PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA

Portal Educação

CURSO DE
PROGRAMA 5S´s

Aluno:

EaD - Educação a Distância Portal Educação

AN02FREV001/REV 4.0

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 CURSO DE
PROGRAMA 5S´s

MÓDULO III

Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.

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 MÓDULO III

4 IMPLANTAÇÃO

4.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E RESPONSABILIDADES

Umas das atividades iniciais e mais importantes da implantação do

Programa 5S’s é a definição da estrutura organizacional que defina a posição da
equipe do Coordenador do Programa 5S’s. Para demonstrar que o Programa recebe
o apoio necessário para a obtenção do êxito esperado, o posicionamento da
Coordenação do Programa 5S’s deve estar ligado diretamente à alta-administração
da empresa. Dessa forma, fica claro e evidente o posicionamento favorável e o
apoio dos gestores à implementação e execução do Programa.
A figura a seguir apresenta o modelo de estrutura organizacional sugerida
para a gestão, implementação e manutenção do Programa:

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 FIGURA 19 – MODELO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO PROGRAMA
5S’s

Alta
Administração

Coordenador do Grupo
Programa Gestor

Média
Gerencia

AREA 1 AREA 2 AREA 3

Avaliador
es
FONTE: Elaborado pelo autor.

Considerando-se o modelo de estrutura organizacional apresentada, as

responsabilidades de cada setor ou designados para a operacionalização do
Programa devem seguir as seguintes definições:

 DIRETORIA

1. Envolver-se e se comprometer para que o programa obtenha os

resultados esperados;
2. Dar suporte a continuidade do programa;
3. Acompanhar a evolução do programa;
4. Indicar o Coordenador do Programa;
5. Indicar os membros do Grupo Gestor, juntamente com o Coordenador
do Programa;

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 6. Ajudar a difundir o programa por toda empresa;
7. Sensibilizar as chefias e colaboradores para participarem do programa;
8. Atuar como facilitador, dando suporte a melhorias;
9. Estabelecer critérios de premiação, quando necessário, em
concordância com a Coordenação do Programa.

 COORDENADOR DO PROGRAMA

1. Elaborar o Plano de Implantação do Programa;

2. Verificar a média mensal do programa
3. Reunir-se periodicamente com o Grupo Gestor para elaborar o Cronograma das
Avaliações, analisar o desenvolvimento do programa e propor as melhorias
necessárias;
4. Elaborar Relatório de acompanhamento do programa e apresentar à Diretoria;
5. Indicar juntamente com a Direção o Grupo Gestor;
6. Desenvolver ações de Marketing para implementação do programa.
7. Levantar as necessidades de treinamento referentes ao Programa, identificando
resistências internas e estabelecendo ações para superar estas resistências,
melhorando a participação das pessoas, de forma motivadora e persistente.
8. Acompanhar a implantação das ações de melhoria, propondo, quando
necessário, ações corretivas.

 GERÊNCIAS E CHEFIAS

1. Comprometer-se com o Programa;

2. Participar das atividades inerentes ao Programa;
3. Acompanhar Cronograma de avaliação de seu setor;
4. Orientar, coordenar e propiciar condições de melhorias no seu setor;
5. Participar na implementação de melhorias;
6. Facilitar a participação de seus colaboradores nas avaliações e no treinamento.

 GRUPO GESTOR

1. Elaborar o Cronograma das Avaliações analisar o desenvolvimento do programa

e propor as melhorias necessárias, juntamente com o Coordenador do Programa;
2. Determinar os Itens de Avaliação;

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3. Realizar reuniões para discutir as avaliações e obter as médias, geral da
empresa e por ambiente;
4. Servir de exemplo para os colegas.

 AVALIADORES

1. Avaliar e determinar o estado do ambiente conforme critérios preestabelecidos;

 DOS COLABORADORES

1. Cumprir rigorosamente normas e procedimentos adotados pelo setor e pela

empresa;
2. Participar dos Programas de Treinamento;
3. Acompanhar a Comissão de Avaliação no seu setor;
4. Propor no ato da avaliação sugestões de melhorias;
5. Sugerir melhorias para a evolução do programa.

4.1.1 Plano de Implantação

A implantação e manutenção do Programa 5S’s requer uma estrutura

organizacional simples para a coordenação e execução das atividades. O
Coordenador do Programa deve juntamente com os facilitadores setoriais elaborar o
Plano de Implantação.

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 FIGURA 20 – MODELO DE PLANO DE IMPLANTAÇÃO

FONTE: Elaborado pelo autor.

Ao elaborar um Plano de Implantação é importante definir regras e

responsabilidades que considerem “o que” deve ser feito, “quem” deve fazer,

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“quando” será feito, “onde” será feito e “como” deverão ser feitas as atividades
necessárias para a implantação dos 5S’s.

TABELA 7 – MODELO DE PLANO BÁSICO DE IMPLANTAÇÃO

O quê? Quem? Quando
Definir área piloto
Coordenação Jan-Fev
para a implantação
Capacitar às
Gerentes e
pessoas Mar-Abr
Facilitadores
Implantar o envolvidas

Programa 5S’s Divulgar as ações Gerência de

e os conceitos do Comunicação e Mai
Programa Marketing
Implantar o
Gerentes e
Programa nas Jun-Dez
Supervisores
demais áreas
FONTE: Elaborado pelo autor.

Dependendo do porte da organização, o Plano de Implantação pode ser

mais ou menos detalhado. A necessidade do nível de detalhamento deve ser
definida em consenso com a equipe responsável pela implantação do Programa
5S’s e o plano deve estar claro e compreendido por todos.

 HOUSEKEEPING – “DIA DA GRANDE FAXINA”

Denomina-se “Dia da Grande Faxina”, o dia dedicado ao início das

atividades do Programa. Nesse dia convidamos todas as pessoas do ambiente a
realizar os três sensos (utilização, organização e limpeza) de forma a eliminar não
conformidades aparentes relacionadas com o aspecto visual imediato, tais como,
caixa de papelão no chão, piso com manchas de tinta, paredes e janelas sujas, itens
desnecessários sobre mesas, etc.

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 No entanto, não devemos parar de atender aos nossos clientes para realizar
a faxina. Ninguém precisa saber que estamos iniciando um processo de melhoria, a
não serem as pessoas do próprio ambiente. Para não deixar de atender aos nossos
clientes, devemos planejar, da melhor maneira possível à execução das atividades,
programando quem vai fazer o que, os recursos e materiais necessários, etc.

4.1.2 Preparando o ambiente para a mudança

Uma das principais dificuldades da implantação de programas de Qualidade

Total nas Organizações está na necessidade da implementação mudanças
comportamentais, e no consequente surgimento da resistência a mudança. O
grande desafio é como demonstrar para as pessoas envolvidas a necessidade de
mudar, ou seja, qual a melhor resposta para a seguinte pergunta:

Porque mudar ??

As pessoas devem se sentir motivadas com as mudanças. Devemos apresentar

por meio de mecanismos de comunicação interna os ganhos reais gerados com a
implantação do Programa 5S’s. Registrem e apresentem sistematicamente a evolução
dos ambientes, por meio de fotos e imagens durante reuniões e em murais pelos
corredores.

Como motivar as pessoas ??

O que devemos ter sempre em mente é que, as pessoas somente mudam,

quando percebem um ganho real com a mudança. O significado do ganho real para
as pessoas é o entendimento de todos com relação aos verdadeiros benefícios

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gerados com a implantação do Programa 5S’s. Assim, um dos desafios da equipe
responsável pela implantação do Programa 5S’s é identificar os principais fatores
motivadores das pessoas e comunicá-los de uma maneira efetiva.
Ajustar o nosso foco é condição “sine qua non” para que possamos
identificar vantagens relacionadas ao Programa 5S´s, que possam ser
impulsionadoras de mudanças. Lembre-se que maneiras diferentes de se ver o
mesmo fato (Focos diferentes), levam a um entendimento diferente da mudança, e
aí o que é ganho para um pode significar perda para o outro, levando ao surgimento
da Resistência à MUDANÇA! A percepção destas diferenças é fundamental para o
sucesso da mudança.

 AS DIMENSÕES DA MUDANÇA

A implantação do Programa 5S´s deve ser vista como uma maneira de

gerenciar e que tem como objetivo atender a necessidade de investir na mudança de
comportamento das pessoas e na quebra de resistências que naturalmente ocorrem
em qualquer processo de mudança. Todo mecanismo da mudança exige três
elementos básicos:
a) Conhecimento;
b) Habilidades;
c) Atitudes.
O “conhecimento” pode ser conseguido por meio do treinamento. Porém o
conhecimento por si só, constitui informação que se perde em algum lugar do nosso
cérebro se não for devidamente assimilada.
Praticar o conhecimento significa ganharmos “habilidade”, e assim
assimilarmos de fato aquilo que aprendemos. De forma elementar não precisamos
de muito esforço mental para andar, falar, embora o processo de aprendizagem seja
longo e complexo. Somente conseguimos ganhar habilidade em andar e falar porque
os praticamos continuamente.
O terceiro elemento fundamental no processo de mudança e que constitui
sua alavanca é à vontade ou necessidade de mudar. A isto se denomina
desenvolver “atitudes” que predisponham à mudança. Em situações de crise, esse

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comportamento é despertado de forma instintiva. Em outras circunstâncias, ele
precisa ser induzido.
Com estes três componentes ativos o indivíduo caminha em direção à
mudança, adotando novos comportamentos, os quais são capazes de conduzir
outras pessoas a também adotarem estas mudanças. Por ser teoricamente muito
simples, as pessoas costumam não captar a sua abrangência, limitando seu alcance
ao mundo físico. Perde-se a grande oportunidade que o 5S’s oferece: mudar o
comportamento das pessoas, quanto aos hábitos e atitudes.

FIGURA 21 – GRÁFICO DE EVOLUÇÃO DO COMPORTAMENTO DAS PESSOAS

D MUDANÇA
I GRUPAL
F
I
C
U
L
D
MUDANÇA
A
INDIVIDUAL
D
TEMPO
E ATITUDE
S
HABILIDADE
CONHECIMENTO

FONTE: Elaborado pelo autor.

A implantação e manutenção do Programa 5S´s deve acontecer por meio da

aplicação de três dimensões: física, intelectual e comportamental. Sendo a parte
mecânica a mais fácil de entender e executar, muitas vezes, o programa se restringe
a ela. É importante que as três dimensões sejam bem compreendidas, para que
todas sejam trabalhadas.

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 A física (mecânica) está ligada às coisas materiais, aos objetos que nos
cercam. A intelectual, ou dos processos, diz respeito ao método utilizado para
execução da tarefa, à tecnologia aplicada. A dimensão comportamental está
diretamente atrelada às atitudes das pessoas. A forma com que reagimos a
determinadas situações e o nosso comportamento mediante as situações de
extrema pressão devem ser estudadas de modo que sejam utilizadas a favor do
Programa 5S’s. Estas três dimensões devem ser aplicadas de maneira integrada.

FIGURA 22 – AS 3 DIMENSÕES PARA A IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO

PROGRAMA 5S’s

INTELECTUAL

FÍSICA
COMPORTAMENTAL

FONTE: Elaborado pelo autor.

5 SENSIBILIZAÇÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

Sensibilizar consiste em “vender” o Programa, fazendo com que a Alta

Administração “compre” a ideia, passando a ser seu principal defensor dentro da
Organização. Para a venda do Programa devem ser apresentadas as principais
vantagens dos 5S’s, ou seja, que resultados podem ser alcançados com a
implantação do Programa. A seguir apresentamos alguns resultados típicos que
podem ser alcançados:

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 MELHORIAS DE LAYOUT:

Problemas de layout podem ser decorrentes do arranjo indevido de

equipamentos, móveis, materiais, causando dificuldades para execução das
atividades diárias, o que leva a uma consequente redução da capacidade produtiva.
A implementação do Programa 5S’s pode levar a uma análise e adequação de
layout, com melhoria do fluxo produtivo, redução de tempos relativos à
movimentação de materiais e liberação para atividades produtivas, de áreas
ocupadas com materiais desnecessários.

 MELHORIA DO AMBIENTE DE TRABALHO:

A implementação do Programa 5S’s pode levar a uma adequação do

ambiente de trabalho considerando aspectos relativos a:
 Iluminação deficiente causando dificuldades para leitura de
informações;
 Forte odor em áreas comuns;
 Vazamento de material químico ou substâncias tóxicas prejudiciais à
saúde;
 Ruídos incômodos ou estranhos ao ambiente;
 Temperatura demasiado alta ou baixa, causando desconforto às
pessoas e danificando equipamentos (de informática, por exemplo) na presença de
calor forte;
 Pó e poeira constantes ou ocasionais, dificultando a permanência das
pessoas no ambiente.

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 REDUÇÃO / ELIMINAÇÃO DE CONDIÇÕES INSEGURAS

A implementação do Programa deve considerar aspectos relativos à

segurança do ambiente de trabalho, tais como:
1. Inexistência de sinalização adequada em escadas, corredores e
passagens;
2. Pisos escorregadios;
3. Acessos bloqueados por acúmulo de materiais.
A simples eliminação destes aspectos leva a uma redução no número de
acidentes de trabalho, alguns inclusive com afastamento.

 MUDANÇA DE COMPORTAMENTO E ATITUDE:

Um dos aspectos mais fortes do Programa consiste justamente na mudança

gradativa de hábitos e costumes dos colaboradores, geralmente relacionados com:
1. Comunicação inexistente ou falha entre as pessoas da Organização;
2. Relacionamentos interpessoais que não se estabelecem de forma
harmoniosa e evolutiva;
3. Pessoas que não se apresentam de forma adequada quanto às suas
roupas e atitudes (incluindo áreas de segurança).
A motivação das pessoas, para a mudança de comportamento e atitudes,
deve ser considerada como RESPONSABILIDADE DIRETA DA ALTA
ADMINISTRAÇÃO (Shikari Yaro), e pode ocorrer de duas maneiras:

 POR MEIO DE UM MOTIVO:

O motivo geralmente está associado ao recebimento de algum tipo de
premiação (bônus salarial, troféus, citações, etc...). Geralmente tem efeito curto,
quando o motivo desaparece, a motivação também desaparece;

 POR MEIO DE UM EXEMPLO:

O exemplo deve vir de cima (Alta Administração). Tem efeito duradouro,
desde que o exemplo seja mantido!

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5.1 ETAPAS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA

Com base no Plano de Implantação do Programa 5S’s algumas etapas

devem ser respeitadas para obter-se um bom desempenho e o sucesso do
Programa.

 COMPROMETIMENTO DA ALTA DIREÇÃO

Para dar início aos 5S’s ou a outro projeto qualquer de melhoria na

organização, o primeiro passo é sempre o comprometimento da alta direção. É dela
que deve partir a iniciativa.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 Elaboração de documento formal que atinja todos os colaboradores e

explique clara e sucintamente quais os objetivos pretendidos.

 POR QUE:

 Para dar credibilidade ao processo

 Para disponibilizar recursos, liberação dos funcionários, tempo dos
gerentes para análise dos projetos de melhoria, etc.

 CRIAÇÃO DO GRUPO GESTOR

Este grupo será responsável pela realização de todas as ações necessárias

para a implementação do programa. É interessante que os membros do grupo
pertençam a áreas diferentes da empresa para refletir melhor as necessidades de
cada setor, além de promover a integração entre os mesmos.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 A Direção deve escolher na medida do possível, colaboradores de

áreas diversas que tenham as seguintes qualidades: senso de organização, bom
relacionamento com os colegas, facilidade de comunicação e vontade de participar.

 POR QUE:

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  Para mostrar como funciona e as vantagens do trabalho em grupo.
 Para operacionalizar as ações para implementação.

 DISSEMINAÇÃO DOS CONCEITOS DO 5S’S

O 5S’s é acima de tudo um processo educacional. Para cobrar dos
colaboradores uma determinada postura, é preciso que antes seja mostrado de que
maneira a empresa espera que eles se comprometam. Como já foi citado, algumas
atitudes são tomadas pelo simples desconhecimento dos que as praticam.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 Palestras sobre o assunto. As palestras podem ser ilustradas com

vídeos para sensibilização. Elaboração de material didático para distribuição nas
palestras.
 Debate sobre a nova cultura, por meio de métodos modernos de
gerenciamento.
 Aplicação de jogos e vivências demonstrando que todos têm hábitos a
serem mudados e que ninguém tem facilidade de mudá-los só porque está
consciente que deve mudar.

 POR QUE:

 Para que todos os envolvidos tenham as noções básicas do que é o

programa e quais as melhorias que pretendem ser alcançadas.
 Para incentivar a cultura necessária par sobreviver em um mundo
globalizado.
 Para estimular a persistência, capacitando os colaboradores a agir
fortalecendo a sua própria vontade e a vontade dos outros.
 Para dar início a um processo de educação contínua.
 Para iniciar um debate entre os colaboradores da empresa.

 PREPARATIVOS PARA O “DIA DO DESCARTE” (HOUSEKEEPING)

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 Deve ser planejado com antecedência. Critérios para classificação dos
materiais, etiquetas de identificação e local adequado para colocação dos itens
disponibilizados devem ser de conhecimento de todos os participantes dessa
empreitada.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 Planeje as atividades usando o 5W2H. Reúna todas as pessoas do

ambiente para comunicar o que deverá ocorrer no dia e distribua previamente as
atividades com as pessoas encarregadas pela execução, quando necessário solicite
ajuda de outras unidades;
 Programe para que algumas pessoas fiquem encarregadas pelo
atendimento dos telefones e visitantes;
 Disponibilize materiais auxiliares para as atividades do dia, tais como
sacos de lixo, caixas de papelão para embalagens de materiais para reciclagem,
flanelas e produtos de limpeza;
 Confeccione etiquetas que contenham descrição e identificação dos
itens (em condições de uso, necessita de reparos, sem condições de uso), destino
(almoxarifado, manutenção, liberado para troca ou venda, lixo, sucata) e o
departamento responsável pelo item.
 Disponibilize áreas para a colocação dos itens descartados. Deve ser
feita uma previsão do volume do material descartado.
 Prepare um “mapa de trocas” que será preenchido após o descarte.
Deve conter informações como: (descrição, número do patrimônio, departamento de
origem, departamento de destino).
 Documente por meio de fotos e filmes o ambiente “antes” de realizar a
faxina, para comparar com a situação após a execução das atividades, no final do
dia, ou posteriormente através de novas fotos e filmes do ambiente “depois”.
 Elogie, ao final do dia, as unidades e as pessoas que se destacam na
execução das atividades.

Atenção: É importante definir um espaço adequado para o descarte de itens

desnecessários. Este espaço deve ser identificado e comunicado a todos, além de

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ter um espaço suficientemente disponível para o armazenamento provisórios destes
objetos. O dia do descarte não deve ser uma prática constante na organização, pois
se está sendo realizado com frequência subtende-se que os ambientes estão
retrocedendo aos estágios iniciais. Realize-o apenas quando realmente for
necessário, e invista o tempo das pessoas na manutenção do hábito do Programa
5S’s.

 POR QUE:

 As áreas de descarte devem ser escolhidas e preparadas previamente

para que no dia não se estabeleça uma grande confusão ao se tentar descobrir onde
colocar o material descartado. Para isso, as placas ou cartazes indicativos e os
delimitados de espaço são de grande utilidade, tornando a área de descarte
organizada e possibilitando que todos os colaboradores possam visitar o local e
verificar se algum dos itens disponibilizados pode ser útil no seu setor.
 A utilização de etiquetas é muito importante principalmente para
aquelas empresas que não possuem espaço para área de descarte. A quantidade
de itens para manutenção costuma ser grande, por isso é importante que o setor de
manutenção esteja avisado e preparado para tal.
 Materiais descartados por um departamento podem ser úteis a outro.
Após o descarte, observamos que muitas das requisições de material podem ser
satisfeitas com os itens disponibilizados, eliminando assim a necessidade de
compra. Um “mapa de trocas” bem elaborado sem dúvida ajudará nesse trabalho.

 “DIA DO DESCARTE” (HOUSEKEEPING)

Estando tudo planejado, o dia ocorrerá sem problemas.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 Grupo gestor deve percorrer todos os departamentos, para esclarecer dúvidas e

verificar:
a) Se todos os colaboradores estão selecionando e classificando seus materiais de
trabalho.

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b) Se há organização das áreas de descarte ajustando espaços físicos quando
necessário.
 POR QUE:

 Dúvidas podem surgir e o grupo gestor deve estar disposto a colaborar. Os

objetivos do programa só serão alcançados se todos participam, independentes
da função e posição que ocupem. Às vezes é necessário redividir as áreas, e o
grupo gestor deve estar disposto e preparado para tal.

 ARRUMAÇÃO
Depois de ficar com apenas o que é necessário para o setor é necessário que
as coisas sejam arrumadas. Um arranjo simples que facilite que permita a realização
das tarefas com um mínimo de esforço.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 Grupo gestor deve incentivar e cobrar de cada colaborador individualmente sua

participação na realização dos sensos.

 POR QUE:

Quando somos os responsáveis pela arrumação de nossas coisas, temos a

tendência de conservá-las arrumadas por mais tempo, para não ter de ficar
rearrumando tudo, a toda hora. Devemos seguir a mesma lógica do Senso de
Limpeza, em que reforçamos que mais importante do que limpar é não sujar. Nesse
caso, o mais importante que reorganizar, é manter o ambiente sempre organizado.

 MANUTENÇÃO DO PROGRAMA
A manutenção do programa depende de três pilares básicos:
1. Motivação das pessoas;
2. Incorporação das ações do 5S’s na rotina do dia a dia;
3. Avaliações periódicas do Programa.

 MOTIVAÇÃO DAS PESSOAS

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 O primeiro pilar é a motivação pessoal. Inicialmente com a participação efetiva,
uso de cartazes, faixas, as pessoas se sentem motivadas; mas com o passar do
tempo, a motivação fica esquecida.

A preocupação com a motivação deve ser uma constante por parte da

empresa, palestras de reforços devem ser constantemente promovidas, para manter
o programa na cabeça das pessoas, bem como campanhas, housekeepings, etc.

 INCORPORAÇÃO DAS AÇÕES DO PROGRAMA 5S’s

Para auxiliar a implantação do Programa 5S’s duas ferramentas são

fundamentais para o alcance do sucesso: a normalização das atividades e o
gerenciamento visual dos resultados.

Normalização das atividades:

São necessárias normas claras para que as pessoas saibam quais suas
responsabilidades e o que deve ser feito:
a) Dizer como as atividades devem ser feitas e por quê.
b) Estabelecer quem é responsável pelo quê.
c) Estabelecer quando as atividades devem ser executadas.

Gerenciamento visual:
a) Demarcação de corredores e área de trabalho.
b) Indicação de fluxo e área de estacionamento de carros.
c) Marcas de posição em quadro de ferramentas.

 AVALIAÇÕES PERIÓDICAS

É natural que as pessoas deem maior atenção as suas atividades do que as

atividades do Programa 5S’s, dando maior importância ao que é da sua área.
Devemos incorporar atividades de controle para monitorar o não retrocesso do
Programa 5S’s. Uma das atividades necessárias são as avaliações periódicas, que
devem ser realizadas com maior frequência no início da implantação e, na medida
em que a cultura seja construída, pode ser reduzida. Estas são atividades críticas e
importantes que devem ser introduzidas. Dividindo a empresa em setores/ambientes

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e fazendo avaliações individuais podemos ter resultados mais claros, reais e
objetivos.
Um problema enfrentado pela maioria das empresas durante as avaliações é
a polêmica entre o setor avaliado e o avaliador, à correta elaboração e utilização da
Lista de Verificação ajudarão a diminuir em muito o problema. A educação e
treinamento dos avaliadores também são fundamentais para o sucesso das
avaliações.

6 FERRAMENTAS PARA IMPLEMENTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO 5S’S

Algumas ferramentas são importantes instrumentos de apoio para a

implantação do Programa 5S’s. A seguir apresentamos algumas técnicas para
utilização.

6.1 BRAINSTORMING

O brainstorming, conhecido como tempestade de ideias, é um método

realizado em grupo em que os participantes emitem as suas ideias sem que haja
limitações por meio de críticas e eventuais interrupções, gerando várias propostas
de ações no menor espaço de tempo possível e que sejam exequíveis.
Trata-se de uma metodologia aplicada à geração de ideias, que pode ser
utilizado nas seguintes situações:

 Listagem de atividades a serem desenvolvidas no processo de

implantação.
 Identificação de resistências ao processo.
 Identificação de possíveis projetos de melhoria.

Os grupos devem ter entre cinco e doze pessoas e é recomendado ter a

participação de voluntários, ou seja, pessoas que realmente queiram gerar
contribuições, respeitando as regras no prazo determinado. Devem-se utilizar
facilitadores, adequadamente treinados para lidar com os grupos.

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  COMO APLICAR:

Defina o problema ou assunto a ser discutido. Esse deve estar claro para
todos os membros do grupo. Organize o brainstorming, estabelecendo um tempo de
5 a 10 minutos. Reúna os participantes e adote o sentido horário ou anti-horário; na
sua vez, cada participante conta a sua ideia, aquele que não tiver nenhuma passa a
vez. As ideias devem ser registradas.
Para o sucesso do método, nenhuma ideia pode ser comentada ou criticada
no meio do brainstorming, pois isso pode causar a inibição dos participantes. As
ideias devem ser analisadas posteriormente pela equipe e devem ser selecionadas
as mais adequadas aos objetivos a serem alcançados.
O objetivo principal desta ferramenta é a geração de ideias para o
tratamento de problemas em um ambiente favorável, que incentive a participação de
todos.
Busca-se a diversidade de opiniões a partir de um processo de criatividade
grupal. Também é uma ferramenta que contribui para o desenvolvimento de equipes
e o relacionamento interpessoal. Dentre as características, podem ser destacadas:

- Estímulo à criatividade e inovação;

- Abertura para participação de todos, sem restrições;
- Incentivo à capacidade de autoexpressão;
- Limitação de tempo para explorar ideias voluntárias, práticas e resumidas;
- Inexistência de hierarquia na execução do processo, havendo apenas um
mediador.

Há também um método denominado brainwriting, que tem como principal

diferença a exposição das ideias e opiniões por escrito. Essa técnica também é
conhecida como brainstorming fechado.
Nesse modelo não há exposição oral na fase de geração e de
documentação das ideias, reduzindo a possibilidade de críticas e inibições.

7 PLANO DE AÇÃO (5W 2H)

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 O plano de ação serve para orientar as diversas etapas que deverão ser
implementadas em um projeto e acompanhar o seu desenvolvimento. Para a
elaboração do plano de implementação ou de projetos de melhoria, ele é muito útil.
O plano de ação é uma ferramenta útil para o mapeamento e a padronização
de processos onde são definidas ações de encaminhamento com a definição clara
de responsabilidades e prazos.
O 5W2H utiliza essa terminologia porque representa 05 palavras em inglês
que iniciam com a letra “W” e duas iniciando com a letra “H”: why (porque), what (o
que), where (onde), when (quando), who (quem), how (como) e how much (quanto
custa).
O plano de ação é estruturado por meio dos elementos mostrados na tabela
que a seguir:

TABELA 8 – ELEMENTOS DO PLANO DE AÇÃO

WHAT O QUE SERÁ FEITO?

WHY POR QUE SERÁ FEITO?

QUEM SERÁ O RESPONSÁVEL PELA REALIZAÇÃO DAS

WHO
TAREFAS?
WHEN QUANDO CADA UMA DAS TAREFAS SERÁ REALIZADA?
WHERE ONDE CADA UMA DAS TAREFAS SERÁ EXECUTADA?
HOW COMO SERÁ REALIZADA CADA TAREFA?
HOW MUCH QUANTO CUSTA E QUAIS SERÃO OS BENEFÍCIOS?

FONTE: Elaborado pelo autor.

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7.1 JOGOS, NARRATIVAS E HUMOR

Os comportamentos são o modo de agir que resultam das pressões externas

que recebemos. O comportamento das pessoas pode ser induzido por técnicas
gerenciais e operacionais simples, didáticas e lúdicas. Algumas técnicas influenciam
o comportamento das pessoas em “cascata”, ou seja, à medida que uma pessoa é
motivada a fazer algo em decorrência de um estímulo externo, ela pode conduzir
outras pessoas a seguir o mesmo comportamento.
Os jogos, narrativas e humor prestam-se para revelar atitudes e enfatizar de
forma divertida o que é esperado das pessoas. Eles auxiliam a mudar o íntimo das
pessoas. Outra utilidade dos jogos, do humor e das narrativas, é que eles fortalecem
o processo de mudança, criando uma realidade compreensível. Além disso, facilitam
a aprendizagem, possibilitando que qualquer pessoa, independente de seu nível
cultural, torne-se um comunicador da mudança desejada. As críticas ao programa
podem ser revertidas a favor do processo de melhoria. Por exemplo, um cartaz
fazendo humor negro sobre o 5S’s demonstra que a gerência reconhece as
dificuldades de se mudar os comportamentos dentro da empresa e está receptiva às
críticas.

Humor negro sobre o 5S’s

Receita de como desaparecer com aquele

maldito documento:
Coloque o documento sobre a mesa de um
dos fanáticos pelo programa 5S’s.
Imediatamente ele será classificado como
sem importância e vai para o lixo, descartado!

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 Outros exemplos de ações são as peças de teatro, vídeos, livros, histórias
pessoais. A abertura das portas da empresa para visitas das comunidades, clientes
e familiares também são considerados bons exemplos.

7.2 REGISTRO VISUAL

É importante mostrar que avanços estão ocorrendo. As pessoas têm

memória curta para as melhorias já realizadas, Afinal, estamos sempre querendo
mais, porém a insatisfação pode comprometer a continuidade do programa e o
gerenciamento visual proporciona às pessoas informações sobre seu progresso.
Registre por meio de fotos o ambiente de trabalho atual, para comparar com a
mesma foto tirada após a realização do programa. Sugerimos algumas
possibilidades:
 Interior de salas, de almoxarifados, de escritórios;
 Rodapé da sala e fiação;
 Paredes e portas sujas;
 Locais perigosos;
 Local do cafezinho;
 Lugar onde se guarda coisa velha;
 Atrás de móveis;
 Interior de armários;
 Locais de armazenagem de ferramentas;
 Prateleiras altas;
 Quadro de avisos;
 Extintores de incêndio;
 Aparelhos não instalados e sem marcação de defeitos;
 Entulho encostado;
 Cartazes descolados de paredes;
 Móveis sujos, etiquetas descolando, etc.

Use cartazes procurando sempre trocá-los, mostrando quais atividades

estão ocorrendo e quais avanços foram obtidos. Em vez de sugerir coisas negativas
(proibido...) procure sempre trabalhar frases positivas (favor...).

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 Como já destacamos, as pessoas responsáveis pela implantação do
Programa 5S’s devem registrar a evolução das atividades e o nível de adesão dos
funcionários. Esta é uma ferramenta muito útil de cunho motivacional.

 AÇÕES A SEREM REALIZADAS:

 Obtenção de fotos, principalmente dos locais considerados críticos.

Quando possível realização de vídeo para complementação dos registros.

 POR QUE:

 Para comparar a situação atual com a alcançada após a

implementação dos sensos.

FIGURA 23 – ILUSTRAÇÃO DE REGISTROS DE EVOLUÇÃO DO PROGRAMA

5S’s

FONTE: Elaborado pelo autor.

8 DIFICULDADES NA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA

A falta de comprometimento gera falta de recursos humanos e financeiros,

destinados ao Programa. A falta de comprometimento dos principais líderes das
organizações é um dos principais motivos de fracasso na implantação do Programa

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5S’s, pois gera a falta de comprometimento e desmotivação dos demais envolvidos
que sempre seguem o exemplo do seu líder. Outro aspecto resultante, é que a falta
de envolvimento dos gestores faz com que os investimentos necessários para a
implantação das melhorias identificadas sejam sempre colocados em segundo
plano.
Outro problema é a ênfase excessiva na motivação das pessoas, levando a
uma falsa percepção de que podemos contar apenas com a motivação e
consciência das pessoas. Lembre-se que a motivação das pessoas é uma dos
pilares que devem ser considerados na implantação do Programa 5S’s. Tudo deve
acontecer de maneira natural e voluntária. As pessoas devem perceber os
benefícios reais gerados por esta ferramenta e, a partir disso, aplicá-la sem a
necessidade de instrumentos de controle e fiscalização.
Às vezes também percebemos a resistência ou a falta de envolvimento de
algumas pessoas, mas uma demonstração firme de comprometimento e propósito
da empresa para com o Programa e a incorporação das ações de 5S’s na rotina das
pessoas fará com que todos acabem por adotar os princípios dos sensos nas suas
atividades do dia a dia.

FIM DO MÓDULO III

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