INSTRUCTIVO DE CÓMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE LEGALIZACION DE

GASTOS
1. PROYECTO: Nombre del proyecto en el cual esta trabajando y para los cuales fueron
destinados los recursos.
2. RESPONSABLE (NOMBRE Y CEDULA): Se debe colocar el nombres, apellidos y cedula
del responsable de legalizar los recursos en dineros asignados.
3. FECHA LEGALIZACION: Esta casilla va la fecha en que entrega la legalización
4. VALOR FONDO: En esta parte se coloca el valor entregado en la solicitud de gastos
5. VALOR REEMBOLSO: Corresponden al valor del total de los gastos ejecutados o
gastados, se coloca el total del valor de la secuencia.
6. SALDO: Es la diferencia entre el valor del fondo, menos el valor reembolso. Si el saldo
es debito (positivo) es saldo que en responsable debe devolver a la empresa, si es
crédito (negativo) es una cuenta por pagar o saldo a favor del trabajador o responsable
de la legalización.
7. CONSECUTIVO DE SOLICITUD: Se debe colocar el consecutivo del formato de solicitud
de gastos asignado por la auxiliar administrativa.
8. DIAS: Desde que fecha hasta que fecha está en campo.
9. NUMERO DE PERSONAS: El número de personas que serían las responsables del
reembolso
10. ZONA: La zona a donde se desempeña la labor
11. SECUENCIA: Es el orden de los registros de las facturas que se están legalizando, si una
factura tiene varios ítems Subtotal, IVA, Retención en la fuente o descuento, van en
orden ascendente ej: 1 2 3; cuando
12. AÑO: corresponde al año en que se entrega la legalización, siempre debe ir con 4
dígitos completos ej.: 2018, no colocar el año abreviado en dos dígitos ej: 18.
13. MES: Debe ir en dos dígitos ej. 01.
14. DIA: Debe ir en dos dígitos ej. 01.
15. CENTRO DE COSTOS: Corresponde al número asignado al proyecto, siempre debe ser
de 4 dígitos ej.: si el número del centro de costo es 1, se debe colocar 0001.
16. NIT O CEDULA: Tiene 13 posiciones numéricas máximo (colocar sin dígito de
verificación). No modificar, ni centrar los valores, no colocar puntos ni comas, el
formato los coloca automáticamente.
17. NOMBRE: Corresponde al nombre del proveedor al cual le compramos, recuerde que
si es en el numeral 13 es una cedula, el nombre que se coloca en esta casilla va hacer
el nombre de la persona a quien corresponda ese número de cedula, colocar en
mayúscula, Ej:

NIT O CEDULA NOMBRE

22,234,774 ANGELA MARIA AGUDELO GUERRA

18. DESCRIPCIÓN DE LA SECUENCIA: Se Coloca Las Descripción Del Servicio o La Compra

Realizada Siempre En Mayúscula, no separar con comas la descripción.
Ej: forma correcta:
SERVICIO DE ALIMENTACION LOS DIAS 6 Y 7 ENE.
 COMPRA DE TORNILLOS ARANDELAS.
GASOLINA CORRIENTE
Forma incorrecta: ferretería, combustible, alimentación

19. VALOR DE LA SECUENCIA: corresponde al valor de la compra o del servicio; está

compuesto de 13 enteros, 5 decimales en cero. No se debe quitar los decimales, no
colocar puntos ni coma, no centrar el valor. Colocar negativo (crédito) el valor de
descuento, retenciones etc., lo que me reste del valor pagado.

20. DÉBITO O CREDITO: es un formalismo del formato, se debe colocar D si el valor es

positivo (Debito) y colocar C si el valor es negativo (Crédito).

Ej:

16.VALOR DE LA SECUENCIA 17.DÉBITO O CREDITO

800,000.00000 D
(32,000.00000) C

21. BoVo: firma del responsable de aprobar la legalización, que debe ser el coordinador
del proyecto, o jefe inmediato del trabajador responsable.

TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE AÑO 2018

Nº CONCEPTO BASE %
HONORARIOS PERSONAL PROFESIONAL QUE DECLARE
1
RENTA Y SEA REGIMEN COMUN $ 1 11%
HONORARIOS PERSONAL PROFESIONAL QUE NO DECLARE
2
RENTA Y SEA REGIMEN SIMPLIFICADO $ 1 10%
SERVICIOS GENERALES REGIMEN COMUN Y DECLARE
3
RENTA $ 133,000 4%
SERVICIOS GENERALES REGIMEN SIMPLIFICADO Y NO
4
DECLARE RENTA $ 133,000 6%
SERVICIO DE TRANSPORTE DE CARGA(TERESTRE, AEREO O
5
FLUVIAL) $ 133,000 1%
6 SERVICIO DE TRANSPORTE DE PASAJEROS(TERESTRE) $ 895,000 3.50%
7 SERVICIO DE TRANSPORTE DE PASAJEROS(AEREO, FLUVIAL) $ 133,000 1%
ARRENDAMIENTOS BIENES INMUEBLES(CASA, APATAMENTO,
8
LOTE) $ 895,000 3.50%
ARRENDAMIENTOS BIENES MUEBLES(HERRAMIENTAS,
9
VEHICULO, SEMOVIENTES, EQUIPOS OTROS) $ 1 4.00%
10 SERVICIO DE HOTELES, RESTAURANTE Y HOSPEDAJE $ 133,000 3.50%
11 COMPRAS (REGIMEN COMUN Y DECLARANTE DE RENTA) $ 895,000 2.50%
12 COMPRAS (REGIMEN SIMPLIFICADO Y NO DECLARANTE DE RENTA) $ 895,000 3.50%
Notas Importantes

 Las legalizaciones deben enviarse a la oficina principal el día lunes

semanalmente, por correo certificado y de forma digital a
mariana.ocampo@gemi.com.co.
 Las legalizaciones serán responsabilidad de todo el equipo en
cabeza del profesional social, cada uno debe responder por los
gastos que se ejecuten (soportes, retención en la fuente, RUT).
 No son válidos los documentos equivalentes donde no haya factura,
firma, dirección, municipio, teléfono, En caso de que la persona que
me preste el servicio no sepa escribir deberá colocarse la huella,
todos los profesionales tienen huellero. Pero igual debe anexarle los
otros datos en una cuenta de cobro.
 Recordar que todas las facturas deben expedirse a nombre de GEMI
SAS identificada con NIT 800.147.194-4, por lo tanto es necesario
que tengan muy presente lo de la retención en la fuente, cada
profesional deberá practicarla, de no hacerse se le descontara al
profesional encargado de no realizarla.
 La información la podrán encontrar en forma digital en la siguiente
ruta: Onésimo/GEMI/FINANCIERA/FORMATOS/GEMI y en los
correos asignados por la empresa.