TEXTOS DE INFORMACION COMPLEMENTARIA

PRODUCTIVIDAD :
Trabajando Inteligentemente

EL PEQUEÑO GRAN GENERADOR DE IMPRODUCTIVIDAD

EL ENEMIGO #1 DE LA PRODUCTIVIDAD1

¿Se ha puesto a pensar cuantas cosas pueden resultar factores para la baja productividad
en el trabajo? Permitame mencionarle solo algunos de estos distractores del trabajo: el
ruido (incluye musica a un volumen elevado y conversaciones en voz alta) ,mala
iluminacion ,equipos de oficina poco ergonomicos (sillas y escritorios ,por ejemplo)
,temperatura inadecuada de la oficina (calor o frio excesivos) ,un dolor de muelas (y ,en
general ,cualquier dolor) ,software inadecuado ,malas costumbres de postura ,un monitor
para computadora de baja calidad,... y la lista parece interminable.
Para la mayor parte de estos hay soluciones relativamente sencillas ,economicas
o ambas ,pero existen un "atenuador de productividad" bastante escondido en nuestros
escritorios (que ,por cierto ,es un pequeñodispositivo de plastico ,circuitosimpresos y
un gran cable) ,para el cual no hay unas remedio sencillo ,pues como pasa inadvertido
para la gran mayoria de los usuarios(y quiero decir,todo tipo de usuarios: expertos
,intermedios y novatos) ,es dificil buscarle solucion.
Este pequeño dispositivo que a simple vista parece inofensivo por completo y de
gran utilidad (y que en realidad lo es) ,esconde una gran improductividad ,si no se usa
en forma correcta ,o se abusa de el. El causa-problemas se ha puesto tan de moda en
los ultimos años que es casi inconcebible trabajar sin el (que ironicas suelen ser a
veces las cosas) ,ni que decir de un equipo nuevo que no venga con uno de fabrica.
Ademas ,se han hecho grandes avances en su diseño y elaboracion que incluso resulta
verdaderamente comodo usar los ultimos modelos que han salido al mercado.
Pero bueno ,dejemonos de misterios. ¿Quien es este pequeño gran generador de
improductividad? ,pues nada menos que el simpatico mouse que acompaña a cualquier PC
nueva que compremos.
Si para estos momentos usted piensa que estoy completamente mal en mi
apreciacion ,lo invito a seguir leyendo y a considerar las razones que tengo para ello.
La historia. Hace algunos años ,cuando DOS era el ambiente de trabajo
predominante en la industria de las PCs ,muy pocas aplicaciones tenian soporte para
mouse. Y esto es logico ,ya que la interfaz basada en caracteres de DOS no hacia
necesaria otra forma de trabajar que no fuera a traves del teclado. Pero entonces hizo su
entrada triunfal y definitiva Windows 3.x ,un ambiente grafico que ofrecia muchas
ventajas respecto a DOS. Para empezar ,era grafico ,esto significaba que se podia hacer
uso de imagenes o dibujos en la pantalla para representar comandos ,tareas ,aplicaciones
,documentos y cualquier otra cosa que pudiera expresarse en forma grafica; ademas ,el
ambiente proponia un uso extenso de menus para ejecutar comandos dentro de las
aplicaciones. Y como Windows representaba un cambio completo en la forma de operar
una computadora PC ,proponia hacer uso de un nuevo dispositivo que sirviera como

1
PC Computing, ,Director General: Pablo Payro Ogarrio , Año: 02 ,Numero: 11 ,Noviembre de 1995 ,pp. 18-
20
medio alternativo de seleccion de comandos y de operacion de aplicaciones: el mouse.
Aqui hago una pausa para aclarar que ni el mouse ni los ambientes graficos fueron idea
original de Microsoft ,como mucha gente cree ,y (quiza para sorpresa de muchos) tampoco
fueron ideas generadas por Apple Computer.
Cuando Windows fue ganando terreno entre los usuarios de PCs ,el mouse fue
ocupando un lugar preponderante en la computacion personal (otro dato curioso: los
usuarios de computadoras Mac disfrutan de los beneficios del mouse y de los
ambientes graficos desde varios años antes que los usuarios de la plataforma Intel). Y
es facil ver por que el mouse se convirtio en tan buena compañia de Windows: el nuevo
ambiente grafico hacia que muchas tareas algo oscuras en DOS fueran mas evidentes
bajo el nuevo paradigma de operacion. Por ejemplo ,al usar el Administrador de Archivos
de Windows ,se podian copiar archivos y directorios completos entre unidades de
discos al solo seleccionar los archivos deseados con el mouse y luego arrastrarlos hacia
su destino; esto era mas visible y mucho mas entendible para cualquier usuario que un
comando como

C:\>XCOPY C:\DOCS\FAC-??95.* A:\RESP\FACTURA /S

ademas ,muchas tareas que en las aplicaciones de DOS solo se podian realizar por
medio del teclado ahora podian hacerse con la ayuda del mouse. Y ,honestamente
,considero que muchas tareas actuales de mi labor cotidiana en una computadora me
serian dificiles de completar sin un mouse.
Los beneficios La idea detras del uso del mouse es proveer un medio alternativo
para ejecutar comandos y operar una aplicacion. Derivado de la propia naturaleza de los
ambientes graficos (como Windows) ,se desprende ademas que el mouse es un
magnifico dispositivo para ingresar datos a la computadora en programas de dibujo y
diseño grafico: imaginese hacer uso de una aplicacion como el Paint ,que viene con
Windows ,sin la ayuda de un mouse. Este tipo de programas requieren que usted
ingrese las coordenadas donde se colocaran los objetos que esta dibujando ,y en
definitiva es mas facil hacerlo con un movimiento de clic-arrastrar-soltar en lugar de
teclear las coordenadas de la esquina superior izquierda e inferior derecha ,y luego
observar como se ve (si suponemos que estamos dibujando un rectangulo). Lo que es
mas ,este tipo de operacion ofrece mayor retroalimentacion al usuario si se realiza con
un MOUSE.
Por otro lado ,existen aplicaciones con demasiadas opciones en una sola
ventana ,y es mas facil accesarlas y cambiar sus valores si usamos un mouse; u otro
tipo de aplicaciones que tienen algunos elementos de interfaz diseñados para ser
accesados por medio del mouse ,ofreciendo asi un atajo a la ejecucion del comando a
traves del teclado. Un ejemplo de este ultimo caso son las aplicaciones cuya barra de
herramientas ejecuta comandos que tambien estan disponibles desde menus. En estas
aplicaciones existe una barra horizontal ,ubicada por lo general abajo de la barra de menus
,que dispone de pequeños botones con imagenes que representan la accion o comando
para el cual proveen un acceso alternativo.
En definitiva ,el mouse es muy util ,pero a veces se confunde el objetivo de su
existencia ,y hacemos un mal uso de el.
Los problemas. Y a todo esto ,¿cual es realmente el problema con los mouse?
Uno de los mayores problemas es que la mayoria de los usuarios ha olvidado el objetivo
de estos dispositivos (eso si alguna vez supieron cual era): proporcionar un medio de
acceso alternativo a los comandos y modos de operacion de una aplicacion.
Por este motivo usted podra ver a varios usuarios ejecutar comandos unica y
exclusivamente con el mouse. Por ejemplo ,observe como accesan las opciones dentro
de un menu de una aplicacion: suponga que un usuario que trabaja con un procesador
de palabras desea ejecutar el comando de grabar el documento activo; primero ,si el
usuario estaba tecleando ,levantara del teclado la mano derecha (para este ejemplo ,nuestro
usuario es diestro y no zurdo) y buscara el mouse a un lado del teclado ,a continuacion
tratara de localizar en la pantalla el cursor del mouse (o flechita ,como le llaman algunas
personas) ,tarea que no le toma mas de un segundo; luego llevara el puntero del mouse
hasta la barra de menus de su aplicacion desplazando el mouse sobre su escritorio ,en
seguida lo ubicara sobre el menu de Archivo y hara clic sobre el ,de inmediato buscara la
opcion de Guardar dentro del menu ,y de nuevo hara clic. Hasta este momento ,el usuario
ha empleado por lo menos 3 segundos y varios movimientos de manos y ojos. Si cree
que 3 segundos no son nada ,piense en la cantidad de veces que un usuario ejecuta este
tipo de operaciones al dia ,multipliquelas por tres y obtendra el numero de segundos al
dia que son empleados para una operacion tan sencilla; ahora ,multiplique esos
segundos por cinco (los dias habiles de una semana) ,luego multipliquelos por cuatro
semanas al mes ,por ultimo multipliquelos por 12 meses que tiene un año ,y la cifra se
vuelve en realidad considerable.
Suponga que esta tarea se realiza un promedio de 15 veces al dia; haga la
siguiente operacion:
15 acciones de grabar archivo al dia x 3 segundos cada una x 5 dias semanales x
4 semanas mensuales x 12 meses anuales y obtendra el siguiente numero: 10,800
segundos al año empleados para grabar un archivo en un procesador de palabras. Con
un poco mas de operaciones matematicas ,esos diez mil ochocientos segundos al año se
convierten en tres horas anuales ,¿aun cree que es poco tiempo? Considere tambien
que un gran porcentaje de usuarios no son muy habiles con un mouse: les tiembla
la mano ,lo mueven demasiado rapido ,tienen mala punteria ,etc.; y esto incrementa de
manera considerable el tiempo total para completar un comando usando el mouse.
El problema no para ahi ,ya que esta es una de las muchas operaciones que los
usuarios realizan valiendose unicamente del mouse. Existen por lo menos otras cinco o
seis operaciones mas de este tipo (operaciones basicas dentro de cualquier aplicacion)
que son muy comunes durante una sesion de trabajo. Si multiplica las tres horas
empleadas para el ejemplo anterior ,obtendra de 15 a 18 horas al año malgastadas en
ejecutar comandos de una aplicacion.
Este tipo de improductividad no es imputable solo al mouse ,los usuarios tienen
un poco que ver pues no se interesan en aprender vias alternas y mas directas para
ejecutar comandos dentro de una aplicacion.
Por ejemplo ,si su ambiente de trabajo predominante es Windows ,cuenta con
varias combinaciones de teclado para ejecutar comandos mucho mas rapido que con el
mouse. Para el ejemplo de los parrafos anteriores ,existe por lo menos una forma mas
rapida de acceso a la opcion Guardar del menu Archivo. Si la aplicacion se diseño de
manera correcta ,observara que una de las letras del menu Archivo esta subrayada ,asi por
ejemplo: Archivo. Esa rayita debajo de una letra en un menu o cualquier otro control en
Windows significa que puede accesar ese objeto (llamese menu ,boton o cualquier otro)
al mantener presionada la tecla Alt (ubicada a la izquierda de la barra espaciadora) mientras
presiona la letra subrayada en el control o menu. Para nuestro ejemplo esto seria: Alt + A.
Al pulsar esta combinacion de teclas sucede lo mismo que al hacer clic con el mouse
sobre el menu ,y toma una pequeña fraccion de segundo. La opcion de Guardar dentro
del menu seguro que tambien tiene una letra subrayada en su nombre ,y esto significa
que puede ejecutar esa opcion al solo presionar la tecla de la letra subrayada ,pero en esta
ocasion sin pulsar la tecla Alt.
Las aplicaciones bien diseñadas ofrecen por lo menos otra forma mas de
accesar opciones de menus ,las llamadas teclas-calientes (hot-keys en ingles) o
combinaciones rapidas. Observe con detenimiento las diferentes opciones de los
menus de sus aplicaciones habituales y descubrira que una opcion de un menu puede
ser accesada con una combinacion del tipo Ctrl-Tecla ,Ctrl-Fnumero o Fnumero ,en
donde Ctrl es la tecla control (ubicada a la izquierda de la tecla Alt ,al fondo del teclado)
,Tecla es cualquier letra o simbolo de su teclado ,y Fnumero es cualquiera de las teclas
de funciones ubicadas en la primera linea en la parte superior del teclado y numeradas
desde F1 hasta F12.
El unico inconveniente de estas combinaciones de teclado para accesar menus y
ejecutar comandos ,es que tendra que aprenderse por lo menos unas 10 o 15
combinaciones para las tareas comunes de todas sus aplicaciones ,y esto toma tiempo
,tiempo que no tiene ya que ha estado muy ocupado ejecutando tareas con el mouse.
Ahora ,no me malinterprete ,no estoy diciendo que el mouse no sirve para nada
,solo pienso que debemos buscar la forma mas inteligente de trabajar con nuestra
computadora y nuestras aplicaciones ,esto involucra un uso equilibrado y bien dirigido
de las combinaciones de teclado y del mouse.
Dese un tiempo para explorar con detenimiento todos y cada uno de los menus
de las aplicaciones con las que trabaja la mayor parte del tiempo ,y descubra todas las
diferentes formas de accesar sus comandos.
Si usted es un usuario de Windows y tiene por costumbre usar con exceso el
mouse ,lo invito a que trate de cambiar un poco sus habitos y explote mas las ricas
caracteristicas de este ambiente de trabajo ,que fue diseñado para ayudarle a ser mas
eficiente en su trabajo ,y no para hacerle perder varios minutos al dia al realizar tareas
triviales.
Como ultimo comentario ,tenga en cuenta que el sistema operativo Windows 95
cuenta con una gran cantidad de formas diferentes de accesar menus ,comandos ,objetos
y aplicaciones. Y de entre estas formas se encuentra una realmente novedosa y util: el
boton derecho del mouse ,el cual invocara de inmediato un menu de contexto con todas
las opciones aplicables al estado actual del objeto sobre el cual hizo clic. Esta es una
nueva forma de ganarle tiempo al mouse ,y en realidad es muy efectiva en elevar la
productividad de un usuario dentro de este ambiente de trabajo.
Finalmente ,recuerde que el mouse no es como lo pintan...
MIGUEL R. BOLAÑOS USLA