 LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

La capacidad administrativa es un imperativo de una gobernanza eficaz. Para

desarrollar la capacidad administrativa, necesitamos una conceptualización clara,
una mejor definición de los componentes críticos y métodos fiables para influir en
ellos, intenté dar respuesta a esas necesidades sugiriendo la separación de la
capacidad administrativa con el fin de definir sus elementos y sus efectos sobre la
capacidad colectiva de un sistema.

 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA:
Previsión. Habilidad para crear y articular el programa de acción.
Organización. Saber constituir el cuerpo social.
Dirección. Arte de manejar a los hombres.
Coordinación. Armonizar los actos, hacer que coincidan los esfuerzos.
Control. Comprobar y verificar lo planeado contra los resultados. Análisis de datos
y elaboración estándares para determinar correcciones (si es que se requieren)
La reforma administrativa es la mejora de la capacidad administrativa de las
instituciones y la gestión pública con el fin de cumplir con sus responsabilidades.

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo define la capacidad

administrativa “como la capacidad de los individuos y las organizaciones o las
unidades organizativas para llevar a cabo funciones de manera eficaz, eficiente y
sostenible.” La premisa principal es que la capacidad de gestión determina el
desempeño. La capacidad se manifiesta en la competencia demostrable y el
profesionalismo en la dirección de los asuntos públicos. En la literatura, la
capacidad se utiliza a menudo de un modo demasiado restringido o demasiado
amplio para referirse a cosas distintas para diferentes personas.
Los elementos clave de la capacidad. Desagregar o descomponer la capacidad de
gestión en sus elementos específicos principales es indispensable para una
reforma eficaz. La literatura y la experiencia enfatizan los siguientes componentes
de la capacidad de gestión:

Presupuesto y factores financieros. Con el fin de garantizar la rendición de cuentas

y la transparencia, y realizar una asignación de recursos financieros conforme a
las necesidades, el proceso financiero es la base de la capacidad institucional. El
proceso financiero debe traducirse en la adopción del presupuesto a tiempo, el
equilibrio estructural entre los ingresos recurrentes y los gastos, el análisis de
costes, la auditoría de desempeño y otros procesos que sirven para los objetivos
estratégicos del sistema.
Inversión en recursos humanos. La formación es la herramienta más genérica
para la mejora de la capacidad de gestión. En un sentido más amplio, hay otros
procesos que pueden ser mejorados a través de la formación, como la creación de
oportunidades para el desarrollo profesional, el desarrollo del liderazgo y una
mejor utilización de la tecnología, así como el fomento de una cultura de ética
profesional. Asimismo, el conocimiento y la motivación del personal son requisitos
esenciales para el desarrollo de capacidades.
Utilización de datos y tecnología. La gestión profesional y los sistemas bien
gestionados se basan en datos y gestionan por hechos. Las tecnologías de la
información y la comunicación (TIC), y internet en particular, tienen un efecto
liberador y democratizador en las sociedades, y han potenciado la gestión y el
libre acceso a la información y a los ciudadanos.
Medición de los resultados. La gestión del desempeño ha sido uno de los cambios
más profundos en la administración pública de las últimas décadas. La capacidad
de gestión se mide a través de la medición del desempeño y la capacidad de
implementar acciones correctivas. La evaluación del desempeño es un
instrumento de gestión universal para la mejora de la eficiencia y la eficacia.

Las tendencias tradicionales de gestión pública de cambio hacia controles

jerárquicos y rigideces basadas en reglas proporcionan la justificación y el
fundamento para la medición del desempeño.
La confianza de la ciudadanía. Los ciudadanos esperan que su sistema de
gobierno sea responsable en el sentido legal (rendición de cuentas) y en el sentido
ético, así como que los funcionarios actúen de acuerdo a las normas establecidas
(ética profesional). La confianza en el gobierno se intensifica cuando el sistema
opera de forma equitativa, eficaz y eficiente. La corrupción de las instituciones y de
los funcionarios públicos, y la falta de legitimidad y apoyo de la ciudadanía
merman la confianza en el gobierno e intensifican la frustración de los individuos,
tal como se ha demostrado en los recientes estallidos revolucionarias en el mundo
árabe.

El liderazgo es responsable de mantener e integrar los distintos outputs y

resultados de un sistema provisional de autoridad, ya sea en el ámbito
organizacional o de gobierno nacional. Los líderes sospesan y coordinan distintos
puntos de vista e iniciativas con el fin de producir los resultados esperados. El líder
de la organización es la pieza central del sistema, quien la dirige con el fin de
servir a su misión y alcanzar sus objetivos finales. Como epicentro de la autoridad
formal y la influencia del comportamiento humano, el liderazgo puede ser una
fuerza importante para la innovación institucional y la reforma, o un gran obstáculo
para el cambio.

Ciertamente, ningún elemento aislado es suficiente para alcanzar el nivel deseado

de capacidad administrativa. La experiencia indica que centrarse en un solo
elemento, como la formación de los funcionarios o la reordenación de las oficinas
y la reorganización de las estructuras, no ha generado la esperada capacidad
superior. El servicio público parece virtualmente impermeable a los esfuerzos para
mejorar la competencia profesional y alcanzar estándares aceptables de conducta
ética, independientemente de los distintos informes y recomendaciones de
consultores internacionales y expertos locales en gestión.
  LA DIVISIÓN DEL TRABAJO
A través de la especialización las personas pueden llegar a tener un grado mayor
de experiencia y por lo tanto ser más productivas. Como lo señalara Fayol el
propósito de la división del trabajo es producir más y un mejor trabajo con el
mismo esfuerzo. A través de ella se reduce el número de objetos a quienes se
debe prestar atención y dedicar energías y es reconocido como el mejor medio de
hacer uso del trabajo individual y grupal. Sostiene que la división del trabajo no es
solamente aplicable al trabajo técnico, sino también a todo otro tipo de trabajo que
involucra a un número de personas importante y que a su vez demande
habilidades variadas. Sostiene que aunque las ventajas son reconocidas
universalmente y el progreso no puede existir sin el trabajo especializado de
maestros y artistas, la división del trabajo puede tener sus límites que tanto la
experiencia del gerente como su sentido de proporción debe saber ameritar.

 AUTORIDAD
Los superiores tienen la atribución de emitir órdenes y directivas, asumiendo la
responsabilidad inherente a las mismas, y tienen el poder de conseguir
obediencia. Fayol realiza una distinción entre la autoridad gerencial que es
derivada de la posición, y la autoridad personal del gerente que está compuesta
de su inteligencia, experiencia, valores morales, habilidad de conducción, su
historia de servicios, entre otros. Y hace especial mención al hecho que la
autoridad personal es un complemento indispensable para la autoridad gerencial o
de posición. El buen gerenciamiento incluye entre otras condiciones la capacidad
de aplicar sanciones, lo que no es sencillo, en especial en empresas grandes. Y la
aplicación de sanciones – y medidas correctivas – se hacen aún más difíciles a
medida que uno se mueve hacia arriba en la pirámide organizacional.

 JERARQUÍA ADMINISTRATIVA
[DAd] Principio de organización administrativa es- tructurador de las relaciones
interogáni- cas de la Administración pública por el que el órgano superior ordena el
ejercicio de la competencia del órgano inferior en el mismo ámbito material
mediante instrucciones y órdenes de servicio, de manera que los actos del inferior
no pueden contradecir los actos del superior. El inferior se encuentra en una
relación de subordinación respecto del superior.
Es el elemento estructurador que origina una relación entre los órganos de la
Administración Pública. De la cúspide de la jerarquía, que suele ser el ministro,
parten líneas descendentes, en que se ramifica el vértice del poder administrativo
hasta alcanzar las últimas capas funcionaristas. Dichas líneas se componen de
grados, que son los diversos centros de poder en que va desglosándose la línea.
La existencia de la jerarquía administrativa implica la atribución del poder de
mandar, y del deber de obedecer, del superior jerárquico sobre el subordinado
jerárquicamente; no obstante, es principio básico que no existe deber de
obediencia contra lo dispuesto clara y terminantemente en la ley.
JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe
estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección,
todos deben conocer a su superior
directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

 DISCIPLINA
Aquí Fayol hace mención a las dos implicancias de la disciplina, que tienen que
ver con la obediencia hacia las órdenes por parte de los subordinados con el
compromiso de los superiores de un correcto liderazgo. La disciplina es el
resultado de “acuerdos” entre la empresa y su personal, siendo en muchos casos
el resultado de “distintos acuerdos”. Fayol tiene en cuenta un concepto muy
importante en cuanto a disciplina que va un paso más allá del concepto de
disciplina tomado de una institución militar. En estas instituciones disciplina
“constituye la fuerza fundamental de las fuerzas”; Fayol prefiere combinar esta
concepción con: “Disciplina es lo que los Líderes pueden hacer de ella”, que
encuentra sus fortalezas en los valores de éstos mismos líderes. Una
consideración importante a tener en cuenta, en especial para algunos países
menos desarrollados de Latinoamérica que a través de las fuerzas sindicales
desean aumentar su presencia y peso en las empresas, guarda relación con la
advertencia que hace Fayol respecto de la intervención cada vez mayor del
Estado en las situaciones laborales. Muchas veces, particularmente en momentos
de alta desocupación, los gobiernos apoyan medidas orientadas a traspasar el
“costo social de la desocupación” a los empresarios de pequeñas y medianas
empresas. Las consecuencias disfuncionales de estos programas saltan a la vista
provocando consecuencias opuestas y distintas de las que planeaban
originalmente. Es por ello que Fayol señala que una de las preocupaciones
mayores del gerenciamiento debe incluir el establecimiento de acuerdos donde se
fortalezca el vinculamiento del personal con la empresa. Considera Fayol que tres
factores importantes del éxito organizacional están relacionados con: Buenos
gerentes en todos los niveles; Que los acuerdos sean tan claros y justos como sea
posible; y que el sistema de Sanciones sea aplicado juiciosamente.

 UNIDAD DE MANDO
Unidad de Mando: Para cada objetivo, hay que buscar la unidad de mando y la
unidad en el esfuerzo. A todos los niveles de la guerra, el empleo de las fuerzas
militares de un modo que amase el poder de combate hacia un objetivo común,
requiere unidad de mando y unidad de esfuerzo. La unidad de mando significa que
todas las fuerzas estén bajo un único comandante responsable de ellas. Requiere
un único comandante con la autoridad necesaria para dirigir a todas las fuerzas en
la búsqueda de un propósito unificado. Principio militar del ejército de EEUU.
Fayol intenta resumir toda su dilatada experiencia en lo que se conoce como los
principios generales del gerenciamiento que son agrupados en 14 categorías (H.
Fayol, 1949). Dichos principios son:

 INICIATIVA
Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los
subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con
esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.

Línea de autoridad. Es necesaria una jerarquía dentro de la estructura

organizacional para que exista una unidad de dirección. Considera conveniente la
existencia de comunicación lateral en la medida que los superiores estén en
conocimiento de ellas.

Orden. Este es requerido tanto desde el punto de vista material como social /
personal. El orden material implica menos pérdida de tiempo, mejor manejo de los
materiales, menores desechos y desperdicios. Para lograr un mejor orden social /
personal Fayol sugiere trabajar sobre la coordinación organizacional y la selección
de personal. El orden social perfecto puede sintetizarse en la frase: “El hombre
correcto para el sitio correcto.

 EQUIDAD
Aquí Fayol de refiere a equidad en lugar de justicia. Y lo sustenta en el hecho que
la equidad resulta de la combinación de amabilidad y justicia.

Estabilidad del personal. Encuentra su sustento en el hecho que es necesario

tanto transcurso del tiempo como el dinero para entrenar a las personas a ser
buenos gerentes. Fayol sustenta la posición que empresas exitosas tienden a
contar con personal gerencial estable.

La unidad de mando es, por tanto, la forma preferida para lograr la coordinación y
control. La unidad de esfuerzos, cuyos efectos deseados son la instauración de un
"propósito y dirección comunes por medio de la unidad de mando, coordinación y
cooperación", constituye la función operacional requerida para lograr el éxito.

Para cada función debe existir un solo superior inmediato. Este lineamiento recoge
el adagio popular que reza: “El que a dos jefes sirve, con alguno queda mal”. En
función de lo anterior, al diseñarse la organización de una institución o
dependencia debe dejarse bien claro quién será el superior inmediato de cada
empleado y siempre deberá respetarse esa cadena de mando, incluso por el
propio titular.
  DELEGACIÓN DE LA AUTORIDAD
Dentro del campo administrativo, se entiende como Delegación de Autoridad al
mecanismo por medio del cual un superior cede un poco de su poder y
responsabilidad a alguno o algunos de sus subordinados, con el fin de poder
compartir tareas, y dedicarse a temas de mayor urgencia o especialización.

 VENTAJAS
Dentro de las ventajas más importantes del proceso de Delegación de Autoridad,
se encuentran aquellas que señalan directamente a los aspectos laborales y
personales que se ven fortalecidos, tanto en el Directivo como en los empleados,
entre ellos destacan los siguientes:
En primer lugar, la Delegación de Autoridad se traduce en un ahorro de tiempo, lo
cual por supuesto tiene también implicaciones en el desarrollo eficiente y eficaz de
la gestión.
Así mismo, este mecanismo puede manifestarse en la liberación, por parte del
Directivo, de presiones, puesto que al delegar en otros funciones administrativas,
puede encontrarse mucho más libre para asumir la dirección de otras áreas de la
empresa.

En este sentido, al tener mucho más tiempo y menos cargas, el Directivo puede
ejercer funciones mucho más gerenciales, orientadas a la toma de decisiones en
torno a la inversión o crecimiento de la empresa, por lo que se puede decir
también que la Delegación de Autoridad, a la larga implica también el
fortalecimiento de capacidades gerenciales por parte del Directivo.
Por otro lado, el empleado o empleados escogidos también se ven beneficiados
por este mecanismo, puesto que en la medida en que sienten que han sido
escogidos para depositar en ellos parte de la autoridad del superior, deberían
sentirse comprometidos y estimulados. Por consiguiente, se puede deducir que la

Delegación de Autoridad es un proceso que incentiva la Participación y la

Motivación en el grupo humano de una empresa o departamento.

Directivo : Ahorra tiempo y gestión

Potencia capacidades gerenciales
Libera sobre la presión del trabajo inmediato
Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a
Otras funciones.
Empleado: Incrementa la participación, Incrementa motivación

Directivo : Ahorra tiempo y gestión

Potencia capacidades gerenciales
Libera sobre la presión del trabajo inmediato
Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a
Otras funciones.