0 évaluation0% ont trouvé ce document utile (0 vote)
36 vues2 pages
Los sistemas y procedimientos administrativos son importantes en la preparación y evaluación de proyectos porque pueden afectar significativamente los costos, la organización y la ejecución del proyecto. La selección de diferentes procedimientos administrativos, como la contratación externa de servicios versus la realización interna de tareas, influye en la estructura administrativa requerida y los recursos necesarios. La evaluación de alternativas de procedimientos administrativos es crucial para cuantificar con precisión los costos e impactos de un proyecto.
Los sistemas y procedimientos administrativos son importantes en la preparación y evaluación de proyectos porque pueden afectar significativamente los costos, la organización y la ejecución del proyecto. La selección de diferentes procedimientos administrativos, como la contratación externa de servicios versus la realización interna de tareas, influye en la estructura administrativa requerida y los recursos necesarios. La evaluación de alternativas de procedimientos administrativos es crucial para cuantificar con precisión los costos e impactos de un proyecto.
Los sistemas y procedimientos administrativos son importantes en la preparación y evaluación de proyectos porque pueden afectar significativamente los costos, la organización y la ejecución del proyecto. La selección de diferentes procedimientos administrativos, como la contratación externa de servicios versus la realización interna de tareas, influye en la estructura administrativa requerida y los recursos necesarios. La evaluación de alternativas de procedimientos administrativos es crucial para cuantificar con precisión los costos e impactos de un proyecto.
ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La correcta determinación de la cuantía de los recursos involucrados en la operación de la
unidad administrativa, obliga a definir en forma específica el nivel organizacional y los alcances concretos de las tareas que se deben realizar. Principal importancia se dará al sistema global de información que garantice la eficacia de la gestión administrativa. Lo anterior hace que en primer lugar deban identificarse los componentes funcionales de cada sistema y, en función de éstos, los recursos necesarios para asegurar su operatividad. De esta forma, será posible estimar los costos de operar cada sistema que se defina. La identificación del personal, su grado de calificación, la cantidad requerida y el costo de sus remuneraciones, permitirá calcular uno de los ítems de costos administrativos más importantes. La cantidad de personal administrativo, su status en la organización y las tareas específicas para desarrollar, permitirá determinar la infraestructura física requerida, la necesidad de equipos, mobiliario y maquinaria de oficinas, el consumo de materiales y, en general, cualquier recurso que demande el funcionamiento normal de la empresa. La información de costos asociados a la labor administrativa se puede obtener a través de antecedentes referenciales de proyectos cuyas características organizacionales y funcionales sean similares, a través de cotizaciones con los proveedores de productos (maquinarias de oficina, mobiliario, materiales de oficina, etcétera) y servicios (agua, energía, transportes, comunicaciones, etcétera). La información que no esté disponible, deberá obtenerse a través de una correcta definición de sus especificaciones técnicas y requerimientos mediante un estudio de mercado que posibilite cuantificar con la máxima precisión estos costos.
La importancia de los sistemas y procedimientos
administrativos en la preparación y evaluación de proyectos - I Al efectuar el estudio técnico del proyecto se determinó no tan sólo la inversión que la tecnología incorporada al proyecto requería para su implementación. Con- juntamente con la selección de la maquinaria y el equipo, se estableció la cantidad de insumos que ellos requerían, su almacenamiento y existencias óptimas, incluidos los espacios que son necesarios para ello, etcétera. De esta forma, el estudio técnico proporciona un sinnúmero de informaciones importantes que deben procesarse e incorporarse en el estudio evaluativo y que condicionan el tamaño, la localización, el financiamiento, la organización y otros aspectos. Del mismo modo, se ha señalado que los procedimientos administrativos pueden condicionar en forma importante al proyecto. Un ejemplo sobre la materia puede estar dado por un proyecto de construcción de un edificio, en donde el preparador y evaluador de proyectos establece procedimientos administrativos que pueden significar que la construcción del inmueble se entregue a un contratista por medio de una propuesta pública de construcción. La empresa constructora asume la responsabilidad total de entregar el edificio terminado y funcionando. Por otra parte, se establece que la publicidad para la venta se realice por una agencia de publicidad seleccionada a través de procedimientos que deben establecerse. La agencia de publicidad asume la responsabilidad total de la promoción de la venta del edificio. También, se podría haber convenido por contrato la venta total del inmueble mediante uno o más corredores de propiedades, a quienes se les entrega toda la responsabilidad en cuanto a mostrar el edificio, cerrar el negocio, proceder a la formalización de las escrituras de compraventa, percibir el valor que se paga al contado, tramitar el crédito bancario si lo hubiera, etcétera. Del mismo modo se podría haber determinado administrativamente la conveniencia de tener una empresa de arquitectura que asuma la responsabilidad de la confección de los planos y la supervisión permanente del proceso constructivo.
La importancia de los sistemas y procedimientos
administrativos en la preparación y evaluación de proyectos – II Algo similar se pudo haber hecho con una oficina de abogados a la que se le pudo haber entregado la plena responsabilidad de preparar todos los contratos que fueran necesarios para la ejecución de todas las tareas que se han mencionado, como también la preparación de los contratos de compraventa de las oficinas, bodegas, departamentos, locales comerciales y estacionamientos de que disponga el edificio. Por cierto que todo lo reseñado anteriormente con respecto al edificio podría haber tenido una dinámica absolutamente distinta. Así, se podría haber optado por un procedimiento administrativo que hubiera significado que la organización empresarial encargada de la ejecución del proyecto asumiera directamente parte o la totalidad de las funciones que podrían haberse entregado a terceros. Al proceder de esa forma, se está suponiendo que la administración del proyecto requerirá de una organización diseñada para hacer frente a las tareas que los procedimientos administrativo seleccionados conllevan. De esta forma, se podría haber optado por efectuar las adquisiciones de materiales por cuenta propia, contratar al personal y seleccionarlo con todas las connotaciones administrativas que ello significa, contratar a sueldo a uno o más arquitectos que serán los responsables arquitectónicos de la obra, a un ingeniero, a un abogado y así sucesivamente.
La importancia de los sistemas y procedimientos
administrativos en la preparación y evaluación de proyectos - III Todos los procedimientos indicados en los párrafos anteriores obligan a establecer una estructura administrativa que sea capaz de resolver eficientemente la multitud de problemas que esa organización lleva incorporados. Del mismo modo, se deberá estudiar el espacio físico que se requiere, el personal administrativo, el personal de apoyo, las oficinas, las instalaciones, el mobiliario, los vehículos, el sistema de control, la impresión de formularios, el despacho de correspondencia, el material de oficina, etcétera. La simple apreciación de todos los factores indicados demuestra que el utilizar una u otra alternativa de procedimientos administrativos para un mismo proyecto conlleva un proceso de cuantificación absolutamente distinto, que puede implicar serios cambios en los flujos al aplicar una u otra opción administrativa. Todo lo anterior demuestra la importancia decisiva que pueden tener los sistemas y procedimientos administrativos en la preparación y evaluación de proyectos.