Cómo aumentar la productividad

docente con el método GTD

05/10/2014 Escrito por Santiago Leave a Comment
El método GTD (Getting Things Done) es un modelo de
gestión creado por David Allen a partir
de su libro Organízate con eficacia. El método GTD se ha
convertido en uno de los modelos de gestión relacionados
con la productividad más importantes que existen en la
actualidad. Es una metodología totalmente nueva y
rompedora en lo que a la gestión del trabajo se refiere y ha
supuesto una auténtica revolución en el ámbito
profesional. De ahí que en este artículo quiera darte a
conocer algunas de las claves de este método y
relacionarlo en cierto modo con la productividad docente.
¿Me acompañas?

¿Eres docente?
¡Ya somos más de 20.000 suscriptores!

¡ME APUNTO!
 Imagen extraída de Shutterstock

¿Cuál es la clave del método GTD?

El método GTD de gestión no es un método de gestión al
uso. Y no lo es por una razón que personalmente me
parece esencial: el método GTD facilita que tu mente se
libere de las tareas que tienes pendientes, es decir, las
tareas que te faltan por realizar desaparecen de tu mente
y se guardan en otros lugares que más adelante explicaré.
Este hecho es el gran valor del método GTD, ya
que cuando trabajas en algo no tienes la necesidad de
recordar lo que todavía tienes pendiente.

La transformación del tiempo mediante el método

GTD.
Siempre he defendido la idea en este blog de que gestionar
el tiempo es una forma más de perder el tiempo. De lo que
se trata no es de gestionar el tiempo, sino de transformarlo
a tu favor para disponer precisamente de más tiempo. Esto
hace que a través del método GTD lo que se concibe como
prioridad pase a un segundo plano, es decir, no hay que
estructurar el trabajo por prioridades, sino por actividades
requeridas para cada momento del trabajo. Esta
concepción del tiempo es realmente otro de los grandes
valores del método GTD. ¿Cómo se consigue? David Allen
propone cinco actuaciones para poder desarrollar con
éxito tu trabajo.

Los 5 principios del método GTD.

1. Recopilar. En este primer principio de lo que se trata es
de vaciar las tareas que tienes en mente. Para David Allen
cuanta más información almacenas más tiempo tardas en
gestionarla correctamente. Hay tareas que sencillamente
puedes poner en listas y olvidarte de ellas para centrarte
en otras. Así evitas que en tu cabeza se reproduzcan
tareas que debes realizar a corto, medio o largo plazo. Las
reproducciones de ideas no hacen más que disminuir tu
trabajo y, por ende, tu productividad. En este sentido David
Allen habla de depositar la información en “cubos”, “cajas”,
“cestas” o, lo que vendría a ser lo mismo:

 Subcarpetas en correos electrónicos (gmail)

  Libretas

 Agendas electrónicas

 …

Estos lugares de almacenaje son los que te permiten

vaciar tu mente. Además, cuentan con la ventaja de que
puedes recurrir a ellos cuando quieras sabiendo que en un
instante tendrás la información a tu disposición. David
Allen recomienda que al menos una vez por semana
revises estos lugares de almacenaje y los tengas tan
actualizados como sea posible para evitar una excesiva
acumulación de información.

2. Procesar. Una vez consigues tener todas tus tareas

debidamente recopiladas, es cuando empieza la segunda
fase del método GTD que consiste en procesar la
información almacenada. Será en esta segunda fase
donde deberás tomar las siguientes decisiones:

 Eliminar la tarea

 Realizar la tarea

 Delegar la tarea

 Posponer la tarea

Además de estas decisiones, David Allen también tiene en

cuenta estos procedimientos:
  Toda tarea que se comience debe realizarse desde el
principio.

 No realizar nunca dos tareas a la vez.

 Evitar en la medida de lo posible posponer a

reprogramar una tarea.

La regla de los dos minutos.

Una de las máximas del método GTD tiene que ver con las
tareas que requieren para su realización una corta
duración. En tu trabajo hay muchas tareas de este tipo.
Pues bien, si la tarea que se te presenta tiene una duración
de menos de dos minutos, debes realizarla al instante. Es
más, debes realizarla y finalizarla para que deje de ocupar
espacio en tu mente o debas almacenarla en alguno de los
cubos de información. Estas tareas aplicadas al ámbito
docente podrían ser:

 Poner las notas de una actividad en tu cuaderno

 Llamar a una familia

 Escribir una nota en la agenda de tu alumnos

 Completar la programación de aula de ese día

 Enviar una notificación a otro compañero por correo

  Responder un correo electrónico que demande tan
sólo una verificación sobre algún aspecto en concreto

 Pasar el acta de una entrevista con las familias

 …

3. Organizar. Todas aquellas tareas que ya no están en tu

mente, sino recopiladas y procesadas en cubos de
información de almacenaje de tareas necesitan de una
organización para llevarse a cabo con éxito. Al respecto,
David Allen en su método GTD insiste en la importancia de
la creación de listas, unas listas que él divide en las
siguientes categorías o grupos:

 Próximas acciones. En este grupo se trata de

anticipar las consecuencias que una tarea conlleva por
sí misma, es decir, de lo que se trata es de anticipar
qué tarea vendrá tras la realización de una tarea. Por
ejemplo, a la tarea redactar la programación del curso
requerirá más adelante la firma de los miembros del
departamento y la entrega de la programación al
equipo directivo en el plazo señalado. Es muy
importante en este sentido no visualizar tan sólo la
primera tarea, sino conocer cuáles serán las próximas
acciones que una tarea conlleva en sí misma. Este tipo
de tareas se pueden dividir por contextos o situaciones
como centro escolar, casa, correo electrónico,
teléfono, notas…
 Proyectos. David Allen llama proyecto a toda tarea
que requiere más de una acción para llevarla a cabo.
Estas tareas inacabadas y que tienen una relativa
duración en el tiempo deben ser revisadas de forma
periódica para permitir, precisamente, que avancen y
no se estanquen. En el ámbito escolar son
relativamente frecuentes y no siempre se gestionan
debidamente, ya que los plazos de realización no
siempre se respetan. Estos proyectos son propios de
los equipos directivos o también se gestionan en las
reuniones de departamento o el las denominadas
Comisiones de Coordinación Pedagógica donde
asisten los jefes de departamento y miembros del
equipo directivo.

 En espera. Se trata de una tarea que no realizas tú,

sino que ha sido delegada a otra persona. Aunque no
tengas el control para la realización de la tarea, sí es
fundamental establecer unos parámetros de control o
recordatorios para que la tarea en cuestión se lleve a
cabo. En los centros escolares este tipo de tareas se
pueden relacionar con talleres o actividades
extraescolares en la que el personal ajeno al centro es
el encargado de la actividad.

 Algún día / quizá. Se trata de una lista de tareas de

las que eres consciente de que no puedes realizar a
corto o medio plazo por diversas razones. En el ámbito
docente podría estar relacionado, por ejemplo, con el
 aprendizaje de una nueva lengua o de alguna
herramienta de carácter tecnológico (aprender a
programar).

La importancia de la simplicidad.

Otra de las máximas del método GTD es la simplicidad a

la hora de organizar las tareas. Cuanto más simple sea la
forma de organizarse, más efectiva será la tarea que
tengas entre manos. De ahí que, a veces, sea más efectivo
un método que conozcas y domines que otro que requiera
de un cierto aprendizaje. Puede ser más efectivo anotar
una tarea en un papel o libreta que realizarlo en una
aplicación de un dispositivo electrónico, por poner algún
ejemplo.

El uso del calendario.

El método GTD sólo recomienda el uso del calendario

únicamente para las tareas que están prefijadas de
antemano. En el ámbito escolar son las que suelen venir
definidas en el calendario escolar como, por ejemplo:

 Claustros

 Reuniones de evaluación

 Día de entrega de notas

 Reuniones de equipos docentes

  Reunión con las familias al inicio de curso

 …

4. Hacer. Uno de los aspectos que más me ha llamado la

atención del método GTD es poner especial hincapié en
algo que me parece fundamental y en el que es fácil caer.
Me refiero al hecho de invertir más tiempo en organizar las
tareas que en hacerlas. El hecho de dedicar mucho tiempo
a la gestión de tareas hace que dichas tareas cuesten cada
vez más llevarlas a cabo ya que se invierte una energía
considerable en su preparación. Hay que hacer lo posible
para llegar lo más fresco posible a la realización de la
tarea para que esta salga satisfactoriamente.

5. Revisar. El mayor error que puedes cometer a la hora

de llevar a cabo tus tareas es no revisarlas con asiduidad.
David Allen propone que siempre que sea posible las
tareas a realizar se revisen diariamente. La revisión de las
tareas es una actuación esencial a la hora de valorar tu
productividad porque es la revisión la que te permite
abordar las tareas y evitar lo que se denomina la
procrastinación. Al respecto del término procrastinación, te
recomiendo la lectura del artículo Procrastinación docente
o dejar para mañana lo que debieras hacer hoy. David
Allen da una importancia enorme a la revisión de las tareas
porque ello implica una disciplina y un compromiso con las
tareas racionadas con tu trabajo. Sin revisión lo más
probable es que las tareas se vayan acumulando y alguna
de ellas deje de realizarse.

Las áreas de responsabilidad del

método GTD.
Por áreas de responsabilidad debes entender todas
aquellas acciones de tu vida en la que tú tienes el control
y la capacidad de decisión. Precisamente, la toma de
decisiones es lo que marca el éxito del método GTD. Y
dichas decisiones no sólo se centran en el ámbito laboral,
sino también en el personal. Hay que ser consciente de
que cada decisión tiene unas consecuencias y que estas
consecuencias conllevan una responsabilidad.

En este sentido las áreas de responsabilidad de las

personas suelen oscilar entre las 8-10 responsabilidades.
Por ejemplo, estas son mis áreas de responsabilidad:

 Centro escolar

 Relaciones familiares

 Relaciones personales (amigos, conocidos y

compañeros de trabajo)

 Finanzas

 Desarrollo personal
  Desarrollo profesional (blog Justifica tu respuesta)

 Salud y bienestar

Es importante, al respecto, evaluar cuáles son para ti tus

áreas de responsabilidad, es decir, se trata de definirlas a
partir de cómo está organizada tu vida personal y
profesional. Una vez definidas de lo que se trata es de
llevar un sencillo registro de dichas áreas y trabajar con
ellas. Con las áreas decididas no deberías realizar ninguna
tarea que no te ayudara a desarrollar algunas de tus áreas
de responsabilidad. A partir de ahí se trata de mantener un
equilibro y una revisión de todas ellas y no dejar ningún
área desatendida. Si algún área se desatiende de forma
regular seguramente deberá revisarse o suprimirse.

De la correcta gestión de tus áreas de responsabilidad

dependerá en muchos casos tu bienestar en todos los
aspectos de tu vida. Porque, precisamente, el hecho de
detectar algún desequilibrio en las áreas que has definido
te dará la oportunidad de poder enmendar cualquier
deficiencia.

La perspectiva en el método GTD.

El método GTD establece 6 niveles de perspectiva para la
gestión de la productividad. Estos niveles son: vida, visión,
objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos y acciones.
Estos niveles de perspectiva de los que algunos he
desarrollado en otros apartados deben responder a una
pregunta que a mí me parece esencial y es la
siguiente: ¿por qué hago lo que hago? Esta debe ser la
primera pregunta que debes formularte en tu vida personal
y profesional porque:

Si no eres capaz de dar un sentido a tu productividad,

nunca serás productivo. [TUITÉALO]

Cómo iniciarse en el método GTD.

Me gustaría acabar esta aproximación al método GTD con
algunas recomendaciones en el caso de que quieras
adaptarlo a tu trabajo, a tu productividad.

 Libro. Yo empezaría leyendo el libro de David

Allen Organízate con eficacia. Se trata de un libro de
muy fácil lectura y muy pautado y del que obtendrás
magníficas ideas para desarrollar tu productividad.

 Método. Define un método de trabajo. Nunca serás

productivo si no eres capaz de crear tu propio método
e interiorizarlo. Debe ser un método sencillo en el que
al principio no predomine la tecnología. Yo empezaría
por una libreta y un bolígrafo para la confección de
lista. A medida que el método GTD se perfeccione, iría
incorporando aplicaciones que me hicieran ganar
 tiempo y aumentar y mejorar mi productividad como,
por ejemplo, Evernote.

 Determinación. La productividad no depende del

trabajo, sino de la determinación que pones en ese
trabajo. Debes crear un método, pero aún más
importante es creerte el método para aplicarlo de
forma que tu trabajo gane en calidad.

 Orden. Debes respetar el orden del método GTD:

recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar.

 Menos es más. Evita en lo posible que la preparación

de una tarea te lleve más tiempo que su realización.

 La regla de los dos minutos. No dudes en realizar al

momento cualquier tarea que conlleve menos de dos
minutos, es decir, nunca pospongas una tarea sencilla.
Hazla al instante.

A modo de conclusión. El método GTD

como filosofía de vida personal y laboral.
Como cualquier método, el método GTD ha tenido muchos
defensores y detractores. Aquellos que critican el método
lo hacen aduciendo que el compromiso que debe
adquirirse con el mismo no compensa lo productivo que
puedes llegar a ser. Soy consciente de que llevar el
método GTD a rajatabla exige de una dedicación y de una
determinación enorme. Pero como cualquier método,
quiero pensar que tiene aspectos realmente interesantes y
de muy fácil aplicación en tu vida.

En un principio puede parecer que se trata de un método

que te robará mucho tiempo, cuando en realidad es todo
lo contrario. Bien aplicado, la persona que lo realiza se da
cuenta de cómo ha transformado su tiempo a partir de la
toma de decisiones. En tu trabajo no se trata de ser
productivo, se trata de saber por qué y en qué eres
productivo. Sin reflexión la productividad se convierte en
gestión de los recursos, en gestión del tiempo, es decir, en
una pérdida de tiempo. Sólo sabiendo por qué eres
productivo serás capaz de dejar de gestionar el tiempo
para transformarlo. El método GTD es un método más
como el Principio 20/80, como laTécnica Pomodoro.

Espero que este artículo al menos te haya hecho

recapacitar sobre cómo enfocas tu productividad en lo
personal y en lo profesional. Si es así, este artículo ha
cumplido con su cometido.