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Organización y Método
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se
decida si se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta
Industrial, comercial ó de servicios.
Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a
limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio,
puesto que no existen puntos de comparación.
El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los cambios
estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los
métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de
trámites hasta la reforma total de la organización.
Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es
importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y
simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobre todo con la participación
del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica
adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el
estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una
investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y
visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las
técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de
solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar,
puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden
surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y
como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más
objetivos.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que
indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo,
especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde, cómo,
cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de
su elaboración e implementación.
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de
investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos,
datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones
sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:
El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto
de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio
del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se
realiza.
Recopilación de información
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente
sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas
de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer
medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.
Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la
investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La
elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de
la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo
de la visión y criterio del Analista.
Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es
importante cubrir con aquella información que permita:
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Organización y Método
Análisis de la información
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de
Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que
permita descubrir los problemas y establecer cuáles son las causas que impiden la
operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando
deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas
detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la
formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.
El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al
problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas
correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo
del área objeto de estudio.
Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse
en la siguiente secuencia:
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento
o situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del Analista pero no
debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:
¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿En dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Etc.
Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas
deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿ Por qué se hace
?, a partir de ese momento se iniciará el examen crítico de los datos y las nuevas
respuestas que se obtengan darán la pauta para la formulación de acciones de
mejoramiento. Esto será posible mediante la eliminación, combinación, cambio o
simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos
y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio, pero sobre
todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista
estará en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema
evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión
dentro del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos
disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la
formulación del programa para su implementación que determine las actividades que
deben desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del cronograma que
indique las fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del
programa, dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del
proyecto y de cada una de sus actividades componentes.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para
ello un informe que además de exponer las razones que fundamentan los cambios
propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas, cuadros y demás
instrumentos de análisis administrativos que se consideren elementos auxiliares para
apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretación
y análisis de las alternativas de solución.
Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser presentados
directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobación y en su
ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse
mucho empeño en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para
hacerla más atractiva.
El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de
Organización & Métodos al nivel gerencial y a las autoridades del área objeto de
estudio, para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su implementación.
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Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se
estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.
Implementación y seguimiento
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:
Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que
se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar
involucrado con los nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como base
los manuales e instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores
correctamente y adquiera el conocimiento mínimo necesario de las actividades que le
corresponderá desarrollar dentro del proceso total.
Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por
los nuevos métodos de trabajo es necesario incluir programas de información y
orientación sobre la naturaleza, propósito y bondades del nuevo sistema.
Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que
no es más que proceder a poner en operación el nuevo sistema, aplicando el método de
implementación que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades
programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e
instructivos respectivos.
El método instantáneo
El proyecto piloto
La implementación en paralelo
El método parcial o por aproximaciones sucesivas
Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por
sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente y desconocido para el
personal o exista alto grado de resistencia al cambio.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala
reducida, realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y
efectividad del sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus
desventajas no pueden generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es válido
para una parte del todo, lo es también para las partes restantes. Además generalmente al
proyecto piloto se destinan recursos fuera de lo normal y atención especial que no puede
ampliarse posteriormente a toda la organización.
Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el
cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin precipitaciones, también
permite que el personal que se encargará del nuevo sistema pueda familiarizarse con sus
nuevas atribuciones sin la presión de trabajar con la posibilidad de contener errores.
Pero su mayor virtud está en que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos
contra los métodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto.
Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que en ocasiones
requeriría más tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta aparente
desventaja se compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente controlado.
Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la eficacia
de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las características
particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y análisis debe quedar
a criterio del Analista de Organización & Métodos y de los responsables de dar
seguimiento y control a los cambios implementados.
presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas
correctivas lleguen a considerarse estrictamente necesarias.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario deben ser
adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La
experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial atención a la revisión
periódica de los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que
afectan en forma directa a la organización en general.