FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÒN Y

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS.

Administración I.
Licda. Isabel Osorio
osorio.isabel@upana.edu.gt
Isaodechang@gmail.com
¿Qué es la planificación?
Proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de metas y
actividades que un individuo, un grupo,
una unidad o una organización
realizarán en el futuro.
 ¿Qué es la planeación?
Es una actividad gerencial primordial que implica:

O Definir los objetivos de la organización.

O Establecer una estrategia general para lograr
dichos objetivos.
O Desarrollar planes para las actividades del
trabajo organizacional.
 ¿Qué es un Plan?
Es una herramienta o instrumento de
planificación, es un conjunto sistemático de
actividades que se lleva a cabo para concretar
una acción.
 Otras definiciones
O Es una guía que interrelaciona los
recursos humanos, financieros, materiales y
tecnológicos disponibles.

O El plan de trabajo establece un cronograma,

designa a los responsables y marca metas y
objetivos.
O Las premisas de la planeación es el ambiente
anticipado en el que se espera que operen los
planes.

O Las premisas de la planeación, se deben

considerar ante aquellas circunstancias futuras
que pueden afectar el curso en que va a
desarrollarse el plan.

O Y se establecen al inicio del proceso de

planeación.
O Entre ellas están los factores externos cuyo
origen es ajeno a la empresa, pero que
pueden tener efecto decisivo en el
desarrollo de sus actividades y que deben
tomarse en cuenta al planear, pueden ser:
políticas, restricciones legales, impuestos,
legislación laboral, poder adquisitivo de la
población etc.
O Entre los factores internos que se
originan dentro de la empresa,
pueden ser: variación del capital,
accidentes, innovaciones, huelgas,
rotación y ausentismo de personal
etc.
 Definiciones
O Objetivos o metas:
Los fines hacia los que se dirige la actividad.
O Estrategia:
Es la instrumentación de los cursos de acción
y la asignación de los recursos necesarios
para alcanzar esos objetivos.
O Políticas:
Declaraciones o interpretaciones generales
que orientan las reflexiones para la toma de
decisiones.
Procedimientos:
Planes que establecen un método de
actuación necesario para soportar
actividades futuras.
O Reglas:
Establecen las acciones o su ausencia específicas
necesarias en las que no se permite la discreción.
Programas
Complejos de metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir,
recursos a emplear y otros elementos necesarios
para realizar un curso de acción determinado.
O Presupuesto:
Informe de resultados esperados que se
expresa en términos numéricos.
 La planeación formal:
O Conlleva:
Objetivos específicos durante un
periodo específico.
Se plantean por escrito y se
comparten con los miembros de la
organización.
¿Por qué los gerentes planean?

O Proporciona dirección.
O Reduce la incertidumbre.
O Minimiza el desperdicio y la redundancia.
O Establece los objetivos o los estándares
para controlar.
¿Cómo planean los gerentes?
O Elementos de la planeación

O Objetivos (metas)

Resultados deseados para los individuos, grupos u

organizaciones enteras.
Proporcionan dirección y criterios para la evaluación del
desempeño.

O Planes
Documentos que describen cómo se lograrán los objetivos.
Describen las asignaciones de los recursos y establecen los
programas de actividades.
Relación entre Planeación y
desempeño
O La planeación formal se asocia con:

Utilidades y rendimiento de activos más altos y

resultados financieros positivos.

O La calidad de la planeación y de la implementación afecta más

al desempeño que cuánta planeación se haya hecho.

O El entorno externo puede reducir el impacto de la planeación

en el desempeño.

O La planeación formal debe usarse durante varios años antes

de que comience a afectar al desempeño.
 Tipos de objetivos
Objetivos financieros
O se relacionan con el desempeño financiero interno que
se espera de la organización.
Objetivos estratégicos
O Se relacionan con el desempeño de la empresa con
relación a los factores de su ambiente externo (como
competidores).
Objetivos establecidos frente a objetivos reales
O Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas de
la organización (dirigidas al público en general) que
pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales (lo
que en realidad ocurre en la organización).
 Tipos de planes

Tácticos Mediano Plazo

 ALCANCE
PLANES ESTRATÉGICOS (visión, misión y objetivos).
Aplican a toda la organización.
O Establecen los objetivos generales de la
organización.
O Buscan posicionar a la organización en su
entorno.
 PLANES TÀCTICOS.
Para cada departamento.
Establecen las tácticas o las formas en que se
enfrentarán las condiciones del medio, de la
competencia, de nuestras opciones de
producción interna, entre otros muchos
elementos. El plan táctico se conserva de
manera confidencial a nivel de gerencia.
Por ejemplo bajar el precio , promociones.
 PLANES OPERACIONALES u OPERATIVOS
Para cada Sección( se les entregan a los
niveles inferiores).
O Especifican los detalles de cómo lograr los
objetivos generales.
O Abarcan periodos más cortos.
O Cuando ya se sabe «qué se va a realizar»
 MARCO DE TIEMPO

PLANES DE LARGO PLAZO

O Planes con un período tres años a cinco años.
PLANES DE MEDIANO PLAZO
O De uno a 3 años.
PLANES DE CORTO PLAZO
O Planes que abarcan 1 año o menos.
 ESPECIFICIDAD

O PLANES ESPECÍFICOS
Planes claramente definidos y que no dan lugar
a interpretaciones.

O PLANES DIRECCIONALES
Planes flexibles que exponen pautas generales
y proporcionan enfoque, pero permiten la
discreción en su implementación.
 FRECUENCIA DE USO

PLAN ÚNICO
O Un plan para una vez, el cual se diseña
específicamente para satisfacer las
necesidades de una situación.

PLANES PERMANENTES
O Planes continuos que proporcionan una guía
para las actividades que se realizan
repetidamente.
Ventajas de la planificación
 Solo se puede controlar y dirigir lo que se
planea.
 Distribución más justa de recursos.
 Los procesos y procedimientos son y pueden ser
objeto de mejora continua.
 Facilita la coordinación de los recursos
humanos.
 Ayuda a la dirección de la empresa.
 Disminuye el riego de la empresa al prever y
planear contingencias.
¿Cómo establecer objetivos y
desarrollar planes?
ESTABLECIMIENTO TRADICIONAL DE
OBJETIVOS.
Los objetivos generales se establecen en los
niveles altos de la organización.
Luego, los objetivos se convierten en sub-
objetivos para cada nivel de la organización.
Los niveles altos de la administración saben
qué es lo mejor debido a que pueden ver la
“perspectiva general”.
O Los objetivos tienen la intención de guiar y
obligar desde los niveles superiores.

O Los objetivos pierden claridad y enfoque

conforme los gerentes de nivel inferior
intentan definir los objetivos para sus
propias áreas de responsabilidad.
 LOS INCONVENIENTES DEL
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS.
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS.
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS.
Un proceso mediante el cual el superior y
subordinado identifican conjuntamente sus
objetivos comunes, definen las principales áreas
de cada individuo, de la responsabilidad en
cuanto a los resultados que se esperan de él y el
uso de estas medidas como guías para la
operación de la unidad y evaluar la contribución
de cada uno de sus miembros.
Es un proceso de definición de objetivos
dentro de una organización por el que los
directivos y los empleados estén de acuerdo
con los objetivos y entiendan lo que tienen
que hacer en la organización con el fin de
alcanzarlos.
La esencia de APO es el establecimiento de
metas participativas, la elección del curso de
las acciones y la toma de decisiones.

Una parte importante de la APO: es la

medición y la comparación del desempeño
real de los empleados con las normas
establecidas.
 ¿Cómo establecer objetivos y
desarrollar planes en el APO ?
O Los empleados y los gerentes determinan
conjuntamente los objetivos específicos de
desempeño.
O Se revisa periódicamente el progreso hacia el
cumplimiento de los objetivos.
O Las recompensas se asignan basadas en los
objetivos.
Elementos clave de la APO:
O Especificidad de los objetivos.

O Toma de decisiones participativa.

O Periodo explícito de
evaluación/desempeño.

O Retroalimentación y recompensas.
 PASOS DE UN PROGRAMA TÍPICO DE
APO

Se formulan los objetivos generales y estrategias de

la organización.
Los objetivos principales se asignan a las unidades
divisionales y departamentales.
Los gerentes de unidades establecen objetivos
específicos para sus unidades en colaboración con
sus gerentes.
Los objetivos específicos son establecidos en
colaboración con todos los miembros del
departamento.
O Los gerentes y los empleados especifican y
acuerdan planes de acción que definen
cómo lograrán los objetivos.
O Se implementan los planes de acción.
O El progreso hacia los objetivos se revisa
periódicamente, y se da retroalimentación.
O Se refuerza el logro exitoso de los objetivos
mediante recompensas basadas en el
desempeño.
 ¿La APO funciona?

RAZÓN DEL ÉXITO DE LA APO

El compromiso y la participación de la
gerencia.
 PROBLEMAS POTENCIALES CON LOS
PROGRAMAS DE APO

O No son tan eficaces en los entornos dinámicos, por lo

que se requiere volver a establecer objetivos
constantemente.

O Algunos gerentes ocasionalmente dejan de explicar la

filosofía de la APO (que resalta el autocontrol y la
autodirección) a los subordinados, o proporcionarles
guías para el establecimiento de sus metas.

O El énfasis excesivo en el logro individual puede generar

problemas con el trabajo en equipo.
 OBJETIVOS BIEN ESCRITOS

O Están escritos en términos de resultados, en

lugar de acciones.
Se enfocan en los fines, en lugar de en los medios.

O Son mensurables y cuantificables.

Definen específicamente cómo se va a medir el
resultado y cuánto se espera de ellos.

O Son claros respecto de un periodo.

Cuánto tiempo deberá transcurrir antes de medir
el logro.
O Están por escrito
Enfocan, definen y hacen que los objetivos
sean visibles.

O Se comunican a todos los miembros de la

organización que deban saberlos
Ponen a todo el mundo “en la misma
sintonía”.
Pasos para establecer objetivos
1. Revisar la declaración de misión de la organización.
¿Los objetivos reflejan la misión?

2. Evaluar los recursos disponibles.

¿Hay recursos suficientes para lograr la misión?

3. Determinar los objetivos individualmente o con otros.

¿Los objetivos son específicos, mensurables y oportunos?

4. Escribir los objetivos y comunicarlos.

¿Está todo el mundo en la misma sintonía?

5. Revisar los resultados y si los objetivos se están cumpliendo.

¿Qué cambios se necesitan en la misión, los recursos o los objetivos?
 Lo que hace un gerente

O Nivel del gerente en la organización:

Planes estratégicos en los niveles superiores.
Planes tácticos en los niveles medios.
Planes operacionales en los niveles inferiores.

O Grado de incertidumbre ambiental:

Entorno estable: planes específicos.
Entorno dinámico: planes específicos pero flexibles.

O Duración de compromisos futuros:

Concepto de compromiso: los planes actuales que afecten
compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo
suficientemente largo para cumplirlos
Planeación y nivel organizacional en la jerarquía de las
organizaciones

Planes tácticos
 Métodos de planeación

O Establecimiento de un departamento de planeación

formal
Un grupo de especialistas en planeación que ayudan a
los gerentes a escribir los planes organizacionales.
Planear es una función de los gerentes; nunca debe
convertirse en la única responsabilidad de los
planeadores.
O Involucrar en el proceso a más miembros de la
organización
Los miembros de las unidades de diferentes niveles
desarrollan los planes y luego son coordinados con otras
unidades de la organización.
Planeación eficaz en entornos dinámicos

O Desarrollar planes que sean específicos pero

flexibles.
O Entender que la planeación es un proceso
continuo.
O Cambiar los planes cuando las condiciones lo
justifiquen.
O Favorecer la jerarquía de la organización para
fomentar el desarrollo de las habilidades de
planeación en todos los niveles de la
organización.
 Referencias.

O 1. Administración. Robbins & Coulter.

O 2. Administración. Harold Koontz, Heinz

Weihrich.

O 3. Introducción a la teoría general de la

administración. Idalberto Chiavenato.