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Cuerpo General

Auxiliar de la
Administración
del Estado
Temario. Volumen 2
Marzo, 2017

Febrero, 2018
Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado. Temario. Volumen 2

Se ha actualizado el Tema 16.


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Tema 16
Concepto de documento,
registro y archivo. Funciones
del registro y del archivo. Clases
de archivo y criterios de ordenación
Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

Índice esquemático

1. Concepto de documento
1.1. Un poco de historia
1.2. Definiciones de documento
1.3. Elementos esenciales del documento

2. Concepto de Registro
2.1. Clases de registros
2.2. Contenido de los registros
2.3. Derecho de acceso a documentos y archivos

3. Concepto de Archivo

4. Funciones del Registro y del Archivo

5. Clases de Archivo
5.1. Archivos de oficina o gestión
5.2. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos
públicos dependientes de los mismos
5.3. Archivo intermedio
5.4. Archivos históricos

6. Criterios de ordenación
6.1. Tipo de ordenación
6.2. Ordenación cronológica
6.3. Ordenación alfabética
6.4. Ordenación numérica

7. Glosario

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

1. Concepto de documento
El diccionario de la lengua española (www.rae.es), proporciona los siguientes
significados de la palabra Documento:
a) Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho,
principalmente de los históricos.
b) Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo.
c) Cosa que sirve para testimoniar un hecho o informar de él, especialmen-
te del pasado. (p. ej. un trozo de tela puede ser un resto arqueológico).
d) Instrucción que se da a alguien como aviso y consejo en cualquier ma-
teria.
En el significado de la palabra “Documento” se pueden incluir, por tanto, la
variada relación de objetos fabricados por la humanidad, los cuales nos enseñan
algo, proporcionándonos una información determinada, cualesquiera que sea
el material sobre el cual se fija esa información que transmite. Ejemplos de do-
cumentos son: libros y todo tipo de material manuscrito e impreso, fotografías y
películas cinematográficas, DVDs, CDs, sellos, medallas, cuadros, esculturas, etc.
Todos estos ejemplos de documentos, tienen tres elementos comunes:
–– Un soporte material: papel, metal, tela, piedra, etc.
–– Un procedimiento por el cual la información se fija en el soporte: escritu-
ra, impresión, aplicación de colores, grabaciones, etc.
–– Un contenido concreto, que es la información que contiene el documen-
to: la representación de un paisaje en un lienzo, la plasmación en una
escritura notarial de un contrato de compra-venta, la reproducción de
una obra musical, la grabación de un programa informático, etc.
Éste concepto amplio y genérico de documento es necesario concretarlo y definir-
lo para acercarnos al documento objeto de nuestro estudio: el documento de archivo.

1.1. Un poco de historia


La palabra “Documento” deriva del sustantivo latino “documentum” y éste
a su vez del vebo “docere” que significa enseñar. En un sentido amplio, el do-
cumento es todo objeto material que enseña algo, que sirve para representar a
otro; es una imagen, una representación elaborada por la persona, que muestra
y conserva el testimonio de la actividad humana.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

1.2. Definiciones de documento


Documento es a los efectos normativos, toda expresión en lenguaje conven-
cional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogidas en cual-
quier tipo de soporte material.
El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el
Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administra-
ción General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso,
define en el Artículo 2 del Capítulo I lo siguiente:
–– Documento de archivo: ejemplar en cualquier tipo de soporte, testi-
monio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas,
públicas o privadas.
–– Documento electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos, se entenderá por documento electrónico la informa-
ción de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un so-
porte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identi-
ficación y tratamiento diferenciado.
Actualmente, el concepto de documento es más amplio y se trata en el ám-
bito de las Ciencias de la Información. Otra definición elemental y básica de
documento sería:
“Todo soporte de información que trata de enseñar algo a alguien, todo elemen-
to de información fijado sobre un soporte material o toda expresión del pensamiento
fijada materialmente y susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba”.
Según la Norma ISO 5127/1-1983 (PNE 50-113/1), documento es:
“Información registrada que puede considerarse como una unidad en un pro-
ceso de documentación”.

1.3. Elementos esenciales del documento


Todo documento se caracteriza por contener los siguientes elementos o ca-
racterísticas:
–– Es un objeto físico tangible que sirve de soporte de información.
–– Contiene información o un mensaje que transmite, comunica.
–– Forma parte de un proceso de documentación o sistema de información
al cual pertenece. Aislado no tiene ningún valor, deben estar ubicados
o en un contexto histórico o en un sistema informativo o tener un valor
probatorio específico.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

2. Concepto de Registro
El diccionario de la lengua española (www.rae.es), proporciona, entre otros,
los siguientes significados de la palabra Registro:
a) Acción de registrar.
b) Lugar desde donde se puede registrar o ver algo.
c) Padrón o matrícula.
d) Lugar y oficina en donde se registra.
e) En las diversas dependencias de la Administración Pública, departamento
especial donde se entrega, anota y registra la documentación referente a ellas.
El Registro es un instrumento interno del archivo, cuya finalidad es controlar la en-
trada y salida de documentos, utilizando para ello libros de registro u otros medios dis-
ponibles, en donde será anotada y referida toda la documentación recibida y emitida.

2.1. Clases de registros


a) Registro general: consiste en anotar todas las comunicaciones, accio-
nes o documentos que se generen o reciban. Puede ser de dos tipos:
▷▷ Registro general de entrada: se realizará la anotación correspondiente
de todo documento (comunicación o acción) que provenga del exterior.
▷▷ Registro general de salida: Se realizará la anotación correspon-
diente de todo documento (comunicación o acción) que se emita.
b) Registro auxiliar: los órganos administrativos pueden crear en las unida-
des administrativas de organización otros registros con la finalidad de facilitar
la presentación de escritos y comunicaciones. Estos registros son auxiliares
de registro general, al cual comunicarán todas las anotaciones que realicen.
c) Registro de archivo: en donde se anotarán todos aquellos documentos
que hayan sido archivados.

2.2. Contenido de los registros


La información que debe constar en el registro, es la que sigue:
a) Número de inscripcion, siguiendo el orden temporal de inscripción.
b) Epígrafe explicativo de la naturaleza del documento.
c) Identificación del interesado o usuario.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

2.3. Derecho de acceso a documentos y archivos


El Real Decreto 1708/2011, en relación con el Art. 23, regula el derecho de
acceso de los ciudadanos a los registro y archivos.
Toda persona tiene derecho a acceder a los registros y a los documentos, que
formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre
y cuando tales expedientes se refieran a procedimientos terminados en la fecha
de la solicitud.
El acceso a documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las
personas, estará reservado ellas.
El acceso a los registros y a los documentos puede ser denegado debido a las
exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes.

3. Concepto de Archivo
El diccionario de la lengua española (www.rae.es), proporciona, entre otros,
los siguientes significados de la palabra Archivo:
a) Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
b) Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
c) cción y efecto de archivar.
d) Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora que
puede manejarse con una instrucción única.
e) Persona a quien se confía un secreto o recónditas intimidades y sabe
guardarlas.
La palabra archivo, proviene del latín “archivium”.
Ahondando en las definiciones presentadas por el diccionario de la Real Aca-
demia de la Lengua española y sumándole la reconocida por la Administración Ge-
neral del Estado, establecemos que archivo se refiere a cuatro acepciones distintas.
a) Archivo es el edificio, local o estancia en el que se custodian documentos
públicos o particulares, esto quiere decir que existen archivos no solo
oficiales si no también semipúblicos, comerciales o particulares.
b) Archivo es el conjunto de documentos y el mobiliario y elementos que los
contienen: carpetas, subcarpetas, dispositivos electrónicos, etc.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

c) La Administración reconoce la definición de archivo en el Art. 59.1 de la


Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español y en el Art.
2 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
d) Departamento u órgano especializado, denominado Servicio de Archi-
vo, cuya responsabilidad es recibir, clasificar, custodiar y facilitar docu-
mentos.
El archivo implica orden y método y conlleva la obligación de custodiar, pre-
servar y hacer accesible la información en él contenida.
El anteriormente mencionado Art. 2.1 del Real Decreto 1708/2011 dice:
“Se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos, o la reunión
de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, pú-
blicas o privadas. Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales
de descripción archivísticas, comprenden instituciones, personas y familias, que
reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las
colecciones de documentos”
Destacamos tres componentes fundamentales en la noción de Archivo:
I. La idea de Archivo surge como un proceso natural, ya que los docu-
mentos se generan o reciben como resultado del ejercicio de unas acti-
vidades concretas a lo largo del tiempo, como memoria de una gestión
determinada.
II. El principio de orden es esencial en el concepto de archivo, ya que
viene definido como “conjunto orgánico”, es decir sometido a una es-
tructura organizativa que no puede ser arbitraria sino que debe reflejar el
propio orden interno de la institución que origina el Archivo.
III. La doble finalidad de los Archivos por el servicio que prestan a la
Sociedad. En primer lugar los documentos archivísticos, en cuanto
que constituyen el testimonio o la prueba de un hecho determinado,
son utilizados en la gestión administrativa como suministradores de
antecedentes documentales; en segundo lugar, considerados como
soporte de información retrospectiva, resultan imprescindibles de
cara a la investigación histórica.

4. Funciones del Registro y del Archivo


Todo documento que entre o salga de la Administración debe ser registrado,
constatando con ello su entrada o salida del Archivo. La función principal del
Registro es facilitar la localización del documento.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

UNIVERSIDAD CENTRAL
Biblioteca Universitaria
ARCHIVO

RELACIÓN DE ENTREGA Hoja nº: 1 de

REMITENTE Fecha
transferencia

SERIE DOCUMENTAL:
Nº Fechas Signat.
Descripción
Caja extremas Archivo

El remitente Recibí
La jefa del Archivo

Fdo.: Fdo.:
Fecha....../......./.......

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

Otras funciones del Registro son:


a) Constatar que el documento ha sido parte o no de archivo de la entidad.
b) Informar sobre el destino final del documento.
c) Localizar el lugar donde se encuentra el documento.
d) Informar sobre los datos más relevantes del documento.
Las funciones principales del Archivo referidas a los documentos como ele-
mentos componentes de él son:
–– Recibir.
–– Conservar.
–– Servir.
Recibir consiste en la recepción, en las instalaciones del Archivo, de la docu-
mentación tramitada y recibida por la institución u organismo titular del Archivo.
Las distintas oficinas o dependencias productoras o receptoras de la documenta-
ción, deberán remitir para su custodia al Archivo, aquellos documentos cuya tra-
mitación se encuentre finalizada, a esta operación se le denomina: Transferencia.
Las transferencias pueden ser de dos tipos:
a) Ordinaria o Directa: es la realizada normalmente en archivos, como
acto final de todo procedimiento administrativo. Consiste en la recepción
de la documentación de tramitación concluida procedente de las diferen-
tes dependencias administrativas. Esta transferencia va acompañada de
la Hojas de Remisión de Fondos o relaciones de entrega, la cuales son
firmadas tanto por la parte que entrega la documentación como por la
que la recibe. Las Hojas de Remisión deben contener: fecha, número de
orden, descripción de cada uno de los documentos, vigencia administra-
tiva y referencia de localización.
b) Extraordinaria o Indirecta: la documentación ingresa en el archivo
mediante compra, donación, depósito o devolución.
Conservar es la función mediante la cual la documentación es custodiada y
mantenida en las mejores condiciones, garantizando su seguridad y orden. Todo
ello se lleva a cabo conforme a las siguientes medidas:
a) Asegurando la perdurabilidad material de los documentos manteniendo
y controlando las instalaciones del Archivo: estado de los edificios, ins-
talaciones eléctricas, equipos informáticos, estanterías, etc. aplicación de
medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción
o desaparición de los documentos, tales como: control de humedad y

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

temperatura, sistemas anti-incendios y antirrobo, aplicación de procesos


de desinfección, aplicación de medidas de salvaguarda informática, etc.
Restauración de documentos deteriorados. Reproducción o copias de se-
guridad de la documentación más significativa, deteriorada o consultada.
b) Aplicando los criterios y métodos de organización documental: clasifica-
ción y ordenación. Solo así podrá considerarse con propiedad que existe
realmente el Archivo y no un simple conjunto almacenado de papeles y
otros materiales.
Servir es la capacidad que posee el Archivo para facilitar información, tanto
a la propia organización o Administración como a la Sociedad en general. En el
desarrollo de esta función se engloban las siguientes actividades:
a) Descripción de los fondos documentales integrados en un Archivo, me-
diante la elaboración de guías, inventarios, catálogos, índices, etc., los
cuales facilitarán el acceso y conocimiento apropiado de la documenta-
ción a los usuarios.
b) Comunicación de la información contenida en los documentos a los
usuarios autorizados o a la sociedad en general (p. ej. el archivo de un
Ayuntamiento o una hemeroteca).

5. Clases de Archivo
Los Archivos de Sistema de Archivos de la Administración General del Esta-
do, atendiendo al ciclo vital de lo documentos se clasifican en:
a) Archivos de oficina o gestión.
b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos pú-
blicos dependientes de los mismos.
c) Archivo intermedio.
d) Archivos históricos.

5.1. Archivos de oficina o gestión


Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades adminis-
trativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos
a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez con-
cluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transfe-
rencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos
establecidos durante el proceso de valoración.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

Sus funciones son:


–– Apoyar la gestión administrativa.
–– Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
–– Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
–– Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo esta-
blecidos en el correspondiente calendario de conservación, elaborado
de manera conjunta con el Archivo central, una vez agotado su plazo de
permanencia en la unidad productora.
–– Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia
al Archivo central

5.2. Archivos generales o centrales de los Ministerios y


de los organismos públicos dependientes de los mismos
Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para
la custodia de los documentos, un vez finalizada su tramitación y transcurridos los
plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.
Sus funciones son:
–– Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de ges-
tión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las uni-
dades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conser-
vación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo
con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.
–– Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro
de clasificación.
–– Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y
nacionales de descripción archivística.
–– Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las co-
rrespondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación
permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido
por la normativa vigente.
–– Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, un
vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuer-
do con los calendarios de conservación aprobados.
–– Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archi-
vo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

–– Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de


serie objeto de cada una de las transferencias.
–– Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño o im-
plementación de los sistemas de gestión de los procedimientos adminis-
trativos tramitados en soporte electrónico.

5.3. Archivo intermedio


El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los do-
cumentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y
sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo estableci-
do en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración,
adscrito al Ministerio de Cultura, es el archivo intermedio de la Administración
General del Estado, según la normativa vigente.
Sus funciones son:
–– Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Cen-
trales de los Ministerios.
–– Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de
documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los pre-
ceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legisla-
ción vigente.
–– Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conversación
permanente y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
–– Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de
elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo
propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente
de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la nor-
mativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no
hayan recibido previamente tratamiento archivístico.
–– Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conser-
vación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibi-
dos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión
de formatos.
–– Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las
agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las


normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
–– Llevar a cabo lasa transferencias preceptivas y periódicas de documentos
al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos
de descripción elaborados.

5.4. Archivos históricos


Los Archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia,
conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio his-
tórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la adminis-
tración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente
significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección
internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal ads-
critos al Ministerio de Cultura.
El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de a
Administración General del Estado.
Sus funciones son:
–– Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos des-
de el Archivo General de la Administración.
–– Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alterna-
tivos para garantizar la conservación de los documentos originales y fo-
mentar su difusión.
–– Establecer y valorar las estrategias que se puedan aplicar para la conser-
vación a largo plazo de lo documentos y ficheros electrónicos recibidos,
tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de for-
matos.
–– Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la
Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especial-
mente de la unidades documentales, conforme a las normas internacio-
nales y nacionales de descripción archivística.
–– Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio docu-
mental custodiado.
En el ámbito de los servicios periféricos de Estado, desempeñan idénticas
funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos
Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de
Gobierno.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

6. Criterios de ordenación
La ordenación consiste en unir los elementos (documentos) dentro de un
conjunto (la serie documental), de acuerdo a una unidad – orden establecida
de antemano. la ordenación relaciona los documentos entre sí y proporciona
a cada uno de ellos una situación determinada (un número de orden), dentro
de las unidades de instalación, es decir, dentro de los legajos, libros o cajas que
contienen documentos.
En el trabajo archivístico, una vez establecida la clasificación de los documen-
tos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la
entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos inte-
grados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro
de su serie, tendrá una localización determinada en relación a los otros de su
misma serie en función del tipo de unidad-orden seleccionada.

6.1. Tipo de ordenación


Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la uni-
dad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y
los tipo de ordenación son los siguientes:
–– A la ordenación cronológica, le corresponde como unidad de orden la fecha.
–– A la ordenación alfabética, le corresponde como unidad de orden la palabra.
–– A la ordenación numérica, le corresponde como unidad de orden un
número.
La ordenación tiene como fin, facilitar al máximo la localización del docu-
mento, de la información contenida en él. Es habitual utilizar la combinación de
dos tipos de ordenación, dando lugar a la ordenación mixta.

6.2. Ordenación cronológica


Es la más utilizado en la organización de Archivos, debido a que puede apli-
carse a diversas series documentales, independientemente de su contenido. La
fecha de redacción del documento es un datos concreto para facilitar su identifi-
cación y localización. Encontramos tres tipos de fechas o datas:
I. Cronológica. Sitúa a los documentos en el tiempo concreto de su redac-
ción (año, mes, día). Si en el documento no figura una cronología expre-
samente indicada, pero mediante su contenido es posible establecer una

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

fecha aproximada, obtendremos la data archivística, la cual será indicada


entre corchetes.
II. Tópica. Sitúa al documento en un lugar concreto de su redacción. Si, como
en el caso anterior, la data tópica no se encuentra indicada sino que es posi-
ble establecerla por su contenido, la fecha será indicada entre corchetes. En
cualquier caso es una fecha secundaria respecto a la cronológica.
III. Histórica. El documento es situado en el tiempo en relación con un
hecho histórico determinado.
Las características de la ordenación cronológica son las siguientes:
–– La data cronológica para ordenar documentos se expresará: año, mes,
día (que suele ser el inverso al que figura en el propio texto del docu-
mento). Para documentos fechados en el mismo año, se recurrirá al mes
para ordenarlos, si éste último también coincide, se tendrá en cuenta el
día, si dos documentos tuvieran la misma fecha cronológica, se tendría
en cuenta el orden alfabético del lugar de expedición.
–– La ordenación cronológica se hará sobre el estilo moderno de datación.
–– Cuando hay que ordenar unidades documentales complejas, por ejem-
plo los expedientes, las cuales se componen de varios documentos, la
referencia cronológica ha de hacerse a las fechas límite: fechas de inicio
y de resolución del expediente en cuestión. En una serie de expedientes
iniciados en el mismo año, se ordenarán cronológicamente atendiendo a
la segunda fecha, la de resolución.

6.3. Ordenación alfabética


Es la ordenación por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abece-
dario de las palabras elegidas como representativas de la información contenidas
en ellos. Según el tipo de palabra de que se trate, tendremos tres tipos de orde-
nación alfabética:
I. Si las palabras designan a personas, se denomina ordenación alfabética
onomástica. Las palabras se ordenan de la siguiente manera: primer ape-
llido, segundo apellido y nombre propio: García Fernández, Abelardo;
García González, Joaquín.
II. Si las palabras designan un lugar geográfico, se denomina ordenación
alfabética geográfica o topográfica: Álava, Alicante.
III. Si las palabras designan asuntos, temas o materias, se denomina orde-
nación alfabética de materias o temática: Auxiliares administrativos, ayu-
dantes de archivo.

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

6.4. Ordenación numérica


Es la ordenación en la que se sigue la serie natural de números. Este tipo de
ordenación se refiere tanto a la numeración de documentos dentro de una serie
de documental, como a la numeración de las unidades de instalación (legajos,
libros, cajas) en el depósito de archivo.

7. Glosario
Calendario de conservación: es el instrumento de trabajo fruto del proceso
de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los
documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección,
eliminación o conservación permanente y en su caso, el método y procedimiento
de selección, eliminación o conservación en otro soporte.
Ciclo vital de documentos: son las diferentes etapas por la que atraviesan los
documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedi-
miento establecido, o en su caso, su conservación.
Documento de archivo: ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de
las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
Documento electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de
22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se
entenderá por expediente electrónico la información de cualquier naturaleza en
forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato deter-
minado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Eliminación de documentos: consiste en la destrucción física de unidades o
series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en
que se sustenta la estructura de un fondo.
Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla.
Expediente electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de
22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se
entenderá por expediente electrónico el conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo
de información que contengan.
Metadato: se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las
características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electróni-

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Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

co cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos


electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destina-
da al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características,
con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la
interoperabilidad del propio documento.
Sistema archivístico: conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, cen-
tros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
Valoración documental: es el estudio y análisis de las características adminis-
trativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras
agrupaciones documentales.

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