Ministério da Saúde

Manual do SIPAR
Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo

Usuário

3.ª edição revista e atualizada

Série A. Normas e Manuais Técnicos

Brasília – DF
2003
 2001. Ministério da Saúde.
É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte.

Série A. Normas e Manuais Técnicos

Tiragem: 3.ª edição revista e atualizada – 2003 – 20 exemplares

Elaboração e distribuição:
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos (Arquivo)/CGDI/SAA/SE
Coordenação-Geral de Sistemas Internos de Gestão (CGSIG)/DATASUS/SE

Informações:
Divisão de Documentos Arquivísticos/Arquivo/CGDI/SAA/SE
Esplanada dos Ministérios, bloco G, edifício anexo, ala B, sala T28
CEP: 70058-900, Brasília – DF
Tel.: (61) 315 2332
Fax: (61) 315 2336
E-mail: sipar@saude.gov.br

SIPAR/Fundação Nacional de Saúde (FUNASA)

E-mail: adm.sipar@funasa.gov.br
cau@funasa.gov.br

SIPAR/Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS)

Diretoria Geral de Administração e Finanças
Av. Augusto Severo, 84, 7.º andar, Bairro Glória
CEP: 20021-040, Rio de Janeiro – RJ
Tel.: (21) 2505 0215
E-mail: protocolo@ans.saude.gov.br

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalográfica

Brasil. Ministério da Saúde.

Manual do SIPAR: Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo: usuário / Ministério da Saúde. – 3.ª ed. rev. e atual.– Brasília:
Ministério da Saúde, 2002.

74 p.: il. color. – (Série A. Normas e Manuais Técnicos)

ISBN 85-334-0665-7

1. Sistemas de gerenciamento de base de dados. 2. Arquivos. I. Brasil. Ministério da Saúde. II. Título. III. Série.

NLM W 26.5.S6

Catalogação na fonte – Editora MS

EDITORA MS
Documentação e Informação
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610
CEP: 71200-040, Brasília – DF
Tels.: (61) 233 1774/2020 Fax: (61) 233 9558
E-mail: editora.ms@saude.gov.br
 SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ....................................................................................................... 5

1 ACESSANDO O SISTEMA ................................................................................... 6

1.1 BOTÕES DE ATALHO ................................................................................. 8

1.2 BOTÕES UTILIZADOS NO SISTEMA........................................................ 8

2 REGISTRANDO UM DOCUMENTO ................................................................... 10

2.1 ALTERAR, EXCLUIR E AUTUAR UM DOCUMENTO............................. 28

3 OPERAÇÕES.......................................................................................................... 32

3.1 TRAMITANDO DOCUMENTOS ................................................................. 32

3.1.1 FORMAS DE TRAMITAÇÃO .......................................................... 34
3.1.2 QUEBRA DE SEQÜÊNCIA .............................................................. 35
3.2 TRAMITANDO CIRCULARES.................................................................... 36
3.3 RECEBENDO DOCUMENTOS.................................................................... 38
3.3.1 RECEBENDO GRD (Guia de Remessa de Documento) .................... 40
3.3.2 EMITINDO GRD ............................................................................... 42
3.3.3 REIMPRIMINDO GRD ..................................................................... 43
3.4 CANCELANDO TRÂMITE .......................................................................... 45
3.5 ANEXANDO/APENSANDO DOCUMENTOS ............................................ 49
3.6 RESOLVENDO PENDÊNCIAS .................................................................... 51

4 CONSULTAS ......................................................................................................... 54

4.1 DOCUMENTOS ............................................................................................ 54

4.2 RECEBIDOS/EXPEDIDOS ........................................................................... 61
4.3 DOCUMENTOS NÃO RECEBIDOS ............................................................ 64
4.4 DOCUMENTOS A RECEBER...................................................................... 65
4.5 PENDÊNCIAS ............................................................................................... 66

5 RELATÓRIOS ........................................................................................................ 68

5.1 ESTATÍSTICAS............................................................................................. 68
5.2 ÓRGÃO.......................................................................................................... 70
5.3 CÓDIGO DE DOCUMENTO ........................................................................ 71
5.4 TABELA DE TEMPORALIDADE................................................................ 71
5.5 IMPRESSÃO DE ETIQUETAS..................................................................... 72

3
4
 APRESENTAÇÃO

Desde 1995, as unidades do MS aderiram gradativamente ao sistema

automatizado de protocolo em funcionamento na rede corporativa. Agora instaura-se o
aperfeiçoamento dessa integração, por meio de um novo sistema denominado Sistema
Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde (SIPAR) e que dentro em breve
também contemplará o módulo arquivo.

O presente manual destina-se a orientar o usuário/gestor do SIPAR. Na

primeira etapa, que se iniciou em setembro de 2000 e continua até o momento, estarão
disponíveis as funções relativas ao protocolo de documentos.

A participação da equipe de gestores – SAA e Datasus – é imprescindível para

obtermos qualidade e agilidade na recuperação de informações. O acompanhamento
sistemático das atividades diárias dos usuários deve se caracterizar por uma parceria solidária
onde se faça presente uma comunicação clara, objetiva e permeada por atitudes de valorização
do trabalho de cada profissional envolvido.

Os gestores e usuários do SIPAR consolidam uma grande equipe de apoio às

áreas do Ministério da Saúde. Devemos ter ciência da importância de nossa atuação.

5
1 ACESSANDO O SISTEMA

Ao entrar no sistema será exibida, inicialmente, a tela de acesso do Sistema de

Controle de Acesso (SCA).

• Digite as informações referentes ao usuário:

CPF – n.º do seu CPF.

Senha – senha de acesso.

• Utilize a tecla <Tab> ou mouse para mudar de campo.

• Clique o mouse sobre o bota para acessar o sistema.

• Caso queira cancelar o procedimento, clique no botão .

• Se quiser trocar a senha, clique no e o sistema abrirá uma nova

tela para a alteração:

• Digite a nova senha e confirme. Clique no botão .

• Caso queira cancelar o procedimento, clique no botão .

• Se o usuário esquecer a senha, pode digitar qualquer número e clique no botão OK,
o sistema habilitará o botão , e o sistema enviará para o e-mail do
usuário a sua senha.

6
 Surgirá a seguinte tela:

• O usuário vai ver todos os sistemas que ele tem acesso, basta selecionar o sistema e clicar
duas vezes para que seja executado.

• Surgirá a seguinte tela:

• Preste atenção à versão do sistema, ela será atualizada automaticamente.

Exemplo:

7
 Na parte inferior da tela serão visualizados a hora, o nome do usuário e o órgão a que
pertence.

1.1 Botões de Atalho

Registrar Documento

Anexação/Apensação

Receber Documentos

Tramitar Documentos

Consulta Documentos

Troca de Órgão

Finalizar o Sistema

1.2 Botões Utilizados no Sistema

Inclui novo registro

Altera os dados do registro

Exclui um registro
Grava os dados inseridos/modificados
Cancela o procedimento
Atualiza os dados na tela
Abre nova tela para pesquisar os dados

Abre nova tela para localizar os dados

Imprimir relatório

Autuar documento
Primeira página
Próxima página
Página anterior
Última página
Primeiro registro

Próximo registro
Registro anterior

8
Último registro

Permite uma visão da tela inteira

Permite uma visão no tamanho máximo da tela
Permite uma visão no tamanho normal
Configura a impressora
Abre um documento já salvo
Fecha a tela de visualização e retorna à tela anterior
Localiza um documento a partir de uma informação
Seleciona o item marcado para a visualização da consulta
Cancela o procedimento
Limpa a tela para efetuar uma nova consulta
Confirma sua entrada no registro
Visualiza uma prévia do relatório a ser impresso
Permite a impressão direta do relatório
Transporta dados da coluna esquerda para a coluna direita

Transporta dados da coluna direita para a coluna esquerda

Localiza dados a partir de uma informação

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2 REGISTRANDO UM DOCUMENTO

Para registrar um documento, clique no botão ou escolha a opção Registrar,

no menu Documento.

Surgirá a seguinte tela:

• Clique o mouse sobre o botão para incluir novo registro.

• Preencha todos os campos da tela, exceto o campo Registro, que será gerado
automaticamente pelo sistema, após a gravação dos dados. Os dados serão salvos
clicando no botão . O preenchimento de todos os campos agilizará a
recuperação da informação e a localização do documento. Procure digitar
corretamente, incluindo acentuação, para não sobrecarregar o banco de dados.

• Utilize a tecla <Tab> ou o mouse para mudar de um campo ao outro.

10
 Os campos que estão em azul são obrigatórios.

Observe a tela anterior e siga o passo a passo:

a) Digite o tipo de documento. Se preferir, clique no botão para selecionar o tipo
de documento que está sendo registrado.

A opção Circular deverá ser selecionada se for um documento circular.

Circulares são documentos que são remetidos a diversos órgãos ao mesmo tempo.

b) Digite a sigla ou o nome do órgão. Se não souber o nome completo, clique no botão
para localizar o órgão desejado.

Surgirá a seguinte tela:

Selecione um órgão e clique sobre o botão para confirmar o procedimento.

c) Informe o número do documento que está sendo registrado, exatamente como

informado no documento; caso não exista número, digite S/N (sem número).

Exemplo:

11
 A opção Formatar deverá ser habilitada caso o número do documento
tenha formatação definida.

d) Após a gravação do documento, o número do registro será gerado automaticamente.

Exemplo:

e) Digite a UF do documento que está sendo registrado. Se preferir, clique no botão

para selecionar a UF desejada.

f) Digite parte do nome do município, utilize a tecla <Tab> e o sistema completará

com o primeiro nome correspondente.

Se preferir, clique no botão para selecionar o município desejado.

g) Digite a data que está no documento.

Exemplo:

h) Digite o número do código de classificação de documentos.

Se preferir, clique no botão para localizar o assunto pela descrição referente ao

documento registrado.

12
 Surgirá a seguinte tela:

Selecione o assunto e clique no botão para confirmar o procedimento.

i) Procedência – órgão ou pessoa produtora do documento.

O sistema preencherá o campo automaticamente com o descritivo do campo Órgão.

Se a informação não estiver correta, poderá ser modificada ou acrescentada.

Ao modificar o nome do órgão que aparece no campo ou acrescentar outras

informações, duas situações poderão ocorrer.

Na primeira, se o órgão informado não constar da tabela de cadastro, aparecerá a

seguinte mensagem:

Clique no botão para incluir o órgão.

13
 Surgirá a seguinte tela:

• Clique no botão para incluir novo órgão.

• O código será gerado automaticamente.

• Digite o nome e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Para gravar o órgão na tabela de cadastro, clique no botão . Aparecerá no grid

o nome e o tipo de pessoa.

• Para voltar à tela anterior, clique no botão .

Se preferir, clique no botão para localizar o órgão desejado. Para isso, é

necessário que se digite o nome ou parte dele no campo Procedência, pois esta pesquisa é
específica, só é realizada a partir de uma informação.

14
O sistema mostrará as opções na seguinte tela:

• Selecione a opção desejada e clique no botão para confirmar o

procedimento.

• Digite um nome para continuar a pesquisa.

• Se o nome da procedência não constar no sistema, poderá ser cadastrado, clicando

no botão .

Surgirá a seguinte tela:

15
 • Clique no botão para incluir novo órgão.

• O código será gerado automaticamente.

• Digite o nome do órgão e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Clique no botão para gravar o órgão na tabela de cadastro.

• Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Para voltar à tela principal, clique o botão .

Obs.: Para o cadastramento de Pessoas Físicas/Jurídicas que não constam na tabela

Órgão, será necessário utilizar a opção OUTROS/PF ou OUTROS/PJ.

No campo Procedência aparecerá a descrição de Outros Pessoa Física ou Outros

Pessoa Jurídica, onde deverá ser digitado o nome a ser cadastrado.

j) Interessado – órgão ou pessoa mencionada em um documento.

Digite o nome do interessado ou órgão principal que consta no documento.

Caso o nome do interessado principal informado não conste na tabela de cadastro,

aparecerá a seguinte mensagem:

Clique no botão para incluir o nome do interessado.

16
Surgirá a seguinte tela:

• Clique no botão para incluir o interessado.

• O código será gerado automaticamente.

• Digite o nome e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Clique no botão para gravar o interessado na tabela de cadastro.

• Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Clique no botão para voltar à tela anterior.

Se quiser localizar o interessado principal, digite parte do nome e clique no botão

, pois esta pesquisa é específica, só é realizada a partir de uma informação.

17
 Surgirá a seguinte tela:

O sistema mostrará as opções na tela referentes ao nome do interessado.

Digite ou selecione um nome para continuar a pesquisa e clique no botão

para confirmar o procedimento.

Se o nome do interessado principal não constar no banco de dados, poderá ser cadastrado
clicando no botão .

Surgirá a seguinte tela:

• Clique no botão para incluir o interessado.

18
 • O código será gerado automaticamente.

• Digite o nome do interessado e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Clique no botão para gravar o interessado na tabela de cadastro.

• Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Clique no botão para voltar à tela anterior.

l) Digite um resumo do documento, com informações essenciais e objetivas.

Poderão ser utilizadas as seguintes notações para complementar as informações do

documento:

m) Notação de Assuntos – utilizada para incluir os assuntos secundários do documento.

19
• Se desejar, clique no botão para incluir assunto secundário.

• Digite o número do código do assunto de classificação secundário e tecle <Tab>

para incluir no grid.
• Se não souber qual o código do assunto, clique no botão .

Surgirá a seguinte tela:

• Digite o nome do assunto ou parte dele. O sistema mostrará as opções na tela.

• Selecione um nome e clique o mouse sobre o botão para confirmar o

procedimento.

• Se quiser, clique no botão para excluir o assunto secundário.

• Poderão ser incluídos outros assuntos secundários que serão visualizados no grid.

20
n) Notação de Interessados – utilizada para incluir mais interessados no documento.

• Clique no botão para incluir interessado secundário. Digite o nome completo

e tecle <Tab> para incluir no grid.

• Se quiser localizar o interessado secundário, digite parte do nome e clique no botão

, pois esta pesquisa é específica, só é realizada a partir de uma informação.

Surgirá a seguinte tela:

21
 O sistema mostrará as opções na tela. Digite ou selecione um nome e clique o mouse
sobre o botão para confirmar o procedimento.

Se o nome do interessado secundário não constar na tabela de cadastro poderá ser

cadastrado clicando no botão .

Surgirá a seguinte tela:

• Clique no botão para incluir o interessado secundário.

• O código será gerado automaticamente.

• Digite o nome do interessado secundário e selecione o Tipo, Pessoa Física ou

Jurídica.

• Para gravar o interessado secundário na tabela de cadastro, clique no botão .

• Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Para excluir o interessado secundário, clique no botão .

• Poderão ser incluídos outros interessados secundários que serão visualizados no

grid.

22
 o) Notação de Referência – utilizada caso o documento faça referência a um outro
documento, registrado ou não.

Surgirá a seguinte tela:

Para incluir uma referência a um documento, dê um clique no botão da Guia

Referência, e será exibida a tela a seguir.

• Digite o número do registro do documento.

• Para gravar, clique no botão .

• Se desejar localizar um documento, clique no botão .

23
 Surgirá a seguinte tela:

O usuário poderá fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

• Clique no botão para mostrar o documento na tela.

• Clique no botão para visualizar o número do documento na tela de

referência.

• Para gravar o documento selecionado, clique no botão .

• Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

• Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Selecione a opção Resolve Pendência se o documento que está sendo registrado der
uma resposta ao documento que está sendo referenciado.

Selecione a opção Documento Avulso para referenciar documento que não tenha sido
cadastrado no sistema. Ao marcar essa opção, deverão ser preenchidos os próximos campos.

Digite o tipo de documento avulso ou clique o mouse sobre o botão para selecionar o
tipo de documento.
Digite a sigla ou o nome do órgão, ou clique o mouse sobre o botão para localizar o
órgão desejado do documento avulso.

24
Surgirá a seguinte tela:

• Digite parte do nome ou o nome completo do órgão.

• Ao digitar parte do nome do órgão serão visualizadas as opções correspondentes ao

nome procurado. Selecione a opção desejada.

• Clique no botão para confirmar o procedimento.

• Digite o número, a data e o resumo do documento avulso, nos campos correspondentes.

• Clique no botão para gravar o documento avulso. Após a gravação, este será
visualizado no grid, conforme exemplo.

25
 p) Notação de Recebimento – utilizada caso o documento que está sendo registrado
seja de órgão externo ou unidade organizacional interna.

Digite a sigla ou o nome do órgão que deu origem ao trâmite, ou clique o mouse sobre
o botão para localizar o órgão.

Surgirá a seguinte tela:

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

26
 • Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a sigla ou parte dela. Clique no botão .

• Selecione o órgão do documento original e clique no botão

para confirmar a operação.

• Em seguida, digite o tipo de despacho ou clique o mouse sobre o botão para

selecionar.

• Digite o resumo do despacho do documento recebido.

q) Notação de Trâmite – utilizada caso o usuário queira tramitar imediatamente o documento,

desde que não tenha ainda gravado o registro. O documento circular não poderá ser tramitado
nesta tela.

Digite a sigla ou o nome do órgão de destino do documento ou clique o mouse sobre o

botão para localizar o órgão.

27
 Surgirá a seguinte tela:

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a sigla ou parte dela. Clique no botão .

• Selecione o órgão de destino e clique no botão para confirmar a

operação.

2.1 Alterar, Excluir e Autuar um Documento

O usuário poderá alterar, excluir ou autuar um documento na tela Registro de

Documentos.

É necessário que o documento esteja visualizado na tela.

Clique no botão para localizar o documento desejado.

28
 Surgirá a seguinte tela:

A busca do documento poderá ser feita preenchendo qualquer campo.

Clique no botão para mostrar o documento na tela.

Clique no botão para visualizar o documento na tela de Registro de

Documentos.

Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Se quiser alterar, clique no botão . Faça as alterações no registro que se

encontra na tela e clique no botão para salvar as modificações.

Obs.: Para fazer uma alteração no documento é necessário que o mesmo não tenha
sido tramitado e esteja em sua posse.

Documento em sua posse significa que o documento tem origem na sua área e não
foi tramitado ou foi enviado, pelo sistema, para a sua área e recebido no sistema.

Caso tenha sofrido a primeira tramitação e não tenha sido recebido pelo órgão de
destino, cancele o trâmite.

Se o documento foi tramitado várias vezes, somente o gestor poderá fazer as devidas
alterações.

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 Se quiser excluir, clique no botão e será excluído o registro que se encontra na tela.

Surgirá a seguinte mensagem:

Clique no botão para confirmar a exclusão.

Obs.: Para fazer uma exclusão no documento, é necessário que este documento não
tenha sido tramitado e esteja ainda em sua posse.

Caso tenha sofrido a primeira tramitação e não tenha sido recebido pelo órgão de
destino, cancele o trâmite.

Se o documento foi tramitado várias vezes, somente o gestor poderá fazer a exclusão.

A autuação de um documento é feita somente pelo usuário autuador, que é o

Protocolo.

A autuação visa a dar forma processual a um documento.

Para autuar um documento é necessário que o mesmo esteja na tela Registro de

Documentos.

Clique no botão para efetuar a autuação.

Surgirá a seguinte mensagem:

Clique no botão para confirmar a autuação.

30
 Surgirá a seguinte mensagem:

Clique no botão para imprimir etiqueta.

Surgirá a seguinte mensagem:

Clique no botão para confirmar a autuação.

Exemplo de autuação de documento:

O Ofício n.º 00430/2001, registro n.º 25000.087579/2001-27, será autuado.

Com a autuação, documentos que demandam desdobramento são transformados em

processo.

Processo é um conjunto de documentos que vão sendo acumulados ao longo de

uma ação administrativa ou judiciária, em que recebem pareceres, anexos e despachos.

O Número do Documento Original (25000.087579/2001-27) será igual ao número

do Registro.

31
3 OPERAÇÕES

3.1 Tramitando Documentos

Clique o mouse sobre o botão ou escolha a opção Tramitar Documento, no

menu Operações.

Surgirá a seguinte tela:

Clique no botão para incluir os dados da tramitação.

Para tramitar um documento é necessário que este esteja em sua posse.

Digite a sigla ou nome do órgão de destino do documento, ou clique no botão

para localizar o órgão.

32
Surgirá a seguinte tela:

• Digite parte do nome ou o nome completo do órgão.

• Ao digitar parte do nome do órgão serão visualizadas as opções correspondentes ao

nome procurado. Selecione um órgão.

• Clique o mouse sobre o botão para confirmar o procedimento.

• Na tela de Tramitar digite o tipo de despacho ou clique no botão para

selecioná-lo.

• Informe a quantidade de Guia de Remessa de Documentos (GRD) a ser impressa.

• Habilite o campo Emitir GRD, caso queira emitir uma GRD ao gravar o
documento.

• Se desejar, digite o resumo do despacho do trâmite.

33
 3.1.1 Formas de Tramitação

Poderá ser digitado o número do Registro a ser Tramitado no campo correspondente,

na tela Tramitar. Pressione a tecla <Tab> para levar o documento para o grid de Trâmites.

Poderá ser preenchido o campo número do documento original no campo

correspondente. Ao pressionar a tecla <Tab>, será levado para o grid de Trâmites o número
do registro SIPAR.

Selecione o registro desejado no grid de Documentos e clique o mouse sobre o botão

. O número do registro SIPAR será levado para o grid de Trâmites.

Clique no botão para desistir do trâmite do documento. O número do registro

retornará ao grid de Documentos.

Os documentos que serão tramitados deverão estar no grid de Trâmites.

34
 Se quiser marcar uma data de retorno, ou seja, uma pendência para o documento,
preencha o campo Data Retorno, após trazer o registro a ser tramitado.

Clique no botão para confirmar a tramitação.

Obs.: Poderão ser tramitados vários documentos em uma só GRD, para o mesmo
destino, utilizando o mesmo despacho.

Se quiser tramitar vários documentos com despachos diferentes para um mesmo

destino, grave um novo trâmite para cada um, sem emitir GRD. Para emitir GRD desses
documentos utilize o menu OPERAÇÕES/EMITIR GRD.

3.1.2 Quebra de Seqüência

Ao tramitar um documento que não se encontra em sua posse, surgirá a seguinte mensagem:

Para efetuar a tramitação, clique no botão .

Se quiser cancelar a tramitação, clique no botão .

A quebra de seqüência só poderá ser utilizada caso ocorra uma pane no sistema e não
puder ser feita a tramitação.

Sempre receba os documentos que são enviados pelo sistema, para evitar uma
quebra de seqüência.

O trâmite dos documentos que sofrerem uma quebra de seqüência não poderão
ser cancelados pelo usuário, somente pelo gestor.

35
 3.2 Tramitando Circulares

Escolha a opção Tramitar Circular, no menu Operações, para tramitar um

documento circular.

Surgirá a seguinte tela:

Clique o mouse sobre o botão para incluir os dados da tramitação.

A posse de um documento circular é de quem registrou o documento.

Para acessar a tela Busca de Documento, clique no botão e digite o número do

registro do documento.

36
 Surgirá a seguinte tela:

• O usuário poderá fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

• Para mostrar o documento na tela, clique no botão .

• Para visualizar o documento na tela de Tramitar Circular, clique no botão .

• Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

• Para cancelar o procedimento, clique no botão .

De volta à tela Tramitar Circular, digite o tipo de despacho. Se preferir clique o

mouse sobre o botão , para selecionar.

• Se quiser marcar uma data de retorno, ou seja, uma pendência para o documento,
preencha o campo.

• Informe a quantidade de cópias da GRD.

• Se desejar, digite o resumo do despacho do trâmite.

37
 • Digite o órgão de destino da tramitação. Ao pressionar a tecla <Tab> o órgão será
levado para o grid de Destino.

• Se preferir, selecione o órgão no grid. Caso não o veja na tela, utilize a barra de
rolagem.

• Clique o mouse sobre o botão e leve o órgão para o grid Destino.

• Para desistir do trâmite, clique no botão .

Os órgãos que receberão o documento deverão estar no grid de Destino.

Obs.: O documento circular não poderá ser enviado para o mesmo órgão que o emitiu.

Clique no botão para gravar o trâmite da circular. A GRD será impressa

automaticamente para cada destino.

3.3 Recebendo Documento

Em todas as operações a serem efetuadas no sistema é necessário que o documento

esteja em sua posse, por isso é importante receber todos os documentos.

Para receber o documento clique o mouse sobre o botão ou escolha a opção

Receber/Documento, no menu Operações.

38
 Surgirá a seguinte tela:

Digite o número do registro do documento. Se quiser, poderá clicar no botão para

acessar a tela Busca de Documento.

• A busca do documento poderá ser feita preenchendo qualquer campo.

• Para mostrar o documento na tela, clique no botão .

• Para visualizar o número do registro do documento na tela Receber Documento,

clique no botão .

• Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

39
 • Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Ao clicar no botão para a confirmação do recebimento do documento, surgirá a

mensagem Recebimento concluído com sucesso.

3.3.1 Recebendo GRD (Guia de Remessa de Documentos)

Escolha a opção Receber/GRD, no menu Operações, para receber a GRD.

Surgirá a seguinte tela:

Digite a sigla ou o nome do órgão de origem do documento. Pode-se clicar o mouse

sobre o botão para localizar o órgão.

40
Surgirá a seguinte tela:

• Digite parte do nome ou o nome completo do órgão.

• Ao digitar parte do nome do órgão serão visualizadas as opções correspondentes ao

nome procurado. O usuário deverá selecionar o órgão.

• Clique o mouse sobre o botão para confirmar o procedimento.

• Na tela receber GRD, digite o número da GRD e pressione a tecla <Tab>. O

sistema apresentará os trâmites disponíveis para recebimento.

• Digite o número do registro, caso queira enviar apenas um documento para o grid
Seleção de Trâmites para Recebimento.

• Se quiser, selecione os documentos no grid Trâmites Disponíveis. Caso não

visualize o registro, utilize a barra de rolagem.

• Clique com o mouse sobre o botão e leve os registros para o grid Seleção de
Trâmites para recebimento.

• Para desistir do trâmite, clique no botão .

• Os documentos que serão recebidos deverão estar no grid Seleção de Trâmites

para Recebimento.

• Clique no botão para a confirmação do recebimento da GRD. Surgirá a

mensagem Recebimento concluído com sucesso.

41