

Las empresas considerando sus objetivos se organizan con base en un modelo


de administración, que responde a las características del entorno en el que la
empresa debe operar de tal manera que su estructura, los sistemas, los
procesos y actividades, se deberán adecuar a los requerimientos estratégicos
formulados por la empresa.

Sistemas Operativos

Un sistema es un conjunto de elementos tales como personas, equipos,


productos, información, etc., inter relacionados entre sí y con los atributos que
los elementos contengan, con un objetivo determinado, que será el objetivo que
la empresa tiene en particular. En síntesis, un sistema es un conjunto de
interrelaciones.

Visión y Misión

Las empresas deben establecer una dirección significativa en cuanto a que es


lo que trata de hacer, visión, y en que se quiere convertir, misión. Estas dos
expresiones expresan la exposición de intenciones que tiene la organización de
delimitar una posición empresarial determinada.

Actividades, Procesos y Programas

La empresa para poder cumplir con sus objetivos debe utilizar recursos:

Capital humano, los empleados,


Financieros, como la estructura de capital. Productivos como las
plantas y equipos,
fuentes de acceso a las materias primas y materiales.
lnfraestructltra, como edificios, depósitos, equipos de distribución y
otros.
Recursos intangibles, como la imagen, los sisfemas de información,
tecnología,
Credito , tiempo , mistica y otros.

Las empresas para el cumplimiento de sus objetivos deben ejecutar un


conjunto de actividades, procesos y realizar programas, combinando los
recursos, mencionados anteriormente, de manera satisfactoria. Para que la
combinación sea eficaz se debe planear, programar, presupuestar y controlar
los mismos. La empresa es una red de interacciones que se ejecutan para
implementar la estrategia diseñada.

lmpacto Ecológico

Las empresas deben asumir su responsabilidad en la salud del planeta, no


comprometiendo el bienestar de las futuras generaciones, aspecto por el cual
el control y reducción de riesgos se ha convertido en la práctica estándar de las
diferentes empresas.

Orientación
La evaluación de las actividades empresariales se orienta a la identificación de
potencialidades y debilidades en el accionar de la empresa, que permitan la
formulación de recomendaciones y sugerencias congruentes con las
necesidades y posibilidades de la empresa.

Propósito

Cuando la empresa aplica los recursos para "hacer correctamente las cosas" o
"hacer las cosas bien", significa que se realizan con eficiencia. Cuando
"hacemos las cosa correctas" o "hacer las cosas buenas", estamos hablando
de efectividad.

La optimización de la eficiencia y la efectividad, significa la economía. Cuando


se habla de efectividad, se esta hablando en realidad de visión y orientación.
La efectividad tiene que ver con el centrar la energía de la organización en una
dirección particular. Cuando se habla de eficiencia, sé esta,hablando de
sistemas y procedimientos de la forma como se hacen las cosas. La eficiencia
se refiere a la puesta en practica. En consecuencia, la auditoría operacional
tiene como propósito realizar un examen constructivo y un diagnóstico amplio
de las activídades operacionales de la empresa. Comprende la evaluación
objetiva de las actividades de la empresa a fin de comparar los logros
obtenidos, comparar lo que se ha hecho y cuan bien se lo ha hecho, lo que es
mucho más importante, comprender y establecer las razones de las variaciones
positivas o negativas con los objetivos, planes, normas, estándares, practicas,
métodos, políticas, etc. En resumen, se trata de un servicio prestado a la
gerencia.

Beneficios de la Auditoría Operativa

La experiencia indica que la realización efectiva de una auditoría operacional,


que cuente con el respaldo de los ejecutivos responsables y de los funcionarios
de la empresa, tiene de por sí un efecto importante por el compromiso que ellos
adquieren en la evaluación y los resultados que se obtengan.

Alcance de la Auditoría Operacional

Una auditoría operativa deberá abarcar generalmente los siguientes aspectos:

El Entorno Empresarial

ldentificación de los aspectos en los que opera la empresa, que básicamente


están comprendidos por:

Cultural: que comprende los antecedentes históricos, ideológicos,


valores ynormas sociales.
Tecnológicos: que constituye el nivel de adelanto científico y
tecnológico,alcanzado por la sociedad. Se incluye dentro este aspecto a
las plantas deproducción, equipos e infraestructura.
Educacional: que significa el grado de alfabetización de la población
delpaís, la calidad de la educación superior que forma la población
profesionalizada y con entrenamiento especializado.
Político: constituye el clima político en el que la sociedad y las
empresasdesarrollan sus actividades.
Legal: el marco legal en el que se desenvuelve las actividades de
laempresa, tales como el sistema tributario, laboral y otros.
Recursos naturales: relativas al tipo, cantidad y disponibilidad de
losrecursos y las características climatológicas del país.
Demográfico: relacionado con el tipo de recursos humanos, su
cantidad,formación, edad, sexo y distribución geográfica.
Sociológico: su estructura sociat, el modelo de organización y
susorganizaciones.
Economico: el marco económíco general, el sistema financiero, la
potíticafiscal, el nivel de inversión en recursos físicos y las
características de losconsumidores.

Las empresas, por sus características específicas, realizan operaciones con su


entorno y logicamente son afectadas por los cambios que se producen en el
mismo. El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y
un ritmo cada vez mas acelerado, por lo que la empresa debe acomodarse de
manera constante a esta dinámica. Como señala Alberto R. Levy, “Si nada
cambiara jamás, esta tarea seria extremadamente difícil. Si cambiara
alguna vez, misión imposibte. si todo cambia, siempre, y cada vez mas
fuerte y cada vez más rápido, misión delirante”.

El Marco Legal de constitución de la Empresa.

Estudiar el marco legal de constitución de la empresa o entidad, con el


propósito de establecer si los fines previstos en la fecha de su constitución, se
mantienen a la fecha y son congruentes con sus fines actuales.

El Impacto del Marco Geográfico en las Actividades de la Empresa.

Estudiar y evaluar las características del medio geográfico en el que la


empresa opera, básicamente: el clima, las fuentes de aprovisionamiento de los
insumos de producción, las características de los mercados de consumo, los
medios, condiciones y características del transporte y las facilidades de acceso
a los servicios públicos.

Las Condiciones Económicas en las que Opera la Empresa


Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en la
economía del país o región donde opera. Su participación e influencia en el
mercado.

Las Características Sociológicas del Personal de la Empresa.

Estudiar y analizar las características sociológicas del personal que trabaja en


la empresa, su educación, mística, la motivación, las ganas, la "camiseta" de la
gente.

El Modelo de Gestión Empresarial

Es necesario estudiar y evaluar el modelo de gestión que la empresa aplica y


básicamente serán: la estrategia, la calidad de los recursos que utiliza, la
cultura empresarial, los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y
el modelo de organización reflejado en su estructura organizativa, el sistema de
información gerencial y los procesos gerenciales.

El lmpacto Ambiental

Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa


ambiental, políticas de seguridad industrial, regulaciones y otros, en los
procesos industriales y de servicios que ejecuta la empresa, y que puedan
estar operando en condiciones de riesgo o contaminación del medio ambiente.

El alcance de la evaluac¡ón podrá ser selectivo o exhaustivo de acuerdo con un


programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa.
Sin embargo, siempre se debe considerar la política básica de auditoría
operativa que se enuncia en la siguiente forma:

"Los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos,

materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las

situaciones, áreas, procesos, actividades, etc., en las que el

examen rinda el mejor resultado, considerando el propósito de

prestar la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades

de la alta administración de la entidad.


Objetivos Generales

La auditoría operacional tiene por objeto poner a prueba el funcionamiento de


los sistemas implementados en la empresa, examinar debilidades aparentes,
informar de las condiciones observadas, sacar conclusiones y formular
recomendaciones. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u
observados que requieren corrección, mejoramiento o cambio y en los medios
a ese fin.

Una auditoría operacional integral se debe basar en un examen y evaluación


de las siguientes cuestiones específicas:

Si las actividade,s, procesos o programas están alcanzando sus


objetivos previstos.
Sl el origen de los recursos operativos, financieros y de inversión para la
ejecución de las actividades, procesos y programas, se obtuvieron de
manera efectiva ,eficiente y económica.
Si los recursos operativos, financieros y de inversión se están aplicando
de manera apropiada y se ejecutan con efectividad, eficiencia y
economía.
Si el sistema de control interno implementado, permite el logro de los
objetivosempresariales.
Si el sistema de información gerencial, cumple con las caracterísficas de
un buen sisfema de información.

El objetivo principal, es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento


operativo de la empresa.

Filosofía de la Auditoría Operacional

La auditoría operacional tiene por finalidad prestar un servicio a Ia


administración identificando las debilidades y deficiencias operativas y
recomendando mejoras o cambios. Lamentablemente, sea cual fuere la
descripción o denominación que se diere a la función de auditoría operacional,
se la considera como investigación o inspección cuyo objetivo fundamental es
comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. Por lo
tanto, para evitar y en su caso atenuar, esta connotación negativa se debiera
tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofía:

Que las auditorías operacionales sean emprendidas con carácter


evaluativo y noinvestigativo.
Que en las auditorías operacionales se pondrá énfasis en un análisis
objetivo. No serealizarán con ninguna conclusión preconcebida y no
tendrán por objeto criticar aninguna unidad operativa o persona
específica.
Que en los informes de auditoría los resultados que se exponen sean
equilibrados,en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar
las áreas en las cuales sehan alcanzado éxitos, así como también las
áreas en las cuáles se evidenciodeficiencias o debilidades respecto de
las previsiones originales.
Que todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se basarán
en hechosevidenciados y no en apariencias o suposiciones.
Que se hará todo lo posible por establecer una relación cooperativa de
trabajo conlos funcionarios de las unidades involucradas, afecfados o
participantes en todas lasauditorías operacionales, mediante la
autoevaluación. Entre otros medios defomentar una colaboración y
entendimiento plenos de las metas y metodología decada auditoría, se
debiera adoptar una política de "puertas abiertas", en virtud de lacual
ponga a prueba el programa de auditoría detallado y el método que
proyectautilizar y los cuestionarios y ofros técnicas de recolección de
datos objetivos, a fin dedeterminar su propiedad y carácter práctico y
consulte con los funcionarios a efectosde verificar la exactitud de los
hallazgos y poner a prueba la solidez de lasconclusiones preliminares.
Los funcionarios de la empresa deben tener unaparticipación activa en la
evaluación.

La Metodología de la Auditoría Operativa

Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos para la realización de


este tipo de auditoría, los que asignan preponderancia a determinados
elementos de la administración, presentes en todos los tipos y tamaños de
empresas. Los principales enfoques y cr¡ter¡os para la realización de este tipo
de auditoría que se han emitido en los últimos años, por reconocidos autores,
se expone a continuación en forma breve:

 Método de William P. Leonard

En su libro "Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia


Administrativa", define a este tipo de auditoría "como un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucion o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
métodos de operación y empleo que de a sus recursos humanos y
materiales"

El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir


deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinada
y apuntar sus posibles remedios. Su finalidad es ayudar a la dirección a lograr
una administración más eficaz. Su intención es examinar y valorarlos métodos
y desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el
panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la
observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los
controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la
adecuada utilización de personal y equipos y los sistemas de funcionamiento
satisfactorio.

Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología:

1. Análisis Preliminar.

Este análisis corresponderá a una función y al área en que se esta se lleva a


cabo. Para ello, querrá saber de la organización, responsabilidades, políticas,
sistemas, procedimientos, objetivos y métodos de operación.

2.Análisis, lnterpretación y Síntesis.

Que comprende básicamente:

a) Realizar un estudio completo y veraz de los elementos o componentes


que integran lo que se va evaluar.
b) Realizar un diagnóstico de los factores a evaluar a efecto de determinar
que es satisfactorio o insatisfactorio, de acuerdo con las prácticas
correctas y establecidas, principios básicos, etc.
c) Realizar una comparación para determinar que diferencias, si las hay,
existe entre un elemento y otro.
d) Escudriñar todo elemento para descubrir sus.defectos,irregularidades,
desperdicios y embotellamientos, informar de la existencia de una
política inadecuada o de la falta total de ella. Revelar las desviaciones
de los sistemas, procedimientos o normas y exhibirá las deficiencias en
los planes, objetivos, organización y controles.
e) Practicar un balance analítico, en el que la importancia y valor de un
elemento o unidad es comparado con el todo.
f) Practicar pruebas de la eficacia de cada factor para suevaluación,
considerando su importancia.
g) Localizar problemas, los cuales pueden serconsecuencia de una
superposición deresponsabil¡dades, falta de
coordinación,embotellamiento, agrupación deficiente de
funciones,supervisión ineficaz, fricciones internas, duplicación
deesfuerzos, trabajo innecesario, etcétera. Constituye undeber del
auditor explorar y decidir que problema exigeuna pronta atención y que
camino seguirá paraencontrarle solución.
h) Aplicar cuando haya necesidad tiempo adiciona! a unainvestigación,
inspección, análisis más amplios, parahallar la solución a los problemas
que encuentra.
i) Determinar alternativas, aplicando toda su capacidad yexperiencia e
imaginación.
j) Definir los métodos para mejorar la operación. En suslabores de
evaluación estará siempre alerta a idearmejores formas de hacer las
cosas.

3.Preparación del lnforme.

La preparación cuidadosa de! informe, con todos los aspectos y


recomendaciones, corona el trabajo.

En la preparación de los informes hay que tener en consideración dos


aspectos importantes:

tl ¿A quien se enviara el informe?


¿Cómo rendir el informe?

Porque quien reciba el informe va juzgar de su calidad, aceptarlo o rechazarlo,


determinar es bueno, adecuado, interesante y útil.

 Método Propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz

En su libro "AuditorÍa Administrativa" este autor, define este tipo de auditoría


como "el examen y evaluación realizado en una empresa para establecer
el grado de eficiencia, eficacia, efectividad y economía de la
implementaciónde normas y procesos técnicos que desarrollan los
sísfemas administrativos; así como su planificación, organización,
dirección, coordinación y control administrativo interno". Para su
realización formula una propuesta que se apoya en los métodos de
investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes fases:

1. Planeamiento de la lnvestigación.

Se efectúa a través de las siguientes fases:

Determinación de la naturaleza del problema.


Definición y fijación del objetivo de la investigación.
lnvestigaciónpreliminar
Autorización para realizar el estudio.
Plan de acción.
2. Recopilación de Datos

Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes. Entre las
técnicas mas recomendables para la recopilación de datos se consideran a la
investigación, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
3. Análisis de Datos

El propósito es conocer las causas, naturaleza, características, nivel de


interdependencia e interacción de sus elementos y proyectar así la solución a
los problemas planteados.

Procedimienfos de análisis.

El método más recomendable es el inductivo. Los procedimientos mas usado


es el de sucesión de preguntas.

Técnicas e instrumenfos de análisis.

Las técnicas más usadas son:

Organigrama
Diagramas de GANTT
Diagramas de flujo
Diagramas de distribución de espacio
Cuadros esfadísficos
Arbolde decisiones
Método Delphi
PERT-CPM
4. Formulación del lnforme.
Las conclusiones y recomendaciones deben formularse con base
en los resultados de la evaluación.
5. lmplementación e lmplantación.
La implementación consiste en formular un programa de
acciones, considerando la integridad de tos recursos en cantidad
y calidad necesarios.
6. Evaluación
Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las
mejoras introducidas, el gradoobjetivos del plan, así como sugerirlas
medidas correctivaspertinentes.

 Método Propuesto por Fernando Hernandez Rodríguez

En su obra "La Auditoría Operativa: Como un lnstrumento en la Decisión


Gerencial", menciona que la audítoría operativa "consiste básicamente en
acumular información, en hacer evaluaciones y en desarrollar
recomendaciones cuando sea apropiado". Este tipo de auditoría, se efectúa
aplicando las siguientes fases:

1. Trabajo Preliminar.
Que consiste en obtener información general acerca de las
clases de actividades realizadas, la naturaleza general de ellas,
incluyendo su importancia relativa, y cualquier otra información
que permita el planeamiento de las siguientes etapas.
2. Revisión de la Legislación.
Para determinar la autoridad legal y su propósito en cuanto al
ámbito y objetivos de sus actividades, la forma en que van a ser
conducidas y la autoridad y responsabilidad de la entidad.
3. Revisión y Prueba del Control Operativo.
Es la fase en la cual el auditor da una mirada preliminar a
laefectividad de los controles administrativos, con
particularénfasis en los aspectos difíciles para controlar y así
tener un altopotencial de debilidades en necesidad de mejoras.
4. Examen y Prueba Detallada del Control Operativo.
Para lograr los objetivos establecidos en la auditoría. En estafase
se determina si sobre un hecho existe un problema, si
essignificativo y sobre lo que se debe hacer al respecto.
5. lnforme de Auditoría.
Su propósito es poner los resultados al alcance de aquellos quese
presumen tengan interés o responsabilidad en lasobservaciones,
y de ser necesario para demostrar la necesidadde alguna acción
aun no tomada.
 Método Propuesto por Rubén Oscar Rusenas

En su libro "Manual de Auditoría lnterna y Operativa", señala que la auditoría


operativa "es una actitud, una forma de acercamiento análisis y evaluación
de los problemas o comportamientos de una organización",
adicionalmente menciona que, "es un control técnico que le permite al
auditor interno evaluar la efectividad y eficiencia de los procedimientos y
sisfemas operativos y, a su vez, la calidad de los controles internos
establecidos".

Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna, los pasos a


ejecutar son:

1. conocimiento
Etapa que estudia el comportamiento de! ente en general y delsector en
particular, que consiste en:
Discusiones en el departamento de auditoría interna sobre:

a) Objetivos operativos

b) Problemas propios del sector

Conocer como estos objetivos y problemas se enfocan y controlan por el nivel


inmediato superior al sector, ente al cual reporta.

Estudio de la estructura organizativa:

a) Reparto de autoridad y responsabilidad

b) Sistema de delegación

c) Interrelación con otros sectores


d) Interrelación entre equipos subordinados.

Revisión de los procedimientos:

a) Establecer si estos están claramente definidos

completos.

b) Determinar si hay puntos que permitan conflictos de

responsabilidad.

c) Determinar si están expresados por escrito en

manuales, cartas y si están actualizados.

2. Verificación.
Es la realización efectiva de una tarea de auditoría, con base a lo debe
ser una función, y a lo predeterminado en cuanto al ordenamiento
operativo del sistema funcional del ente, que consiste en:
Determinar si las operaciones y la asignación de responsabilidad actual
siguen el plan prescrito o ideado por la Dirección Superior.
Verificar una muestra perfectamente elegida o representativa de las
transacciones, o un área seleccionada de trabajo,para que sea
examinada en detalle. La muestra se obtienede la siguiente manera:

El tamaño de la muestra dependerá del auditor, trabajo que realizara, o


profundidad a la que quiera llegar. Generalmente, la muestra es pequeña pero
representativa del total.

El objetivo es encontrar hechos claros y concretos. Su preocupación es


conocer sí:

La estructura organizativa y la asignación de responsabilidad siguen los planes


de control de la Dirección Superior.

Están los procedimientos establecidos, perfectamente acatados o cumplidos


con el sistema de control interno, del propio sector.

Están coordinados los controles internos con los otros sectores operativos.

La verificación debe determinar, en primer lugar, cuales áreas o sectores se


van a analizar, y esto se puede descomponer de la siguiente forma:

1. La organización como conjunto.

2. Area, división o grupo funcional.

3. Departamento o grupo característico de departamentos.

4. Función o funciones similares especificas.


3.Evaluación

Consiste en el estudio de los hechos reales, mediante una muestra


representativa del contexto, que permita obtener una opinión razonable y
valedera sobre él. Se debe tratar de buscarlas soluciones, dentro de un marco
de alternativas factibles y obtener cual es el mejor método a aplicar.

Los problemas serán:

¿Concuerdan los controles secforiales con la práctica de la Empresa?


Si no es así; ¿Cuáles parecen los motivos?
¿Existen variaciones o desviaciones a los procedimientos establecidos?

Los motivos son causados por:

¿Los procedimientos?
¿Otras causas?
¿Revelan automáticamente los controles secforiales lo queesta fuera dd
la norma, lo que requiere atención?
¿Los controles sectoriales parecen ser efectivos al seraplicados?
4. lnforme
Es una comunicación para el sector y la Dirección Superior queexplica
como los controles están operando, con base en loteórico y lo práctico,
ambos dentro del departamento operativo yen relación con los otros
sectores de la organización. Señala queel informe antes de su emisión
debe ser validado, para asegurarla existencia de acuerdo sobre los
resultados.
 Método Propuesto por Edward F. Norbeck

Coordinador del libro "Auditoría Administrativa", señala que se ha establecido


que la auditoría administrativa "es un método constructivo de ayudar a la
gerencia a mejorar las operaciones de su negocio" y consiste en la
evaluación y la revisión objetiva de los siguientes elementos importantes de la
administración:

1. La política de la compañía, incluyendo una determinación de la


suficiencia, la amplitud o la existencia de dirección e instrucciones para
áreas funcionales importantes. Deben determinarse los efectos de la
política o la falta de política.
2. Los controles administrativos, que significa en este contexto poderes de
la gerencia para dirigir, guiar o restringir las operaciones de la empresa.
Debe tomarse una determinación acerca de que tan adecuados son
estos controles administrativos u operativos, desde el punto de vista de
su relación con los objetivos de obtención de utilidades, los grados de
cumplimiento y la coordinación de los controles operativos con los
mandatos de la política de la compañía.
Menciona que todas las auditorías administrativas requieren determinaciones y
evaluaciones que se basan en una serie de pasos. Los siguientes pasos
esbozan los elementos más importantes de dichas auditorías:

1. Estudio Preliminar y Revisión de la Naturaleza General de la

Operación o de los Problemas.

No se hace ningún intento en este punto para establecer descubrimientos


específicos, verificar la autenticidad de los informes o tratar ningún detalle en
forma definida. Este estudio debe ser libre de cualquier suposición, premisa o
conclusión preconcebida.

2. Análisis de los Resultados del Estudio Preliminar.

Se analiza y presupuesta el tiempo y el dinero necesario para una auditoría


subsecuente realizada con mas profundidad. El plan de organización se
desarrolla en este momento, y se trazan los objetivos.

3.Auditoría a Fondo.

La estructura de la organización debería ser la clave para el control de la


operación. Deben determinarse los efectos que tengan las decisiones de las
gerencias del personal de asesoría o de producción sobre la operación que se
audita. También debería evaluarse de que manera afectan la operación las
políticas de la compañía, las instrucciones y el sistema de controles. Además,
deben hacerse pruebas de todos los aspectos de la operación, y deben
analizarse cuidadosamente los resultados.

4. Análisis de los Resultados.

Los resultados de la auditoría detallada deben ser analizados. Se debe


preparar un informe preliminar, para ser revisado con los ejecutivos
responsables de la operación, y sus comentarios deben incluirse en el informe.
Si la auditoría se ha completado con éxito, y se han alcanzado los objetivos,
entonces debe presentarse un informe fina! para la alta gerencia. Este informe
debe describir los descubrimientos más importantes que se hayan hecho y las
evaluaciones de las operaciones, y deben presentar argumentos convincentes
para respaldar las recomendaciones propuestas.

 Método Propuesto por Robert J. Thierauf


Este autor en su libro: "Auditoría Administrativa: Con
Cuestionarios de Trabajo",señala que la este tipo de auditoría
"tienen que ver con la apreciación delcumplimiento de los
objetivos organizativos por parte de la gerencia, desus
funcíones de planeación, organización, dirección y control y
de loadecuado de las decisiones y las acciones de la
gerencia en su avancehacia los objetivos establecidos, De
ahí que el acento se cologue en laevaluación de la capacidad
de los administradores para administrar".
Aclara que la "auditoría administrativa se ocupa de la calidad de
laadministración, mientras que las auditorías de operaciones se
centran en lacalidad de las operaciones. Por tanto, la diferencia
básica entre las dosauditorías, no esta en el método, sino en el
nivel de apreciación".

La metodología que propone la realización de las siguientes etapas:

1. Consideraciones Preliminares.

Como cualquier auditoría, una auditoría administrativa debe ser planeada


cuidadosamente. Se debe definir el alcance, personal requerido y frecuencia.

2.Conducción de una Auditoría Administrativa.

Esto implica la investigación y análisis de los hechos del momento mediante


entrevistas y cuestionarios de auditorías administrativas para determinar los
probremas de la organización.

3.Conclusión de una Auditoría Administrativa.

La preparación del informe de auditoría administrativa que comprende los


detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores
administrativos representa una parte importante en la conclusión de la
auditoría. Desde el punto de vista administrativo, el aspecto principal de la
auditoría son las recomendaciones.

 Método Propuesto por Alexander Hamilton lnstitute

El método esta expuesto en un libro titulado: "La Auditoría Administrativa: Como


Optimizar la Eficiencia y Eficacia de su Compañía ", y señala que la "auditoría
administrativa abarca una amplia gama de procedimientos, métodos de
evaluación, políticas y enfoques. Se propone analizar, evaluar, examinar y
calificar la actuación de la firma con relación, o bien a una seríe de
normas prefijadas, o bien a ciertas normas o directrices que gozan de
aceptación general en la compañía". El "objetivo general, por lo tanto,
consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organización".

El enfoque básico debe incluir las siguientes etapas.

1. Definición del Alcance del Proyecto.

Tanto el personal superior como el personal que lleva a cabo la auditoría deben
estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general e incluirá una
evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización.

2.Planificación, Preparación y Organización.


Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. El plan señala las
etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa.

3.Recopilación de Datos y Actualización de la Documentación.

Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los


sectores definidos en el alcance. Los datos se obtienen de la correspondencia,
políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante
entrevistas.

4.Investigación y Análisis.

Es la más crítica del proceso. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos
necesarios para dar validez al informe final.

5. lnforme.

Consiste en la síntesis del trabajo realizado, la descripción del alcance del


proyecto, una relación detallada de las conclusiones principales y un examen
de las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los
elementos del problema existente.

 Método Propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia

Este autor en su libro: "Sinopsis de Auditoría Administrativa", señala que el


objetivo principal de la auditoría administrativa es "proporcionar un
panoramaadministrativo general del organismo social gue se audita,
señalando elgrado de efectividad con el que opera cada una de las
unidadesadministrativas que la integran; por tanto, señalando también
aquellasáreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de
ladirección del organismo".

De tal manera que la tarea consiste en determinar las ineficiencias existentes,


elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización.
Para el efecto propuso el siguiente método:

1. Estudio Preliminar

Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras, entrevistas no


profundas, etc., con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo,
tener una idea global y usarla como base para la siguiente etapa.

2.Planeación de la Auditoría

La planeación de la auditoría comprende la tarea de integrar un numero de


elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el
análisis preliminar, de otra forma se vería mas tarde en dificultades.
Una fase de esta etapa comprende al programa de auditoría, que es el medio
para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes, en el que se detallan los
diferentes pasos a seguir.

3.lnvestigación y Examen

Mediante entrevistas, lista de comprobación, cuestionarios, observación de


diagramas de flujo, manuales, organigramas, etc., el auditor deberá cerciorarse
de obtener la información correcta y suficiente para dar un apoyo confiable a
todo el análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realiza.

4.Análisis y Evaluación de la lnformación Obtenida

El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor


de la auditoría, aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse
como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras
inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón. La
finalidad del análisis, o sea la división por elementos, es preparar una síntesis,
que será el proceso de combinar diferentes elementos.

5.lnforme Final de Auditoría Administrativa

La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: en


primer lugar determinar ¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?, en
segundo lugar, ¿cómo va a estructurarse este?.

6. lmplantación de las Recomendaciones

La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor


administrativo es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya
que constituye el momento en que las medidas de mejoramiento administrativo
propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron
la aplicación de la auditoría administrativa.

 Método Propuesto por el lnstituto Mexicano de Contadores


Públicos
Autorizados
Señala que por auditoría operacional se debe entender, como "el
servicio que presta el Contador Público cuando examina ciertos
aspecfos administrativos, con la intencion de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa".

La metodología que propone incluye la ejecución tres etapas. Estas son:

l. Familiarización

El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará


dentro del contexto de la empresa que está auditando a través del estudio de:
Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica
en que se desenvuelve la empresa que inciden en la administración de
la operación que se revisa
La infraestructura específica establecida para hacer frente a la
administración de la operación (planeación, organización, dirección y
control), y
Los antecedentes respecto de definiciones detectadas a través de
cartas de sugerencras u otros informes emitidos en el pasado por
auditores internos, externos o consultores.

Se presentan algunos lineamientos que permitirán al auditor sistematizar sus


esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que
se revisará en lo particular;

Estudio Ambiental

En esta primera fase puede llegarse a obtener información orientada de gran


valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de
profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor.
Los principales aspectos a investigar serán los siguientes:

La importancia que para la empresa representa la operación que se


audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría
sise mejorara su eficiencia
lndicaciones tales como rotaciones, razones financieras, etc.
Estructura de organización política aplicable a la operaciónque se revisa
Reglamentación federal, estatal y municipal que rigen lasprácticas de
manejo de la operación
lnformación de la forma como la competencia resuelve losproblemas de
una operación similar.

Estudio de la Gestión Administrativa

Respecto a la gestión administrativa de la empresa (planeación, organización,


dirección y control), el auditor deberá estudiar su instrumentación práctica a fin
de conocer, en términos generales sus características y posibles deficiencias.
La.evaluación de esta instrumentación, se hará en detalle en una fase posterior
por lo que en este proceso de familiarización, al auditor únicamente le interesa
conocer las características esenciales de la misma.

Visita a las lnstalaciones

Tiene por objeto observar directamente como se efectúan las operaciones e


identificar síntomas de problemas.

ll. lnvestigación y Análisis


El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y
examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la
operación en cuestión.

En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversas índoles,


utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de
muestreo estadístico.

La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al


respecto se recomienda que aquellas sean verificadas antes de ser utilizadas.

En el caso de que la empresa carezca de información respecto de la


competencia o de las estadísticas necesarias para evaluar la operación, el
auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones necesarias para obtener
elementos de juicio suficientes.

El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha


información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentos,
observaciones directas, investigación en las Cámaras y

Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualización de estadísticas,


seguimiento y comparación de hallazgos, etc.

Entrevistas:

Las entrevistas formales son una de las técnicas de mayor uso en la auditoría
operacional, toda vez que a través de ellas se obtiene la información de
primera mano respecto de la operación.

Evaluación de la Gestión Administrativa

Habiéndose realizado en la fase de familiarización, el estudio preliminar de la


planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen, en
esta fase se procederá a evaluar en detalle la efectividad y eficiencia, de la
planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen.

De la planeación deberá estudiarse, fundamentalmente el grado de efectividad


logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente.

En cuanto a la organización, de especial interés es la crítica detallada de la


estructura de la organización, la clara definición de líneas de autoridad y
responsabilidad, la coordinación del o los departamentos encargados de la
operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles
jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de
la operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles
jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de
la operación.

Respecto de la dirección, interesan al auditor operacional los indícios que


hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de
información que respalda las decisiones de la dirección y la oportunidad de
éstas, en cuanto al control, que no es mas que la comparación de lo planeado
con lo ejecutado, especial interés tiene para el auditor operacional los
mecanismos de programación y presupuestación así como su contenido y
oportunídad como instrumentos de evaluación.

Examen de la Documentación

La finalidad de esta técnica es coadyuvar a la verificación objetiva de la


información sujeta a análisis o bien Ia obtención de algunos datos específicos.

Diagnóstico

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumará los


hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose
aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia.

lll. Fase creativa:

En esta fase precisará si los problemas detectados son congruentes con la


realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la
solución detallada de los problemas (dicha solución corresponde a un trabajo
de consultoría).

Determinados los hallazgos se procederá como sigue:

Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más


convenga a la empresa para la operación estudiada de acuerdo a las
circunstancias que le rodean, o bien, compararlos con modelos ya
establecidos;
Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo
anterior.
Considerar el costo - beneficio del modelo diseñado.

Este modelo puede ser tan simple como lograr una panorámica previa de los
problemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias
detalladas.

Reverificación de Hallazgos.
El modelo desarrollado se sujetará a una nueva verificación para separar con
mayor precisión los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el
diagnóstico definitivo como sigue:

Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarseque las


diferencias son importantes;
Listar las excepciones encontradas en la confrontación ycompararlas
con las que se habían listado al iniciarse la fasecreativa.
Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante
comentarios con las personas directamenteinvolucradas.
Asegurarse que se trata de problemas cuya solución esfactible porque
existen técnicas disponibles para ello.
lnterrelacionar los problemas encontrados con los quepudieran haberse
detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución
propuestas no generaránmayores o más complejos problemas o
agravarán losm existentes.

Elaboración del lnforme:

Elaborado el borrador del informe, el auditor deberá proceder a:

Discusión del borrador con los involucrados.Discutir con los


involucrados el borrador del informe,persigue el doble propósito de
asegurarse de que se trata dehallazgos reales y que los involucrados
coinciden con suexistencia precisamente en la forma en que se describe
en elborrador.
Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a losinvolucrados a
fin de que hagan frente común con el auditoral presentar el diagnóstico
definitivo a la alta gerencia.
lnforme definitivo
Es éste el informe final de la Auditoría Operacional.
Por las características de la auditoría operacional, el informedebe tener
la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en elcual se plasmen los
hallazgos derivados del trabajo,relacionados con la eficiencia
operacional y el efecto y lasconsecuencias de los problemas detectados.
El contenido del informe normalmente debe incluir los treselementos
siguientes:
Alcance y limitaciones del trabajo.
Situaciones que afectan desfavorablemente la eficaciaoperacional.
Sugerencias para mejorar la eficiencia.

El Proceso de la Auditoría Operativa

Cualquiera que sea él o los enfoques seleccionados, para la realización de una


auditoría operativa, la metodología básica comprende la ejecución de
determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor al logro de
sus propósitos.
El esquema sobre el cual parece haber acuerdo entre los diferentes autores,
está constituido por tres fases:

Auditoria o Diagnósfico Preliminar


Examen y Evaluación de Áreas Criticas
Comunicación de Resultados.

Sin embargo, estas fases no deben ser consideradas como partes


independientes entre sí, más bien como componentes de un todo; en tal
sentido están muy interrelacionadas, ya que entre ellas existe una dependencia
de causa a efecto, es decir, una es deducible de la otra, manteniendo con
mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total.El proceso de la
auditoría operativa, que se propone, comprende la realización de fases que
permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas, y
que conduzcan a la emisión del informe correspondiente. Estas fases son:

Auditoría o Diagnósfíco Preliminar


Examen y Evaluación de Áreas Criticas
Comunicación de Resultados
Seguimiento

Auditoría o Diagnóstico Preliminar

El propósito de esta fase es, básicamente, obtener información de los aspectos


más importantes del área, función, operación, actividad, proceso, etc., lo más
rápidamente posible, y que sirva para fines de planificación de la auditoría de la
siguiente fase. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere, previa a su
realización, la preparación de un Memorándum de Planificación.

Examen y Evaluación de Áreas Criticas.

Los propositos de esta fase son los de identificar las "condiciones" favorables o
desfavorables, principalmente desfavorables, en cualquiera de los puntos de la
gestión operativa de la empresa, determinando si la situación lo amerita
acciones correctivas o no. Esta fase proporciona una base firme para la
redacción del informe de auditoría. En definitiva, los propósitos de esta fase
son los de la auditoría operativa misma.

Comunicación de Resultados

El proposito de esta fase es el de comunicar los resultados obtenidos, a los


ejecutivos de la entidad, mediante un informe de carácter oficial que contenga
entre otras cosas los hallazgos detectados y las conclusiones y
recomendaciones de auditoría.

Seguimiento
El propósito de esta fase es comprobar funcionarios directamente involucrados
unidades, etc., han adoptado las acciones correctivas formuladas en las
recomendaciones trasmitidas oficialmente en el informe de auditoría.

El proceso de realización de una Auditoría Operativa, será el siguiente

Comunicación
Comunicación
de
de Resultados
Resultados
Auditoria
Auditoria oo
Diagnostico
Diagnostico
Preliminar
Preliminar

Seguimiento
Seguimiento

Auditoria
Auditoria
Operacional
Operacional
Examen
Examen yy
Evaluacion
Evaluacionde de
Areas Criticas
Areas Criticas

Una de las más importantes razones que puede motivar


cambios en el modelo propuesto, tiene relación con el tipo de
auditor que realiza el examen.

Sobre el particular se admiten dos modalidades:

Auditoría operativa a cargo de auditores internos, ó


Auditoria operativa a cargo de auditores externos.

Auditoría Operacional a Cargo de Auditores lnternos

El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una


ventaja pues conoce la operativa de la entidad y !a realización de la Auditoría
Preliminar evidentemente se reduce en su alcance, debido a que esta en
posesión de antecedentes e información referida a aspectos administrativos y
operativos. Para la empresa resulta muy económico y altamente beneficioso
que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y
evaluación de las operaciones administrativas.

Adicionalmente, su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la


ejecucion del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe,
lo que, nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.
En consecuencia, el esquema de la metodología podría modificarse así:

Examen y Evaluación de Áreas Críticas


Comunicación de Resulfados
Seguimiento

Auditoría Operacional a Gargo de Auditores Externos

Los auditores externos pueden ser de firmas privadas o de organismos


gubernamentales de fiscalización.

Cuando las auditorías son realizadas por auditores en estudios privados, la


metodología que sigan comprenderá la ejecución de las siguientes fases:

Auditoría o Diagnóstico Preliminar


Contrato de Seryicios
Examen y Evaluación de Áreas Críticas
Comunicación de Resultados

Se evidencia la inclusión de una fase no considerada en los esquemas


anteriores y la exclusión de la fase de Seguimiento.

El contrato de servicios es el documento de compromiso entre la empresa de


auditoría y la empresa, donde se condiciona la ejecución de la fase de Examen
y Evaluación de Áreas Criticas.

La fase de seguimiento es más dificil de llevar a la práctica por la


discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos,
salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los
auditores internos. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la
Contraloría General de la República o entidades que realizan servicios de
evaluación, la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos
a las fuentes de información en las entidades sujetas a su control.

La auditoría operacional realizada por auditores gubernamentales, pondrá


énfasis en la realización de la fase de Auditoría Preliminar, a las disposiciones
legales que norman las actividades de las entidades del estado, por constituir la
fuente de autoridad, políticas, restricciones, etc.

Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales


serán entonces las siguientes:

Auditoria o Diagnósfíco Preliminar


Examen y Evaluación de Áreas Criticas
Comunicación de Resultados
Seguimiento

Las Normas de la Xlll Conferencia lnteramericana de Contabilidad


En dicho evento se elaboraron algunas resoluciones y recomendaciones que
"constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios
que la Asociación lnteramericana de Contabilidad deberá continuar por medio
de sus órganos Directivos y Comisiones Técnicas, a fin de someterse
posteriormente, en su caso, al proceso de emisión de opiniones,
recomendaciones e informes establecido en los Estatutos y Reglamentos de la
propia Asociación", pero ante la falta de un documento definitivo podría
aplicarse en la práctica profesional.

Continuando con el documento de Ia Xlll Conferencia, los puntos 2 y 3


declaran:

"Que las tareas de Auditoría Operativa son propias de los profesionales


del área contable, quienes a su vez y cuando dichas tareas lo exijan,
podrán solicitar la colaboración de profesionales de otras disciplinas,
formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su
coordinación, control y responsabilidad".

"Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una


Auditoría Operativa, la actuación de los integrantes del equipo
interdisciplinario, en la medida en que los mismos hayan sido por él
designados".

Cabe preguntar a propósito de lo anterior, ¿hasta qué punto se halla capacitado


el auditor financiero para conducir una auditoría operativa y hacerse
responsable por el trabajo de profesionales de otras disciplinas, que tal vez le
son totalmente desconocidas?.

La respuesta abarca dos aspectos. En la fase introductoria del ejercicio


profesional en auditoría operativa, la persona más indicada es el auditor
financiero, por ser poseedor de tres cualidades de las que carece cualquier otro
profesional. Estas cualidades son el resultado de una larga y fructífera
experiencia, ya que se adquieren progresivamente actuando como auditor. El
experto en campos diferentes a la auditoría podrá ser una autoridad en su
materia, pero si no ejerció como auditor no tuvo la oportunidad de aprender a
ser independiente y objetivo ni a desarrollar su habilidad analítica y revisora.

Aunque el conocimiento profundo de las actividades y operaciones que se


revisan parecería ser una condición sene qua non, las cualidades mencionadas
son mucho más importantes. En la práctica la experiencia ha demostrado que
cualquiera que sean los antecedentes del auditor, él esta capacitado para
adquirir un conocimiento profundo de una actividad, al menos en sus áreas
problemáticas, e incluso un conocimiento mayor que el poseído por los
operadores y ejecutores de dicha actividad, siempre que actúe con alto nivel de
objetividad e independencia y aplique intensamente su habilidad analitica y
revisora.

Sin embargo, la probada idoneidad profesional como auditor financiero no es


por si sola habilitante para ejercer como auditor operativo. Se precisa
capacitación profesional adicional en la metodología y áreas de posible
cobertura administrativa, lo que por al momento es preocupación e iniciativa de
auditores y empresas de auditoría.

A este respecto la Xlll Conferencia aprobó una resolución referente a los


objetivos educacionales de la formación del contador público, donde se detallan
las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras
de auditoría y que tienen relación con contabilidad, administración, finanzas,
auditoría, análisis de sistemas, computación o procesamiento de datos,
matemáticas, economía, derecho, tributación y humanidades.

En cuanto a las normas propiamente dichas, la Xlll Conferencia propone la


conformacion de grupos, vale decir:

Normas Personales
Normas Relativas a la Realización del Trabaio
Normas Relativas al lnforme.

En ANEXO - 1, se expone el contenido de estas normas.

La Contraloría General de la República ha formulado un conjunto de normas


para la realización de este tipo de auditoría.

NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA

Normas Personales

Primera Norma:

El auditor operativo debe ser una personal con título profesional universitario o
equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y
capacidad profesional para ejercer la Auditoría Operativa.

Segunda Norma:

El Auditor Operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado


y diligencia profesional.

Tercera Norma:

El Auditor Operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de


garantizar la imparcialidad de sus juicios.

Normas Relativas a la Realización del Trabajo


Primera Norma:

El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y


supervisión de los colaboradores.

Segunda Norma:

El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación


adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada, para
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a
aplicar.

Tercera Norma:

El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención, a través del


desarrollo de la tarea, de los elementos de juicio válidos y suficientes que
permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe.

Normas Relativas al lnforme

Primera Norma:

El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad,


Materialidad, Prudencia, Precisión, Veracidad, Claridad, lntegridad y Concisión.

Segunda Norma:

El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría, fijando sus


limitaciones y alcances y el motivo de su realización.

Tercera Norma:

El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados


que originan en fallas de gestión.

Cuarta Norma:

El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos


utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes.

Quinta Norma:

El informe deberá como mínimo describir todo elemento que, a juicio del
auditor, mejore su comprensión.

Sexta Norma:

El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las


recomendaciones sugeridas.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

230 NORMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL

231 Planificación

0.1La primera norma de auditoría operacional es:

0.2Al planificar la auditoría deberán definirse los objetivos específicos del


examen, el alcance y la metodología. El alcance esta relacionado, por ejemplo,
con el período y las actividades, áreas, programas, etc., objeto de la auditoría.
La metodología se refiere a la naturaleza, extensión y oportunidad de los
procedimientos a ser aplicados para obtener y evaluar la evidencia competente,
suficiente y necesaria para alcanzar los objetivos definidos.

0.3El auditor gubernamental debe obtener una comprensión de las actividades,


áreas o programas a ser auditados para evaluar, entre otros temas, la
importancia de los posibles objetivos de la auditoría y la factibilidad de
alcanzarlos. La importancia de un asunto se estima en relación con los
objetivos de auditoría y con los usuarios potenciales del informe.

Para obtener dicha comprensión el auditor gubernamental debe considerar,


entre otros:

a) Las disposiciones legales aplicables. Entender las leyes aplicables


puedeser esencial para comprender la actividad, área o programa.
b) Los objetivos y metas que surgen de los planes y presupuestos de
laentidad. Es esencial que el auditor gubernamental conozca los
objetivos ydetermine en forma preliminar si estos son adecuados
respecto a la misiónv de la entidad y si están debidamente difundidos
entre los respecto a lamisión de la entidad y si están debidamente
difundidos entre losfuncionarios responsables de su logro.
c) Las políticas generales de la entidad. Para evaluar su consistencia con
lamisión y los objetivos de la misma.
d) Los criterios que permitan establecer en que medida se han alcanzado
los
objetivos importantes definidos. El auditor gubernamental es
responsable
de identificar los criterios razonables, alcanzables y relevantes que
resultan
aplicables a los objetivos específicos de la audítoría.
e) La cantidad de recursos empleados, la naturaleza de las operaciones,
los bien servicios que produce o presta la entidad y los resultados
alcanzados.

f) La información contable y gerencial.

g) Los hallazgos y recomendaciones significativas detectadas en auditorías


previas.

H) El estudio de los controles administrativos.

I) El análisis del diseño de los sistemas de administración y control más


relevantes a los fines del examen y la evaluación del funcionamiento
de los procedimientos y controles identificados, que resulten Út¡les
para los objetivos de la auditoria.

232 Supervisión

1. La segunda norma de auditoría operacional es:


2. La supervisión incluye dirigir los esfuezos del equipo de auditoría hacia
la
consecución de los objetivos de auditoría.

03.La actividad de supervisión incluye:

 lnstruir al equipo de auditoría.


 lnformarse de los problemas significativos.
 Revisar el trabajo realizado.
 Ayudar a resolver problemas técnicos y administrativos.
 Proporcionar capacitación durante la ejecución del examen.

04.Los supervisores deben asegurarse que el personal entienda claramente el


trabajo a realizar, por qué se va a efectuar y qué se espera lograr.

05.La supervisión del trabajo de auditorÍa puede variar dependiendo de


importancia del
trabajo o de la experiencia del personal. Por ejemplo, sería adecuado que los
auditores gubernamentales experimentados revisen la mayor parte del trabajo
realizado por otro miembro del equipo.

233 controles administrativos

1. La tercera norma de auditoría operacional es:


2. Los controles administrativos, en el sentido más amplio, incluyen el plan
deorganización, los métodos, po!íticas y procedimientos adoptados por
la entidadpara asegurar el logro de sus metas. Se hallan inmersos en los
procesos deplanificación, organización, dirección y control de las
operaciones del programa,área o actividad. Asimismo, incluyen los
sistemas para medir, informar ymonitorear la ejecución de las
operaciones.
3. La siguiente clasificación de {os controles administrativos tiene por
objeto que elauditor gubernamental se concentre en la comprensiÓn de
tales controles y en ladeterminación de su importancia con respecto a
los objetivos de auditoría.Controles relativos a las operaciones del
programa, á¡ea o actividad.

lnctuyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente


elcumplimiento de sus objetivos.

Controles relativos a la validez y confiabilidad de la información.


lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar que la información
obtenida
mantenida y revelada sea válida y confiable.

Controles relativos al cumplimiento de disposiciones legales aplicables.


Lncluyen las
políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que el uso de los
recursos
sea consistente con las disposiciones legales aplicables.
Controles relativos a la salvaguarda de los recursos. lncluyen las
políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que los
recursos sean salvaguardados contra el malgasto, pérdida, uso
indebido y siniestros.

4. El estudio de los controles administrativos tiene los propÓsitos de:


a) ldentificar las áreas críticas de mayor significaciÓn que merezcan un
examen
profundo y cuyos resultados representen beneficios lmportantes
para la entidad.
b) Establecer el alcance de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente
fase dela auditoría.
c) Determínar los recursos humanos necesarios para las siguientes
fases o parte de ellas, tanto auditores gubernamentales con
especialidades específicas como personal de apoyo especializado.

05. El estudio de los controles administrativos incluye.

a) La comprensión de los procedimientos y prácticas aplicadas en las


operaciones, con el propósito de obtener información relacionada con los
siguientes aspectos:

 Forma en que se efectúan las operaciones.


 Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento de las
 operaciones.
 Resultados de las operaciones según los objetivos de la entidad,
 requerimientos legales y prácticas de sentido común.
 Efectividad de los controles administrativos.
Al completar esta fase el auditor gubernamental tiene información suficiente
para arribar a una conclusión tentativa sobre la efectividad de los controles
administrativos. Sin embargo, durante el examen profundo de áreas críticas
el auditor gubernamental continuará evaluando dichos controles.

b) La selección de las operaciones específicas, la cual dependerá de la


naturaleza de los objetivos, metas y del análisis que se haga de los
componentes importantes del programa, área o actividad bajo examen.

5. El auditor gubernamental debe considerar que no pueden establecerse


reglas
rígidas en relación a las técnicas a utilizar en la comprensión de los controles
administrativos. El criterio e ingenio del auditor gubernamental juegan un papel
importante en esta labor y el enfoque de la auditoría debe concordar con cada
situación en particular.
1 Evidencia
1. La cuarta norma de auditoría operacional es.
2. El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar
evidenciapara arribar a conclusiones e informar respecto a la eficiencia,
eficacia y/o economía de las actividades, áreas o programas
examinados, así como para sustentar los hallazgos de auditoría.

3. La evidencia deberá sustentar los elementos de los hallazgos de


auditoría, a saber: condición, criterio, causa y efecto.
4. Respecto a las características de competencia y suficiencia de la
evidencia, a su clasificación y a los papeles de trabajo que contienen la
mísma, deberán considerarse los aspectos mencionados en el punto
224 de la norma de auditoría financiera.

235Comunicación de resultados

1. La quinta norma de auditoría operacional es.


2. El informe será:
 Completo y conciso, si contiene información suficiente con respecto a la
magnitud e importancia de los hallazgos, posibilitando la
comprensiónadecuada y correcta de los asuntos que se informan. Sin
embargo, no debeincurrírse en un exceso de detalle que distraiga la
atención o distorsione el mensaje.
 Veraz, si los hallazgos y conclusiones informados están sustentados
porevidencia suficiente y competente.
 lmparcial, si la presentación de los resultados del examen es
objetiva,evitando la tendencia a exagerar o enfatizar los resultados
obtenidos, queden lugar a interpretaciones erróneas.
 Convincenfe, si la exposición es suficientemente persuasiva para
convencera los lectores de la validez de los hallazgos, de la
razonabilidad de lasconclusiones y de la conveniencia de las
recomendaciones.
 Claro, si tiene una estructura lógica y emplea un lenguaje directo
ydesprovisto de tecnicismos, facilitando su lectura y comprensión.

Cuando se vea conveniente, deben utilizarse elementos de apoyo visual


(fotografías, diagramas, gráficos, mapas, etc.) para aclarar y resumir
información
compleja y de difícil comprensión.

03. El contenido del informe debe hacer referencia a.

a) Los objetivos específicos del examen


b) El alcance del examen, indicando la profundidad y cobertura del trabajo
realizado para cumplir los objetivos de auditoría. Los auditores
gubernamentales, en la medida que sea posible, deben establecer la
relación que existe entre la muestra revisada y el universo, identificar las
dependencias, ubicación geográfica y el período bajo examen,
especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los
problemas relacionados con la calidad u otros de la evidencia. Los
auditores gubernamentales también deben incluir una referencia a las
limitaciones de la información o al alcance del trabajo de auditoria.

c) La metodología, explicando claramente las técnicas empleadas para


obtener y analizar la evidencia necesaria para alcanza¡ los objetivos de
la auditoría. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto
significativo que se haya usado al ejecutar la auditoría; también debe
describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, 105 criterios
e indicadores que fueron utilizados y, cuando se hayan empleado
métodos de muestreo, explicar la forma en que se diseño Ia muestra y
las razones para su selección.

04.El informe debe exponer:

a) Los hallazgos significativos que tengan relación con los objetivos de


auditoría. lncluirá la información suficiente, competente y relevante de
los hallazgos para facilitar su comprensión y para que su exposición sea
convincente y objetiva, bajo una perspectiva apropiada. Además, incluirá
información pertinente sobre los antecedentes paru que los lectores
comprendan adecuadamente los hallazgos.
b) Las conclusiones que surgen de inferencias lógicas, basadas en los
hallazgos de auditoría. Tales conclusiones dependerán de lo persuasiva
que resulte la evidencia que sustenta los hallazgos y lo convincente de
la lógica utilizada para formularlas.
c) Las recomendaciones que se consideren apropiadas para corregir las
causas del problema y mejorar las actividades, áreas o programas de la
entidad.
d) Los comentarios de Ios responsables de lasevaluados objetivamente y
mencionarse las medidas correctivas comprometidas o planeadas, sin
que las mismas se acepten como justifrcativos para no revelar los
hallazgos.

TEMA 3

LA REALIZACION DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORIA OPERACIONAL

El proceso de la auditoría operativa comprende la realización de una serie de


actividades
que cumplidas, permiten a los auditores obtener el suficiente conocimiento de
las
operaciones examinadas, y que conduzcan a la emisión del informe.

1. RECOPRUECRÓN DE INFORMACION

Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido


de
obtener información. La materia prima con la que trabaja el auditor es la
información,
que se somete a un proceso de análisis y cuyo resultado final son las
conclusiones
establecidas.
PLANIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORIA
La planificación, por su complejidad, es la actividad más importante de todo el
trabajo de
auditoría operacional, razón por la cual se hace necesario prever con
escrupulosidad todos
los pasos a seguir. Una adecuada planificación, constituye la única forma de
controlar los
exámenes, procedimientos y pruebas que van a desarrollarse, y de esta
manera optimizar el
tiempo al ejecutar las pruebas que han sido programadas.
La planificación, es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la
Auditoría
OperacionaL Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario
para probar
los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan
obtener evidencia
suficiente, competente y pertinente, que soporte la emisión de un informe con
la formulación
de recomendaciones, si fuera elcaso.

Todo ello, determina el Enfoque de Planificación, es decir, la forma mediante la


cual el
auditor operacional aplica su estrategia para la obtención de la evidencia. La
obtención de la
evidencia incluye por tanto, la Planificación del Trabajo y el diseño de los
Programas de
Auditoría.
NORMAS SOBRE PLANIFICACION
En general las Normas de Auditoría hacen referencia a que el trabajo de
auditoría, debe ser
planeado apropiadamente. Para cumplir con esta Norma, se deberá diseñar
una estrategia
global, es decir, el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada,
sino que es
necesario hacer planes anticipados.
Esta planificación consistiera en decidir previamente los procedimientos gue
van a
emplearse, su extensión y en que momento se van a aplicar, así como, planear
los Papeles
de Trabajo en que van a registrarse los resultados. También forma parte de la
planificación,
el decidir la cantidad de personal que deberá asignarse altrabajo.
A estos efectos, se debe considerar:
La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del
contexto enelcual se desanollan.

Utilización de técnicas y prrcedimrbnfos para la realización del examen


de lagestión operativa de la empresa.

VENTAJAS DE PLANIFICACION
Las principales ventajas de la planificación son que permite:
bentificar las actividades más importantes de la empresa.
ldentificar puntualmenfe los problemas gue puedan surgir a lo largo de
la auditoría.
Asignar el personal con la sufrciente experiencia y conocim¡ento tanto
de la entidad
como del sector.
Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma.
Los requisitos de la planificación de la auditoría a cumplir, son los siguientes:

Precisión. En la ejecución de acciones de antemano planeadas y de


una manera
completa.
Flexibilidad. Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que
hayan
variado o varían a lo largo de la ejecución del examen.
Unidad. Que se expliciten y mencionen las acciones a ejecutar para
cada
actividad, y que esfas esfén coordinadas

OBJETIVOS U ENFOQUES DE LA PLANIFICACION

El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la audítoría, y


determinar los
procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con el
menor costo
posible. lmplica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicados en el
examen, y
se reflejan y estructuran en el Programas de Auditoría.
La planificación, demanda el desarrollo de una estrategia de la forma en que se
espera o
estima que responderá la empresa, pues planificar consiste en definir el
objetivo y
determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma más
adecuada y eficaz
de distribuir y aplicar los procedimientos de auditoría.
Se busca un enfoque de actuación y desarrollo lógico, adaptado a las
características de la
empresa, y que en la organización del trabajo de los auditores se evite la
realización de
acciones repetidas o duplicadas; para ello, es preciso tener presente la relación
existente
entre los objetivos y los procedimientos de auditoría.

LOS OBJETIVOS DE LSU RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS

Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los
Objetivos
de Auditoría, de lo que se trata de probar es si su ejecución se realiza con
eficiencia,
efectividad y economía, mediante la aplicación de los Procedimientos de
Auditoría.
El propósito consiste en que para evaluar estas activídades, se hace necesario
establecer él
o los objetivos específicos de la auditoría y, posteriormente, se diseñan los
procedimientos
necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. Este proceso
culminara con el
logro del o los objetivos fijados o revelara una deficiencia o debilidad en la
actividad.
La evidencia reunida en el examen de auditoría proporciona los medios por los
cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento, que se
opone a la mera creencia. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr
adquirir una evidencia valida, el auditor debe contar con la capacidad y
conocimientos adecuados, para así poder estar en
condiciones de interpretar aquello que examina. Cuando tratamos de obtener
un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y observamos un
objeto, puede suceder que la afirmación que nuestros sentidos no sea válida,
ya que el ver no siempre es el creer, sino que depende de la ínterpretación que
le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos.
Lo que demuestra que la evidencia en materia de auditoría se deriva de una
conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que este
a nuestro alcance. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de
los procedimientos de auditoría y su correcta aplicación.

EL CONTROL INTERNO
La función de planificación se orienta hacia el futuro; hacia lo que debe lograrse
y como hacerlo. En esencia, la planificación incluye acciones que los ejecutivos
determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlos.
EI resultado de esta función es un plan, conformado por cuatro elementos
fundamentales: los objetivos, las acciones,
los recursos y la implantación.
Los objefivos
Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr.
Las acciones
Son los medios o actividades especificas planificadas para lograr los
objetivos.
Los recursos
Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a
las
actividades.
La implantación
Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para
llevar a
cabo el plan.
La función control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo
en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con los
planificados.
Para que el control sea eficaz es necesario:
Desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse, para
conocer hastaque punto se esfá logrando los objetivos empresanales.
Los esfándares nos señalan losresultados que razonablemenfe se
espera obtener por la ejecución de actividades en laempresa.
Contar con un sisfema de información disponible para evaluar /os
estándaresestablecidos y la información financiera. Esfe sisfema debe
brindar información paraque los niveles ejecutivos puedan tomar
decrsiones.
Que los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para conegir
desviaciones yse cumplan las leyes y normas aplicables. Esfa acción
correctiva permitirá prevenir queno se incuna nuevamenfe es esfas
desviaciones.
Contar en la empresa con un conjunto de procedimientos de control.
Esfosprocedimlbnfos se traducen en la implantación de un sistema de
control interno.

De lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificación y el


control, son funciones estrechamente relacionadas. l-a planificación tendrá
poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control apropiados.
Los ejecutivos buscan la mejor manera de controlar las empresas que están
bajo su responsabilidad y con ese propósito implantan los controles internos,
que permitan detectar oportunamente desviaciones respecto de los objetivos
trazados. Los controles internos fomentan la eficiencia operativa de la empresa.
En un sentido amplio el control interno se puede definir, según el lnforme
COSO, como: "un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto
de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

Eficacia y eficiencia de las operaciones


Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables"

Un análisis de esta definición, tal como señala el lnforme COSO, nos revelara
ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso que esta incorporado dentro de las funciones
que ejecuta la empresa, gue permite la supervisión de su comportamiento y
aplicabilidad en cada momento. Un sistema de control interno eficaz, está
íntimamente ligados al éxito de los programas de calidad, impulsados por la
empresa. Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en sí
mismo.
El control interno es llevado a cabo por personas, que se encargan de
establecer objetivos y establecer los mecanismos de control de las
operaciones. No se trata de solamente emitir, preparar y divulgar el control
interno mediante manuales de políticas e impresos, sino de personas a quíenes
se debe comprometer con sus acciones en cada nivel de la organización.
El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no una
seguridad total, debido a las limitaciones propias de toda función, a la relación
costo-beneficio, errores u omisiones debido a fallas humanas y la posibilidad de
actos de colusión que puedan cometer funcionarios de la empresa.
El control interno esta implementado para facilitar el cumplimiento de los
objetivos diseñados en la misión de la empresa. Estos objetivos pueden ser de
toda la empresa o de una activídad especifica.
Los objetivos empresariales, señala el lnstituto de Auditores lnternos de
España, se pueden clasificar en tres categorías:

Operacionales
Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la
empresa.
información Financiera
Referente a la preparación y publicación de estados financieros fiables.
Cumplimiento
Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas
que lesean aplicables.
Para efectos de la realización de la auditoría operacional adquieren singular
importancia los objetivos operacionales y de cumplimiento.

Los componentes del control interno son:

El Entorno de Control
La Evaluación de Rr'esgos
Actividades de Control
lnformación y Comunicación
Supervisión
Entorno de Control

La empresa en su conjunto esta influenciada por el entorno de control. Esta


influencia se refleja de manera significativa en el establecimiento de los
objetivos empresariales, en la evaluación de riesgos, en las actividades de
control y en el sistema de información gerencial y supervisión.

Los antecedentes y la cultura de la empresa constituyen la base para el


establecimiento del nivel de concientización e integridad del personal respecto
del alcance, contenido y objetivos del control interno.

La integridad y el equilibrio de los valores éticos y morales, son esenciales para


la vigencia de políticas y controles satisfactorios y su influencia en las
actividades operacionales de la empresa. No basta comunicar los valores
éticos y de comportamiento a los empleados, lo fundamental es practicarlos a
través del ejemplo de los ejecutivos.

Tal como se mencionó anteriormente, el control interno esta ligado a la


estructura organizativa de la empresa que proporciona el marco en el que se
planifican, ejecutan y controlan las operaciones. Uno de los aspectos más
importantes es el establecimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad,
y el establecimiento de los canales adecuados de comunicación. Una tendencia
actual en las estructuras organizativas, es delegar autoridad hacia todos los
niveles de la empresa. El desafío es cuanto delegar.

Evaluación de los Riesgos


Toda actividad empresarial implica un riesgo. Es responsabilidad de los
ejecutivos
determinar el nivel de riesgo que se considera aceptable para la
empresa y tratar de
mantenerlo dentro de límites aceptables.El establecimiento de los
objetivos de la empresa esta vinculado a los riesgos que demanda su
consecución, lo que demandará que se tengan que adoptar las acciones
necesarias paracorregir posibles desviaciones, en razón de que los
riesgos constituyen un procesointeractivo continuo.
Los riesgos o factores que pueden afectar a una empresa, que precisan
una atención especial, pueden ser de naturaleza interna o externa.
Los riesgos más significativos en elmarco externo están representados
por:

El avance tecnológico.
Elcambio social.
Cambios en las expectativas de los consumidores.
La competencia.
Cambios en la normativa económica, política, legal, etc.

En el marco interno por:

La idoneidad delpersonal.
Conciencia y compromiso de los ejecutivos.
Cultura y valores inadecuados.
Cambios en las políticas.
Cambios en el personal ejecutivo.
Ejecución de reestructuraciones operacionales.
lmplantación de nuevos sr.stemas.
Acciones inadecuadas de detección de riesgos, etc.

Una de las responsabilidades de los auditores es la de aplicar un conjunto de


técnicas, procedimientos y métodos cuantitativos y cualitativos, que permitan la
detección de acciones y hechos que puedan incrementar los niveles de riesgo
a nivel de la empresa o de procesos específicos, y proporcionar evaluaciones
para la corrección de estas desviaciones de manera oportuna.
Los riesgos detectados deben ser objeto de evaluación con el propósito de
establecer su importancia, frecuencia y las acciones que se deben aplicar o
adoptar para reducir su impacto en las operaciones de la empresa.
Actividades de Control

Las actividades de control están referidas al conjunto de normas, políticas,


procedimientos, métodos y prácticas, tendentes a asegurar que las decisiones
de los ejecutivos se cumplan, y a la adopción de las medidas necesarias para
atenuar el riesgo, que pueda poner en peligro la consecución de los objetivos.
Las actividades de control están relacionadas con la evaluación de las
operaciones, al permitir analizar y comparar los logros obtenidos, con:

Los presupuesfos.
Estándares o indicadores de rendimiento.
Políticas.
Resu/fados de ejercicios anteriores.
Los competidores.
El grado de segregación de funciones o actividades, efc.
La confiabilidad, oportunidad, exactitud de la registración y autorización
de las operaciones y transacciones financieras.
El grado de cumplimiento de la normativa lega[ aplicable a la empresa.

Las actividades de control forman una parte esencial de las actividades de


gestión de una empresa, en su intento de lograr el cumplimiento de sus
objetivos. Las actividades de control no son un fin en si mismas, tampoco solo
un conjunto de normas que existen para "hacer lo que hay que hacer”
No olvidemos que no hay dos empresas iguales, cada empresa establece sus
objetivos y estrategias de implantación de controles, que serán diferentes en
cada caso. En las empresas las personas encargadas de su cumplimiento son
diferentes, aplicaran sus propias ideas sobre control interno. Además, el control
interno es el reflejo de su entorno, cultura, su visión, misión, organización,
historia y otros factores propios de la empresa. Sin plan no hay control. Y sin
control no hay aprendizaje.

lnformación y Comunicación
Todas las empresas precisan contar con un sistema de información gerencial y
obtener información oportuna y confiable relacionada con las actividades que
ejecutan y de los acontecimientos entorno empresarial.
Las necesidades de información que precisan los ejecutivos o decisores y otros
niveles de la empresa, en términos generales, estarán referidos a la magnitud
del problema y al deseo de incrementar los beneficios, minimizar y lo reducir
los riesgos. Por estas circunstancias, los requerimientos cuantitativos y
cualitativos de información estarán referidos al tiempo, incertidumbre o riesgo
de los beneficios y sacrificios de la decisión.
La complejidad de una organización requiere el establecimiento de un sistema
de información, que podríamos definirlo como un conjunto de elementos
interrelacionados y orientados a establecer un flujo continuo y eficiente de
comunicación ascendente, descendente y transversal, que servirá para
satisfacer los requerimientos de distintos
usuarios, tanto internos como externos, en especial a la administración para
poder determinar objetivos, políticas, definir y analizar alternativas y conocer
los resultados de la gestión. De manera resumida podemos definirla también
como: el conjunto de elementos que interactúan entre si dentro de un esquema
de orden para permitir la toma de decisiones.
Un usuario, en especial, un ejecutivo de empresa, para poder decidir sobre un
problema se vale de toda la información a su alcance, generando con ella
alternativas de las cuales finalmente selecciona la que considere mas óptima o
adecuada a las circunstancias.
El sistema de información esta ligado a las funciones del proceso
administrativo, aspecto por el cual los requerimientos de información para la
planeación, estarán relacionados con los objetivos estratégicos, objetivos
generales, políticas y alternativas, así como las relativas a los objetivos
operativos, planes, programas y presupuestos.
La información para operación es en gran parte generada por la actividad de
planeación y consiste básicamente en material informativo que por su
naturaleza será mas precisa y exacta que la información de la planeación, ya
que corresponde a situaciones conocidas.
Con relación a la información de control, esta emana de la comparación de la
información de planeación y operación, es normalmente precisa, exacta y muy
concreta.
La información referente a la planeación estratégica es la de mayor jerarquía,
en razón de que cubre un periodo mayor. Este aspecto determina que esta
información sea la que presente un riesgo mayor en cuanto a confiabilidad y
precisión y por tanto un grado mayor de contingencia.
Para que la información sea de verdad útil para la toma de decisiones, desde el
principio de debe tomar en cuenta dos elementos:

Al usuario o decididor, y
La decis ión especifica.

En forma resumida, podemos mencionar que los requisitos de un buen sistema


información para un control eficaz y de calidad, son los siguientes:

Relevancia:
La información debe satisfacer razonablemente las necesidades del usuario
mediante la comunicación de los hechos de mayor significación.

Oportunidad:
La información debe emitirse en tiempo y lugar convenientes para el usuario.
Precisión:
La información debe estar comprendida entre los estrechos límites de la
aproximación, buscando un acercamiento a la exactitud.

lntegridad:
La información debe ser exhaustiva, completa, ello significa que incluirá al menos
todas las partes esenciales.

Claridad:
La información debe ser inteligible, fácil de comprender y accesible.

Suficiencia:
La información debe ser apta y conveniente para los requerimientos del usuario

Prudencia:
La información debe expresarse con cautela y precaución. El informante debería
ubicarse entre la reflexión y la precisión, tendiendo a evitar los riesgos que
podrían emanar de la informacion que comunica'

Normalización:
La información debe basarse en normas o necesidad de consecuencia, uniformidad o
Comparibilidad que pudiera requerir el usuario.

Sistematizacion:
La intormación debe presentarse de manera orgánica, lo que signitica que debe
fundamentarse en un conjunto de reglas armónicamente entrelazadas.

Verificabilidad:
La información debe permitir su comprobación mediante demostraciones que la
acrediten y confirmen.

Certidumbre:
La información debe elaborarse con base en un conocimiento seguro y claro de
los acontecimientos que comunica, es decir que la certidumbre en la información
ha de entenderse como el fundamento objetivo de toda aseveracion firme.

Confiabilidad:
La información debe prepararse conforme a normas y reglas que le otorguen
carácter de creíble.

Racionalidad:
La información debe ser lógica y resultado de la aplicaciÓn de un método adecuado.
Practicabilidad:
La información debe reunir los atributos que permitan su utilización.

lrremplazabilidad:
La información no debe ser sustituida por otra.

Convertibilidad:
La información debe poder transformarse o reducirse a datos fundamentales,
eventualmente permutables.

Productividad:
La información debe prestar una utilidad para los efectos del usuario, que exceda
los esfuerzos necesarios para su obtención (relación costo-beneficio).

La comunicación es inherente a los sistemas de información, en efecto, la empresa debe


establecer canales adecuados para que la comunicación del personal, llegue a los
ejecutivos. Si no existen líneas de comunicación abiertas, si como, una actitud receptiva por
parte de los ejecutivos, la comunicación quedara bloqueada.

La comunicación no solo debe ser eficaz internamente, debe existir, también una adecuada
comunicación externa, principalmente con los clientes y proveedores, para la obtención de
información referente a la calidad de los servicios prestados, así como la existencia de
nuevas modalidades de ofertas o productos.

Supervisión

El sistema de control interno implementado en la empresa, debe ser evaluado


periódicamente con el propósito de establecer su vigencia y correcta aplicación, por cuanto
debido af tiempo puede haber ido perdiendo su eficacia o dejar de aplicarse. Las causas de
la pérdida de eficacia pueden ser la rutina, cambios en el personal, inadecuada información,
escaso nivel de supervisión, restricciones en tiempo y costo, presiones internas, etc.

La evaluación implica el examen del sistema de control interno, en su funcionamiento real,


mediante un rastreo de las normas, métodos, políticas, procedimientos, etc., debido a la
existencia de posibles cambios, modificaciones informales, o que simplemente dejaron de
ejecutarse. El propósito de esta evaluación es establecer, si el sistema ofrece una razonable
seguridad con respecto a que los objetivos establecidos, sean logrados.

La evaluación del sistema de control interno, en su caso, podría ameritar la emisión de un


informe, a la persona responsable de la función o proceso, asÍ como a los ejecutivos, sobre
los hallazgos importantes establecidos en este examen y la formulación de
recomendaciones tendentes a enmendar las deficiencias, corregir o proponer cambios en
las normas, políticas, procedimientos, etc.

La evaluación del funcionamiento del sistema de control lnterno de la empresa será el


resultado de la aplicación de las técnicas de auditoría tales como la indagación,
observación, revisión de los manuales de políticas, organigramas, procedimientos e
instrucciones internas y otros datos similares aplicados por la empresa, así como
conversaciones con los ejecutivos de ciertas áreas de la organización

Los métodos mas utilizados para documentar adecuadamente la evaluación del sistema de
control interno de la empresa y que a la vez pueden servir para dejar constancia de haber
efectuado tal evaluación son los siguientes:

EL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO

Es uno de los métodos mas extendidos, tanto entre las firmas de auditores externos como
internos. Consiste en una encuesta sistemática, presentada bajo la forma de pregunta referidas
a aspectos básicos del sistema, y en la que, por lo general, una respuesta negativa evidencia
una ausencia o deficiencia en los controles.

Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos de control sean considerados. Pero
presenta el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas y
restrictivas y a menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor
tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces, no permitiendo
distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia.

METODO DESCRIPTIVO

Este método se basa en la explicación detallada de las características del sistema que sé esta
evaluando, describiendo procedimientos registros formularios, archivos, empleados y unidades
que intervienen en el sistema. Presenta el inconveniente de que muchas personas no tienen
habilidad para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sintética lo que trae
como consecuencia que algunas debilidades en el control no queden expresadas en la
descripción.

NETODO DE DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD DE NEGOCIOS(DAN)

Los diagramas de DAN constituyen un instrumento para diseñar y elaborar de flujo de trabajo y
de procesos. Este método provee los datos necesarios para de descripción de un proceso y las
distintas operaciones que ejecuta actualmente una empresa, mediante la utilización de una
representación gráfica.
La utilización del DAN se realiza para conocer el cómo se están haciendo las tareas, debiendo
para el efecto un conjunto de símbolos, que básicamente son:
Acción
Representada por un circulo. Cada uno significa una etapa del proceso, debiendo identificarse
con una descripción y un numero. Al llegar a la "función de negocios" se debe inscribe en un
cuadrado. La función de negocios se define, según Nereo Roberto Parro, como "un conjunto de
actividades, homogéneas o no que producen un resultado final definido".
Decisión

Es un circulo interceptado parcialmente por un rombo, que puede ubicarse


según convenga al trazado del DAN.

Comienzo y terminación del flujo

Se representa por medio de un óvalo aplanado y representa el comienzo o el final de un flujo.


El comienzo se relaciona con un proceso del cual se pasa a las actividades que lo conforman
hasta la terminación del mismo, que puede implicar la acción de archivo, despachar, ingresar,
etc.

Conector de flujo interno y externo

Esta representado por líneas rectas o curvas, con una flecha en la punta que señala la dirección
del proceso. Los conectores deben incluir información
sobre la descripción del documento, su origen y destino final.
El conector externo se representa mediante un cuadrado y en su base un triángulo, refleja la
incorporación de información proveniente de una fuente externa.

Archivo e informes

Se representa mediante un rectángulo incompleto, en efecto uno de sus lados esta abierto y es
utilizado para archivar información manual o computarizada que podrá ser utilizada por
acciones determinadas.

Cambio de página

Es un circulo más pequeño, en el que indica del número de la página del proceso, cuando su
representación implica la utilización de mas de una página.

Símbolos Utilizados En Los DAN


METODO DE DIAGRAMA DE RELACION (DDR)

Es un método que permite conocer en detalle los trabajos que se ejecutan en la


actualidad, con el propósito de comprobar s¡ los procedimientos de control interno
diseñados y con base en los resultados poder realizar los cambios o el rediseño de los
procesos.

La información que se puede obtener del diagrama de relación se refiere al


cumplimiento de políticas y normas, cr¡terios para la emisión de informes, datos sobre
recursos humanos, detalles sobre el proceso de datos, manual o computarizado, etc.

El formato para la preparación de este método consta de tres columnas:

Primera columna: se refiere a /as actividades que hacen al flujooperacional.


Segunda columna: indica el flujo de actividades del sistema queexpresa el
trabajo del sistema de computación y /as bases de datosdesanollados por la
empresa.
Tercera columna:se descrbe literalmente las acc¡ones de actividades.

Los símbolos utilizados en el DDR, son los siguientes:

Acción
Se representa mediante un rectángulo.

Decisión

Esta representado por un rombo, en sus aristas se representan las alternativas.

Terminal de computadora

Esta representado por un rectángulo e incorpora internamente un rectángulo


con las aristas recortadas.

Archivo en computadora

Se representa mediante un cilindro.

lnformes

Se representa mediante un rectángulo recortado en su base.

Archivo de informes
La forma de representacíón es un rectángulo incompleto en su diseño.

lniciación, terminación de trabajo

Se representa mediante un ovalo aplanado y se utiliza para identificar el inicio


o la conclusión de un flujo.

Dirección de flujos

Es un conector representado mediante una flecha que señala la dirección de un fluj


Conector externo

Se utiliza para describir la interacción de un flujo con otro externo, se representia


mediante un cuadrado en cuya base se incorpora un triángulo.

SIMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DAN

METODO DE
DIAGRAMA
DE RELACION
(DDR)

Es un método que
permite conocer en
detalle los trabajos
que se ejecutan en
la actualidad, con el propósito de comprobar si ¡os procedimientos de control interno
diseñados y con base en los resultados poder realizar los cambios o el rediseño de los
procesos.

La información que se puede obtener del diagrama de relación se refiere al


cumpl¡m¡ento de políticas y normas, criterios para la emisión de informes, datos sobre
recursos humanos, detalles sobre el proceso de datos, manual o computarizado, etc.
El formato para la preparación de este método consta de tres columnas:

Primera columna: se refiere a /as actividades que hacen al flujooperacional.


Segunda columna: indica el flujo de actividades del sr.sfema queexpresa el
trabajo del srsfema de computación y /as bases de datosdesarrollados por la
empresa.
Tercera columna:se describe literalmente las acc¡ones de actividades.

Los símbolos utilizados en el DDR, son los siguientes:

Acción
Se representa mediante un rectángulo.
Decisión
Esta representado por un rombo, alternativas. en sus aristas se representan las
alternativas
Terminal de computadora
Esta representado por un rectángulo e incorpora internamente un rectángulo
con las aristas recortadas.
Archivo en computadora
Se representa mediante un cilindro.
lnformes
Se representa mediante un rectángulo recortado en su base.
Archivo de informes
La forma de representación es un rectángulo incompleto en su diseño.
lniciación, terminación de trabajo
Se representa mediante un ovalo aplanado y se utiliza para identificar el inicio
o la conclusión de un flujo.
Dirección de flujos
Es un conector representado mediante una flecha que señala la dirección de
un flujo.
Conector externo
Se utiliza para describir la interacción de un flujo con otro externo, se
representa mediante un cuadrado en cuya base se incorpora un triángulo.
Cambio de pagina
Se representa mediante un circulo que Se expone en la tercera columna para
el cambio de Pagina.

Símbolos De Los Diagramas De Relación


MÉTOOO DE ”FLOWCHARTS” O FLUJOGRAMAS

Se trata de un método destinado a simplificar la tarea de descripción de los


proced¡mientos y técnicas mediante el uso de gráficas de movimiento, también
llamadas flujogramas o d¡agramas de flujo.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica simbólica de un sistema o serie de


procedimientos mostrada cada uno de ellos de forma secuencial. El diagrama de flujo
proporc¡ona una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia de los
proced¡mientos, división de responsabilidades ,fuentes y distribucion de documentos y
tipos.

Los flujogramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las


operaciones administrativas, precisando que documentos básicos se utilizan, de que
serv¡cios emanan y quienes son los que los real¡zan. Además, a través del diagrama de
flujo es posible mostrar la separación de deberes, autorizaciones, aprobaciones y
verificaciones internas que tiene lugar dentro del sistema.

De manera resumida podemos señalar que las principales ventajas de este método son
las siguientes:

ldentifica la existencia o ausencia de controles, por la descripción decada uno


de los procesos en forma individual.
Permite apreciar de manera global y panorámica los distintosprocedimientos
que se aplican y permite el análisis de losprocedimientos y métodos vigentes.
Permite identificar desviaciones en los procedimienfos diseñados.
Simplifica los procesos por medio de símbolos gue se convierten en unlenguaje
sencillo y fácil de interpretar.
Facitita ta presentacion de recomendaciones para superar lasdesviaciones.

La simbología que se utiliza permite evidenciar el origen, proceso y destino de los


componentes implementados por el sistema de control interno Para su realización se
debe aplicar la técnica de la entrevista, en razon de que permite obtener información y
conocimiento de los sistemas con que opera la empresa.

The American Society of Mechanical Engineers (ASME), definio cinco actividades y sus
caracteristicas:

ACTIVIDADES CARACTERISTICAS

OPERACIÓN PRODUCE O REALIZA

TRANSPORTE MUEVE

INSPECCION CONTROLA

RETRASO INTERFIERE

ALMACENAJE ARCHIVA

El significado de estos símbolos y otros de aplicación frecuente, es como sigue:


Operación.

Este símbolo representa la actividad de llevada a cabo para producir, cambiar,


transcribir, o tomar una decisión. Así como, registrar, emitir, analizar, etc.

Traslado

Con este símbolo se representan dos situaciones:

La unión entre Los simbolos


El movimiento físico de un documento

lnspección o control

Mediante la aplicación de este símbolo se representa a toda actividad que demuestre


la existencia de inspección, verificación, examen, comparación efectuada sobre los
elementos de información: documentos, libros, etc.

Retraso o demora
Con este símbolo se representa a la detención momentánea de un proceso en espera
de un suceso, este retraso circunstancial o momentáneo imposibilita efectuar una
operación, aunque haya sido proyectada de antemano.

Almacenaje o archivo

El almacenaje puede ser:

Archivo transitorio, el almacenaje se realiza en forma temporal ysistematizada


de los elementos que transportan información.
Archivo definitivo, el almacenamiento se realiza en forma permanente yde
forma sistematizada de los elementos que transportan información.
Esta información almacenada no será utilizada posteriormente,
exceptorevisiones de auditoría, organismos fiscalizadores, efc.

Formulario

Esta representa aún elemento que transporta información que puede o no circular, se
utiliza para:

Para dibujar todos los ejemptares de un documento que se ha emitido.


Para separar o segregar los ejemplares del documento a diferentes sectores o
actividades.

Desglose

Para representar la distribución de un documento entre los distintos sectores o dentro


de un mismo sector para que el mismo sea analizado.

Altemativa

El símbolo para señalar distintos caminos de acción que puedan surgir como
consecuencia de una disyuntiva de dos o más cursos de accion, en una etapa del
proceso ante una circunstiancia planteada.

Destrucción

Se utiliza para representar la eliminación o inutilización física de elementos, tales como


registros, formularios, documentos, etc. La eliminación no implica, necesariamente, la
destrucción de un elemento transportador de información.

Conector

Representa él vinculo entre los procesos que se hallan en otro circuito. Se lo utiliza
también para mencionar que el cursograma sigue en otra hoja.

Procesos no representados
Este simbolo indica una operación no graficada o ignorada.

LA EVIDENCIA EN AUDITORIA

Según las Normas de Auditoría, la evidencia es la convicción razonable de que todos los
hechos, han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los
hechos económicos y circunstanciales que realmente han ocurrido.

La expresión evidencia, señala un conjunto completo de cosas, sobre los que el


auditor ejercita su decisión experta para la evaluación de sí los hechos muestran la
imagen fiel, tales como:

Documentos
lnformación intema y extema
Bienes fisicos
Suposiciones
Conclusiones
Cálculos y otros

Mas formalmente, la evidencia es, el conjunto de factores presentados al conocimiento


de una persona con el propósito de permitirle decidir sobre una cuestión discutida.
Esos diferentes factores tendrán una influencia distinta en cada persona. Así, dando
por supuesta una homogeneidad en la decisión del auditor, podemos examinar cómo
comprender las diferente categorías de factores basándonos en dos supuestos:

No todos los factores son igualmente verdaderos ante una situación


determinada.
No es extraño en cualquier actividad que un factor o factores puedan influir en
eljuicio de una persona que vaya a realizar una decisión completa.
Estaincertidumbre se conoce en la auditoría como Riesgo de Audítoría, y es
difícil decuantificar.

CALIDAD DE LA EVIDENCIA

La evidencia, como un todo, debe reunir una serie de condiciones cualitativas, y


básicamente ser de buena calidad. La relevancia e importancia de la evidencia la
determina su dominio sobre la materia y por la extensión en la que la evidencía de una
cosa sea verdaderamente evidencia de esa cosa y no la evidencia de otra cualquiera.

Según las Normas de Auditoría, el concepto de adecuación de la evidencia es la


característica cualitativa de la evidencia. La calidad de la evidencia depende,
fundamentalmente, de las circunstancias en que se obtiene y de las presunciones
siguientes:

La evidencia que se obtiene de las fuentes extemas a la empresa, proporciona


una confianza superior a la obtenida dentro de la empresa.
La evidencia que surge de un sistema de control intemo confiable es mayor,
que la que resulta de un sistema de controlintemo deficiente.
El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de
exámenesfisicos, inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la
información que seobtiene de forma indirecta.

La calidad de la evidencia esta condicionada, según J. Grant, citado por Guillermo Sierra
y Manuel Orta, por:

La proximidad entre la evidencia y aquello que esta siendo evidenciado.


La dirección de la correspondencia entre la evidencia y aquello esta
siendoevidenciado.
La fiabilidad de la fuente de la evidencia.

LA PROXIMIDAD ENTRE LA EVIDENCIA Y AQUELLO QUE ESTA SIENDO


EVIDENCIADO.

Mautz y Sharaf, en su libro la "Filosofía de la Auditoría", clasiflcan la evídencia según


este criterio, en: evidencia natural, evidencia creada, y evidencia derivada de una
argumentación racional.

Evidencia Natural.
Según esta, la evidencia es la cosa o suceso en sí mismo. Es aquella queexiste
en todo lo que nos rodea. Es totalmente convincente, porque no serequiere de
un gran esfuerzo mental para comprender la existencia de lascosas por medio
de los sentidos. La evidencia y la cosa, cuando son probadas,son lo mismo.
Se obtiene evidencia natural aplicando técnicas y procedimientos como
laobservación, inspección, etc., de tal manera que el auditor al inspeccionar
uobservar equipos o activos fijos, inventarios o productos terminados,
seconvence de su existencia, y obtiene la evidencia que pretendía.
Evidencia Creada.
No existe en el mundo que nos rodea y necesita de una acción mental
máselaborada. Son evidencias que describen. pero no son en sí misma las
cosas o sucesos.
En aditoria se plasifican las pruebas a desarrollar para obtener estas
evidencias . por ejemplo revisiones analiticas , a partir de ella ese tipo de
evidencia . Es la evidencia que de alguna forma describe la cosa que debe ser
probada . la mayoria de los documentos , informes y registros con los cuales el
auditor trabaja , se incluyen en esta categoria .

Evidencia Derivada de un Argumento Racional.


Es la que se consigue mediante los razonamientos aplicados a las evidencias
naturales o creadas con el fin de liegar a las conclusiones sobre las cosas o
sucesos. Es la que resulta de la observación de hechos lógicos verdaderos.
que nos ayudan por medio de una interpretación adecuada a llegar a una
conclusión.
Requiere ser hábil en la observación de hechos y en la realización de juicios
lógicos. Suele usarse en gran medida durante el proceso de auditoría. Los
muestreos estadísticos, por ejemplo, producen este tipo de evídencias.
La evidencia natural estará siempre influyendo en el juicio del auditor y á
evidencia creada frecuentemente puede ser más ínfluyente de la
argumentación racional. Pero es la argumentación racional la que
normalmentebrinda la mayor parte de las evidencias, sobre las cuales esta
basada el conocimiento que obtiene el auditor.
LA DIRECCION DE LA CORRESPONDENCIA ENTRE LA EVIDENCIA Y AQUELLO
QUE ESTA SIENDO EVIDENCIADO
Con relación a la trayectoria de la evidencia, la propuesta de D. Keenan. en
"Evidence and the Auditor", citado por Sierra-Orta, considero los siguientes
tipos de evidencia:
Evidencias directas, de las que distinguen dos tipos:
Evidencia Primaria, y
Evidencia Secundaria
Evidencias indirectas y circunstanciales.
LA EVIDENCIA PRIMARIA
Se considera a la evidencia primaria como la mejor evidencia que existe, pero
normalmente, no esta al alcance del auditor, ya que requiere que este observe
todos los hechos y acciones realizadas en la empresa. Esto supone una
imposibilidad física por limitaciones de tiempo y costo
De manera general, cuando la evidencia natural no esta disponible, la
evidenciaprimaria vendrá dada en forma de evidencia creada. En cada caso,
hay solo una unidad que puede ser considerada como la evidencia primaria, las
demas evidencias detectadas son secundarias .
LA EVIDENCIA SIRCUNSTANCIAL O INDIRECTA
Se presenta cuando no hay evidencias directas para un hecho, y su existencia
debe ser probada atraves de otros echos. Se puede concluir que, el sistema de
control es adecuado, la informacion que del se deriva es tambien adecuadad.
“el caso de evidencia directa existe una estrecha corespondencia entre la
evidencia y la cosa o echo que esta siendo probado, pero en el caso de la
evidencia sircunstancial esto no ocurre, de tal forma que mantiene una fuerte
similitud con la argumentacion racional”.

LA FIABILIDAD DE LA FUENTE DE LA EVIDENCIA

El elemento final en la calidad de la. evidencia, se refiere a la fiabilidad de la fuente de


la evidencia. Sobre el particular D. J. Hatherly, en "The Audit Evidence Process", citado
porSierra-Orta, identifica fes fuentes de evidencia:

Proceso en grun medida bajo elcontroldel auditor


Prueso en grun medida bajo el controlde los directores
Proceso en grun medida bajo elcontrolde terceros

La importancia de las categorías, recae en la medida en que:

La fuente de la evidencia puede ser manipulada, y


La calidad de la evidencia pueda ser evaluada por et auditor.

De manera resumida, esta situación se expone en la siguiente tabla:

Evidencia en gran medida


creada bajo el control del :

auditor directores terceros

Susceptibilidad a la manipulacion por el ALTA ALTA MEDIA


director

Susceptibilidad de que la calidad pueda ser ALTA MEDIA BAJA


evaluada por el auditor

Para concluir podemos señalar que por preferencia, siempre se elegirá evidencias
naturales primarias y evidencia creada de fuentes bajo el control del auditor.

Gran parte de la opinión que formulara el auditor, como resultado de su examen,


estará basada en la evidencia creada, desde la fuente bajo el control de los ejecutivos
de la entidad, y frecuentemente implicara un importante grado de deduccion.

Normalmente quizá no se pueda adquirir la mejor evidencia posible y se debe que


trabajar con otra menos completa. Sin embargo, se debe intentar superar las
debilidades inherentes a esa evidencia adquiriendo otra que proporcione un soporte
corroborativo para la evidencia origínal.

EVIDENCIA SUFICIENTE

TaL como señala V. Serra en " Las Normas de Auditoria: Desarrollo lnstitucional y
Concepto Básico”, citado por Sierra-Orta, la evidencia que se pretende obtener no
puede ser absoluta sino suficiente y adecuada. Los elementos de juicio que se
obtienen para poder opinar deben ser objetivos y ciertos, es decir, deben
fundamentarse en la naturaleza de los hechos examinados, llegando al conocimiento
de los mismos con una seguridad razonable. La evidencia debe ser suficiente en
cantidad y calidad.

“La evidencia es suficiente en cantidad cuando, ya sea por los resultados de una sola
prueba, o por la concurrencia de varias, se puede llegar a adquirir la certeza moral de
que los hechos que se están tratando de probar o los criterios cuya correccion sé esta
juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados".

“En cualquíer trabajo es prácticamente ímposible llegar a obtener una certeza absoluta
como ocurre con las ciencias matemáticas, pero siempre existe un grado de seguridad
en el que se puede afirmar hechos y cosas con plena confianza de que no sé esta
haciendo una declaracion arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza absoluta de
ellas. A este grado de seguridad, dictado por la prudencia y que es el que se usa como
guía en la mayor parte de las actividades humanas, se llama certeza moral. Esta en la
certeza que se debe lograr para que le sea posible dar su opinión profesional de una
manera objetiva y cumpliendo con los deberes de la Profesión".

Para decidir sobre la cantidad de evidencia el auditor considera ciertas circunstancias


especificas:

Costo.
Se refiere al monto destinado a Ia obtención de mayor cantidad de
evidenciapara evaluar una situación determinada.
Riesgo reproblable
Viene determinada por el grado de influencia de un hecho, con respecto a la
totalidad del proceso.
RIESGO PROBABLE.
La cantidad de evidencias necesarias para una decisión firme difícilmente
puede ser determinada con precisión. Nunca se puede realizar con certeza
absoluta una conclusión, razón por la cual, el auditor, debe confiar en su juicio
experto y su experiencia.

Se establece que las características básicas que deben reunir los datos y la información
competentes como evidencia de auditoría, son las siguientes.

RELEVANCIA
Es el requisito que ayuda al auditor a llegar a una conclusión válida respecto a
objetivos específicos de la auditoria.
AUTENTICIDAD
La evidencia obtenida es autentica cuando es verdadera en todas sus
características

VERIFICABILIDAD
Es el requisito que permite que dos o más auditores lleguen por separados a
las mismas conclusiones en circunstiancias iguales o similares.
NUTRALIDAD
Es el requisito respecto a que esta libre de prejuicio, es decir, hace referencia a
que el asunto bajo estudio no debe haber sido diseñado para apoyar intereses
especiales.

NATURALEZE DE LA EVIDENCIA
Tal como señala R. K. Mautz, en sulibro "Fundamentos de Auditoría", "es
importante que consideremos a la auditoría como unejercicio practico de
lógica, ya que es precisamenteeso. Los expertos en lógica han dedicado mucho
tiempo y esfuezo al estudio y análisis de los medios o caminos que llevan a la
mente humana al conocimiento de algo":
¿Cuáles son las fuentes de información?
¿Qué confianza se necesita tener en ellas?
¿Hasta que puntos son convincentes?
¿Cuales necesitan fundamentación y cuales son safi'sfactorias
por sí solas?

Este tipo de estudio y análisis ofrece las bases teóricas sobre las que se fundamenta la
Auditoría. Además, a menos que las técnicas aplicadas por los auditores, no descansan
firmemente, en Normas Lógicas, su utilidad y aceptabilidad pueden ser cuestionados.

METODOS PARA OBTENER LA EVIDENCIA

Una vez determinados los puntos sobre los que hay que obtener evidencia es necesario
analizar los métodos de los que dispone el auditor para conseguirla que se conoce bajo
la denominación técnicas de auditoría. Las mismas se trataran en detalle
posteriormente.

LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Los procedimientos de Auditoría son el conjunto de técnicas de Auditoría que el


auditor emplea para el examen de las actividades de la empresa, estos procedimientos
deben permitir obtener evidencia suficiente y adecuada, y que le permitan al auditor
llegar a la convicción de haber obtenido conocimiento de la actividad bajo examen.
Añadiendo además una condición, es decir, que estas evidencias, estén recogidas en
sus papeles de trabajo como justificación y soporte de las conclusiones de Auditoría.

Los procedimientos a emplear que propone son:

PRUEBAS FISICASCuando la evidencia pueda obtenerse a través de la


observación, medicíón orecuento.
PRUEBAS DOCUMENTALES Y OBTENCION DE CONFIRMACION
Cuando la evidencia se obtiene de terceros y por el propio personal de la
empresa.
RAZONAMIENTO LOGICO

LOS PAPELES DE TRABAJO

II. RELACION DE EVALUACIONES

Evaluar es apreciar el valor de algo. Consiste en una comparación de lo que se quiere


evaluar con una forma de referencia, para establecer diferencías y similitudes. Es
partedel sistema de control interno que pretende partir de las diferencias, corregir o
cambiar actuaciones o desempeños no sólo en personas, sino también en los otros
recursos que admínistra la empresa.

En conclusión, se puede mencionar que una evaluación es una medición de por


ejemplo, la medida en que los esfuerzos físicos y mentales de la gente contribuyen a
los objetivos de la organización, o de la forma en que se están aprovechando los
recursos monetarios para producir bienes, servicios y utilidades, o cuan
económicamente son administrados los materiales desde su recepción, pasando por su
transformación, hasta su despacho, o cual es el grado de utilización, capacidad y
productividad de la maquínaria, etc.

La información que recopila es la portadora de indicios que él se encarga de


comprobar, desarrollar o descartar, mediante procedimientos y técnicas de auditoría
que pueden incluir análisis, comparaciones, cómputos, observaciones, etc.

lll.CONCLUSIONES

Las conclusiones son el resultado de recopilación, anális;s, sintesis y evaluación de la


información referente a una actividad, operación, función, etc., cuyo conocimiento se
considera de interés y utilidad para los integrantes de la empresa y respecto de los
cuales se pueden formular recomendaciones.

lV. VALIDACION

Por validación debe entenderse la presentación y discusión preliminar y definitiva de


las conclusiones y resultados de la auditoría. Una de las características de la auditoría
operativa es que obliga al auditor a mantener permanente relación con las personas
que tienen responsabilidades y llevan a cabo operaciones, actividades, procesos, etc.,
que se auditan.

La validación preliminar contribuye a recopilar mayor información y a que el auditor


conozca cada vez más el objeto de su examen.

La validación definitiva o final es la comprobación del correcto desarrollo de los


hallazgos de auditoría y, por lo tanto, es una medida de seguridad que garantiza la más
alta calidad en los informes.
TEMA 4
METODOLOGIA PARA LA PREPARACION DE
PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA
OBJETIVO:

Este capitulo comprende las bases metodológicas y beneficios para la preparación de


programas de auditoria. Se analiza el propósito, contenido y características de los
programas. Se efectúan comentarios sobre las técnicas de auditoria aplicables en el
examen de las operaciones de la empresa.
METODOLOGIA PARA LA PREPERACION DE
PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA
La realización de una labor de auditoría y evaluación de las actividades de una empresa
o entidad, debe ser controlado por medio de la utilización de Programas de Auditoría,
que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer.

Estos programas tienen las siguientes características:

1. Los Programas de Auditoría Operacional se preparan progresivamente, con


base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se
desarrolla.
2. La preparación de los Programas de Auditoría Operacional depende deun gran
número de factores tales como la naturaleza, ramo en el queopera y
complejidad de las actividades, externas e internas, bajoexamen; por
consiguiente, no es factible preparar Programas deAuditorÍa de carácter
estándar.
3. Los Programas de Auditoría Operacional se refieren por una parte, afases de la
auditoría, vale decir, a etapas o momentos del examen, y porotra, a
condiciones, áreas débiles, hallazgos, etc.

En consecuencia, en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases


comprendidas en el examen total, minimamente, y cada programa se preparará de
acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior.

Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental, que


son elaborados de manera especifica para hacer frente a las peculiaridades,
necesidades y objetivos previstos. El programa del trabajo preliminar, que básicamente
consiste en la obtención de información, presenta en su preparación una estructura
mas o menos similar, por cuanto los requerimientos de información se refieren a las
actividades internas y el impacto del entomo en sus operaciones.

LAS NORMAS DE EUDITORIA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

La evaluación de las actividades de la empresa, debe ser convenientemente controlado


por medio de la utilización de Programas de Auditoría, tal como establecen las Normas
de Auditoría, en lo referente a planificación.

Los Programas de Auditoría son planes que se realizan por adelantado para la
realización de una evaluación, y están basados en el propósito formulado para la
evaluación, así como en la información disponible que posee el auditor con el fin de
obtener un mayor conocimiento sobre las actividades, procesos, procedimientos y
otros aplicados en la empresa.
BENEFICIOS DE LA PREPARACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA

La preparación de Programas de Auditoría constituye un medio que facilita el


cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos
beneficios, como los siguientes:

Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a


seraplicados en la evaluación.
Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo
deevaluación.
Facilita la superuisión del examen, acción que proporciona evidencia y
respaldoen caso de revisiones de la calidad del trabajo realizado.
Permite efectuar el seguimiento de los plazos y recursos para la ejecución de
lalabor encomendada a los auditores.
Garantizan la existencia de un enfoque consistente hacia la auditoría y una
comunicación clara de los objetivos y procedimientos.
La exigencia de contar con la firma, marca o identificación para cada uno de
lospasos previstos en el programa, tiene el propósito de respaldar los papeles
detrabajo y garantizar que no se omitió ningún paso.

Los Programas de Auditoría, para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una
empresa, deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e
iniciativa personal del auditor, en la ejecución de los pasos o procedimientos
contemplados en estos programas.

CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Cada programa de auditoría debe contener los siguientes partes, Anexo B,


considerando que se trata de un papel de trabajo:

Area de ldentificación:

Razón social de la entidad o empresa


Nombre del programa de auditoría
Alcance del examen
ldentificación delresponsable de su preparación
Fecha de inicio del examen o aplicación del programa
Fecha de conclusión del examen

Area de Análisis:
Propósito del examen
Pasos o procedimientos a desarrollar
Métodos o fuentes de la información
Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento
Fecha de conclusión delpaso o procedimiento
Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento
Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de
suno-ejecución.

Los aspectos que ameritan una explicación más amplias de sus características son los
referentes a:

Propósito del Examen

Constituye los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen,
aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa, para su
comprensión por parte del personal que aplicará este programa.

Se debe considerar en este segmento los criterios de auditoría aplicables en el examen


que se definen como aquellas "normas razonables gue permiten comparar y evaluar
condiciones existentes ".

Pasos o Procedimientos a Desarrollar

Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones especificas para


llevar a cabo el examen. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes
criterios:

Se debe escribir en tercera persona, por la connotación de orden o mandato


quetiene cada paso o procedimiento, enunciados en térmtnos positivos y no
depreguntas.
Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría,
buscandoque de su aplicación se obtenga el máximo beneficio.

Cada paso, que es en esencia una instrucción, debe ser estructurado de


maneracompleta, con el propósito de los responsables de su ejecución
comprenden demanera plena la naturaleza de la instruccron. Se espera un alto
rendimiento del profesional encargado de su aplicación.

Justificar la incorporación de un paso o procedimiento en el programa de


auditoría, para de esta manera evitar la inclusión de
procedimientosinnecesarios.

Métodos o Fuentes de la lnformación


Con el propósito de obtener un máxímo rendimiento del personal encargado de la
aplicación del programa de auditoría, se debe indicar las posibles fuentes y métodos
para la obtencíón de información.

NORMAS PARA LA PREPARACION DE PROGAMAS DE AUDITORIA

En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas:

Los programas de auditoría son papeles de trabajo, por consiguiente se


debenaplicar, en su preparación, normas referenfes a identificación,
superuisión, control y referenciación.
Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más
especificosposibles y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los
auditores.
Los programas de auditoría, excepto en de auditoría preliminar o
diagnóstico,deben ser preparados de manera especifica.
En cada paso o procedimiento se debe establecer claramente la labor a
realizary las causas y motivos de su inclusión.
Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no
depreguntas.
Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o
mástécnicas de auditoría.
Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y
deSer posible bajo el criterio de prioridad o importancia.
Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos.
En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener
permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría.
Los programas deben ser flexibles, permitiendo la aplicación de iniciativas
ycriterios utilizables en las circunstancias.

TECNICAS DE AUDITORIA OPERATIVA

Las técnicas aplicables en la auditoría operativa, son casi las mismas que emplea la
auditoría financiera, con la diferencia de que algunas adquieren una significación

diferente e importancia mayor, debido al uso y orientación que su aplicación implica en


esta modalidad de auditoria.

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos normalmente aplicados por los
auditores durante el curso de sus labores. Además de las técnicas, los auditores
emplean otras prácticas con el propósito de obtener y reunir evidencias.

Durante la ejecución de cada una de las fases que demandará la evaluación sé irá
determinando cuáles técnicas se va a emplear, cuando deben emplearlas y de qué
manera. Una vez seleccionadas las técnicas a emplear, éstas se convierten en
Procedimientos de la Auditoría.
Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación
y prueba que se utilizan para lograr la evidencía necesaria para fundamentar un
hallazgo de auditoria.

Los Procedimientos, son las operaciones o pasos específicos a aplicar en una


evaluación específica y recopilar evidencia para respaldar una observación o hallazgo y
pueden incluir técnicas y otras prácticas, las cuales son consideradas necesarias en las
circunstancias. Por consiguiente, los procedimíentos de auditoría son la manera
especifica de aplicar técnicas y practicas, necesarias en las circunstancias, para la
evaluación de los sistemas, actividades, procesos y otros, en una empresa o la serie
de pasos seguidos en la ejecución de una evaluacíón específíca.

Los procedimientos son normas de actuación previamente establecidas que marcan la


secuencia en que se deben llevar a cabo las operaciones; los procedimientos definen el
QUÉ HACER, QUIEN, DONDE y CUANDO.

Los Métodos son un conjunto de ínstrucciones detalladas que definen la forma en que
se debe llevar a cabo una operación; los métodos son un complemento y definen el
COMO HACERLO.

Las Prácticas, son cualquier operación o labor del auditor efectuadas como parte de su
examen.

CLASES DE TECNICAS Y PRACTICAS EN LA AUDITORIA

Sin que signifique orden de importancia, se explican brevemente las siguientes:

Análisis.
Se refiere básicamente a descomponer un todo en Las partes que lo forman.En
este sentido se aplica en la evaluación las actividades ejecutadas por
laempresa, con el propósito de establecer si dichas actividades, se realizan con
eficiencia, efectividad y economía.
Las denominaciones como análisis de sistemas y análisis de organizaciónson
ilustrativas a este respecto.
El análisis de una situación o un problema implica la formulación, de
manerasistemática, de una serie de preguntas que al ser contestadas
puedanresumir los aspectos de un hecho o situación. El análisis se aplica una
vez rechazada la fase de auditoría preliminar y la elaboración de papeles
detrabajo.
lnspección.
Significa tomar conocimiento de la existencia de cosas o actividadesdesarrollas
por personas. Entre las primeras pueden incluirse instalaciones,equipos,
inmuebles, vehículos, etc.
Observación.Esta técnica se aplica preferentemente a las actividades para
observar laforma o formas en que se ejecutan las operaciones,
procedimientos,métodos, etc. Tiene gran importancia en audítoría operativa,
dado el “enfoque directo” que se aplica y que consiste en “observar” la
ejecución talcomo es realmente, ignorando en principio las prescripciones
formalescontenidas en manuales, instructivos y otros documentos similares.
Indagaciones.
Consiste en obtener información por medio del contacto directo y personal,con
funcionarios de distinto nivel de la empresa, particularmente mediante
larealización de "entrevistas". Su aplicación es casi permanente durante
elproceso de auditoría, de ahí la importancia que se le asigna.
Comparación.
Es la relación que se establece, tomando en cuenta determinadascualidades o
atributos, entre dos o más elementos que están bajo examen,con el propósito
de establecer analogías o diferencias. En auditoríaoperativa cobra especial
significación la comparación entre aquello que esobjeto de auditoría con
formas preestablecidas de llevarlas a cabo oalcanzarlas.
Documentación.
Es justificar datos, procesos, decisiones, rendimiento, etc. con documentos
existentes o desarrollados por el auditor, como evidencia analítica.
Diagramación.
Es la traducción de lo descriptivo o narativo en términos de gráficos odibujos.
Los diagramas pueden referirse a flujos, organización, controles,disposición de
planta, etc.
Rastreo.
Es la realización del seguimiento de un conjunto de antecedentesrelacionados
con un asunto en especial, proceso administrativo o técnico.
Encuesta.
Constituye la recopilación de información de fuentes externas a la
empresamediante cuestionarios, casi siempre acerca de la calidad de los bienes
yservicios ofrecidos por ella.
Confirmación.
Es la obtención de información sobre un asunto, de otra fuente que no sea
laoriginalmente considerada. La fuente podrá ser interna o externa a
laempresa.
Comprobación y cómputo aritmético.
Ya sea de cálculos hechos por la empresa o por el auditor, para
corroboraralguna información.
Síntomas.
Se le define como "señal", "indicio de una cosa". La utilización de estatécnica
como práctica en evaluación de los controles puede ser provechosa,por cuanto
el auditor incide en el examen de determinadas actividades oprocesos con
mayor énfasis mediante la utilización de ciertos indicios o síntomas
preliminares.
lntuición.
Dentro del campo de la auditoría, es a veces aplicable la intuición, sin quedeba
considerarse a esta, como una práctica común y corriente, pero no sonpocas
las ocasiones en que determinadas predicciones puedan emplearseen el
desarrollo de un hallazgo.
Sospecha.
Práctica utilizada en auditoría, que consiste en la acción de recelar odesconfiar
de alguna información que por diversas circunstancias especiales,no nos
permita otorgarles crédito suficiente.

TECNICAS CUANTITATIVAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

En el marco de las técnicas de análisis administrativo y aplicables en la evaluación de


las operaciones de una empresa, podríamos considerar las siguientes:

Análisis de Series de Tiempo


Es la interpretación de la información obtenida de las variaciones en
losvolúmenes de producción, costos, rotación de personal, etc., en
periodosiguales o subdivididos en unidades de tiempo iguales. Esta serie de
datosson analizados en cuanto a los principales tipos de fluctuaciones, tales
comotendencias cíclicas, estacionales e irregulares.
Correlación
Se utiliza para determinar el grado de influencia, dependencia o
correlaciónentre dos o más variables, por ejemplo el incremento en las ventas
enrelación con el incremento en la producción, el incremento en el consumo
degasolina en relación con aumento del parque automotor, etc.
Para la determinación de la correlación se puede aplicar el análisis deregresión,
los coeficientes de correlación y/O los diagramas de dispersión.

Números índices
Se utiliza para efectos de realizar comparaciones y analizar
fluctuaciones,fundamentalmente de información financiera, con respecto a
una base inicial,con el fin de relacionar información de las operaciones y
financieras, y poderde este modo comprobar y analizar los aumentos o
disminucionesproducidas. Un aspecto importante es la elección del año base y
la selecciónde los componentes que se incluirán en el índice.
Sospecha.
Práctica utilizada en auditoría, que consiste en la acción de recelar odesconfiar
de alguna información que por diversas circunstancias especiales,no nos
permita otorgarles crédito suficiente.

TECNICAS CUANTITATIVAS DE ANALISIS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO


En el marco de las técnicas de análisis administrativo y aplicables en la evaluación de
las operaciones de una empresa, podríamos considerar las siguientes:

Análisis de Series de Tiempo


Es la interpretación de la información obtenida de las variaciones en
losvolúmenes de producción, costos, rotación de personal, etc., en
periodosiguales o subdivididos en unidades de tiempo iguales. Esta serie de
datosson analizados en cuanto a los principales tipos de fluctuaciones, tales
comotendencias cíclicas, estacionales e irregulares.
Correlación
Se utiliza para determinar el grado de influencia, dependencia o
correlaciónentre dos o más variables, por ejemplo el incremento en las ventas
enrelación con el incremento en la producción, el incremento en el consumo
degasolina en relación con aumento del parque automotor, etc.
Para la determinación de la correlación se puede aplicar el análisis deregresión,
los coeficientes de correlación y/o los diagramas de dispersión.
Números índices
Se utiliza para efectos de realizar comparaciones y analizar
fluctuaciones,fundamentalmente de información financiera, con respecto a
una base inicial,con el fin de relacionar información de las operaciones y
financieras, y poderde este modo comprobar y analizar los aumentos o
disminucionesproducidas. Un aspecto importante es la elección del año base y
la selecciónde los componentes que se incluirán en el índice.
Simulación
Es la realización de una simulación o imitación de una circunstancia
oprocedimiento previo a su aplicación real. El propósito es observar
elfuncionamiento y obtener datos para la toma de decisiones adecuadas.

Pruebas Selectivas o Muestreo.


Normalmente por el volumen de las operaciones y/o transacciones quedeben
comprobarse se realizan tomando al azar la muestra más económicao
significante de cada grupo de partidas o actividades análogas; sinembargo, esta
muestra puede aumentar o disminuir según la naturaleza delexamen.

Hay varios tipos de esquemas de muestreo, los más comunes son:

a) Muestreo al Azar
En el cual cada unidad de la muestra tiene las mismasprobabilidades de ser
escogida.
b) Muestreo Consecutivo
cada unidad de la muestra ha sido producida inmediatamentedespués de la
anterior unidad de la muestra.
c) Muestreo Periódico
Las unidades se eligen con frecuencia cronológica constante.
d) Muestreo Estratificado
El tamaño de la muestra representa cuantitativamente la mismaproporción de
componentes que el grupo total del cual se obtiene.

La selección del tamaño y frecuencia de la muestra dependen del tipo de estudio y el


costo de selección y análisis de las muestras.

Otras Técnicas y Métodos


Existen otro conjunto de técnicas y métodos de apoyo a la realización de un
examen o evaluacion de actividades empresariales, las más comunes son:
Rufas Críticas.
Programación Lineal
Teoría de Colas o Líneas de Espera.
Teoría de las Decisiones.
Teoría de Juegos.
Técnicas Econométricas.
Gráficas en General.

La aplicación especifica de una técnica, método, práctica, etc.

estará en directa relación con la factibilidad con las

características de la evaluación.

TECNICAS FUNDAMENTALES EN LA AUDITORIA OPERATIVA

Por las características de la auditoría operativa, una evaluación activa, que implica un
permanente contacto con las operaciones, actividades y procesos que se ejecutan en la
empresa, dos técnicas adquleren una vital importancia por cuanto nos permiten
conocer las razones de su ejecución y la posibilidad de observar su realización en
contacto directo con los ejecutores. La realización de la auditoría operacional estará
basada principalmente en la aplicación de las siguientes técnicas:

a) Entrevistas.

b) Obseruaciones de Campo.

a)ENTREVISTAS

Las entrevistas con los ejecutivos y funcionarios de la empresa son practicadas por el
auditor con el propósito de obtener información detallada sobre las características de
un sistema, un procedimiento o un método.
Las entrevistas deben celebrarse, en primera instancia, con el ejecutivo de más alta
jerarquía a cuyo cargo esté el área funcional o proceso sujeto a estudio. Las entrevistas
con funcionarios y empleados de menor jerarquía serán necesarias a medida que la
investigación involucre más detalles de los procedimientos y métodos en examen.

Durante la realización de las entrevistas, señalan Perel - Forasterio - Vaisberg, es


indispensable que el auditor aplique las siguientes interrogantes de análisis, con el
propósito de obtener información:

¿Qué?
¿Para qué?
¿Dónde?
¿Cuánto?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Cuándo?

Las anteriores interrogantes aplicadas con perspicacia e inteligencia, le permiten al


auditor obtener datos valiosos en la etapa de levantamiento de ínformación y fases
posteriores.

La interrogante QUÉ es muy útil para conocer los procesos y actividades de las
unidades operativas de la empresa en general:

¿Qué actividades se ejecutan en esa unidad?


¿Qué autoridad y responsabilidad tiene asignada su personal?.

Estas preguntas y otras de enfoque similar son las que permiten al auditor conocerlas
características de los sistemas y procedimientos que se aplican y están vigentes en la
empresa.

Las preguntas PARA QUÉ y DONDE permiten conocer cual es el propósito y el lugar en
que se ejecutan las actividades y las acciones relativas a un procedimiento.

A su vez, CUÁNDO y QUIÉN permite al auditor conocer el orden o el tiempo en que se


llevan a cabo las actividades, así como, el personal encargado de su ejecución.

Finalmente él COMO y él CUANDO se relacionan con los medios y la cantidad de


recursos involucrados en el desarrollo de los trabajos propios de un sistema o proceso.

Las anteriores interrogantes son de gran utilidad para la comprensión de los sistemas,
procesos, actividades y métodos; sin embargo, el conocer y comprender los problemas,
solo es factible cuando interroga sobre el POR QUÉ de las cosas.

En la ejecución del examen de auditoría, esta interrogante constituye la base que


permitirá al auditor, la obtención de un conocimiento profundo de los sistemas,
procedimientos y métodos que la empresa aplica.
b) OBSERVACIONES DE CAMPO

El proceso de obtención de conocimiento no será completo ni profesional si carece de


la observación en el campo de los procedimientos que aplica la empresa. Esta
característica permite aseverar que el auditor operativo es "un auditor activo", por
cuanto esta en contacto con las formas de hacer las cosas en la realidad.

Esta técnica es muy útil ya que permite familiarizarse con el personal de la empresa y
con los procesos mismos, de tal forma que podamos tener una visión mas objetiva.

La presencia física del auditor en el lugar donde se realizan las actividades, le permite
observar como se efectúan evidentemente ciertas operaciones o hechos y asimismo
analizar directamente las conductas en el trabajo, para poder compararlas con un
patrón de conductas esperadas.

DETERMINACION DE LAS TECNICAS Y/O PRACTICAS APLICABLES

Es el criterio profesional del auditor el que debe determinar y aplicar, en su caso, una
combinación de técnicas, procedimientos y prácticas, que serán las que le
proporcionen la evidencia necesaria que le dé la suficiente certeza moral para fundar
su opinión, de tal manera que esta sea objetiva y profesional.

CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA

Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases:

Memorándum de planificación.
Programa de auditoría preliminar o diagnóstico.
Programas de auditoría para el desarrollo de áreas críticas
Memorándum de Planificación

En atención a lo señalado en las normas de auditoría, se considera de utilidad preparar


un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de
carácter general referida a la empresa, área, programa, función, etc. Bajo examen.

Un modelo general de este programa se presenta Anexo - A.

Programa de Auditoría Preliminar o Diagnóstico Preliminar

por las caracteristicas de la evaluación a practicar y el tipo de información que se


precisa, este programa es de carácter estándar con un formato mas o menos similar, de
acuerdo con las peculiaridades, necesidades y objetivos formulados.

Los pasos o procedimientos a aplicar en este programa se expondrán con detalle en él


capitulo respectivo y referente a este tema.
Programas de Auditoría para el Desarrolto de Áreas Críticas

Con base en los resultados de la auditoría preliminar, se deben diseñar programas


adicionales, hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditorÍa, lo que esta
sujeta al grado de complejidad, que este tenga.

En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos


identificados, determinando si una situacion requiere acción correctiva, y si el asunto
de hecho es de tal importancia que merezca tal accion y determine la acción correctiva
a ser recomendada o su discontinuación por ser irrelevante.

Las características de los pasos o procedimientos a aplicar en estos programas se


expondrán con detalle en él capitulo respectivo y referente a este tema.
TEMA 5
PAPELES DE TREBAJO
OBJETIVO:

Este capítulo desarrolla la obtención de evidencia como resultado de la aplicación de


los programas de auditoria, que se traducen en papeles de trabajo, incidiendo en los
propósitos y el formato de los mismos. Se discute las normas generales para la
elaboración de estas evidencias y su modalidad de archivo.

PAPELES DE TRABAJO

Los Papeles de Trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de
los Programas de Auditoría, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en
la evaluación de las actividades de una empresa, las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Los
papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesaria,
para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación.

Mucho de lo que se dice sobre los papeles de trabajo de una auditoría financiera es
válido para los papeles de trabajo de la auditoría operativa, por lo que los comentarios
más amplios de este capítulo se refieren a las peculiaridades que diferencian a unos
respecto de los otros.

PROPOSITOS

Un Papel de Trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos


aplicados durante el trabajo de auditoría. Constituye el eslabón entre los Programas de
Auditoría y el lnforme; por lo tanto los papeles de trabajo:

Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría.


Proporcionan un registro de la información y evidencias obtenidas y
desanolladasque respaldan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así como
suhabilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.
Reflejan hábitos de orden, imaginación, visión e ingenio del auditor al realizar
su trabajo.
Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores.
Ayudan a coordinar y organizar eltrabajo.
Sirven como guías para auditorías posteriores.

En resumen, constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio


cumplimiento a contenido de los Programas de Auditoría, y por lo mismo son el
descargo de su responsabilidad.

Algo que es característico de los Papeles de Trabajo de la Auditoría Operativa, además


de los otros usos que se les da, es que constituyen la base para la preparación de los
Programas de Auditoría de las fases siguientes de la evaluación.

FORMATO

El tipo de papel que más frecuentemente se utiliza es el de tamaño oficio, carta o papel
cuadriculado o rayado horizontalmente, dependiendo de la información que vaya a
registrarse. Para un memorando o narración de procedimientos podría utilizarse papel
rayado horizontalmente, y para un diagrama lo más apropiado es el papel
cuadriculado.

Un Papel de Trabajo, en su estructura, tiene dos campos bien definidos que son:

Area de ldentificación
Area de Registro de lnformaciÓn, Evidencia y Labor Realizada

AREA DE IDENTIFICACION

Esta área corresponde principalmente al encabezado del Papel de Trabajo. Los datos a
consignar son.

Razón Social de la Empresa y Sí Es Necesario Ubicación de la Empresa:

Ejemplo:

EL Prevenir S.A. - COCHABAMBA

Título del Papel de Trabajo:

Ejemplo:

VERIFICACION DE LA DISPOSICION DE LA PLANTA DEL TALLER DE MONTAJE

Alcance del Examen:

Ejemplo:

ENERO A MARZO DEL 2000


Este es el período básico que abarca el examen, vale decir aquel durante el cual se
llevaron a cabo las actividades u operaciones que se auditarán. Sin embargo, de
acuerdo a las circunstancias, este periodo puede ampliarse unos días o meses antes o
después del periodo básico: tal situación debe hacerse constar en alguna otra parte del
Papel de Trabajo, por ejemplo en la del trabajo realizado.

La norma fundamental a este respecto es que el período que cubre la auditoría debe
ser lo más próximo al momento en que se inicia el examen, por ejemplo, si

el trabajo empieza en el mes de abril, el período a examinar podría comprender los tres
meses inmediatamente anteriores a esa fecha.

 Fuente de la lnformación (Cuando Sea Aplicable)

Ejemplo:

ORLANDO DAZA CALDERON,JEFE DEL TALLER DE MONTAJE

La mayor o menor especificación de la fuente depende de la importancia que tenga el


asunto con el que se relaciona y de las consecuencias que podrían resultar de no
especificarla correctamente. En algunos casos no será suficiente indicar la unidad y el
nombre de la persona, sino inclusive el lugar o archivo de donde se obtuvo la
información.

Formando parte del área de identificación también se consideran los siguientes datos:

En el ángulo superior izquierdo, el nombre de la firma o empresa de auditoría


En el ángulo superior derecho el nombre del auditor a cargo del examen,
lafecha de iniciación y conclusión del papel de trabajo.
En el ángulo inferior derecho se practica la indización de los Papeles deTrabajo y
el número de página cuando sean más de uno los papeles referidos almismo
asunto.

AREA DEM REGISTRO DDE INFORMACION,EVIDENCIA Y LABOR REALIZADA

Es el área donde el auditor registra, resume, transcribe, gráfica, etc., el resultado de su


trabajo, adoptando la forma de narraciones, cálculos, cuestionarios, documentos, etc.
En cuanto a la labor realizada, ésta se registra ya sea en forma totalmente descriptiva o
mediante el empleo de símbolos o marcas de auditoría.

Debe recordarse que por lo general la preparación de un Papel de Trabajo


implícitamente pone de manifiesto los resultados de la aplicación de alguna técnica de
auditoría.

La descripción de labor realizada cobra mayor importancia en los Papeles de Trabajo


relacionados con la evidencia analítica, que es la que el auditor crea o construye a
partir de otros tipos de evidencias, razón por la que se justifica la más amplia
explicación de las técnicas y procedimientos empleados.

ASPECTOS REFERENTES A SUPERVICION,CONTROL Y REFERENCIACION

La supervisión y control de la ejecución del examen de auditoría está a cargo del nivel
inmediato superior a quien realiza el trabajo y se manifiesta con la rúbrica del
Supervisor, que debe ser consignada en el ángulo inferior derecho, debajo del índice
del Papel de Trabajo, juntamente con la fecha de revisión.

La referenciación comprende el cruce mediante índices de un Papel de Trabajo con


otros que le sirven de apoyo, ampliación o fundamentación. También se refiere al cruce
mediante símbolos especiales entre los papeles de trabajo y el borrador de informe.

Se sugiere que en lo posible tanto índices como símbolos de referenciación se registren


sobre el margen derecho del papel de trabajo, en la columna identificada con la
abreviatura "REF" de la palabra de Referencia. En esta columna también se anotan los
símbolos o marcas de auditoría. (Anexo-A).

Los procedimientos de revisión de los Papeles de Trabajo, implican tomar en


consideración factores tales como:

Conformidad con los Programas de Auditoría y cualquier instrucción emanada


alos auditores.
Precisión, confiabilidad y aceptabilidad de los Papeles de Trabajo,
relacionadoscon la calidad de la evidencia obtenida.
Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.

SIMBOLOS O MARCAS DE AUDITORIA

Los símbolos o marcas son utilizadas por el auditor para señalar en sus Papeles de
Trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditoría
operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con
comprobaciones, aunque estos últimos no se puedan descartar del todo, por el hecho
de que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y
también por el contenido especial de los papeles de trabajo, que en gran parte son
narrativos o gráficos.

En tal sentido se consideran de mucha utilidad los siguientes símbolos, para los que se
utiliza lápiz de color azul a objeto de diferenciarlos de los índices de Papeles de Trabajo
que se marcan con color rojo:

MARCA SIGNIFICADO UBICACION


P El dato o asunto de que se trata, por ser aun A la derecha del parrafo en
incompleto o insuficiente, debe ser cuestion, en los papeles de
considerado en un siguiente programa. trabajo.
E
El dato o asunto del que se trate debe ser
ampliado mediante una entrevista. O
Idem anterior.
consulta
C
Idem anterior.
Confirmar por escrito o verbalmente.
Idem anterior.
Inspeccionar u observar.
I
Idem anterior.
Analizar
A
Dato o asunto que debe consignarse en una
R hoja resumen Idedm anterior

Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas, que deberán incorporarse a
una Planilla de Marcas de Auditoría.

Cuando se prepara el Papel de Trabajo anterior, no se considera necesario explicar el


significado de cada una de las marcas utilizadas, dado que ya se lo ha hecho en la
indicada planilla.

Cuando el procedimiento o técnica ha sido cumplido, la marca de auditoría


correspondiente se encierra en un círculo, lo que significa que necesariamente habrá
otro Papel de Trabajo donde queda la evidencia del trabajo realizado y por lo tanto una
marca de auditoría encerrada en círculo debe siempre asociarse al índice del papel que
le corresponde.

Cuando la técnica o procedimiento asociado a una de las marcas no pudo ser cumplido,
debe trazarse sobre dicha marca una línea oblicua y registrar la explicación del caso en
el Papel de Trabajo denominado Limitaciones al Examen.

INDIZACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten


localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un Papel de Trabajo, dentro de
los archivos que se preparan como resultado del examen.
La indización de los Papeles de Trabajo presenta las siguientes ventajas:

Simplifica la localización.
Simplifica el praceso de supervisión y revisión.
Permite el archivo sistemático.

Los índices que normalmente se utilizan en auditoría pueden ser de las siguientes
clases:

Alfabéticos
Numéricos
Alfanuméricos

Considerando el tipo de trabajo, nivel de agregación y fases de la auditoría operativa,


es bastante útil seguir las siguientes pautas de indización, pudiendo aplicarse
cualesquiera otras según la preferencia y comodidad del auditor:

1. Los Papeles de Trabajo del Archivo Permanente pueden indizarse mediante


letras mayúsculas dobles.
Ejemplo:

DD Listado de Personal Ejecutivo de la Empresa

2. El Memorándum de Planificación y los Programas de Auditoría, indizar mediante


números romanos.

Ejemplo:

lll. Programa de Revisión de los Procedimientos de

Adquisición de Bienes de Uso.

3. Los papeles del Archivo Corriente, pero de índole general, indizar con números
arábigos correlativos.

4. Los papeles del Archivo Corriente relativos a hallazgos en particular, indizarlos


mediante una combinación alfanumérica. A la Sumaria del Hallazgo le corresponderá
únicamente la letra, y a las hojas de trabajo auxiliares, la letra seguida por números.

Ejemplo:

A Personal en Exceso en Almacenes.

A-1 Diagrama de Distribución de Actividades

4. El indizado puede efectuarse a la finalización del trabajo de campo, antes de la


revisión final, pero también podría hacérselo a la conclusión de cada fase.

6. Para indizar utilizar lápiz rojo y encerrar el índice en un circulo.


TIPOS DE ARCHIVO

La forma de organización y archivo de los papeles de trabajo, responde a una lógica


definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de
información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y
otrosfuncionarios vinculados con el examen.

Para los Papeles de Trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos:

Archivo Permanente
Archivo Corriente

ARCHIVO PERMANENTE

La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse


enfuturas revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada.

Entre otras, la siguiente información puede ser incluida:

Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad


Macro y micro organigramas
Lista de ejecutivos
Políticas y procedimientos administrativos y financieros
lnformación sobre el sistema de control interno
Hoja de información general donde se especifique:
Tipo de actividad
Tamaño de la entidad
Recursos humanos y materiales
Número y ubicación de sucursales, etc.
Descripción completa de los aspectos operativos.
Copias de manuales, instructivos y reglamentos.
Copias de programas y cuestionarios de auditoría
Copia del informe de auditoria
Hoja de sugerencias o asunfos a ser considerados en posteriores auditorías, etc.

Esta lista no es exhaustiva, solo indicativa.

El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar
futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida
rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes
emitidos. incluyendo una lista de las áreas principales cubiertas en auditorias
anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectúo la labor y los
resultados alcanzados.

ARCHIVO CORRIENTE

Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la


revisíón y otros con hallazgos especificos de auditoría.
Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún
no tienen ídentificados los hallazgos. Se denominan generales porque se vinculan con
información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente
resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir
surgiendo información general.

Para todos los Papeles de Trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será
conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto
depende de la importancia y la cantidad de papeles.

No es posible indicar la relación de papeles que podría incluirse en un Archivo


Corriente, pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de:

Los Programas de Auditoría debidamente referenciados con los Papeles


deTrabajo que apoyan su ejecución.
Papeles de Trabajo que respaldan la realización y aplicación del Programa
deAuditoría, preparado para el examen.
Correspondencia cursada y recibida, y fundamentalmente las actas de
validación de los hallazgos.
En los legajos específicos, se incluye una Hoja Resumen del Hallazgo, que
resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría.

NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO

Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los Papeles de Trabajo:

1.Totalidad y Precisión

Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un


respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones y constituir
una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen, cuando
sea necesario.

2.Claridad y Comprensibilidad

Los papeles deben ser claros y comprensibles, sin necesidad de explicaciones verbales
adicionales o suplementarias. Deben permitir a quien las utilice determinar de
inmediato el propósito, naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de
quien las preparo.

3.Pertinencia

Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes,
pertinentes y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen. Los papeles
para cumplir con la norma anterior deben contener un Titulo que los identifique de
manera precisa con su contenido.
El costo de la preparación de los Papeles de Trabajo es una parte importante delcosto
total de la labor que efectuamos, por consiguiente debe estar justificado.

4.Uso de Hojas Separadas para Cada Asunto.

Este detalle adquíere ímportancia a partir del momento en que es posibledetectar


situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo. Sin embargo,no siempre es
posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que serecibe la información,
clasificar los papeles desde un principio según loshallazgos o categoría a la que perten
ezcan.

Por otra parte, como se indicó, aún en las fases finales continúa obteniéndose
información diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros
exámenes.

Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente,


distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes.

5.Registro de la Fuente

Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión
de la auditoría es vital que se identifique el nombre, cargo y posición de las personas o
unidades que proporcionan la informacion.

6.Planificación

Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo, debe definirse el propósito y la


relación que tenga con la auditoría. Esto evitara la proliferación y preparación de
papeles insulsos.

7.Forma de Preparación

Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben
prepararse a lápiz o bolígrafo. Los del archivo permanente pueden ser preparados en
un ordenador.

8. Referenciación

La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la referenciación entre


los programas de auditoría, los papeles de trabaio y entre éstos, y el informe.

9.Doble Espacio

Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones, ampliaciones,


correcciones y principalmente, la anotación de marcas de auditoría.

10.Facilidades
Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que
representan ahorro de tiempo, tales como fotocopias de documentos. Sin

embargo, se debe velar por que la utilización del equipo de fotocopiado, sea realizado
con moderación.

11.Preparación de un Índice

En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido,


para facilitar su explotación.

Los Papeles de Trabajo de auditoría operativa también tienen carácter confidencial y


son de propiedad del auditor.

PREPARACION DE RESUMENES PRELIMINARES

Como resultado de nuestro trabajo se acumulan una gran cantidad de papeles de


trabajo, los mismos que contienen una gran variedad de información, que seguramente
es muy valiosa, pero si esta no esta organizada en forma lógica e interrelacionada, será
de poco valor.

Para superar la deficiencia anterior, se deben preparar resúmenes de los papeles de


trabajo, que tengan la característica de exponer en forma clara, concisa y convincente
la labor efectuada, los resultados alcanzados y cualquier recomendacion pertinente al
caso.

Estos resúmenes tienen dos propósitos.

1. Obligan a un análisis oportuno y critico del tipo de evidencia obtenido y los


resultados de la labor efectuada y ayuda a identificar requerimientos adicionales, que
se deben incorporar en los siguientes programas de auditoría.

2. Los resúmenes permiten el flujo ordenado y lógico de los papeles de trabajo,


facilitando la supervisión y revisión del cumplimíento de los programas de auditoría.

Los resúmenes deben prepararse con el propósito de servir como un medio de ayuda
para lograr la conclusión ordenada y oportuna de la auditoría. Son un medio para
lograr un fin y no un fin en sí.

Los elementos básicos de un resumen son los siguientes:

Objetivos del examen del proceso, actividad en examen

Se debe exponer brevemente el propósito del examen y el objetivo que se pretende


alcanzar.
Labor efectuada a la fecha

Presentar un resumen de lo efectuado en relación con el alcance previsto del examen.


Revelar el incumplimiento de ciertas labores previstas y explicando las causas.

Resultados alcanzados

Preparar un resumen de los hechos, de la evidencia obtenida en relación con el


objetivo previsto. En esta sección solo se deben presentar los hechos o condiciones
establecidas a la fecha del resumen, tal como son.

Recomendaciones

Se deben emitir recomendaciones, sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, la


calidad y suficiencia de la evidencia obtenida. Las recomendaciones que se podrían
generar del análisis de estos resúmenes, serían:

lncorporar en el próximo programa de auditoría pasos o procedimientos,que


permitan profundizar el examen, hasta alcanzar el objetivoformulado.
Con base en la información y evidencias obtenidas, considerarprácticamente
cumplido el objetivo previsto y preparar la Hoja Resumendel Hallazgo de
Auditoría, y continuar el examen con la validación delhallazgo, con los
ejecutivos de la empresa.

SALVAGUARDIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

En cuanto a salvaguarda, debe observarse tanto o mayor cuidado que en una auditoría
financiera, ya que por el mayor alcance de la auditoría operativa, el auditor tiene
acceso o recibe mayor cantidad y variedad de documentos, algunos de los cuales,
especialmente los referidos a recursos humanos, determinación de precios,.
procedimientos de fabricacíón, etc., tienen carácter confidencial. Negligencia del
auditor sobre este particular, puede significarle a la empresa situaciones conflictivas e
incluso pérdidas y al auditor descrédito y tal vez algo más que eso.
TEMA 6
ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO
PRELIMINAR
OBJETIVO:

Este capítulo discute de manera amplia los elementos que comprende la realización de
la auditoría preliminar: su alcance y contenido. Se analizan los criterios e indicadores a
ser considerados en la evaluación sobre el grado de eficiencia, efectividad y economía
en la administración y ejecución de las operaciones. Se hacen comentarios sobre la
utilización los resultados de esta fase.

ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO

PRELIMINAR

El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos


importantes que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos,
lo más rápidamente posible. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y
de fácil asimilación en la forma de Papeles de Trabajo, que sirvan como instrumento de
trabajo para el planeamiento de las futuras fases de la auditoría.

Una revisión general de la información obtenida durante él diagnóstico preliminar


permitirá al auditor contar con información sobre el contexto económico, político,
legal, social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. En el marco
interno la información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la
empresa, los recursos con los que opera, sobre los mercados en los que influye, el
modelo de organización y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial,
visión y misión, y otros puntos importantes de las operaciones que realiza, con base en
los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditoría para la revisión
detallada.

Un punto importante para llevar a cabo un efectivo estudio preliminar es realizarlo


rápidamente. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en la
cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia, efectividad y economía
en la realización de sus operaciones. Un diagnóstico preliminar no debería ser un
proceso largo y tedioso, caracterizado por una laboriosa lectura de manuales,
documentos, y otros materiales. Debe ser un proceso relativamente rápido de
recopilación de información, cuyo resultado será utilizado posteriormente.
Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de
deficiencias. Sin embargo, debe documentarse cualquier indicio de deficiencias
encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo, para que sean
consideradas al momento de decidir en que áreas, procesos o actividades se requiere
un examen más detallado y profundo. Este procedimiento permite un enfoque
ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la
utilización de los esfuezos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos.

La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para


iniciar el Archivo Permanente de Papeles de Trabajo. Esta documentación no se revisa
en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes.

CONTACTOS INICIALES CON FUNCIONIRIOS DE LA UNIDAD

Los contactos iniciales deben hacerse con los de nivel más alto. Se debe reunir con el
ejecutivo de la entidad y con los funcionarios más importantes para informarles acerca
de la auditoría, sus objetivos generales y específicos, los métodos de operación y los
planes generales que afecten a la empresa. En el caso de auditores internos, la
realización de una auditoría es de conoclmiento de dichos personeros cuando la
máxima autoridad de la entidad aprueba el plan de trabajo anual.

Se debe seguir el mismo procedimiento al hacer exámenes en las dependencias de la


entidad. El funcionario ejecutivo más alto debe estar informado acerca de los planes
generales y la naturaleza del trabajo.

El alcance de la labor de auditoría operacional lleva a los auditores a establecer


contactos con los funcionarios de todo nivel de la empresa. Si estos funcionarios tienen
una buena base para comprender la naturaleza de las responsabilidades y objetivos de
los auditores, pueden facilitar el llevar a cabo labores de auditoría en forma más
eficiente y satisfactoria.

AICANCECE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR

El alcance y profundidad de este estudio depende de sí es una primera auditoría o


auditoría subsecuente. Si es primera auditoría será conveniente seguir las
orientaciones que se dan en este capítulo, considerando además, el grado de
formación y experiencia profesional del auditor, del conocimiento previo que se tenga
de la entidad, de la complejidad de las operaciones, etc.

En cambio, si se trata de una auditoría subsecuente, el estudio preliminar


posiblemente consista en una actualización y revisión del archivo permanente de
papeles de trabajo. Sin embargo, se debe considerar, el posible efecto, que la dinámica
de las operaciones y actividades de la empresa, tengan en la calidad y vigencia de la
informacion recopilada anteriormente.
CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA FASDE DE
DIAGNOSTICO PRELIOMINAR

La información que podría ser recopllada durante la ejecución de esta fase, estará en
directa relación con las características, tipo de actividad y naturaleza de las operaciones
de la empresa.

Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar,


primera fase de la auditoria operativa, se recomienda considerar los siguientes
elementos:

DETERMINACION DEL PROPOSITO DEL EXAMEN

Se debe fijar:

1.Los objetivos del examen.

2.El alcance general.

3.Las áreas de estudio que deben ser considerados en el examen, técnicas,


procedimientos y métodos gue se utilizarán.

4.Establecer los indicadores gue se emplearán.

1. Objetivos del Examen

Se deberán definir los objetivos del examen, en razón de que constituyen la base que
orienta todo el proceso de evaluación. Significan los fines a los que se orienta cada una
de las actividades que se ejecutaran en el curso del examen.

2. Alcance General

De acuerdo con normas de auditoria el alcance del examen es integral, abarca todas las
funciones, actividades y procesos que ejecuta la empresa, en una primera instancia. Sin
embargo, se debe considerar la política básica de auditoria operativa, que señala: que
los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de
mejorar o cambiar, sea más perentoria.

Se podría también establecer el alcance del examen, con base en los requerimientos y
necesidades de los ejecutivos de la empresa. La objetividad con que se plantee el
alcance permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación.

3. Areas de Estudio a ser Considerados en el Examen, Técnicas, Procedimientos

y Métodos que se Utilizarán.

Se enumeran algunas áreas de estudio, así como el alcance en cuanto a requerimiento


se refiere que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. La
realización de estos estudios estará en directa relación con el ramo empresarial,
volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate.

Comprendería:

ENTORNO EMPRESIARIAL

Conforme los criterios expresados por Alberto R. Levy, la información que se debe
obtener sobre el entorno empresarial comprende básicamente los aspectos referentes
al contexto económico, político, legal, social, cultural y demográfico en la que la
empresa desenvuelve sus actividades.

Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno
empresarial, en los aspectos que son potenciales y adversos para la empresa. Los
elementos básicos que se deben considerar son.

a) Económico.

Es un análisis del marco económico general, del planeamiento económico, la política


fiscal y tributaria, las características del consumo, y otros de naturaleza similar. El tipo
de recursos naturales, su ubicación y disponibilidad, identificación det perfil y fuezas
que compiten en el mercado.

b)Político.

Constituye el clima político en el que la sociedad vive y desarrolla sus actividades, la


organización política y el sistema de partidos.

c)Legal.

La Constitución Política del país, las disposiciones tributarias y los mecanismos de


control de las empresas.

d)Cultural.

Se consideran los antecedentes históricos, ideológicos, valores y normas de la


sociedad. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se
encuentra enmarcada el país y la empresa, la forma de pensar de los individuos que
trabajan en ella, su educación y el medio en el que se han desarrollado.

e) Demográfico.

En relación con las características de los recursos humanos, su cantidad, dístribución,


sexo, concentración y urbanización.

ACTIVIDADES INTERNAS
Considerando los criterios expuestos por JackFleitman, básicamente se debe obtener
información sobre los siguientes aspectos:

a) Base Legal

Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución, Estatutos y otros


documentos de la empresa, y determinar si su propósito inicial resulta actual. Se debe
considerar el tiempo transcurrido desde la creación de la empresa a la fecha y
determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contratos.

Si se trata de una empresa del sector público, se considerará la disposición legal que
determinó la creación y propósitos de la entidad.

b) Antecedentes Históricos

Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa, haciendo


hincapié en los logros obtenidos, así como posibles conflictos en el pasado y las formas
de solución encontradas, la función social que cumple y el crecimiento histórico. Dicho
relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la
empresa en su pasado y presente, su edad, tamaño y etapa de evolución o revolución
en la que se encuentra.

c) Características Geográficas

Se debe obtener información sobre las características del medio geográfico en que
desarrolla sus actividades la empresa, y determinar el impacto positivo o negativo en
sus operaciones. Los aspectos a considerar son:

Características del clima.


La distancia a los cenfros productivos e industriales de aprovisionamiento
deinsumos de la producción.
Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención
demateriales.
Cercanía a los mercados de consumo.
Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de
laproducción.
Acceso a los servicios públicos como teléfono, agua, energía eléctrica
ycombustibles.

d) Aspectos Económicos
Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la
empresa con el propósito de conocer los siguientes aspectos:

Caracterísficas del mercado en el que opera.


Posibilidades económicas de parficipación en el mercado.
Determinar el lugar que ocupa dentro de la comunidad económica a la que

pertenece.

e) Sistema de Planeamiento

El propósito es obtener información sobre las características del sistema de


planeamiento implementado por la empresa, referida a los siguientes aspectos:
Los procedimientos aplicados en la planeación de las actividades.
Estrategias desarrolladas para el cumplimiento de /os objetivos y metas.
Establecimiento de prioridades tácticas para la realización de las acciones.
Objetivos y metas formuladas.
Determinación del grado de divulgación y adhesión a los objetivos y metas
empresariales.
Formas de asignación de recursos para las operaciones
Políticas generales y específicas en actual aplicación, sean esfas formuladas por
la alta dirección, como las políticas implícitas exisfenfes.

f) Modelo Organizacional

Se debe obtener información sobre el modelo de estructura organizacional que aplica


la empresa, y los canales y formas en que los funcionarios se comunican,
específicamente referente a los siguientes aspectos:

Caracterísficas formales del modelo organizacional.


La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas.
Determinación de la confianza, creencia, interdependencia, responsabilidad,
participación compartida y multigrupal.
Mecanismos de seguimiento de objetivos y politicas.
Oportunidad de las decisiones.
Determinación de los procedimienfos gue se aplican en la empresa.

g) Sistema de Control lnterno

El sistema de control interno es un med¡o para dar eficiencia a las operaciones de la


empresa, por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y
efectividad de los sistemas de control y las características del control interno, en los
siguientes componentes:

Entorno de control, y el grado de compromiso del personal en su aplicación


ycumplimiento.
Evaluación del riesgo, la realización de actividades supone la existencia deun
riesgo, la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación,a
nálisis y tratamiento.
Actividades de control, que se identifican con la aplicación de
políticas,procedimientos y prácticas, para realizar el control interno.
lnformación y comunicación, vinculadas con /as caracterísficas de unadecuado
sisfema de información gerencial.
Superuisión, las prácticas de evaluación periódica para mejorar e/ sisfema de
manera permanente.

h) características del Sistema de Personal

El propósito es de obtener información y documentación sobre la modalidad de


administración de estos recursos, uno de los más valiosos en la empresa, para el efecto
se debe abarcar los siguientes aspectos:

Caracterísficas del sisfem a implantado en los procesos de:


reclutamiento,selección, contratación, inducción y desarrollo.
Sisfemas y procedimientos de evaluación del personal.
Políticas motivaciónales.
La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento.
lnformación referente a los índices de rotación, antigüedad, formación y
otrosrelativos al caso.
Políticas de sueldos y sa/arios.
Caracterísficas del clima o ambiente laboral.
Características de las relaciones sindicales.

¡) Evaluación de los Recursos Físicos

Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos que


se utilizan y comprende los siguientes elementos.

Caracterísficas y configuración de /as instalaciones, equipos, mobiliario


einmuebles.
Estado de evolución de esfos bienes, por lo menos /os fres últimos años.
lnspección del área y distribución de esfos recursos.
j) Sistema de Compras y Suministros

Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la


realización de las compras, para el efecto se debe indagar sobre:

Las caracferisflcas de la base de datos de proveedores.


Las políticas de compras aplicadas a la fecha.
Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la
producción:precio, crédito, tiempo de entrega, descuenfos, devoluciones y
calidad.
Políticas y prácticas para la administración y custodia de /os inventarios.
Procedimientos para la recepción y almacenamiento de producfos.

k) Sistema de Producción

Se debe obtener información relativa a los procedimientos y métodos de producción


utilizados por la empresa, básicamente en los siguientes aspectos:

Caracterísflcas del sisfem a de planeamiento, programación y control de


laproducción.
De ser posible, gráficar el o los sisfemas de producción, aplicados por
laempresa.
Realizar una visita de inspección y obseruación a las instalaciones.
Obtener información referente a los cosúos de producción, por tipo
deproducto, y preparar estados comparativos, de por lo menos los últimos
tresejercicios.
Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso yde
producción.

¡) Sistema de Comercialización

Se debe obtener información referente a la posición de la empresa en el mercado y el


grado de competitividad, para el efecto es necesario contar con evidencias
relacionadas
a los siguientes elementos:

Métodos para la planeación de las ventas.


Caracterísficas del presupuesfo de ventas.
Obtener las políticas de ventas gue se aplican.
Obtener los esfudios de mercado actual y potencial si exisfen.
Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de
losproductos.
lnformación sobre los cosfos de publicidad y promoción.
Métodos de distribución de los productos al consumidor.
lmpacto de la competencia en las actividades de la empresa.

m) Sistema de lnformación
Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes:

Los flpos de sisfemas de información con gue se cuenta: sistema de


niveloperativo, sistema de nivel de conocimientos, slsfema de nivel gerencial,
sistema de nivel estratégico.
Caracterísficas del srsfema de información gerencial.
Caracterísficas del srsfema de informacion contable y financiero.
Nivel de automatización y tecnología de los sisfemas de información:Hardware
de computadora, Software de computadora, tecnología dealmacenamiento,
tecnología de comunicación.
Características de la arquitectura de informaciÓn de la empresa.

n) Recursos Financieros
La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos:

Esfados Financieros, comparafivos de por lo menos /os fres últimos


ejercicios.
Estado de cosfos operativos, por similar periodo.
Esfados de ejecución presupuestaria, por similar periodo, considerando:
a) Proceso de control presupuestario.
b) La metodología de planeación presupuestaria.
c) Practicas para la elaboración del presupuesto.
d) Criterios de distribución del presupuesto por áreas o actividades.
e) Proceso de control del presupuesto.
f) Proceso de cierre y evaluación del presupuesto.
Estructura de /as inversiones.
Composición de los bienes de capital.
Composición de las obligaciones por créditos obfenrdos.
Esfudios financieros elaborados por la empresa en los últimos años.

La información financiera que se obtenga y prepare deberá ser comparativa y detallada


en los distintos conceptos que integran los estados financieros, así como aquella otra
información que, a juicio del auditor, sea conveniente desglosar.

ñ) lmpacto Ambiental

Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos:


Política medioambiental que aplica la empresa.
Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados dela
empresa.
Políticas de producción, envasado, almacenaje, distribución y transporle.
Politica de manipulación de desechos.
Esfudios sobre evaluación de riesgos.
Esfudios sobre naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de
susactividades, producfos o servicios.
Grado de compromiso con la legislación y reglamentación
medioambientalaplicable, y con ofros requisitos que la empresa suscriba.
indagar respecto si se han establecido y mantiene al día la
empresaprocedimientos para identificar los aspecfos medioambientales de sus
actividades, productos y servicios.
Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y alambiente.
lndagar respecto de sí se han efectuado esfudios de impacto ambiental parala
realización de obras de infraestructura, edilicias, expansión e instalaciónde
plantas.

o) Aspectos Adicionales

Estos requerimientos de información se determinan considerando las características


y necesidades de cada empresa. Algunos son:

lnformes y estudios emitidos soóre las actividades de la empresa,


porfuncionarios de la empresa, así como, personal externo.
Conocimiento de la existencia de problemas no resue/fos por la empresa.
lmpacto del avance tecnológico en la rama de actividad de gue se trate y
suimpacto en el mercado.

TECNICAS DE APOYO

Las técnicas son métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr
obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones
objetivas.

Se deben usar métodos prácticos de investigación, que permitan la obtención de


evidencia suficiente, competente y pertinente para tener pruebas de los hechos y
circunstancias inherentes de lo evaluado. Esta información será útil para que el grupo
pueda emitir una opinión de la situación de la empresa.

La intención al seleccionar los métodos debe ser que estos formen un esquema que
sírva de base para organizar y sustentar los resultados. Estos métodos no pretenden
limitar al auditor a usar otros de acuerdo con las circunstancias.
La elección y aplicación de las técnicas o instrumentos de análisis, está en relación con
la factibilidad de su aplicación y de la actividad o giro de cada empresa en particular.

4. lndicadores para la Evaluación

Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades, traducido en


estándares, normas, indicadores, ratios, y otros similares, se facilita en gran medida el
examen de auditoría y los hallazgos del examen, estarán respaldados con evidencia
suficiente y competente y por consiguiente defendibles.

Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición, obliga al auditor el diseño


de los indicadores principales de la función, proceso, procedimiento etc., los mismos
que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la
actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles
desacuerdos.

Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición, y de esta
manera se elimine cualquier criterio subjetivo. En lo posible, los criterios de medición,
se deberán establecer en términos cuantificables para facilitar la interpretación.

FUENTAS DE LAS NORMAS DE EVALUACION

Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las
normas establecidas (criterio), con el propósíto de establecer desviaciones o hallazgos,
de los se derivan las recomendaciones. Este proceso de comparación proporciona
evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica, eficiente y
efectiva.

Para efectos del examen, las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente
las siguientes:

Contempladas en /os planes, obietivos y metas.


Contenidas en contrafos de obras o servicios, convenios y reglamentos.
Leyes, políticas, directivas, e instrucciones.
Experiencias administrativas.
Senfrdo común.
Resultados de series o esfadisficas históricas. Comparaciones con
otrasempresas o actividades internas similares.

La planeación y el diseño adecuado de indicadores es de gran importancia y utilidad


para la evaluación de las operaciones de una empresa. Estos indicadores proporcionan
al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, efectividad y economía en la
administración y ejecución de operaciones.

Los indicadores relativos al funcionamiento real de la empresa, según Jack Fleitman,


pueden ser de tipo cualitativo y cuantitativo y referidos, entre otros, a los siguientes
aspectos:

Efectividad

Constituyen los indicadores relacionados con la calidad de los bienes y servicios


ofertados por la empresa al mercado o sea "hacer las cosas correctas".

Por las características de estos indicadores, es necesario contar con información de las
prácticas y métodos de trabajo de otras empresas del medio, para poder comparar
rendimientos, y mejorar rendímientos.

lndicadores de efectividad básicos, siempre que sean comparables, podrían ser:

La relación de utilidades nefas del mejor competidor, respecto de lasutilidades


de la empresa.
Ventas netas del mejor competidor, respecto de /as ventas nefas de laempresa.
Producción real del mejor competidor, respecto de la producción real de
laempresa.
Clientes reales del mejor competidor, respecto de clientes reales de laempresa.

Los resultados de los indicadores anteriores interesan que sean iguales o menores a
uno.

Eficiencia

Son indicadores que permiten la realización de comparaciones de lo realizado con los


objetivos previamente establecidos, es decir, permiten la medición de sí los objetivos y
metas se cumplieron.

La eficiencia esta relacionada con la productividad en el uso de los recursos humanos,


materiales y financieros disponibles para conseguir determinados
fines, mediante el uso racional y congruente de estos recursos. En resumen, se busca
establecer si la empresa usa económicamente estos recursos.

Entre los indicadores más comunes tendríamos:

La relación de los gasfos previsfos respecto de /os gasfos reales.


En las actividades de servicio donde la facturación es por horas, se
puederelacionar las horas facturadas en relación con las horas trabajadas,
más /ostiempos muertos.
Utilidades nefas previsfas, en relación con las utilidades reales. lmporte
monetario de las ventas estimadas, en relación con las yenfas netasreales.
Variables de la productividad: mano de obra, capital y afte y ciencias de
laadministración (tecnología y conocimientos).
Volumen de producción estimada por productos, respecto del volumen
deproducción real.
Cantidad de clientes previstos, respecto de clientes reales.

Para poder medir con exactitud la eficiencia empresarial, se debe aplicar el buen
juicio y el criterio del auditor. Un método recomendable para medir este indicador
es él referente al análisis de aumentos y disminuciones, obteniendo básicamente
información con relación a las causas de las variaciones.

Productividad

Son los indicadores que relacionan los volúmenes de producción de bíenes y servicios,
con los recursos utilizados por la empresa.

Los recursos aplicados por la empresa a la producción de bienes y servicios esta


condicionada por el avance de los medios tecnológicos, las dificultades de acceso al
capital financiero y el mejoramiento constante en el nivel de capacidades y habilidades
de los recursos humanos.

Las empresas deben hacer una combinación optima de estos factores buscando reducir
al mínimo posible los recursos utilizados, pero al mismo tiempo lograr la más alta
calidad en los productos y servicios ofertados al mercado. Los niveles de productividad
altos se alcanzan si se realiza una adecuada planeación y control de todos los factores.

Para obtener indicadores aceptables de la productividad, es necesario contar con un


sistema de información gerencial que permita la creación de una base de datos sobre
la utilización de recursos, que servirán para analizar y diagnosticar la utilización de los
factores utilizados en el proceso productivo de bienes y servicios, así como la eficiencia
de los mismos.

Cuando se carece de estos indicadores o los existentes no son válidos por haber
ocurrido modificaciones, estos pueden desarrollarse a partir de observaciones directas,
o con base en conversaciones directas con los jefes inmediatos del funcionario.
El proceso de evaluación de los indicadores de desempeño se recomienda que se
realicen mediante la observación directa. En general, las observaciones indirectas son
menos confiables

Como resultado de la aplicación de los indicadores de rendimiento del personal, es


factible aplicar una calificación subjetiva en una escala, como: inaceptable, aceptable,
bueno y excelente, otorgándole valores numéricos para facilitar el cómputo.

La evaluación nos permitirá obtener resultados, que entre otros, que podrían ser:

Cantidad y oportunidad del trabajo producido


Grado de contribución del trabajo realizado al cumplimiento de metas y
objetivos.
Cafidad de trabajo producido
Porcentaje de errores sustanciales, deficiencias u omisiones en e/ trabajo.
Conocimienfos técnicos y habilidades para el desempeño del trabajo.
Capacidad e iniciativa para solucionar problemas cotidianos en el trabajo.
Condiciones para desarrollar trabajos bajo presión.
Actitud respecto al cambio de métodos o procedimientos.
Eficiencia en la utilización de recursos bajo su responsabilidad.
Habilidad comunicacional.
ldoneidad para la ejecución de acciones bajo su responsabilidad.
Generador de un clima laboral satisfactorio.

Con relación a algunos indicadores cuantitativos referentes al personal, mencionan


algunos como los siguientes:

Comparación del volumen y el costo total de /os servlcios personales en el ejercicio,


con el presupuesto y este con datos de ejercicios anteriores. Nivel de Rotación del
personal, con los de ejercicios anteriores. Planilla de horas extras, con meses o
periodos anteriores.

Recursos Humanos
Se considera importante que la empresa formule los estándares de desempeño del
personal para realizar mediciones mas objetivas. Estos indicadores deben guardar
relación estrecha con los resultados que se desean de cada puesto.

Entre los más comunes podemos citar:

Resultados nefos del ejercicio, respecto del total de gasfos realizados.


El total de ventas netas, respecto del totalde gasfos realizados.
El volumen de producción en unidades o toneladas, respecto del total
degasfos.
El total de clientes de /a empresa respecto del totalde gasfos.
El total de la producción obtenida, en unidades o toneladas, respecto
de lacapacidad de producción de la planta de la empresa.

Financieros y de Gestión

Los indicadores relativos a este tema, están relacionados con los métodos de análisis
de estados financieros. Una relación de los métodos aplicables, seria.

Métodos de análisis verfical:


a) Método de reducción de /os esfados financieros, en términos de
porcentaje.
b) Método de razones o índices
Müodos de análisis horizontal
Método de aumentos y disminuciones
Método de tendencias
Método de control presupuestario

La aplicación de estos métodos supone el cumplimiento de algunos requisitos


tales como:

Que los esfados financieros esfén auditados por profesional


independiente.
Que en el proceso de construcción de los estados financieros se
hubierenaplicado los concepfos de consistencia y uniformidad, con los
ejerciciosanteriores.
Que se disponga de información adicional, contenida en las nofas a
losesfados financieros.

Producción

Los indicadores relativos a esta actividad están referidos al establecimiento d


relaciones y la obtención de índices como los siguientes:

Capacidad utilizada contra capacidad instalada en comparación con uno


ovarios ejercicios previos.
Demanda potencialno safisfecha por falta de capacidad instalada.
Demanda potencialno safisfecha por falta de producción.

Comercialización
Están referidos fundamentalmente al análisis de las ventas, mediante los siguientes
indicadores básicos:

Expansión de las ventas, mediante la relación de /as ventas del ejercicioactual


respecto de las ventas del ejercicio anterior. Esfe indicador se puedecalcular
también por producfos o por segmento de clientela.
Evolución del valor añadido, relacionando el valor añadido del ejercicioactual,
respecto del valor añadido en el ejercicio anterior.
Evaluación del margen bruto de contribución, relacionando la utilidad brutadel
ejercicio actual, respecto a la utilidad bruta del ejercicio anterior.
lmpacto del incremento de los precios de venta, relacionando el incrementode
precios de venta, en relación con la tasa de inflación.
Ventas por empleado, relacionando el total de ventas netas, respecto
delnumero de empleados.
Valor añadido por empleado, relacionando el valor añadido, respecto
delnumero de empleados.
Cuota de mercado, mediante la relación de las ventas de la empresa,respecto
de las ventas del sector.
Parficipación de un producto determinado en el total de las ventas, mediantela
relación ventas del producto especifico, con relación de las ventas nefastotales
de la empresa. Mediante esta relación se puede también calcular porfamilia de
producfos, por canales de distribución o por regiones de venta.
Comparación de ventas mensuales y anuales por producto del ejercicio, conlos
ejercicios anteriores en monto y volumen.
lmpacto de la política de créditos, mediante la comparación de monto
ycondiciones de crédito a clientes en el ejercicio, en relación con
ejerclciosanteriores.
lmpacto de la diversificación', evolución y lanzamiento de nuevos
productos,mediante la relación de las ventas de nuevos productos, respecto de
lasventas nefas totales.

RECORNROO Y OBSERVACIÓN DIRECTA

Cuando sea apropiado, dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se debe


efectuar un recorrido de la oficina, planta y otras instalaciones. El propósito de tal
observación es mejorar y precisar los conocimientos que ya se tienen de las
actividades. Tales observaciones son por lo general muy beneficiosas para hacer
contacto con el personal técnico directamente vinculado con las operaciones, es
también beneficioso como ayuda para obtener un entendimiento y comprensión más
real de dichas operaciones.

UTILIZACION DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO PRELIMUINAR


Además de proporcionar antecedentes e información general a ser utilizada por el
equipo de auditoría, la información obtenida durante el estudio preliminar debe ser
posteriormente analizada y estudiada, como parte del proceso de identificación de
áreas críticas específicas en las actívidades que serán examinadas profundamente.

Las decisiones acerca de cuáles han de ser las operaciones, procesos, funciones,
actividades, etc., selecc¡onadas, deben tomarse después de considerar los siguientes
factores generales que el auditor debe mantener en la mente desde el inicio de la
auditoría:

Áreas-problema gue se pueden identificar, con respecto a eficiencia, economía


olas áreas claves que generalmente conciernen a los infereses de la empresa.
Volumen de ingresos y gasfos.
Restricciones o libertades fuera de lo común en el desempeño de funciones.
lmporlancia de los recursos físicos, financieros y humanos aplicados a
lasoperaciones.
Experiencias anteriores con respecto a actividades similares en la unidad
bajorevisión o en otras unidades.

Si el examen está a cargo de auditores internos, excepto en las empresas muy


pequeñas, rara vez será práctico revisar todas las principales actividades a un mismo
tiempo. Se deben hacer planes para cubrir todas las actividades importantes de
manera gradual, en las próximas auditorías cuando se esté mas familiarizado con la
empresa y sus actividades.

NECESIDADES DE UN PLANTEAMIENTO Y CONTROL SOBRE LA CANALIZACION DEL ESFUERZO

La magnitud de las operaciones de la empresa requiere que las auditorías sean


cuidadosamente planeadas y controladas y que los esfuerzos de auditoría, sean
canalizados con la debida dirección para poder llevar a cabo las responsabilidades
asumidas con un mínimo gasto y esfuerzo. Por lo tanto, deben determinarse las áreas
críticas específicas de investigación dentro de la empresa. El objetivo general es dirigir
la atención hacia los asuntos que la necesitan con más urgencia, es decir aquellos que
deben ser revelados, mejorados y en su caso cambiados. La identificación de estas
áreas es una parte importante de la labor en cada una de las auditorías operacionales.

IDENTIFICACION DE LAS ARES A SER EXAMINADAS

Las prácticas aplicadas durante todas las fases mediante las cuales se puede hacer una
identificación preliminar de las áreas que requieren especial atención, variarán según
las circunstancias y requerirán ingenio y juicio. Algunas de estas prácticas útiles en
circunstancias apropiadas son las siguientes:

identificacion tentativa de puntos clave por revisión de actividades. El Estudio


preliminar puede describir puntos clave o aspectos de la actividad que
aparentan ser difíciles de controlar o susceptibles de abusos o dejadez.

Por ejemplo en una operación de compra el punto clave bien puede ser:

a) La determinación de la cantidad, tiempo y calidad de lo que ha de comprarse.


b) Los métodos seguidos para buscar y obtener los precios y condiciones más
ventajosas.
c) Los métodos utilizados para determinar si se recibe la cantidad correcta, en el
tiempo previsto y de la calidad solicitada.

Revisión selectiva de los informes gerenciales. El examen de los informes que


laadministración podría necesitar para asegurarse de que el trabaja
esfáprogresando dentro del tiempo y cosfos establecidos debe proporcionar
alauditor una valiosa información para la selección de áreas de investigación.
Sipor ejemplo, no se utilizan dichos informes, se puede averiguar que métodos
seutilizan para ejercer el control. Esfe tipo de averiguación puede indicar una
faltade control efectivo y una debilidad en la administración. Consideraciones
similares serian aplicables si los requerimientos de tiempo, estándares y
cosfosno han srdo esfablecidos como unidades de medida.

Si por el contrario, dichos informes existen, pueden ser examinados


paradescubrir los problemas como base para averiguar que medidas se han
tomado.

Recorrido por la entidad y obseruaciones de las actividades. Un recorrido


yobseruación breve de las actividades esfando aleña para encontrar rastros
deinefectividad o ineficacia, tales como embotellamiento, acumulación de
equipo omaterial en exceso, ocio del personal, duplicidad de labores
productivas, efc.,pueden revelar serlas debilidades que deben ser investigadas.

Entrevistas con los funcionarios responsa bles y con el personal


directamentevinculado. A veces se pueden obtener valiosas guías por medio
de olasentrevistas con los funcionarios responsa bles y otros funcionarios
directamentevinculados con las actividades que se llevan a cabo o que tienen
laresponsabilidad de supervisarlas o dirigirlas en el ámbito
superior.Frecuentemente esfas personas podrán identificar las áreas-
problemas y aveces solicitar la revisión específica de algunos asuntos que les
conciernen, perosobre los cuales no tienen suficiente información confiable
acerca de su esfadoreal.

En resumen, el estudio preliminar debe efectuarse en el tiempo más breve posible para
reunir la información y documentación general básica y necesaria: no consiste en una
revision determinada de la misma , sino mas bien en una revision selectiva y rapida que
permitira su utilizacion mas adelante cuando se considere necesario.

TEMA 7
EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS

OBJETIVO:
Este capítulo analiza los esfuezos que deben ser aplicados hacia las áreas en las
que se precisa cambiar, mejorar, eliminar, combinar, simplificar, los sistemas,
políticas, métodos, procedimientos que se aplican en la empresa. Se hace mención a
los desafíos que deben enfrentar las empresas en la actualidad.

Examen profundo de areas criticas


Concluida la Primera Fase de Diagnóstico Preliminar, se hace necesario, de acuerdo con
la política básica de auditoría operativa, dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas
en que se necesita cambiar o mejorar los sistemas, políticas, métodos, procedimientos
administrativos; el objetivo es evaluar la eficiencia, efectividad y economía con que las
actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que puedan
requerir un examen más detallado.
Según lo indicado en la Primera Fase, el análisis de la información general obtenida
durante el estudio preliminar fue útil para identificar áreas o actividades en las cuales
la existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de
una actividad, operación, programa, etc.
En algunos casos durante la primera fase se habrán encontrado indicios de serias
debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o
actividad. Sin embargo, probablemente se necesitará más información antes de
determinar si es necesario un examen más detallado.
Durante esta fase el auditor debe acumular información adicional sobre las
operaciones y funcionamiento de los diferentes componentes de las actividades de la
empresa ya existentes, lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se
requerirá tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo.
Con la obtención de información adicional, el auditor puede tomar decisiones más
reales acerca de la naturaleza y alcance del examen profundo de las áreas críticas
identificadas para lograr los objetivos establecidos. También será útil al hacer un
estimado de los requerimientos de personal adicional, programar el trabajo en
distintos lugares, preparar programas adecuados para el examen profundo, fijar plazos
para la terminación de la labor de auditoría y la presentación del informe.

OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO


El propósito del examen profundo de áreas críticas, incluye el desarrollo apropiado de
los hallazgos detectados por la auditoría. Esta fase constituye el medio por el que se
logran los objetivos de la auditoría, establecidos como tarea específica.

Como resultado de la labor ejecutada en esta fase se obtienen datos, se desarrollan


hallazgos, se forman opiniones, se llega a conclusiones y se hacen recomendaciones.
Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas
con los resultados de la auditoría.
No es factible examinar todas las operaciones efectuadas, ni tampoco es necesario un
examen de tal magnitud. Las prácticas administrativas implican la aplicación de
sistemas, procedimientos, prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable
de control de las operaciones ejecutadas.
El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del
funcionamiento adecuado de los sistemas, procedimientos, prácticas, métodos, etc., a
través de un examen lo suficientemente profundo como para poder emitir y respaldar
opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones, lograr identificar y
revelar las debilidades que, en el interés de la entidad, deben ser corregidas,
mejoradas, simplificadas o cambiadas.
El examen debe incluir una investigación extensiva de las causas y resultados de
acciones o decisiones administrativas específicas. Este tipo de trabajo se utiliza para
conocer y evaluar su efectividad, en relación con las responsabilidades que han sido
asignadas.
Los objetivos específicos de la auditoría que se lograrán por medio de un examen
profundo de las áreas críticas, varían según naturaleza y características de la tarea. El
grado de énfasis dado a cualquiera de las áreas crítícas, dependerá de la importancia
del hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los
distintos factores implicados.
Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas,
procedimientos, prácticas, política general y específicas aplicables a la actividad,
propósitos, metas, objetivos, de la operación o función bajo examen.
Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas,
operaciones, procedimientos, prácticas o métodos al desarrollar ampliamente todos
los aspectos que para los auditores denotan ineficiencias. El alcance de éste
requerimientos tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular.
Una posible conclusión a la que podrian llegar los auditores después de efectuar casi
Todo un examen profundo de áreas criticas, es aquella relacionada con la eficiencia con
que lleva a cabo la operacion o función bajo examen o los posibles defectos de tal
operación o funcion sobre otras operaciones o funciones de la entidad.
Durante estos examenes el auditor,debe estar alerta para encontrar prácticas
antieconómicas, inapropiadas o insatisfechas en la autorizacion de recursos apropiados
en las operaciones y examinar ampliamente las deficiencias aparentes.

BASES Y CRITERIOS PARA EL EXAMEN DE ARES CRITCAS


Las empresas en los últimos años han logrado cambios significativos, que se enfocaron
a optimizar y a flexibilizar los sistemas, procedimientos y procesos productivos ya
existentes. Sin embargo, en general lo que hicieron las empresas fue mejorar lo que se
tenía, sin cuestionar cuá! era la mejor manera de hacer el trabajo.
La mayoría de las empresas han competido o compiten en mercados cerrados o
Semi protegidos donde la velocidad de generación de nuevos productos es baja y los
requisitos del cliente son mas o menos constantes y predecibles.
Sin embargo, en los tiempos actuales estamos viviendo una época de cambios
importantes, constantes y diversos, donde la forma de hacer las cosas no es la misma
de ayer y seguramente será diferente mañana. La tendencia de hoy es "trabajar con la
gente".
Consideremos los siguientes aspectos:

El rápido desarrollo de /as tecnologías de información.


La apertura de las fronteras hacia la economía global.
La competitividad.
La transformación del estado.
Y otros de características similares.
Se puede decir que. La velocidad del cambio crece a un ritmo exponencial, no
porcentual.
Hacer frente a estos ambientes altamente competitivos, es sumamente impredecible
por que ha marcado la obsolescencia de:
Antiguos principios.
Procedimientos.
Métodos y criterios.

Un ejemplo del impacto de estos cambios, es el relativo a las características del modelo
de organización piramidal, cuyas deficiencias más significativas, según Luigi Valdes, son
las siguientes:

El poder y la planificación están centralizados.


El modelo determina la existencia de una gran cantidad de niveles ierárquicos,
siguiendo la regla: a mayor nivel, mayor status y poder.
Et modeto es rígido y poco ftexibte. La respuesfa a las variaciones en el
mercadoes burocrática Y lento.
La empresa se divide en áreas o departamentos perfectamente establecidos
ydelimitados.
El modeto provoca luchas internas por el poder y el control de la
informaciÓn,generando altos niveles de corrupciÓn

Las tareas, procedimientos, prácticas y et trabaio del personal


estáfragmentados, desagregados y una buena parfe se limita a movimienfos
simplesy repetitivos. Nlnguna persona o departamenúo es responsable del
proceso en sutotalidad.
Las acciones de capacitación al personal se reducen a un
adiestramientoenfocado a desarrollar ta destreza necesaria para la ejecución
correcta de cada tarea.
El sistema de información gerencial se estructura para safisfacer
losrequerimientos solamente det nivel superior de la organizaciÓn, pero en
/osniveles intermedios se produce secfores de poder con base en la
información. Se crean poderosos canales de comunicaciÓn informal.
El crecimiento de la empresa determina que la comunicaciÓn sufra
alteraciones,interrupclones Y bloqueos.
Los manuales y reglamenfos son rígidos e inflexibles.
La forma de administrar la empresa se basa en la creación de controles en
fodoslos niveles que aseguren que las fareas se cumplan Los controles
sonveriicales. Esfo provoca et nacimiento de nuevos y más sofisticados
controles.Entre más compleja sea la forma de controlar, más astufos se vuelven
losempleados para evitar esa forma de control.
A medida que la empresa crece, la burocracia aumenta y se crean más niveles,
puestos y controles.
Los sisfe mas tradicionales de contabilidad solamente proporcionan
nÚmerosfríos y hablan det pasado o del presente de la empresa, no del futuro.
Esfossisfemas no dan información sobre pérdida de clientes, posición
competitiva nisafisfacc ión de los empleados. En resumen, la empresa no
cuenta con ningunainformación que tenga relación con la permanencia del
negocio a largo plazo.
organigrama es una representación gráfica de la empresa y en
muchasocasiones es su estructura.
Sin embargo, es común observar que el modelo piramidal aun se aplica en casi todas
las empresas o entidades.
La pregunta que podríamos hacernos es:
.

¿Por qué una empresa de producción, una institucion prestadora


de servicios, una empresa comercializadora y un organismo
gubernamental, tienen organigramas casi semejantes se realizan
actividades y funciones diferentes?

En el modelo piramidal, las decisiones más importantes las toma un solo hombre, el
Gerente General y coincidentemente las mas de las veces es la persona menos
enterada de lo que pasa dentro de la empresa. Los funcionarios de su entorno le "dicen
sólo lo que él quiere oír y los problemas se maquillan antes de llegar a él". La
información otorga siempre un gran poder, todo el mundo tiene la tentación de retener
y esconder la información que posee.
La empresa que sobreviva en el futur, será aquella capaz de otorgar poder a todos los
empleados para tomar decisiones en el mismo instante que se requieran; con una
educaclón suficiente para que puedan tomar esas decisiones "como si fueran el jefe
mismo", y con todos los sistemas de apoyo para que sus determinaciones estén
basadas en información y no en sentimiento.

¿Podrán las empresas, con una administración tradicional y con el


viejo pensamiento empresarial, competir con los nuevos
paradigmas y con las nuevas reglas del juego?

Todavía hay empresas y empresarios que dicen que nada ha cambiado, que si tuvieron
éxito en el pasado, seguirán teniendo éxito en el futuro.
Hoy, más que nunca, las empresas están siendo afectadas por elementos indirectos o
del entorno, más que por sus propios elementos estructurales o del propio sector
empresarial al que pertenece.
Los ejecutivos de las empresas saben que nada permanece constante, que la evolución
y el cambio son lo real y ocupan un lugar significativo en las estrategias empresariales.
Que la obsolescencia no solo es de los productos, sino también del estilo de
administrar las empresas.
Uno de los elementos más importante de la empresa actual es el conocimiento, esto
llevo a modificar la forma de pensar sobre la economía, la tecnología, los mercados, lo
recursos humanos y la planeación de sus operaciones. El capital intelectual será el
activo más importante en la empresa. El futuro de la misma.
Los ejecutivos deben considerar las características actuales de los cambios que
estamos experimentando, y desarrollar un nuevo pensamiento con base en los
siguientes criterios:
La economía mundiat está transitando hacia economías de desarrollo
demercado.

Se generaliza el proceso de privatización de las economías y se promueve eilibre


comercio con la consecuente formación de bloques comerciales.
Sé esfa aplicando la normatividad mundial que crea caracterísficas universales
Se desarrollan factores como rapidez, oporiunidad y habitidad empresariat.
Seaplica la información y la innovación tecnológica a los sisfemas productivos.
Las distintasse han acortado, ya no significan una barrera para el desarrolto yel
comercio.
Las operaciones comerciales y las inversiones, no se basan en el factordistancia,
sino en los factores tiempo y oportunidad.
Las empresas esfán en una carrera contra et tiempo.
La empresa que responden antes que ta competencia a las exigencias
delmercado, adquiere una ventaja competitiva imporlante.
El tiempo es la ventaja competitiva de los años noventa. La frase et tiempo
esoro, es hoy mas real que nunca.
Los clienfes son cada vez más exigentes y están provocando el nacimiento de las
empresas flexrbles y de la producción ágit.
Las empresas de menor tamaño se adecuan más rápidamente a los retos de
losmercados.
Las grandes empresas se reestructuran en pequeñas unidades independientes
einterconectadas en forma de red.
Se revaloriza el papel de los recursos humanos en las empresas. Se toconsidera
como: "capital humano".
La relaciÓn hombre - empresa juega un papet fundamental en la
estrategiaempresarial.
La cohesiÓn de la empresa se basa en valores, visión y cultura sótidos
ycompartidos.
El líder es protagonista det éxito de cualquier estrategia empresarial.
El concepto tradicional de trabajo tiende a desaparecer. Et éxito det empteado
semedirá por lo que haga, piense, contribuya al desarrollo de la empresa y por
el conocimiento que genere, estructure y sistematice.
La gestión medioambiental provoca que las nuevas tecnologías. Nacen
losprocesos de producc¡ón y las tecnologías blandas o limpias.
Muchos autores han propuesto distintas modalidades para una organización del
trabajo más dinámica de las nuevas estructuras empresariales. Los factores básicos que
guían la reestructuración de una empresa son:

Las empresas se organizan por procesos completos. Se reducen los controles yla
burocracia. Los trabajadores son responsables del proceso en su
totalidad,desde el principio hasta el final del mismo.
La empresa se organiza por equipos de trabajo y las evaluaciones
detdesempeño están determinadas por los logros obtenidos por el equipo y por
el esfuerzo individual de cada trabajador. Los resultados se mrde n en términos
de eficiencia y tiempo. La remuneración es variable y depende de los
resultadosalcanzados.
Todas las áreas de trabajo deben agregar valor. Las ofras se eliminan, reducen o
subcontratan.
Cada trabaiador desarrolla multihabitidades y, como consecuencia, puede
ocupar disfrnfos puesfos según lo necesite la empresa. La mayor parte del
trabajo es mental o de conocimiento.
La información del mercado y de /os negocios es fluida y se maneja a
tiemporeal, evitando las demoras y la manipulación excesiva. La
retroalimentación escasi rnsfa ntánea.
Los límites de la empresa van más allá de sus fronteras fisicas. La fronterafísica
de la empresa se extiende, obtiene información directa de los clientes,vincula
electrónicamente con sus intermediarios, establece alianzas con losproveedores
y los convierte en socios del negocio.
Y lo más importante, la organización es dinámica. Se produce una
constantereorganizaciÓn, esfo se logra mediante: valores compartidos en toda
la empresa,una orientaciÓn clara a resultados, información oportuna del
mercado, unproceso de evaluaciÓn constante, y un proceso de planeación
interactiva queorienta constantemente el rumbo de la organización.
El cambio fundamental para el diseño de las nuevas estructuras empresariales se dio al
invertir y permitir que la estrategia le diera forma a la estructura. El verdadero cambio
dentro de una organización se presenta cuando llega a rediseñar en sus fundamentos
el concepto de trabajo.
Las empresas tendrán una cultura cada vez mas participativa y menos autoritaria, de
esta manera los empleados deberán asumir la responsabilidad de sus actos, para lo
cual se demandará capacidad e iniciativa. Para muchos empleados esto es
contracultural, por que sé esta acostumbrado a "hacer lo que nos decÍan que
hiciéramos".
Una fuerza de trabajo con capacidad e iniciativa constituye un activo extraordinario,
por cuanto son funcionarios que cuestionan procesos, métodos, prácticas y decisiones,
y que "hacen cosas", y no permanecen inactivos. Es preferible pedir perdón que pedir
permiso. Los esquemas de evaluación del personal resultarán básicos para el buen
funcionamiento de la empresa. Cada integrante de un equipo de trabajo será evaluado
por. su habilidad para trabajar en equipo, capacidad para aplicar conocimientos, el
compromiso por aprender y mejorar continuamente, y su talento para transmitirles
nuevos conocimientos a sus compañeros de equipo. Actividad que no agregue valor o
conocimiento será desechada.
La misión y la visión serán piezas claves en el funcionamiento y la dirección de la
empresa. Los valores serán los límites de actuación de los empleados.

CUÁLES SON LOS DESAFÍOS DE HOY?


Una emergente filosofía que descarta integralmente lo que durante siglos fue
considerado normal.
La escena empresaria de hoy presenta un nuevo juego de valores que podemos
traducirlo como un esfuerzo por.
Hacer Las cosas bien (eficiencia);
Hacer Las cosas buenas (efectividad); y
Con el menor costo posible (economía).
Ya no basta con saber que los recursos fueron gastados o utilizados, sino si lo fueron
con eficiencia, efectividad y economía.
¿CÓMO EVIDENCIA LO ANTERIOR?
Analizando y evaluando las tareas desarrolladas, anto industriales como
administrativas de todos los sectores de la empresa.
Se pueden distinguir los siguientes tipos de problemas o desajustes:
Sistemas y procesos operacionales obsoletos.
Recursos ociosos o faltantes (humanos y/o materiales )
Deficiente calidad de los recursos empleados.
Excesivo consumo de recursos (también humanos y/o materiales).
Ejecución de tareas sobrantes o duplicidad de tareas.
Tareas faltantes (que deberían realizarse para reducir cosfos, aumentar ingresos
y/o mejorar el seruicio al cliente).
Falta de recursos en el momento y lugar necesanos.
Ausencia de estándares.
Realización de gasfos injustificables.
Demoras y atrasos constantes en la prestación de seruicios.
E¡istencia de "Cuellos de Bofella" en las actividades prcductivas o de seruicios.
Excesivo espacio ocupado.
Excesivos volúmenes de documentación y archivos.
Deficiente e inadecuado sisfema de información gerencial.
Demoras injustificadas en la obtención de información.
Deficiente calidad del trabajo,.y - por ende - en la prestación de seruicios'a
clientes "intemos y externos".
Ausencia de controles efectivos para la ejecución de ciertos trabajos.
Controles intemos defectuosos, excesivos o inexistentes.
Excesiyos volumenes de tareas atípicas, críticas y urgentes.

¿CUÁL EL OBJETIVO?
Sugerir el rediseño de los procesos involucrados, con normas, criterios y metodología,
realmente novedosas que apunten, en su conjunto a eliminar lo innecesario, agrupar
tareas y asignar responsabilidades a niveles operativos y prestar el mejor servicio
técnicamente factible a los clientes, mediante el uso eficaz de las nuevas tecnologías
vigentes en este momento.
Si seguimos haciendo las cosas como hasta ahora, estamos condenados a obtener los
mismos resultados, pero bajo condiciones de competencia, en el mercado muy
diferentes.
Las formulas del pasado ya no son una garantía para tener éxito en el futuro.
Un aumento en la velocidad de generación de nuevos productos, como resultado de
los procesos de innovación constante y sistemática, y el cambio en los gustos de los
consumidores, ha provocado el nacimiento de la competencia basada en el tiempo.
Las empresas, en la actualidad, buscan en el tiempo su ventaja competitiva por lo que
tienen que rediseñar sus estructuras administrativas para reducir y eliminar los
retrasos, conectar toda las partes del sistema con base en el tiempo. Por primera vez,
se invierte la secuencia del proceso administrativo tradicional, que diseñaba primero la
estructura y después la estrategia, ahora se desarrolla primero una estrategia basada
en el tiempo y, posteriormente, se diseña una estructura que soporte a dicha
estrategia.

Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo
durante el proceso de producción de bienes o servicios, es ahí donde empiezan los
problemas del viejo paradigma: las empresas tradicionales no están estructuradas para
ofrecer rapidez
Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas, están
presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competidos,
turbulentos y cambiantes. Se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles
capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las
empresas.
ENFOQUE PRACTICO DEL EXAMEN DE AREAS CRITICAS
Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza, efectividad y
utilidad de los sistemas, es revisar los procedimientos y prácticas aplicadas realmente
en operaciones y transacciones específicas.
Después de seleccionar las actividades que serán examinadas durante la auditoría,
basándose en la información obtenida durante la primera fase, se debe hacer un
examen detallado y directo de algunos procedimientos, operaciones, métodos,
prácticas, etc.,
específicas relacionadas con los sistemas, procesos y actividades, sujetos a examen.
También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de
informes gerenciales e indagación a los funcionarios responsables y vinculados con la
actividad sujeta a evaluación, así como inspección de las actividades, procesos y
practicas involucradas.
Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información
práctica acerca de lo siguiente:

Que sé esta haciendo.


Por que sé esfa haciendo, es nece sario hacer.
Por que se hace ahí, por que no en otro lugar.
 stá haciendo, porque se hace de ese modo, esa es la Única manera
 de hacer.
 Quien lo hace, porque esa persona, es indispensable que lo haga esa
persona.
 Que factores influyen en las operaciones, se pueden mejorar, simplificar,
 suprimir o cambiar.
Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos
realmente

Seguidos y las políticas realmente aplicadas por la entidad con relación a


operaciones

Específicas. Es mucho más satisfactorio que una revisión detenida y general de


los Manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una eventual
selección de Operaciones específicas sometidas a examen para determinar si
se está cumpliendo con Las políticas y procedimientos prescritos. Un excesivo
estudio de los manuales de la empresa, sin hacer referencia a las operaciones
reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva.

La experiencia ha demostrado que un enfoque directo da como resultado una


identificación más rápida y eficiente de las debilidades y deficiencias que
requieren un examen más profundo. Por lo tanto, la revisión de los sistemas,
políticas y procedimientos, métodos, etc., que gobiernan las actividades de una
empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las
actividades, operaciones transacciones o proyectos seleccionados.

El enfoque directo exige una actitud analítica, mente abierta y libre de prejuicios
para detectar situaciones conducentes a eliminar, combinar, mejorar, simplificar
y en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas,
procedimientos, sistemas, actividades y procesos.

Se deben tomar en cuenta debidamente las circunstancias especiales y los


objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y
alcance del examen. Por lo tanto, no se pueden establecer reglas rígidas con
relación al trabajo que debe efectuarse o a las técnicas que deben utilizarse en
esta revisión; el juicio e ingenio de equipo de auditores juega un papel
importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situacion.

En la determinación de la naturaleza y alcance del examen, se debe considerar


un gran número de factores, entre los que más destacan:

La cultura organizacional de la empresa.


La curva de vida de la empresa o edad de la organización.(Modelo
de Gretner).
Nivel cultural, de conocimentos y habilidades de los funcionarios.
mejora, producto de la eliminación de algunas operaciones o por el ahorro en

tiempo y costo.

Para el efecto se pueden aplicar las siguientes interrogantes:

¿Puede eliminarse la operación estudiada, combinándose con otra?


¿Se efectúan operaciones innecesarias que generan tiempos
improductivos?
¿La contribución en valor de estas operaciones es adecuada?
¿Esfas operaciones se pueden realizar en otros sectores de la
empresa?
¿La combinación podría afectar al sistema de control interno?
¿Se puede combinar algunas operaciones aplicando tecnología
adecuada?

SIMPLIFICAR

Debe buscarse la posibilidad de estudiar como se podría simplificar las

operaciones contenidas en un proceso, procedimiento, método, etc.

Algunas interrogantes asociadas a esta actividad son:

¿Se puede simplificar el proceso?


¿La simplificación redundará en un ahorro en tiempo y costo?
¿La incorporación de tecnología podría simplificar las operaciones?
¿La capacitación a los funcionarios, simplificaría las operaciones?
¿Una revisión del modelo de organización simplificaría las relaciones en
la
empresa?

CAMBIAR

El examen podría conducir a la necesidad de realizar un cambio en los


sistemas
vigentes en la empresa, políticas, procedimientos, métodos, etc.

Se podrían formular las siguientes interrogantes:

¿Los diferentes sistemas que operan en la empresa son adecuados y


permiten el logro de los objetivos y metas en las actuales
circunstancias?
¿La visión y misión de la empresa responde a las caracterisficas
actuales de
la empresa?
¿Qué características tiene la cultura empresarial?
¿Se puede cambiar esta cultura?
¿Se lograran beneficios adicionales con elcambio?
¿Las operaciones que se ejecutan actualmente, son necesarias?
¿Se pueden cambiar?
Como
Se pueden lograr mejores resultados cambiando los actuales sistemas
procedimientos métodos etc?
El modelo de la organización responde a los objetivos y metas
establecidas?
El grado de centralización contribuye a que el trabajo se realice con
mayor eficiencia?
La delegación de poder es satisfactoria?
La coordinación dse operaciones es adecuada?
Es necesaria?
Esta establecida la responssbilidad individual o de equipo?
SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECIFICAS

La naturaleza de las operaciones que han de revisarse dependerá de la


naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que se haga
de los componentes importantes de las actividades bajo examen, basándose
en el trabajo de la fase 1.

La seleccion de operaciones especificas y el rastreo de su procedimiento


dentro de la empresa permite conocer los procedimientos realmente seguidos
en las actividades o procesos, y determinar si estos son acordes con los
objetivos políticas y normas aplicables en la empresa

Las operaciones o actividades seleccionadas para el análisis y revisión deben


ser representadas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo
común. Con este propósito el numero o muestra seleccionadas para esre tipo
de estudio es menos importante que su carácter representativo.

Para efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las siguientes
interrogantes sugeridas por Perel, Forastiero y Vaisberg:

Para efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las s¡gu¡entes

interrogantes, sugeridas por Perel, Forastiero y Vaisberg:


QUIEN QUE
Quien lo hace Que se esta haciendo
Por que Que debería hacerse
Quien debería hacerlo Que otra cosa podría hacerse
Quien otro debería hacerlo Que otra cosa debería hacerse
Quien otro podría hacerlo
DONDE CUANDO
Donde se hace Cuando hacer
Donde debería hacerse Cuando se hace
Donde podría hacerse Cuando podría hacerse
En que otra parte debería hacerse Cuando debería hacerse
En que otro momento debería hacerse
POR QUE COMO
Porque se hace Como se hace
Porque hacerlo en ese lugar Como debería hacerse
Porque en ese momento Como podría hacerse de otra manera
Porque de esa manera o forma Como se podría eliminar, cambiar,
Porque en esa actividad combinar, o simplificar lo que se hace.
Porque no en otra actividad

Para efectos de la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los


siguientes factores generales, con base en los aspectos mencionados
anteriormente:

SI Los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y


prácticasejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad
con lo planeado porlos ejecutivos, en forma eficiente, efectiva y
económica.
Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados
proporcionan uncontrol satisfactorio de los recursos físicos, financieros y
humanos.
Si las prácticas aplicadas dan como resultado la promoción o protección
de los intereses de la entidad, tomando en cuenta todos los factores.
Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre
los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa,
cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos,
incluyen:

Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.


Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.
Vigencia de la visión y misión de la empresa.
La cultura y clima empresarial.
Posibles acciones de duplicidad de esfenos.
inapropiado o indebido de fondos disponibles.
Falta de aceptación de responsabilidad.
el grado de utilización de tos recursos materiales, financieros y
humanos.
Características de la estructura organizacional.
Capacidad e idoneidad del personal, especialmente con referencia a
lasdebilidades o deficiencias encontradas.
unidades de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con
relación asu costo de mantenimiento.
Atrasos en et trabajo y formas de combatirlos.
La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los
costos.
Carencia de normas y/o metas o inadecuada aplicación de normas que
impiden la evaluación de los logros, producción, eficiencia, utilización
derecursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones
administrativascontinuas.
Fatuta de caridad en los procedimientos escritos, lo cual resulta
eninterpretaciones inapropiadas e incompatibles.
La precisión, confiabilidad, utilidad y oportunidad del sistema de
informacióngerencial.
Si se toma en cuenta esta clase de factores durante la revisión, se puede
obtener un conocimiento pleno y total de la forma en que se efectúan las
operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas,
actividades, procesos, procedimientos y prácticas. Tal conocimiento es esencial
para una auditoría eficaz. Además, este tipo revisión proporciona una base
para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad
de los controles según los procedimientos, prácticas y métodos que son
aplicados por la entidad.

RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCION DE ESTA FASE

identificación de las áreas críticas o problemáticas de mayor


significación, y quemerezcan un examen más profundo y cuyos
resultados podrían conllevar abeneficios importantes.
Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a
seraplicadas en la siguiente fase.
Facilitar la determinación de /os recursos humanos necéanos a ser
solicitados yutilizados durante la siguiente fase o parte de ella, tanto
auditores con especialidades específicas y personal de apoyo
especializado, como de asistentes o auxiliares y,
Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y
presentar elinforme.
Al terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario
considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles
desviaciones observadas y su impacto en las operaciones, identificando y
seleccionado aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con
el tiempo y. recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad
necesaria, .como para desarrollar e informar sobre los hallazgos
correspondientes. En efecto, este momento de pausa, reflexión y planificación
del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor
jefe De equipo.

Sin embargo, él no debe tomar decisiones en forma aislada sobre las posibles
áreas críticas. Tiene que discutirlas con los miembros del equipo de auditores
que han participado en las primeras fases, con el auditor supervisor y, lo más
importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. El propósito
de esta evaluación es lograr, con base en la consideración de todos los
elementos de juicio posibles, la selección de las áreas para el examen
profundo, cuyos resultados representarán para la empresa el logro de sus
objetivos.

Al elaborar el programa de auditoría, para proseguir con la evaluación de las


actividades y procesos hasta tener un conocimiento y evidencias plenas, es
necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar:

Si realmente requiere acción conectiva,


Si su imponencia merece dicha acción y su correspondiente costo,
Si la acción debe ser tomada y
Su naturaleza general.
El examen profundo de las áreas críticas constituye entre el 80 y 90% de las
labores de auditoría operacional y obviamente es la fase más importante. En
esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos
relacionados con cada área crítica escogida para examen profundo al concluir
la segunda fase.

Es esencial haber determinado las condiciones actuales, los criterios de


comprobación y evaluación, el efecto negativo y Ia causa o causas que
motivaron cada desviación o problema identificado.

En esta fase sé amplia el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades


específicas, aumentando auditores tanto como utilizar especialistas en áreas
técnicas específicas, de acuerdo a las circunstancias. Los auditores a través de
la experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden cubrir la mayoría de
las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben
cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para
cargar con el peso del examen profundo, sino utilizar sus servicios con
precisión y únicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden
ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo
(por ejemplo: abogados e ingenieros).

Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase:


a través del planeamiento de la estructura, organización y contenido del
informe, así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.
TEMA 8
DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

OBJETIVO:

En este capítulo se expone las características del desarrollo de hallazgos, que


es el proceso mas importante de la auditoría operativa por cuanto define todo
aquello que merecerá ser comunicado a los ejecutivos de la empresa. También
se analiza de manera pormenorizada los atributos de los hallazgos de
auditoría.

DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

El desarrollo de hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la


auditoría operativa, porque define los resultados y todo aquello que merecerá
ser comunicado a los destinatarios del informe.

La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de


"encontrar”. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra, que está
fuera del auditor en forma latente o patente, que él en cierto sentido descubre y
pone en conocimiento de otros. Es el resultado de recopilación, análisis,
síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema, proceso,
actividad, operación, función, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de
interés y utilidad para determinadas personas y respecto de la que pueden
formularse recomendaciones.

Un hallazgo puede consistir en:

Hechos e información que podrían referirse a cosas, situaciones o


relaciones.
Conclusiones basadas en el análisis de los hechos y de la información
concerniente a estos hechos.
Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada,
reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información,
la cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de
otras personas.

Génesis de Hallazgo

Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de


comparación

entre algo que se percibe o capta y puntos de referencia que generalmente


consisten en formas preconcebidas de existencia o realización. De la
realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias.

Estas últimas podrían ser en exceso o defecto, positivas o negativas,


favorables o desfavorables, potenciales o definitivas.

El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente o ser el


producto de un proceso más o menos largo y complicado. Emerge
instantáneamente cuando lo percibido es un hecho, una situación o relación
real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada.
Es el producto de un proceso más.

QUE ES EL CRITERIO?

Por estas razones, puede resultar en determinadas circunstancias bastante


difícil definir un criterio, hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre
é1.Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan antelada mente
las normas, estándares, indicadores y otros que representan los rendimientos y
realizaciones deseados, así como los objetivos, metas, políticas, presupuestos,
procedimientos, cursos de acción, métodos, estrategias y programas; con esta
base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de
los sistemas, procesos, actividades, funciones, operaciones, etc., de la
empresa.

CRITERIO Y NORMAS

Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas,


a los costos, al capital, a los ingresos, a los programas e incluso ser
intangibles.

NORMAS FISICAS

No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de


la empresa, conexo con el empleo de materiales y bienes.

Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como.

Rendimiento por horas - máquina.


Rendimiento de la materia prima insumida por horas - Máquina o
unidadde producción.
Capacidad de producción.
Porcentaje de rechazos internos y externos.
Capacidad ociosa.
Cantidad de combustible por unidad de energía producida.
Porcentaje de mezcla de arena y cemento.
Contenido de alcoholde una cerveza.
Porcentaje de transparencia del vidrio, etc.
También pueden reflejar calidad, a saber:

Durabilidad de una tela.


Peso de un papel.
Potencia del motor de un vehículo.
Capacidad de memoria de un ordenador personal, etc.

NORMAS DE COSTOS
Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de la

Empresa. Traducen los valores monetarios de los costos operativos, tales


como:

Costo directo o indirecto por unidad de producción'


Costos de venta por unidad producida'
Costó Por kilómetro de asfalto'
Costó de construcción por metro cuadrado'
Economicidad de la mano de obra'
Economicidad de los materiales, etc.'

NORMAS DE CAPITAL
Se relacionan con el capital invertido en la empresa y su relación activos'

Pasivos y resultados, tales como:

Rentabilidad operativa.
Rendimiento de la inversión.
Capital de trabajo.
Rotación de inventarios.
Ciclo de los inventarios.
Rotación de tas deudas comerciales'
Autonomía financiera, etc.

NORMAS DE INGRESO
Son expresiones monetarias de las ventas, tales como:

Ingresos Por áreas geográficas'


Ventas Promedio Por vendedor'
Ingresos por kilómetro recorrido'
Gastos por publicidad y las ventas por unidad'
Cumplimiento de Pedidos.
Devoluciones comerciales'
Porcentaje de quejas
incremento de la clientela, etc.'

NORMAS DE PROGRAMA
Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el

progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden de

hecho apreciaciones subjetivas de valoración, tales como:

Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que


dura la ejecución.
Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento.
Cumplimiento de las metas de ejecución de obras.
Cumplimiento del programa de vacunación, etc.

NORMAS INTANGIBLES
Son normas que no se expresan ni en términos monetarios ni unidades físicas.

Están referidos al capital intelectual de la empresa, tales como:

ACTIVOS DE MERCADO

La utilización de las marcas


La calidad de la clientela
El grado de fidelidad de /os clientes para con la empresa
La receptibilidad de los negocios
La existencia de reserva de pedidos
Los canales de distribución de la producción
Acuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.

ACTIVOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL:


El Know - How desarrollado por la empresa en sus operaciones.
Los secretos de fabricación utilizados
Las patentes aplicadas a la producción
Derechos de autor vigentes
Modelo de servicios, etc.

ACTIVOS CENTRADOS EN EL INDIVIDUO:

Pericia colectiva de los empleados y obreros


Capacidad creativa de /os funcionarios
La habilidad para resolver problemas
El liderazgo existente
Capacidad empresarialy de gestiÓn' etc'

ACTIVOS DE INFRAESTRUCTURA:

La cuttura emPresarialvigente
Los métodos de direcciÓn aplicados
La estructura financiera
Las bases de datos del mercado y los clientes
Los sistemas de comunicación existentes' etc.'

PARIDAD DE LAS NORMAS

No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento, ó


realización,óptimas,elauditordeberíadeterminarlosnivelesdeseadosquepodrían
alcanzar dicho rendimiento o realizaciÓn. verificar que las normas establecidas
sean las adecuadas'

En otras Palabras:

QUE PUEDE CONSIDERARSE COMO UNA ESPECTATIVA RAZONABLE O


PARIDAD DE BUEN DESEMPEÑO O REALIZACION?

para casi todas las normas la paridad existe el nivel "asequible" o "tolerable" de
rendimiento o realización. Por lo general, las divergencias que superan a los
niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o
ingresos' pero no lo son en casos tales como gastos. También hay
circunstancias especiales, como el coeficiente de producción de la línea de
montaje de una fábrica para el que solo puede haber un pequeño margen de
tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto con relación a la
norma.

Es por lo tanto importante reconocer que en los controles como en otros


aspecto administrativos, debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad' Por
ejemplo' una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo
previsto si se han presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para
hacer frente a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no
serán los anticipados, y así en casos similares.

Sin embargo, la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para


descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o
realización; en todo caso,si las condiciones son altamente adversas a un
desempeño o realización asequible o tolerable, corresponderá reajustar,
mejorar o cambiar la norma, estándar, procedimiento, etc.

Que es el efecto?

Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establecen entre la


"condición" y el "criterio" tiene generalmente una significación o trascendencia
positiva o negativa respecto de la actividad, función, operación, etc., con las
que están relacionadas. Esta comparación será identificada como: "Efecto".

El "Efecto" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera


persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificación o
acción correctiva para alcanzar el criterio o meta. En el informe, siempre que
sea posible, se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de
medida. Sin embargo, ciertos aspectos, como los cualitativos no pueden ser
expresados en tales términos. Él hecho de que no exista ninguna diferencia
entre la "Condicion" y el "criterio", constituye un hallazgo positivo importante,
especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de
un programa o actividad.

La importancia de un hallazgo de auditoria se juzga generalmente por el


"EFECTO".Si el informe de auditoría no presenta información sobre el efecto
real o potencial, el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es
muy importante. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe
considerarse el no incluirlo en el informe.

Que es la causa?

Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la "coNDlclÓN", o es el


motivo por el que no se cumplió el "cRitERio". La simple aseveración en el
informe de que e problema existe, porque alguien no cumplió las normas no
siempre es suficiente para convencer al lector.

Este enfoque simplista encasilla al auditor en la más superficial recomendación


de que "se cumplan las normas"; hecho que la mayoría lo sabe sin que se les
diga.

La existencia de un "Efecto" presupone la de una "CAUSA", en este caso "por


qué" de la divergencia, con cuya identificación se integra el esquema total de
desarrollo pleno 898de un hallazgo de auditoría.

RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO

En conclusión, los atributos de un hallazgo de auditoría y cada uno de ellos


son:

A TRIBUTO Pregunta asociada


CONDICION Cual es el hecho?
Que se encontró?
Que es lo que se percibió?
Que se captó?
CRITERIO Como debió ser?
Como debió hacerse?
EFECTO Cual es el impacto?
Que trascendencia tiene?
CAUSA Por qué sucedió?
Cual es la razón o razone?

CARACTERISTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITOR|A

Los hallazgos de auditarla deberán someterse a lo que calidad, Para el efecto


se propone un cuestionario características que deberían reunir, a saber;

Un hallazgo debería ser:

IMPORTANTE
¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la

empresa e incluido en el informe?

FUNDAMENTADO
¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los

papeles de trabajo?

OBJETIVO
¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal
punto
que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades?

SUFICIENTE
¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las
conclusiones establecidas?

CONVINCENTE

¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los


hechos presentados?

COMPLETO

¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y


plenamente desarrollados? No se pueden dar definiciones de cada una de
estas características, ya que están sujetas a la consideración de algunas
circunstancias en las que se practique el examen, dependiendo de su
significado, de la interpretación de esas circunstancias y del criterio del auditor.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE


AUDITORÍA

Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa,


el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante.
A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete
a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría.

Estos pasos son:

identificación de la deficiencia o debilidad.


identificación de los criterios aplicables.
Determinación del efecto y su importancia.
Determinación de la causa o causas.
Formulación de recomendaciones.
Validación de resultados.
El esquema anterior es el que corresponde al más importante de los papeles
de trabajo de la auditoría: la "Hoja Resumen". Este Papel de Trabajo, una
especie de sumaria que debe prepararse para cada hallazgo de auditorÍa como
paso final de su desarrollo. Este Papel de Trabajo esta estructurado en
secciones, una para cada paso del procedimiento antes mencionado, pudiendo
registrar cualquier otra información que se considere necesaria a los fines de
resumir los resultados y trabajo realizados a propósito de cada hallazgo. El
desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar
información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aún
necesarias. Es durante este proceso que el auditor conducirá su labor en
"Términos de lnforme", vale decir,pensando permanentemente que este
resultado habrá de ser parte constitutiva del informe.
Será conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al
cuestionario de control de calidad antes comentado.

identificación de la Deficiencia o Debilidad


Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de
evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y
establecer claramente el o los hechos que conforman la "condición".
Posteriormente, se debe confrontar con el "criterio". Al objeto de alcanzar una
conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la
empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen
diferencias de opinión o interpretación. Una deficiencia o debilidad, sobre la
que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o
excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente
seguro de sus conclusiones.

identificación de los Criterios Aplicables


El propósito de esta identificación es saber cuales serán los "criterios", o
niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así
cualquier subjetividad.

La existencia de "incrementos" definidos por los ejecutivos facilita en gran


medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. Sin embargo,
estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su
eficiencia y aplicabilidad. En caso de que la empresa no cuente con "criterios"
definidos, se deberán diseñar los mismos, con la activa participación de los
funcionarios involucrados en el examen.

Determinación de la importancia
Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores:

Características de la empresa
Difusión de la deficiencia o debilidad.
Efecto de la divergencia condición - criterio.
pensando permanentemente que este resultado habrá de ser parte constitutiva
del informe. Será conveniente que continuamente someta el hallazgo en
perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.

identificación de la Deficiencia o Debilidad


Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de
evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y
establecer Claramente el o los hechos que conforman la "CONDICIÓN"'
Posteriormente, se debe confrontar con el "criterio". Al objeto de alcanzar una
conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la
empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen
diferencias de opinión o interpretación' Una deficiencia o debilidad, sobre la que
existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o
excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente
seguro de sus conclusiones'

identificación de los Criterios Aplicables


El propósito de esta identificación es saber cuales serán los "CRITERIOS", o
niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así
cualquier subjetividad. La existencia de ,,criterios" definidos por los ejecutivos
facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la
evaluación. Sin embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis
para establecer su eficiencia y aplicabilidad. En caso de que la empresa no
cuente con "CRITERIOS" definidos, Se deberán diseñar los mismos, con la
activa participación de los funcionarios involucrados en el examen.

Determinación de la importancia
Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores:

Características de la empresa
Difusión de la deficiencia o debilidad.
Efecto de la divergencia condición - criterio'

CONVINCENTE
¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los

hechos presentados?

COMPLETO
¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y

Plenamente desarrollados?

No se pueden dar definiciones de cada una de estas características, ya que


están
sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practique el
examen, dependiendo de su significado, de la interpretación de esas
circunstancias y del criterio del auditor.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE Auditoría

Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa,


el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante.
A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete
a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría.

Estos pasos son:

identificación de la deficiencia o debilidad.


identificación de los criterios aplicables.
Determinación del efecto y su imponencia.
Determinación de la causa o causas.
Formulación de recomendaciones.
Validación de resultados.
El esquema anterior es el que corresponde al más importante de los papeles
de trabajo de la auditoría: la "Hoja Resumen". Este Papel de Trabajo, una
especie de sumaria que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como
paso final de su desarrollo.

Este Papel de Trabajo esta estructurado en secciones, una para cada paso del

procedimiento antes mencionado, pudiendo registrar cualquier otra información


que se considere necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajo
realizados a propósito de cada hallazgo.

El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar


información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aún
necesarias.

Es durante este proceso que el auditor conducirá su labor en términos de


lnforme", vale decir,pensando permanentemente que este resultado habrá de
ser parte constitutiva del informe. Será conveniente que continuamente someta
el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes
comentado.

ldentificación de la Deficiencia o Debilidad


Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de
evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y
establecer claramente el o los hechos que conforman la " coNDicion".
Posteriormente, se debe confrontar con el "cRiterio". Al objeto de alcanzar una
conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la
empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen
diferencias de opinión o interpretación. Una deficiencia o debilidad, sobre la
que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o
excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente
seguro de sus conclusiones.

identificación de los Criterios Aplicables


El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "criterios", o
niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así
cualquier subjetividad.

La existencia de "criterios" definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el


trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. Sin embargo, estos
indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y
aplicabilidad. En caso de que la empresa no cuente con "criterios" definidos, se
deberán diseñar los mismos, con la activa participación de los funcionarios
involucrados en el examen.

Determinación de la lmportancia
Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores

Características de la empresa
Difusión de la deficiencia o debilidad.
Efecto de la divergencia condición - criterio.
La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio
del auditor, ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales
como el tamaño, la magnitud de operaciones, los objetivos, la situación actual,
etc., de la empresa, como también el conocimiento que tenga de empresas
similares. Deberá considerar adecuadamente si la deficiencia es aislada,
difundida o repetitiva. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto
al "Efecto", pero estar muy difundida a lo largo de la organización o estar
sucediendo muy frecuentemente. A la inversa, no estar muy difundida ni ser
frecuente, pero por sí sola ser muy significativa.

La importancia de una debilidad está en función del "Efecto", que puede ser
cuantificable o no, efectivo o potencial, tangible o intangible, inmediato o
mediato, directo o colateral, etc. Cualquiera que sea su forma, tendrá que ser
ampliamente demostrado. Es también parte de este paso. Llegar a tener el
convencimiento de que la importancia asignada por el auditor a una deficiencia
o debilidad, es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa,
tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna
de las soluciones.

Determinación de la Causa
Determinar una causa es comprenderla en todo su alcance, lo que equivale a
obtener toda la información que le concierne, de tal modo que no parezca
superficial, sino detenidamente analizada. Si no se capta aproximadamente la
causa de una condición, será bastante difícil proponer recomendaciones firmes.
En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "cAUsA",
generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa
característica, aspecto por el cual, el auditor, debe aplicar ampliamente su
capacidad analítica para establecer su naturaleza. Determinar la o las
"CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación
adversa?. Las posibles respuestas tentativas, que deben ser profundizadas por
el auditor, abarcan asuntos tales como: error humano, deficiencias materiales,
fallas de maquinaria y equipo, inadecuada situación financiera, cambios en el
mercado, debilidades de organización, defectos funcionales, incorrección en las
mediciones, inconsistencia de los planes, etc.

Formulación de Recomendaciones
Las recomendaciones que correspondan deben formularse de manera objetiva,
señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como
resultado de su implementación.

La recomendación es propuestas deben contener, de ser posible, una


cuantificaron de los beneficios que se espera obtener con su implementación,
Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruentes
con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.

Validación de Resultados
Los hallazgos de auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones
formuladas, deben ser puestas en consideración de los ejecutivos, con el
propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y
garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptación del hallazgo y la
validez de las recomendaciones formuladas. Esta acción compromete y
garantiza la implementación de las recomendaciones, por parte los ejecutivos y
otros funcionarios de la empresa'

En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores


deben exponer las razones y características del hallazgo y justificar de manera
convincente los resultados obtenidos. De persistir la discrepancia, se debe
considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas, explicando las
causas de la misma.

CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORIA

siempre existe la posibilidad de cambios en la dirección o intensidad del trabajo


según como fue planificado inicialmente. Tal vez sea conveniente la ampliación
o reducción del alcance o quien sabe si hasta discontinuar la auditoría'
Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las
razones para tomar decisiones a este respecto, en función del conocimiento
más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones
preliminares, que podrían dar lugar a hallazgos significativos. Continuar con
una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un
hallazgo, depende de su importancia, de tal modo que vaya lográndose
justifique la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las
limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo
preliminar. Él desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a
ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las
evidencias e información recientemente obtenidas. cuando al profundizar el
examen una probable condición pierde progresivamente importancia hasta el
punto de no tener mayor significación, no queda otra alternativa que
discontinuarla, es decir, suspender la aplicación de recursos y cualquier otro
trabajo de auditoría. Sin embargo, tal decisión no debe ser adoptada
considerando en forma aislada la condición que se piensa discontinuar, ya que
tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir
adversamente en la empresa si son consideradas en conjunto. Por otra parte,
dependerá mucho de lo que el auditor, según los factores que decida tomar en
cuenta considere importante.

Anexo-.
Tema 9
EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

OBJETIVO:

Este capítulo desarrolla las características, contenido, atributos y las


responsabilidades en la preparación de los informe de auditoria operacional. Se
incluyen adicionalmente sugerencias para mejorar la redacción de estos
informes.

EL INFORME DE AUDITORíA OPERACIONAL

La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados


del

examen. En realidad el audltor operacional va comunicando los resultados de


su examen verbalmente durante todo el transcurso para obtener el punto de
vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos
de auditoría con ellos.

Un aspecto muy importante del informe es la cualidad que debe tener de ser
convincente al lector. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera
convincente y las conclusiones y recomendaciones deben inferirse lógicamente
de los hechos presentados. Los datos incluidos en el informe deben ser
suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos,
la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las
recomendaciones.

Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la


metodología de la auditoría para comprender su propósito, juzgar los méritos
del trabajo realizado y de sus resultados, y entender todas sus limitaciones
significativas.

Al incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las
razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el
informe. Expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar
el asunto materia de La auditoría y el aspecto del desempeño examinado y,
puesto que los resultados de la auditoría dependen de sus objetivos, que
hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a que se han
llegado.

El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo


cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa
examinada, en caso de ser diferente al punto de vista del auditor.
Una.presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor,
tendrá como resultado un informe que será mucho más aceptable a los
funcionarios de la empresa, y aumentará la posibilidad de la aceptación de las
recomendaciones.

El contenido del informe debe ser redactado en forma narrativa haciendo


comentarios sobre las actividades tendentes a mejorar las tres "Es" de la
auditoría operacional, y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones
correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna.

CARACTERISTICAS DEL INFORME

El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo con un formato que


facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo. Para alcanzar
eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría
es importante que cada informe, en lo posible, sea un trabajo preciso y
convincente, que merezca ser leído.

En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se


haya realizado para cumplir los objetivos de auditoría. En la medida que sea
aplicable, Se debe establecer la relación que existe entre la muestra revisada y
el universo, y el periodo bajo examen, especificar los tipos y fuentes de
evidencias utilizados y explicar los problemas relacionados con la calidad u
otros problemas con la evidencia. Se debe incluir una referencia a las
limitaciones impuestas al enfoque de la auditoria debido a las limitaciones de la
información o del alcance de la auditoría.

Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las


técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria
para cumplir con los objetivos de la auditoría. Esta explicación debe identificar
cualquier supuesto significativo que se haya usado al ejecutar la auditoría;
también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado,
describir los criterios e indicadores que fueron utilizados y, cuando se haya
empleado métodos de muestreo, explicar la forma como se diseñó la muestra y
las razones para su selección.

IMPORTANCIA DEL CONTENIDO

los incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para
merecer la atención de aquellos a quienes va dirigido. La utilidad y por lo tanto
la efectividad del informe disminuye con la inclusión de asuntos de poca
importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos
realmente importantes que se informan.

UTILADA Y OPORTUNIDAD

La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de


los objetivos buscados, los receptores del informe previstos y la clase de
información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos
determinados. El audltor debe estudiar la información o proporcionarla, desde
la perspectiva de los receptores del informe. Como el propósito es estimular
una acción constructiva al proporcionar información, los informes deben ser
estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios.

El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien
informada y razonablemente inteligente.

La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un


informe

cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde


al nivel de decisión como para considerar la información con relación a
cualquier acción que necesite efectuar.

Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se


originan en las fases de planeamiento, administración y análisis del trabajo. Las
demoras en el procesamiento del informe generalmente conciernen a
problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos
durante la fase de desarrollo del hallazgo.La integración del informe con las
fases de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría deben ayudar a
revelar estos problemas y facilitar su solución oportuna.

Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o


indebidos, desperdicio de recursos, operaciones o transacciones ilegales y
otras fallas en proteger los intereses de la empresa, deben ser comunicados
sin tardanza de modo que se puedan tomar decisiones de corrección oportuna.

EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACION SUSTENTORIA

Todos los procedimientos relativos a la preparación, revisión y procesamiento


de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no
contengan errores de hechos, lógicos o de razonamiento.

El requisito de exactitud esta basado en la necesidad de ser justos e


imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que
su contenido es digno de crédito. Una falta de exactitud puede ocasionar la
duda sobre la validez de todo el informe, de desviar la atención de lo esencial
del informe. Esta en juego la reputación profesional del auditor o la unidad que
preparó el informe.

Todos los datos, hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben


estar adecuadamente sustentados, con evidencia objetiva suficiente y
pertinente y estar contenida en los papeles de trabajo, para demostrar o probar,
cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su
exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir información sustentadora,
excepto la que sea necesaria para la presentación convincente. Sin embargo,
esta información debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar
disponibles.

Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales


en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las
respalden. En la mayoría de los casos, el ejemplo de una sola deficiencia no
puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de
acción correctiva.

CALIDAD DE CONVINCENTE

Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las


conclusiones y recomendaciones se deben inferir lógicamente de los hechos
presentados' Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para
convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos, razonabilidad de
las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.

Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los


funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y
para estimular la acción correspondiente.

OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA

Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara e
incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que
proporcione a los lectores una perspectiva adecuada. El objetivo es entregar
informes que Sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan
énfasis especial en los asuntos que necesitan atención.

El auditor debe, sin embargo, cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar


demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la
revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del
informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe
y tiene que incluir:

Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea


apropiado, él informe debe expresar claramente que et énfasis principal
de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente
requerían atención y de que no se efectuaron evaluaciones completas
de /as actividades u operaciones.
información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o
programas a /os que se refieren tos hallazgos. de manera que sirvan
para proporcionar unaperspectiva contra la cual se puede medir la
importancia de /os mismos.
Descripciones correctas y claras de /os hallazgos de modo que sea
factible evitarmalas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de
todos los comentariosobtenidos de funcionarios y la identificación de
todos los factores relevantes, aúncuando algunos sean contrarios a /os
hallazgos.
información no solo de /os aspectos deficientes sino también de los
aspectossatisfactorios de /as operaciones examinadas cuando sean
importantes y esténjustificadas en el alcance del trabajo. Esto no
significa que cuando hay algoinadecuado que informar, debe decirse
algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y
simple como sea posible. También es importante la claridad porque la
información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios que
no participaron directamente en el trabajo principal o en la preparación y
revisión del informe.

No se debe presuponer que los lectores tienen conocimientos técnicos


detallados. Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben
definir claramente. Los esfuerzos en el "estilo" deben estar dirigidos a que el
significado sea claro.

Para que haya claridad es necesario una organización adecuada del material
de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión
de conclusiones.

Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias
secciones-del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces el
evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan
organizado que, excepto por información incluida también en la Síntesis, todo
lo que tiene que decir sobre una materia dada está cubierto en alguna parte del
informe.

Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas gráficas, mapas,


etc.) para que el informe sea más comprensible y por lo tanto mas útil.

CONCLUSION
El informe no debe ser mas largo de lo necesario para comunicar la
información.

Demasiado detalle quita mérito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o


confundir y desanimar a los lectores.

En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente


que los informes que son completos y la vez concisos tienen mayores
probabilidades de recibir atención.

SUFICIENCIA

Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no


siempre es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre
los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un
entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar
representaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada.

Los informes deben incluir tanta información como sea necesaria, para
mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de
auditoría.

El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que
é1, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de
los hechos. Si tiene conclustones y opiniones que quiere que los lectores
conozcan, debe exponerlas claramente en lugar de dejarlas a que los lectores
las supongan.

TONO CONSTRUCTIVO

De acuerdo con el objetivo básico de mejorar la administración de las


actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de
la costumbre, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de
aceptaciÓn de los hallazgos y conclusiones.

Los títulos, capítulos y contenido general del informe deben ser enunciados en
términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros,
debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable y que esta
se puede lograr con eficiencia evitando el lenguaje que genera
innecesariamente acciones defensivas y de oposición. Aunque a menudo es
necesaria la crítica de la ejecución pasada, el énfasis del informe debe ser para
demostrar la necesidad de mejoras y cambios en la administración.

En resumen, los informes se deben preparar considerando los siguientes


aspectos:

Redacte en forma objetiva, sencitta, concisa y clara, evitando el uso


determinología técnica muy especializada.
lnctuya ta información suficiente de /os aspecfos significativos, pero evite
lospárrafos largos y complicados.
Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y <,etallada en /os
papelesde trabajo.
Asegure un contenido convincente y de tono constructivo.
Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una
emisión y entrega oportunas.
Confirme la exactitud de la información,
Conserve la estructura preestablecida.
Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.
ORGANIZACIÓN DEL INFORME

La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a


proporcionar y el propósito a servir. El mensaje básico o tema central debe
proporcionar la dirección y el propósito de todo el contenido del informe. Cada
palabra, oración, párrafo, sección o capítulo debe contribuir a la comunicación
efectiva del mensaje básico.

La información introductoria debe situar la escena, ofrecer la perspectiva y


guiar hacia el contenido del mensaje. El tipo y cantidad de información
dependen del mensaje que se va a dar.

Generalmente el mensaje básico necesita ser demostrado para ser


convincente. Puede ser necesario un ejemplo. El análisis de varios asuntos
complejos e interrelacionados puede ayudar también a los lectores a
comprender la importancia de una situación y la solidez de la posición del
auditor.

Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las


recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos"

Los comentarios o respuestas de |os funcionarios responsables de la entidad y


de las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los
lectores. Se deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones
junto con las evaluaciones del auditor sobre ellas.

Los lectores tienen derecho a conocer el alcance del trabajo, lo que se hizo y
donde se efectuó. Una breve referencia al enfoque y alcance ayuda a lograr la
aceptación de las conclusiones.

Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe.


Tales

subtítulos son, particularmente útiles a los lectores que desean recorrer


rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el
flujo de ideas expuesto.
El formato básico que se expone es lo suficientemente flexible para la
presentación del informe, así como para otro tipo de informes preliminares,
cuando sea necesario.

La estructura es como sigue:

1. Carátula.

2. Carta del informe

3. índice y Lista de Abreviaturas

4. Síntesis o Resumen

5. información introductoria

6. Capítulos de Comentarios sobre los Hallazgos (incluye Conclusiones y

Recomendaciones)

7. información Financiera Complementaria

(Cuando sea Apropiada)

8. Anexos

(Cuando sea Necesario)

9. Contra Carátula.

La Síntesis o Resumen del informe, puede publicarse en forma separada.

TÍTULO DEL INFORME:

El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para trasmitir el
mensaje del informe. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo
más importante de la auditoría o el resultado constructivo a lograr, a través de
una acción apropiada sobre los hallazgos.

A continuación se presentan algunas sugerencias para preparar títulos:

El titulo debe ser breve.


Sea tan específico o informativo como sea posible.
Use términos constructivos cuando sea apropiado.
No use palabras de relleno, tales como "estudio", "revisión", excepto
como últimorecurso.
No incluya información confidencial.
PRIMERAS HOJAS

La Carátula y la primera hoja del informa normalmente tienen idéntica


información
La segunda hoja presenta la carta del informe.

La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros
que lo conforman y el número de la página que les corresponde en el informe.

A continuación del contenido es aconsejable presentar una lista de definición


de las abreviaturas usadas en el informe. No se deben incluir abreviaturas de
uso corriente, sino aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del
informe mismo.

LA CARTA DEL LNFORME

Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel


de la empresa. Los asuntos que podría cubrir esta carta son:

identificación del informe, indicando el título y número.


Mención a la naturaleza y autorización del examen.
Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias
delinforme.
Referencia a que tanto los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
delinforme, fueron validados con los funcionarios afectados.
Dependiendo de la condición del auditor (interno o externo) la mención
de que sepracticará la correspondiente acción de seguimiento.
CAPÍTULO DE LA INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

El propósito principal de este capítulo es proporcionar al lector información


importante acerca de la actividad examinada y la naturaleza del examen. Esta
información servirá de base para una mejor comprensión y apreciación del
mensaje principal del informe. El material que se expone debe ser
relativamente corto.

El contenido de esta información es:

Antecedentes de /as operaciones o actividades examinada.


Alcance y naturaleza del examen.
Declaracionespositivas.
Principalesfuncionarios responsables.
A continuación se describe cada uno de los componentes de Ia información
introductoria:

Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas Una breve


información sobre el origen de la actividad, programa, etc., ayuda a situar la
escena para los hallazgos detallados y es de particular interés y valorpara
aquellos lectores que no están muy familiarizados con los antecedentes. La
información sobre el propósito necesitará algunas veces ser mas larga,
especialmente en los informes respecto a programas relativamente nuevos o
únicos. Sin embargo, debe ser tan breve como sea posible.
De una manera general deberá detallarse la información siguiente.

Debe indicarse claramente la naturaleza y características de la empresa,


fecha de inicio de sus actividades, y los propósitos se persiguen en
laevaluación, /os fines de la actividad, proceso, etc. Extraídos
normalmente de los documentos de creación de la empresa
Principales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo
especialénfasis en señalar la misión de la empresa.
Debe señalarse brevemente y en forma clara como está organizada
laempresa para desarrollar sus actividades.
De otro lado es conveniente que en esta información se enfatice cualquier área

que sea objeto de comentarios o recomendaciones hechas posteriormente en


el informe.

ALCANCE Y NATURALEZA DEL EXAMEN

El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y


naturaleza del trabajo de auditoría que sea necesario, para comunicar con
claridad los hallazgos del informe o para situarlos en la perspectiva adecuada.

El capítulo introductorio debe proporcionar normalmente:

Una identificación del período cubierto por el examen o la época en


queexistieron las condiciones informadas.Mención de la observación de
las normas de auditoría aplicables. Una identificación de /os lugares
geográficos específicos o áreas involucradas. Esta información influye a
menudo en el interés de /os lectores. El objetivo principal es identificar
los hallazgos individuales con /os lugares involucrados, en lugar de
indicar solamente el lugar donde se ha elaborado. Cuando sea
apropiado, se puede hacer una referencia a cualquier otro informe gue
se haya emitido sobre el mismo asunto.
una breve exposición de /os objetivos del trabaio, como antecedente
alconsiderar tos hallazgos informados. No se debe hacer referencia a
ningún objetivo que no esté comentado en el informe. En caso de un
trabajo a soticitud, con objetivos f4'ados, se debe exponer la razÓn para
la realización de un menor trabaio que el solicitado, cuando así
corresponda.
Una descripción breve del alcance del trabaio realizado, para posibilitarle
larápida comprensión o aceptación de los hallazgos.
Et informe debe incluir una breve descripción de la naturaleza y tamaño
de laactividad que se discute, como antecedente de /os hallazgos que se
informan. La información respecto a volumen, movimiento financiero o
recursos involucrados en el proceso o actividad, ayuda al lector a lograr
un perspectiva adecuada
El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a
conocer el alcance y naturaleza del trabajo, así como una indicación de la
cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos.

Las razones por las que se hizo gran parte del trabajo serán evidentes y no
necesitan ser expuestas, a menos que sirvan a un propósito específico. La
sección de alcance del examen debe ser diseñada para describir el trabajo
realmente realizado sobre el que se informa.

DECLARACIONES POSITIVAS

EI informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial


posible. Como durante el planeamiento y conducción del trabajo en la
información de auditoría, se enfatiza en asuntos que necesitan atención, podría
hacerse un esfuerzo consciente para mantener en el informe un equilibrio y
perspectiva adecuados.

PRINCIPALES FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Cada informe debe incluir los nombres, cargos y períodos de servicio de los
funcionarios principales responsables de las actividades examinadas.

CAPITULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS

La parte del informe de auditoría más extensa es la que comprende los


comentarios sobre los hallazgos de auditoría. Este capítulo, constituye el
mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la
presentación del informe.

Las características básicas de los informes de auditoría se relacionan


especialmente a las partes en que se presentan los comentarios sobre los
hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones.

Atributos de un hallazgo

Es importante asegurarse que toda la información necesaria para comunicar el


mensaje con efectividad ha sido reunida, y está disponible para el redactor del
informe.

El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de


comentarios sobre los hallazgos:

Título descriptivo

Los hallazgos de auditoria deben tener un título, que por sí solo identifique la
Naturaleza del problema, debe ser expresado en tono positivo y en algunos
casos Puede incluir el efecto, expresado en términos cuantitativos.

Introducción de la Conclusión
La conclusión es un resumen del hallazgo y debe ser expuesta al comienzo de
la sección o capítulo. Este resumen, el que raramente debe ser más largo que
un párrafo, proporciona al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido
deseable de perspectiva.

Atributos del Hallazgo

Esta sección es probablemente la más importante del informe, pues aquí es


donde el auditor trata de convencer al lector de la importancia del caso y de la
necesidad de tomar una acción.

Deben presentarse los atributos de cada hallazgo con el detalle suficiente para
convencer al lector de los motivos del caso. Además tiene que establecerse el
panorama o circunstancia que rodea al hallazgo, presentar hechos ilustrativos,
específicos o ejemplos que los respalden y proporcionar al lector suficiente
evidencia cualitativa de los tres atributos claves de todo hallazgo: Criterio,
Efecto y Causa.

Debe poner en conocimiento del lector lo que se ha encontrado inadecuado (o


en casos de comentarios sobre logros lo que se ha encontrado satisfactorio), el
efecto que tuvo (o que podría tener) y lo que lo causó; esta sección debe incluir
cualquier dato concerniente a la función, actividad o programa al cual se refiere
el hallazgo. Esto es necesario para situar la escena y establecer un esquema
básico del hallazgo.

Comentarios de los funcionarios responsables

Para presentar adecuadamente los hallazgos, el auditor debe reconocer y


evaluar los comentarios presentados por las personas responsables o
afectadas

Normalmente se debe solicitar que los funcionarios responsables presenten por


escrito sus opiniones respecto a los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones significativos.

En un informe que contenga múltiples hallazgos, tienen que presentarse dichos


comentarios y la evaluación del auditor sobre ellos, junto con cada hallazgo
pertinente en vez de presentar comentarios al final del informe en forma global.

Recomendación

De igual modo cada capítulo o sección debe concluir con la presentación de la


recomendación o recomendaciones, consideradas necesarias para mejorar o
cambiar las operaciones o actividades examinadas.

FORMULACION DE CONCLUSIONES
Las conclusiones de auditoría son opiniones profesionales del auditor, en base
de su examen. Son producto de su propio raciocinio. Su formulación se basa
en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva,
positiva e independiente sobre lo examinado. Las conclusiones son juicios del
auditor basados en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y los
comentarios de la entidad.

Las conclusiones forman una parte muy importante del informe de auditoría y
están basadas en realidades de la situación examinada. Los papeles de trabajo
respaldan las conclusiones y estas generalmente se refieren a irregularidades,
deficiencias o aspectos negativos encontrados.

FORMAS DE PRESENTACION DE LAS CONCLUSIONES

Como se mencionó anteriormente, las conclusiones son presentadas


conjuntamente con el texto del hallazgo. Un breve resumen de la conclusión
puede formar parte del título del capítulo o sección del hallazgo y su primer
párrafo. Se presenta la conclusión en forma más detallada después de haber
presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios.

Se redacta en el mismo estilo de los hallazgos. Se puede identificar la


conclusión como tal, por medio de un subtítulo que puede ser numerado en
orden correlativo de la presentación de las conclusiones a través de todo el
informe.

PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

Las recomendaciones del auditor para mejorar o cambiar las operaciones y/o
actividades auditadas, son sin lugar a duda el producto más importante del
informe de auditoría .Debido a esta importancia deben ser claramente
identificadas en los capítulos de comentarios.

También es útil para fines de referencia asignar un número correlativo a cada


recomendación en el orden de su presentación, a través de todo el informe.

Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones


prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de
mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad.

Al formular las recomendaciones, el auditor debe incluir brevemente el


contenido de leyes, reglamentos, directivas, etc., que por su mandato deben
cumplirse. No es suficiente solamente mencionar la disposición por título o
número ni únicamente limitar la recomendación a que debe cumplirse, sino
explicar lo que se debe hacer.

Los informes que contienen recomendaciones constructivas, pueden hacer


mucho para alentar la conducción de mejoras o cambios en las actividades de
la empresa. Al exponer una recomendación y describir lo que se pretende
hacer, da como resultado informes más provechosos y enfoca la atención en lo
que aún necesita hacerse.

Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al titular de


la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto, de tal manera
que pueda tomar la decisión.

Deben incluirse recomendaciones en los informes cuando el trabajo indique


que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir. Deficiencias,
aún si las acciones correctivas han sido iniciadas al momento de elaborar el
informe, pero aún no terminadas a la conclusión del informe.

Algunos problemas revelados en la auditoría pueden tener varias posibles


soluciones alternativas, ninguna de las cuales es superior a la otra. En estos
casos deben presentarse las ventajas y desventajas de las diferentes
soluciones, en vez de tratar de solucionar un problema específico.

CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES

La importancia que va a conceder un lector a una recomendación y el


respectivo hallazgo, dependerá principalmente de la envergadura de las
explicaciones y las consecuencias prácticas experimentadas y potenciales en
cuanto se oponen a los conceptos teóricos. Por lo tanto, es importante señalar
las ventajas prácticas de las recomendaciones y de proyectarlas para obtener
los mejores beneficios posibles. La acción que se recomienda es para que se
tome a la brevedad posible; las bases expuestas para la recomendación deben
señalar claramente las consecuencias de una demora (por ejemplo, continuas
pérdidas, desperdicio, etc.). Cuando un informe tiene que ver con deficiencias,
las recomendaciones deben estar diseñadas a corregir las causas principales
de las deficiencias y a lograr un ajuste en los casos específicos que se han
identificado. De esta manera se incrementan bastante los beneficios del
trabajo. Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las
causas básicas, solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar
recomendaciones efectivas.

Algunas veces, el auditor podría determinar defectos estos procedimientos o


controles qué si no se corrigieran podrían resultar en desperdicio o pérdidas.
Como auditor debe estar siempre alerta a la necesidad de reforzar el control
como una medida de protección y que las recomendaciones bajo tales
circunstancias sean apropiadas. debe de las recomendaciones en el informe
Como previamente se indicó, las también recomendarse cambios o mejoras en
las prácticas o procedimientos de la entidad cuando el trabajo indique que se
necesitan tales acciones para lograr mayor eficiencia y economía en las
operaciones. presentación recomendaciones son presentadas conjuntamente
con el hallazgo y las conclusiones pertinentes, normalmente al final del capítulo
o sección referente al hallazgo, identificando la recomendación por medio de un
subtítulo descriptivo y asignando a cada recomendación incluida en el informe
un número correlativo en el orden de presentación.

IDENTIFICACION DE LAS RECOMENDACIONES SUSTANCIALES

Cuando el auditor cree que se debe efectuar una acción sobre la base de sus
hallazgos, el informe no debe dejar duda en la mente del lector de que está
haciéndose una recomendación sustancial. Esto es importante, especialmente
en las recomendaciones a los titulares de las entidades. Por esta razón y para
ayudar a los directores a ubicarlas se deben presentar las recomendaciones
bajo subtítulos que las identifique como tales. Deben utilizarse Siempre la
expreSión "recomendamos que, etc.", en el Cuerpo del informe para
recomendaciones sustanciales. Si el auditor considera que el ejecutivo debe
hacer algo, debe recomendar que él lo haga. En las cartas que envían copias
de los informes a funcionarios, debe utilizarse el térrmino "estamos
recomendando, etc."

IDENTIFICACION DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR

El informe debe establecer siempre el funcionario de quien se espera que actúe


acerca de las recomendaciones. Esto puede hacerse ya sea en el título que
precede la recomendación o en Ia recomendación misma. Para enfocar la
atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el
estudio de la acción recomendada, se debe identificar al funcionario de la
organización que debe llevar a cabo la acción.

CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES

En razón de la importancia de las recomendaciones el auditor debe hacer un


esfuerzo especial para asegurarse que el lenguaje usado en su exposición sea
claro y no sea susceptible de ser mal interpretado. Las recomendaciones
deben ser expuestas en oraciones afirmativas, simples y estar libres de
ambigüedades o calificaciones innecesarias.

SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES

Las recomendaciones siempre deben ser constructivas y se deben considerar


los siguientes aspectos:

Sea fan específico como fuere posible, evite recomendaciones


muygenerales.
No limite la recomendación a que simplemente se cumplan /as
disipacioneslegales.
No recomiende acciones ya tomadas completamente.
identifiqué la persona que debe tomar la acción correctiva.
Evite et uso de lenguaje extremado tales como "inmediatamente",
"sindemora", etc.
incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o
suobjetivo.
No introduzca nuevo material, pensamiento o información que no haya
sidodesabollado en el texto del comentario sobre el hallazgo.
Considere el factor costo-beneficio de cada recomendación.
Sea positivo y constructivo.
Sea /o más breve posible
identifiqué la recomendación como tal.
ANEXO AL INFORME

La inclusión de anexos es algo que debe ser debidamente considerado por el


auditor. Estos contienen necesariamente informaciones relacionadas con los
asuntos tratados en el cuerpo de informe, que van a permitir aclarar al lector los
aspectos técnicos incluidos en el mismo. Cuando estas informaciones son
necesarias a manera de apéndice, están ubicadas al final del informe, debiendo
incluirse solo en casos necesarios.

Como todo el informe, los anexos deben ser presentados por el auditor de
manera clara, accesible al lector, sin abundar en terminologías técnicas,
excepto en los casos en que se deban adjuntar informes técnicos completos de
exámenes especializados.

FORMATO DE LA SINTESIS DE INFORME

El formato del informe de auditoría es flexible con respecto a la presentación de


un resumen de su contenido, para la revisión rápida por personas que desean
un conocimiento general de los resultados del examen.

La síntesis tiene la ventaja de presentar, para revisión rápida por parte del
lector, los resultados principales de la auditoría. Generalmente se la prepara
para informar a personas importantes que no disponen del tiempo suficiente
para leer Íntegramente él informe y para motivarlas a tomar las acciones
correctivas necesarias. Los funcionarios importantes también pueden utilizarla
para realizar la lectura selectiva del informe al escoger en base de las síntesis
o resumen las partes de interés principal. Por tal motivo deben incluirse
referencias y observaciones pertinentes a cada conclusión y recomendación.

El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil


a sus posibles lectores o usuarios, especialmente los que podría tener un
conocimiento tan limitado de las actividades o programas que no podrían
comprender totalmente una simple lista de conclusiones y recomendaciones.
La inclusión de la sintesis en los informes mejora la comunicación con los
usuarios de los mismos y elimina la necesidad de que otras personas preparen
una sinopsis o resumen de su contenido con el riesgo de posibles
malentendidos.

Como es probable que muchos de los receptores de los informes verán solo la
síntesis, es importante que este presente un resumen del contenido principal
del informe en forma clara y comprensible.

La síntesis debe presentar en forma exacta, justa y clara lo más importante del
informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones, No debe
presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar
énfasis indebido a partes menos significativas del mismo.

La síntesis cuando es incluida dentro del informe, debe seguir a la carta del
informe.

La estructura de la síntesis puede ser la siguiente:

Estructura de la síntesis

1. Encabezamiento.

2. Hallazgos y conclusiones principales.

3. Recomendaciones Principales.

4. Comentarios y/o acciones tomadas por la entidad

5. Asuntos imponentes no resueltos.

ESTILO DE LA SINTESIS

A continuación se dan algunas sugerencias para preparar la Síntesis:

Use la construcción gramatical en tercera persona.


Use oraciones y párrafos cortos.
Use palabras simples, pero no repita literalmente el lenguaje usado en
elcuerpo del informe. No use términos técnicos.
Use frases que califiquen. Pero no exagere.
Use so/o abreviaturas bien conocidas y familiares.
Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar.
Haga uso liberal de referencia a páginas del informe para encaminar a
los lectores a tos detalles de /os hallazgos, conclusiones y
recomendaciones yalos comentarios y/o acciones de la entidad.
USO DE AYUDAS VISUALES EN EL INFORME

Las fotografías, cuadros, gráficos y mapas, pueden a menudo presentar los


asuntos de un informe en forma más clara y enérgica con relación a lo que
pueden hacer las palabras o tablas. Tales ayudas visuales pueden ser
especialmente útiles para enfatizar los puntos centrales del informe y para
reducir el monto de detalle necesario en el texto. Al ejecutar los programas de
auditoría, los miembros del equipo deben considerar la obtención de ayudas
visuales para respaldar los hallazgos de auditoría y para utilizarlos en los
informes. Los miembros del equipo mientras desarrollan el trabajo de campo
están en la mejor posición para obtener fotografías u otras ayudas a medida
que el trabajo progresa. En la preparación y revisión de los informes, los
auditores deben estar alertas, para determinar el valor que podrían tener las
ayudas visuales para identificar, aclarar o enfatizar un asunto particular o
hallazgo. En algunos informes, se pueden usar fotografías para enfatizar un
punto particular y en otros para ilustrar, por ejemplo, un asunto que se discute.
No existe objeción a que los miembros del equipo de auditoría estén incluidos
en las fotografías, pero ellos no deben ser nombrados en los informes.

En algunos casos, puede ser apropiado referirse en la sÍntesis del informe a las
ayudas visuales más significativas o importantes contenidas en el informe.
Cuando se obtengan ayudas visuales de otras fuentes, estas deben ser
nombradas ya sea en el texto o en tipo pequeño debajo de las ilustraciones.

Se debe:

Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el


comienzo deuna auditoría, especialmente cuando se encuentra en el
lugar de trabajo.
Buscar oportunidades para hacer que un informe sea mas claro y
sucinto,mediante el uso de ayudas usuales,
Colocar todas /as ayudas visuales cerca del asunto con el cual
relacionan enEl texto.
Usar ayudas visuales de naturaleza general (especialmente mapas) en
lasprimeras páginas del informe. Esto ayuda at lector a conocer donde
este desdeel principio.
Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea
posible; si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la
fotografía, si el asuntoes pequeño use una regla, moneda o sujeta papel.
Consiga información en la fecha en que se toma la fotografía,
parapropósitos deltítulo.
usar siempre un título para explicar que es los que hay en la fotografía.
El títuloideal es completo Pero no largo.
No se debe:

Principiar sobre la base de "terminemos el informe" y después


busquemos algopara ilustrarlo.
Destacar algo que no se explica en el título de una fotografía'
usar gráficos u otro material con un detalle tan diminutivo que no pueden
serleídos o comprendidos fácilmente.
Los cuadros y gráficos generalmente se hacen en tamaño grande y se reducen
para la impresión. En algunos casos, ellos podrían ser demasiado chicos para
ser efectivos cuando se reducen a una página normal. En tales casos deben
ser impresos como páginas de centro (dos páginas frente a frente en el centro)
cuando sea posible.

RESPONSABILIDADES DE LA REDACCION Y REVISION DEL INFORME

La redacción del informe debe hacerla el auditor jefe del equipo de auditoría
que realizó el examen, pero también comparten esta responsabilidad los
auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador
del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad, quien aprueba
el informe y es responsable por el contenido de todo el informe.

Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión
y es la siguiente:

¿Cubre el examen el propósito de la auditoría?


¿Es necesario expresarlo de esa manera?
¿Comunica a la administración lo observado?
¿Cumplen tos hallazgos con /os atributos que los caracterizan?
¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos presentados?
¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles,
prácticas yeconómicas?
¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda?, ¿Es adecuada?
¿Son actuales los hechos que se presentan?
¿Entenderá la administración el informe?
¿Puede expresarse con mas claridad?
¿Se dejó de decir algo y puede incluirse?
¿Es un resultado profesional?
¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicables?
¿Es correcto, completo y bien presentado?
¿Están los hallazgos expresados en forma objetiva, clara y sencilla,
debidamenterespaldados en /os papeles de trabajo?
¿Es el informe conciso, pero suficientemente completo para ser
entendido?
¿indica /as causas fundamentales de las conclusiones para facilitar la
accióncorrectiva?
¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada?
¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el
caso lo requiere?
Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser
mencionados?
¿Ha hecho, el auditor jefe del equipo, uso suficiente de la autoridad
conferida para efectuar el examen?.