DESCRIPCIÓN DEL CARGO_AUXILIAR DE TRAFICO 2016-09-16/V3

20160907
Cargo: AUXILIAR DE TRAFICO Rol : GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Nivel del Cargo: AUXILIAR Disp. para viajar: NO INDISPENSABLE

RELACIONES DEL CARGO

GERENTE DE CALIDAD Y
TRÁFICO

COORDINADOR DE
TRAFICO

AUXILIAR DE
TRAFICO

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Garantizar información permanente, oportuna y confiable de la ubicación de todos los vehículos en ruta despachados.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

TIPICAS 20

1 Iniciar el seguimiento vehicular desde que el despacho aparece en la pantalla de tráfico con su hora de salida o es reportado por un funcionario del área de Despachos.

2 Aplicar las sanciones establecidas para los casos de incumplimiento.

3 Apoyar a los auxiliares de tráfico que se encuentran en las agencias, cuando se requiera si su ubicación es la oficina principal.
4 Apoyar al Inspector y al Director de administración y prevención de riesgos, cuando se requiera.
5 Apoyar la activación de planes de contingencia, cuando se requiera.
Entregar el turno e imprimir el listado de trafico actualizado para informar el estado de las novedades existentes incluyendo información específica a tener en cuenta durante el
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seguimiento de determinadas cargas.
Grabar en el sistema las novedades presentadas en ruta para cada vehículo a su cargo y reportar éstas de manera oportuna al área de PSF(Inspectores de PSF, Director de PSF),
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asociado a la zona del caso.
8 Hacer revisión constante de los sistemas automáticos WAP y GPS.
Hacer rondas horarias por todos los puestos de control para recoger los reportes de los vehículos en ruta y realizar un seguimiento del funcionamiento de los mismos, dejando
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consignado en el sistema las observaciones, si su ubicación es oficina principal.
Informar al Coordinador de Tráfico de las novedades que afecten el normal funcionamiento de las herramientas de trabajo, comunicaciones y programas para realizar la labor de
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seguimiento y control de los vehículos en ruta.
11 Leer los e-mail recibidos desde la hora anterior al cambio de turno con el fin de buscar información no recibida en la entrega pero importante para su gestión.

12 Mantener constante atención sobre cada uno de los vehículos a su cargo, utilizando los recursos del sistema, para adelantarse a la detección de posibles novedades en ruta.

Monitorear la zona urbana asociada a la zona nacional revisando reportes y las observaciones grabadas a los vehículos en trafico, detectando retrasos, inconsistencias en la
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información, re-troalimentando al auxiliar de trafico de las agencias para que realice las acciones pertinentes; si su ubicación es la oficina principal.
Pasar los vehículos a su cargo dentro de su zona a la zona siguiente de manera oportuna, confiable y sin ninguna novedad. Aplica solo para los auxiliares de tráfico de oficina
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principal.
15 Realizar llamada directa al sitio de descargue (cliente o conductor) para confirmar la entrega de la mercancía.
16 Realizar llamadas aleatorias a los conductores en ruta para confirmación de ubicación del vehículo y se presenta alguna novedad para su respectivo apoyo.
17 Registrar en el sistema oportunamente los reportes recopilados y las observaciones a que haya lugar para mantener actualizada la información.
18 Reportar al Coordinador de trafico y grabar en el sistema las sanciones establecidas para los casos de incumplimiento.
Reportar todas las novedades en ruta correspondientes a eventos no deseados, incumplimiento de normas, desacato de políticas y negligencia de conductores, a Jefes de
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Negocio, Gerentes de Agencias (dueñas y despachadoras) para que tomen la medidas preventivas y correctivas del caso.
20 Velar por el cumplimiento de las normas de manejo de ruta establecidas por TSP y los clientes y en general, de la políticas de TSP para los despachos efectuados.

NO TIPICAS 9

Llamar al puesto de control anterior y siguiente al sitio de la demora en búsqueda de información adicional y dar instrucciones a éstos para que se comunique con tráfico ante
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cualquier novedad y alerten de la demora a conductores y escoltas que pasen por el sitio, si su ubicación es la oficina principal.
Autentificar sitio de pernoctada o varada; si corresponde a un puesto de control confirmar con éste la veracidad de la información, si es un sitio no autorizado por TSP informar
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al Inspector PSF.
3 Confirmar al inspector PSF la persistencia en la demora del vehículo y las gestiones adelantadas sin resultado, en caso dado.
Enviar reporte de cuadro de servicios de escoltas y las planillas correspondientes al Coordinador de Trafico, aplica solo para los auxiliares de trafico que se encuentren en las
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agencias.
5 Enviar reportes de ubicación de vehículos y control de pernotadas a clientes y/o usuarios de su información en TSP que se lo soliciten.
Informar al área de seguridad inmediatamente detectada la novedad, informando las gestiones adelantadas, siguiendo las instrucciones recibidas y dejando registro por escrito y
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en las observaciones del viaje.

7 Localizar los vehículos que se encuentren transitando por la zona de la demora y comunicar la novedad para que estén alerta y apoyen a tráfico con cualquier información.

8 Registrar oportunamente en el sistema, los servicios de acompañamientos y escoltas asociándolos a los despachos que hagan uso de este recurso.
9 Ubicar los datos del conductor y/o propietario para tratar de localizarlo, llamando a sus celulares o comunicándose con su domicilio.
 FUNCIONES ORGANIZACIONALES 11

1 Abstenerse de operar equipos, sin previa autorización y entrenamiento.

Aplicar permanentemente las disposiciones establecidas en los documentos relacionados con los procesos en los que participa, informando cualquier no conformidad que se
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presente, sugiriendo modificaciones a lo documentado según sea pertinente o propuestas para tomar acción correctiva, preventiva o de mejora.
3 Cumplir con el reciclaje interno, sistema de separación de residuos y ahorro de los recursos.
Cumplir las políticas y objetivos integrales establecidos en la empresa participando activamente en todas las actividades de capacitación, formación, promoción y simulacros de
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emergencia relacionadas con los sistemas de gestión, a las que sea invitado.

Informar al Jefe inmediato, al Responsable de Sistemas de Gestión, al Coordinador de PSF y/ o al Coordinador de Sistemas de Gestión Integrados, según corresponda, sobre
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condiciones inseguros para las personas, los bienes y el ambiente, incidentes y accidentes identificados en los lugares de trabajo, diligenciando los registros respectivos.

6 Usar y cuidar los elementos de protección personal que le sean suministrados, informando oportunamente cuando estos sean inadecuados o requieran reemplazo.
Cumplir con las políticas y obligaciones, desempeñar los roles y funciones propias de su cargo tendientes al logro de los objetivos trazados en el Plan Estratégico de Seguridad
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Vial.
8 Procurar el cuidado integral de su salud.
9 Suministrar información Clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
10 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
11 Rendir cuentas al Jefe Inmediato del desarrollo de sus funciones, responsabilidades y compromisos.

AUTORIDADES 0

1 NA

SUPERVISIÓN OPERATIVA ADMINISTRATIVA

# SUPERVICION
80% 20% # OPERATIVA
# ADMINISTRATIVA

REQUERIMIENTOS DEL CARGO/ COMPETENCIAS

EDUCACIÓN

Técnico preferiblemente en Administración de Empresas, Sistemas,

Estudios Básicos, Profesionales y/o Técnicos:
Administración Financiera, auxiliar Contable o afines

Primaria Profesional
Bachiller Especialista
X Técnico Maestría
Tecnólogo

Interno: 2 años de estudios de nivel profesional / Externo: 2 años de estudios de nivel profesional con 1
Homologación:
año de experiencia.

EXPERIENCIA

Años de Experiencia: 6 meses Sectores: Preferiblemente en empresas de transporte

COMPETENCIAS CORPORATIVAS

1 ATENCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE 4 ORIENTACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE NORMAS DE SEGURIDAD, SALUD EN

2 TRABAJO EN EQUIPO 6 SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE
3 CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL 5 RESPONSABILIDAD SOCIAL

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

1 CAPACIDAD DE GESTIÓN 3 GESTIÓN DOCUMENTAL 5 COMUNICACIÓN

2 ORIENTACIÓN AL CUMPLMIENTO DE NORMAS Y PROCESOS 4 HABILIDAD TECNOLÓGICA 6

FORMACION/ CONOCIMIENTO ESPECIFICO

Microsoft Office, SLT - Módulo Tráfico.

PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO

Tránsito y Seguimiento

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN LA EMPRESA

Trámite de requerimientos de GTI - Norma para uso de recursos tecnológicos.

RIESGOS ASOCIADOS AL CARGO

Para conocimiento de los riesgos, remitirse a las Matrices de Gestión de Riesgos aplicables.